Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM) ANALÍSIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA COORDINACION DE FACTURA ADSCRITA A LA DIVISION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EN LA INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM) Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública TUTOR ACADÉMICO: MG. RANGEL PASTOR TUTOR INDUSTRIAL: BACHILLER: ACEVEDO, HOMERLY C. I: Licdo. RODRÍGUEZ LUIS PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2012

2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM) ANALÍSIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA COORDINACION DE FACTURA ADSCRITA A LA DIVISION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EN LA INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM) Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública TUTOR ACADÉMICO: Dr. Rangel Pastor TUTOR INDUSTRIAL: Licdo. RODRÍGUEZ LUIS MG. RANGEL PASTOR PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2012

3 ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 4 IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA... 6 Descripción de la Empresa... 6 Ubicación Geográfica... 6 Objetivos... 7 Misión... 7 Visión... 8 Unidad donde se desarrolló la pasantía... 8 PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA... 9 OBJETIVOS DE LA PASANTIA PLAN DE TRABAJO INICIAL DESCRIPCION DEL PLAN DE TRABAJO LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO FACILIDADES Y DIFICULTADES APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN ADQUISICIÓN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS TEORICO-PRACTICOS CONCLUSIONES RECOMENDACIONES Para la Empresa Para la Universidad Para próximos pasantes REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS... 31

4 INTRODUCCION El fin de todas las empresas es buscar las herramientas necesarias para adaptarse a los cambios de un ambiente altamente competitivo dentro del mercado laboral, para poder mantenerse operativa y generando ganancias. Asimismo, se puede decir que Venezuela es uno de los países principales encargados de la producción de aluminio primario a escala mundial, por consiguiente, la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) crea la Industria Venezolana de Aluminio (VENALUM), constituida el 29 de Agosto de 1973 con el objetivo de producir aluminio de alta calidad en diversas formas y con fines de exportación. De la misma manera, CVG VENALUM tiene un alto compromiso social tanto con sus trabajadores como con la colectividad guayanesa, a través del cumplimiento de las leyes y reglamentaciones que rigen su responsabilidad para con los mismos. Es importante resaltar que, la empresa cuenta en su estructura con varias gerencias y divisiones, cada una cumpliendo funciones diferentes pero a su vez trabajando en congruencia para mantener la producción de aluminio de alta calidad y buscando el mejoramiento continuo y la perfección en los procesos de elaboración de dicho material. Por lo cual, una de las divisiones que trabaja en conjunto es la División de Administración de Seguros y Salud adscrita a la Gerencia de Administración y Finanzas, la cual se encarga de prestar servicios de atención de salud a los trabajadores y sus familiares, a través de la póliza de H.C.M. administrada directamente por el Sistema de Salud Autogestionado, para así garantizar la salud de los mismos. 4

5 El siguiente informe está basado en el proceso que cumplen las facturas que ingresan a la División Seguros y Salud, las cuales se generan por los servicios prestados a los beneficiarios de la autogestión. La Coordinación de Facturación lleva a cabo un proceso de suprema importancia ya que intervienen cierto número de analistas que realizan diversas actividades, como por ejemplo: se revisan y analizan todas y cada una de las facturas, se recepcionan en el Sistema de Salud Autogestionado (SIDESA), se realizan los finiquitos y autorizaciones de pagos, se registran en el sistema SAP, luego se realizan varias firmas y luego se envían a la División de Tesorería para su respectivo proceso de pago. En esta unidad siempre es importante el ingreso de pasantes de áreas administrativas para que presten apoyo en las actividades que se realizan por lo que es una ayuda tanto para la empresa como para el pasante que adquiere nuevos conocimientos teóricos y prácticos en manejos de programas, y de procesos contables-administrativos. Se tratara la descripción de la empresa: identificación, misión, visión y objetivos, descripción de la unidad donde se realizó las pasantías, explicación de los problemas observados en la empresa o institución, objetivos de la pasantía, explicación del plan de trabajo acordado, logros del plan de trabajo, facilidades y dificultades encontradas durante el proceso de desarrollo de las pasantías y apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantías 5

