Gestión Documental Integrada y Unificada: El conocimiento archivístico motor para su implantación

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1 Gestión Documental Integrada y Unificada: El conocimiento archivístico motor para su implantación Margarita Vázquez de Parga Consultora gestión Documental y Archivos Xxxv Reunión del Sistema Nacional de Archivos San Luis de Potosí Octubre 2013

2 Informática El Corte Inglés Formamos parte de El Corte Inglés, grupo español líder en el mundo de la distribución La compañía del grupo especializada en tecnologías de la información comprometida con la calidad, y la innovación necesarias para adaptarse a los actuales modelos de e-gobierno y de negocios. Alto posicionamiento en el ámbito de la empresa privada y en la administración pública. 2

3 Nuestra presencia NORTEAMÉRICA USA MIAMI - BOSTON AMÉRICA CENTRAL Y LATINOAMÉRICA ARGENTINA BUENOS AIRES BRASIL SAO PAOLO CHILE SANTIAGO COLOMBIA BOGOTÁ COSTA RICA SAN JOSÉ REPÚBLICA DOMINICANA SANTO DOMINGO MÉXICO MÉXICO DF PANAMÁ CIUDAD DE PANAMÁ PERÚ LIMA Trabajando en 15 países y en la Comunidad Económica Europea, con más de empleados EUROPA REPÚBLICA CHECA PRAGA ITALIA MILÁN PORTUGAL LISBOA REINO UNIDO LONDRES BRUSELAS (Comunidad Económica Europea) ESPAÑA OFICINA CENTRAL MADRID +18 DELEGACIONES 3

4 E-Gobierno: Un nuevo concepto de Administración Nuevo concepto de Administración Al servicio del ciudadano Accesible Ágil, eficiente y eficaz Simplificada Interoperable Sin Papel Respetuosa con la privacidad de los ciudadanos Segura TRANSPARENTE Archivos administrativos que faciliten la rendición de cuentas Incorporación de las TIC más actuales e innovadoras E-Gobierno en México Ley Federal de procedimiento Administrativo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental Reglamento de la Ley de Transparencia Lineamientos desarrollo del Reglamento Utilización de medios electrónicos en la relación de los ciudadanos con la Administración EIDA Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos Interconexión de las Administraciones Accesibilidad de la información en la Web Ley Federal de archivos 4

5 El modelo de E-Gobierno Multicanal Presencial Electrónic o Movilidad Telefónico CLOUD Ciclo de vida del expediente y del documento La participación del archivista es fundamental desde el momento de la definición del modelo 5

6 Hacia una Gestión Documental integrada y unificada El e-gobierno ya es una realidad Impacto en la gestión documental: Crecimiento de la producción de documentos electrónicos Convivencia de documentos físicos y documentos electrónicos Necesidad de contar con Sistemas de Gestión Documental integrados y unificados que permitan: Contemplar el ciclo de vida de los documentos y expedientes en su totalidad: concepto del ciclo continuo La gestión unificada de los documentos físicos y electrónicos Mantenimiento de los principios y metodología archivística para su gestión: Proyecto INTERPARES 6

7 Producción de documentos electrónicos Para garantizar la transparencia y rendición de cuentas del e-gobierno los documentos electrónicos deben ser auténticos, íntegros y accesibles a largo plazo Documentos nativos electrónicos Documentos digitalizados Documentos presentados por los ciudadanos en las Oficinas de enlace Producidos por las administraciones Por la automatización De la gestión Imágenes Digitales de documentos analógicos: Sustitución de originales: Digitalización certificada Consulta y difusión, conservando los originales Requisito: deben contar con signos de validación electrónica: firma, sello de tiempo 7

8 Sistemas de Gestión documental Normas y estándares internacionales Diseño del Sistema ISO 15489: Diseño e implementación de Sistemas de Gestión documental Familia ISO 30300: Certificación de calidad del Sistema de Gestión documental La plataforma de gestión Requerimientos funcionales de las aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos de archivo ISO , 2 y 3: Diseño y funcionalidades de los Sistemas de Gestión de documentos electrónicos en fase de oficina La gestión de los documentos electrónicos ISO Modelo OAIS: Sistemas de gestión de documentos electrónicos ISO PDF/A: formato de conservación a largo plazo ISO de metadatos para gestión de documentos La participación de archivistas en su definición ha sido fundamental 8

9 Sistemas de gestión documental: norma ISO Fase 1 Análisis Situación Fase 2 Análisis Actividad Fase 3 Identificación Documentos conservación necesarios Fase 5 Definición Estrategia Fase 6 Diseño del Sistema Fase 4 Informe Sistemas existentes Política Normas Fase 8 Seguimiento Y Adaptaciones Implantación Diseño Fase 7 Implementación El conocimiento archivístico es fundamental para el diseño e implementación del Sistema de Gestión Documental 9

