CASO PRÁCTICO Definición, desarrollo e implantación de un sistema de gestión medioambiental en una industria láctea

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1 Liderazgo empresarial para el desarrollo sostenible CASO PRÁCTICO Definición, desarrollo e implantación de un sistema de gestión medioambiental en una industria láctea

2 Índice 1. Definición, desarrollo e implantación de un sistema de gestión medioambiental en una industria láctea 1.1. Descripción general de la industria Objetivos y alcance del SGMA Los recursos disponibles y las necesidades Desarrollo de la implantación del SGMA Ayudas para la implantación de SGMA... 14

3 1.1. Descripción general de la industria La industria Lácteos Otero se encuentra en la ciudad de Oviedo, Comunidad Autónoma de Asturias. En origen, se trataba de un pequeño negocio ubicado en el centro urbano. La mejora del negocio y el crecimiento de la ciudad, hicieron que los propietarios decidieran el traslado del negocio a un polígono industrial situado a las afueras de la ciudad, aunque manteniendo los almacenes originales, que se destinaron a almacenes para suministro al por menor. Hoy en día, la empresa tiene 39 empleados y factura 1,5 millones de euros al año. La Dirección de la empresa está decidida a implantar un sistema de gestión medioambiental en su organización. La Dirección ha tomado conciencia de que las instalaciones y actividades de la empresa sí afectan al medio ambiente y de que una adecuada gestión de la actividad es clave para controlar las posibles afecciones. No son ajenas a esta decisión algunas consideraciones, tales como: Los problemas legales y administrativos que pueden generarse como consecuencia de la demanda (por gestión ilegal de residuos peligrosos.) Las exigencias ambientales de los clientes. La presión del entorno. Las oportunidades y ventajas competitivas, sobre todo al nivel de marketing. Objetivos y planificación inicial En primer lugar, los responsables de Lácteos Otero deben plantearse algunas cuestiones importantes: Qué objetivos se pretenden lograr con el sistema de gestión medioambiental? Qué partes de la organización se van a ver afectadas por dicho sistema? Cómo se va a desarrollar la implantación? Qué recursos se necesitan y de cuales se dispone? Quién y cómo va a controlar el proceso? Página 3 de 14

4 1.2. Objetivos y alcance del SGMA El objetivo fundamental de un sistema de gestión medioambiental es la prevención y el control de la incidencia que una empresa tiene sobre el medio ambiente. Este control debe permitir: Asegurar que la empresa tiene un buen comportamiento medioambiental. Cumplir con la legislación medioambiental vigente (y, como condición previa, conocer la legislación que afecta a la empresa). Demostrar a terceros, como por ejemplo clientes, que la empresa tiene un buen comportamiento medioambiental y que está decidida a mejorarlo. Sus responsables han decidido aplicar el sistema a toda la instalación industrial. Otro detalle importante es el Modelo de Sistema que se va a adoptar. El Comité de Dirección ha decidido acogerse al sistema comunitario EMAS, ya que presenta un mayor interés para sus clientes. Una vez que el sistema de gestión medioambiental haya sido implantado, se auditará y verificará de acuerdo con este Reglamento Europeo Los recursos disponibles y las necesidades Para planificar la implantación del Sistema hay que conocer la estructura de la empresa y el personal que forma la plantilla y sus características. La organización de la empresa Lácteos Otero se recoge en el organigrama anexo. La cabeza visible de la organización es el Director de la empresa. De él dependen el Director de Administración, el Director de Producción y el Director Comercial, que, además, es el Representante de la Dirección para la Calidad. El Director de Producción tiene cuatro subordinados: el Jefe de Fabricación de Leche, el Jefe de Fabricación de Página 4 de 14

