PLAN ESTRATEGIA DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Transcripción

1 GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DEPARTAMENTAL PRIMER PLAN ESTRATEGIA DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Abril de 015 Secretaría de Planeación, Sede Administrativa. Calle Torre Central Piso 5. Bogotá, D.C. Tel. (1)

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3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 015 GOBERNACIÓN DE CUNDINAMARCA Entidad Identificación de Riesgos Análisis del Riesgo ÁMBITO DE LA GESTIÓN SUB ÁMBITO DE LA GESTIÓN PROBLEMA IDENTIFICADO CAUSA o CAUSAS (Aquello que se considera como fundamento, origen, motivo o razón del problema) CONSECUENCIA O CONSECUENCIAS (Hecho o acontecimiento que surge como efecto del problema) RIESGO IDENTIFICADO Y PRIORIZADO DESCRIPCIÓN Probabilidad de Materialización (Calificación: Posible - 1 Probable - Casi Seguro - ) VISIBILIDAD Gobierno Electrónico - Publicidad de la información Rendición de cuentas Falta de apropiación de los procedimientos adecuados para la publicación de información. Deficiencia en la información publicada Falta Cultura para generar y consultar información Falta apropiación del rol del servidor y ciudadano en el proceso de rendición de cuentas Protocolos incompletos Información no atractiva o (desconocimiento o inoperancia). desactualizada. No interacción con el Se desconocen o no se aplican ciudadano Falta de comunicación y articulación de las dependencias con la Secretaría de Prensa y TICS para publicitar sus acciones Falta de incentivos a la comunidad. Falta mercadeo de la información. Falta de utilización de herramientas publicitarias que generen mayor posicionamiento de la información en los funcionarios. Canales tradicionales no tienen impacto. Carencia de una estrategia de comunicación eficiente Falta de publicación de logros de las diferentes dependencias para el cumplimiento del Plan de Desarrollo. Desconocimiento ciudadano por falta de información falta de apropiación de las noticias y eventos más importantes que posibilitan el logro de los objetivos. Escasa participación ciudadana Deficiente proceso de comunicación en los funcionarios y en la ciudadanía. Ausencia o debilidad de procesos y procedimientos para la gestión administrativa y misional Bajo nivel de publicidad de la información (transparencia activa) Rendición de cuentas a la ciudadanía de baja calidad (deficiente) Deficiencia en el uso de los canales de comunicación Ausencia o debilidad de procesos y procedimientos para la gestión administrativa y misional Bajo nivel de publicidad de la información (transparencia activa) Rendición de cuentas a la ciudadanía de baja calidad (deficiente) La ausencia de procedimientos de publicidad de información debilita el cumplimiento de los procesos de gobierno electrónico de la entidad La falta de procedimientos para publicar información genera bajas acciones de publicidad de información de la gestión de la entidad La falta de procedimientos para publicar información y las deficiencias en la información publicada genera una rendición de cuentas de baja calidad La deficiencia en los protocolos de publicación de información y su implementación adecuada debilita los canales de entrega de información a la ciudadanía La falta de apropiación de la estrategia de rendición de cuentas y del plan de comunicaciones debilita el proceso de rendición de cuentas de la entidad Las carencias de una estrategia de comunicación eficiente genera una baja publicidad de información por la debilidad en la utilización de las herramientas para publicitarias y de divulgación Las debilidades en la implementación de la estrategia de rendición de cuentas y el plan de comunicaciones generan una rendición de cuentas deficiente y de baja calidad frente a las expectativas del ciudadano, contribuyendo a una baja participación ciudadana Deficiencia en el uso de canales La carencia de una estrategia de comunicación eficiente genera de comunicación o se utilizan los una debilidad en los canales de comunicación con la ciudadanía inadecuados Baja cultura del control social Utilización indebida de información oficial privilegiada Ausencia o debilidad de medidas y/o políticas de conflictos de interés Las debilidades en la implementación de la estrategia de rendición de cuentas y la falta de incentivos a la comunidad para participar conllevan a una baja cultura de control social Las deficiencias en el proceso de comunicación en los servidores y en la ciudadanía pueden llevar a un uso indebido de la información; debido a la falta de publicidad y apropiación de la información algunos servidores hacen uso inadecuado de la información. Las limitaciones para la participación ciudadana puede favorecer escenarios de conflicto de intereses para que un servidor actúe de forma conveniente a sus intereses por la falta de espacios para que la ciudadanía ejerza control y debido a la ausencia de políticas de conflicto de interés

4 VISIBILIDAD Bajo nivel de publicidad de la información (transparencia activa) La falta de espacios para interacción entre la entidad y los ciudadanos genera una baja publicidad de información sobre la gestión de la entidad, especialmente de los asuntos de interés de la ciudadanía Rendición de cuentas a la ciudadanía de baja calidad (deficiente) La falta de espacios de diálogo con la ciudadana favorece una rendición de cuentas deficiente y de baja calidad donde se puedan recoger las inquietudes de los ciudadanos y emprender acciones de mejora Espacios de diálogo con OSC y ciudadanía en general Falta incrementar espacios de diálogo con los ciudadanos para garantizar sus derechos y resolver sus expectativas Insuficiente participación ciudadana en los espacios de diálogo No se genera intercomunicación administrados/administrado que facilite la implementación de acciones de mejora en los procesos administrativos Deficiencia en el uso de canales de comunicación Baja cultura del control social La insuficiencia de espacios de diálogo participación debilita los canales de comunicación con la ciudadana Las limitaciones para la participación ciudadana puede generar un cultura de bajo control social, por desconocimiento y desmotivación debido a la falta de incentivos y de entrega de información de interés de la ciudadanía Baja cultura del control institucional La falta de espacios de diálogo con la ciudadana que contribuyan a retroalimentar la gestión de la entidad limita la posibilidad de generar controles institucionales y/o que estos controles sean útiles para hacerle seguimiento a los procesos y el cumplimiento de metas de la entidad Deficiente atención al ciudadano. Falta de apropiación