INFORME DE GESTIÓN 2013

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1 INFORME DE GESTIÓN 2013 Bogotá, febrero de 2014 Junta Directiva Saúl Kattan Cohen Hernando Chica Zuccardi Sergio González Guzmán Javier Gutiérrez Afanador Miller García Perdomo Presidente Ejecutivo Carlos Enrique González Rodríguez 1

2 CONTENIDO 1. Informe de Gestión de la Junta Directiva y el Presidente INTRODUCCIÓN NUESTRA GESTIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA NUESTRA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO NUESTRA GESTIÓN EN LAS UNIDADES DE NEGOCIO NUESTRA GESTIÓN DE ASUNTOS LEGALES Y CORPORATIVOS NUESTRA GESTIÓN EN CONTROL INTERNO 2. Estados Financieros 3. Informe del Revisor Fiscal 2

3 INTRODUCCIÓN La actuación de la compañía en el 2013 se mantuvo en el mercado de la prestación de Servicios a ETB, y el suministro de Soluciones Integrales de Tecnología de Información y Comunicaciones (TIC). Atendiendo a la planeación estratégica corporativa PEC COLVATEL desarrollo sus actividades, apoyándose en los tres pilares corporativos, a saber, Crecimiento Sostenible, Consolidación Organizacional y Responsabilidad Corporativa, en el marco del fortalecimiento del Grupo Empresarial, y con el firme propósito de continuar el posicionamiento de la Compañía en sus dos líneas de mercado. Para COLVATEL el 2013 ha sido el año de mayor crecimiento de operaciones, actividades y personal en toda la historia de la empresa, lo que ha permitido fortalecer su rol estratégico como filial de ETB. Es así como matriz y filial a través de la alineación de sus objetivos estratégicos se complementan en la cadena de valor desarrollando sus respectivos objetos sociales, mediante la celebración de contratos en condiciones de mercado que creen valor y consulten las destrezas de negocio y las especializaciones de cada una de las empresas, para una mayor integración y un desempeño eficiente dentro de la unidad de propósito y dirección del Grupo Empresarial ETB. El presupuesto de ingresos en el año 2013 alcanzó el 93,4% de cumplimento, ubicándose dentro de las aspiraciones fijadas, en la medida en que los ingresos de la Compañía aumentan en un 6,8% respecto a la cifra alcanzada en el año 2012, incremento porcentual que supera el crecimiento del PIB estimado para el año 2013 en una cifra cercana al 4,2% y superando además la cifra del 1,94% de inflación del año En este sentido podemos informar los siguientes resultados: Los ingresos de la Compañía en el año 2013 ascendieron a $ MM, con un comportamiento positivo de la relación ingresos ETB/otros negocios, dado que se obtuvieron ingresos por negocios provenientes de ETB por $ MM (68%) y de otros clientes (32%) por la suma de $ MM, mejorando la relación de otros años, motivado en el crecimiento de ingresos del año 2013 por servicios prestados a ETB, en el que se superó la cifra del año 2012 de $ MM representando un crecimiento de ingresos del 40,8%. Respecto a la utilidad neta del año 2013, su comportamiento es positivo al obtener la suma de $4.458 MM que representa un cumplimiento de presupuesto del mismo año del 151,4% y un crecimiento respecto a la utilidad del año 2012 del 917% donde la cifra alcanzada fue de $439 MM. El margen neto del año 2013 presenta también buen comportamiento alcanzando el 4,8%, superando ampliamente el margen neto del año 2012 donde se obtuvo el 0,5% y superando además la cifra presupuestada para el año 2013 del 3,0%. 3

