AUTO-EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

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1 OBJETIVO: Este formato está diseñado como una herramienta para la identificación de las características particulares de los archivos de las entidades por medio de una autoevaluación de carácter cualitativa y cuantitativa, con el ánimo de detectar las fortalezas, oportunidades y debilidades en el marco de la Ley 594 de 2000, para determinar acciones, planes y programas que permitan una adecuada conservación de los archivos. DIRIGIDO A: Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas, al igual que los organismos regulados por la Ley 594 de METODOLOGÍA DE LA EVALUACIÓN: la evaluación de la función archivística de la Entidad, se realizará a base de preguntas puntuales referidas a datos generales, procesos y procedimientos de la gestión, documental, formación de archivos según clico vital de los documentos, aspectos de conservación y desarrollo de las instancias asesoras del Sistema Nacional en los casos en los que aplique. Será necesario que la Entidad diligencie con información clara que en los casos en los que se solicite se acompañe de la evidencia. Una vez se haga la entrega al Grupo de Inspección y Vigilancia de Archivos del Sector Público, se procederá con el análisis de los datos registrados y el establecimiento del correspondiente Plan de Mejoramiento Archivístico que se requiera. Igualmente, cada entidad podrá utilizar su auto-evaluación para el desarrollo de proyectos archivísticos que redunden en el fortalecimiento de la función archivística de su entidad. 1. Datos Generales Carácter de la Entidad Nombre de la Entidad NIT Departamento Ciudad / Municipio Categoría (Municipios) Fecha de Creación de la entidad Acto legal Numero de Dependencias Pública Privada Privada con funciones públicas ALCALDIA MUNICIPAL VALLE DEL CAUCA LA VICTORIA SETA ORDENANZA 4 SECRETARIAS, 21 DEPENDENCIAS Y 2 INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS Dirección Teléfono - PB Fax Representante Legal Correo Electrónico Institucional Carrera 7 No GILBERTO CATAÑO MARIN alcaldía@lavictoria-valle.gov.co Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 1 de 21

2 Dependencia a la que pertenece el Archivo Denominación de la Unidad De Archivo Funcionario Responsable del Archivo Cargo Tiempo en el Cargo Fecha de Diligenciamiento: SECRETARIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL ISABEL CRISTINA GIRALDO GARCIA AUILIAR ADMINISTRATIVO 6 AÑOS JULIO Personal de Archivos En el siguiente cuadro, incluya la información referida al personal de la(s) unidad(es) de correspondencia y archivo. Cantidad PERFIL Carrera Administrativa 0 Provisionalidad 1 Contratistas 1 Otros (Pasantes, convenios, etc.) 0 AUILIAR ADMINISTRATIVO Profesional Ciencia de la Información y la Documentación 1.2. Instancias Archivísticas Para el Archivo General de la Nación, es necesario determinar el grado de avance en el cumplimiento de la función archivística de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas; para trazar de ser necesario, nuevas estrategias que le permitan asegurar la memoria documental de la Nación, y que puedan implementarse en todas las entidades. Por este motivo, le solicitamos diligenciar la siguiente información, incluyendo los actos administrativos mediante los cuales se hayan regulado órganos coordinadores e instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos. (Ejemplo, si la entidad ya cuenta con el Comité de Archivo, incluya en esa casilla el acto administrativo por medio del cual se creó. En caso de no poseer, deberá diligenciar la casilla con el texto: No ha sido creado. Si corresponde a otro tipo de entidades o instancias, sencillamente diligencia con N/A ) Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 2 de 21

3 INSTANCIAS S (Ley 594 de 2000 y Decreto 4124 de 2004) Comité de Archivo Consejo Departamental de Archivos (si aplica) Consejo Municipal o distrital de Archivos (si aplica) Comité Evaluador de Documentos (si aplica) Archivo General (si aplica) ARCHIVO SECTORIAL (únicamente en el caso de entidades cabezas de sector) 1.3. Comité de Archivo Diligencie la siguiente información marcando una x si el cargo mencionado integra el Comité de Archivo. En caso de tener otros cargos, inclúyalos en la casilla otros. Ítem INTEGRANTES DEL COMITÉ 1 Secretario General o Subdirector Administrativo 2 jefe de la Oficina Jurídica 3 jefe de la Oficina de Planeación o su delegado 4 jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado 5 jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo 6 jefe de la dependencia productora de los documentos que evaluaran 7 Otros: Auxiliar del Archivo General Cuenta el comité de archivo con un reglamento y funciones definidas? Si No (incluya una copia del Reglamento Informe si existe un cronograma de actividades del Comité: Si No (incluya copia del cronograma actual) 1.4. Capacitación del Personal (Artículo 18. Ley 594 de 2000) Mencione si el personal en los últimos dos años ha recibido capacitación (o actualización) en materia archivística. En caso de que sea afirmativa la respuesta, incluya el tema de capacitación y la persona o entidad que la dictó, así como la intensidad horaria y el número de asistentes: Tema GESTION DOCUMENTAL AJUSTES Y MIDIFICACIONES TRD Entidad PROFEONAL CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION PROFEONAL CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA Intensidad Horaria Lugar 24 HORAS ALCALDIA MUNICIPAL 120 HORAS CADA DEPENDENCIA DE LA ALCALDIA Fecha MAYO DE 2006 JUNIO DE 2008 OCTU DE 2010 AGOATO DE OCTUBRE DE 2010 A 30 DE No. asistentes Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 3 de 21