de los protocolo y procedimientos de Atención al Ciudadano. Insatisfacción del ciudadano en la prestación de los servicios. Pérdida de credibilidad Utilización indebida de información oficial privilegiada Debilidad en la implementación de los procedimientos. Las limitaciones a la participación ciudadana puede favorecer practicas de uso indebido de información por parte de aquellos servidores y ciudadanos que tengan el acceso, para uso personal y de forma conveniente La falta de apropiación e implementación de los procedimientos dificulta la coordinación y seguimiento de las solicitudes. Atención al Ciudadano Información incompleta para responder los derechos petición Cumplimiento al procedimiento de PQRS Sistema de archivo organizado parcialmente Falta de cultura y compromiso para la utilización del Sistema de Gestión Documental Respuestas incompletas o parcializados y sin oportunidad Trazabilidad incompleta del estado de las PQRS Debilidad en la respuesta al ciudadano. Deficiencia en el monitoreo, seguimiento y evaluación a las PQR Las deficiencias para unificar la información generan falta de oportunidad en la respuesta en detrimento de la gestión y prestación de servicios de la entidad Deficiencia en la trazabilidad para hacer seguimiento a las PQRS El equipo líder del proceso de gestión Insuficiencia de personal contractual es escaso para atender de funcionarios y contratistas para manera integral toda la contratación atender el proceso de gestión contractual Falta de control efectivo a todo el proceso de gestión contractual. Las dificultades en el proceso y seguimiento de la gestión Ausencia o debilidad de procesos contractual se genera por debilidades en el proceso mismo y y procedimientos para la gestión ponen en riesgo la gestión administrativa y misional de la administrativa y misional entidad Bajos estándares éticos El inadecuado seguimiento a la ejecución contractual favorece un ambiente de bajos estándares éticos en quienes tienen que dar cumplimiento al objeto contractual y en quienes ejercen la función de seguimiento y control Gestión Contractual Inadecuado seguimiento a la ejecución contractual. Existe dificultad en saber en que van los contratos. Falta de seguimiento oportuno por parte de los supervisores de los contratos Detrimentos patrimoniales y pérdida de los recursos públicos Las debilidades en el seguimiento a la ejecución contractual y aplicación de normatividad favorece la ocurrencia de delitos contra la administración pública como: Peculado, Tráfico de Riesgo de ocurrencia de delitos influencias, Cohecho, Concusión, Enriquecimiento ilícito, contra la administración pública Prevaricato, Concierto para delinquir, Interés indebido en la celebración de contratos, abuso de autoridad por omisión de denuncia, y Utilización indebida de información oficial privilegiada ción de las norma archivística Desconocimiento de las normas Falta de interés en el cumplimiento de la norma Pérdida o dificultad para acceder a la información Bajo nivel de publicidad de la información (transparencia activa) La no existencia de información de la contratación unificada dificulta el acceso y publicidad de esta información dentro de la entidad y hacia el ciudadano

5 INSTITUCIONALIDAD Gestión documental La información de la contratación no está unificada. Esto dificulta el seguimiento de la ejecución y evaluación por parte de instancias superiores. Los funcionarios no conocen los procedimientos. Los aplican pero con deficiencia Los procesos de gestión documental no se cumplen Exceso de sistemas de información no integrados Dificultades en contar con información oportuna y de calidad Falencias en el tema de cultura de manejo de la información Modificaciones inadecuadas en los Manuales de Funciones Debilidad en los procedimientos existentes Falta de sentido de pertenencia de los servidores públicos Falta de reporte oportuno por parte de los ordenadores de gasto a las instancias competentes para adoptar correctivos. Desconocimiento de las normas Falta de una estrategia de divulgación adecuada que permita tener impacto en los funcionarios sobre los procedimientos. Falta de conocimiento por parte de los funcionarios de los procedimientos Falta de articulación de los sistemas de información existentes. Falta de acción oportuna para aplicación de clausulas excepcionales e información a autoridades públicas Deficiencias en el proceso de gestión documental Incumplimiento de los procedimientos vigentes. dificultades en el seguimiento adecuado ante la multiplicidad de sistemas de información. Falta de compromiso para la La no conservación de la información conservación de su información importante a nivel documental para el de acuerdo con la normativa legal Departamento. vigente. Falta de conocimiento por parte de los funcionarios de los procedimientos y por ende de la importancia del manejo de su información. Adecuación del manual de funciones para vinculación o ascenso de personal. Falta de implementación del Sistema Integrado de Gestión Falta de conocimiento adecuado de los programas y de los instrumentos de gestión. Inadecuado cumplimiento de la Ley General de Archivos y pérdida de memoria institucional. Perfiles inadecuados para el desempeño de los cargos. Toma de decisiones inadecuadas. No valoración de la Entidad en términos de metas y necesidades satisfechas a los ciudadanos. Baja cultura del control institucional El inadecuado seguimiento a la ejecución contractual favorece una cultura de bajo control institucional a la gestión contractual y de los servidores encargados de este seguimiento Las deficiencias en la implementación del proceso de gestión Ausencia o debilidad de procesos documental por parte de los servidores pone en riesgo la y procedimientos para la gestión gestión documental y la gestión administrativa en general como administrativa y misional misional de la entidad Ausencia de canales de comunicación Bajos estándares éticos El exceso de sistemas de información que no están articulados genera debilidades en los canales de información por las dificultades para la consolidación y entrega de información La falta de conocimiento y la falta de compromiso de los servidores para cumplir con los procedimientos de la gestión documental genera una cultura de bajos estándares éticos en el cumplimiento de sus funciones y procesos claves para la entidad como lo es la conservación de información y memoria histórica de la entidad La inadecuada selección de personal y asignación de funciones que no están acordes al nivel jerárquico, por parte los jefes, Extralimitación de funciones favorece una extralimitación de funciones por parte de los funcionarios Las modificaciones