Listado de control de impagados

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1 Parte 2. Reclamaciones Gestión de cobro Listado de control de impagados Si después de realizar diversas gestiones de recobro no consigue recuperar un impagado, conviene analizar la viabilidad de una reclamación judicial. Disponer de toda la información ordenada es un primer punto a su favor. Muchas demandas que parecen fáciles acaban en nada, debido a la habilidad de los deudores. Unas veces éstos alegan unos supuestos defectos en las mercancías entregadas y consiguen enredar el asunto; otras veces son totalmente insolventes y, aunque se consiga una sentencia favorable, después no existen bienes con los que cobrar la deuda. Por eso es necesario asegurarse bien antes de interponer una demanda judicial. Verifique especialmente que dispone de los siguientes grupos de documentos. Documentos comerciales Recopile los documentos que acreditan que hubo una relación comercial válida y que usted cumplió con su obligación de entrega: pedido, albarán de entrega y factura. Verifique también que no haya faxes o documentos posteriores que puedan poner de manifiesto que hubo discrepancias en calidad o cantidad. Y si los hay, compruebe también que queda acreditado que las incidencias se resolvieron sin problemas. Im pag a d o Recupere también los documentos que acreditan el impago (cheque o recibo impagado), así como la correspondencia y cartas de reclamación que pueda haber intercambiado con el deudor desde la fecha del impago. So lv e n c i a Por último, obtenga informes comerciales y la documentación que acredite la solvencia de su cliente (o de los administradores de la compañía, si el deudor es una sociedad). 138

2 control de impagados Si su empresa tiene un impagado y después de realizar diversas gestiones de recobro no consigue recuperarlo, conviene analizar la viabilidad de una reclamación judicial. En este sentido, verifique si dispone de toda la información que le indicamos a continuación. Documentos previos 1. Dispone de un presupuesto o de una hoja de pedido aceptada y firmada por el deudor? 2. Si no dispone de ellos, tiene algún fax o carta que permita probar que el pedido realmente existió, o que el presupuesto estaba aprobado por el deudor? 3. Dispone de albarán de entrega firmado y sellado? 4. Hay documentos que prueben si hubo alguna incidencia tras la entrega? 5. Si la operación impagada se corresponde con trabajos extras no presupuestados, dispone de documentos que acrediten que dichos trabajos adicionales fueron aceptados por el cliente? Documentos que acrediten el impago Qué documento acredita el impagado? 6. No se ha recibido transferencia. 7. Recibo o letra sin aceptar impagada. 8. Cheque impagado. 9. Pagaré impagado. 10. Letra aceptada impagada. 139

3 11. Se presentó al cobro en el plazo legal y se dispone de protesto o declaración sustitutiva? En caso de cheque, pagaré o letra aceptada. 12. Dispone de documentos que acrediten posibles gastos o pérdidas adicionales derivadas del impagado? Para gestionar el impagado Prepare un dossier con la información básica de su cliente. 13. Informes comerciales y balances solicitados al contactar con él. 14. Antigüedad como cliente y volumen de ventas realizadas. 15. Incidencias anteriores. Reclamación extrajudicial Reclamaciones efectuadas: 16. Ha realizado gestiones informales (llamadas telefónicas, s ) para reclamar el pago? 17. Ha enviado un requerimiento de pago por burofax o conducto notarial? 18. Su abogado ha enviado una carta de reclamación? Reclamación judicial Antes de reclamar judicialmente Ha comprobado la solvencia y situación patrimonial del deudor antes de reclamar judicialmente el pago? 20. Su deudor se encuentra en concurso de acreedores? 21. Dispone de la documentación necesaria para presentar un juicio monitorio (factura, albarán ) o un juicio cambiario (pagaré o letra impagada)? 140

4 Recuperación del IVA de la factura impagada 22. Ha iniciado el procedimiento para recuperar el IVA de la factura impagada? 23. Ya ha reclamado el cobro mediante reclamación judicial o requerimiento notarial? 24. Ha verificado los plazos de que dispone para tramitar la recuperación del IVA del impagado? 141

5 Parte 2. Reclamaciones Gestión de cobro Aplazamiento de pago Si su cliente pasa por alguna dificultad, concederle un aplazamiento puede garantizarle una relación comercial duradera en el futuro. Sepa cómo actuar en estos casos. Si su cliente se demora en el pago de sus facturas, posiblemente está pasando por algunas dificultades financieras. Antes de emprender acciones legales, pondere si la situación es razonable: Si considera que su deudor saldrá adelante, concederle un aplazamiento puede ser una solución satisfactoria, y seguramente fortalecerá sus relaciones en el futuro. Acuerden un aplazamiento Pónganse de acuerdo para fijar unos plazos y cuotas razonables, que se adapten a las previsiones de tesorería de su cliente sin alargar los cobros excesivamente. Formalice los pagos mediante efectos aceptados. Pacte un interés de demora Incorpore un pacto de intereses. Recuerde que, al tratarse de un aplazamiento concedido en el ámbito de su actividad económica, sobre estos intereses no le van a efectuar ningún tipo de retención. Tampoco deberá considerarlos como base a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido. Y si finalmente no paga... Si al final debe reclamar la deuda por vía judicial, el aplazamiento previo demostrará su buena voluntad y supondrá un mayor rigor por parte del juez frente a un cliente que, aun con las facilidades ofrecidas, no pagó. 142

