UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR

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1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR APOYO EN LA GERENCIA CORPORATIVA SERVICIOS LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Y EN LA GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS PARA MERCADEO Y VENTAS DE EMPRESAS POLAR EN EL PERIODO JULIO OCTUBRE 2010 Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior. Autor: ANDUEZA A. Gerymar T. Carnet: C.I.: V Tutor Académico: CARVALHO, Eusebio Tutor Empresarial: MONDACA, Michelle Camurí Grande, Enero de 2011

2 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR APOYO EN LA GERENCIA CORPORATIVA SERVICIOS LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Y EN LA GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS PARA MERCADEO Y VENTAS DE EMPRESAS POLAR EN EL PERIODO JULIO OCTUBRE 2010 Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior. Autor: ANDUEZA A. Gerymar T. Carnet: C.I.: V Tutor Académico: CARVALHO, Eusebio Tutor Empresarial: MONDACA, Michelle Camurí Grande, Enero de 2011

3 APROBACIÓN DEL JURADO Informe de Pasantía presentado ante la Universidad Simón Bolívar, como requisito para la aprobación de la asignatura PD-3609 Cursos en Cooperación con la Empresa. Obtuvo la calificación de puntos por el Jurado conformado por: Tutor Académico Prof. Eusebio Carvalho Prof. Jurado Tutor Profesional Lic. Michelle Mondaca. ii

4 DEDICATORIA Recuerdo cuando comenzaba mi carrera; estaba realmente asustada y veía muy lejos el día en que me correspondiera dejar la universidad y emprender un nuevo camino. Hoy, veo mi sueño hecho realidad, graduarme en la Universidad Simón Bolívar, la que para mí es la mejor universidad del país. No se me hace sencillo sentarme a escribir en una página, lo increíblemente satisfactorio que se siente haber llegado a esta etapa de mi vida y lo agradecida que estoy con Dios y todos aquellos que de una u otra forma, fueron participes de este período, para ahora, ver gratamente materializado mi sueño. Dedico este éxito primero que nada a Dios y mi Divino Niño por llevarme de la mano y darme salud, inteligencia, una gran familia, grandes amigos, y sobre todo fortaleza durante cada momento de estos tres años, lo que me ha permitido llegar firme y sin vacilo a cumplir mi meta. Mamita, Papito, LO LOGRÉ! No habría podido hacerlo sin su apoyo incondicional, su amor diario, sus regaños cuando eran necesarios, y los valores inculcados; me enseñaron que con responsabilidad, dedicación, esfuerzo y un poco de sacrificio todo se puede lograr. Gracias por estar conmigo y no soltarme nunca de la mano; los amo infinitamente. Ghislaine, hermanita, te agradezco tanto apoyo; el sacarme una sonrisa en aquellos momentos que eran más difíciles para mí. Tú haces que quiera ser mejor cada día para que tengas otro ejemplo a seguir; te amo demasiado. Este título es de ustedes. A los tres INFINITAS GRACIAS!! Dios los bendiga y nos mantenga siempre unidos. No puedo dejar por fuera a mis abuelos, Aurora y Gerardo, los amo y estoy feliz de que vivan este triunfo conmigo. A mi abuelita Clara, donde estés siempre estás en mi corazón. Radha, quien ha estado de inicio a fin conmigo apoyándome y alentándome incondicionalmente; te quiero demasiado. Hay muchas personas importantes para mí, (tíos, primos, padrinos y amigos, mi valenciano) disculpen que no mencione sus nombres; es por falta de espacio; para ustedes también es este título. A todos, gracias por creer en mí, por alentarme a seguir adelante. LOS QUIERO! Gerymar T. Andueza A. iii

5 RECONOCIMIENTO Quiero agradecer sinceramente al grupo Empresas Polar, específicamente al negocio CERVECERÍA POLAR, C. A., por darme la oportunidad de demostrar y desarrollar los conocimientos adquiridos durante mis años de formación académica a nivel universitario, además de permitirme formar parte de un extraordinario equipo de trabajo, que con mucho esfuerzo y amor al país, hacen de Empresas Polar la corporación más importante de la Región. Para mí es un gran orgullo haber incursionado en el campo laboral formando parte de dos excelentes equipos de trabajo en esta empresa; en primer lugar en la Gerencia Corporativa de Compras Mercadeo y Ventas; un especial y cariñoso agradecimiento a la Sra. Coromoto quien fue mi principal guía en esta gerencia, así como también a Ana, Michelle, William y la Sra. Cristina Merhej por la confianza y excelente formación brindada durante estos meses. Al resto del equipo muchas gracias por sus enseñanzas y gratos momentos durante este período. En segundo lugar pero no menos importante, agradezco al equipo de la Gerencia Corporativa de Servicios Logística y Comercio Exterior; a Jeanine Parra por darme la oportunidad de desarrollarme en ese departamento, a Gina, Freddy, Ibrahim, Linda y José, gracias por la paciencia y por ser mis guías profesionales. Aparte, agradezco de forma especial a María José Ribeiro por guiarme desde que entré a la organización, por escucharme y apoyarme siempre que lo necesité, eres especial Mari, Te Quiero. Concluyo con emoción, agradeciendo a mi casa de estudios, la Universidad Simón Bolívar, por tanto aprendizaje y momentos vividos, los cuales estuvieron llenos de cariño, constancia, amistad; por permitirme ser una bachiller que llegó cargada de ilusiones, y que ahora será una orgullosa egresada de la universidad forjadora de la excelencia, la cual está representada en cada uno de nosotros. Inmensamente agradecida estoy con todos los profesores que fueron participes de mi aprendizaje durante la carrera y que recordaré siempre. Un agradecimiento especial a mi tutor académico Prof. Eusebio Carvalho por el apoyo y por creer en mí. Kiany, Bárbara, Kare, Yame, Jonathan, Kari, Mey, Arge, Mari Jo y Will, les agradezco los excelentes momentos que compartimos; me hace feliz llegar a esta etapa junto a ustedes. Los quiero mucho muchachos Lo logramos! Gerymar T. Andueza A. iv