inadecuadas en el manual de funciones, la inadecuada selección del personal y las falencias en el Ausencia o debilidad de procesos entrenamiento de personal debilita los procesos de gestión del y procedimientos para la gestión recurso humano y conlleva a la toma de decisiones inadecuadas administrativa y misional poniendo en riesgo la gestión administrativa y misional de la entidad Las modificaciones inadecuadas del manual de funciones e selección de personal no ajustada a criterio meritocraticos Bajos estándares éticos favorece una cultura de bajos estándares éticos en el cumplimiento de los procesos de recurso humano de acuerdo a la normatividad Gestión del recurso humano Inadecuada selección del personal Falencias en el entrenamiento de personal en los puesto del trabajo Presentación de documentos falsos por parte del aspirante al cargo. No se cuenta con un procedimiento establecido para el entrenamiento de personal en los puestos de trabajo Selección de funcionarios sin cumplimiento de los requisitos para desempeñar el cargo 1. Desmotivación del personal. Desarticulación entre los objetivos individuales con los colectivos.. Bajo desempeño de los funcionarios Baja cultura del control institucional Falta de implementación de un Sistema Integrado de Gestión del recurso humano genera un bajo control institucional a los procesos de selección de los funcionarios como de evaluación y seguimiento a su desempeño Asignación de funciones diferentes al nivel jerárquico. Asignación de funciones que no está acordes al nivel jerárquico por parte los jefes. Demandas laborales Las falencias en los procesos de gestión del recurso humano favorecen la ocurrencia de delitos contra la administración pública como: Peculado, Tráfico de influencias, Cohecho, Riesgo de ocurrencia de delitos Concusión, Enriquecimiento ilícito, Prevaricato, Concierto para contra la administración pública delinquir, Interés indebido en la celebración de contratos, Abuso de autoridad por omisión de denuncia, y Utilización indebida de información oficial privilegiada. CONTROL Y SANCIÓN Control interno Puntos de Control en los procedimientos no eficientes Falta de implementación del sistema de Gestión de Calidad. No existencia de procedimientos implementados que permitan determinar con suficiencia la eficacia en la gestión. Falta de implementación del sistema de Gestión de Calidad con Ausencia o debilidad de procesos mecanismos de control y autocontrol eficientes e y procedimientos para la gestión implementados debilita el cumplimiento de los planes de acción, administrativa y misional los procesos y procedimientos de gestión administrativa y misional de la entidad

6 CONTROL Y SANCIÓN Control interno hay deficiencias en los mecanismos de Falta de implementación del autocontrol de las dependencias sistema de Gestión de Calidad. Carece de un grupo suficiente multidisciplinario para desarrollar sus roles la oficina de Control Interno Insuficiencia del recurso humano debido a restricciones de orden presupuestal El seguimiento de la Oficina de Control Falta de implementación del Interno se ve estancada por la falta de sistema de Gestión de Calidad. operación del sistema de calidad No existencia de procedimientos implementados que permitan determinar con suficiencia la eficacia en la gestión. Falta de control a la totalidad de acciones y seguimiento a los planes de acción de cada una de las dependencias. No existencia de procedimientos implementados que permitan determinar con suficiencia la eficacia en la gestión. Ausencia o debilidad de medidas y/o políticas de conflictos de interés Baja cultura del control institucional Las deficiencias en los mecanismo de control y de personal en la oficina de control interno conlleva al incumplimiento de políticas de conflicto de interés o que estas no existan como parte de los procesos de autocontrol de las dependencias y sus funcionarios La limitación en la capacidad de seguimiento y control por las debilidades de recurso humano multidisciplinario dificulta el desarrollo de las acciones de control interno

7 INICIO FINAL DESCRIPCIÓN EVIDENCIA PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN OBJETIVO GENERAL ÁMBITO DE ACCIÓN PRIORIZADO # OBJETIVOS ESPECIFICOS ACCIONES DE MITIGACIÓN RIESGO METAS INDICADORES VALORACIÓN / TIPO DE CONTROL RESPONSABLE COLABORACIÓN TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN Sensibilizar e incentivar tanto a Ausencia o debilidad de Para diciembre de 015, se habrá realizado dos Dos rendiciones de cuentas Se genera información ciudadanos y funcionarios sobre el control social y su participación con información y diálogos permanentes procesos y procedimientos rendiciones de cuentas que contengan sensibilización, para la gestión información y diálogo administrativa y misional Secretaría de Planeación Todas las dependencias 01/01/015 0/1/015 A la fecha se ha realizado la rendición de cuentas de la vigencia 014. Actas, invitaciones, listas de asistencia Así como la preparación de la rendición de NNAJ 1 apropiada y el ciudadano la consulta. Actualizar y aplicar plan de Rendición de cuentas a la Para febrero de 015, se contará con un Plan actualizado Un Plan de comunicaciones RENDICIÓN DE CUENTAS comunicaciones para la Rendición de ciudadanía de baja calidad de Comunicaciones de Rendición de cuentas actualizado y aplicado de Cuentas (deficiente) Rendición de Cuentas Continuar la ruta de rendición de Ausencia o debilidad de Despliegue de los cinco Para diciembre de 015, se le habrá desplegado dos cuentas del departamento y articularla procesos y procedimientos momentos de la ruta de rendiciones de cuentas protocolarias a través del diálogo al proceso de gestión de las para la gestión rendición de cuentas en las dos Los servidores públicos de la ciudadano dependencias administrativa y misional rendiciones de cuentas previstas gobernación conocen y aplican la ruta de rendición de cuentas. Evaluar y retroalimentar los resultados Bajo nivel de publicidad de En la presente vigencia se adelantará y retroalimentará retroalimentaciones o de de la ruta de rendición de cuentas la información resultados de dos rendiciones de cuentas Rendición de cuentas (transparencia activa) El plan de comunicaciones se documentó en Enero de 015. Las Secretaría de Prensa y Secretarías de Planeación y de 0/01/015 0/04/015 actividades de rendición de cuentas se ajustan a las actividades del Plan de Comunicaciones de Rendición de Cuentas. Comunicaciones Prensa Plan. En la Ruta establecida para la rendición de cuentas 014, a la fecha Publicaciones Página web, actas, listados de de este reporte, nos encontramos en el 4 momento, queda asistencia Comité de Rendición