5 Yogur, el Jefe de Compras y Almacenes y el Jefe de Mantenimiento. Este último subcontrata una parte de los trabajos, en particular el mantenimiento preventivo. A su vez, existen varios encargados de cada una de las secciones de la fábrica. Comité de Dirección Organigrama de Lácteos Otero Dirección Calidad Medio Ambiente Administración Comercial Producción Recursos Humanos Financiero Mantenimiento Fabricación Leche UHT Fabricación Yogur Compras Almacén La mayoría de la plantilla tiene contrato indefinido y una edad media baja. Aparte de los puestos directivos, el grado de formación es medio o bajo. Actualmente en Lácteos Otero conocen lo que es un sistema de gestión estructurado, dado que lo han implantado para Calidad. Cuando se plantea la necesidad de implantar un SGMA, la primera medida que se toma es designar a un miembro de la organización como Representante de la Dirección para la Gestión Medioambiental. En este caso, se decidió que este representante fuera el Director de Producción, por varias razones: Conoce bien todos los detalles de la actividad, instalaciones, servicios y productos de la empresa. Tiene una buena formación académica y profesional y además conocimientos del tema, ya que ha realizado Página 5 de 14

6 varios cursos de gestión medioambiental y participado en charlas y seminarios. De su gestión directa dependen varios de los residuos generados e impactos potenciales de la empresa. Asimismo, se ha creado la figura de Coordinador Medioambiental que ha recaído en los Jefes de fabricación, correspondientes a las dos líneas de producción, leche UHT y yogur. Los coordinadores, bajo la dirección y supervisión del Director de Producción, van a llevar al día el sistema desde sus inicios. Entre los temas a tratar por el Comité de Dirección, mencionado anteriormente y constituido por Dirección y los Directores de los departamentos Administrativo, Comercial y de Producción, están los de índole medioambiental. Desde este punto de vista medioambiental, es el órgano ejecutivo encargado de: Planificar y promover todas las acciones necesarias para el desarrollo e implantación del SGMA. Canalizar todas las propuestas relacionadas con el desarrollo del SGMA. Proporcionar los recursos internos necesarios para el desarrollo e implantación del SGMA. El seguimiento y el control del proceso de desarrollo e implantación del SGMA. También se decidió que el Director de Producción, en su condición de Representante de la Dirección para la Gestión Medioambiental, actuara como Secretario del Comité de Dirección y que se responsabilizara de la coordinación y supervisión de las distintas actuaciones medioambientales aprobadas por el Comité. Asesoría externa Sin embargo, lo que realmente sabe hacer el personal de Lácteos Otero es fabricar leche y yogur, y sus conocimientos en temas de medio ambiente y sistemas de gestión medioambiental son limitados. Por ello, eran conscientes de la necesidad de disponer de asesoramiento externo, para lo cual contactaron con una consultoría especializada en sistemas de gestión medioambiental, con objeto de que realizara una primera revisión de la situación ambiental de la empresa (el Análisis Medioambiental) y que asesorara en: la formación y sensibilización del personal. la definición del SGMA. la implantación del SGMA. la realización de una evaluación final del SGMA una vez implantado, es decir la Auditoría interna para Página 6 de 14

7 comprobar que el sistema está bien implantado y responde a los objetivos previstos (previa a la visita del Verificador externo acreditado) Desarrollo de la implantación del SGMA Una vez tomada la decisión y habiendo contratado al asesor externo, el Comité de Dirección de Lácteos Otero estableció un plan de implantación por fases. Preparó un cronograma, con un tiempo total previsto de doce meses, y comenzó su desarrollo. Cronograma de implantación del SGMA en Lácteos Otero Fase Actividad Meses 0 Compromiso de la Dirección 1 Definición de Política Medioambiental 2 Análisis Medioambiental 3 Definición del modelo de SGMA 4 Elaboración documentación básica SGMA 5 Elaboración documentación detalle SGMA 6 Revisión documentación SGMA 7 Implantación SGMA 8 Auditoría implantación SGMA 9 Preparación de la Declaración Medioambiental 10 Verificación, validación y registro F Formación SGMA Página 7 de 14

