Subvenciones a Instituciones

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1 Subvenciones a Instituciones Guía para los procesos administrativos del IDRC División de Administracíon de Subvenciones

2 Introducción Responsabilidad financiera del IDRC Filosofía administrativa Responsabilidad financiera del beneficiario Informes técnicos Informes financieros Certificación del informe finan-ciero Proyectos con financiación de varios donantes Importancia de los informes Cierre del proyecto Introducción El IDRC ha aprobado una donación para un proyecto de su institución y se han comprometido fondos para apoyar el trabajo de investigación. Este folleto fue escrito para ayudarle a entender los procedimientos administrativos que deben ser aplicados en los proyectos financiados por el IDRC. Por favor, lea cuidadosamente estas indicaciones, junto con el Convenio/Acuerdo de donación recibido del IDRC, y asegúrese de que todas las personas de su institución vinculadas a la administración de fondos del IDRC lo hagan de la misma manera. Los documentos adjuntos que acompañan el Convenio/Acuerdo de Donación cubren los puntos específicos del acuerdo contractual de su institución con el IDRC. Es importante que revise con cuidado todas las cláusulas y condiciones. Por favor, preste especial atención a la sección sobre gastos admisibles, porque problemas en esta área pueden generar retrasos en los pagos del proyecto. Tenga presente que sólo los gastos hechos durante el periodo del proyecto pueden ser reembolsados. En esta sección también se incluye importante información sobre el uso de los fondos de las donaciones para cubrir gastos de viajes aéreos y viáticos, la exclusión de pagos de tributos de importación y aranceles aduaneros, y los rubros que pueden ser incluidos como costos indirectos del proyecto. Es importante que también dedique especial atención al cronograma de hitos del proyecto. Estos hitos son hechos importantes planificados en el transcurso de su proyecto y son utilizadas por el IDRC para fijar el calendario de pagos del proyecto. En general, los hitos están marcados por informes técnicos o financieros, pero también pueden ser actividades del proyecto co-mo talleres o publicaciones. El Adjunto B del Convenio/Acuerdo de Donación incluye una tabla con los hitos de su proyecto. Es esencial que esas metas se cumplan durante el proyecto, para evitar retrasos en los pagos y posteriores trastornos en su investigación. Alcanzar estos hitos dentro de los plazos previstos también ayudará a asegurar que su proyecto no exceda la duración del Convenio/Acuerdo de Donación. 2

3 El IDRC desalienta las extensiones y favorece las prácticas sólidas de manejo de los proyectos, para evitar demoras en la presentación de informes. Sin embargo, si encuentra dificultades o retrasos importantes en la ejecución de su proyecto, por favor, comuníquese de inmediato con el IDRC para analizar su situación, de modo que pueda estudiarse una enmienda a su Convenio/Acuerdo de Donación. El IDRC está interesado en que los resultados de las investigaciones se compartan ampliamente con la comunidad de investigadores y organizaciones para el desarrollo. Por lo tanto, los documentos adjuntos al Convenio/Acuerdo de Donación incluyen cláusulas sobre la divulgación de los resultados de la investigación y los derechos de propiedad intelectual. Estas cláusulas ayudan a asegurar que su trabajo esté protegido y, a la vez, que esté disponible para otras personas en campos de investigación afines. Si tiene otras preguntas sobre los procedimientos y condiciones, o sobre lo que se le solicita hacer, por favor pida ayuda al oficial responsable o al funcionario administrativo de contacto identificados en su Convenio/Acuerdo de Donación. Responsabilidad financiera del IDRC Para el IDRC es necesario el cumplimiento de un estándar mínimo de rendición de cuentas porque es responsable directo ante los contribuyentes y organismos que aportan los fondos destinados a la investigación científica. El apoyo del IDRC a la investigación constituye una asociación con su institución. El IDRC depende de sus socios para presentar informes financieros y técnicos, precisos y en tiempo, que den cuenta de los fondos asignados a la investigación para el desarrollo. Filosofía administrativa El IDRC considera la administración de los proyectos parte integral del proceso de investigación. La información financiera y administrativa, precisa y en los plazos previstos, asegura que las actividades de su proyecto accedan a los recursos necesarios para seguir adelante a tiempo y de acuerdo con el presupuesto. Esta información le ayuda a usted a controlar la evolución de las actividades en curso y también permite al personal del IDRC observar el desempeño de su proyecto en los aspectos de investigación, administrativos y financieros. El IDRC es consciente de los problemas que pueden surgir en la implementa-ción de los proyectos y reconoce que las instituciones que financia tienen distintos sistemas contables y procedimientos administrativos. Por lo tanto, el Centro es tan flexible como puede con sus requisitos y sus funcionarios de programas y personal administrativo están comprometidos a trabajar en equipo con usted y su personal administrativo y financiero para brindar apo-yo permanente a su investigación. 3