de pendiente la evaluación y retroalimentación de la rendición. Secretaría de Planeación 01/01/015 0/1/015 Cuentas Para la rendición de cuentas de NNAJ y de acuerdo a la ruta Publicaciones Página web, actas, listados de metodológica implementada se encuentran desarrollando el asistencia momento Secretaría de Planeación Todas las dependencias 01/01/015 0/1/015 Avanzar en la oferta de formación y Baja cultura del control Para diciembre de 015 se habrá puesto al servicio de 100% de oferta de formación y Se han generado diferentes mecanismos de información los cuales Publicaciones página web, actas, listados de El ciudadano ejecuta acciones capacitación en gestión institucional y de control social a la control social para los ciudadanos gobernación, y conoce y se social los ciudadanos la oferta de formación y capacitación en capacitación aplicada en gestión gestión institucional y control social institucional y control social Secretaría de Planeación IDACO 01/01/015 0/1/015 se encuentran en manera virtual ( Kit informativo de formación en derechos para control social y rendición de cuentas). De igual manera se entregó información a los 116 municipios asistencia apropia de la ruta de rendición de cuentas. Seguimiento al cumplimiento de los Protocolo de Atención al Ciudadano en el Sector Central del Departamento Ausencia o debilidad de procesos y procedimientos Para Abril de 015 se tendrá un Informe de Seguimiento 1 Informe de Seguimiento Secretaría General Todas las dependencias 01/0/015 0/04/015 para la gestión administrativa y misional Los días 7, 0 y 1 de Marzo del 015 se realizó visita a las siguientes secretarías: Secretaría de Salud Secretaría de Educación Secretaría de Hacienda Secretaría de Transporte y Movilidad Secretaría General Con el ánimo de evidenciar la aplicación de los Protocolos de Atención al Ciudadano, la metodología aplicada consistió en llevar a * Informe ejecutivo seguimiento a cumplimiento de cabo cliente incognito de manera presencial y telefónica, indagando protocolos de Atención al Ciudadano. sobre información general de los trámites y OPAS que ofrece cada * Consolidado tabulación de resultados. entidad. * Plantilla visita, validación de protocolos. En las visitas se validaron los siguientes protocolos: Presentación personal y presentación en los puestos de trabajo Protocolo para la atención personalizada Protocolo para la atención telefónica. El ciudadano se siente Actualmente nos encontramos en la definición de rangos que 4 satisfecho con el proceso de Solicitar a las entidades que no han atención a sus requerimientos. dado cumplimiento al Protocolo de Atención al Ciudadano en el Sector Central, el plan de mejoramiento respectivo y realizar seguimiento. Ausencia o debilidad de Para Agosto de 015 se tendrá un informe de procesos y procedimientos 1 Informe de Seguimiento a los seguimiento al plan de mejoramiento de cada una de las para la gestión planes de mejoramiento entidades administrativa y misional Secretaría General Todas las dependencias 01/05/015 15/08/015 categoricen el cumplimiento o el incumplimiento de los protocolos, en conformidad con el informe ejecutivo de seguimiento de protocolos de atención al ciudadano y sus resultados que aún no * Informe ejecutivo seguimiento a cumplimiento de han sido socializados a las entidades evaluadas; posteriormente, se protocolos de Atención al Ciudadano. trazará una estrategia o plan de acción que permita aumentar los porcentajes de cumplimiento de los protocolos de atención al ciudadano y conocimiento de los mismos. El procedimiento fue ajustado en el mes de diciembre del 014, y se da a conocer a todas las entidades del Sector Central mediante ATENCIÓN AL CIUDADANO 5 Se llevarán a cabo dos socializaciones del procedimiento Socializar la Versión del procedimiento Ausencia de canales de a los directos responsables, una antes de finalizar el mes de trámites y OPAS (Otros comunicación de marzo y otra antes de finalizar el mes de septiembre Procedimientos Administrativos) de 015 El servidor público comprende la importancia de la atención al Se realizará capacitación en temas relacionados con Realizar capacitación en Atención al Debilidad en la respuesta al ciudadano y actúa acorde a Atención al Ciudadano antes de finalizar el mes de junio Ciudadano. ciudadano. esos principios y valores de 015 Socializaciones de Procedimiento en Versión 1 Capacitación Secretaría General y Función Pública Secretaría General y Función Pública Todas las dependencias 01/0/015 0/09/015 Todas las dependencias 01/0/014 0/06/015 correo enviado por la Secretaria General con fecha de enero de * Correo enviado por la Secretaria General 015, posteriormente se elabora pantallazo, el cual fue aprobado * Pantallazo de trámites y Servicios por la Sec. Prensa y Comunicaciones con la información respectiva * Listados de asistencia comité GEL y reunión del procedimiento de trámites y OPAS para ser publicados a través administradores de trámites. de los equipos de cómputo de los funcionarios, cada día. Adicionalmente, se realizó socialización de la nueva versión del procedimiento en comité GEL y en reunión de administradores de traites de las diferentes entidades del Nivel Central. Actualmente se esta Gestionando la contratación en compañía de la Dirección de Servicios Administrativos y la Oficina Asesora Jurídica. Adicionalmente el proceso se encuentra en el plan anual de adquisiciones de la Secretaría General y se realizara por medio de * Plan Unico de Contratación Ajustado una convocatoria pública de mínima cuantía. corporativos. Se oficio a la Unidad Especial de Contratación con el fin de solicitar una modificación a las fecha de inicio del proceso contractual. Definición de los criterios de selección Para Agosto de 015 se contará con el Documento de de los trámites que serán atendidos en Debilidad en la respuesta al Criterios Selección de los trámites que serán atendidos el CIAC (Centro Integrado de Atención al ciudadano. en el CIAC Ciudadano) 1 Documento con los Criterios de Selección Secretaría General Todas las dependencias 01/0/014 1/08/015 Definir el listado de trámites que serán Debilidad en la respuesta al Para Agosto de 015 se contará con el Documento atendidos en el CIAC - Centro Integrado ciudadano. Listado de Trámites que serán atendidos en el CIAC de Atención al Ciudadano 1 Documento con Listado de Trámites Secretaría General Todas las dependencias 01/0/014 1/08/015 * Comunicación de aceptación. La gobernación en el sector central cuenta con un sistema de atención al ciudadano que permite la coordinación 6 institucional, así como el seguimiento al cumplimiento de los procedimientos internos y requerimientos ciudadanos.