6 INDICE GENERAL Indice de Cuadros, Gráficos ó Tablas vi Indice de Figuras vii Resumen viii Introducción 2 Cronogramas de actividades propuestas 3 Cronogramas de actividades desarrolladas 7 Objetivo General 12 Objetivos Específicos 12 Capítulo I Aspectos relativos a la Empresa Reseña Histórica de la Institución Misión Visión Valores Objetivos Estratégicos Estructura Organizativa de la Institución Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación 19 Capítulo II Actividades desarrolladas por la pasante durante el período de pasantías. 22 Capítulo III Casos Prácticos 34 Conclusión 40 Recomendaciones 41 Glosario de términos 42 Fuentes de Información 48 Anexos 49 v

7 INDICE DE CUADROS, GRÁFICOS Ó TABLAS Cuadro 1. Cronograma de actividades propuestas 3 Cuadro 2. Cronograma de actividades realizadas 7 Cuadro 3. Material importado con destino Almacén Tocorón 34 Cuadro 4. Códigos Arancelarios para materia prima importada con CADIVI 36 vi

8 INDICE DE FIGURAS Organigrama general de Empresas Polar Organigrama Dirección de Compras Organigrama Gerencia Corporativa Compras Mercadeo y Ventas Organigrama Gerencia Corporativa Servicios Logística y Comercio Exterior vii

9 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR APOYO EN LA GERENCIA CORPORATIVA SERVICIOS LOGISTICA Y COMERCIO EXTERIOR Y EN LA GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS PARA MERCADEO Y VENTAS DE EMPRESAS POLAR EN EL PERIODO JULIO OCTUBRE 2010 Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior RESUMEN Autor: ANDUEZA A, Gerymar T. Tutor Académico: CARVALHO, Eusebio Fecha: Sartenejas, Enero de 2011 En el transcurso del período de pasantías, las actividades fueron ejecutadas en la Dirección de Compras de Empresas Polar, específicamente en la Gerencia de Compras para Mercadeo y Ventas y la Gerencia de Logística y Comercio Exterior. Empresas Polar desde hace 70 años, se dedica a brindar bienestar a consumidores, clientes, distribuidores, trabajadores, accionistas y a la sociedad en general, realizando operaciones en los negocios de cerveza y malta (Cervecería Polar); alimentos (Alimentos Polar); y refrescos y bebidas no carbonatadas (Pepsi-Cola Venezuela). Se desarrollaron actividades tales como realización y seguimiento de Órdenes de Compra de uniformes, actualización de contratos marco de proveedores de uniformes, recepción y verificación de facturas; también en el área de Logística y Comercio Exterior se realizaron actividades de nacionalización de mercancía, seguimiento del proceso de nacionalización, llegada y entrega de la mercancía en su lugar de destino, solicitud de impuestos, recepción, revisión y entrega de actas CADIVI, recepción, revisión y entrega a Dpto. de Facturación de las facturas de gastos acarreadas por todo el proceso de nacionalización y traslado de la mercancía, entre otros. Palabras clave: Empresas Polar, Orden de compra, Logística, Comercio Exterior, Contratación, Control de Calidad, Divisas, CADIVI, Mercancías, Agente de Aduanas. viii

10 INTRODUCCIÓN Con la finalidad de que el estudiante adquiera experiencia laboral y se vaya preparando en el ámbito profesional, debe cumplir con un período de pasantías, en el cual se pone en práctica todo aquello aprendido durante su tiempo de estudio y formación académica. Es por ello que realizar dichas pasantías, se convierte en un requisito indispensable para optar por el título de Técnico Superior Universitario, en este caso en la carrera Comercio Exterior en la Universidad Simón Bolívar. De esta manera, la etapa de ejecución de las pasantías corresponde a la práctica laboral realizada en Empresas Polar, prestando apoyo en la Dirección de Compras, específicamente en la Gerencia de Compras Corporativas para Mercadeo y Ventas, así como en la Gerencia de Logística y Comercio Exterior, aplicando todos los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de la carrera que fue cursada. El siguiente informe cuenta con tres (3) capítulos, en los cuales se especifican algunos aspectos referentes a la empresa, las actividades propuestas durante el período de duración de pasantías, así como también las actividades desarrolladas por el pasante, entre otros. Comenzando, en el Capítulo I, se desarrollan algunos elementos relacionados directamente con la empresa tales como reseña histórica, misión, visión y valores de la empresa en las que se desarrollaron las 12 semanas de pasantías, junto a los objetivos estratégicos, organización de los departamentos donde se llevaron a cabo las actividades, entre otros. Para continuar, en el Capítulo II se proyectan las actividades ejecutadas por la pasante durante el proceso de pasantía en Empresas Polar. Por último, en el Capítulo III se presenta un caso práctico el cual se basa en una importación definitiva de materia prima realizada durante el mes de septiembre por la Dirección de compras de Empresas Polar para el negocio de cerveza y malta (Cervecería Polar, C. A.) y la elaboración de alguno de sus productos. Es importante destacar la participación de la pasante en dos departamentos diferentes que, aunque pertenecen a la misma Dirección de compras, desempeñan dos

