SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA CAPTRALIR
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- Valentín Padilla Maldonado
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1 SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA CAPTRALIR
2 LA CAPTRALIR IMPLEMENTA EN 2013: EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS S I A
3 CONVIRTIENDOSE DENTRO DEL GDF EN: LA PRIMERA Entidad que maneje sus archivos en apego a la Ley de Archivos del Distrito Federal LA PRIMERA ENTIDAD dentro del GDF que SISTEMATICE los procesos de la Administración de Documentos (GESTIÓN-ARCHIVO)
4 El SIA contribuirá de forma prioritaria en: Fortalecer la Eficiencia Administrativa Sistematizar la Gestión de Documentos Modernizar los Archivos Documentales Facilitar el Acceso a la Información Apoyar la Toma de Decisiones Propiciar el uso Racional del Papel Optimizar los Recursos Reciclar TODO el Desecho de Papel que genera
5 Esta CULTURA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, Permitirá la instalación del SIA Colocará a la CAPTRALIR a la vanguardia de la Archivística Moderna y:
6 1. Capacitar a los Responsables de Archivo 2. Designar a los Responsables de Archivo de Trámite (RAT) 3. Capacitar a todo el personal de la CAPTRALIR es este nuevo paradigma 4. Reelaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística 5. Adecuar el Catálogo de Disposición Documental 6. Depurar el Archivo de Concentración (incluyendo los atados del edificio anexo) 7. Concluir el Sistema de Gestión Documental 8. Reorganizar el Archivo de Concentración de la CAPTRALIR 9. Organizar los Archivos de Trámite de las áreas 10. Poner en Operación el SIA
7 El SIAse fundamenta en las teoría modernas de Administración de Documentos. La Administración de Documentos dentro de la CAPTRALIR incluirá 2 procesos: El Control de Gestión.- Permitirá CONTROLAR eficazmente los documentos durante todo su trámite o gestión. El Archivo Documental.- Permitirá ORDENAR Y UBICAR fácilmente todos los documentos, durante el tiempo que los mantenga archivados el organismo, en los archivos de trámite, concentración o histórico
8 El SIA controlará la GESTIÓN ADMINISTRATIVA Sistematizando la Oficialía de Partes y las Unidades de Control de Gestión Mediante: 1.La sistematización de la Oficialías de Partes 1.La sistematización de la Oficialías de Partes 2.El establecimiento de las Unidades de Control de Gestión 3. El ingreso de todos los documentos externos por la oficialía. 4.El control de los documentos internos en la Unidades de Control de Gestión 5. El establecimiento de un proceso que homologue estos procesos. 6. Reingeniería de los Procesos documentales en la CAPTRALIR. 7.Que la gestión documental se realice ligada a el documento origen. 8.Que el proceso de Archivo se sistematice.
9 Así mismo, El SIA, permitirá organizar adecuadamente los ARCHIVOS DOCUMENTALES Y/O ELECTRÓNICOS Donde los archivos originales deberán custodiarse por el área que los generó.
10 El SIA es una obligación de la Ley de Archivos y tiene fundamento en la Ley de Transparencia, Este concepto concibe los documentos como entes vivos, con un ciclo de vida. Con 3 fases: 1ª FASE ACTIVA/ Gestión Documental-Archivo de Trámite 2ª FASE SEMIACTIVA/ Archivo de Concentración 3ª FASE INACTIVA/ Archivo Histórico De acuerdo con ello, se deberá contar con un Archivo de Trámite en cada área, un Archivo de Concentración de la CAPTRALIR y un Archivo Histórico de la CAPTRALIR.
11 El SIA operará a través de dos catálogos fundamentales: Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Estos instrumentos deben concluirse en AGOSTO DE 2013
12 El SIA homologa la forma de archivar para el GDF, otorgando una CLAVE ARCHIVÍSTICA a cada expediente existente. El Cuadro General de Clasificación Archivística contendrá las CLAVES elaboradas por el Titular del Área y el RAT Se integra por 5 elementos FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE CPTL A Unidad Administrativa Área de Adscripción Área generadora de los documentos Función donde se generan los documentos Nombre del expediente donde se archivaran los documentos
13 El Catálogo de Disposición Documental, contiene información que servirá para el manejo de los archivos documentales.
14 DuranteelmesdeJULIO,lasáreasdeberánconcluirsuCGCAyCDD Además, deberá capacitarse a todo el personal, Y,enlospróximosmeses EXPURGO ORGANIZACIÓN HOMOLOGANDO LA FORMA DE ARCHIVAR
15 FINALMENTE 1. DeberácontarseconelpersonalyeláreaparalasUnidadesdecontrolgestiónyarchivo. 2. Deberá realizarse convenio con empresa recicladora de papel para entregarle papel de desecho y recibir papel reciclado. 3. Deberá efectuarse sesión de sensibilización con el personal de estructura para facilitar los trabajos para establecer el Sistema Institucional de Archivos. 4. Deberá impartirse el curso-taller de formación Archivística para todo el personal de la CAPTRALIR. 5. Deberá desarrollarse y pilotearse el Sistema de Control de Gestión. 6. Deberán concluirse los Instrumentos de control Archivístico 7. Deberán revisarse los procedimientos en materia de gestión y archivo 8. Deberá contarse con recursos materiales menores como son anaqueles armables, contenedores para el papel, cajas archivadoras, cajas de archivo muerto, registradores, engrapadoras y pegamento, entre otros.
16 Concluido este proceso, se contara de manera definitiva con EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA CAPTRALIR
17 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 1. Capacitar a los responsables de Archivo. 2. Designar a los responsables de Archivo de Trámite (RAT) Actividades a Realizar JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB 3. Impartir Curso-Taller de formación archivística para todo el personal de CAPTRALIR 4. Reelaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística 5. Adecuar el Catálogo de Disposición Documental 6. Depurar el Archivo de Concentración (incluyendo los atados del edificio anexo) 7. Rediseñar el Sistema de Gestión Documental 8. Reorganizar el Archivo de Concentración de la CAPTRALIR 9. Organizar los Archivos de Trámite de las Áreas 10. Designar al personal y el Área para las Unidades de Control y Gestión 11. Realizar convenio con empresa recicladora de papel para entregarle el papel de desecho y recibir el papel reciclado 12. Efectuar sesión de sensibilización con el personal de estructura para facilitar los trabajos a fin de establecer el Sistema Institucional de Archivos 13. Desarrollar y pilotear el Sistema de Control de Gestión 14. Revizar los procedimientos en materia de gestión y archivo 15. Contar con recursos materiales menores como son anaqueles armables, contenedores para papel, cajas archivadoras, cajas de archivo muerto, registradores, engrapadoras, pegamento, entre otros.
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