Organización y gestión de proyectos

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1 Organización y gestión de proyectos Pablo Martínez de Anguita Tema 4: Conceptos previos Lección 1: Agentes y ciclo del proyecto TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Lección 2: Agentes y ciclo del proyecto 1. Introducción al ciclo del proyecto 2. El proyecto como documento 3. Agentes en el ciclo del proyecto 4. Proyectos públicos y privados 5. Fases del ciclo del proyecto 6. Proyectos públicos y privados

2 TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Lección 2: Agentes y ciclo del proyecto 1. Introducción al ciclo del proyecto 2. El proyecto como documento 3. Agentes en el ciclo del proyecto 4. Proyectos públicos y privados 5. Fases del ciclo del proyecto NECESIDAD PROBLEMA OPORTUNIDAD IDEA DEL PROYECTO ESTUDIO DE PREVIABILIDAD ESTUDIO DE VIABILIDAD PROYECTO DEFINITIVO Metodología de formulación Metodología de evaluación Metodología de seguimiento y control EVALUACIÓN DE RESULTADOS OPERACIÓN Y GESTIÓN EJECUCIÓN DEL PROYECTO El proyecto Los proyectos tienen en general un desarrollo sucesivo en fases relacionadas, tienen un principio, que corresponden a la generación de una idea; un crecimiento y desarrollo, relacionados con la formulación del mismo; una madurez, en las fases de ejecución y operación, por último un ocaso, coincidente con su obsolescencia y desaparición.

3 EL proyecto como ciclo El proceso del proyecto es cíclico: de los resultados finales de un proyecto pueden surgir ideas de nuevos proyectos que continúan y completan el ciclo, y por otra parte, en una perspectiva interna, cada una de las fases precede a la otra. Es un proceso dinámico que incorpora la nueva información a los planteamientos previos y reorienta de esta manera el proceso de elaboración del proyecto (retroalimentación, feed- back). TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Lección 2: Agentes y ciclo del proyecto 1. Introducción al ciclo del proyecto 2. El proyecto como documento 3. Agentes en el ciclo del proyecto 4. Proyectos públicos y privados 5. Fases del ciclo del proyecto

4 El proyecto como documento Qué es un proyecto? Se entiende por proyecto la serie de documentos que definen la obra, en forma tal que un facultativo distinto del autor pueda dirigir con arreglo al mismo las obras y trabajos correspondientes. El proyecto como documento Qué es un proyecto? Todo proyecto tiene asignados: - Objetivos - Especificaciones a cumplir - Plazo de realización Presupuesto a emplear

5 TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Lección 2: Agentes y ciclo del proyecto 1. Introducción al ciclo del proyecto 2. El proyecto como documento 3. Agentes en el ciclo del proyecto 4. Proyectos públicos y privados 5. Fases del ciclo del proyecto (a partir de Trueba et al, 1995; de Cos, 1997) PROBLEMA NECESIDAD DIRECTOR FACULTATIVO AGENTES PROMOTOR público o privado PROYECTISTA CONTRATISTA ORGANIZACIÓN BENEFICIARIOS PROMOTOR ORGANIZACIÓN PROYECTO TÉRMINOS DE REFERENCIA PREVIABILIDAD Y VIABILIDAD REDACCIÓN EJECUCIÓN FUNCIONAMIENTO O EXPLOTACIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS AGENTES Y CICLO DEL PROYECTO

6 AGENTES SOCIALES PARA LA FORMULACIÓN, REDACCIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROMOTOR público o privado PROYECTISTA CONTRATISTA ORGANIZACIÓN BENEFICIARIOS Términos de referencia del proyecto PROMOTOR Pliego de prescripciones técnico administrattivas Experiencia profesional PROYECTISTA Dirección de ejecución del proyecto Propuesta de certificaciones Ejecución de las inversiones CONTRATISTA Proceso general de un proyecto Necesidades de los beneficiarios Bienes y servicios del proyecto Requerimiento de tareas Capacidad y actitud de la organización Fuente: D. Korten, 1980; Trueba, I., 1988 BENEFICIARIOS ORGANIZACIÓN Medio de expresión y comunicación de las necesidades Proceso de toma de decisiones de la Organización

