Protección de datos y comunidades de propietarios

Transcripción

1 A FONDO Protección de datos y comunidades de propietarios Aunque los datos personales de los propietarios suelen tratarse y protegerse adecuadamente, no son pocas las ocasiones en que su mal uso o comunicación indebida genera malestar o incluso conflictos en las Comunidades. En el presente artículo se refieren las materias más frecuentes que suelen ser objeto de consultas a la AEPD, dada su importancia y la elevada cuantía de las posibles sanciones (hasta ). Victoria Uceda Quecedo Abogada. QUECEDO ABOGADOS Ana Belén Chaparro Ruiz Abogada. QUECEDO ABOGADOS La protección de datos como Derecho Fundamental: Derecho a la autodeterminación informativa La protección de datos de carácter personal, es un Derecho Fundamental garantizado por la Constitución Española (CE), cuyo contenido esencial ha quedado definido por la Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000 (STC), de 30 de noviembre como un derecho independiente y autónomo en nuestro sistema constitucional. Se trata de un Derecho Fundamental de nueva generación, signo evidente de nuestros tiempos que nuestra Carta Magna de 1978 ya intuía reconociendo como derechos fundamentales el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. También preveía ya la limitación del uso de la informática para garantizar dichos derechos y su pleno ejercicio (artículo 18.1 y 4 CE). La citada STC de 30 de noviembre señala expresamente que el derecho fundamental a la protección de datos, a diferencia del derecho a la intimidad atribuye a su titular un haz de facultades que consiste en su mayor parte en el poder jurídico de imponer a terceros la realización u omisión de determinados comportamientos. En resumen, el contenido de este Derecho Fundamental se refiere a cualquier tipo de dato personal sea o no íntimo, cuyo conocimiento o empleo por terceros pueda afectar a sus derechos sean o no fundamentales. De esta manera, el sujeto posee la autodeterminación informativa como una facultad para salvaguardar su esfera privada, y garantizar que los terceros que los utilicen lo hagan con respeto y dentro de un determinado orden. Igualmente, éste puede tener control sobre sus datos y saber en todo momento para qué se recaban, cómo se tratan, para qué se utilizan o a quién se le ceden o comunican y, poder decidir si consiente o no su cesión. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LO 15/1999 de 13 de diciembre, LOPD) y el Reglamento que la desarrolla (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre) conforman en la actualidad el cuerpo legal básico donde se desarrolla este Derecho Fundamental. Lo que pretendemos plantear es el impacto que supone la aplicación de la normativa sobre protección de datos perso- 38 Inmueble

2 nales en el campo de las Comunidades de Propietarios y en el destinatario final, esto es, el propietario. Qué datos son protegibles/ protegidos? La LOPD define los datos de carácter personal como cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables (art. 3). Por otro lado, el Reglamento que la desarrolla establece que se considera dato de carácter personal Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables (art. 5.1.f). Se trata, por tanto, no sólo de los datos básicos de identificación de una persona (nombre y apellidos) sino también de cualquier información que haga referencia a una persona y permita identificarla (DNI, fotografías, videos, voz, huellas, etc.) o hacerla identificable, o cuando la identidad pueda determinarse directa o indirectamente mediante información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural, o social. La protección de datos en las Comunidades de Propietarios Las Comunidades, como cualquier otra organización o empresa, manejan datos de carácter personal (nombre de los propietarios, teléfono de contacto, dirección particular, D.N.I., dirección de correo electrónico, cuentas corrientes, etc.) que deben protegerse convenientemente y evitar su divulgación. Debemos partir de la idea esencial de que si vivimos en un edificio, urbanización, zona residencial, etc., el lugar donde se encuentra ubicada nuestra vivienda es compartido por otros propietarios, lo que hace necesario la creación de una entidad que se rija por normas de convivencia y que esté dotada de órganos de gobierno y de gestión. Esto es, la Comunidad de Propietarios La cesión de datos personales a la Comunidad de Propietarios no requiere el consentimiento expreso por parte del copropietario siempre que ésta los use para los fines previstos en la Ley de Propiedad Horizontal y los propios de su funcionamiento normal, teniendo en cuenta que su tratamiento debe llevarse bajo el principio del secreto Inmueble 39

