CIRCULAR EXTERNA 036 DE 2004 ( Septiembre 07 )

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1 RES DE 1990 Hoja No. 168 CIRCULAR EXTERNA 036 DE 2004 ( Septiembre 07 ) Señores REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA ADMINISTRAR EL SISTEMA GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES Referencia: Modificación a los planes únicos de cuentas adoptados mediante las Resoluciones 2300 de 1990 y 2200 de Apreciados señores: Como es de su conocimiento, la Corte Constitucional en Sentencia C-250 del 16 de marzo de 2004, declaró la inexequibilidad del siguiente aparte del artículo 16 del Decreto 1295 de 1994: El no pago de dos o más cotizaciones periódicas, implica además de las sanciones legales, la desafiliación automática del Sistema General de Riesgos Profesionales, quedando a cargo del respectivo empleador la responsabilidad del cubrimiento de los riesgos profesionales. Lo anterior supone que a partir de la declaratoria de inexequibilidad de dicha disposición, los afiliados al Sistema General de Riesgos Profesionales no pueden ser excluidos del mismo en los eventos de no pago de cotizaciones, lo que hace necesario que las entidades administradoras de dicho sistema prevean tal circunstancia dentro de su contabilidad y cubran adecuadamente estas contingencias. Por lo anterior, este Despacho en ejercicio de las facultades contempladas en el literal b) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, considera necesario instruir a las Administradoras de Riesgos Profesionales para que en adelante provisionen el cien por cien (100%) de la cotización a partir del primer mes en que el empleador presente mora en el pago, razón por la cual mediante la presente circular se modifica la descripción de las cuentas 1599 Provisión Cuentas por Cobrar Actividad Aseguradora y Provisión Cuentas por Cobrar Sistema General de Riesgos Profesionales, de los planes únicos de cuentas adoptados con las Resoluciones 2300 de 1990 y 2200 de De otra parte, mediante la presente circular se modifican las cuentas 4102 Primas emitidas y Cotizaciones de los respectivos planes de cuentas con el fin unificar sus descripciones. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, aplica para los estados financieros con corte a Septiembre de 2004 y modifica la Resoluciones 2300 de 1990 y 2200

2 RES DE 1990 Hoja No. 169 de Se anexan las páginas objeto de modificación. Cordialmente, JORGE PINZON SANCHEZ Superintendente Bancario

3 RES DE 1990 Hoja No ACTIVO 15 Cuentas por 1599 Provisión Cuentas por Cobrar Cobrar Actividad Actividad Aseguradora Aseguradora Cuando se trate de primas de seguros a cargo de entidades territoriales y otras entidades estatales, se seguirán las siguientes reglas: En el caso de entidades que se ajusten a las normas sobre aprobación y ejecución del presupuesto contenidas en la ley orgánica del presupuesto, cuando se disponga del correspondiente certificado de disponibilidad y se haya efectuado el registro presupuestal respectivo para atender su cancelación, hecho que deberá acreditarse mediante certificación expedida por la unidad de presupuesto de la entidad oficial de que se trate, la provisión se constituirá así: -El ciento por ciento (100%) del total de las primas devengadas y los gastos de expedición pendientes de cobro cuyos acuerdos de pago superen los treinta (30) días comunes de vencidos; en todo caso, se constituirá provisión cuando las primas pendientes cuenten con más de ciento veinte (120) días comunes contados a partir de la iniciación de la vigencia técnica de la póliza, de los certificados o de los anexos que se expidan con fundamento en ella. Tratándose de cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales, cuando el empleador no pague la respectiva cotización dentro del mes siguiente a su causación, las administradoras constituirán una provisión equivalente al 100% del valor de la misma, con cargo al estado de resultados. Para el caso de las demás cuentas que conforman el grupo 15, las Entidades aseguradoras constituirán con cargo al Estado de Resultados, una provisión equivalente al ciento por ciento (100%) de los saldos que cuenten con más de seis (6) meses de vencidos o impagados, o antes si a juicio de la Entidad o de la Superintendencia Bancaria se dan los parámetros de que tratan los arts. 52 y 81 del Decreto 2649 de 1993.

4 RES DE 1990 Hoja No INGRESOS 41 Operacionales 4102 Primas Emitidas DESCRIPCIÓN Registra el ciento por ciento (100%) de las primas emitidas durante el ejercicio cuando no haya vencido el plazo establecido en el artículo 1066 del Código de Comercio. En caso contrario, de acuerdo con lo previsto en el artículo 1068 del mencionado código, reflejará la parte correspondiente a la prima devengada hasta dicho término y los gastos causados con ocasión de la expedición del contrato. Las cancelaciones y anulaciones de contratos se registrarán en la subcuenta Cancelaciones y/o Anulaciones-, independientemente que correspondan al mismo ejercicio o a ejercicios anteriores. Registra el valor de las cotizaciones obligatorias que deben cancelar los empleadores y trabajadores independientes afiliados al Sistema General de Riesgos Profesionales, para el cubrimiento de los riesgos profesionales de los afiliados durante el período. Para cada empleador, la administradora de riesgos profesionales debe estimar el valor de las cotizaciones obligatorias teniendo en cuenta los trabajadores que estuvieron afiliados durante todo o parte del período (novedades de ingreso y retiro), el salario base de cotización y la clase de riesgo, reportados en la última autoliquidación o en la afiliación. Cuando el empleador no reporte novedades, el valor estimado de la cotización no podrá ser inferior a la suma cotizada en el último formulario de autoliquidación de aportes. El 5% de las cotizaciones obligatorias se debe registrar en el código 5153 Programas, Prevención e Investigación ATEP, correspondiente al desarrollo de programas, campañas y acciones de educación, prevención e investigación de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de los afiliados. Adicionalmente, el 1% de las cotizaciones obligatorias se registra en el código 5150 Contribuciones, Afiliaciones y Transferencias, con destino al Fondo de Riesgos Profesionales.

