GUÍA RÁPIDA GASTOS. Versión México, D. F., Agosto del 2014 Actualización realizada por: Lourdes Valencia

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1 GUÍA RÁPIDA GASTOS Versión 4000 México, D. F., Agosto del 2014 Actualización realizada por: Lourdes Valencia

2 INDICE 1 INTRODUCCION OBJETIVO INFORMACIÓN REQUERIDA FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE GASTOS DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS PANTALLA DE CAPTURA PANTALLA DE CAPTURA CARPETA DATOS GENERALES PANTALLA DE CAPTURA CARPETA COMENTARIOS MOVIMIENTO SOLICITUD MOVIMIENTO SOLICITUD RECHAZADA MOVIMIENTO ANTICIPO MOVIMIENTO ANTICIPO SIN COMPROBAR MOVIMIENTO CAJA CHICA MOVIMIENTO DEVOLUCIÓN ANTICIPO MOVIMIENTO GASTO MOVIMIENTO GASTO CON TARJETA DE CRÉDITO MOVIMIENTO GASTO PRORRATEADO MOVIMIENTO GASTO RECURRENTE MOVIMIENTO PRESUPUESTO MOVIMIENTO DISMINUCIÓN DEL PRESUPUESTO REPORTES REPORTE DE ACUMULADOS REPORTE GENERAL DE MOVIMIENTOS REPORTE DIARIO DE MOVIMIENTOS de 12

3 1 INTRODUCCION Los Gastos son un factor importante en toda Empresa, ya que estos se deben tener controlados y planeados para poder tomar decisiones en cuanto a prioridades de pagos. La planificación de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados. Vistos bajo esta perspectiva, la planificación y el control de los gastos pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La planificación y el control de gastos deben concentrarse sobre la relación entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales que sean esenciales para su logro. Los Gastos representan los egresos, por lo que define si la empresa es solvente económicamente de acuerdo cómo se encuentren sus balances contables. Este módulo, sirve como un control de base para asegurar el buen manejo de los mismos, ya que entre tantas funciones están; Anticipo de gastos, Gasto de cuentas por pagar, Gastos diversos, Gastos diversos de compras y Gastos recurrentes. 1.1 Objetivo Dar a conocer al usuario la funcionalidad del módulo de Gastos de Intelisis y entender la terminología aplicada, de tal manera que pueda registrar correctamente los egresos generados por su empresa, llevar un control de los mismos y que la información generada sea base importante en la toma de decisiones rápidas y eficaces para su mejor manejo de dinero. 2. INFORMACIÓN REQUERIDA Para que el Módulo de Gastos funcione es necesario dar de alta en el sistema lo siguiente: Monedas: Consiste en especificar los tipos de divisa que se vayan a usar en la realización de operaciones comerciales de la empresa. Condiciones de Pago: Especificar las Condiciones de Pago que se manejaran en el proceso de compra venta de bienes y servicios, algunos ejemplos son: de Contado, en Efectivo, a 30 días, 60 días, 120 días, etc. Formas de Pago / Cobro: Determinar las formas de pago y cobro con las que se realizarán las operaciones. Estas formas de pago pueden ser Cheque, Efectivo, Pago Electrónico, Vales, tarjeta de crédito o los definidos por la empresa. UEN S: En caso de ser necesario se deberá configurar en el sistema las Unidades Estratégicas de Negocios a utilizar o que aplicaran a las operaciones de la empresa. Consecutivos Gastos: Definir los números de los consecutivos que se llevarán para el control de los movimientos. Tipos de Movimientos Gastos: Determinar las condiciones de los tipos de movimientos. Se pueden personalizar los nombres de los movimientos de acuerdo a los requerimientos del Cliente, es decir se puede cambiar el nombre del movimiento Cotización por el de Presupuesto pero la clave de afectación no se deberá cambiar ya que el sistema no podrá reconocer los movimientos generados. Situaciones: Establecer las Situaciones que regirán el curso del Movimiento hacia su conclusión. Las situaciones son, por definirlas de alguna manera, sub status preestablecidos en los que se puede encontrar un Movimiento. Las Situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de algún usuario en 3 de 12