11 actividades completamente diferentes dentro de la organización, lo que genera un aumento en la cantidad de aprendizaje durante este período para la futura graduando. Basándonos en la información presentada en lo que será el desarrollo del presente informe, se tiene como objetivo aprender con respecto al trabajo realizado en la Empresa y obtener bases sólidas en el ámbito laboral al finalizar esta experiencia. 2

12 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTAS Cuadro 1: Cronograma de actividades propuestas SEMANA FECHA DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1 20/07 al 23/ /07 al 30/07 3 2/08 al 6/08 1) Inducción en el área de Compras Corporativas 2) Inducción Sistema Administrativo SAP 1) Inducción sobre las piezas que se manejan para la Dotación de Uniformes: Tela, Confección, Acabado y Calidad en General. 2)Inducción sobre el tema de Colocación de Órdenes de Compra Nacionales 3) Inducción sobre el tema de Envió de Órdenes de Compra. 4) Inducción sobre el tema de Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 5) Inducción sobre el tema de Recepción de Facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 6) Inducción sobre el tema de Revisión y Relación de archivo de Dotación de Uniformes. 7) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes 3

13 4 9/08 al 13/ /08 al 20/08 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes 6) Actualización de Matriz de Dotación de Uniformes 7) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida. 8) Apoyo en la actualización de Contratos Marco en SAP 9) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida 6 23/08 al 27/08 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes, tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 6) Devolución de muestras a proveedores. 7) Actualización de Matriz de Dotación de Uniformes. 8) Verificación de la calidad de los uniformes entregados a los diferentes centros de Pepsi-Cola y Alimentos Polar. 9) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida. 10) Apoyo en la actualización de Contratos Marco en SAP. 4

14 7 30/08 al 03/09 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 6) Devolución de muestras a proveedores. 7) Actualización de Matriz de Dotación de Uniformes. 8) Verificación de la calidad de los uniformes entregados a los diferentes centros de Pepsi-Cola y Alimentos Polar. 9) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida. 8 6/09 al 10/ /09 al 17/09 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 6) Verificación de la calidad de los uniformes entregados a los diferentes centros de Pepsi-Cola y Alimentos Polar. 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 5

15 10 20/09 al 24/09 1) Creación de sistema de control de las aprobaciones de todos los logos aprobados para la Dotación de Uniforme. 2) Pasantía en área de Importación /09 al 01/10 1) Pasantía en área de Importación. 12 4/10 al 8/10 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 6

16 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES REALIZADAS Cuadro 2: Cronograma de actividades realizadas SEMANA FECHA DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1 20/07 al 23/ /07 al 30/07 3 2/08 al 6/08 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1) Inducción en el área de Compras Corporativas 2) Inducción Sistema Administrativo SAP 1) Inducción sobre las piezas que se manejan para la Dotación de Uniformes: Tela, Confección, Acabado y Calidad en General. 2) Inducción sobre el tema de Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 3) Inducción sobre el tema de Envió de Órdenes de Compra. 4) Inducción sobre el tema de Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 5) Inducción sobre el tema de Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 6) Inducción sobre el tema de Revisión y Relación de Archivo de Dotación de Uniformes 7) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes 7

17 SEMANA FECHA DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 4 9/08 al 13/ /08 al 20/08 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes 6) Actualización de Matriz de Dotación de Uniformes 7) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida. 8) Apoyo en la actualización de Contratos Marco en SAP 9) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida 8

18 SEMANA FECHA DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 6 23/08 al 27/ /08 al 03/09 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes, tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 6) Devolución de muestras a proveedores. 7) Actualización de Matriz de Dotación de Uniformes. 8) Verificación de la calidad de los uniformes entregados a los diferentes centros de Pepsi-Cola y Alimentos Polar. 9) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida. 10) Apoyo en la actualización de Contratos Marco en SAP. 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 3) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 4) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 5) Verificación de la calidad de los uniformes entregados a los diferentes centros de Pepsi-Cola y Alimentos Polar. 6) Revisión de códigos de materiales que no cumplan con la estructura establecida. 9

19 SEMANA 8 9 FECHA DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 6/09 al 10/09 Pasantía en área de Importación. 13/09 al 17/09 Pasantía en área de Importación. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1) Recibir los expedientes de importación del Área de Compras y verificar la conformidad de los documentos que contienen. 2) Enviar Instrucciones y documentos al Agente de Aduanas para la importación y realizar seguimiento al proceso de la Declaración de Aduanas respectiva 3) Verificar los documentos que conforman el Manifiesto de Importación. 4) Realizar la solicitud de fondos para el pago de los gravámenes aduaneros. 5) Recepción y verificación del Acta de Declaración y Verificación de mercancías para pago con CADIVI 6) Verificar y validar las facturas acarreadas por gastos de transporte terrestre, gasto de agenciamiento aduanal y flete internacional. 1) Recibir los expedientes de importación del Área de Compras y verificar la conformidad de los documentos que contienen. 2) Enviar Instrucciones y documentos al Agente de Aduanas para la importación y realizar seguimiento al proceso de la Declaración de Aduanas respectiva 3) Verificar los documentos que conforman el Manifiesto de Importación. 4) Realizar la solicitud de fondos para el pago de los gravámenes aduaneros. 5) Recepción y verificación del Acta de Declaración y Verificación de mercancías para pago con CADIVI 6) Recibir, verificar y validar las facturas acarreadas por gastos de nacionalización, transporte terrestre, gasto de agenciamiento aduanal y flete internacional. 10