6 1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA Descripción de la Empresa Industria Venezolana del Aluminio, CVG VENALUM C.A. La empresa CVG VENALUM se encarga de la producción del aluminio, utilizando como materia prima la alúmina, criolita y aditivos químicos (fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se realiza en celdas electrolíticas. Dentro del proceso de producción de la planta industrial, existe mecanismos de alimentación que desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento de la misma, los cuales son: la planta de carbón, la planta de colada, planta de reducción e instalaciones auxiliares. Ubicación Geográfica de la empresa CVG VENALUM, C.A., Está ubicada en la Avenida Fuerzas Armadas Norte, Al Lado De Hornos Eléctricos De Venezuela S.A. (HEVENSA), Zona Industrial Matanzas, Ciudad Guayana, Estado Bolívar (ANEXO N 2). Urbe creada por decreto presidencial el 2 de julio de 1961 mediante fusión de Puerto Ordaz y San Félix. Durante los últimos 19 años, Ciudad Guayana se ha constituido en la zona industrial más importante y prometedora de Venezuela, con una población con más de habitantes. Ciudad Guayana es propicia para una planta de aluminio como CVG VENALUM, gracias al inmenso potencial hidroeléctrico procedente de la represa Raúl Leoni en Guri, situada a penas a 100 Km., de CVG VENALUM. 6

7 Esta cercanía de Guri, asegura el suministro de energía a bajo costo, recurso básico para el proceso de reducción electrolítica. Objetivos. o Impulsar el desarrollo de la cadena transformadora nacional. o Garantizar el suministro a la industria transformadora nacional. o Contribuir a la transformación del nuevo modelo económico. o Facilitar la participación a los trabajadores en la acción empresarial. o Diversificar las relaciones internacionales de la República. o Alcanzar altos niveles de calidad en nuestra gente, procesos y productos. o Contribuir el desarrollo del eje Orinoco Apure. Misión CVG VENALUM tiene como misión producir y comercializar productos de aluminio con la participación protagónica de sus trabajadores, accionistas, clientes, proveedores y comunidades organizadas bajo un sistema de gestión que garantice productividad, calidad integral, seguridad, salud, y la conservación del ambiente a fin de impulsar el Desarrollo Endógeno Industrializante del país. 7

8 Visión CVG VENALUM se convertirá en epicentro del desarrollo endógeno de la industria nacional del aluminio, contribuyendo así a la transformación del modelo económico que garantice la soberanía productiva del país. Descripción de la División donde se desarrollo la pasantía La División de Administración de Seguros y Salud, es la encargada de llevar el control y seguimiento de las facturas emitidas a través de los centros de salud, farmacias y médicos afiliados al Sistema de Salud Autogestionado de CVG VENALUM, a fin de constatar los pagos, reintegros y/o reembolsos se efectúen dentro del tiempo estipulado. De la misma manera su objetivo, es asegurar una adecuada cobertura sobre el patrimonio y el personal de la empresa, el debido registro y revisión de las facturas por parte de esta Coordinación de Facturación la cual es parte de la División de Administración de Seguros y Salud que permite que se efectúe el reintegro por medio de las autorizaciones de pagos a los distintos centros de salud afiliados al Sistema de Salud Autogestionado de CVG VENALUM. Por consiguiente, los trabajadores seguirán disfrutando de este servicio para su beneficio y de sus familiares. 8