8 El compromiso de la Dirección Análisis Medioambiental Definición del modelo de SGMA El arranque del proceso de implantación ha sido la toma de conciencia de los responsables de la empresa de la importancia del factor medioambiental en la gestión de Lácteos Otero, que se ha plasmado en un Compromiso de la Dirección en relación con el medio ambiente. Esto lleva a formular y poner por escrito una Política Medioambiental, en virtud de la cual Lácteos Otero se compromete con una serie de principios generales de gestión medioambiental. Dicha política cumple los requisitos exigidos por la Norma UNE-EN ISO La siguiente fase es realizar el denominado Análisis Medioambiental. Este trabajo es realizado por la consultora externa, la cual envía a dos técnicos que, acompañados, por los Jefes de Fabricación (como coordinadores de la gestión medioambiental), entrevistan a cada uno de los directivos y responsables funcionales, visitan las instalaciones comprobando sus características y funcionamiento, revisan los documentos existentes (muestran especial interés por el "registro de aspectos medioambientales" que habían realizado los Jefes de Fabricación y el Jefe de Mantenimiento), los objetivos o planes de mejora, la gestión de residuos existente, la documentación del Sistema de Calidad y otras cuestiones. Solicitan, incluso, la realización de algunos análisis de aguas residuales y mediciones de ruido (que efectúan laboratorios o empresas autorizadas) y recaban información del Ayuntamiento, de la Comunidad Autónoma y de otras partes interesadas. Estudian, además, la legislación medioambiental que afecta a la empresa y evalúan su grado de cumplimiento. Al cabo de un cierto tiempo, entregan un informe donde se relacionan de forma ordenada todas estas cuestiones. Este informe constituye la base para abordar las siguientes etapas del proceso de implantación. La Dirección de Lácteos Otero tiene relativamente claro el modelo de SGMA que quiere implantar y, además, cuenta con la asesoría externa. No obstante subsisten algunas dudas acerca de su relación con el sistema de calidad. El Director, preocupado por la competencia de fabricantes ya certificados, quiere desarrollar el SGMA rápidamente y opina que lo mejor para ello es integrar ambos sistemas. Sin embargo, el Director Comercial (como representante de calidad) teme que la integración suponga una Página 8 de 14

9 complicación mayor, al tener que revisar algunos procedimientos de calidad recientemente implantados. Por ello, prefiere sistemas independientes. Por otro lado, el Director de Producción (y representante de medio ambiente) considera que es importantísimo integrar desde el principio ambos sistemas, pues aunque suponga un esfuerzo inicial mayor, a medio plazo redundará en mayores beneficios (simplificación de documentación, evitar duplicidades, mayor facilidad a la hora de integrar otros sistemas, etc.) Finalmente, se decide que los coordinadores medioambientales consulten y estudien algunos casos de empresas, a poder ser del mismo sector, que hayan implantado el SGMA. Con tal motivo, acudieron a una sesión de benchmarking convocada por una asociación empresarial del sector lácteo, en la que dos empresas con sistema ya certificado exponían las características de sus sistemas de gestión medioambiental, el grado de integración que habían adoptado en relación con el sistema de calidad y los problemas que habían encontrado durante la fase de implantación, para consultar cual era la mejor vía de integración en su caso. Los Responsable de gestión medioambiental de ambas empresas (con los dos sistemas integrados) coincidieron en que aunque la definición de la documentación del sistema fue más compleja, el sistema final es más coherente y su implantación fue relativamente fácil, evitando así problemas de duplicidades y contradicciones que pudieran retrasar el proceso de implantación y la consecuente certificación. Por otro lado, el asesor externo compartió sus experiencias contradictorias en otras empresas con sistemas de calidad según el modelo ISO que abordaron la implantación de un sistema de gestión medioambiental. Con esta información, en Lácteos Otero decidieron adoptar un sistema de referencias cruzadas, lo que supone la elaboración independiente de la documentación general de referencia del SGMA y la integración de ambos sistemas a nivel de procedimientos operativos e instrucciones técnicas, con registros comunes e independientes. Página 9 de 14

10 Documentación básica del SGMA El documento básico es el Manual de Gestión Medioambiental, cuyo fin es "traducir" el Reglamento EMAS y la norma ISO 14001, para adaptarla a la situación real de Lácteos Otero. Este documento es el primero en elaborarse. A partir de él van a elaborarse los procedimientos básicos del SGMA (a excepción de control operacional). Entre los procedimientos que ya existían en el Sistema de Calidad, destacan: Formación. Elaboración y control de la documentación. Compras. Recepción, manipulación y almacenamiento de productos y materiales. Evaluación de Proveedores. Mantenimiento. Seguimiento y medición. No conformidades. Acciones correctoras y preventivas. Auditorías internas. Control de los registros. Se acordó con el auditor externo la revisión de estos procedimientos y, si procedía, la modificación de los mismos o la elaboración de instrucciones de control operacional que los complementaran desde el punto de vista medioambiental. Una vez realizado el Manual de Gestión Medioambiental, se procedió a elaborar los procedimientos necesarios para el SGMA, como los relativos a: Identificación, evaluación y registro de aspectos medioambientales directos e indirectos, que incluía condiciones normales y anómalas de operación, nuevos proyectos, situaciones de emergencia y actividades históricas. Identificación y registro de los requisitos legales medioambientales aplicables a la empresa. Comunicación interna. Comunicación externa y declaración medioambiental. Control operacional. Respuesta a emergencias medioambientales e investigación de incidentes/accidentes. Revisión por la Dirección. Documentación de detalle del SGMA A partir de estos procedimientos, empezó la revisión de las instrucciones de trabajo. También se identificaron los Página 10 de 14