4 DOCUMENTACION MUNICIPAL AGOSTO DE FONDOS ACUMULADOS PROFEONAL CIENCIAS DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION 8 MESES ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL 01 DE FEBRERO AL 30 DE DICIEMBRE Proyectos Archivísticos en la Entidad Tiene la entidad, un proyecto archivístico, que garantice la adecuada organización y conservación de sus archivos? Si No (en caso negativo pasar al numeral ) En caso afirmativo, diligencie en el siguiente cuadro, el tipo de proyecto archivístico que desarrollan actualmente Clase de Proyecto Creación, adecuación o implementación del Archivo General Municipal o sectorial o de espacios para archivo e infraestructura Capacitación del personal en materia archivística y de conservación Conservación y Restauración del acervo Organización de fondos acumulados Microfilmación y Digitalización : PROGRAMA STEMATIZADO Otros Marque () Al proyecto en mención, le fueron asignados recursos en la vigencia anterior? Si No Valor $ Especifique el valor asignado al proyecto para la vigencia actual: $ Está el proyecto archivístico inscrito en el Plan de Ordenamiento Territorial? Si No Fue inscrito en el Banco de Proyectos del Departamento Nacional de Planeación DNP? Si No Cuenta con Personal propio o contratistas para su ejecución? Si No Especifique: Propio con asesoría de Contratista profesional ciencia de la información y la documentación Es el personal idóneo para las labores que desarrolla? Si No Se han asignado recursos del proyecto para la adquisición de tecnología? Si No En caso afirmativo, especifique en qué han consistido las adquisiciones: ESTANTERIAS METALICAS, COMPUTADOR, CAJAS DE ARCHIVO, MATERIAL PARA PROCESOS TECNICOS Y ARCHIVISTICOS,E IMPLEMENTACION DE UNA BASE DE DATOS PARA LAS SERIES DOCUMENTALES MAS RELEVANTES. Incluya el plan de acción y/o compras para la unidad de correspondencia (o quien haga sus veces). Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 4 de 21

5 Si la entidad no cuenta con un proyecto archivístico explique cómo se suplen las necesidades en el tema archivístico: 2. GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000, en su título V: Gestión de documentos, reguló la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar programas de gestión de documentos independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de sus funciones o del objeto social para el que fueron creadas. Teniendo en cuenta lo anterior diligencie el siguiente punto: 2.1. Requisitos Básicos Está definido dentro de la entidad un sistema de administración de archivos? Si No En caso afirmativo, es centralizado o descentralizado? CENTRALIZADO Reglamento de Archivos Cuenta la entidad con un Reglamento de Archivos, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias que garantice el cumplimiento de, al menos los siguientes aspectos? a. Fases de formación del archivo. Si No. b. Control sobre la entrada y salida de documentos. Si No. c. Acceso a los documentos. Si No. d. Ordenación y descripción de los fondos de archivo. Si No. e. Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas en materia de archivos y documentos. Si No. f. Coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de Si No Manuales Cuenta la entidad con manuales de procesos y procedimientos para la gestión documental? Si No. (Incluya el acto administrativo mediante el cual se aprobaron) Cuenta la entidad con manuales de funciones? Si No. (Incluya el acto administrativo mediante el cual se aprobaron) Procesos y Procedimientos de Gestión Documental Meci- Calidad La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22, Procesos Archivísticos, establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende la producción o recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final. La Norma Técnica de Calidad NTC-GP-1000:2009, en sus numerales 4.2. Gestión Documental, Control de Documentos y Control de Registros hacen referencia a la necesidad de establecer, documentar, implementar y mantener los procesos Enuncie cuales son los procesos documentados para la gestión documental de la entidad..proceso DE GESTION DOCUMENTAL Enuncie cuales son los procedimientos documentados para dicho(s) proceso (s). Incluya copia. Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 5 de 21