8 INICIO FINAL DESCRIPCIÓN EVIDENCIA OBJETIVO GENERAL GOBIERNO ELECTRÓNICO RENDICIÓN DE CUENTAS ATENCIÓN AL CIUDADANO ÁMBITO DE ACCIÓN PRIORIZADO # OBJETIVOS ESPECIFICOS ACCIONES DE MITIGACIÓN RIESGO METAS PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN VALORACIÓN / TIPO INDICADORES RESPONSABLE COLABORACIÓN * Comunicación de aceptación. DE CONTROL La gobernación en el sector central cuenta con un sistema de atención al ciudadano que Definir los perfiles que deben cumplir Para Septiembre de 015 se contará con el Documento 1 Documento con Perfiles permite la coordinación los funcionarios encargados de la Bajos estándares éticos Perfiles Definidos encargados de la Atención al Usuario Secretaría General Todas las dependencias 01/0/015 1/09 /015 6 definidos institucional, Se genera información así como el Atención al Usuario en el CIAC. en el CIAC. 1 seguimiento apropiada y al el cumplimiento ciudadano la de los procedimientos consulta. internos y requerimientos ciudadanos. Socializar a las Entidades del Sector Se elaboró cronograma en el cual se incluyen las dependencias a * de asesorías Central el procedimiento visitar en el primer trimestre de 015, para determinar su posible * Planilla asesoría/verificación TRD Administración de archivos de gestión y transferencia documental al Archivo Central., De acuerdo al * de asesorías actualizado transferencias documentales cronograma se realizaron asesorías dejando registro con las recomendaciones y los compromisos adquiridos por las Dirección del Servicio al dependencias. Para Julio de 015 se realizará la socialización de las 4 Entidades con procedimiento Bajos estándares éticos Ciudadano y Gestión Jefe de cada dependencia 01/0/015 1/07/015 una vez realizadas las visitas de Verificación de TRD donde las entidades del Sector Central socializado Documental dependencias definen las fechas en las que realizarán las transferencias documentales al Archivo Central, se actualiza el cronograma el cual se adjunta Ausencia o debilidad de Procedimientos del proceso de Comunicaciones estarán procesos y procedimientos ajustados, divulgados e implementados 100%, de N de procesos divulgados e Se ajustaron 6 procesos de los 1 que habian a 1 de Diciembre de para la gestión acuerdo con lineamientos del Manual MECI 014 implentados/n de 014. Esta pendiente la divulagación de los mismos. administrativa y misional procedimientos ajustados Los procesos ajustados fueron los siguientes: E-CO-PR-011 Asesoría en publicaciones, publicidad e imagen Ajustar a los lineamientos del Manual corporativa 0/4/015 MECI 014 los procedimientos para la Secretaría de Prensa y E-CO-PR-009 Uso y Manejo de Carteleras Externas Los procedimientos ajustados se encuentran Todas las Dependencias 01/01/015 0/8/015 publicación de la información y Comunicaciones E-CO-PR-006 Archivo Gráfico y Audiovisual cargados en ISOlucion 1/1/015 divulgarlos e implementarlos E-CO-PR-004 Publicaciones Especiales E-CO-PR-00 Edición Periódico Institucional E-CO-PR-005 Monitoreo de noticias 50%. Entre enero y diciembre de 015 se implementarán y Política de Comunicaciones y La política de comunicaciones se estructuró y divulgo a través de: el socializarán la Política de Comunicaciones y los Manuales Operativos de periodico externo con una edición especial, carteleras electrónicas, Manuales Operativos de Comunicaciones Comunicaciones socializados 0/4/015 cartelera interna de la Secretaría de Prensa. Se Socializó con la Secretaría de Prensa y Todas las Dependencias 01/01/015 0/8/015 Secretaría de la Función Pública, con la Oficina de Control Inteno y Evidencia física (Periódico - Fotografías - Acta Comité Comunicaciones 1/1/015 en el comíte de comunicaciones. de Comunicaciones) 100% Incluír procedimiento asociado Boletín de Prensa Procedimiento asociado Boletín publicado en la herramienta Isolucion. de Prensa publicado Se documentaron los procedimientos de Boletín de prensa. (E-CO- Revisar y actualizar los lineamientos Bajo nivel de publicidad de 0/4/015 PR-00 ) y Boletín electrónico Secretaría de Educación (E-CO-PRentre el proveedor de la información y la información Secretaría de Prensa y Los procedimientos se encuentran cargados en la Todas las Dependencias 01/01/015 0/8/ ) el área responsable de la publicación (transparencia activa) Comunicaciones herramienta ISOlucion 1/1/ % Procedimiento asociado: Informes radiales a las Procedimiento de Informes emisoras de Cundinamarca publicado en la herramienta radiales a las emisoras de Se documentó el procedimiento Informes radiales a emisoras de Isolucion. Cundinamarca publicado en la 0/4/015 Secretaría de Prensa y Cundinamarca (E-CO-PR-01). El procedimiento se encuentra cargado en la herramienta. Todas las Dependencias 01/01/015 0/8/015 Comunicaciones herramienta ISOlucion 1/1/ % Atender las actividades que determine Ausencia de canales de A partir de enero de 014 todas las piezas gráficas N de piezas gráficas aprobadas el Comité de Comunicaciones de la comunicación informativas de la Gobernación de Cundinamarca son cada mes. Gobernación de Cundinamarca para aprobadas por el Comité de Comunicaciones que se Enero Aprobadas - 0 No aprobadas generar mecanismos claros y oportunos reúne dos veces al mes. N de piezas gráficas no 0/4/015 La información se registra en el formato E-CO-FR-00 Secretaría de Prensa y Febrero Aprobadas - 0 No aprobadas de comunicación aprobadas detectadas. Todas las Dependencias 01/ /8/015 Requerimientos Asesoría Imagen Institucional y Comunicaciones Marzo Aprobadas - 0 No aprobadas 1/1/015 Corporativa Se ajustaron 6 procesos de los 1 que habian a 1 de Diciembre de 014. Esta pendiente la divulagación de los mismos. Los procesos ajustados fueron los siguientes: E-CO-PR-011 Asesoría en publicaciones, publicidad e imagen corporativa La estrategia integrada de E-CO-PR-009 Uso y Manejo de Carteleras Externas comunicación (externa e E-CO-PR-006 Archivo Gráfico y