Aplicación de Clases Pasivas GestinPe

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1 Aplicación de Clases Pasivas GestinPe Gestión Informática de Pensiones S.L. (GestinPe) se fundó para dar cobertura en exclusiva a todas las necesidades informáticas de las Habilitaciones de Clases Pasivas. La mayoría de los profesionales que trabajan en GestinPe llevan colaborando con los Habilitados más de 25 años dedicándose casi en exclusividad a esta actividad. Actualmente contamos con una cartera de clientes de más de 50 Habilitados. Con la experiencia que nos avala y la ayuda inestimable de los Habilitados, hemos desarrollado una aplicación que abarca desde el primer contacto con un futuro pensionista para tramitarle el expediente, hasta el pago de los haberes devengados. La aplicación está desarrollada en Visual 6 y Visual.net, almacenando los datos en bases de datos Access. Toda la información está disponible para los usuarios, siempre protegida debidamente por contraseñas para cumplir con la Ley de Protección de Datos. La aplicación se mantiene día a día completándola con las sugerencias de los propios usuarios. La información está albergada en más de 100 tablas entre las diversas bases de datos y cada pensionista cuenta con más de campos diferentes a los que se acceden a través de más de 400 programas, lo que puede dar una idea de lo completa que resulta la aplicación. Sin embargo, gracias al sistema Windows y al diseño de sus pantallas, podemos acceder a todos los datos de una forma rápida, fácil y segura. Debido al tipo de datos personales que se almacenan en una Habilitación, los Habilitados están obligados a registrarse en la Agencia de Protección de Datos con nivel Alto y controlar todos los accesos contando con un seguimiento exhaustivo de las personas que acceden a ellos. Todo esto, junto con las incidencias producidas y la generación del Documento de Seguridad exigido por la LOPD también está controlado por nuestra aplicación. Tanto el acceso a los datos, a los menús, y a las opciones de alta, modificación, borrado, etc., están controlados y restringidos por los niveles de seguridad de usuario que el administrador del sistema define.

2 Descripción de la aplicación La aplicación funciona en red designando un servidor donde residen los datos y tantos equipos clientes como se desee, pudiendo incluso acceder a la información vía Internet desde ordenadores externos. Cada usuario tiene su clave de acceso y contraseña a través de la cual se aplican los permisos asignados. En el momento de acceder se nos muestra una web donde se informa de las últimas variaciones producidas en los programas y las instrucciones para actualizar, tanto los programas como los ficheros, impresos, formularios, etc. A continuación, y en los equipos que se desee, se nos presentará una pantalla con las notas/citas pendientes para el día actual y sucesivos, pudiendo filtrarlas por usuario, pensionista, expediente, etc. La aplicación cuenta con un menú de opciones desplegable con los siguientes apartados: Datos Generales del Pensionista Histórico Expedientes Procesos mensuales Listados Impresos Ficheros maestros Procesos especiales Utilidades Ayuda

3 Datos generales del pensionista. Es la parte de la aplicación donde se manejan la mayoría de los datos de los pensionistas o expedientes en tramitación. Un pensionista puede tener hasta 4 direcciones y 3 formas de pago diferentes para utilizar cada una de ellas según las necesidades. Los extranjeros tienen un tratamiento especial, pues sus datos, tanto dirección como forma de pago, suelen ser más extensos y contener caracteres especiales. Esta pantalla contiene los datos económicos de las pensiones del estado, percepciones y deducciones extranómina, seguridad social, otras pensiones públicas, datos del tutor, familia, ascendientes y descendientes. También podemos llevar el control de las retenciones de pago y de los recibos retenidos por falta de presentación de justificante de existencia o inseguridad en el pago. Podemos acceder a los acumulados anuales donde se refleja lo pagado, retenido, IVA, comisiones, etc., mes a mes y año tras año. Observaciones generales del pensionista. Proceso de baja del pensionista: definitiva, temporal, total, con posibilidad de baja inmediata o con preaviso para meses sucesivos, pudiendo imprimir los formularios correspondientes. Gestión de los haberes devengados y no percibidos, comunidad hereditaria, familiares, etc., reintegros. Acceso a tramitación de expedientes para altas, bajas, reactivaciones, complementos, etc., liquidación de altas. Gestión de notas y agenda para mejor control de plazos, citas, presentación de documentos, etc. Es posible acceder al histórico del pensionista, pudiendo visualizar los datos descritos de cualquier mes o año anterior. Cálculo del IRPF: con los datos introducidos podemos calcular el % de IRPF que le corresponde al pensionista; ésta pantalla reúne toda la información necesaria para dicho cálculo.