6 .PROCEDIMIENTO DE ELEBORACION DE COMUNICACIONES DE PRODUCCION FRECUENTE INTRNA Y ETERNA.PROCEDIMIENTO PARA LA RESEPCION, DISTRIBUCION Y ENVIO DE DOCUMENTOS INTRS Y ETERS Producción Documental (Generación de documentos en la institución en cumplimiento de sus funciones-rga- Resolución Producción Documental 1 ) Cuenta la entidad con formatos para uso general de la entidad regulados por el SGC? Si No Existen directrices generales para la producción documental? Si No Recepción De Documentos (Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica) Ventanilla Única (Decreto 2150 de 1995 Artículo 32) Cuenta la Entidad con la Ventanilla Única? Si No (Incluir acto administrativo de creación) Cuenta la ventanilla única con sistema alguno para la radicación de documentos? Si No cual: FORMATOS RADICADOR PARA ENTRADA Y SALIDA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNA Y ETERNA. PLANILLA ENTREGA DE CORRESPONDENCIA. RADICADOR DE ACTOS ADMINISTRATIVOS Se le hace seguimiento a las comunicaciones recibidas, para que se respondan a tiempo? Si No Responsable: SERVICIO DE ALERTA Ha identificado la Entidad los medios de recepción de documentos? Si No MEDIOS DE RECEPCIÓN Correo tradicional Entrega personalizada Fax Correo electrónico Otros: Centralizada Si No Están estos medios regulados en los Manuales de Procedimientos? Si No Hay constancia de recibo? Si No especifique cual: SON FORMATO RADICADOR DE COMUNICACIONES INTERNAS Y ETERNAS, PLANILLA ENTREGA DE DOCUMENTOS, FORMATO RADICACION ACTOS ADMINTRATIVOS, FORMATO SERVICIO DE ALERTA RADICACION DE DOCUMENTOS Asignación de número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el Acuerdo 060 de Impresión de rótulo de radicación Registro impreso de planillas de radicación y control (adjunte una copia) Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas 1 RGA: Reglamento General de Archivos Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 6 de 21

7 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados Distribución De Documentos (Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario). Responda si se llevan o no a cabo las siguientes actividades: Distribución de Documentos Externos e Internos (Artículo 5, Acuerdo 060 de 2001) Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia Clasificación de las comunicaciones (correspondencia y comunicaciones oficiales) Organización de documentos en buzones o casilleros Enrutamiento de documentos a dependencia competente (adjuntar una copia planilla de entrega) Reasignación de documentos mal direccionados (adjunte copia del formato de devolución si lo tiene) Registro de control de entrega de documentos recibidos Distribución de Documentos Enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, trámite en línea, pagina web, otros: Gobierno en línea Control de cumplimiento de requisitos del documento Controla la unidad de correspondencia que las firmas de los documentos oficiales correspondan a las autorizadas en los manuales de procedimientos? Control y firma de guías y planillas de entrega Control de devoluciones Registro de control de envío de documentos Tramite De Documentos (Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa). Existe un control de entrega de los documentos a las dependencias Se hace un seguimiento a las solicitudes pendientes En caso afirmativo indique con cuál de las siguientes herramientas 3. Planillas de control (adjunte formato) (SERVICIO DE ALERTA) 4. Aplicativos (adjuntar impresión de pantalla) Las respuestas son remitidas a la ventanilla única o directamente al solicitante Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas? Cuentan las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por correo electrónico, con una reglamentación para su utilización y las unidades de correspondencia tienen control de los mismos, garantizando el seguimiento? Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 7 de 21

8 Organización de los Documentos (Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos) Clasificación Documental Tablas de Retención Documental Teniendo en cuenta que la TRD es un elemento indispensable en la gestión documental y un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades, que deben ser elaboradas y adoptadas para la implementación del programa de gestión documental, responda las siguientes preguntas: Elaboró la entidad sus TRD? (en caso afirmativo, incluya la fecha de elaboración) Fueron avaladas por el Comité de Archivo de la entidad? (Anexar copia). Fueron remitidas a la instancia correspondiente para su aprobación? (Anexar copia). Fueron aprobadas por la instancia correspondiente? (Anexar acto administrativo) Una vez aprobadas por la instancia competente, expidió el representante legal de la entidad el acto administrativo ordenando su aplicación ante los servidores públicos de la entidad? Desde la aprobación de las TRD, la entidad ha sido reestructurada? En caso afirmativo, fueron actualizadas las TRD y presentadas ante el Comité de Archivo para su aprobación? La unidad de Archivo ha realizado jornadas de capacitación a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de TRD? (Incluya una copia de los soportes de asistencia a capacitación en TRD que se haya brindado al personal, durante la presente vigencia). Se han elaborado instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de transferencias documentales? (adjúntelo). Tiene la Unidad de archivo un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de TRD en las dependencias? (adjúntelo). Observaciones 29-II-2005 Acta II-2005 Acuerdo 082 de 2007Consejo Departamental de Archivo. Acuerdo (No.02 de ) Resolución Listado de asistencia Si tiene TRD aprobadas mencione las series documentales de conservación total SERIES DOCUMENTALES Nombre Nombre Nombre HISTORIAS LABORALES ACTAS MINAS ACUERDOS DECRETOS RESOLUCIONES CENSO AGROPECUARIO AMBIENTAL ESTADISTICAS MANUAL URBANISTICO DEL MUNICIPIO CARTOGRAFIA SOCIAL - LICENCIAS DE CONSTRUCCION- INVENTARIO DE BIENES DEL MUNICIPIO COMPROBANTE DE CONTABILIDAD CIRCULARES RMATIVAS INVENTARIO DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMEL STEMA SELECCIÓN (SBEN) ADJUDICACION DE TERES EJIDOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ADTIVA CONTRATO PRESTACION DE SEVICIOS INVENTARIOS DE VIENES MUEBLES Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 8 de 21

