Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica

Transcripción

1 Ministeri de Cultura de España Nº de Frmulari: 8 Dirección General del Archiv Nacinal de Csta Rica Fundación Pr-Rescate de Dcuments Frmulari para la aplicación del Cens Guía de Archivs en Csta Rica El Presente frmulari, tiene la finalidad de recpilar infrmación de diferentes Archivs Centrales del Sistema Nacinal de Archivs y dispner de instruments de descripción detallads para el adecuad servici de cnsulta al ciudadan, nrmalizand la descripción para su acces en Red. Además de garantizar la difusión de ls valiss fnds dcumentales que se cnservan en diversas institucines pertenecientes al Sistema Nacinal de Archivs de Csta Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nmbre del Archiv: Archiv Central de la Municipalidad de San Jsé Frmas Excluídas: Archiv Central Nmbre Paralel: (*) Acrónim del Archiv: CR-MSJ-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Gegráfica: X Iberamérica (*) País: Csta Rica (*) CCAA / 1 División Territrial: / Marcar cn X Prvincia de: X Alajuela Cartag Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San Jsé Prvincia / 2 División Territrial (Cantón): Central 1

2 (*) Municipi (Distrit): La Merced Núcle de Pblación Menr: Calle: Avenida 10 Calle 28 Códig Pstal: San Jsé DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: Crre electrónic: / Teléfn(s): 1. (506) Fax: 1. (506) DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Hrari de Apertura: L-J: 7:30-16:00, V: 7:30-15:30 hras Hrari de Cierre: sábad, dming y feriads de ley Hras semanales de apertura: 48 hras Marque cn X X Acces Libre Acces restringid DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellids: Calderón / Marín Nmbre: Nuria Carg: Jefe, Sección Archiv Central 2

3 Fecha de nmbramient (Día / Mes / Añ): 09/05/1989 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque cn X X Públic Privad Tip de Archiv: Marque cn X Archiv General del Estad Archiv Ntarial X Archiv Municipal Archiv de Registrs Públics Archiv Dicesan Archiv de Catedral Clegiata Archiv Parrquial Archiv de Institución Penitenciaria Archiv de Asciación Archiv de Clegi Prfesinal Archiv de Partid Plític Archiv Empresarial Archiv Hspitalari Archiv de Centr Benéfic Archiv de Centr Dcente Archiv Universitari Archiv de Institución Científica y de Investigación Archiv de Medis de Cmunicación Archiv de Organización Sindical Archiv de Organización Patrnal Archiv de Organism Internacinal Archiv Bancari Archiv de Cámara Agraria Archiv de Derechs Humans Gestinad pr: Marque cn X X Administración Autnómica / territrial Administración Central Administración Lcal Otras administracines públicas Pder Judicial Pder Legislativ 3

4 Administración Central: (*) Según el Cicl Vital: Marque cn X X Archiv Históric Archiv Intermedi Archiv Central Archiv de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA La Municipalidad de San Jsé data de 1813, creada cm Ayuntamient a partir de la Regulación de ls Municipis de la Cnstitución de Cádiz, es un órgan plíticadministrativ regid pr el Códig Municipal. En 1974 la Sección de Archiv de la Municipalidad de San Jsé, tenía en custdia dcuments desde el añ 1923 y plans desde 1910, cn excepción de ls librs de actas del períd , que custdiaba la Secretaría del Cncej. En 1975 se reprtó insuficiencia de espaci en ls depósits. Sin embarg, el estad de cnservación de ls dcuments era óptim, y se recibían anualmente transferencias de dcuments. En 1980, el edifici Municipal sufrió un incendi y se perdió gran cantidad de dcuments y muchs quedarn dañads pr causa del fueg y del agua. En 1988 la Dirección General del Archiv Nacinal brindó una asesría para la creación de un Archiv Central, se di capacitación e implementó un plan de clasificación para sistematizar ls archivs de gestión. En 1990 se reprtan cndicines inadecuadas del lcal del Archiv Central y ls cnsecuentes prblemas de preservación, aunads a la desrganización de ls subfnds dcumentales. Es trasladad a tr lcal de 278 metrs cuadrads y a partir de 1992 se lgran resultads psitivs en la administración de ls dcuments. En 1994 la Cmisión Nacinal de Selección y Eliminación de Dcuments aprbó las tablas de plazs de cnservación de dcuments de la Municipalidad de San Jsé, y en 1995 se le brindó asesría archivística al Departament de Patentes cm parte del trabaj de rganización dcumental en la institución. En materia de transferencia de dcuments el Archiv Central remitió al Archiv Nacinal en diciembre de 1994 y setiembre de 2005, las actas de sesines del Cnsej Municipal del períd cmprendid entre 1863 a 1982 y una clección de leyes y decrets, Actualmente la Sección de Archiv Central tiene un edifici que cumple cn ls requisits indicads en la Ley 7202 del Sistema Nacinal de Archivs del 24 de ctubre de 1990 y su Reglament, igualmente se prcura cumplir cn las funcines y dispsicines establecidas en la legislación vigente. 4