10 Gestión de documentos electrónicos: OAIS/ISO PLAN DE PRESERVACIÓN P R O D U C T O R E S PIT CAPTURA Sello de tiempo Información descriptiva PIA B.D. Gestión de información Sistema de Almacenamiento Información descriptiva PIA PIC CONSULTA Y ACCESO PIC U S U A R I O S E-Índice E-firma ADMINISTRACIÓN 10

11 Plataforma de gestión del SGDEA Requisitos funcionales obligatorios Cuadro de Clasificación jerárquico multinivel Descripción Transferencia Captura y Registro de documentos Búsquedas, Recuperación y Presentación Valoración, Conservación y Eliminación Auditoría y Seguridad Administración La participación de archivistas es fundamental para el diseño funcional de la plataforma 11

12 E-Administración en España: Esquema Nacional de Interoperabilidad Objetivo: Hacer posible que las Administraciones puedan interoperar entre sí Elementos principales de interoperabilidad: Requisitos funcionales Operativos: obligatorios Introducir elementos comunes de actuación Semánticos: Aportar un lenguaje común en la AA PP Técnicos: Facilitar la compatibilidad Firma electrónica y certificados aceptados Estructura y composición del documento y expediente electrónicos, Metadatos Formatos aceptados para conservación a largo plazo Digitalización de documentos Modelo de datos para intercambio de asientos registrales Procedimiento de copiado auténtico y conversión de formatos 12

13 La solución de E-Gobierno de IECI Presenci Multicanal al Electróni co Movilidad Telefónic o CLOUD 2013 Ciclo continuo del documento y expediente Ingreso y salida de documentos Digitalización y compulsa de documentos físicos Distribución inmediata Integrado con el registro Facilidad de uso Documento electrónico nativo expediente electrónico nativo Integrado con servicios comunes de la administración. Integrado con tramitación y servicios comunes Gestión de documentos físicos y electrónicos Gestión de ingresos, descripción valoración, eliminación Cumple normativa Digitalización 13

14 Registro: modelo funcional DBPO Registro a otros organismos Oficina registro 1 Oficina registro n Digitalización diferida Libro único electrónico SIR CSV Framework de servicios Distribución DCO Sede Electrónica Unidades de Tramitación Registro electrónico Consulta registros Consulta documentos por CSV BPM 14 Certificado electrónico Integraciones

15 Sicres: Registro electrónico Autenticación. Acceso a la sede electrónica con certificado digital Formulario. Cumplimentación del formulario de solicitud correspondiente al trámite Firma y Envío. Firma de la solicitud y envío de la misma, con los documentos anexos Validación. Validación de documentos anexos, datos y firma de la solicitud Registro. Creación del asiento de registro electrónico. Asignación de fecha y número de registro Emisión de justificante. Emisión del justificante de registro firmado por el Organismo Inicio expediente. Inicio automático del expediente (opcional) 15

16 Invesflow: Tramitación de Expedientes: modelo funcional Permite estructurar y modelar los procesos de negocio basado en flujos de trabajo articulados con fases, trámites y documentos. Fases T r á m i t e s Inicio Inicio Revisión Subsanación Instrucción Inform e Propuesta Notificación Terminación Resolución Notificación Archivo Archivo Reutilizables Documentos Normalización Registro E/S Enviar correo Esperar AR Esperar recurso Generación automática Subprocesos Expediente electrónico Registro de Entrada / Salida 16

17 ArchiDOC: Modelo Funcional ISO ISO 1905-PDFA Expediente Electrónico Sistemas Tramitadores Expediente Físico Servicios web a la Administración Servicio a ciudadanos ISO ENI ISAD-ISAAR EAD-EAC Transferencias Préstamos / Consulta Clasificación y Descripción Sistema de Gestión de Archivo Gestión Transferencias Identificación y Valoración Catálogo Procedimientos Gestión de Depósitos Gestión de Préstamos Gestión de Eliminaciones Digitalización Administración (Gestión de usuarios, auditoria, ) Documentos del ciudadano Geográficos Terceros Organización Archivo Físico Archivo Digital 17

18 Casos de éxito de entre más de 100 instalaciones AL-SIGM: Sistema integrado para Gestión Municipal: 60 instalaciones Principado de Asturias: Sistema SPIGA : Sistema Integrado Registro, Requisitos Tramitación funcionales y Archivo obligatorios Administración del Gobierno de Canarias: Más de 1000 usuarios Archivos de la Administración Foral de Navarra Archivo General de la Nación de México Confederación Nacional de Seguros y Finanzas (México Archivo General de la Nación de Colombia Archivo General de la Nación de Panamá Archivo del Ministerio de Defensa de Colombia 18

19 Informática El Corte Inglés Dirección Más información w ww.informaticaelcorteingles.com 19

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