3 A FONDO La Comunidad deberá informar a los copropietarios de la finalidad de la recogida de datos personales y del tratamiento que se dé a éstos, así como la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en la Ley. y sus órganos: Presidente, Vicepresidente, Junta de Propietarios, Secretario de dicha Junta, y/o Administrador de la Comunidad. Como copropietarios, al integrarnos en una entidad global que requiere de información personal para su funcionamiento normal, cedemos nuestros datos personales a la organización común que será la titular de esos datos en el sentido de decidir cómo protegerlos, usarlos, etc. Esta cesión de datos personales a la Comunidad de Propietarios no requiere el consentimiento expreso por parte del copropietario siempre que ésta los use para los fines previstos en la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y los propios de su funcionamiento normal, teniendo en cuenta que su tratamiento debe llevarse bajo el principio del secreto (art. 10 de la LOPD). Por ello, la Comunidad deberá informar a los copropietarios de la finalidad de la recogida de datos personales y del uso y tratamiento que se dé a éstos, así como la posibilidad de ejercitar por los copropietarios los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición previstos en el art. 5 LOPD. Todos los datos personales de los vecinos (nombres, teléfonos, direcciones y datos bancarios) conforman el Fichero de los propietarios que debe ser inscrito por la Comunidad en la Agencia de Protección de Datos Española (AEPD), según la LOPD. Distinción entre responsable y encargado de los datos. Funciones del Administrador de la Comunidad La LOPD contiene una específica nomenclatura para aludir a las distintas personas relacionadas con los datos personales. En primer lugar, la LOPD identifica como responsable de los datos al titular de éstos, es decir, la persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, contenido y uso del fichero. En el caso de los datos personales de los copropietarios, la titular es la Comunidad de Propietarios, como consecuencia de la cesión de los datos personales de los vecinos a la Comunidad al integrarse aquéllos en ésta. Por tanto, es la Comunidad de Propietarios la que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos de los diferentes copropietarios o de los proveedores o trabajadores que emplea y es la obligada al cumplimiento de la normativa sobre protección de los datos de los que es titular. Debe distinguirse del Responsable de los datos la figura del encargado de su tratamiento que es definida por la LOPD como aquella persona física o jurídica que sólo o conjuntamente con otros, trata datos personales por cuenta del Responsable del fichero. (art. 3 g). Esta función, según lo dispuesto en la LPH, corresponde al Secretario de la Junta, cargo que suele ser desempeñado por el Administrador de la Comunidad. Habitualmente la Comunidad de Propietarios no dispone ni de un despacho, ni de equipos o archivos para la custodia de los ficheros, por lo que suele trasladar al Administrador el cumplimiento de las obligaciones en materia de Protección de Datos que competen a la Comunidad que administra y de ahí la confusión que se suele generar entre las distintas figuras intervinientes. En estos casos, la Comunidad debe regular, mediante un contrato o encargo expreso al Administrador de la Finca, las obligaciones de éste en cuanto a la custodia de los ficheros y medidas de seguridad que debe implantar (art. 12 LOPD), ya que éstas superan su obligación principal. Además, debe custodiar el documento de seguridad que tiene que estar a disposición de la AEPD en el lugar donde se encuentren los ficheros con los datos. Por ello, el Administrador no es más que un depositario de los ficheros de la Comunidad de Propietarios, por lo que su actividad se desarrolla siempre en nombre y por 40 Inmueble

4 cuenta de la Comunidad que le ha apoderado como titular de los datos. Por último, deben señalarse sus obligaciones en relación con los datos que trata y de los que es depositario: Puede conservar aquellos datos personales que sean indispensables, teniendo en cuenta que deben estar bloqueados durante la fase de prescripción que estipule la normativa correspondiente (AEAT, Ayuntamiento, etc.). El encargado del tratamiento de los datos está sujeto al deber de secreto durante el ejercicio de su cargo y aún después de finalizado éste (art. 10 LOPD). Una vez finalizada la relación que le haya unido a la Comunidad estará obligado a destruir o devolver los datos, del mismo modo que los soportes o documentos en que conste algún dato personal. Gestión de datos por Comunidades de Propietarios a.actas de Juntas de Propietarios Conforme a la LPH, el Acta de las Juntas de Propietarios deberá contener la relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación (art d). Atendiendo al principio general recogido en el art. 4.1 de la LOPD: Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger [ ] cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido, por lo que no sería adecuado a la finalidad del Acta recoger datos como el teléfono, correo electrónico o cualquier otro dato no relevante a los efectos de la Junta de Propietarios. b.listas de morosos en Convocatorias de Juntas Especial atención merece el tratamiento que ha de darse a la relación de propietarios morosos que ha de contener la convocatoria de las Juntas de Propietarios y la pérdida del derecho de voto que lleva anudada (art LPH). El citado artículo establece la obligación de dar publicidad a través de la convocatoria de la Junta sobre qué propietarios no se encuentren al corriente en el pago de las obligaciones para con la Comunidad, lo que conlleva necesariamente el conocimiento de aquellos propietarios deudores, sin necesidad de recabar su con- Es la Comunidad la que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos de los copropietarios, proveedores o trabajadores que emplea y la obligada al cumplimiento de la normativa sobre protección de los datos de los que es titular. Inmueble 41