20 SEMANA FECHA DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 1) Colocación de órdenes de compra en SAP 2) Colaboración en control de aprobación de logos /09 al 24/09 3) Recepción, verificación, validación y entrega de facturas, para el respectivo registro por parte del departamento de Administración de Suministros y Certificación de Proveedores. (Dpto. De facturación). 4) Revisión de códigos de materiales. 5) Apoyo en la gestión de compras de uniformes /09 al 01/ /10 al 8/10 1) Colocación de órdenes de compra en SAP 2) Colaboración en control de aprobación de logos. 3) Recepción, verificación, validación y entrega de facturas, para el respectivo registro por parte del departamento de Administración de Suministros y Certificación de Proveedores. (Dpto. De facturación). 4) Revisión de códigos de materiales. 5) Apoyo en la gestión de compras de uniformes. 1) Colocación de Órdenes de Compra Nacionales. 2) Envió de Órdenes de Compra. 3) Seguimiento a la entrega de la Dotación de Uniformes tanto con proveedores como con las Agencias de los diferentes Negocios. 4) Recepción de facturas y revisión en SAP, para enviar a su respectivo registro. 5) Apoyo en toda la Gestión de Compra de la Dotación de Uniformes. 11

21 OBJETIVO GENERAL Apoyar en las distintas actividades que se realizan en la Dirección de Compras de Empresas Polar, dentro de la Gerencia de Compras Corporativas para Mercadeo y Ventas, y en la Gerencia de Logística y Comercio Exterior. Objetivos específicos Conocer a través de la formación continua y la capacitación dada por la empresa acerca de sus políticas y procedimientos administrativos. Revisar todas las funciones del programa administrativo SAP, y específicamente en lo referente al área de compras. Ayudar en la actualización de Contratos Marco en el programa SAP. Estudiar los procedimientos de Control de Calidad de materiales empleados por la empresa en el área de suministros. Gestionar Órdenes de compras nacionales, en lo referente a colocación, envío y seguimiento. 12

22 CAPITULO I ASPECTOS RELATIVOS A LA EMPRESA 1.1 RESEÑA HISTÓRICA Empresas Polar Lorenzo Alejandro Mendoza Fleury, socio mayoritario de la firma familiar Mendoza & Compañía, dedicada a fabricar jabones, decide en 1938 ampliar los límites del negocio, dando luz verde al proyecto para establecer una industria cervecera. Por tal razón, en el año 1941, en la pequeña parroquia de Antímano comienza a funcionar Cervecería Polar C.A., con 50 empleados, una capacidad instalada de 30 mil litros mensuales, y dos productos para un mercado de bastante demanda: Cerveza Polar y Bock. Fue en el año 1942, cuando al entrar el maestro Carlos Roubicek a la compañía, se logró tropicalizar la cerveza con la incorporación del maíz como materia prima, hasta lograr un producto único, adecuado al gusto del consumidor venezolano y a las condiciones climáticas locales. En el año 1945, Empresas Polar se convierte en la cervecería más moderna y mecanizada de América Latina, tras realizar mejoras y ampliaciones en sus instalaciones. En el año 1948, se crea Distribuidora Polar S.A., Diposa, para dar más agilidad a la venta en el área capital. Hacia finales del año 1947, la junta directiva decidió construir un nuevo centro de producción, que sería ubicado en Barcelona, con miras a ir penetrando el mercado oriental. En el año 1950, Cervecería de Oriente C.A., comienza a producir, cubriendo los mercados de Nueva Esparta, Sucre, Monagas y Anzoátegui, con capacidad inicial instalada de 500 mil litros al mes y 57 trabajadores. Un año después, esta planta da vida a 13

23 Maltín Polar, para satisfacer la demanda de una bebida refrescante y nutritiva. Hoy en día, este Centro de Producción elabora cerveza Polar tipo Pilsen, Solera, Polar Ice y Polar Light, además de Maltín Polar, en sus diferentes presentaciones, atendiendo más del 70% del Territorio Nacional. En el año 1951 se instala el Centro de Producción Los Cortijos C.A., en los terrenos de una antigua hacienda del este de Caracas, como respuesta al crecimiento de la demanda en esta región del país, realizando su primer cocimiento el 8 de abril. Inicialmente, su capacidad instalada fue de 500 mil litros mensuales y 140 empleados. Actualmente este Centro tiene una capacidad de producción que sobrepasa los 400 millones de litros anuales, elaborando cervezas Polar tipo Pilsen, Solera, Solera Light, Polar Light y Polar Ice, así como Maltín Polar, en diferentes presentaciones de botellas y latas, para abastecer las exigencias de área Metropolitana de Caracas y sus zonas contiguas. En el año 1954 nace Remavenca, encargada de desarrollar la harina de maíz precocida, hoy proyectada en todo el mundo. En 1960, con el eslogan se acabó la piladera sale al mercado nacional un nuevo renglón de consumo masivo, Harina P.A.N., hoy pan diario de todos los venezolanos, un producto llamado a rescatar el consumo de arepas, tradición casi perdida en aquel entonces. El Centro de Producción Modelo inició actividades en Maracaibo el 12 de octubre del año 1961, con el fin de abastecer el mercado del occidente venezolano; comenzó sus operaciones con una capacidad instalada de 4 millones de litros mensuales y una nómina de 115 trabajadores. En la actualidad, su capacidad instalada de producción supera los 45 millones de litros en todas las presentaciones de sus cervezas Polar tipo Pilsen, Solera, Solera Light, Polar Light, Polar Ice y de Maltín Polar. En el año 1977, nace Fundación Polar para contribuir al desarrollo social del país, propiciar el desarrollo tecnológico y el uso racional del ambiente, apoyar y promover 14