Audiovisual interna), previene la E-CO-PR-004 Publicaciones Especiales ocurrencia de prácticas E-CO-PR-00 Edición Periódico Institucional 7 corruptas al informar de E-CO-PR-005 Monitoreo de noticias manera clara, sencilla y oportuna la gestión Mantener actualizados los Bajo nivel de publicidad de N de procedimientos 0/4/015 De igual manera en el cuatrimestre se documentaron tres departamental. Procedimientos de Comunicaciones 015 aprobados y Secretaría de Prensa y Secretaría de Prensa y Los procedimientos se encuentran cargados en la procedimientos asociados al Proceso de la información socializados / N de total de 01/01/015 0/8/015 procedimientos nuevos: socializados Comunicaciones Comunicaciones herramienta ISOlucion Comunicaciones. (transparencia activa) procedimientos aprobados 1/1/015 E-CO-PR-014 Boletín electrónico Secretaría de Educación E-CO-PR-01 Informes radiales a emisoras de Cundinamarca E-CO-PR-015 Carteleras digitales Gobernación de Cundinamarca Esta pendiente la socialización. 50%

9 INICIO FINAL DESCRIPCIÓN EVIDENCIA 7 La estrategia integrada de comunicación (externa e interna), previene la ocurrencia de prácticas corruptas al informar de manera clara, sencilla y oportuna la gestión departamental. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN OBJETIVO GENERAL ÁMBITO DE ACCIÓN PRIORIZADO RENDICIÓN DE CUENTAS GOBIERNO ELECTRÓNICO VALORACIÓN / TIPO # OBJETIVOS ESPECIFICOS ACCIONES DE MITIGACIÓN RIESGO METAS INDICADORES DE CONTROL TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN RESPONSABLE COLABORACIÓN Asistir y acompañar a las entidades del Rendición de cuentas a la Durante el año 015 se contará con la información Informe de seguimiento * Formatos de Registro de Asesoría Técnica en nivel central en la actualización de la ciudadanía de baja calidad actualizada en los portales. Realizando seguimientos de Realización de Asesoría técnica en oficina, brindando soporte en el Oficina. información del portal que cada uno (deficiente) avance cada cuatro meses. manejo de la herrramienta del portal a los administradores de * Actas de Comité. lidere para el control ciudadano contenidos de las secretarías. * Listados de asistencia. Se genera información 1 apropiada y el ciudadano la 0/4/015 Seguimiento a través del Comité de Gobierno en Línea y consulta. Secretaría TIC Todas las Dependencias 0/0/015 0/8/015 Antitrámites con los delegados de cada entidad sobre la importancia 1/1/015 de mantener actualizados los sitios web teniendo encuenta que éste es el medio de comunicación con el ciudadano. Durante el año 015 las entidades del nivel central y Informes de avance de Se llevó a cabo la suscripción del contrato STIC-PS-017 de 015 del * Contrato STIC-PS descentralizado de la Gobernación y los municipios del implementación de la estrategia asesor Aristóbulo Salas para realizar asesoría a las entidades central, * Informes Mensuales Departamento de Cundinamarca, contarán con el apoyo de Gobierno en Línea de acuerdo descentralizadas y los municipios en los temas de la estrategia de 0/4/015 Deficiencia en el uso de los a la implementación de la Estrategia de Gobierno en a cronograma de actividades gobierno en línea de acuerdo al nuevo decreto 57 Secretaría TIC Todas las Dependencias 0/0/015 0/8/015 canales de comunicación Línea de acuerdo con la normatividad y estándares 1/1/015 vigentes. Durante el año 015 se llevará a cabo socialización a las N actividades de socialización. Teniendo en cuenta que se encuentra en desarrollo el documento entidades del sector central sobre la publicación de de lineamientos para la publicación de datos abiertos en la datos abiertos en la página Gobernación, no se ha podidio establecer la socialización de la Realizando seguimientos de avance cada cuatro meses 0/4/015 publicación de los mismos. Sin embargo, se han realizado actividades Deficiencia en el uso de los Secretaría TIC Todas las Dependencias 0/0/015 0/8/015 de socialización concernientes a la sensibilización a los líderes GEL en canales de comunicación 1/1/015 los Comité de Gobierno en Línea y Antitrámites pasados. Estrategia de socialización de procesos y procedimientos para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea Expedición de lineamientos para la apertura de datos Lineamientos para la apertura de Documento que se encuentra en desarrollo, tomando como Información consolidada de la Gobernación Nivel Central. datos socializados instrumento la ley de transparencia y acceso a la información Secretria TIC y Todas las depenencias Todas las Dependencias 01/05/015 1/08/015 explicada a los funcionarios el pasado 7 de abril. Recolección de información de la normatividad nacional y la dispuesta por el MinTic Deficiencia en el uso de los canales de comunicación Durante el segundo semestre de 015 se realizará el Informe de seguimoiento seguimiento a la implementación de datos abiertos en la Gobernación Nivel Central Secretria TIC y Todas las depenencias Todas las Dependencias 01/05/015 0/8/015 1/1/015 Durante el año 015 las entidades del nivel central de la 100 % de las solicitudes Avance 100% de la actividad gobernación contarán con asistencia y acompañamiento realizadas por las entidaes de Bajo nivel de publicidad de para crear sus comunidades virtuales de acuerdo a nivel central son atendidas la información solitudes. Realizando seguimientos de avance cada (transparencia activa) cuatro meses. Secretaría TIC Todas las Dependencias 0/0/015 0/4/015 0/8/015 1/1/015 No ha sido solicitada ninguna comunidad por parte de las secretarias y entidades Comunicaciones a la ciudadanía a través de boletines informativos según solicitudes realizadas por las entidades. Realizando seguimientos de avance cada cuatro meses. 