5 Fundación del Archiv: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Añ): 1989 Nrma de Fundación (Día / Mes / Añ): Nta: Se ignra la fecha de creación del Archiv Central y debid a que durante muchs añs estuv a carg de persnal empíric, se cnsidera pertinente establecer el añ 1989 cm fecha de fundación, a partir de la cntratación de un archivista para que se encargará de su rganización y administración. Supresión del Archiv Fecha de Supresión: / / Nrma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edifici: El Archiv Central se encuentra ubicad en un lcal que mide aprximadamente 614 m 2, cnstruid hace 17 añs, el edifici está cnstituid pr las siguientes áreas: Área Administrativa Área de Depósit Área de Cnsulta A finales del añ 2007 el edifici fue ampliad en ds piss y remdelad, cnfrmand las areas Administrativa, Cnsulta y una sección del Área de Depósit. Está cnstruid de cncret cn pis de cerámica, tech de zinc cn estructura en perlin, ciel ras de fibrlit y puertas de madera. La sección de Depósit ubicada en el segund pis utiliza estantería móvil. A diferencia de las áreas anterires, el rest del Área de Depósit está cnfrmad cn paredes de cncret sin pintura, pis lujad, estantes metálics, tech de zinc cn estructura de perlin sin ciel ras. En el edifici hay extintres de fueg. Además cuenta cn seguridad las 24 hras, sin embarg, el acces al edifici n es cntrlad. Metrs Cuadrads de Depósit: 532 m 2 (*) Metrs lineales de estantería: 1136 m/l (*) Númer de puests de sala: 4 5

6 Facilidades para discapacitads: Marque cn X N DOCUMENTACIÓN (*) Metrs lineales de dcuments: 4704 m/l GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: N existen guías de archiv. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6

7 ALCALDÍA Sección de Cntralría de Servicis Dirección de Asunts jurídics Despach del Alcalde Departament de Cmunicacines Sección de P rtcl Departament de Participación Ciudadana GERENCIA DE PROVISIÓN DE SERVICIOS GERENCIA ADMINISTRATIVA -FINANCIERA Departament de Gestión Urbana INFORMACIÓN CATASTRAL Y GEOGRÁFICA Departament de Recurss Humans Dirección Administrativa DIrección de Tecnlgías de Infrmación Dirección Financiera Dirección de Planificación y Evaluación Departament de Gestión Ambiental GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL RECURSO HUMANO Departament Departament de Departament Servicis Sciales y Servicis Servicis Culturales Ecnómics Ambientales Departament de Platafrma de Servicis Departament de Desarrll de bras públicas Departament de Seguridad Ciudadana Departament de Servicis Interns Departament de Recurss Materiales y Servicis Departament de Desarrll de Sistemas Departament de Departament de Administración y Gestión de Prcesamient de Infraestructura Dats Tecnlógia Departament Departament de Departament de Gestión de planificación y de cntabilidad Ingress y cntrl financier Tesrería Departament de desarr ll ecnómi c, DESARROLLO DE scial y cultural PERSONAL ASEO DE VÍAS GESTIÓN DE RESIDUOS PARQUES Y AREAS VERDES DISEÑO E INGENIERÍA CONSTRUCCIÓN Y CONSTRUCCIÓN Y MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO DE OBRAS DE RED PLUVIAL MAQUINARIA Y EQUIPO SEGURIDAD INTERNA MANTENIMIENTO AUTOMOTOR TRANSPORTES SERVICIOS GENERALES SECCIÓN ARCHIVO CENTRAL SECCIÓN CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ALMACENES Y DISTRIBUCIÓN INGRESOS TRIBUTARIOS Y NO TRIBUTARIOS EGRESOS GESTIÓN DE COBRO Departament Observatri Municipal SELECCIÓN Y RECLUTAMIENTO GERENCIA DE GESTIÓN MUNICIPAL Departament de Mnitre Organizacinal EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Dirección de Regulación y Seguimient PERMISOS Y PATENTES CALIDAD DE VIDA LABORAL Departament de Regulación INSPECCIÓN Fuente: Cnsultría del Prces de Transfrmación Organizacinal para la Municipalidad de San Jsé. PROIDII, Universidad de Csta Rica 7