9 2. PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA En la División de Administración de Seguros y Salud, específicamente en la Coordinación de Facturación se reciben facturas con sus respectivos documentos en cuanto a las diversas atenciones hechas a los beneficiarios del plan de salud en los distintos centros de atención medica afiliados al Plan Autogestionado de Salud de VENALUM, luego estas facturas son analizadas, revisadas y relacionadas en el sistema por los analistas de la división y coordinación, tomando en cuenta que el monto de las facturas deben coincidir con el monto registrado por las clínicas en el reporte que emite el Sistema de Salud Autogestionado (SIDESA). Al momento de relacionar las facturas muchas presentan discrepancias entre el monto facturado y el registrado en el sistema, asimismo la División de Administración de Seguros y Salud se encargara de realizar las remisiones informando las correcciones necesarias por medio de los precios establecidos en el Baremo. Al inicio de las pasantías se pudo diagnosticar que era necesario el apoyo de pasantes para la realización de distintas actividades como relación de reembolsos de los trabajadores, realización de finiquitos, revisión de facturas, relación de facturas devueltas, registro de facturas de farmacias, emergencias y otras. También se pudo observar el retraso en cuanto al pago de rembolsos ya que, el servicio de algunas farmacias ha sido suspendido y los beneficiarios deben comprar sus medicamentos a contra-reembolso. En consecuencia, el pago de otros servicios como Hospitalización, Cirugía y Maternidad (HCM), consultas, entre otros también se retrasan por el volumen de reclamos que se generan por lo mencionado anteriormente. 9

10 3. OBJETIVOS DE LA PASANTIA Cumplir con el requisito exigido por la UNEG, para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública. Optimizar el procedimiento de facturación y registro de las facturas ingresadas a la División de Administración de Seguros y Salud específicamente en la Coordinación de Facturación. Beneficiar al personal que labora en Coordinación de Facturación ya que se permitirá mejorar sus tareas, realizándolas de manera más eficaz, y organizada. Evitar el retraso en el proceso de facturación. Acelerar el proceso de trabajo de una manera más eficiente y eficaz. 10

11 4. PLAN DE TRABAJO INICIAL Las actividades asignadas en del plan de trabajo dentro de la Coordinación de Facturación adscrita a la División de Administración de Seguros y Salud y autorizadas por el tutor académico e industrial fueron: Programa de Inducción Asignación a la Gerencia de Administración de Seguros y Salud Relación de Facturas de Diciembre de 2011 de HCM Relación de Facturas de Diciembre de 2011 de Reembolsos Revisión y traslado al SIDESA ordenes de tratamiento permanente Análisis y revisión de farmacias Elaboración de Finiquitos Elaboración de Autorizaciones de Pago a las diferentes entes afiliados Realización de procesos de Facturación de Farmacia Realización de Remisiones de Facturas Registro de Facturas en SIDESA Búsqueda de Información y consultas a otros informes de pasantía para la realización del mismo Recopilación de Información para la Elaboración del Informe Final de Pasantías Revisión y Entrega del Informe de Pasantía 11

12 5. DESCRIPCION DEL PLAN DE TRABAJO Programa de Inducción Como requisito para ingresar a realizar la pasantía en CVG VENALUM se debe asistir a un Programa de Inducción, el cual tiene una duración de 10 horas, con diversas ponencias de trabajadores que laboran en diversas áreas de la empresa como por ejemplo: Higiene Ocupacional, Ambiente, Prevención de Accidentes, Salud Ocupacional, Seguridad Patrimonial, Control de Emergencias, Servicios al Personal, entre otras, todas estas con el fin único que el pasante se familiarice con la empresa y conozca las maneras de cómo se debe proceder en alguna situación de riesgo, así como las normas de seguridad que se deben cumplir al momento de ingresar a la planta industrial, a quien acudir en caso de presentarse emergencias de cualquier tipo y conocer sus políticas de calidad. Acto seguido, se realizo un recorrido por el área industrial para de esta manera conocer las instalaciones, así como también sus principales plantas de producción como lo son: Reducción, Carbón y Colada. A su vez, se traslado a los pasantes que iban a ingresar al Seguridad Patrimonial en donde se les otorgo una ficha con un código con la cual pueden accesar a la empresa. Asignación a la Gerencia de Administracion y Finanas, División de Administración de Seguros y Salud, específicamente en la Coordinación de Facturación (ANEXO 3, 4, 5). Seguidamente, del programa de inducción se procedió a ingresar a la División donde se desarrollarían las actividades de dicha pasantía. Se realiza una entrevista con las coordinadoras del área de Salud y Facturación 12