9 Mencione los tiempos de retención que se han asignado a las siguientes series (en el caso de series que no estén incluidas en sus TRD, simplemente omítalas) Series Tiempos de retención GESTIÓN CENTRAL Contratos 4 AÑOS 15 AÑOS Hasta su 80 AÑOS Historias Laborales retiro de la Entidad. Nóminas 4 AÑOS 30 AÑOS Historias Clínicas (si aplica) Ordenación Documental Conformación y apertura de expedientes En la entidad se manejan sistemas de ordenación Ordinal (consecutiva, progresivamente. Ej cuenta interna No. 0966, 0967, etc.) Cronológico Onomástico Toponímico (o alfabeto geográfico) Otros (especifique en esta casilla) Foliación Cuenta la entidad con instructivos de foliación? () La foliación se realiza en lápiz de mina negra? (en caso negativo, especifique con qué se hace en esta misma casilla) Se utilizan números con el suplemento A, B, C, ó bis? Se escribe el número en el borde superior derecho? (en caso negativo, especifique en donde se hace en esta misma casilla) La foliación se hace teniendo en cuenta el sentido del texto? (si es vertical u horizontal) Se folian las hojas en blanco y las hojas-guarda? Los anexos impresos se incluyen como un solo folio? Descripción Documental Cuenta la entidad con instrumentos de recuperación? PROGRAMA ACCES PARA EL FONDO DOCUMENTAL (inventarios, catálogos, fichas o índices, entre otros) INDICE DOCUMENTAL Inventario Único Documental (Acuerdo 042 de 2002, Artículo séptimo) Se diligencia en los archivos de gestión, central e histórico el Inventario Único Documental? Si No Se utiliza el formato establecido por el AGN mediante Acuerdo 042 de 2002 (FUID), con todos los campos contemplados? Si No (Adjunte una copia del formato utilizado) Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 9 de 21

10 UNIDADES ADMINISTRATIVAS TOTAL EPEDIENTES Despacho 28 Gobierno 25 Talento Humano (Historias Laborales) 1853 Contratación 1803 Archivo Central Consulta de Documentos (Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen). Cuenta la entidad con un Reglamento de consulta? Existen controles al préstamo de documentos? Conservación de Documentos (Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido-rga) Dentro del procedimiento de Conservación de documentos establecido por la entidad se incluyen las siguientes estrategias de conservación? Diagnóstico Integral Sensibilización del personal Migración de la información a otros soportes Prevención y Atención de Emergencias Inspección y Mantenimiento de Instalaciones Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales Limpieza de Áreas y documentos Control de Plagas Apoyo a la producción documental y manejo de la correspondencia Almacenamiento y re almacenamiento, Unidades de Conservación Disposición Final de los Documentos Dentro del procedimiento de disposición final, se han contemplado las siguientes actividades? Conservación Total identificar los expedientes para conservación total Preparación de la documentación a transferir con Inventario Realizar la transferencia documental secundaria Almacenamiento de la documentación Eliminación Identificación de expedientes a eliminar Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 10 de 21

11 Diligenciamiento del Inventario Documental Diligenciamiento del Acta de Eliminación Destrucción física de los documentos Se hace algún registro (fotográfico o de video) de las eliminaciones (Acta de Eliminación de Documentos) La destrucción física de los documentos se realiza por: Picado de papel Reciclaje Incineración Otras Selección Están identificadas las Series para selección? Están definidos los criterios de selección? Microfilmación y/o digitalización Ha adelantado procesos de microfilmación y/o digitalización en la entidad? Si No Actualmente, se adelantan actividades de este tipo? Si No, si su respuesta es afirmativa, responda las siguientes preguntas Ha establecido la Entidad a través del Comité de Archivo, los fines de digitalizar o microfilmar la documentación? Si No. Indique cuales son: Responda si dentro del proceso de disposición final de documentos se tienen previstas las siguientes acciones correspondientes a la Microfilmación y digitalización: Previa aprobación y aplicación de Tablas de Retención Documental Previa aprobación y aplicación de Tablas de Valoración Documental Metodología y plan de trabajo Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere (en el caso de la digitalización) Control de calidad durante todo el proceso Garantizar el acceso a la información a largo plazo Se ajustan los procesos técnicos de reprografía a las normas técnicas de calidad (NTC 3723, 4080, 5174 y 5238) Después del proceso de microfilmación o digitalización, es eliminado el original? Si respondió afirmativamente la pregunta anterior, explique los criterios para realizar esta acción Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 11 de 21