24 instituciones de beneficio o protección social, y realizar cualquier otra actividad que sea de utilidad colectiva o interés general. En el año 1978, se pone en marcha Cervecería Polar del Centro C.A., el mayor complejo cervecero de América Latina para ese momento, en la población de San Joaquín, Estado Carabobo, dadas las exigencias del aumento de las ventas en la zona. En el año 1986, Polar entra al negocio del arroz, en respuesta al crecimiento de la demanda interna, con la empresa Corporación Agroindustrial Corina, en Acarigua, estado Portuguesa, la cual logra posicionarse en poco tiempo como líder del mercado. En el año 1987, se incorpora a la agroindustria del trigo, a través de la empresa Mosaca, creada para procesar este cereal y fabricar pastas alimenticias con altos niveles de calidad industrial; en este mismo año, Productos EFE, S.A., pasa a formar parte de Empresas Polar. Actualmente, Productos EFE tiene un alto nivel tecnológico afianzado en 1995 con la adquisición de una planta extrusora que permite innovar con las más diversas formas y agregados en cuanto a helados se refiere. En el año 1993, Empresas Polar entra al negocio de los refrescos, a través de la empresa Golden Cup, poseedora de una tradición de 45 años sirviendo al mercado con una extensa gama de productos. En 2001, Empresas Polar se convierte en la primera organización de Latinoamérica que recibe la certificación integral de calidad Platinum 9000, para sus cuatro plantas cerveceras, dos plantas del negocio Maíz y las dos plantas del negocio Arroz, por contar con sistemas de gestión de calidad certificados según la norma Covenin ISO 9000 y, al mismo tiempo, poseer la Marca Norven en sus productos. En el año 2002, luego de la adquisición de Quaker, PepsiCo le licencia a Empresas Polar la marca Gatorade de Venezuela. 15

25 En el año 2003 se crea Alimentos Polar. Bajo esta nueva denominación se integraron las operaciones de Primor Alimentos, Mavesa, Productos EFE y Quaker, tanto en Venezuela como en Colombia. Es así como por 70 años, Empresas Polar ha construido su historia sobre la base de una filosofía centrada en la calidad, en el mercado y en el desarrollo de la gente, lo cual se ha reflejado igualmente en su relación con Venezuela. Misión y Visión de Empresas Polar 1.2 MISIÓN Satisfacer las necesidades de consumidores, clientes, compañías vendedoras, concesionarios, distribuidores, accionistas, trabajadores y suplidores, a través de nuestros productos y de la gestión de nuestros negocios, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad, con la mejor relación precio/valor, alta rentabilidad y crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y el desarrollo del país. 1.3 VISIÓN Ser una corporación líder en alimentos y bebidas, tanto en Venezuela como en los mercados de América Latina, donde participaremos mediante adquisiciones y alianzas estratégicas que aseguren la generación de valor para nuestros accionistas. Estaremos orientados al mercado con una presencia predominante en el punto de venta y un completo portafolios de productos y marcas de reconocida calidad. Proveeremos la generación y difusión del conocimiento en las áreas comercial, tecnológico y gerencial. Seleccionaremos perfiles requeridos, lograremos su pleno compromiso con los valores de Empresas Polar y le ofreceremos las mejores oportunidades de desarrollo." 16

26 1.4 VALORES Integridad: La integridad implica ser fiel a las propias convicciones. Es hacer lo correcto, entendido como actuar con honestidad, rectitud, respeto, y responsabilidad, cumpliendo con nuestros deberes y obligaciones, conforme a nuestra Razón de Ser, principios y valores. Excelencia: La excelencia es actuar según los criterios establecidos por la organización como los mejores, en busca del beneficio de todos los grupos relacionados con su actuación. Esto implica dedicación, esfuerzo y cuidado por la obra bien hecha. Lograr un nivel superior de calidad y seguridad en procesos, productos y servicios, en busca de proveer la mejor contribución para el beneficiado. Alegría: La Alegría es la energía positiva que ponemos en todo lo que hacemos, con las personas con quienes interactuamos, y celebramos nuestros logros. Es el gozo constante y contagioso del bien. Alegría que se ofrece y se comparte con nuestros productos. Pasión por el bien: La Pasión por el bien es el amor, entusiasmo y esmero con el que trabajamos para cumplir con nuestros compromisos. Es buscar el bien del otro, compartir y entregarse sin limitar los esfuerzos; siempre y cuando no lesionen a las otras personas, ni a quien lo realiza. La Pasión por el bien es encontrar mi propio bien, contribuyendo al bien del otro. 1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Capturar todas las sinergias posibles que maximicen el valor de la compañía, en negocios totalmente enfocados en ámbito y diferenciación, potenciando una imagen de marca corporativa fuertemente asociada con los valores de la organización. Incrementar la participación de mercado en el negocio de cerveza y potenciar el tamaño del mercado de la malta y derivados del vino para maximizar el valor de la compañía a largo plazo, consolidando eficiencias y mayor alcance en la 17

