Guías e información sobre protección de datos en Comunidades

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1 La responsable de los ficheros de protección de datos es la comunidad AEPD, Informe Jurídico (extracto) Se ha planteado por un determinado Colegio de Administradores de Fincas quien es el responsable de los ficheros que contengan los datos de los propietarios de las viviendas de un edificio objeto de división horizontal. Tal y como establece el artículo 3 d) de la LOPD, se define como responsable del fichero a la "persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento". Por ello, será necesario determinar quién, a criterio de esta Agencia, decide sobre la finalidad, objeto y uso de los datos, siendo fundamental resolver cuál es la finalidad a la que se encontrarían sujetos los ficheros que contuvieran los datos de los propietarios. Pues bien, la finalidad de mantener los datos de los propietarios es, precisamente, asegurar el cumplimiento por los mismos de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) (en los términos previstos tras su reforma, operada por la Ley 8/1999, de 6 de abril), así como garantizar el adecuado ejercicio por los mismos de los derechos que les corresponden en la comunidad. En resumidas cuentas, la finalidad perseguida por el mantenimiento de estos ficheros será la de asegurar el correcto desenvolvimiento de la comunidad. De lo antedicho se desprende que la condición de responsable del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es quien, a través de sus Órganos de Gobierno y, en su caso, de la Junta, resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma, siendo así que, de lo establecido en el artículo 13 de la Ley se desprende que el Secretario y el Administrador, cuando actúen en el ejercicio de las funciones relacionadas con una determinada comunidad, no son sino órganos integrados en la misma, independientemente de la posibilidad de que una misma persona desempeñe funciones de secretario y/o administrador en varias Comunidades de propietarios. La misma solución se alcanza si se tiene en cuenta que le artículo 13.7 de la Ley, en su párrafo segundo, habilita a la Junta a remover a quienes desempeñen funciones en uno de sus órganos de gobierno, siendo potestad de la Junta nombrar y separar a los mismos (artículo 14.1). En consecuencia, las actividades que el Administrador (o, en su caso, el Secretario) de una determinada comunidad de propietarios desarrolle como tal no serán sino las derivadas de su propia integración, como órgano de gobierno, en la citada comunidad, sin que el mismo pueda utilizar la información de que tenga conocimiento como consecuencia del ejercicio de su función para un fin distinto del derivado de la gestión que le haya sido encomendada, en el ámbito de las funciones que al administrador atribuye el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). Por ello, la condición de responsable de los ficheros creados para la adecuada gestión y funcionamiento de la comunidad de propietarios de un inmueble objeto de división horizontal corresponderá a la propia Comunidad, siendo el administrador, en cuanto tal y con relación a ese determinado inmueble, un mero usuario del fichero, en virtud de su condición de órgano de gobierno de la comunidad.

2 Además, se indicó que en caso de que dichos ficheros se encuentren ubicados en la oficina profesional del administrador, éste no será más que un mero encargado del tratamiento, que limitará (en cuanto oficina) su actividad a la custodia de los datos, siendo necesario el cumplimiento del artículo 12 de la LOPD, en los términos que ya se han indicado en esta memoria. Las comunidades no deben facilitar el libro de actas a la entidades bancarias Agencia Española de Protección de Datos, Informe Jurídico 0303/2009 (extracto) "(...) ahora bien, tales datos pueden ser comunicados mediante la correspondiente certificación expedida por el Secretario Administrador de dicha Comunidad u otro documento de apoderamiento legal, de cuya exactitud y veracidad responderán dichos órganos de gobierno de la comunidad ante la entidad financiera, sin que corresponda a la entidad financiera fiscalizar la legalidad del funcionamiento de la comunidad de propietarios, sin perjuicio de que pueda exigir a ésta la responsabilidad en los supuestos que procediere. Como conclusión, cabe entender que la solicitud del Libro de Actas, que contiene datos de carácter personal de los demás propietarios de la finca, e incluso de terceras personas, para la finalidad concreta perseguida, es innecesaria ya que la certificación aludida puede cumplir con similar eficacia dicha finalidad y ser idónea, y no supera el juicio proporcional en el sentido estricto, en el sentido de que resulta desequilibrada, por derivarse de ella más desventajas para el interés general o respecto de otros derechos en conflicto, como sería el derecho de fundamental a la protección de datos de las personas que se citen en las Actas de la Junta, que beneficios. Proporcionalidad, que, pese a ser concepto jurídico indeterminado, la Sentencia del Tribunal Constitucional 207/1996 determina que se trata de una exigencia común y constante para la constitucionalidad de cualquier medida restrictiva de derechos fundamentales. (...) Todo ello en aplicación de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal". Solicitud de información de la Policía Judicial a comunidades de propietarios Con el fin de cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de carácter Personal (LOPD) y poder colaborar al tiempo con los fuerzas de seguridad del Estado cuando actúen como Policía Judicial, facilitándoles información que nos soliciten sobre propietarios y arrendatarios que consten en nuestros archivos informatizados o no, la Agencia Española de Protección de Datos informa a requerimiento de varios Colegios de Administradores de Fincas dos supuestos: 1º. Si la Policía es portadora de un mandato judicial o requerimiento del Ministerio Fiscal, donde se requieran los datos, no hará falta ningún otro requisito y se habrán de facilitar los datos solicitados.

