TEMA 2: PARÁMETROS DE DISEÑO ORGANIZATIVO

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1 TEMA 2: PARÁMETROS DE DISEÑO ORGANIZATIVO 1. Parámetros de diseño de puestos. 2. Departamentalización. 3. Concepto de centralización y descentralización. 4. Sistemas de planificación y control. 5. Dispositivos de enlace: puestos de enlace, directivos integradores y grupos de trabajo. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE DEL TEMA: Saber definir e interpretar los parámetros que determinan el diseño de los puestos. Conocer los elementos que caracterizan todo departamento y saber aplicar los diferentes criterios de departamentalización en función de sus ventajas e inconvenientes. Saber identificar el grado de descentralización de una estructura y determinar su nivel más adecuado en función de sus caracteristicas particulares. Saber destacar la importancia de tener un comportamiento estratégico y decisional coordinado. Entender la importancia de aplicar mecanismos de comunicación transversal en estructuras complejas y conocer los diferentes tipos. Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 1

2 MAPA CONCEPTUAL Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 2 UNIDAD DE DECISIÓN INFORMALES PUESTOS DE ENLACE SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DISPOSITIVOS DE ENLACE FORMALES DIRECTIVOS INTEGRADORES GRUPOS DE TRABAJO CENTRALIZACIÓN/ DESCENTRALIZACIÓN ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ESTRUCTURA MATRICIAL DISEÑO DE PUESTOS DEPARTAMENTALIZACIÓN DEPARTAMENTO TIPOLOGÍA ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL BÁSICOS COMPLEMENTARIOS VERTICAL NÚMEROS FUNCIONES MERCADOS TURNOS FORMALIZACIÓN PRODUCTOS PROCESOS PREPARACIÓN ZONAS GEOGRÁFICAS ADOCTRINAMIENTO CLIENTES

3 PARÁMETROS DE DISEÑO ORGANIZATIVO PARÁMETROS QUE CONFIGURAN LA ESTRUCTURA INTERNA DE CUALQUIER ORGANIZACIÓN ESPECIALIZACIÓN FORMALIZACIÓN PREPARACIÓN Y ADOCTRINAMIENTO DEPARTAMENTALIZACIÓN DISPOSITIVOS DE ENLACE DESCENTRALIZACIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL 2.1. PARÁMETROS DE DISEÑO DE PUESTOS DISEÑO DE PUESTOS Especialización Formalización Preparación Adoctrinamiento Cualquier puesto dentro de la estructura organizativa está caracterizado por un cierto nivel de especialización horizontal y vertical, formalización, preparación y adoctrinamiento Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 3

4 ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL VERTICAL Nº de tareas diferentes desarrolladas en el puesto Libertad de actuación sobre las tareas del puesto Menor número de tareas diferentes en el puesto implica puestos más especializados en su dimensión horizontal Menor libertad en la manera de realizar las tareas del puesto implica puestos más especializados en su dimensión vertical Mayor número de tareas diferentes en el puesto implica puestos menos especializados en su dimensión horizontal Mayor libertad en la manera de realizar las tareas del puesto implica puestos menos especializados en su dimensión vertical VENTAJAS INCONVENIENTES MAYOR PRODUCTIVIDAD: Mayor destreza Menores pérdidas de tiempo Métodos más eficientes Problemas de coordinación Desequilibrio en cargas de trabajo Problemas de motivación SOLUCIÓN HUMANIZACIÓN DEL PUESTO: 1. AMPLIACIÓN HORIZONTAL 2. ENRIQUECIMIENTO DEL TRABAJO Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 4

5 ESPECIALIZACIÓN Y PARTES DE LA ORGANIZACIÓN (2) (1) Menor especialización - (1) (2) (1) Puestos directivos: menor especialización (2) Puestos profesionales: especial. horizontal alta y vertical baja (3) Puestos rutinarios: alta espec. horizontal y vertical (3) (3) + Mayor especialización horizontal La especialización vertical depende del tipo de puesto: Puestos profesionales: baja especial. vertical Puestos rutinarios: alta especialización vertical Fuente: readaptado de Mintzberg (1984) FORMALIZACIÓN Uso de reglas y procedimientos en la organización Normalización de procesos FORMALIZACIÓN ESPECIALIZACIÓN Mayor formalización Mayor especialización vertical Tareas rutinarias Formalizar Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 5