4 específico para poder continuar con el flujo, por ejemplo que un Gerente Administrativo valide o autorice la generación de un cheque para que un usuario final lo concluya. Conceptos Gastos: Definir los conceptos para categorizar los movimientos que se registren del mismo tipo. Observaciones: Determinar lo comentarios estándar que se podrán agregar a los movimientos. Las observaciones se podrán editar, agregar o eliminar hasta que seleccione Guardar y Cerrar. Clasificaciones: Consiste en establecer formas para dividir un grupo asociado a un concepto de gastos. En caso de que se requiera dar de alta un mayor detalle de la clasificación de conceptos, se tiene la opción sub clasificación. Sub clasificaciones: Las sub clasificaciones son una división de una clasificación de un grupo asociado a un concepto de gastos. Las sub clasificaciones son de importancia ya que definen los diferentes tipos de gastos que se tienen clasificados, Es parte de un desglose de los gastos, incorporándolos a un orden y a un número de cuenta. Le permite a la Empresa mantener una información de todos los tipos de gastos que se presenten Nota: Para dar de alta los requerimientos anteriores, consulte el Manual de Configuración MI-MC-CONF. Las Cuentas también son parte de los requerimientos para el adecuado funcionamiento del módulo de Gastos, dentro de las cuentas requeridas por este módulo tenemos las siguientes: Acreedores: Son las personas morales o físicas que proporcionaran a la empresa los bienes o servicios a cambio de un pago monetario. Espacios: Es una funcionalidad que tiene el sistema para reservar el artículo por una unidad de tiempo que puede ser definido en días u horas. Los espacios pueden utilizarse en: reservaciones de cuartos de Hotel, asientos de Autobús, Boletos de Avión, Registro de Visitantes a Congresos y Cursos, Quirófanos de Hospitales, entre otros. Cuentas de Dinero: Dar de alta las cuentas bancarias que se usura la empresa para el pago/ cobro de las obligaciones que se generen de la actividad comercial. Conceptos (Gastos): Son las ideas o formas que se describen para mejor entendimiento e identificación y control de las acciones en todos los módulos, donde se puede utilizar este elemento y uno de ellos es Gastos. Los conceptos que se definan se utilizarán al realizar un movimiento en el módulo de gastos. Centros de Costos: Son agrupadores que le ayudarán a la empresa a ordenar sus costos por áreas de trabajo y/o centros de trabajo (ensamble, pintura, corte, etc.). Proyectos: Son los planes, diseños, perspectivas que se establecen para la ejecución de un trabajo importante. Los proyectos le ayudaran a la empresa a clasificar aquellos gastos realizados que estén implicados en un proyecto. Nota: Para dar de alta los requerimientos anteriores, consulte el Manual de Cuentas MI- MC-CTAS. 2.1 Flujo de los Movimientos de Gastos 4 de 12

5 3. DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS La configuración permite establecer los criterios de operación de la empresa para indicar el comportamiento general y especifico que tendrá el Módulo de Gastos. En los siguientes puntos se describirá la funcionalidad de los movimientos que se pueden realizar en el módulo de gastos y la pantalla de captura donde se registran. 5 de 12

6 3.1 Pantalla de captura La ventana de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. La pantalla de captura por así decirlo es el formato donde se registra la información requerida para la realización de los movimientos. Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Gastos. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal y hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Gastos Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control Pantalla de captura carpeta Datos Generales Encabezado Detalle Movimiento: Proyecto: UEN: Campos del Encabezado Campo donde se establece el nombre del movimiento a realizar dentro del módulo de Gastos. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento. En este campo se debe establecer la Unidad Estratégica del Negocio al que se desea vincular el movimiento. Moneda: Campo para determinar el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento. Fecha Emisión: Actividad: Campo donde se indica la fecha en que se emite el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha del cliente (pc) o del Servidor. En caso de ser necesario para el movimiento, indicar la Actividad a la que se relaciona el movimiento. 6 de 12