4 Impresos. Acceso a todo tipo de documentos que el propio usuario puede modificar o crear con el Word, rellenando automáticamente los datos que el pensionista tiene en su ficha: certificados, poderes, revista, cartas, avisos, comunicados, etc. Impresos oficiales. Desde esta opción podemos imprimir todos los documentos oficiales de clases pasivas, civil, militar, muface, isfas, mugeju, S. Social, etc. Dichos documentos los actualizamos periódicamente para tener las últimas versiones. Se imprimen rellenos con los datos del pensionista, familiares, comunidad hereditaria, etc., permitiendo completar o modificar los que creamos oportunos. Histórico de recibos. Una ventana nos muestra todos los recibos emitidos al pensionista hasta la fecha, por lo que el acceso a pagos anteriores y repetición de recibos se hace muy cómodamente. Gestión documental. Esta opción nos permite escanear y adjuntar las imágenes y los documentos de un pensionista, de forma que no sólo accedemos a los datos introducidos sino que desde la ficha del pensionista podemos ver todos los documentos que contiene su expediente (NIF, partida de nacimiento, orden concesión, etc). Esta opción nos permite ahorrar mucho tiempo en la localización de los documentos y gasto de papel. Histórico. Todos los datos y procesos quedan almacenados en un histórico, de forma que se nos permite repetir cualquier proceso del periodo que necesitemos. Cada mes se almacena en una base de datos distinta, lo que aporta una gran seguridad en la información procesada en cada momento. Expedientes. Esta opción del menú nos permite realizar todo tipo de listados relacionados con la tramitación de expedientes por fecha de alta, anticipos, bajas, haberes devengados, etc.

5 Procesos mensuales. Esta opción reúne todos los procesos de una forma ordenada que debemos seguir para realizar el proceso mensual del pago: -Datos para el proceso mensual. -Traspaso desde expedientes de altas, bajas, minutas de honorarios, retenciones, etc. -Relaciones y cuadre de la nómina Isla. -Relaciones y cuadre de la nómina de seguridad social. -Relaciones y cuadre de las percepciones y deducciones extranómina. -Cálculo del pago. La aplicación nos permite realizar múltiples pagos a los pensionistas dentro del mismo mes, pudiendo separar el pago de pensiones, IPC, mutuas, etc. -Resumen general del pago. -Impresión de los recibos. -Relaciones alfabéticas o por forma de pago. -Proceso de transferencias: Obtención de fichero, relaciones y resúmenes. -Impresión y control de emisión y cobro de talones. -Relación de giros para correos. -Relaciones y resúmenes de IVA. -Control de pago y emisión de órdenes de pago a extranjeros. -Proceso fin de mes. Listados e impresos. Múltiples relaciones de los pensionistas por diferentes criterios. Ficheros Maestros. Todas las tablas de ficheros maestros son accesibles y configurables por el usuario, lo que hace de esta aplicación una herramienta abierta y adaptable totalmente a las necesidades de la Habilitación.

6 Procesos especiales y utilidades. Protección de datos. Esta opción del menú permite dar de alta usuarios y asignarles los permisos adecuados a su nivel. Controla las claves de acceso para evitar que usuarios no autorizados entren en la aplicación. Permite listar los ficheros de incidencias que se graban automáticamente para cumplir con la Ley de Protección de Datos. Actualización de pensiones. Contempla todas las opciones para realizar la actualización de las pensiones del estado y de la Seguridad Social, cálculo de IPC y cálculo de IRPF masivo siguiendo las normas de la Ley de Presupuestos. Estos programas se modifican según las variaciones establecidas en dicha Ley. Se han desarrollado unos programas para hacer del cuadre de nómina una labor ágil y sencilla. Permite enviar una carta individualizada a los pensionistas para explicarles como se ha actualizado su pensión. Códigos de selección. Esta opción permite marcar de una forma sencilla a los pensionistas que cumplen los criterios que marquemos, para procesarlos a nuestro gusto. Contempla todos los campos de los pensionistas de uso común, pero según necesidades particulares de la Habilitación se añaden los que puedan faltar. Revista. Podemos efectuar la revista a los pensionistas marcados por los criterios de Clases Pasivas o por los nuestros propios. Se imprimen los documentos de la revista incluyendo un código de barras para hacer más fácil la captura según los devuelven cumplimentados. En cualquier momento podemos hacer relaciones de los pensionistas que ya han pasado la revista según las formas de pase que estipulemos o bien relacionar los que faltan por pasar, generando una carta y adjuntando un nuevo documento de revista si lo consideramos oportuno. Para finalizar obtiene el informe que pide Clases Pasivas de la revista anual. Se puede realizar tantas revistas como queramos simultáneamente, pues, a veces, es necesario controlar a los pensionistas por distintos criterios. Captura de recibos devueltos. Es un proceso que nos permite controlar manualmente o por código de barras los recibos devueltos por los pensionista para su control de vivencia. Captura de ficheros externos. La aplicación permite la captura de diversos ficheros externos para procesarlos en los apartados oportunos: extractos bancarios para control de cobro de talones, fichero de fallecidos para comparar con nuestros datos, etc.