6 Aplazamiento de pago (Fecha) (Datos del destinatario) Apreciados señores: Hacemos referencia a nuestra factura de fecha , por importe de euros y vencimiento de pago , cuyo importe resultó impagado en su día. De acuerdo con las conversaciones mantenidas, les comunicamos el aplazamiento del pago detallado en los términos que a continuación se indican, aplicando sobre las cantidades aplazadas un interés de demora del % desde la fecha de vencimiento inicial. Fecha vencimiento Principal Intereses Total pago Junto con la presente les remitimos los correspondientes efectos cambiarios que documentan cada uno de los vencimientos, con el fin de que los acepten y nos los devuelvan con la mayor brevedad posible. Les agradeceremos, adicionalmente, que nos envíen una copia de la presente vía fax antes del día , expresando su conformidad. Reciban un cordial saludo, Firmado: (Empresa, nombre y cargo) 143

7 Parte 2. Reclamaciones Gestión de cobro Reconocimiento de deuda Si quiere asegurarse todavía más el pago de una deuda aplazada, firme un reconocimiento de deuda. El reconocimiento de deuda es un documento en el que su cliente reconoce adeudarle una cantidad derivada de una relación comercial. Es conveniente firmarlo cuando se ha producido un impagado, y en él pueden incluirse principal, gastos e intereses. Ventajas del reconocimiento de deuda Si concede un nuevo aplazamiento a su cliente y sólo le hace firmar unas letras de cambio o pagarés con diferentes vencimientos, el impago de uno de ellos no le permitirá reclamar toda la deuda (sólo podrá ejecutar esa letra o pagaré; y respecto a los pendientes, deberá esperar a que éstos vayan venciendo). En cambio, si junto con las letras o pagarés le hace firmar un reconocimiento de deuda, el impago de uno solo de ellos ya le permitirá reclamar la totalidad de lo adeudado. Otra ventaja es que, una vez que el cliente firme el reconocimiento de deuda, tendrá pocas opciones de oponerse al pago (pues ya habrá reconocido esa deuda con usted). Ga r a n t í as Asimismo, puede aprovechar también para solicitar garantías de pago. Puede solicitar un aval bancario (la opción más ventajosa) o de alguno de los socios o administradores. Asegúrese de que dicho aval es solidario y que los avalistas renuncian a los beneficios de división, orden y excusión. De esta forma, usted podrá ejecutar directamente el aval sin tener que justificar que ha perseguido todos los bienes de la empresa deudora. También puede solicitar como garantía una hipoteca sobre una finca, o una prenda (por ejemplo, sobre maquinaria de su cliente). Si su cliente acepta, asegúrese de que en el documento queda claro que, si con la venta de los bienes entregados en garantía no se cubre la deuda, usted podrá seguir reclamando la diferencia a su cliente. 144

8 Parte 2. Reclamaciones Gestión de cobro Me n c i o n es En todo caso, no olvide incluir en el reconocimiento de deuda las siguientes menciones: La cantidad que se adeuda y su procedencia. Los nuevos vencimientos otorgados, con el importe de cada uno de ellos, y la identificación de la letra o pagaré firmado por su cliente. Y, muy importante, la cláusula indicada en la que se pacte que el impago de uno solo de dichos efectos supondrá el vencimiento anticipado de la totalidad de la deuda. Así, ante el primer impago ya podrá reclamar judicialmente el 100% de la deuda (sin esperar a los sucesivos vencimientos). Escritura notarial Para que el reconocimiento de deuda pueda ejecutarse rápidamente en caso de impago, formalícelo en escritura notarial. Así, en caso de impago podrá reclamar mediante un juicio ejecutivo, que permite embargar directamente bienes del deudor. 145

9 Reconocimiento de deuda y fraccionamiento (Lugar y fecha) REUNIDOS De una parte, como ACREEDOR y, de otra parte, como DEUDOR PACTAN 1. Que Don (nombre del deudor) reconoce adeudar a Don (nombre del acreedor) la suma de euros, en concepto de facturas impagadas por diversas relaciones comerciales existentes entre ellos. 2. Que a pesar de que la deuda es líquida, vencida, y exigible, el deudor no está en disposición de hacer frente al pago inmediato de dicha cantidad. 3. Que por razón de lo anterior, las compañías citadas suscriben el presente documento de RECONOCIMIENTO DE DEUDA y FRACCIONAMIENTO. Así, se conviene el pago aplazado de la cantidad adeudada en mensualidades, con la emisión de Letras de Cambio cuyos datos, importes y vencimientos son los que a continuación se especifican: Vencimiento Total pago Datos de la Letra de Cambio emitida 4. En el caso de impago de alguno de los vencimientos pactados, el acreedor podrá reclamar inmediatamente la totalidad de la deuda reconocida, sin más dilaciones ni aplaza mientos, considerándose vencidas todas las cantidades pendientes. 5. Y en prueba de su conformidad, las partes firman el presente documento en el lugar y fecha arriba indicados. 146

10 Don En nombre y representación de la empresa Don En nombre y representación de la empresa Con mi intervención, (Fedatario público) 147

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