12 3. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 3.1. Incluya cuatro fotografías digitales- del lugar donde se está centralizando los procesos de recepción, trámite y envío de correspondencia y de la ventanilla única. Fotografía N 1 Fotografía N Regionales y sedes Fotografía N Si la Entidad tiene regionales, cuentan con unidades de correspondencia en cada una de ellas? Si No En caso afirmativo, especifique el número total Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 12 de 21

13 Se centralizan las comunicaciones en una sola sede? Si No En caso de tener regionales o sedes, se tienen unidades de archivo en cada una de ellas? Si No En caso afirmativo, especifique el número total 4.1. Archivos de Gestión 4. FORMACION DE ARCHIVOS (Artículo 23, Título V, Ley 594 de 2000) Aspectos Generales La organización del 100% de los archivos de gestión se basa en la TRD debidamente aprobada? Los tipos documentales se ordenan de manera que puede evidenciarse el desarrollo de los trámites? En todos los archivos de gestión, el documento con la fecha más antigua de producción es el primer documento al abrir la carpeta? Los expedientes están debidamente foliados para facilitar su ordenación, consulta y control en el 100% de los casos? Las carpetas y demás unidades de conservación están identificadas? Los documentos de apoyo están debidamente identificados y separados de los archivos de gestión, en el 100% de las dependencias? Se elaboran inventarios documentales? Se realizan transferencias primarias, siguiendo un plan de transferencias? Incluya aquí fotografías digitales- de al menos cuatro (4) archivos de gestión y mencione el nombre de la dependencia a la que corresponden. Fotografía N 1 Dependencia: DESPACHO Fotografía N 2 Dependencia: SECRETARIA DE GOBIER Fotografía N 3 Fotografía N 4 Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 13 de 21

14 Dependencia: JURIDICA Dependencia: HACIENDA Organización de Historias Laborales Se tomó en cuenta la Circular 04 de 2003 para la organización? Si No Cuenta cada historia con hoja de control? Están foliados todos los expedientes de historias laborales activas? Están foliados todos los expedientes de historias laborales inactivas? Están ordenados los documentos cronológicamente? Cuentan con un inventario documental de historias laborales actualizado? Si No Adjunte dos fotografías de historias laborales de personal activo, donde se aprecien el espacio destinado a las historias, las unidades de conservación, foliación, etc. Fotografía N 1 Fotografía N 2 Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 14 de 21

15 Transferencias Documentales Primarias En este momento se están realizando transferencias al Archivo Central? Si No Tiene la oficina responsable del Archivo Central un cronograma anual de transferencias según la TRD? Si No (adjuntar el cronograma de la presente vigencia con comprobante de recepción de las diferentes oficinas) Se ajustan al cronograma anual de transferencias las dependencias? Si No El proceso de preparación de la documentación para la transferencia, está a cargo del archivo central o de las oficinas que entregan? 50% DEL ARCHIVO DE GESTION Y 50% ARCHIVO GENERAL MUNICIPAL 4.2. Archivo Central Preparación de la Documentación Eliminación material metálico (ganchos, clips, grapas, etc.) Cambio de papel químico (fax, etc.) por copias Foliación Re almacenamiento Diligenciamiento del inventario único documental Depuración de copias Eliminación de copias depuradas con levantamiento de Acta Aspectos Generales El Archivo central recibe de las dependencias, las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas y cajas) adoptadas por la entidad y conforme con las directrices? Se realiza cotejo con el Inventario único documental? Se aplica la TRD en la organización del Archivo Central? Existe un Inventario General de Documentos? Se realizan eliminaciones documentales conforme a la TRD? Se han realizado transferencias al Archivo Histórico? Volumetría del Archivo Central TOTAL Metros lineales NÚMERO DE EPEDIENTES INVENTARIO ACTUALIZADO Transferencias Documentales Secundarias Se han realizado transferencias secundarias desde el Archivo Central de la entidad al archivo histórico, o en el caso de Gobernaciones o Alcaldías desde entidades descentralizadas al Archivo General? Si No En caso afirmativo, cuántas transferencias se han realizado? Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 15 de 21