27 distribución, ofreciendo un portafolio de productos y marcas que maximicen su participación de mercado y rentabilidad, promoviendo el consumo responsable. Alcanzar el liderazgo del mercado por medio de un portafolio imbatible de productos y marcas líderes, soportados en sistemas de distribución flexible y eficiente que se adaptan a las necesidades de los clientes, para obtener rentabilidad creciente. 1.6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE EMPRESAS POLAR Orientada a maximizar la creación de valor, la actual estructura organizativa de Empresas Polar está alineada con la estrategia de los negocios, conformada por tres direcciones generales: Alimentos, Cerveza y Malta, Refrescos y Bebidas no Carbonatadas. Gente alineada con objetivos, y objetivos apoyados en indicadores clave de gestión constituyen los elementos de una fórmula para generar valor a través de la toma de decisiones. Preparada para enfrentar los desafíos futuros, la corporación está apuntalada por un sistema integrado de información de alto nivel, la gestión del capital humano basada en competencias y desempeño, y la excelencia operativa en los procesos que nos permitirá avanzar en una visión sinérgica hacia el año

28 Figura1. Organigrama general de la Estructura Organizativa de Empresas Polar. 1.7 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE DIRECCION DE COMPRAS La Dirección de Compras es la responsable de definir los lineamientos para las compras de materia prima, material de empaque, material para mercadeo y ventas, suministros nacionales o importados (como uniformes, equipos de seguridad, entre otros), repuestos y equipos importados y activos fijos para Empresas Polar en Venezuela, así como apoyar el desarrollo de las estrategias y velar por el cumplimiento de las mejores prácticas de esta empresa. La Dirección de Compras está conformada de las Gerencias Corporativas de Compras de: Materiales para Mercadeo y Ventas, Materias Primas para Plantas Empaque, Materias Primas, Empaques y, Maquinarias y Repuestos. También se encuentran las Gerencia 19

29 Corporativa de Logística y Comercio Exterior y Gerencia Corporativa Gestión Materiales y Proveedores. Figura 2. Organigrama de estructura organizativa de la Dirección de Compras. Figura 3. Organigrama de estructura organizativa de la Gerencia de Compras Corporativa para Mercadeo y Ventas. 20

30 Figura 4. Organigrama de estructura organizativa de la Gerencia Corporativa de Servicios Logística y Comercio Exterior. 21

31 CAPITULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA PASANTE EN LA GERENCIA CORPORATIVA DE SERVICIOS DE LOGÍSTICA Y COMERCIO EXTERIOR FASE # Recibir los expedientes de importación del Área de Compras y verificar que contengan la correcta y necesaria documentación. Esta actividad se basó en recepción de los expedientes de importación remitidos por el Área de Compras. Debemos resaltar que dichos expedientes son material de uso interno de Empresas Polar, específicamente de la Dirección de Compras y las gerencias relacionadas a su uso directo. Cada expediente es conformado por el comprador. En él, se anexan todos los documentos necesarios para realizar la gestión de la compra, así como también aquellos documentos requeridos para la nacionalización de la mercancía importada. Su estructura está compuesta por una carpeta manila, la cual contiene la documentación anteriormente mencionada, y está identificada en la portada con una etiqueta donde se visualizan el nombre del negocio solicitante del material importado, el número de la Orden de Compra, modalidad de compra (CADIVI / Recursos Propios) y responsable de la compra o comprador. Dicho expediente, es asignado a un Analista de Comercio Exterior para así dar inicio al proceso de nacionalización. Se verificó que en la carpeta estuvieran presentes los documentos a mencionar a continuación, según lo establecen los Lineamientos del Reglamento Interno de la Gerencia Corporativa de Servicios de Logística y Comercio Exterior, y tomando en cuenta los documentos exigibles para realizar la declaración de mercancías, con base en el artículo 98 del Reglamento de la Ley Orgánica de Aduanas: Factura comercial definitiva: Documento elaborado por el proveedor, en el cual se relacionan las mercancías a importar con el precio unitario que le corresponde a cada material, totales y demás datos requeridos en el comercio exterior entre los 22

32 cuales podríamos nombrar la condición de pago, Incoterms utilizado en la operación, períodos de entrega de la mercancía, entre otros. Original del documento de transporte: Este va a depender del tipo de transporte que sea utilizado. Puede ser Guía aérea AWB (air way bill), conocimiento de embarque BL (bill of lading) si se realiza por vía marítima y la Carta de porte terrestre para envíos realizados por tierra. El original del documento de transporte es retirado en las líneas aéreas, navieras o consolidadores de carga por el Agente de aduana seleccionado por la pasante en función de Analista de Logística y comercio exterior. La pasante observó detalladamente la copia del documento de transporte anexada en el expediente de importación y procedió a verificar que la información presente en él concordara con los datos presentes en la factura comercial definitiva, en cuanto al nombre del exportador, nombre del consignatario, cantidad de bultos, cajas, sacos o contenedores importada y cantidad de kilogramos embarcados se refiere. De este documento también se verificó la fecha estimada de llegada de la carga. Orden de compra: Documento elaborado por el comprador en el que aparecen de forma detallada por ítems, código de cada uno de los materiales a importar previamente negociados con el proveedor, así como también características de la composición y función de la mercancía. Factura pro forma: La misma es un proyecto de factura que envía el proveedor al comprador, a fin de facilitarle las gestiones previas propias de una compra internacional como por ejemplo liberación de gravámenes, licencias, permisos y solicitud de AAD (Autorización de Divisas ante CADIVI) en los casos donde la importación se realice con divisas preferenciales. La pasante verificó la clasificación arancelaria, es decir, los códigos arancelarios suministrados previamente por el equipo de logística y comercio exterior sean los correctos para cada mercancía importada. De igual manera verificó la procedencia y la existencia de 23