13 respectivamente, ya que en ese momento la Jefa de la División estaba de Permiso. Posteriormente se presento a todo el personal que labora en la División y se determina al Tutor Industrial. El área asignada para el desarrollo de las actividades de pasantía fue la Coordinación de Facturación, en la cual se desempeña la labor de análisis de las facturas derivadas del proceso de autogestión de HCM de CVG VENALUM; dicho análisis es ejecutado por profesionales que cuentan con la debida capacitación y entrenamiento en lo que respecta al proceso de análisis, cotejo y aprobación de facturas y su documentación. En descripción, este análisis se fundamenta en la revisión detallada de las facturas para determinar si se encuentran en concordancia con los soportes anexos a la misma, inmediatamente se procede a su procesamiento mediante finiquitos realizados por los analistas o pasantes en hoja de cálculo del programa Excel, se hace el cotejo con los revisado en el área de recepción de facturas y lo procesado por el analista. De la misma manera, se realiza un segundo análisis realizado también por los analistas o pasantes para evitar cualquier error, luego se emite la Autorización de Pago (AP) en donde plasma su firma como demostración de aprobación de lo que se reviso, seguidamente, se registran las facturas en un Programa contable llamado SAP (SAP Business Suite, software modular para la gestión empresarial creado por SAP AG) para proceder al proceso pago de las facturas en la División de Tesorería. Es necesario destacar que, la Autogestión del plan de salud de CVG VENALUM cuenta con un sistema informático que permite la optima administración del plan de salud, es denominado SIDESA, el cual se encuentra instalado en clínicas con las que la empresa tiene un convenio de 13

14 cobertura. Dicho sistema admite la automatización total de las transacciones incluyendo el proceso de facturación de gastos, con la responsabilidad compartida de cargar todas las facturas producto de los servicios prestados por los proveedores. Con la finalidad de disminuir el tiempo en el proceso administrativo de facturas HCM en la División de Administración de Seguros y Salud, se seleccionaron las clínicas que cumplan con el requisito de cargar la información en forma efectiva en el SIDESA y que manejen una tasa importante de casos atendidos. Relación de Solicitudes al Programa de Tratamiento Permanente de Diciembre de 2011 de HCM Este proceso de relación de facturas de Diciembre de HCM consiste en realizar una data estructurada de la siguiente manera: N, Apellidos y nombres del titular de la póliza, Cedula de Identidad, apellidos y nombres del beneficiario, diagnostico o motivo de consulta, y si se encuentra en el Programa de Tratamiento Permanente (PTP) o es una inclusión. Esta data permite que se agilice la búsqueda y procesamiento de los trabajadores en dicho programa para poder gozar de los beneficios que le ofrece este servicio. Además de la recepción de Solicitudes al Programa de Tratamiento Permanente, Reembolsos, están las solicitudes de Carta aval, y las inclusiones y exclusiones al PTP. 14