8 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque cn X Taller de restauración: Sí X N REPRODUCCIÓN. Marque cn X Servicis de reprducción dcumental N Servicis de ftcpias N Servicis de ftgrafías Sí X N Servicis de micrfrmas Sí X N Servicis de reprduccines digitales N BIBLIOTECA Marque cn X Bibliteca auxiliar Sí X N 8

9 Nº de mngrafías: 0 Nº de Títuls de publicacines periódicas: 0 INFORMATIZACIÓN Marque cn X Funcines infrmatizadas: N Gestión de usuaris: Sí X N Descripción de fnds N Lenguajes Dcumentales N Otra infrmación: Se utiliza una base de dats en Access y tra de administración electrónica de dcuments llamada Visin ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadr de Clasificación Denminación de la agrupación: Orgánic- Funcinal. Agrupación Superir: Cncej Municipal CUESTIONARIO 9

10 DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Añ): 28/01/2008 Dats del infrmante: Apellids: Calderón / Marín Carg: Nuria. Puest: Jefe del Archiv Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista a la señra Nuria Calderón Marín, Jefe del Archiv Central. Cens elabrad pr: Carlina Tenri Picad. OBSERVACIONES Observacines: Actualmente la institución se encuentra en una reestructuración pr l tant, es psible que el rganigrama sufra cambis. N bstante, se adjunta la última versión ficial del rganigrama. (*) Camps Obligatris 10

11 PLAN DE CLASIFICACION MUNICIPALIDAD DE SAN JOSE Cncej Municipal Departament de Auditría Departament Secretaria Municipal 2. Alcaldía Sección Cntralría de Servicis Sección de Prtcl Departament de Cmunicacines Departament de Recurss Humans Sección de Calidad de Vida Labral Sección de Desarrll de Persnal Sección de Evaluación del Desempeñ Sección Gestión Administrativa del Recurs Human Sección de Selección y Reclutamient 2.1 Alta Gerencia 2.2 Dirección de Asunts Jurídics 3. Gerencia Administrativa Financiera 3.1 Dirección Administrativa Sección Archiv Central Sección Centr de Dcumentación Departament de Recurss Materiales y Servicis Sección Almacén y Distribución Departament de Servicis Interns Sección Seguridad Interna Sección Servicis Generales Sección Transprtes 3.2 Dirección Financiera Departament de Cntabilidad 11

12 3.2.2 Departament de Gestión de Ingress y Tesrería Sección Ingress Tributaris y n Tributaris Sección de Egress Sección de Gestión de Cbr Departament de Planificación y Cntrl Financier 3.3 Dirección de Tecnlgías de Infrmación Departament de Administración y Prcesamient de Dats Departament de Desarrll de Sistemas Departament de Gestión de Infraestructura Tecnlógica 4. Gerencia de Gestión Municipal Departament de Participación Ciudadana 4.1 Dirección de Planificación y Evaluación Departament de Desarrll Ecnómic Scial y Cultural Departament de Gestión Ambiental Departament de Gestión Urbana Sección de Infrmación Catastral y Gegráfica Departament Observatri Municipal 4.2 Dirección de Regulación y Seguimient Departament de Mnitre Departament de Regulación Sección de Inspección Sección de Permiss y Patentes 5. Gerencia de Prvisión de Servicis Sección Manteamient Autmtr Departament de Desarrll de Obras Públicas Sección Cnstrucción y Mantenimient de Obras Sección Cnstrucción y Mantenimient de Red Pluvial Sección Diseñ e Ingeniería Sección Cnstrucción de vías y Maquinaria 12

13 5.0.2 Departament de Platafrma de Servicis Departament de Seguridad Ciudadana Departament de Servicis Ambientales Sección de Ase de Vías Sección de Gestión de Residus Sección de Parques y Areas Verdes Departament de Servicis Culturales Biblitecas Infantiles Departament de Servicis Sciales y Ecnómics 13