4 Responsabilidad financiera del beneficiario Se espera que los beneficiarios administren los aspectos técnicos de las actividades que llevan a cabo con las donaciones del IDRC y efectúen controles financieros apropiados. La colaboración entre los investigadores y sus socios administrativos es esencial para asegurar una administración eficaz de los aspectos tanto sustanciales como financieros de los proyectos. El contrato de donación que usted recibió del IDRC determina el tipo y frecuencia de los productos técnicos e informes financieros (hitos) que deberán ser presentados. Los hitos del proyecto son hechos significativos tales como informes planificados, reuniones o talleres que señalan el progreso en su proyecto. Si durante la ejecución de su proyecto enfrenta dificultades importantes, por favor contacte al IDRC inmediatamente para discutir su situación, de modo que pueda estudiarse una enmienda a su contrato de donación. Normalmente, deberá presentar al menos dos documentos anuales: un informe técnico parcial, que indica el progreso técnico del proyecto, y un informe financiero, que reseña la situación financiera del mismo. En general, ambos se presentan a la vez. También tendrá que presentar dos informes finales, uno técnico y otro financiero, como condición para recibir el pago final del IDRC una vez completado su proyecto. Las donaciones para proyectos de apoyo a la investigación también requieren la presentación de informes técnicos y financieros satisfactorios al completar las actividades del proyecto. El funcionario responsable y el funcionario administrativo de contacto del IDRC están siempre disponibles para responder cualquier pregunta que pueda tener. Informes técnicos Su informe técnico debe aportar detalles de los avances hacia el logro de los objetivos definidos por el proyecto. Este informe deberá permitir al personal del IDRC evaluar tanto el progreso técnico de su proyecto como el propósito y la relevancia de todos los gastos realizados por el proyecto a la fecha del informe. Si su trabajo se realiza en colaboración con otras instituciones, en general es de esperar que todos los informes técnicos se preparen conjuntamente. Asimismo, probablemente se le solicite la entrega de informes parciales y finales. En un informe parcial (de avances), deberá hacer una descripción concisa de las actividades planificadas y completadas durante el periodo cubierto por el informe (vea las Directrices del Anexo 1). Especifique claramente el periodo exacto que abarca el informe y, para cada objetivo del proyecto, brinde detalles sobre el trabajo realizado, los resultados obtenidos, las actividades planificadas para el próxi-mo periodo, una evaluación o valora-ción del progreso logrado y un resu-men de problemas que puedan haber surgido y las acciones planeadas para resolverlos. También deberá informar brevemente sobre aspectos administrativos como cambios de personal, cambios organizativos en la institución, la situación de personas que estén capacitándose con el proyecto y futuras necesidades de capacitación. Puede presentar sus 4