6 MOTIVOS Controlar el comportamiento del individuo Aumentar la eficiencia Mecanismo de seguridad de los empleados Garantizar la imparcialidad en el trato a clientes PROBLEMAS Reducción de las relaciones personales Rechazo automático a ideas innovadoras Mala atención a los clientes Menor motivación del trabajador FORMALIZACIÓN Y PARTES DE LA ORGANIZACIÓN (1) Menor formalización - (1) (1) Puestos directivos: menor formalización (2) Puestos profesionales: menor grado de formalización (3) Puestos rutinarios: mayor grado de formalización (2) (2) (3) (3) + Formalización mayor aunque su grado depende del tipo de puesto: Puestos profesionales: bajo grado de formalización Puestos rutinarios: alto grado de formalización Fuente: readaptado de Mintzberg (1984) Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 6

7 PREPARACIÓN Obtención de los conocimientos relacionados al puesto Normalización de habilidades MAYOR PREPARACIÓN MENOR FORMALIZACIÓN ADOCTRINAMIENTO Parámetro de socialización de los trabajadores: Inculca la cultura de la empresa Manera de hacer las cosas en la empresa Estilo de adopción de decisiones en la empresa Normalización de la ideología PREPARACIÓN, ADOCTRINAMIENTO Y PARTES DE LA ORGANIZACIÓN (1) La preparación es importante en puestos profesionales (2) El adoctrinamiento es importante cuando se exige fuerte lealtad Fuente: readaptado de Mintzberg (1984) Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 7

8 Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág DEPARTAMENTALIZACIÓN Agrupación de puestos en unidades organizativas DEPARTAMENTO DIRECTIVO SUBORDINADO SUBORDINADO SUBORDINADO VENTAJA Facilita la coordinación DENTRO de las unidades INCONVENIENTE Dificulta la coordinación ENTRE unidades CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN BÁSICOS Se pueden aplicar en todos los niveles organizativos 1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES 2. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR MERCADOS COMPLEMENTARIOS Se aplican sólo en los niveles inferiores 3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR NÚMEROS 4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPOS 5. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS

9 1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES Agrupación de los puestos en función del tipo de actividad Rosa García Dirección general Luis Rodríguez Director organización Esteban López Director producción Matilde Sancho Directora RR.HH. Carmen Rubio Directora comercial Manuel Sánchez Director financiero Osvaldo Giménez Director I+D+i Ramiro Castro Sección confección Pedro Ibáñez Sección etiquetado Fernando Pérez Sección inspección VENTAJAS Método de agrupación lógico Estimula la especialización funcional Facilita el desarrollo profesional de los especialistas Facilita la capacitación del personal INCONVENIENTES Problemas de coordinación entre las funciones Difícil evaluar la contribución de cada función Estructura lenta en adaptación Dificultad para adiestrar directores generales Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 9

10 2. DEPARTAMENTALIZACIÓN EN BASE AL MERCADO Creación de unidades estratégicas de negocio (UEN): Poseen sus propios objetivos Operan en un entorno propio Elaboran sus propios planes estratégicos Rosa García Dirección general Luis Rodríguez Marketing corporativo Carmen Rubio RR.HH. Manuel Sánchez Compras Osvaldo Giménez Financiero y control de gestión Antonio Pérez Asuntos jurídicos Rosa Lafuerza Administración y sistemas Eduardo Sánchez D. división alimentación Matilde Sancho D. división cuidado hogar y personal Esteban López D. división helados y congelados D. producción D. finanzas D. RR.HH. D. marketing D. zona A D. zona B GRUPO EMPRESARIAL Estrategia corporativa Organización del grupo UNIDAD DE NEGOCIO Estrategia de negocio Organización del negocio ÁREA FUNCIONAL Estrategia funcional Organización de función Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 10