7 Acreedor Responsable: Fecha Requerida: Observaciones: Cuenta: Forma de Pago: Clasificación: Subclasificación: Condición: Vencimiento: Antecedente: Check Múltiple Check Retenciones Check Activo Fijos En este campo se debe ingresar la clave del proveedor/ acreedor con el que la empresa está obteniendo obligaciones de pago por la adquisición de bienes y servicios. En este campo se indica la fecha en que requerirá el bien o servicio que se desea adquirir. Campo donde se pueden registrar comentarios, relacionados con el movimiento. Campo donde se establece la cuenta de dinero con la que se realizara el pago/ cobro. Se utiliza para establecer la forma de pago (cheque, contado, en efectivo, vale, etc.) para el movimiento. Campo donde se establece la clasificación correspondiente al gasto. Campo donde se establece la Subclasificación a la que pertenece el gasto. En este campo se establece las condiciones de pago (contado, 30 días, etc.) bajo las cuales la empresa se compromete a saldar las obligaciones de pago adquiridas. Campo que indica la fecha de vencimiento de pago para el movimiento. Campo para indicar el antecedente por el cual se está originando un segundo movimiento. Por ejemplo, supongamos que existe un Anticipo que viene originado por una Solicitud, en el campo antecedente se captura automáticamente el nombre del movimiento predecesor y su número consecutivo o folio de la solicitud origen. Con el Check habilitado el movimiento Anticipo, puede ser aplicado para muchos antecedentes, que en este caso, el antecedente es el nombre del movimiento que genero el Anticipo (Solicitud), por lo que un Anticipo puede ser aplicado o afectado a uno o múltiples solicitudes para sintetizar el proceso. Al habilitar Múltiple aparece la pestaña Antecedente en la parte posterior, en la cual se deben seleccionar las solicitudes a las que aplica el movimiento. Este Check se habilita si el movimiento que se esté realizando requiere aplicar la retención de impuestos como ISR e IVA. Si se capturo el importe del concepto, los cargos retención aparecerán capturados automáticamente, sólo si al concepto se le asignó un %. Permite seleccionar un Activo Fijo que pueda tener relación con el concepto. Campos del Detalle Concepto Referencia Cantidad Precio Importe Campo para establecer el concepto por el cual se está realizando el movimiento. Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento (número de recibo telefónico, de alguna factura, etc.). Campo para establecer la cantidad en unidad a pagar. Campo para establecer el precio de la unidad a pagar Campo que indica el importe, resultado de multiplicar el precio x la cantidad a pagar. 7 de 12

8 % Deducible Indica la cantidad en porcentaje que es deducible de impuestos. Impuestos Total Indica el total de impuestos a pagar Indica la suma total a pagar (Importe + impuestos - retenciones) a pagar Pantalla de captura carpeta Comentarios Encabezado Detalle La información a ingresar en esta carpeta es meramente informativa y en ella se indican a nivel encabezado los comentarios relacionados con el movimiento u artículos comercializados así como alguna nota de observación. 3.2 Movimiento Solicitud Este movimiento tiene la funcionalidad en el sistema de requerir la generación de un gasto y su pago correspondiente. La solicitud es un Documento que se necesita para pedir una cantidad de dinero y realizar un Gasto. Para acceder a este movimiento sigue la siguiente ruta de acceso: Ruta de Acceso Paso 1 Paso 2 Paso 3 Ir al Menú principal Procesos Seleccionar el Modulo de Gastos En la pantalla <Tablero de Control-Gastos> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento <Solicitud> (u otro movimiento). La pantalla de captura y la información que debe registrarse en cada movimiento se describe en el punto 3.1 de este documento. 3.3 Movimiento Solicitud Rechazada Este movimiento se genera como un movimiento nuevo con la finalidad de rechazar una solicitud de gasto generada. 8 de 12

9 Este movimiento activa el campo Importe en el encabezado de la pantalla de captura el cual se utiliza para indicar la cantidad en dinero de la solicitud que se desea cancelar. 3.4 Movimiento Anticipo El movimiento Anticipo se puede utilizar para asignar una cantidad de dinero a un Acreedor, Deudor, Responsable, etc. y con él controlar la comprobación del mismo por un importe igual, mayor o menor. Al afectarse el movimiento anticipo se genera una Solicitud de Cheque automáticamente en Tesorería y el movimiento queda en estatus pendiente hasta que se concluya con un comprobante o sin comprobante o algún otro movimiento. 3.5 Movimiento Anticipo sin Comprobar Este movimiento tiene la funcionalidad de registrar aquellos anticipos para los cuales no existen comprobantes de gastos. 3.6 Movimiento Caja Chica Este movimiento se realiza cuando se desea registrar un egreso de dinero de una cuenta tipo Caja. Generalmente la Caja Chica se utiliza en las empresas para solventar de forma inmediata erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algún caso imposible, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc. Una característica adicional es que a éste movimiento se le puede asignar Acreedores a nivel detalle sirve como comprobación de tarjeta, donde los acreedores son diversos para cada concepto de gastos realizado. Es importante aclarar que en el encabezado de este documento hay un campo que se llama Acreedor; este campo realmente no sirve de nada ya que al Acreedor que le hace caso el sistema es al que se específica a nivel detalle en el campo Establecimiento, sin embargo el sistema lo marca como campo requerido, para solucionar esto se recomienda dar de alta un Acreedor llamado Caja Chica y ponerlo en el encabezado y a nivel detalle especificar el Acreedor responsable de cada concepto. Otra particularidad es que en el encabezado aparece un campo llamado cuenta donde se especifica la cuenta de dinero de donde se va a pagar el gasto, si se especifica una de caja chica genera un egreso en Tesorería por el total del comprobante. En caso de especificar una cuenta de banco se generara una solicitud de cheque a nombre del beneficiario que se especifica en el acreedor del encabezado, por esta razón se recomienda crear el acreedor diverso caja chica y poner como beneficiario a la persona que maneja la caja para que pueda efectuar el cobro del cheque sin problemas y después le entregue el efectivo al verdadero beneficiario. 3.7 Movimiento Devolución Anticipo Este movimiento se utiliza para registrar las devoluciones de efectivo total o parcialmente de algún Anticipo generado anteriormente. El anticipo al que se deberá aplicar la devolución deberá tener el estatus Pendiente. 3.8 Movimiento Gasto Este movimiento se utiliza con la finalidad de registrar los gastos efectuados por la empresa. El movimiento podrá realizarse directamente sin que exista un movimiento que le preceda o automáticamente después que una solicitud ha sido aceptada. 9 de 12