33 permisos, certificados, licencias y demás requisitos legales exigibles conforme al Arancel de Aduanas y la Legislación Aduanera Nacional. La pasante en el área de Logística y comercio exterior manejó dos modalidades de importación, donde verificó que la documentación fuese la correspondiente para cada una de ellas: 1. Importación realizada con recursos propios: Este tipo de importación se tramita con recursos que como su nombre lo dice, pertenecen a Empresas Polar, es decir, con préstamos de compañías domiciliadas en el exterior. En este caso la pasante envió la respectiva carta de recursos propios a su agente aduanal de manera que, al momento de la Declaración de aduanas, se motive el origen de las divisas con las que serán canceladas las mercancías. 2. Importación con divisas preferenciales de CADIVI: La pasante se encargó de verificar que en el expediente reposaran las planillas del RUSAD 003, 004 y 005 (Registro de Usuario para la Autorización de Adquisición de Divisas) firmada y sellada previamente por el operador cambiario, también debe contener comprobante del AAD (Autorización de Adquisición de Divisas). A su vez la pasante manejó de entre los tipos de importaciones con divisas preferenciales de CADIVI existentes la siguiente: a) Importaciones regulares: Están reguladas bajo la Providencia 104 de fecha 23 de junio de 2010, Providencia mediante la cual se establecen los requisitos, controles y trámites para la Autorización de Adquisición de Divisas (AAD) correspondientes a las importaciones de bienes no prioritarios. 24

34 La pasante verificó algunas condiciones importantes en los casos de las importaciones con divisas preferenciales de CADIVI, para comprobar que cumplieran con lo establecido en las Providencias antes mencionadas, como por ejemplo el tiempo de vigencia del AAD el cual es de ciento ochenta (180) días continuos a partir de la fecha de la notificación al solicitante. La pasante constató que la fecha del embarque de la mercancía sea posterior a la fecha de emisión y notificación del AAD como condición indispensable establecida en las Providencias que regulan tanto las importaciones regulares como productivas. En los casos en los que las importaciones estuvieran amparadas por algún convenio internacional, la pasante se encargó de verificar que el expediente tuviese anexado el Certificado de Origen y el Documento de exportación para los casos bajo convenio ALADI (Asociación Latinoamericana de Integración). Es necesario destacar, que toda la información relacionada con las importaciones realizadas en la Dirección de Compras de Empresas Polar debe ser registrada o cargada en el sistema electrónico SIMEX (Sistema de Importación y Exportación), el cual es una herramienta de gran importancia con la que cuenta la Dirección de compras que tiene como función facilitar el seguimiento oportuno al estatus de cada importación y las gestiones realizadas en cada compra internacional. 2.- Elaboración y envío de instrucciones arancelarias al Agente Aduanal y seguimiento al proceso de Declaración de Aduanas. La pasante, posterior a la recepción del expediente y la detallada verificación de los documentos contenidos en el mismo, fue responsable de elaborar y enviar al Agente de Aduanas las instrucciones arancelarias haciendo uso del formato único creado para ello (Anexo 1. Formato de instrucciones). Las instrucciones arancelarias son directrices o lineamientos que emite la Dirección de Compras a su Agente Aduanal para que actúe en representación de la Empresa en el proceso de nacionalización o desaduanamiento de una mercancía determinada. En el formato se desglosan detalles de la importación, tales como: 25

35 Datos básicos: Negocio al que pertenece, número de factura comercial, nombre del proveedor, número de documento de transporte, fecha estimada de llegada, condición de entrega y valor total de la importación. Lugar de entrega: El lugar de entrega de la mercancía será el indicado en el expediente de importación. Va a depender del negocio que está adquiriendo la mercancía y pudiera ser cualquiera de las diferentes plantas de Empresas Polar ubicadas a nivel nacional. Códigos Arancelarios: Se le especificó al agente Aduanal los códigos Arancelarios para cada mercancía importada. Una vez que la pasante elaboró las instrucciones arancelarias, realizó el envío de las mismas acompañadas de los documentos de importación. Dichas instrucciones son enviadas vía correo electrónico a su agente aduanal para que inicie con el proceso de nacionalización. Seguidamente del envío de las instrucciones arancelarias a su agente aduanal, y de haber recibido la confirmación de la llegada del embarque por parte del mismo (Art 28 de la LOA). La pasante se encargó de realizar el seguimiento necesario para el registro, validación y presentación oportuna de la Declaración de Aduanas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ingreso a la zona de almacenamiento debidamente autorizada para ello, de conformidad con el artículo 30 de la Ley Orgánica de Aduanas. La pasante fue responsable de velar por la correcta Declaración de Aduanas de manera de no incurrir en las sanciones estipuladas en la LOA. 3.- Verificar los documentos que conforman el manifiesto de importación y realizar la solicitud de fondos para el pago de los gravámenes aduaneros. Una vez que el Agente de Aduanas haya realizado la Declaración de Aduanas y la respectiva transmisión electrónica ante el Sistema Aduanero Automatizado (SIDUNEA), la declaración de aduanas estará sujeta a la asignación aleatoria, selectiva o ambas, de uno de los tres canales de selectividad (verde, amarillo o rojo), de conformidad con los artículos 49 26