5 A FONDO Si una Comunidad decide instalar cámaras, deberá informar a la Agencia de Protección de Datos que se van crear ficheros para su inscripción en el Registro General. Esta obligación sólo viene referida a la grabación porque no se considera fichero la emisión o reproducción de imágenes en tiempo real. sentimiento. Además, si la Junta acuerda válidamente reclamar estas deudas judicialmente será preciso poner los datos del deudor en conocimiento del abogado y procurador que se hayan elegido para instar el procedimiento, sin que sea necesario su consentimiento. c.tablón de anuncios En cuanto a la publicación de datos de carácter personal en el tablón de anuncios de la Comunidad, en concreto, la identidad de los propietarios morosos, la LPH (art. 9.h) permite la difusión en tablones de anuncios de las comunidades de propietarios de datos asociados a deudas pendientes sólo en dos casos concretos: uno, si se ha intentado una citación o notificación al propietario para su conocimiento y fuese imposible practicarla y dos, en las convocatorias de Juntas de Propietarios, que también deben de contener la lista de deudores pero mediante una comunicación de idénticas características que la anterior. Primero directamente y, en segunda instancia, en el tablón. Es importante insistir en que este último método es subsidiario ya que su utilización debe justificarse en los motivos ya expuestos. d.video-vigilancia La instalación y uso de cámaras de seguridad o video-vigilancia en zonas comunes genera numerosas consultas así como expedientes sancionadores en la AEPD. Si una Comunidad decide instalar cámaras deberá informar a la AEPD que se van crear ficheros de video-vigilancia para su inscripción en el Registro General (Instrucción 1/2006 de 8 de noviembre de la AEPD). Esta obligación sólo viene referida a la grabación de imágenes porque no se considera fichero la emisión o reproducción de imágenes en tiempo real. En todo caso, será obligatorio advertir de la existencia de cámaras de video-vigilancia mediante carteles informativos ubicados en un lugar suficientemente visible, tanto en espacios abiertos como cerrados, y tener a disposición de cualquier interesado los impresos relativos al derecho de información de la recogida de datos (art. 5.1 LOPD). e.cesión de datos a empleados, proveedores, instaladores, etc. El funcionamiento normal de la Comunidad de Propietarios requiere la contratación de personal (conserje, vigilante, portero, ) suministros, mantenimiento de instalaciones y un largo etcétera de personas físicas o jurídicas que necesitan conocer determinados datos de los propietarios para prestar sus servicios o desarrollar sus funciones. Para determinar cuándo es necesario recabar el consentimiento del copropietario para ceder sus datos personales habría que analizarlos caso por caso, así como el nivel de seguridad de los mismos. La clave se encuentra en distinguir entre el funcionamiento normal y aquellas actividades no ordinarias en la vida de la Comunidad. No será necesario prestar y obtener el consentimiento de los propietarios cuando la cesión de datos personales se realice a la contraparte de una relación negocial, laboral o administrativa y sea necesaria dicha cesión para el mantenimiento y cumplimiento de dicha relación. Por el contrario, sí será necesario el consentimiento inequívoco para cederlos a personas físicas o jurídicas que vayan a 42 Inmueble

6 presupuestar un trabajo o servicio para la Comunidad o para aquellas que van a realizar un trabajo no ordinario, por ejemplo, la instalación de antenas, la reparación de elementos comunes, etc. En estos casos, es igualmente obligatorio informar previamente a los copropietarios de qué datos se van a ceder, la finalidad de la cesión y el nombre y dirección del cesionario. Conclusión Hemos tratado de resumir las materias más frecuentes que suelen ser objeto de consultas a la AEPD, dada su importancia y la elevada cuantía de las posibles sanciones (hasta ). Esperamos haber aclarado algunos puntos que suelen ser oscuros. Aunque los datos personales de los propietarios suelen tratarse y protegerse adecuadamente, no son pocas las ocasiones en que su mal uso o comunicación indebida genera malestar o incluso conflictos en las Comunidades de Propietarios, por cuanto estamos ante un Derecho Fundamental cuya protección también contribuye a facilitar las relaciones de vecindad. Inmueble 43