11 registros a mantener, modificando en algunos casos los existentes (del sistema de calidad) y creando otros nuevos. Esta fase se acortó con respecto al plazo inicialmente previsto, realizándose en tan sólo mes y medio. Sin embargo, esta estrategia de reducir plazos, debida en buena parte a la presión del Director (que tenía mucha prisa en obtener la certificación para incluirlo en la publicidad de la empresa y hacerlo valer ante algunos clientes), se demostró al final desacertada, como se verá más adelante. Implantación del SGMA La implantación fue relativamente sencilla, y se hizo en un plazo de tiempo inferior al previsto (cinco meses) por las mismas razones. Sin embargo, pronto se observó que había algunas instrucciones y procedimientos de difícil cumplimiento. Por ejemplo, la Instrucción de Control de Consumos exigía un control de temperaturas en el tratamiento UHT de la línea de fabricación de la leche con frecuencia diaria, con una toma de datos cada 2 h. El Jefe de Fabricación correspondiente (coordinador de medio ambiente) no aplicaba este procedimiento de forma adecuada, ya que, no podía dedicar un trabajador casi en exclusiva a la toma de datos de temperatura. Otro procedimiento que resultó inadecuado fue el de Evaluación de Proveedores y Contratistas. Una de las instrucciones del sistema indicaba que la subcontrata de limpieza de las instalaciones y equipos debía comprometerse a retirar los envases vacíos de los productos de limpieza, así como posibles partidas caducadas. Sin embargo, dicha subcontrata se mostró reticente a cumplir dicha condición, ya que, tenía que darse de alta en la Consejería de Medio Ambiente de la Comunidad Autónoma de Asturias como gestor autorizado de residuos peligrosos. Por esta razón, se tuvo que modificar esta Instrucción y la Instrucción para la gestión de residuos peligrosos, donde se tuvo que contemplar la gestión de los residuos de envases que habían contenido un producto peligroso, siendo ésta responsabilidad de la empresa. Otros problemas vinieron de la resistencia del personal a cambiar de hábitos. Así, fue muy fácil convencer al personal de mantenimiento para que recogiera los envases de productos peligrosos vacíos y los llevara al correspondiente contenedor, como indicaba la Instrucción anteriormente citada, pero no sucedía lo Página 11 de 14

12 mismo a la hora de segregar los residuos sólidos urbanos en orgánicos, material plástico y papel y cartón que se depositaban todos juntos, aún existiendo contenedores específicos. Auditoría de implantación del SGMA Una vez se consideró que el SGMA estaba implantado, la consultora externa realizó una auditoría previa. En general, el resultado fue bueno, pero se encontraron diversas No Conformidades: La Instrucción para la gestión de residuos peligrosos establecía que los residuos generados se pesaran una vez por semana, sin distinguir entre tipos. Sin embargo, el Jefe de Mantenimiento observó que, en este plazo, la cantidad de envases de productos peligrosos generados como consecuencia de sus actividades, era muy pequeña y decidió pesarlos una vez al mes, dejando en blanco los correspondientes cuadros de los impresos de control. La instrucción de gestión de residuos sólidos urbanos indicaba que en cada sección existía un contenedor de residuos urbanos (RU) de 220 l de capacidad y de color negro. Sin embargo, en la realidad se utilizaban bidones, contenedores de diverso tamaño y color e incluso bolsas de basura sin soporte. El Representante de Medio Ambiente explicó que, aunque estaban previstos los contenedores, no había presupuesto para comprarlos. Otra No conformidad detectada fue el incumplimiento legal en relación al vertido de aguas residuales de proceso, ya que en la última analítica realizada se ha detectado un valor de DBO 5 (indicador de la carga orgánica del vertido) muy superior al límite fijado en la Autorización de vertido concedida por el Ayuntamiento de Oviedo dos años atrás. Los resultados de la analítica no habían sido contrastados con los límites de la Autorización y en consecuencia no se había tomado ninguna acción correctora al respecto, cuyo responsable era el Director de Producción (representante de Medio Ambiente). A causa de estas deficiencias, y de otras más, hubo que revisar el conjunto del SGMA y reconsiderar algunos procedimientos e instrucciones. Por ello, se retrasó la fase de verificación. Obtención de la certificación Una vez resueltos estos problemas, se decidió solicitar los servicios de un Verificador Medioambiental acreditado. Página 12 de 14