16 Transferencias Documentales Externas De otras entidades (En el caso de los Archivos Generales y sectoriales, estas transferencias hacen referencia a la documentación histórica de las entidades descentralizadas y del sector correspondiente, también aplica en los casos de supresión, fusión o liquidación de entidades) Ha recibido transferencias secundarias de otras entidades? Si No En el siguiente cuadro, incluya el nombre de las entidades de las cuales haya recibido transferencias secundarias (Únicamente documentación histórica) Transferencias Secundarias Entidad Año En el siguiente cuadro, incluya el nombre de las entidades de las cuales haya recibido transferencias por liquidación, fusión o privatización Liquidación Fusión Privatización Entidad Año Entidad Año Entidad Año En caso de haber recibido documentación de otra entidad por otros motivos inclúyalos aqui: Se entregó la documentación organizada como lo estipula el Acuerdo 41 de 2002? Si No Fondos Acumulados El término Fondos Acumulados hace referencia a documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Incluye aquella documentación concentrada en los depósitos producida por las o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones. Igualmente, estos fondos se componen de la documentación producida por la entidad durante el período comprendido entre la creación hasta la fecha de la última reestructuración Manual de Organización de Fondos Acumulados. AGN Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 16 de 21

17 Organización del Fondo Documental Acumulado Tiene la entidad identificados fondos acumulados? Si No En caso afirmativo, incluya la cantidad de metros lineales aproximada Incluya dos fotografías de los mismos. Fotografía N 1 Fotografía N Ha realizado la entidad procesos de organización de fondos acumulados durante los pasados 5 años? Si No Año: En caso de haber realizado un proyecto de organización de sus Fondos Acumulados, incluya dos (2) fotografías digitales- de dicho proceso y enumere las actividades realizadas. Fotografía N 1 Recopilación Fotografía N 2 Depuración Explique si el mismo incluyó las siguientes fases: 1. Diagnóstico: Establecimiento del nivel de organización documental. Si No 2. Reconstrucción de la Historia Institucional. Si No Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 17 de 21

18 3. Plan de Trabajo Archivístico Integral. Si No 4. Organización Documental y procesos técnicos Si No Identificación, clasificación, depuración y ordenación Si No Inventario Valoración Selección Documental Si posee fondos acumulados, se ha evaluado la necesidad de hacer un proceso de organización? Si No Tienen actualmente algún proyecto inscrito para la organización de estos fondos? Si No En caso afirmativo, adjunte copia del mismo) Tablas de Valoración Documental Las Tablas de Valoración Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final. Son el resultado del proceso de valoración de la documentación para establecer su disposición final Cuenta la entidad con TVD aprobadas por la instancia competente? No Acto: Resolución 0183 de 9 de mayo Elaboró la entidad sus TVD o se contrató un tercero? Se elaboró con el personal del Archivo y con Asesora en Gestión Documental Se aplicaron? Si No Explique en caso negativo: En este momento se están elaborando las T.V.D Archivo Histórico Aspectos Generales Se han realizado transferencias secundarias? Recibe las transferencias secundarias previamente revisadas y cotejadas con su respectivo inventario? Existen instrumentos de consulta? (especifique cuales) BASE DE DATOS Cuáles son los documentos (o conjunto de documentos) de interés cultural que posee en su archivo? (indique asuntos y fechas): HISTORIAS LABORALES DESDE 1944, ACUERDOS DE 1875, CUENTAS DE 1954, Volumetría del archivo histórico TOTAL Metros lineales NÚMERO APROIMADO DE EPEDIENTES INVENTARIO ACTUALIZADO Transferencias de Documentación Histórica a Otras Entidades Si la Entidad ha realizado transferencias secundarias a otra entidad, diligencie la siguiente tabla: Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 18 de 21

19 Entidad Año Documentación Histórica Indique si en algún momento de la historia de la Entidad, han sufrido pérdida de documentación de carácter histórico (o susceptible de haber sido catalogada como histórica), e indique las causas CAUSAS FECHA OBSERVACIONES Atentados terroristas Asonadas/ manifestaciones Fenómenos naturales Otros (Si incluyó en la tabla anterior el registro de algún suceso, favor incluir fotografías que soporten la información) Actualmente, tiene la entidad archivos en riesgo de desaparición: Si No En caso afirmativo, especifique el tipo de documentos y las causas de riesgo: Fotografía N 1 Fotografía N 2 5 OTROS SOPORTES Cuenta la entidad con material fotográfico, de audio o video dentro del archivo? Si No, en caso positivo, enumere los soportes, cantidades, fechas extremas y estado de conservación anexe registro fotográfico digital (2 fotos) Fotografía N 1 Fotografía N 2 6 CONSERVACIÓN 6.1 Esquema Incluya un esquema de la organización del Archivo Central incluyendo la ubicación de estanterías, accesos, puertas, ventanas e iluminación. El esquema deberá ajustarse al ejemplo incluido. Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 19 de 21