7 Promotor/ empresario público o privado Es quien tiene la iniciativa para encargar el proyecto. Establece los términos de referencia: motivación, finalidad, condicionantes y sistemas de valores del proyecto. También establece la fórmula de contratación y las relaciones con los demás agentes. Proyectista Es el responsable de la elaboración del proyecto como documento definitivo, puede ser un experto o un equipo pluridisciplinar. Contratista Es el grupo empresarial ejecutor del proyecto. Debe poseer la capacidad técnica de interpretar el documento final (proyecto definitivo) y plasmarlo en la realidad. El contratista recibe el pliego de prescripciones técnico- administrativas del promotor del proyecto para realizar la ejecución de las inversiones de acuerdo con el presupuesto, funcionalidad, calidad y garantías previamente establecidas.

8 Beneficiarios Son las personas física auténticos beneficiarios del proyecto, importa identificarlos y conocer sus características, problemas y aspiraciones. Es importante conocer la tipología, estructura y nivel de diversificación y estratificación de la organización social beneficiaria. Es necesario conocer los beneficiarios en las zonas limítrofes o fronteras del proyecto. Es imprescindible el estudio de los grupos víctima, grupos de personas y organizaciones que se ven afectadas de forma negativa por el proyecto Organización Es el agente social (institución, fundación, agencia o empresa) encargado de organizar y gestionar el proyecto. Se podría considerar otro grupo como agentes del proyecto, como es el de los suministradores de materiales o servicios, necesarios para la redacción o ejecución del proyecto.

9 AGENTES PROYECTO PROMOTOR público o privado TÉRMINOS DE REFERENCIA - Cláusulas de contratación y administrativas (1) - Prescripciones técnicas DIRECTOR PROYECTISTA REDACCIÓN FACULTATIVO (3) prescripciones técnicas - Cláusulas de contratación del proyecto (2) - Pliego de Condiciones - Pliego de prescripciones técnicas CONTRATISTA EJECUCIÓN ORGANIZACIÓN BENEFICIARIOS FUNCIONAMIENTO O EXPLOTACIÓN TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Lección 2: Agentes y ciclo del proyecto 1. Introducción al ciclo del proyecto 2. El proyecto como documento 3. Agentes en el ciclo del proyecto 4. Proyectos públicos y privados 5. Fases del ciclo del proyecto

10 PROYECTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS Según sea el promotor público o privado, la organización beneficiaria o la financiación, los requisitos del proyectista o contratista y los procedimientos de relación con el promotor son diferentes. En los proyectos privados entre particulares, se rigen por normas de contratación y desarrollo de los trabajos que se acuerdan entre las partes, subordinadas a la legislación. PROYECTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS En los proyectos promovidos o financiados por administración rigen las normas incluidas en Real Decreto legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba el texto refundido de la LEY DE CONTRATOS DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS (B.O.E., núm. 148, de 21 de junio).

11 El proyectista Las carreras técnicas se ocupan de planear y proyectar las ideas del hombre sobre su ámbito exterior. Las peculiaridades de planificar y proyectar que realizan las ingenierías, las hacen útiles y las convierten en disciplinas autónomas. El ingeniero que planifica o proyecta ha de utilizar su conocimiento y su saber hacer tecnológico en un contexto conflictivo y multirelacionado, pero concretado en una situación precisa: cada caso es distinto, comporta una nueva necesidad y una nueva solución. El ciclo del proyecto Los proyectos en general tienen un desarrollo sucesivo en fases o etapas relacionadas entre sí. El ciclo del proyecto se define como la serie de actividades y etapas que se suceden partiendo de una realidad y transformándola conforme a unos criterios y objetivos propuestos. Los proyectos tienen un principio o generación de una idea, un crecimiento y desarrollo relacionado con la formulación del mismo, una madurez en las fases de ejecución y operación, y por último un ocaso coincidente con su obsolescencia y desaparición