10 3.09 Movimiento Gasto con Tarjeta de Crédito Sirve para registrar un gasto que fue pagado con tarjeta de crédito, el sistema hace diferencia entre los gastos que se pagan con cheque y los que se pagan con tarjeta de crédito ya que con la tarjeta el pago se hace a un tercero (Banco que expide la tarjeta a favor de la empresa) y no directamente al acreedor con el que se negoció el gasto Movimiento Gasto Prorrateado Este movimiento se utiliza para generar los gastos y prorratearlos (distribuirlos) contablemente entre centros de costos, departamentos, sucursales, proyectos o UEN s. Al concluir este movimiento se genera en Cuentas por Pagar un movimiento del mismo nombre Gasto Prorrateado Movimiento Gasto Recurrente Como su nombre lo indica, es un formato o plantilla de gasto que permite reducir el tiempo de captura de un movimiento y a su vez se puede generar periódicamente de forma automática (por ejemplo gastos de rentas, etc.). La plantilla generada para este tipo de gastos no genera ninguna cuenta por pagar. Este tipo de movimiento se registra desde el módulo de gastos pero para generarlo hay que ingresar a menú general Herramientas / Movimientos Recurrentes y procesarlo Movimiento Presupuesto Este movimiento se utiliza para registrar el presupuesto destinado para solventar los gastos realizados por la empresa. El presupuesto permitirá posteriormente comparar los gastos presupuestados o planeados contra lo que realmente se gastó. Al configurarse correctamente el movimiento, se podrá asignar un presupuesto de gastos ya sea por centro de costos, sucursal, UEN S, etc., y no dejara que se realicen más gastos de lo presupuestado en un periodo de tiempo especificado Movimiento Disminución del Presupuesto Este movimiento se realiza solamente como movimiento Nuevo y se utiliza cuando se desea registrar la Disminución del Presupuesto sin tener que cancelarlo. 4. REPORTES Los Reportes son informes fijos que tienen un conjunto de búsquedas específicas (Formas Previas) para las cuales fueron ideados y su información desplegada puede enviarse a Excel o Acrobat. Para realizar la consulta de un reporte utilice la siguiente ruta: Ruta de Acceso: Paso 1: Ir a Menú General presione Reportes / Seleccione Gastos Paso 2: Después elija el nombre del Reporte a Consultar 4.2 Reporte de Acumulados El reporte Acumulados desglosa el acumulado (cifra total) de los movimientos realizados en el módulo de gastos ya sea por concepto o por clase. 10 de 12

11 Al ingresar a este reporte la primera ventana que aparecerá será la forma previa Acumulados Gastos, en donde se seleccionan los rangos que se requieren del reporte. A continuación se muestra una vista preliminar del reporte Acumulados. Dentro del Reporte y como encabezado, aparecen el Nombre del Reporte, el Ejercicio y el nombre de la Empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los Subtotales, Totales y Gran Totales de la información. 4.3 Reporte General de Movimientos Este reporte desglosa la información de cada movimiento realizado en el módulo de Gastos. Para generar el Reporte se utiliza la siguiente forma previa especificando en cada campo los rangos y variables que deberá mostrar el reporte. Al tener los campos elegidos con las variables deseadas para la presentación del Reporte presiona el botón, se abre la Siguiente Pantalla. 11 de 12

12 4. Reporte Diario de Movimientos Este reporte muestra por día los movimientos que se realizaron en el módulo con sus totales de forma general, indicando las cuentas de dinero, formas de pago, clasificaciones y totales de los movimientos. A continuación se muestra una vista preliminar del reporte. 12 de 12

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