20 Área de depósito 70.3 Metros 2 Tipo estantería 6.2 Depósitos de Archivos Rodante Fija Condiciones Constructivas y Locativas Época de construcción de la edificación: AÑO 2009 Número de depósitos: 1 Localización del depósito y Nivel en el que se encuentra: ALCALDIA MUNICIPAL Condiciones Generales OBSERVACIONES Ubicación a. El depósito se encuentra en un terreno, - Estable geológicamente -sin riesgos de humedad subterránea, -problemas de inundación, b. Esta situado en zonas cercanas a -Industrias contaminantes - posibles objetivos bélicos -Estaciones de Servicio Aspectos estructurales La resistencia de las placas y pisos están dimensionadas para soportar una carga mínima de 800 Kg/m 2 o 1250 Kg/m 2, si se utiliza estantería rodante? Posee pisos en materiales no porosos de fácil limpieza? Los muros presentan fisuras, grietas o manchas de humedad? Existen problemas de goteras por mala impermeabilización u otros problemas relacionados con los techos? Existen problemas de goteras o filtraciones por los desagües de aguas lluvias? Tienen ventanas en los depósitos de archivos? En caso afirmativo, describa de qué tipo. Se abren durante el día y se cierran en la noche las ventanas? Las ventanas tienen filtros U.V? Impiden el acceso de insectos, aves y roedores? Se hace control y mantenimiento a las instalaciones eléctricas? Se hace control y mantenimiento a las instalaciones hidráulicas? CONDICIONES AMBIENTALES Alguna vez se han hecho mediciones de las condiciones ambientales de los depósitos? En caso afirmativo incluya los resultados. Ventanas Rectangulares Altas Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 20 de 21

21 Cuenta el archivo con un sistema de medición de condiciones ambientales? Cuentan con filtros de aire? Tiene el depósito ventilación natural? Explique cómo se da. El archivo cuenta con ventanales laterales rectangulares lagos con angeo donde circula buen aire. En caso negativo, Cuentan con ventiladores u otros sistemas que permitan el intercambio del aire y la aireación del archivo? Si existen ventiladores o aire acondicionado, se apaga durante las horas en que no hay personal? Con que tipo de iluminación cuentan en el depósito de archivo? - Fuentes de luz incandescente - Fuentes de luz halógena - Fuentes de luz fluorescente - Otros Cuenta las lámparas con filtros U.V.? Distribución a. El depósito está separado de: - las zonas de trabajo archivístico? - las áreas de consulta? -Almacén u otra oficina? Estantería y mobiliario Indique de cuales tipos de estantería poseen - Fija (2,20 metros de alto) En el caso de ser fija, está asegurada al piso y a los muros? - Rodante Materiales - industrial - Metal - Madera - Otro Está en buen estado? Las Estanterías cumplen con el Acuerdo 049, Artículo 3º. Del Se utiliza el cerramiento superior de la estantería como lugar de almacenamiento? la distancia entre el techo y el cerramiento superior es de un (1) metro?. En caso negativo, indique la distancia. La distancia entre el piso y la balda inferior es mínimo de 10 cm? Cuentan con planotecas para almacenamiento de obras de gran formato? Distribución de la estantería La distancia entre los muros y la estantería es mínimo de 20 cm? La distancia entre un estante y otro es mínimo de 70 cm? Tiene la estantería un sistema de identificación visual de la documentación acorde a la signatura topográfica? 6.3. UNIDADES DE ALMACENAMIENTO Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 21 de 21

22 Archivos de Gestión (Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan) Marque con una x los que correspondan Cajas AZ Carpetas de yute Carátulas y gancho legajador Carpetas de propalcote Argollados o anillados Tomos empastados Sobres protectores plásticos Paquetes (bolsa plástica o expediente amarrado) Otros Archivo Central y Archivo Histórico (Identifique las unidades de almacenamiento que actualmente se utilizan) Marque con una x los que correspondan Cajas Carpetas de yute Archivo histórico -100 Paquetes (bolsa plástica o expediente amarrado) -200 Carátulas y gancho legajador -300 Tomos empastados Otros Carpetas de propalcote (especifique No. de aletas ) AZ Argollados o anillados Otros 6.4. Sistemas de Prevención y Atención de Emergencias CANT Cuenta el depósito de archivo con extintores? - Agua Tipo - CO 2 - Solkaflam - Multipropósito Tiene sistema de alarma contra incendios? N/A Cuentan con sistemas de seguridad Contra robo (Celaduría, Circuito cerrado N/A de video o televisión, otros) Especifique. Cuentan con sistemas de detección de fuego? N/A Cuenta el depósito con señalización para la ubicación tanto de equipos de atención de desastres como de rutas de salida? Monitoreo y Control de Condiciones Ambientales Control de Plagas 6.5. Limpieza de Áreas y Documentos Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 22 de 21