12 TEMA 1. INTRODUCCIÓN A LOS PROYECTOS Lección 2: Agentes y ciclo del proyecto 1. Introducción al ciclo del proyecto 2. El proyecto como documento 3. Agentes en el ciclo del proyecto 4. Proyectos públicos y privados 5. Fases del ciclo del proyecto 6. Proyectos públicos y privados El ciclo del proyecto El proceso del proyecto se puede considerar cíclico, ya que de los resultados finales de un proyecto pueden surgir ideas de nuevos proyectos que continúan y complementan el ciclo, y por otra parte cada fase precede a la siguiente Es un proceso dinámico con feedback Las 4 primeras fases constituyen la preinversión IDEA DEL PROYECTO ESTUDIO DE PREVIABILIDAD ESTUDIO DE VIABILIDAD Metodología de formulación NECESIDAD PROBLEMA OPORTUNIDAD PROYECTO DEFINITIVO Metodología de evaluación Metodología de seguimiento y control EVALUACIÓN DE RESULTADOS OPERACIÓN Y GESTIÓN EJECUCIÓN DEL PROYECTO

13 El ciclo del proyecto Fase1: Idea de proyecto Sin ideas no hay proyectos Se requiere un esfuerzo creativo importante identificando proyectos potenciales como consecuencia de: Identificar un problema Aprovechar un oportunidad Satisfacer una necesidad. Las ideas de proyecto pueden: Archivarse para un futuro cuando haya un contexto mas favorable Rechazarse por completo por no considerarse viables Pasar a la fase de estudio de previabilidad o prefactibilidad para obtener más información El ciclo del proyecto. Fase 2: Estudio de previabilidad o prefactibilidad Se busca más información de manera que se reduzca el riesgo. El objeto es ver si las ideas son viables Se basa en fuentes elaboradas por otros (Institutos de Estadísitica ). Se determina: El interés y prioridad de la idea de proyecto Diagnóstico racional del área de proyecto Viabilidad técnica del futuro proyecto: Estudio de alternativas estratégicas para determinar metas Viabilidad legal, ambiental y social Identificación de problemas y obstáculos derivados de la puesta en marcha del proyecto Estudio de las fuentes de financiación Beneficiarios del proyecto Se toma una decisión como la anterior: archivar, rechazar o pasar a al fase de estudio de viabilidad o factibilidad

14 El ciclo del proyecto. Fase 3: Estudio de viabilidad o factibilidad Es un estudio más detallado que el anterior con más consumo de recursos, reducción de incertidumbre (en presupuestos hasta el 25%). Requiere información primaria, de la fuente donde se genera (p.e. detectar el interés de los potenciales usuarios. Se debe: Analizar los condicionantes que incidirán sobre el proyecto Localización, tamaño Diseño de la ingeniería a nivel de anteproyecto Definición en detalle del Plan de explotación Selección de alternativas estratégicas Definición concreta de los objetivos del proyecto Tecnología de producción o transformación con diseño casi definitivo Identificación y cuantificación de los costos y beneficios del proyecto desde una perspectiva ambiental, social y económica. Identificación y análisis de los agentes y beneficiarios Posibilidades de mercado y canales de comercialización Propuesta de organización, administración y gestión del proyecto Posibilidades de financiación comunitaria nacional, regional o local Estudio a fondo del marco legal Evaluación económica/multicriterio del proyecto Calendario de ejecución y puesta en marcha El anteproyecto (i) En la teoría clásica el anteproyecto constituye la primera etapa del proyecto, recoge los planteamientos iniciales y justifica las soluciones globales adoptadas para los distintos problemas que conlleva el proyecto AAPP 1961: Se entiende por anteproyecto los documentos necesarios para definir en líneas generales la obra o trabajo, de tal forma que permita formarse una idea del conjunto y deducir un presupuesto aproximado. Contará con una memoria descriptiva, unos planos a gran escala y unas valoraciones aproximadas