5 informes parciales por vía electrónica o en el número de copias impresas estipulado en su contrato. En el informe técnico final deberá explicar qué se ha alcanzado con el dinero y el tiempo destinado a su proyecto y sacar lecciones de la experiencia (vea las Directrices del Anexo 2). El IDRC otorga un gran valor a estos informes y puede utilizarlos para publicar o divulgar los resultados del proyecto. Los artículos científicos no sustituyen al informe final del proyecto. Las copias de estos resultados científicos del proyecto deben ser presentadas por separado y estos deben ser resumidos o citados en el informe técnico final. Si los resultados científicos del proyecto se presentan separadamente del informe técnico final, deben tener un nivel científico adecuado a la(s) disciplina(s) involucrada(s) en el proyecto. Copias de herramientas de investigación como cuestionarios, guí-as de entrevistas y cualquier otra do-cumentación juzgada útil para com-prender el proyecto deberán ser anexadas al informe técnico final, especialmente si no están incluidas en ninguno de los resultados científicos del proyecto. Puede presentar sus informes finales por vía electrónica; sin embargo, normalmente deberá presentar cinco copias impresas de cada volumen en la fecha de conclusión de su proyecto o con antelación. Si necesita mayor información sobre los informes técnicos parciales o finales, por favor contacte al funcionario responsable mencionado en su Convenio/Acuerdo de Donación. Informes financieros Las organizaciones beneficiarias deberán administrar y manejar la mayoría de los rubros previstos en el presupuesto de donación. Los rubros que usted debe administrar están incluidos en la porción administrada por el beneficiario (RAP) del presupuesto que forma parte de su Convenio/Acuerdo de Donación. Una segunda sección de este presupuesto, llamada la porción administrada por el Centro (CAP), puede ser incluida en el Documento Adjunto C de su Convenio/Acuerdo de Donación. El IDRC conserva los fondos CAP en su nombre y los libera a su pedido. No es necesario que dé cuenta de estos fondos en su informe financiero. El IDRC apoya gastos de proyectos en ocho categorías: personal, consultores, evaluación, equipos, viajes internacionales, capacitación, gastos de investigación y costos indirectos. (El Anexo 3 detalla los gastos que pueden ser incluidos en cada categoría). Si necesita información adicional sobre alguna de las categorías presupuestales, por favor comuníquese con el funcionario administrativo de contacto mencionado en su Convenio/Acuerdo de Donación. El IDRC nunca paga el costo total de la investigación. Las instituciones beneficiarias deberán contribuir a sus proyectos y estas contribuciones deberán estar certificadas en el informe financiero que usted presente. El IDRC recomienda especialmente a las instituciones beneficiarias el uso del formulario FR5 (ver el Anexo 4). 5

6 Los informes financieros deben ser presentados al IDRC en la moneda utilizada en el presupuesto anexado a su Convenio/Acuerdo de Donación. Los formularios para este fin se encuentran en el Anexo 4. El informe financiero final deberá ser presentado en o antes de la fecha prevista de finalización de su proyecto. (Si los gastos tienen lugar has-ta la fecha de finalización de su pro-yecto, el IDRC aceptará la presentación del informe financiero final hasta 60 días después de completado el proyecto.) El informe financiero debe presentar suficientes detalles para que tanto usted como el IDRC evalúen la situación financiera del proyecto. Los informes financieros parciales deben incluir tanto los gastos reales de su proyecto como los previstos (para los informes parciales). Antes de ubicar los gastos dentro de las ocho categorías presupuestales del IDRC (formulario FR3), debe hacer un listado por rubros de sus gastos en el informe financiero, siguiendo el formato utilizado en el presupuesto incluido en el Convenio/Acuerdo de Donación que le hizo llegar el IDRC (vea formularios FR2. a-h). El Anexo 4 incluye los formularios que el IDRC ha diseñado para hacerle más sencilla y rápida la preparación de los informes financieros. Cada formulario abarca información financiera específica. FR1 Resumen de infor-mación del proyecto. Iden-tifica su proyecto y el período cubierto por el informe, pre-senta otras informaciones re-sumidas y certifica la exactitud del informe. FR2. a-h Formularios de gastos detallados y previ-siones. Brinda detalles de to-dos los rubros de gastos en cada categoría presupuestal y proyecta gastos futuros, in-cluyendo comentarios para explicar variaciones del presupuesto original. FR3 Resumen de gastos y previsiones. Resume o presenta presupuestos, gastos y previsiones de gastos a nivel de la categoría presupuestal. FR4 Recibos de caja y moneda extranjera. Regis-tra todos los pagos recibidos del IDRC y los correspondien-tes cálculos del tipo de cam-bio. FR5 Notificación del recibo de fondos paralelos y contribuciones locales. Informa sobre los fondos reci-bidos de otros donantes así como de contribuciones lo-cales a su proyecto. Certificación del informe finan-ciero Todos los informes financieros presentados al IDRC deben estar firmados tanto por el jefe del proyecto como por el funcionario financiero principal (o su representante autorizado) de la institución beneficiaria. La falta de ambas firmas causará atrasos significativos en los pagos del proyecto. Proyectos con financiación de varios donantes En algunos casos, su proyecto puede obtener fondos de varios donantes. Cuando fondos 6