23 Se realiza la limpieza de las instalaciones del depósito de archivo? - Semanal Con que periodicidad? - Mensual Describa como se hace la limpieza de los depósitos: Se realiza la limpieza de la estantería? Con que periodicidad? Describa como se hace la limpieza: - Se realiza la limpieza de la documentación? Con que periodicidad? - Otros - Semanal - Mensual - Otros - Semestral - Anual - Otros Describa como se hace la limpieza - CON BROCHAS El personal que manipula la documentación utiliza elementos de seguridad industrial, como guantes, tapabocas, gorros batas etc.? Se realiza en el depósito de archivo programas de control de plagas? - Desinfección - Desinsectación - Desratización Si la respuesta es afirmativa, enuncie la periodicidad con la que se realiza, el método y elementos con los que lo hacen 6.6. Incluya fotografías del Archivo Central y los diferentes depósitos de archivo que posean (En caso de que la entidad haya realizado obras de mejoramiento en los archivos, sírvase incluir algunas fotografías que ilustren el antes y el después) 7. ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL 7.1. Por favor complemente la información solicitada en el siguiente cuadro. Puede incluir las casillas que requiera. ENTIDAD ALCALDIA MUNICIPAL LA VICTORIA VALLE DEL CAUCA Descentraliza da (Marcar con ) Privada (Marcar con ) INFORMACIÓN DE CONTACTO (DIRECCIÓN, TELEFO, FA, CORREO ELECTRÓNICO) Calle 7ª REPRESENTANTE LEGAL GILBERTO CATAÑO MARIN 7.2. Sólo para Gobernaciones y Alcaldías: Cuenta su territorio con Archivo Histórico? Si No Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 23 de 21

24 En caso positivo diligencie los siguientes datos. (Incluir aquellos archivos históricos custodiados por Academias de Historia, Notarías con documentación histórica, etc.) MBRE Representante Legal Información de Contacto Apoyo del departamento o municipio (diga sí o no) ANEO 1 CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO Con el fin de hacer un seguimiento al desempeño de los Consejos Territoriales de Archivos y evaluar posibles necesidades de mejora en el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos, solicitamos diligenciar la siguiente información: 1. Es miembro de un Consejo Territorial de Archivos esta entidad? Si No Cual 2. Siente que el Consejo Municipal o el Departamental han desempeñado un papel relevante en el fortalecimiento de la función archivística de su entidad? Explique: EL CONSEJO DEPARTAMENTAL DE ARCHIVO DE LA GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA, SE ENVIA SEMESTRALMENTE UN INFORME DE LOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVISTICOS IMPLEMENTADOS EN LA ALCALDIA. 3. Para Consejos Territoriales (Departamentales, Municipales, Distritales) Nombre del miembro del CTA que diligencia: Cargo: 4. Han elaborado su propio Reglamento? Si No Acto 5. Han desarrollado o apoyado el desarrollo de proyectos archivísticos en su jurisdicción? Si No Nombre proyecto: 6. Han realizado procesos de formación y capacitación del personal vinculado a los archivos de los diferentes niveles y áreas de trabajo en su jurisdicción? Si No (incluya los soportes correspondientes) 7. Menciones el Número de municipios y/o entidades a las que le brindaron asistencia técnica en las siguientes vigencias Relacione las Tablas de Retención y las Tablas de Valoración Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial que durante el año 2009 y 2010 han recibido para evaluar. TRD TVD ENTIDAD FECHA ESTADO 9. Mencione la cifra (si la tiene) de TRD y TVD evaluadas por el CTA desde su creación. TRD TVD Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 24 de 21

25 10. Han remitido el correspondiente informe semestral a la entidad competente sobre las acciones adelantadas a nivel de Consejo Territorial de Archivos? Si No Sólo para Alcaldías y entidades descentralizadas: 11. Ha sido el Consejo Territorial de Archivos correspondiente, una instancia asesora para el Municipio o entidad? 12. Evalúe su funcionamiento en la siguiente tabla. (diligencie si se trata de Departamental, Municipal o distrital) y el departamento o municipio correspondiente) Consejo MUNICIPAL de Archivos de LA VICTORIA, VALLE DEL CAUCA Desempeño Observaciones Han solicitado al CTA correspondiente capacitación? Han sido atendidas tales solicitudes? Han solicitado Asistencia Técnica? Han recibido asistencia técnica según sus requerimientos? Ha realizado el CTA visitas de inspección y vigilancia a su entidad? El CTA ha evaluado las Tablas de Retención o Valoración Documental de entidades del orden municipal después del año 2004? En los casos en que ha requerido el apoyo de esta instancia, ha tenido una respuesta rápida? Considera la entidad que el CTA cuenta con personal capacitado para atender las necesidades del correspondiente territorio? Las T.R.D. fueron aprobadas por el Comité de archivo y remitidas al Consejo Departamental de archivo, donde fueron aprobadas. Elaborado por: Avalado Por: ISABEL CRISTINA GIRALDO GARCIA Funcionaria del Archivo General M. GILBERTO CATAÑO MARIN Alcalde Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: Versión: 4 Código: PA-341-FR-101 Página 25 de 21