SIIGO CONTADOR Definición Plan Único de Cuentas Cartilla

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1 SIIGO CONTADOR Definición Plan Único de Cuentas Tabla de Contenido Cartilla I

2 1. Presentación 2. Qué son Cuentas Contables? 3. Cuál es la Ruta para Crear Cuentas Contables? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear Cuentas Contables?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía sencilla que explica los parámetros a diligenciar y tener en cuenta en la creación del plan de cuentas contables.

4 DEFINICION PLAN UNICO DE CUENTAS Qué son Cuentas Contables? Las cuentas contables contienen la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden. El Catálogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la información de todos los módulos que lo componen, ya que definen: Niveles de Clasificación Enlaces entre Contabilidad y Otros Módulos Cuál es la Ruta para Crear Cuentas Contables? La ruta para crear cuentas contables es: Contador Administración del P.U.C Apertura de Cuentas Contables Apertura Plan de Cuentas A partir de esta versión, las cuentas contables también pueden ser creadas en el momento que se requieran, puede ser al definir o elaborar un documento, al ejecutar un proceso y al generar informes; para ello al momento de realizar la búsqueda de la cuenta contable con las teclas de función o los iconos correspondientes en la ventana de búsqueda se habilita un nuevo icono cual es posible realizar la creación de la nueva cuenta, con el

5 Cuáles son los Datos que el Sistema al Momento de Crear Cuentas Contables? Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: Importante: Los campos que se relacionan en la apertura de cuentas contables, permiten que la información se vea reflejada en cada uno de los módulos, donde se detallan algunas de las marcaciones que se pueden asignar y definen la forma en que se requiere ver reflejada la información así como el cálculo automático para algunos procesos Grupo Cuenta Subcuenta: Debe estar acorde con las normas contables, de acuerdo al Decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al plan de cuentas escogido en la instalación de la empresa. Auxiliar y Sub-auxiliar: Se definen de acuerdo al criterio contable de la compañía. NIVEL CODIGO DESCRIPCION Grupo 11 DISPONIBLE Cuenta 1110 BANCOS Subcuenta MONEDA NACIONAL Auxiliares BANCO DE BOGOTA Sub-auxiliares CTA CORRIENTE

6 ENLACE CON OTROS MODULOS Disponible: Esta casilla se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas de Caja o Bancos se vea reflejado en el informe de Flujo de Efectivo del módulo del Gerente Detalles: Esta opción habilita el combo de 3 opciones, el objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es obtener listados en los módulos de Cartera y Cuentas por Pagar; de lo contrario la cuenta se marca como No Detalla. Importante: Las cuentas que se deben detallar son: Por Cobrar , , 1310, y Por Pagar 2105, , , 2335 y En el caso que se tengan los módulos correspondientes y las cuentas no se detallen, el sistema no generara los listados correspondientes en los respectivos módulos. Modulo de Cartera

7 Modulo Cuentas por Pagar Terceros: (Se puede marcar como: Si tercero Retención No Tercero), el efecto de marcar una cuenta con estas características es: Si tercero: Permite para que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumule y/o se pueda discriminar por cada tercero que sea asignado en el registro. Retención: Tiene efecto en la emisión de los certificados de retención y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención. No Tercero: Cuando no se requiere ningún tipo de enlace.

8 Importante: Las cuentas que se recomiendan detallar por Retención son 1355nn, 2365nn, 2367nn, 2768nn, entre otras. Centros de Costos: Permite obtener reportes e informes financieros por cada uno de los centros de costos que tengan la empresa y a los cuales se les haya ingresado movimiento; es decir se puede conocer la utilidad o pérdida por cada uno de los centros de costos con que cuenta la empresa; esto último siempre y cuando todas las cuentas que maneje la empresa tengan esta marcación. Cuenta de Reteiva: Se debe realizar esta marcación para aquellas cuentas que deben calcular la retención de IVA al régimen simplificado (IVA teórico) Ajustable: Se debe asignar esta marcación en los casos de cuentas no monetarias que son ajustables por inflación, como por ejemplo: Inventarios, Propiedad planta y equipo, Diferidos y Patrimonio. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: Paag: Se aplica para todas las compañías que ajustan al porcentaje acumulado (ajuste año gravable), según el decreto 2649 las cuentas que van con este tipo de ajuste con las cuentas de Inventarios, Activos, Patrimonio. Acuerdo: Esta marcación se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente se aplica para empresas del estado. Diferido: Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflación Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema al terminar de crear la cuenta solicitara la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida.

9 IMPORTANTE: Según el Decreto 1536 de Mayo de Desmonte Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los estados financieros no deben ajustarse para reconocer el efecto de la inflación. Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007 no se debe realizar esta marcación Moneda Extranjera: Marcar este campo si la empresa va a trabajar con moneda extranjera, la marcación se debe realizar a cada una de las cuentas que se quiera ver reflejada en dicha moneda Desea ajustar Extranjera: Marcar este campo para aquellas cuentas a las cuales es necesario realizar el respectivo ajuste a la diferencia en cambio. Importante: Si se marca la opción de Moneda Extranjera, pero no se marco Conversión a Extranjera en el registro de control cualquier transacción registrada en esta cuenta no será convertida a moneda extranjera. El sistema genera la siguiente pantalla informativa Tipo de Cuenta: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden y Orden por Contra). Importante: Para realizar el cierre definitivo de año, el sistema cancela las cuentas de Resultado para ello el software toma todas aquellas cuentas contables que en Tipo estén marcadas como Ingreso o Egreso

10 Naturaleza: Se debe seleccionar la naturaleza de la cuenta según el criterio contable (Debito y Crédito). Característica: Esta opción se marca cuando se quiere que el movimiento de las cuentas se vea reflejado en los informes tributarios del módulo del Auditor Cuenta alterna: Este campo se utiliza para poder llevar un paralelo entre el Plan Único de Cuentas y otros códigos contables con los cuales se tengan que presentar informes en otro país o cuando la empresa sea filial de una casa matriz extranjera. Se debe digitar el código contable y el nombre como este catalogada la entidad a la cual se quieran enviar los informes

11 Cuenta a llevar Ajuste y Cuenta a llevar Contrapartida: Estos campos se habilitan solo si la cuenta se marco el campo ajustable como PAAG, Diferido o Acuerdo para que en las cuentas que aquí se digiten el sistema realice la contabilización del ajuste. Cuenta de Bancos: Esta marcación de debe realizar a las cuentas contables de Bancos en las cuales la empresa maneje sus cuentas bancarias.

12 Se debe digitar la siguiente información: Identificación de la Entidad: Es el NIT del Banco. Debe estar previamente creado y definido como tipo de tercero Otros. Sucursal: Se indica el código de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opción: Contabilidad Parámetros y Apertura de Terceros, marcando que maneja sucursales. Numero cuenta corriente: Numero de la cuenta corriente asignada por la entidad bancaria. Nro. Cheque Inicial Nro. Cheque Final: En estos campos se debe indicar el rango del numero de los cheques registrado en la chequera que la entidad bancaria entrego a la empresa. Esta información se verá reflejada en la elaboración del comprobante de egreso. Importante: Si una cuenta ya posee movimiento no es posible eliminarla El Plan Único de Cuentas es posible copiarlo a una empresa nueva, la información la manejan los archivos Z03NNNN y Z03NNNN.idx, donde NNNN corresponde al año de información. Posterior a copiar los archivos es necesario correr el Proceso de Recuperación Total en la nueva empresa.

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