11 2.1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PRODUCTOS Propio de empresas grandes y diversificadas Cada departamento es responsable de una línea de productos VENTAJAS Se concentra la atención en líneas de productos Rápida respuesta a los mercados de productos Mejor conocimiento de la aportación de cada línea Facilita la capacitación de directores generales Permite crecimiento y diversificación de productos INCONVENIENTES Se exige personal con capacidad dirección general Dispersión de los especialistas funcionales Multiplicidad de servicios funcionales Problemas de control por parte de la alta dirección Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 11

12 2.2. DEPARTAMENT. POR ÁREAS GEOGRÁFICAS Propio de empresas grandes y diversificadas territorialmente Cada departamento es responsable de una zona geográfica VENTAJAS Se concentra la atención en los mercados geográficos Rápida respuesta a los mercados geográficos Mejor conocimiento de la aportación de cada zona Facilita la capacitación de directores generales Permite el crecimiento y la diversificación de mercados INCONVENIENTES Se exige personal con capacidad dirección general Dispersión de los especialistas funcionales Multiplicidad de servicios funcionales Problemas de control por parte de la alta dirección Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 12

13 2.3. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIPO DE CLIENTE Propio de empresas grandes y diversificadas Cada departamento es responsable de un tipo de cliente VENTAJAS Se concentra la atención en tipos diferentes de clientes Rápida respuesta a los mercados de clientes Mejor conocimiento de aportación de cada tipo de cliente Facilita la capacitación de directores generales Permite el crecimiento y la diversificación de mercados INCONVENIENTES Se exige personal con capacidad dirección general Dispersión de los especialistas funcionales Multiplicidad de servicios funcionales Problemas de control por parte de la alta dirección Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 13

14 3. DEPARTAMENT. EN BASE A NÚMEROS SIMPLES Agrupación de puestos en función del número de individuos Niveles bajos de la organización Agricultura y construcción 4. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR TIEMPO Agrupación puestos por turnos Niveles bajos de la organización Hospitales, policía, altos hornos, tiendas de 24 horas, hoteles, etc. VENTAJAS Extender la jornada laboral La utilización de procesos de producción continuos Acceder a ciertos segmentos mercado laboral Problemas de coordinación entre turnos INCONVENIENTES Los cambios de turno pueden ser problemáticos Menor control en los turnos nocturnos Los costes elevados de los turnos nocturnos 5. DEPARTAMENT. POR PROCESOS O EQUIPOS Suele afectar al área de producción Asignar fases del proceso a departamentos VENTAJA Especialización tecnológica y humana INCONVENIENTE Problemas de coordinación Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 14

15 2.3. DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD Dispersión de autoridad a lo largo de la estructura DESCENTRALIZACIÓN Consecuencia: filosofía organización DELEGACIÓN proceso Decisiones delegar/concentrar Fijación de políticas Selección/capacitación personal Controles adecuados MUCHA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD ESTRUCTURA DESCENTRALIZADA ESTRUCTURA CENTRALIZADA POCA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 15

16 Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 16 INDICADORES DE DESCENTRALIZACIÓN Numero de decisiones en niveles inferiores Importancia de las decisiones delegadas Funciones afectadas por decisiones delegadas Control ejercido por los niveles superiores Número de subordinados Departamentalización en base al mercado FACTORES QUE INFLUYEN EN EL GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN Favorecen la centralización Favorecen la descentralización El entorno es sencillo y estable Estrategias adecuadas a E. Estables Decisiones importantes Dirección intermedia poco capacitada Estilos de dirección autocráticos Empresas de menor dimensión y escasa diversificación Crecimiento al amparo de fundadores Ritmos de crecimiento lentos Dificultad para ejercer control La empresa se enfrenta a una crisis El entorno es complejo e incierto Estrategias competitivas flexibles Decisiones tratan aspectos cotidianos Dirección intermedia capacitada Estilos de dirección democráticos Empresas de mayor dimensión y mayor diversificación Preferente crecimiento externo Ritmos de crecimiento rápidos Mecanismos de control efectivos La cultura empresarial favorece la implicación de los directivos