15 Reembolso: Es el reintegro o indemnización razonable de los gastos en que se incurran por concepto de servicios médicos recibidos y pagados directamente por alguno de los beneficiarios. El pago se realizara solo a nombre del beneficiario-titular. Para poder procesar la solicitud, se debe llenar la planilla de reembolso, la cual es solicitada en la taquilla de recepción o puede ser directamente impresa por la intranet en el link de formularios número RH- 225, la misma debe llevar anexa el informe médico, los récipes e indicaciones medicas, facturas Seniatizadas de farmacias, clínicas o consultas. En caso de emergencia, debe consignar una carta narrativa de los hechos e informe de las autoridades que intervinieron en el caso, fotocopia de los exámenes de diagnostico de la enfermedad y de la cedula de identidad del beneficiario y ficha del titular (ANEXO N 10). Carta Aval: Es el documento de crédito que garantiza, ante los proveedores del servicio afiliados o no al plan de salud, por el motivo indicado de acuerdo a los cálculos realizados, según el baremo y presupuesto aprobado. Los requisitos exigidos al momento de solicitar una carta aval, son el informe médico, récipes e indicaciones medicas, presupuesto de la clínica, fotocopia de los exámenes de diagnostico de la enfermedad y la cedula de identidad el beneficiario y focha del titular, también es necesaria la planilla numero RH- 225 que aplica tanto para reembolso como para cartas avales (ANEXO N 10). 15

16 Tratamiento Permanente: Se considera tratamiento permanente cuando la patología médica del beneficiario requiera un tratamiento superior a tres (3) meses y el mismo contempla el suministro de medicamentos a los trabajadores y beneficiarios. Para poder procesar la solicitud del tratamiento permanente debe llenar la planilla PTP, la cual puede ser solicitada en taquilla de recepción o directamente por la intranet en el link de formularios por el numero RH-269, la misma debe llevar anexa el informe amplio y detallado del médico tratante, récipes e indicaciones medicas, fotocopia de exámenes de diagnostico de la enfermedad y la cedula de identidad del beneficiario acompañada de la fotocopia de la ficha del titular. De igual manera se reciben la solicitudes de inclusión y exclusión al Sistema Autogestionado, Plan Integral de Salud (SAPIS), la planilla aplicable para esta solicitud es la RH-029 la cual especifica en su reverso los requisitos necesarios para su procesamiento (ANEXO N 11) Relación de Facturas de Reembolsos La relación de Facturas de Reembolsos también es una data creada en Excel para poder mantener una guía al momento de analizar y procesar dichas facturas y sus pagos. La misma está conformada por: N, Apellidos y nombres del titular de la póliza, Cedula de Identidad, apellidos y nombres del beneficiario, diagnostico o motivo de consulta, monto que acarreo dicha visita y si se encuentra en el Programa de Tratamiento Permanente (PTP) o no, para poder determinar de qué cuenta se le debitara el saldo de la(s) factura(s); estas cuentas son 16

17 Ambulatorio o HCM que son las que inscriben en el Programa de Tratamiento Permanente. Para ello es necesario que el beneficiario consigne los siguientes documentos: Copia de ficha, copia de cedula tanto del titular como del beneficiario, en caso de ser menor de edad la partida de nacimiento, informes médicos, récipes e indicaciones de los medicamentos originales, resultados de exámenes, facturas legales y legibles, y la planilla de Solicitud de Reembolsos. Revisión y traslado al SIDESA ordenes de tratamiento permanente En este proceso analiza por el grupo de médicos el diagnostico que presenta el beneficiario, si procede los analistas se encargan de registrar a esa persona en el SIDESA así como también los medicamentos que se le asignaron, tomando en cuenta las cantidades. Para ello es necesario que el beneficiario consigne los siguientes documentos: Copia de ficha, copia de cedula tanto del titular como del beneficiario, en caso de ser menor de edad la partida de nacimiento, informes médicos, récipes e indicaciones de los medicamentos originales, resultados de exámenes y la planilla del Programa de Tratamiento Permanente. Análisis y revisión de facturas de farmacias Se analizaron las facturas derivadas del proceso de Autogestión de HCM de la empresa con la orientación y supervisión de un analista de salud, durante 17