100% de boletines enviados de acuerdo a las solicitudes recibidas Avance 100% de la actividad Reporte de boletines enviados Se han realizado el envio de los siguientes boletines con temáticas y número de enviados: * Jornada de capacitación SGR: 59 * Invitación a participar en la rendición de cuentas vigencia Los ciudadanos confían en la fidelidad de la información publicada en los diferentes canales y toman decisiones acordes a la misma, al ser esta sencilla, clara y oportuna. Crear espacios participativos para alcaldías y los ciudadanos Bajo nivel de publicidad de la información (transparencia activa) Secretaría TIC Todas las Dependencias 0/0/015 0/4/015 0/8/015 1/1/015 * Gobernación de Cundinamarca: 6797 * Invitación, gestión y apropiación de la ley de transparencia y acceso a la información pública: 918 * Invitación: jornada taller Autorizaciones sanitarias agua para consumo humano un compromiso de todos los cundinamarqueses: 416 * Programación de mesas técnicas gel territoriales: 60 A diciembre de 015 se publicarán en la página Deficiencia en el uso de los dos () datos abiertos de acuerdo a canales de comunicación consolidado de información identificada y remitida por las entidades del nivel central. datos abiertos publicados en la página Secretaría TIC Todas las Dependencias 0/0/015 0/4/015 0/8/015 1/1/015 Estrategia y creación de formato para recolección del inventario de información de cada entidad para obtener el consolidado de la información suceptieble a publicar. Recolección de la información suministrada por diferentes entidades del orden nacional y que reposa en el servidor de la Secretría de TIC. Estrategia en desarrollo sobre la participación ciudadana en una Encuesta en línea, publicada en la página de la Deficiencia en el uso de los Realizar un espacio de participación ciudadana a través canales de comunicación de canales de comunicación virtual Espacio de participación activo Secretaría TIC Todas las Dependencias 0/0/015 0/4/015 0/8/015 1/1/015 encuesta virtual y através de las redes sociales de la Gobernación Gobernación "Rendición de Cuentas". (twitter) para la Rendición de Cuentas del señor Gobernador del 1 de abril. La Unidad Administrativa Especial de Ausencia o debilidad de Solicitar a la Secretaría de la Función Pública dos Mediante Oficio de fecha 11 de Febrero de 015 radicado mercurio Informe con corte Abril de 015 Contratación, solicitará a la Secretaría procesos y procedimientos capacitaciones en Supervisión de Contratos y Convenios de la Función Pública la inclusión en el para la gestión y Riegos en la Contratación Pública, para que sean plan de capacitaciones los temas: administrativa y misional realizadas en la vigencia 015. Supervisión de Contratos y Convenios y Riegos en la Contratación Pública , la UAEC solicitó a la Secretaria de la Función Pública la Oficio fecha 11 de Febrero de 015 radicado inclusión de los temas: en Supervisión a contratos y Convenios y mercurio Correo electrónico de fecha 15 de Abril de 015 Riesgos en la Contratación Pública en el plan de capacitación de la Entidad para la presente vigencia. Igualmente en desarrollo de la encuesta de capacitación y bienes adelantada el día 6 de febrero Función Pública Función Pública de 015 por la mencionada Secretaria, se solicitó nuevamente la Oficio de Solicitud radicado Unidad Administrativa Unidad Administrativa Especial 01/01/015 0/04/015 inclusión de estos temas en el plan de capacitaciones. Especial de Contratación de Contratación Mediante correo electrónico de fecha 15 de Abril de 015, se solicitó a la Secretaria de la Función Pública Información sobre el trámite que se ha dado a la solicitud a que se ha hecho referencia y el estado La administración departamental cuenta con un diseño institucional que previene y detecta prácticas corruptas. 9 El equipo de gestión contractual cuenta con profesionales actualizados en normatividad sobre contratación estatal con el propósito de garantizar la aplicación de los principios de transparencia y selección objetiva. actual de la misma.

10 INICIO FINAL DESCRIPCIÓN EVIDENCIA EL 17 de Abril de 015 se publicó la primera actualización del Plan PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN OBJETIVO GENERAL La administración departamental cuenta con un diseño institucional que previene y detecta prácticas corruptas. ÁMBITO DE ACCIÓN PRIORIZADO RENDICIÓN DE CUENTAS VALORACIÓN / TIPO # OBJETIVOS El equipo ESPECIFICOS de gestión ACCIONES DE MITIGACIÓN RIESGO METAS INDICADORES RESPONSABLE COLABORACIÓN DE CONTROL contractual cuenta con profesionales actualizados en normatividad sobre Evaluación de la solicitud de Bajos estándares éticos Inclusión de los temas de capacitación solicitados en el 9 contratación estatal con el capacitación solicitados por la Unidad Plan de Capacitaciones 015 de la Entidad. propósito de garantizar la Administrativa Especial de Contratación aplicación de los principios de e inclusión en el plan de capacitaciones transparencia Se genera información y selección 1 apropiada objetiva. y el ciudadano la Función Pública Función Pública consulta. Tematica incluida en el plan de Unidad Administrativa Unidad Administrativa Especial capacitaciones 015. Especial de Contratación de Contratación Realizar dos capacitaciones dirigidas a Bajo nivel de publicidad de Realizar dos capacitaciones a gestores de la Contratación los gestores de la contratación en la información en la Gobernación de Cundinamarca Supervisión a contratos y Convenios y (transparencia activa) Función Pública Función Pública Informe de capacitaciones Riesgos en la Contratación Publica. Unidad Administrativa Unidad Administrativa Especial realizadas Especial de Contratación de Contratación Realizar la publicación del manual del Baja cultura del control Publicación en Página Web del Decreto 89 de 01 - contratación y sus actualizaciones en la institucional Manual de Contratación y Manual de Vigilancia y control página web de la Gobernación de a la ejecución contractual y sus actualizaciones Cundinamarca. TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN Mediante correo electrónico de fecha 16 de Abril de 015 la Secretaría de la Función Pública indicó: "De acuerdo a su solicitud, me permito informarle que la capacitación en supervisión de contratos se encuentra programada en el proyecto de Plan Institucional de Capacitación que ya se sometió a consideración de la Comisión de Personal, faltando aún la instancia de aprobación por 01/01/015 0/04/015 parte del Comité de Incentivos; en ese orden, una vez se tenga Informe con corte Abril de 015 aprobado el PIC, la Secretaria de la Función Pública iniciará el trámite Correo electrónico de fecha 15 de Abril de 015 para adelantar la respectiva contratación informándole a usted el progreso de la actividad." 