3 2º. Si la actuación se realiza por propia iniciativa o a instancia de un superior jerárquico, es necesario que la solicitud se haga mediante oficio que ha de reunir los siguientes requisitos: Que se acredite que la obtención de los datos es necesaria para la prevención de un peligro real y grave para la seguridad pública o para la represión de infracciones penales (artº 22, apartado 2 de la LOPD) y que son absolutamente necesarios para la realización de una investigación concreta. Que la pe ción se efectúe con la debida mo vación que acredite la relación con los supuestos expuestos en el, párrafo anterior. En ambos casos, la Agencia considera que la conservación por parte del Administrador de Fincas del requerimiento resultará útil como medida probatoria y suficiente justificada de la cesión efectuada. Videovigilancia en comunidades de propietarios y protección de datos La instalación de servicios de videovigilancia en comunidades de propietariosrequiere, conforme a la norma 1ª del artículo 17 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), el voto favorable de las 3/5 partes del total de los propietarios que a su vez representen las 3/5 partes de las cuotas de participación. No obstante, esta no será la única consideración que habrá de tener en cuenta la comunidad de propietarios ya que según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en informe jurídico 0161/2008 sobre videovigilancia en las mismas, la grabación de la imagen de una persona es un dato de carácter personal. Dicho informe, establece la necesidad de cumplir con una serie de requisitos, que de forma resumida, son los siguientes: La instalación de cámaras de videovigilancia en una comunidad de propietarios ha de ser una medida proporcional en relación con la infracción que se pretenda evitar y en ningún caso debe suponer el medio inicial para llevar a cabo funciones de vigilancia. Empresas que pueden instalar el sistema de videovigilancia. Desde la entrada en vigor de la Ley 25/2009, de 22 de diciembre, de modificación de diversas leyes para su adaptación a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, cualquier particular o empresa cuya actividad no sea la propia de una empresa de seguridad privada podrá vender, entregar, instalar y mantener equipos técnicos de seguridad sin necesidad de cumplir las exigencias previstas en la Ley de Seguridad Privada para tales empresas. De este modo, la Ley permite la instalación y mantenimiento de dichos equipos por empresas distintas a las de seguridad privada. No obstante, la instalación de un sistema de videovigilancia conectado a una central de alarma, sí seguirá requiriendo la concurrencia de los requisitos exigidos hasta ahora; esto es, que el dispositivo sea contratado, instalado y mantenido por una empresa de seguridad privada autorizada por el Ministerio del Interior y que el contrato sea notificado a dicho Departamento.

4 Los contratos de prestación de los servicios de seguridad privada que se celebren deberán consignarse por escrito y comunicarse al Ministerio del Interior, con una antelación mínima a 3 días a la iniciación de tales servicios. Las videocámaras no podrán captar imágenes de las personas que se encuentren fuera del perímetro de la comunidad de propietarios o del inmueble ya que el tratamiento de imágenes de lugares públicos sólo puede ser realizado, salvo que concurra en autorización gubernativa, por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. Los responsables que cuenten con sistemas de videovigilancia deberán cumplir con el deber de información previsto en el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de carácter Personal (LOPD). A tal fin deberán: Colocar, en las zonas videovigiladas, al menos un distintivo informativo ubicado suficientemente visible, tanto en espacios abiertos como cerrados y Tener a disposición de los interesados impresos en los que se detalla la información prevista en el art. 5.1 de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Las imágenes deberán ser canceladas en el plazo máximo de un mes desde su captación. Sólo podrán ser visionadas por la persona o personas concretas que designe el responsable del fichero. Cámaras de vigilancia en comunidades de propietarios y grabación de elementos privativos Como ya se vio en "Videovigilancia en comunidades de propietarios y protección de datos" la instalación de cámaras de seguridad en comunidades de propietarios requiere, conforme al artículo 17.1 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), el voto favorable de las 3/5 partes de los propietarios que a su vez representen las 3/5 partes de las cuotas de participación siendo además necesaria la observancia de otros requisitos referentes a la protección de datos como, por ejemplo, que dicha instalación ha de ser una medida proporcional en relación con la infracción que se pretenda evitar y en ningún caso debe suponer el medio inicial para llevar a cabo funciones de vigilancia. Además, una vez instaladas, las cámaras de seguridad no podrán estar orientadas hacia elementos privativos como así mantiene Juan V. Fuentes Lojo (Revista Consell nº 87, tercer trimestre 2011) que entiende que "mutatis mutandis" los principios básicos que sienta la siguiente sentencia del Tribunal Supremo pueden ser aplicados en el ámbito de la propiedad horizontal para excluir la orientación de las cámaras de seguridad hacia la entrada de los elementos privativos, viviendas u oficinas.

5 Sentencia del Tribunal Supremo, (extracto) "En el caso se produjo una intromisión ilegítima en el derecho a la intimidad del demandante y su familia art CC. El demandado instaló cámaras que grababan lo que sucedía en el camino que constituía una serventía que separaba la propiedad del actor y la del demandado. En las imágenes grabadas quedaban reflejadas las entradas y salidas del domicilio del demandante a través de las puertas de acceso al mismo, afectando por tanto a la esfera íntima donde se desarrolla la vida del actor y suponiendo un control sobre una faceta que toda persona reserva para sí misma. Si bien en un principio se puede considerar que la instalación de las cámaras respondía a motivos de seguridad al situarse la vivienda en una zona aislada y sin iluminación, sin embargo, no supera el juicio de proporcionalidad, pues se produjo una intromisión ilegítima en el derecho a la intimidad del demandante en aras de la seguridad de su vecino. Las cámaras se podrían haber instalado de otra forma sin grabar las puertas del domicilio del actor. En suma, la intromisión que supone la grabación de las entradas y salidas del domicilio del demandante no se revela como necesaria para lograr un fin constitucionalmente legítimo, proporcionada para alcanzarlo y que se lleve a cabo utilizando solo los medios necesarios para lograr una mínima afectación del ámbito garantizado por el derecho a la intimidad. Además, la instalación de focos de luz que permitían la grabación de imágenes nocturnas con sucesivos episodios de encender y apagar constituye una molestia adicional".

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