18 este proceso de realizo el análisis y revisión de las facturas de las Farmacias Bonanza, La Píldora, Riviera II, Farmacia Castillito, LALA y Mi Virgencita todas correspondientes al mes de Diciembre del año Registro de Facturas en SIDESA Se analizaron las facturas derivadas del proceso de Autogestión de HCM de la empresa con la orientación y supervisión de un analista de salud, durante este proceso de realizo el análisis y revisión de las facturas de las Farmacias Bonanza, La Píldora, Riviera II, Farmacia Castillito, LALA y Mi Virgencita y Hospitalaria Independencia, todas correspondientes al mes de Enero del año 2011 Seguidamente de la revisión de facturas se procede al registro de las facturas de la farmacia LALA, Independencia y Bonanza en el Sistema de Administración de Salud Autogestionado (SIDESA). El proceso es el siguiente: Se ingresa en el SIDESA buscando el link Administradora, Control de Factura, Seguimiento de Factura y se procede a cotejar y verificar la información en sistema, con la documentación en físico, si existe concordancia entre ambos se procede a recepcionar, en caso contrario si la información es errónea se notifica al analista y el buscará los correctivos a la situación. Elaboración de Finiquitos Esta actividad consiste en el análisis y verificación de las facturas y ordenes de farmacia que consigno el beneficiario. Generalmente se realizan en lotes de 50 si todas proceden se realiza el finiquito donde se relacionan las fechas, 18

19 tipo de servicio y establecimiento, monto de facturas, retenciones de Impuestos Municipales. Seguidamente, se le transfiere al analista para que realice la autorización de pago (ANEXO N 9) Remisión de Facturas Es el proceso seguido al análisis y revisión de las facturas ingresadas por los proveedores de salud sobre los gastos generados por los beneficiarios del Plan de Salud Autogestionado de CVG VENALUM, en este proceso se determina si las facturas proceden al registro en la Coordinación de Facturación, cuando no proceden es por diversas causas como por ejemplo: no cumplen con requisitos exigidos, presentan alguna incongruencia con los gastos y/o procedimientos realizados; al determinar que las facturas no proceden se realiza una remisión en donde se colocan los datos de la(s) factura(s) para devolverlas al proveedor de salud para que corrijan el error o anexen los requisitos faltantes (ANEXO N 14) Elaboración de Autorizaciones de Pago a los diferentes entes afiliados. Se realizó un cotejo con el revisado en el área de recepción de facturas y lo procesado por el analista o pasante. Luego, se ejecutó un segundo análisis efectuado por el pasante y supervisado por el analista para evitar cualquier error, seguidamente se emite la Autorización de Pago (AP) en donde la firma el analista como demostración de aprobación de lo que se revisó (ANEXO N 8) 19

20 Búsqueda de Información y consultas a otros informes de pasantía para la realización del mismo. Fue el procedimiento de la búsqueda de información y consultas en otros informes de pasantías, también por medio de intranet en la página web de consulta en línea, es decir búsqueda de la información en la base de datos del Centro de Información, para de esta manera dar inicio a la realización del informe de pasantía. Recopilación de Información para la Elaboración del Informe Final de Pasantías. Se continúo con la búsqueda de información y consultas a otros informes de pasantía, por medio de intranet en la página web de consulta en línea de la empresa para de esta manera contar con información necesaria para la realización del informe de pasantía, ya dándole sentido y secuencia a todas las informaciones recolectadas. Revisión y Entrega del Informe de Pasantía Entrega de un borrador del informe de pasantías para que el tutor industrial haga correcciones para de esta manera modificar el informe y dejarlo apto para la aprobación del mismo. 20

21 6. LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO Procesamiento de un mayor número de facturas tanto de farmacias, centros de salud y médicos. Se logró actualizar las labores de los analistas, puesto que el pasante ayudaba a procesar más eficaz y eficientemente dichas tareas. Optimización de las revisiones de facturas de farmacias, centros de salud y médicos. Proporcionar la información adecuada a los trabajadores acerca de los requisitos a consignar para el procesamiento de las diversas solicitudes que allí se entregan. 21