0/8/015 01/01/015 1/1/015 Mediante Correo de fecha 11 de Febrero de 015 se solicitó a la * Informe con corte Abril de 015. Secretaria TIC la realice la publicación en la Página web de la Entidad ( del Decreto 089 de 01 Mediante * Correo de fecha 11 de Febrero de 015. el cual se adoptó el Manual de Contratación y Manual de Vigilancia y * Correo electrónico de fecha 1 de marzo de 015. Control a la Ejecución Contractual de la Gobernación de Cundinamarca- y el Decreto 0 de 015 Mediante el cual se * Correo electrónico de fecha 1 de abril de 015. modifica el Decreto 089 de 01-. Requiriendo que la publicación permitiera que tanto los funcionarios de la entidad como la * Correo electrónico de fecha 15 de abril de 015. ciudadanía pueda identificarlo y tener fácil acceso a ellos. Como respuesta a la anterior solicitud, mediante correo electrónico de fecha 1 de marzo de 015 la Secretaria TIC manifestó que la publicación solicitada se realizó en el portal web corporativo el día 6 Manual publicado No. de actualizaciones publicadas / N de actualizaciones realizadas Unidad Administrativa Especial de Contratación Secretaria TIC 01/01/015 0/4/015 0/8/015 1/1/015 de marzo del presente año, dentro de la Sección del Servicio al ciudadano Link Transparencia y Acceso a la Información Pública. Dando cumplimiento a lineamientos de la ley 171 del Transparencia y acceso a la información pública y al decreto parcial reglamentario 10 del 0 de enero, en su artículo 4. No obstante lo anterior, la UAEC solicitó el 1 de abril de 015 que se realizará la publicación de Manual de Contratación y su Decreto Modificatorio en el micrositio de la UAEC y en el link de contratación del página web de la Gobernación de Cundinamarca. En respuesta la Secretaria TIC mediante correo electrónico de fecha 15 de abril de 015 confirmo la publicación solicitada en el micrositio de la UAEC e indicó que se dispondría de un banner en Consulte aquí el manual de contratación dentro de la sección de Contratación del Portal. Se revisó y actualizó la Caracterización del Proceso de gestión * Infomre con corte Abril de 015 Contractual Versión 4 aprobada el 8 de Enero de 014. Socializado Caracterización del Proceso de gestión Contractual mediante correo electrónico del 9 de febrero de 015 Versión 4 GESTIÓN CONTRACTUAL Se modificó el formato para la evolución de contratistas aprobada Modificación del formato para la evolución de contratistas aprobada el 6 de enero de 015. el 6 de enero de 015. Socializado mediante correo electrónico del 9 de febrero de 015. Formato para la solicitud de conceptos contractuales el 17 de Febrero de 015. Se aprobó el formato para la solicitud de conceptos contractuales Actas de Reunión Equipo de Mejoramiento Proceso el 17 de Febrero de 015. de Gestión Contractual En sesiones de trabajo del equipo de mejoramiento del proceso de Decreto 0 de 015 gestión contractual, se modificaron los lineamientos para la Instructivo A- GC-IN-00 el 5 de febrero de 015 elaboración y actualización del Plan de Contratación. Modificación del formato A-GC-FR-016 el 5 de febrero de 015 Se aprobó el instructivo A- GC-IN-00 el 5 de febrero de 015 para la elaboración y actualización del plan de contratación. Listado de Asistencia Mesa de Trabajo del 5 de Febrero de Se cuenta con herramientas que facilitan la aplicación del proceso de gestión contractual. Se modificó el formato A-GC-FR-016 el 5 de febrero de 015 para la Certificación de publicación en la Página WEB de la presentación del Plan de Contratación. Gobernación de Cundinamarca el Plan Único de Contratación vigencia 015. El 5 de Febrero de 015 se desarrolló una mesa de trabajo con los Certificación de publicación de la primera funcionarios encargados de coordinar la actividad contractual en actualización del Plan Único de Contratación vigencia cada una de las dependencias del Sector Central de Gobernación de 015 en la página web de la Entidad. Cundinamarca, en la cual, entre otros tema, se abordaron entre otros temas: Fortalecer la socialización e implementación de los documentos del proceso de gestión contractual Riesgo de ocurrencia de delitos contra la administración pública informes de avance sobre el Durante el 015, se realizarán actividades de estado de la socialización e socialización de la totalidad de los formatos asociados al implementacion de la proceso de Gestión Contractual documentación asociada al Proceso de Gestión Contractual Unidad Administrativa Unidad Administrativa Especial Especial de Contratación de Contratación 01/01/015 0/4/015 0/8/015 1/1/015 **Lineamientos para la elaboración y actualización del Plan Único de Contratación. ** Indicadores del Proceso de Gestión Contractual. ** Publicación de documentos del proceso en el SECOP. ** Lineamientos para la liquidación de contratos. ** Gestión Documental. Se aprobaron los nuevos indicadores para el proceso de gestión contractual: oportunidad de respuesta a solicitudes de revisión de procesos contractuales y oportunidad de ejecución plan de contratación. Igualmente se realizó la medición del primer trimestre de cada uno de ellos. El 01 de Marzo de 015 se consolidó y publicó en la Página WEB de la Gobernación de Cundinamarca el Plan Único de Contratación vigencia 015.