36 y 62 del Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de Aduanas Relativo al Sistema Aduanero Automatizado. Canal Rojo: Se debe presentar la documentación ante la Aduana, a fin de que los funcionarios actuantes realicen el reconocimiento físico y documental de las mercaderías. De estar conforme, se redirecciona al canal verde y se valida la declaración. Canal Amarillo: Se debe presentar la documentación ante la aduana, para que los funcionarios realicen la respectiva revisión documental. De estar conforme se redirige al canal verde y se valida la declaración. Canal Verde: El mismo indica que no es necesaria la verificación documental ni física de la mercancía. El sistema realiza la verificación electrónica validando automáticamente la DUA (Declaración Única de Aduana) emitiendo boletines definitivos; Planilla de Determinación y Tributos Aduaneros (Forma 00086) y la Tasa por Servicio de Aduanas, ahora denominada Tasa por determinación del Régimen Aplicable. Luego de recibir los documentos de la Declaración de Aduanas respectiva, como respuesta a la solicitud de fondos para el pago de los gravámenes aduaneros causados, la pasante se encargó de verificar que la solicitud de fondos enviadas por el Agente aduanal contenga: Forma (Planilla de determinación y Liquidación de tributos Aduaneros) y la tasa por Determinación del Régimen Aduanero Aplicable, DAV (Declaración Andina de Valor y la DUA (Declaración Única de Aduanas). La pasante conforme a lo establecido en el Acuerdo General sobre Aranceles de Aduanas y Comercio (GATT) Sobre Valoración de la Organización Mundial del Comercio (OMC), verificó detalladamente la valoración realizada por el agente aduanal, en las casillas correspondientes a las cantidades por cada artículo y precios unitarios, debiendo ser los mismos fijados en la factura comercial definitiva, base imponible, monto por concepto 27

37 de flete internacional, manipulación de la carga u otros gastos, la tarifa Ad-Valorem aplicada e IVA, así como la aplicación de beneficios arancelarios, si fuese el caso. Conforme con la valoración, la pasante se encargó de hacer el llenado de los formularios con los borradores de las formas (Planilla de Determinación y Liquidación de Tributos Aduaneros) y la Tasa por Determinación del Régimen Aduanero Aplicable en el Sistema Citidirect on line del Banco CITIBANK (sistema utilizado por la Dirección de Compras de Empresas Polar). Asimismo verificó que los datos de los mismos sean los correctos para que luego de que sean impresos los formularios, presentarlos con los soportes de la Forma y la Tasa de Régimen aplicable, al Coordinador del Área para su validación. Luego de que los fondos para el pago de gravámenes aduaneros fueron autorizados por el Departamento de Finanzas, la pasante se encargó de notificarle al agente aduanal, a fin de cancelar los gravámenes aduaneros y tributos nacionales y de esta forma proceder con el retiro de la carga (art 59 de la LOA). 4.- Recibir y verificar el Acta de Declaración y Verificación de Mercancías de CADIVI (para las importaciones realizadas con esta forma de pago). Cuando la importación es realizada con divisas preferenciales de CADIVI se debe hacer seguimiento a la recepción de las Actas de Declaración y Verificación de Mercancías de CADIVI, lo que estuvo bajo la responsabilidad de la pasante para aquellos expedientes que estaban bajo su manejo. Esto se realiza a fin de poder continuar con el proceso y realizar el cierre de importación respectivo. Una vez recibida el acta, se preparó el expediente que entregado al equipo de análisis del Área de Control de Cambio. Del mismo modo, se anexaron dentro de dicho expediente los siguientes documentos: ACTA DE DECLARACIÓN Y VERIFICACIÓN DE MERCANCÍAS DE CADIVI RUSAD 003, 004,

38 Comprobante de AAD (Autorización de Adquisición de Divisas) Factura Pro forma y Factura Comercial Definitiva Documentos de nacionalización: DAV, DUA, forma y forma Certificados, licencias, permisos u otro cualquier requisito de ser el caso. Documentos de transporte según sea el caso: guía aérea, conocimiento de embarque o carta de porte. Cartas que soporten cualquier modificación de la RUSAD, o que por cambios en la logística se hayan generado algunas variaciones durante la importación; un ejemplo de ello puede ser el cambio de puerto o aeropuerto de embarque y/o llegada y mercancías que realizan trasbordo de nave. De igual manera, los errores cometidos involuntariamente al momento de llenado de la declaración de las mercancías (DAV y DUA), deben ser corregidos mediante una carta explicativa dirigida a la Comisión de Administración de Divisas CADIVI. 5.- Recepción y verificación de facturas derivadas del proceso de nacionalización, transporte terrestre, gasto de agenciamiento aduanal y flete internacional. Posterior al despacho de la mercancía, la pasante se encargó de realizar el seguimiento para la recepción de las facturas por gasto de agenciamiento aduanal, transporte terrestre y flete internacional. La pasante fue responsable de verificar que dichas tarifas sean las correctas, de conformidad con los costos acordados con el Coordinador del Área previamente. Luego de la revisión de las facturas, las mismas se envían al grupo de registro de facturación de Empresas Polar, denominado DATA ENTER, para su registro en el sistema SAP (Sistema de Aplicaciones y Productos) 29