15 El anteproyecto (ii) Contempla globalmente el objeto del proyecto pero lo estudia con menos profundidad. Es más bien un proyecto poco estudiado, sin profundizar que el de fijar las grandes líneas, las soluciones básicas a los principales problemas que el trabajo plantea Este planteamiento tiene como consecuencia que al pasar a la fase de proyecto haya que rechazar frecuentemente las soluciones propuestas, ya que al ser estudiadas con detalle se ve la imposibilidad de ejecución Contenido del anteproyecto La memoria justifica las soluciones adoptadas para los principales problemas del proyecto y deberá plantear distintas alternativas que habrán de seleccionarse en la fase de proyecto. Recogerá toda la filosofía que permitió dichas soluciones Los planos serán muy generales a gran escala, mostrarán las soluciones básicas y esquemas de componentes que integran el proyecto El presupuesto tiene un grado de exactitud del 20-25%

16 El ciclo del proyecto. Fase 4: Proyecto definitivo El nivel de incertidumbre ha de ser menor al 10%. Constituido por documentos técnicos, financieros, económicos, ambientales y de organización que aseguren que la inversión puede hacerse. Incluye: Memoria Anejos a la memoria Estudio de la situación inicial sin proyecto, estudio descriptivo del medio ambiente, estudio del mercado de un sector, de alternativas estratégicas, ingeniería de proceso y diseño, justificación de precios del presupuesto, evaluación exante del proyecto, programación temporal de la ejecución. Planos Pliego de condiciones Presupuestos El ciclo del proyecto. Fase 4.1: La financiación En este momento hay que comprometer y materializar las ayudas e inversiones financieras. Los proyectos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y principios de la política europea podrán hacer uso de los instrumentos financieros para la puesta en marcha. Los ámbitos de ayuda de la UE suelen ser el ambiental y los de cohesión económica y social (p.e el FSE)

17 El ciclo de proyecto. Fase 5: Ejecución de las inversiones del Proyecto La ejecución es el momento en el que se inmovilizan los recursos para transformar la situación actual. Las ideas se transforman en realidades. Comienza con la licitación de obras de todo o parte del proyecto así como con la selección de la dirección de ejecución (dirección de obra en ingeniería) y se continúa con una gestión de la ejecución de las inversiones y un control y seguimiento de la ejecución del proyecto El camino crítico podrá influir en los resultados económicos y financieros. La terminación de esta fase se corresponde con la de liquidación de las obras, quedando materializadas las inversiones El ciclo del proyecto Fase 6: Operación y gestión Se explota el proyecto. Abarca desde la materialización de las inversiones hasta el final de la vida útil del proyecto. Mediante indicadores de seguimiento (económicos, técnicos, ambientales ) es posible hacer una revisión de la marcha del proyecto con el fin de alcanzar sus objetivos. Será necesario redefinir objetivos, tomar decisiones para que el proyecto se adecue a la realidad En esta fase aparece la gestión de proyectos o Project management, para poder operar y gestionar el proyecto

18 El ciclo del proyecto Fase 7: Evaluación Ex-post Finalizada la explotación del proyecto, la evaluación de resultados tiene por objeto determinar si se han cumplido o no los objetivos del proyecto. Para ello deben cuantificarse con unidades sencillas que puedan ser comparados resultados y objetivos. El análisis de los resultados desviación entre lo conseguido y lo programado) perseguido y programado pretende aprender y acumular experiencias para formular y ejecutar futuros proyectos. Además motiva a los equipos de formulación a esforzarse en la calidad de los trabajos y al promotor a decidir con más responsabilidad El ciclo en los proyectos privados Suelen carecer del estudio de previabilidad (fase 2) y a veces de la fase 3(estudio de viailidad)

19 La función de incertidumbre en el ciclo del proyecto A lo largo de las fases hay una cada vez mayor reducción de la incertidumbre al tiempo que hay un mayor consumo de recursos (tiempo, inversiones ) Según se avanza se reduce la incertidumbre hasta el umbral máximo previsible

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