22 7. FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS EN EL PROCESO DE DESARROLLO DE LA PASANTIA A. FACILIDADES Se tuvo apoyo de personal capacitado, interesado en ayudar con su conocimiento en las actividades a realizar durante el proceso de pasantía. Para la realización de las relaciones del PTP, Reembolso y elaboración de finiquitos se conto con unos formatos predeterminados en el programa Excel con los que se hizo más fácil el vaciar la información. La empresa suministro un sitio cómodo y acorde para trabajar. Destreza en el uso de las herramientas de Microsoft office (en especial Excel) debido a que muchas de los trabajos se realizan en dicho programa. B. DIFICULTADES Es necesario destacar que no se determinó dificultad alguna, ya que el personal que labora en la empresa atendió y aclaro de manera oportuna las dudas que emanaron en el proceso de la realización de las actividades asignadas, lo que facilitó la culminación de las mismas en el momento requerido. 22

23 8. APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN Archivo correcto en la data de relaciones de reembolsos, Programa de Tratamiento Permanente y Finiquitos para que el personal encargado de su registro lo ubique rápidamente. Recepción y registro de las facturas en el SIDESA. Realización de autorizaciones de pago correctas. Actualización de data de relaciones y facturas de farmacias, centros de salud y médicos. Aceleración de los procedimientos para que la empresa respondiera puntualmente con las obligaciones a sus proveedores. 9. ADQUISICION DE CONOCIMIENTOS TEORICO- PRACTICOS Conocer el funcionamiento del SIDESA utilizado por la unidad departamental de la empresa en la gestión de sus obligaciones con los proveedores de servicios de Salud. La recepción de solicitudes de PTP, Reembolsos y Cartas Avales con los documentos correctos a consignar. Contabilización y aplicación de retenciones de impuestos municipales a las facturas que superen el monto de Bs

24 Emisión de Autorizaciones de Pago (AP) para que la empresa cumpliera el pago oportuno de las obligaciones a los proveedores. 24

25 CONCLUSIONES La empresa CVG VENALUM en su afán por facilitar la vida de los trabajadores implemento para el año 2002 un plan de salud bajo un sistema autogestionado que está orientado hacia una mayor equidad, solidaridad, integración social, participación, eficiencia, eficacia y calidad de vida de todos los trabajadores, jubilados o pensionados de CVG VENALUM y su grupo familiar. Es importante mencionar que, el sistema autogestionado propicia un control adecuado de la calidad de los servicios del nivel de atención a los beneficiarios y del manejo y destino dado a los fondos financieros. Esta modalidad también busca impulsar la corresponsabilidad con la participación activa y protagónica de los trabajadores en los espacios para la salud. Asimismo la División Administrativa de Seguros y Salud de CVG VENALUM tiene como fin principal resguardar con la máxima cobertura a sus beneficiarios, manteniendo constantemente actualizado el Sistema de Autogestión con toda la información de los diferentes centros clínicos de la región y del país. Por lo que, al inicio de la autogestión del plan integral de salud en enero de 2007, se desarrollo un sistema de información que permite la optima administración del plan de salud denominado Sistema de Administración de Salud (SIDESA), a su vez se incorporaron las clínicas más visitadas del país de acuerdo a la tasa de uso. Por consiguiente, el SIDESA permite la automatización total de todas las transacciones incluyendo el proceso de facturación de gastos, con la 25

26 responsabilidad compartida de cargar todas las facturas producto de los servicios prestados por los proveedores, esta es una ventaja puesto que permite la automatización del trabajo desempeñado por la División Administrativa de Seguros y Salud de CVG VENALUM. Dicha División se encuentra distribuida en áreas funcionales para así desempeñar de forma efectiva sus labores, garantizando la calidad, exactitud y confiabilidad de los procesos mediante una serie de elementos organizacionales como: la división del trabajo, delegación de autoridad y responsabilidades, promoción del personal eficiente. Es relevante que, durante la realización de la pasantía se logro aplicar los conocimientos adquiridos durante la formación académica profesional, puesto que se emplearon en el proceso de análisis de las facturas derivadas del proceso de Autogestión de HCM, realizado en la Coordinación de Facturación de la División de Administración de Seguros y Salud, lo anterior con el fin de servir de apoyo al personal de Salud, y de adquirir experiencia como futuro profesional. 26