7 Accesos a Internet. Desde la aplicación podemos acceder automáticamente a la web del Consejo, tanto a su parte pública como a la privada. Soporte on line. La aplicación contempla una opción para que podamos acceder desde GestinPe, con autorización del usuario, a cualquier ordenador para realizar acciones de forma remota. Esta opción permite estar constantemente en comunicación directa para ayudarles en cualquier proceso o para explicar cualquier función de la aplicación. De esta forma podemos instalar software, buscar soluciones para mejorar el funcionamiento de los ordenadores, y en definitiva, dar un soporte mas completo y rápido a nuestros clientes. Ayuda. Esta opción contempla varias opciones con documentos de ayuda para aclarar dudas de funcionamiento e informar de las últimas variaciones incluidas en la aplicación. Con todas las opciones descritas anteriormente, estamos seguros de poder ofrecerles una cobertura completa de sus necesidades de mecanización y conseguir que la informática se adapte a los usuarios y no al revés. La experiencia demuestra que en breve tiempo se domina la aplicación sin problemas, pues se mejora cada día atendiendo a las propias sugerencias de los Habilitados.

8 Instalación y puesta en marcha de la aplicación. La primera fase consiste en la conversión de todos los datos contenidos en los ficheros actuales de la Habilitación, comprobando y cuadrando los datos, tanto los convertidos como los resultados de los cálculos y cuadres. Se adaptan todos los documentos que utiliza la Habilitación: recibos, informes cartas, certificados, etc. La aplicación contempla la emisión de diversos tipos de recibos, que inicialmente les sugerimos por si son de su interés, en caso contrario utilizamos los mismos documentos con los que la Habilitación trabaja actualmente. Se incluyen aquellos procesos que se realicen en la Habilitación y no estén contemplados en la aplicación, siempre que no suponga un cambio importante en la filosofía del software. Se imparte un curso de formación a las personas que se designen, haciendo hincapié en la labor que vayan a realizar cada uno de ellos. Está incluida la asistencia a los primeros proceso de cuadre y pago hasta que los usuarios controlen el funcionamiento de la aplicación, y tantas veces como haga falta podemos repasar los resultados del trabajo para garantizar su correcto funcionamiento. Podemos diseñar su red informática para actualizarla o mejorarla si es posible, para optimizar el rendimiento de sus equipos informáticos. Se realiza toda la labor necesaria para inscribir los ficheros en la Agencia de Protección de Datos, se confecciona el documento de seguridad y se marcan las pautas necesarias para cumplir con la LOPD. Mantenimiento. Una vez terminada la puesta en marcha, entra en funcionamiento el mantenimiento de la aplicación. Se atienden todas las sugerencias para mejorar el funcionamiento del software y se les actualiza la aplicación con las mejoras constantes que se incluyen. También se actualiza la aplicación con todas las reformas de Clases Pasivas, Hacienda y de cada organismo relacionado con su trabajo. Todos los impresos en PDF de las distintas entidades (clases pasivas, Muface, isfas, etc.) se actualizan en cuanto tenemos noticia de cambio en los mismos, para adaptarlos a la aplicación y rellenarlos correctamente. Se cuenta con una asistencia telefónica, por Internet o personalmente, según las necesidades, a la que se puede acceder en cualquier momento. Siempre hay un teléfono abierto para acarar cualquier duda y conseguir ayudarles cuando lo necesiten. El mantenimiento incluye también la asistencia en el proceso mensual de pago en caso de necesidad por su parte, realizando nosotros mismos el proceso de cuadre, cálculo y pago mensual. Seguridad en la aplicación. Periódicamente se entrega una copia de los programas fuente a un Habilitado para que nuestros clientes hagan uso de ellos en caso de problemas futuros. De esta forma cualquier informático podría seguir con la labor de mantenimiento y asegurar la continuidad de la aplicación.

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