7 adicionales son aportados directamente por otro donante a su proyecto, usted debe especificar en su informe financiero al IDRC el monto de recursos recibidos de cada donante (vea el formulario FR5). Si se utiliza el informe global de proyectos (por ejemplo, cuando los fondos se utilizan y se informa sobre ellos sin tener en cuenta la fuente donante), usted no podrá usar los formularios incluidos en este folleto. En este caso, utilice el formato de presupuesto incluido en el Documento Adjunto C de su Convenio/Acuerdo de Donación. Importancia de los informes Los pagos sucesivos de la donación son habilitados por el logro satisfactorio de los hitos del Documento Adjunto B de su Convenio/Acuerdo de Donación. Estos hitos pueden basarse tanto en hechos como en informes. El IDRC analiza los informes técnicos y financieros que usted presenta para determinar su precisión técnica y financiera y su integridad. Dado que estos documentos son una condición para nuevas entregas de fondos o para el pago final del proyecto, la falta o insuficiencia de la documentación provocará retrasos en los pagos del proyecto. El informe técnico es revisado en detalle por el funcionario responsable identificado en el Convenio/Acuerdo de Donación. Este funcionario evalúa el progreso del proyecto en vista de los objetivos definidos y determina, desde la perspectiva de la investigación, si hay logros satisfactorios que justifiquen pagos adicionales para el proyecto. El análisis del IDRC de los informes financieros se centra en tres aspectos diferentes (recibos de donaciones y tipos de cambio; variaciones de los gastos reales y previstos y explicaciones de estas variaciones; y movimientos de caja). Si surgen preguntas en alguna de estas revisiones del IDRC, el funcionario responsable o el funcionario administrativo de contacto le solicitarán aclaraciones. Una vez que usted haya aportado toda la información faltante, se completará el análisis del IDRC y se procesará el siguiente pago, si este ha sido garantizado. Cierre del proyecto El IDRC espera que su institución presente un informe técnico final satisfactorio en o antes de la fecha prevista para la consumación de su proyecto. Cuando sea necesario, el informe financiero final debe llegar al IDRC dentro de los 60 días posteriores a la fecha de finalización prevista de su proyecto. Esta demora es suficiente como para que los beneficiarios puedan cerrar sus libros y procesar cualquier gasto residual del proyecto. Lea cuidadosamente su Cronograma de hitos en el Documento Adjunto B de su Convenio/Acuerdo de Donación para asegurarse que posibles retrasos en los informes financieros no comprometan la fecha prevista para la consumación del proyecto. El informe financiero final debe cubrir todos los fondos gastados por el proyecto y realizarse 7

8 siguiendo las pautas y detalles del Convenio/Acuerdo de Donación. El informe técnico final debe reseñar la investigación realizada con los fondos del proyecto e incluir, entre otras cosas, el plan de divulgación de los resultados de la investigación. Tras la revisión y aprobación de ambos informes, el IDRC hará el pago final (si corresponde) y procederá al cierre del proyecto. Después de esto, no habrá otros fondos disponibles para su proyecto. Por favor tenga presente que el IDRC podrá cerrar el proyecto en cualquier momento si usted incumple los términos de su acuerdo, incluyendo los plazos de presentación de informes y otros hitos. 8

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