13 Esta etapa del proceso no careció de importancia, pues tras la apertura del mercado, existían varias empresas acreditadas para tal fin. Así, se solicitaron varias ofertas de empresas verificadoras acreditadas y se procedió a su estudio. El Comité de Dirección de Lácteos Otero emplearon como criterios a la hora de evaluar las ofertas, el grado de experiencia del verificador en el sector, su reconocimiento en el mercado y, por supuesto, el coste económico del proceso. Una vez evaluadas las ofertas se optó por el verificador que contaba con más experiencia en el sector, reconocido en Europa y que resultó ser uno de los más baratos. Para iniciar el proceso de verificación, se dirigió la solicitud pertinente al verificador seleccionado, que fue admitida a trámite, se les remitió una copia de la documentación del sistema, y una vez ésta fue dada por válida, se realizó la verificación del sistema implantado, del programa de auditorías y de la Declaración Medioambiental (preparada por los coordinadores de Medio Ambiente, con la aprobación del Director). El verificador entregó un Informe al Director donde se relacionaban diversas No Conformidades. Lácteos Otero preparó un plan de acciones correctoras, que remitió al verificador. Esta entidad, considerando que el plan de acciones correctoras era válido, y que las No Conformidades detectadas no tenían carácter crítico, decidió la validación de la declaración. Formación en el SGMA A la hora de abordar la formación del personal durante esta primera fase de implantación del sistema, se distinguió entre tres niveles organizativos, elaborándose cursos específicos para cada uno de ellos que fueron impartidos por la asesoría externa: Formación de Directivos: durante media jornada se abordaron principalmente aquellos temas relacionados con el cumplimiento estricto de la legislación medioambiental aplicable a la empresa y las responsabilidades inherentes a la Dirección. Formación dirigida a Jefes de Departamento: durante una sesión de aproximadamente media jornada se inició a los jefes de departamento en el funcionamiento del Sistema de Gestión Medioambiental, las características principales del Reglamento EMAS y su aplicación en la empresa y Página 13 de 14

14 las responsabilidades derivadas de la implantación del sistema. Formación al resto del personal: durante dos horas y media su formación se centró especialmente en la interrelación del sistema implantado y sus puestos de trabajo, haciendo especial hincapié en las modificaciones que se hayan producido en sus tareas habituales Ayudas para la implantación del SGMA El proceso de implantación del SGMA ha sido relativamente caro. Además de la factura presentada por el consultor, que ha ascendido a , hay que contar con el tiempo dedicado por la dirección y los jefes de departamento, que no se ha valorado, y los costes de formación, tanto en el precio pagado como en horas de trabajo consumidas y los gastos derivados de las medidas implantadas (mediciones, compra de contenedores, contratación de gestores autorizados de residuos, etc.) El Director de Administración ha estimado los siguientes costes: Consultoría Formación Varios Total Como ya se preveía que el coste podía ser elevado, se pensó desde un principio buscar ayudas oficiales. Así, tras una pequeña investigación en la Cámara de Comercio e Industria y en varias Administraciones, se encontraron varias vías de subvención: El FORCEM subvencionó el 60% de los costes de formación del personal. La Comunidad Autónoma de Asturias subvencionó un 15% del coste de la asesoría externa, además del coste de la verificación externa. Página 14 de 14

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