27 RECOMENDACIONES En lo relacionado al procedimiento administrativo que se lleva a cabo en la Coordinación de Facturación de la División de Seguros y Salud se recomienda lo siguiente: PARA LA EMPRESA Realizar reuniones frecuentes en donde se mantenga informado al personal que labora en el área y a los proveedores de los cambios que se realicen en el proceso de facturación, a los fines de mejorar el proceso. En la empresa se debe considerar el hecho de que los pasantes son parte importante para el desarrollo de las actividades de la empresa, ya que cubren la carencia de personal en algunas áreas, apoyan y agilizan la labor del personal, en consecuencia se sugiere que se considere la manera en la que son tratados. A pesar de que la empresa claramente muestra problemas de infraestructura y forma, se puede considerar que el problema de transporte y comedores es por el exceso de pasantes que se encuentran en la empresa. Continuar trabajando con los niveles de eficiencia y responsabilidad que a la fecha la denotan como una firma contable confiable y reconocida, satisfaciendo de manera oportuna las necesidades de sus distintos clientes. 27

28 PARA LA UNIVERSIDAD Estimular a los estudiantes con relación al grado de importancia del formación consecutiva en el área administrativa, contable y tributaria, realizando investigaciones, cursos, seminarios y diplomados que se adapten al contorno profesional actual. Actualizar la literatura disponible en la biblioteca de acuerdo a las exigencias de la legislación vigente en contabilidad, administración y tributos. Establecer convenios con empresas públicas y privadas con la finalidad de que estás ofrezcan seminarios, talleres y jornadas de actualización a los estudiantes en las áreas de interés de acuerdo a las carreras que ofrece. Abastecerse con programas contables y medios informáticos de última generación, para profundizar en la enseñanza de la contabilidad aplicada. 28

29 PARA PROXIMOS PASANTES Adelantar el informe técnico desde la 2da. o 3era semana de pasantía para entregarlo en el tiempo acordado por la empresa y la universidad. Analizar las bases teóricas de las actividades realizadas en la empresa, por medio de toda la bibliografía que tengan a su disposición, para una mayor comprensión del conocimiento. Favorecerse del período de pasantías en la empresa, obteniendo el máximo provecho de la asesoría del personal encargado, efectuando prontamente las actividades asignadas. 29

30 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS CVG VENALUM. http/www.venalumi/. CVG VENALUM Manual de Inducción de CVG VENALUM PLAN INTEGRAL DE SALUD (2008) CVG VENALUM Manual de Procedimientos de la División de Servicios de Seguros y Salud. (2010) 30

31 31

32 ANEXO 1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTIAS Fecha de Inicio: 16/01/2012 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Fecha de Culminación: 7/05/2012 ACTIVIDADES Programa de Inducción Asignación a la Gerencia de Administración de Seguros y Salud, específicamente a la Coordinación de Facturación Relación de Solicitudes al Programa de Tratamiento Permanente de Diciembre de 2011 de HCM Relación de Facturas de Reembolsos Revisión y traslado al SIDESA ordenes de tratamiento permanente Análisis y revisión de facturas de farmacias Registro de Facturas en SIDESA Elaboración de Finiquitos Elaboración de Autorizaciones de Pago a los diferentes entes afiliados. Elaboración de Remisiones de Facturas Búsqueda de Información y consultas a otros informes de pasantía para la realización del mismo. Recopilación de Información para la Elaboración del Informe Final de Pasantías Revisión y Entrega del Informe de Pasantía SEMANAS Firma del Tutor Industrial 32 Firma del Tutor Académico

33 ANEXO Nº2 UBICACIÒN GEOGRAFICA DE CVG VENALUM 33

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