5 RES DE 1990 Hoja No INGRESOS 41 Operacionales 4102 Primas Emitidas De conformidad con los principios y normas de contabilidad previstos en el Decreto 2649 de 1993, en especial con lo dispuesto en materia de realización, prudencia, causación y reconocimiento de hechos económicos, el registro se debe efectuar en el mes correspondiente a la cobertura con cargo a la cuenta 1565 Sistema General de Riesgos Profesionales y la contabilización del recaudo debe reflejarse en la fecha en que se recibe el pago. Las sumas registradas en el estado de resultados se deben analizar, conciliar y depurar, por cada empleador como mínimo una vez al mes. DINAMICA CREDITOS 1. Por el valor de las primas originadas en la emisión de las pólizas o contratos. DEBITOS 1. Por las devoluciones, cancelaciones o anulaciones en el ejercicio. 2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

6 RES DE 1994 Hoja No ACTIVO 715 Cuentas por Provisión Cuentas por Cobrar Cobrar Sistema Sistema General de Riesgos General de Profesionales Riesgos Profesionales DESCRIPCION Es una cuenta de valuación de activo de naturaleza crédito, que registra los montos provisionados por el Instituto de Seguros Sociales administradora ARP, para cubrir eventuales pérdidas, derivadas de la actividad del Sistema General de riesgos Profesionales. Cuando el empleador no pague la cotización dentro del mes siguiente a su causación, la administradora constituirá una provisión equivalente al 100% del valor de la misma, con cargo al estado de ganancias y pérdidas. Para efectos de cumplir con los Artículos 4, 11, 48 y 53 entre otros, del Decreto 2649 de 1993 se entiende que no podrán compensarse provisiones entre subcuentas y, por ende, tampoco entre cuentas de provisiones. DINAMICA CREDITOS 1. Por las provisiones constituidas. DEBITOS 1. Por el valor de los castigos debidamente autorizados. 2. Por la reversión de las provisiones con abono a la subcuenta , cuando pertenezcan al mismo ejercicio o a la subcuenta , cuando correspondan a ejercicios diferentes.

7 RES DE 1994 Hoja No INGRESOS 741 Operacionales Cotizaciones DESCRIPCION Registra el valor de las cotizaciones obligatorias que deben cancelar los empleadores y trabajadores independientes afiliados al Sistema General de Riesgos Profesionales, para el cubrimiento de los riesgos profesionales de los afiliados durante el período. Para cada empleador, la administradora de riesgos profesionales debe estimar el valor de las cotizaciones obligatorias teniendo en cuenta los trabajadores que estuvieron afiliados durante todo o parte del período (novedades de ingreso y retiro), el salario base de cotización y la clase de riesgo, reportados en la última autoliquidación o en la afiliación. Cuando el empleador no reporte novedades, el valor estimado de la cotización no podrá ser inferior a la suma cotizada en el último formulario de autoliquidación de aportes. El 5% de las cotizaciones obligatorias se debe registrar en el código 5153 Programas, Prevención e Investigación ATEP, correspondiente al desarrollo de programas, campañas y acciones de educación, prevención e investigación de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de los afiliados. Adicionalmente, el 1% de las cotizaciones obligatorias se registra en el código 5150 Contribuciones, Afiliaciones y Transferencias, con destino al Fondo de Riesgos Profesionales. De conformidad con los principios y normas de contabilidad previstos en el Decreto 2649 de 1993, en especial con lo dispuesto en materia de realización, prudencia, causación y reconocimiento de hechos económicos, el registro se deberá efectuar en el mes correspondiente a la cobertura, con cargo a la cuenta 715 y la contabilización del recaudo debe reflejarse en la fecha en que se recibe el pago. Las sumas registradas en el estado de resultados y los recaudos efectuados se deben analizar, conciliar y depurar, por cada empleador como mínimo una vez al mes.

8 SUPERINTENDENCIA BANCARIA DE COLOMBIA 74. INGRESOS 741 Operacionales Cotizaciones DINAMICA CREDITOS DEBITOS 1. Por el valor del reconocimiento de los ingresos. 2. Por los ajustes. 1. Por los ajustes. 2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

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