17 Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 17 MAYOR AGILIDAD ORGANIZATIVA VENTAJAS Descarga a la alta dirección Fomenta la adopción de decisiones Adaptación a condiciones cambiantes Rapidez en la toma de decisiones Fomenta la capacitación de la dirección Facilita la diversificación CONTROL, COORDINACIÓN Y COSTE INCONVENIENTES Pérdida de control del poder descentralizado Dificulta la aplicación de políticas uniformes Mayor complejidad y coste de coordinación Supone inversiones en capacitación Multiplicidad de costes de unidades descentralizadas RELACIÓN ENTRE CENTRALIZACIÓN- DESCENTALIZACIÓN Y MECANISMOS DE COORDINACIÓN GRADO DE CENTRALIZACIÓN AUTORIDAD NO DELEGADA Supervisión directa Normalización de procesos Normalización de resultados Normalización de habilidades Normalización de la ideología Adaptación mutua AUTORIDAD DELEGADA GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN

18 2.4. SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 18 PLANIFICACIÓN DE ACCIONES CONTROL DEL RENDIMIENTO Diseño y puesta en práctica de planes (estrategias) Control del cumplimiento de puestos y/o unidades ESTRATEGIA A UN NIVEL ESTRUCTURA SIMPLE PRODUCCIÓN ADMÓN EMPRENDEDOR VENTAS COMPRAS ESTRATEGIA CORPORATIVA ESTRATEGIA A DOS NIVELES ESTRUCTURA FUNCIONAL DIRECCIÓN GENERAL COMPRAS PRODUCCIÓN RR.HH. COMERCIAL FINANCIERO ESTRATEGIA CORPORATIVA ESTRATEGIA A TRES NIVELES ESTRUCTURA DIVISIONAL ESTRATEGIA FUNCIONAL DIRECCIÓN GENERAL MARKETING CORPORATIVO CONTROL DE GESTIÓN FILIAL 1 FILIAL 2 FILIAL 3 PRODUCCIÓN FINANZAS MARKETING RR.HH. ESTRATEGIA CORPORATIVA ESTRATEGIA DE NEGOCIO ESTRATEGIA FUNCIONAL

19 Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 19 PERÍODO DE PLANIFICACIÓN NIVEL DE GLOBALIDAD + - DECISIONES ESTRATÉGICAS Objetivos estratégicos Planes estratégicos DECISIONES TÁCTICAS Objetivos tácticos Planes tácticos DECISIONES OPERATIVAS Objetivos operativos Planes operativos PIRÁMIDE ORGANIZATIVA MECANISMOS DE CONTROL - + NIVEL DE CONCRECIÓN

20 2.5. DISPOSITIVOS DE ENLACE Párametros de diseño que estimulan los contactos laterales en estructuras complejas Se incorporan a la estructura formal Contacto directo entre puestos Puesto de enlace Directivo integrador Grupo de trabajo Estructura matricial (TEMA 7) carácter informal carácter formal PUESTO DE ENLACE Puestos de coordinación lateral Carecen de autoridad formal Evitan los largos canales ascendentes de comunicación Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 20

21 DIRECTIVO INTEGRADOR Dirección general DIRECTOR PROYECTO compras fabricación marketing Puesto de enlace con autoridad formal sobre aspectos decisorios del proyecto Debe emplear habilidades de negociación Se superpone a la estructura funcional Estructura resultante tiene características orgánicas Aumenta la proporción de directivos Puede aumentar el número de directivos Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 21

22 Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 22 GRUPO DE TRABAJO 4. CIERTO PERIODO DE TIEMPO 1. CONJUNTO DE INDIVIDUOS GRUPOS DE TRABAJO Y COMITÉS 3. CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS 2. MANTIENEN UNA INTERACCIÓN FUNCIONES Desempeñar tareas complejas Desarrollar funciones de coordinación Implantar decisiones complejas Forma de preparación y/o socialización TIPOS GRUPOS FORMALES 1. Departamentos 2. Grupos de trabajo temporales 3. Comités GRUPOS INFORMALES

23 Tema 2: Parámetros de diseño organizativo. Pág. 23 VENTAJAS Mayor calidad de las decisiones adoptadas Mayor probabilidad de ejecución Mejora la coordinación entre puestos y unidades Facilita la capacitación de los subordinados Facilita la adopción de decisiones impersonales INCONVENIENTES Se diluye la responsabilidad Coste en tiempo y en dinero La adopción de acuerdos mediocres