4 Acorde con el comportamiento de la utilidad del año 2013, el EBITDA de la Compañía refleja buen desempeño al lograr una cifra de $8.141 MM que representa un cumplimiento del 136% de la cifra definida para el presupuesto del mismo año y un crecimiento del 327% respecto a los $1.898 MM obtenidos en el año Adicionalmente el margen EBITDA alcanza para el 2013 el 8,8% cumpliendo en un 145% la cifra presupuestada del 6,1% y superando la del año inmediatamente anterior, donde el margen fue del 2,2%. El positivo desempeño financiero y operacional de la compañía durante el año 2013 trae consigo también mejoramiento en los indicadores financieros, donde la liquidez o razón corriente mejora pasando de 2,08 en el 2012 al 2,44 en 2013, y el capital de trabajo aumenta pasando de $ MM en 2012 a $ en Por su parte, el nivel de endeudamiento se reduce pasando del 45% en 2012 al 38% en 2013 sin tener vigentes, al final del período, obligaciones con entidades financieras. Como consecuencia del mejoramiento en la utilidad del año 2013, los indicadores de rendimiento no son la excepción al balance positivo del año alcanzando una rentabilidad operacional del 7.2%, superando con solvencia la registrada en 2012 del 1.2%, obteniendo una rentabilidad neta del 4.9% frente al 0.5% del 2012 y logrando un rendimiento sobre activo total del 10% que excede el 1% del año Así mismo, el flujo de caja durante el año 2013 no tuvo contratiempos en su manejo permitiendo a la Compañía atender oportunamente sus obligaciones operacionales. Con el apoyo de la Vicepresidencia de Planeación Estratégica de ETB, se adelantaron con éxito las actividades tendientes a la identificación de oportunidades de sinergia entre matriz y filial, así como los espacios y objetivos que debían alinearse dentro del marco de Optimización Empresarial del Grupo. En este sentido, contando con la disposición y orientación estratégica de la Junta Directiva, se fortalecieron los canales de comunicación y el trabajo en equipo entre los colaboradores de ambas compañías, así como la adopción de mecanismos que permitieron eficiencias operativas y financieras para el Grupo Empresarial. Respecto de este último aspecto, vale la pena resaltar que la adopción de un nuevo esquema de contratación entre matriz y filial permitió maximizar beneficios económicos para el Grupo Empresarial ETB. Focalizarnos hacía el cumplimiento de objetivos estratégicos corporativos, y contar con recurso humano cualificado y comprometido permitió atender de manera satisfactoria los retos operativos del año. Nuestro sincero agradecimiento y reconocimiento a quienes dispusieron de sus mejores capacidades y compromiso para el desarrollo y consecución de los objetivos propuestos. 4

5 NUESTRA GESTIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA En la administración financiera y tesorería se obtuvieron beneficios y eficiencias interesantes para la compañía Descuentos por negociaciones por valor de $1.081 MM, y descuentos por pronto pago por $29 MM, para un total de $1.110 MM Al cierre del año la compañía no presenta deudas con Entidades Financieras, y su flujo de caja es positivo por valor de $7.134 MM Se lograron tasas preferenciales para los recursos lo que permitió un adecuado rendimiento anual Generación de recaudos por valor de $ MM, de los cuales $6.465 MM correspondían a cartera vencida Al cierre del año la cartera ascendía a $ MM, de los cuales el 85% ($15.920) corresponde a cartera no vencida, el 15% ($2.905) a cartera vencida con más de 30 días Se adelantó el proceso de Invitación Privada de Ofertas para la selección de Corredor de Seguros para pólizas generales y para pólizas de cumplimiento, en éstas últimas buscando mejorar los tiempos de respuesta, garantizando el cumplimiento de la operación comercial Ahorro del 15%, equivalente a la suma de $90 MM, como resultado de la negociación del canon de arrendamiento de La Cofradía En el servicio de telefonía celular se logró un ahorro significativo respecto del año inmediatamente anterior, equivalente a la suma de $100 MM Congelamiento de precios con los proveedores más representativos, durante el periodo de ley de garantías generando un ahorro de $77 MM 5

6 Se estructuró un área especializada en compras, a fin de satisfacer de manera eficiente las necesidades determinadas con el crecimiento proyectado de la Compañía En conjunto con ETB, se dio inicio a la implementación de las Normas Internacionales de Información NIIF, abarcando desde el diagnóstico, definición de políticas para la Compañía, identificación de requerimientos del sistema contable, capacitación de usuarios, hasta la configuración de SAP Implementación contable del esquema de reembolso de gastos para FTTH y Última Milla Gestión exitosa de la devolución del saldo a favor del impuesto renta año 2012 por $7.316 millones, con el 100% de recuperación Atendiendo a la importancia que tiene la operación logística para la Compañía, se han implementado de manera progresiva mejores prácticas logísticas y desarrollos informáticos, a fin de optimizar procesos y fortalecer el control de la operación. Así mismo, se dio oportuno cumplimiento a los requerimientos de la operación, teniendo en consideración el ingreso de nuevas operaciones como FTTH, y la ampliación del segmento de aseguramiento (mantenimiento de ADSL) Para la administración de las herramientas, dotación y seguridad industrial en todas las ciudades donde COLVATEL desarrolla actividades logísticas se implementó un aplicativo WEB, a fin de mitigar los riesgos asociados a esta gestión. Así mismo, se implementó un aplicativo para administrar las solicitudes de materiales y equipos de las diferentes unidades de negocio, permitiendo un mayor control Cambio exitoso de infraestructura, a través de la implementación de la nueva solución de servidores y almacenamiento de la Compañía, contando con 4 servidores que sirven como nodos dentro del sistema Clúster y 2 unidades de almacenamiento Equalogic 6

7 Implementación de una nueva solución de telefonía IP para solventar las necesidades de los servicios de telefonía a nivel administrativo Soporte a la operación a través de diversos desarrollos realizados in-house, entre los que se destacan: reporte de pago por eventos, redes internas aun en desarrollo, módulo traslado material perdido de bodega en desarrollo, bodegas zonas de despacho, soporte de aplicaciones, entre otros NUESTRA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO El año 2013 se caracterizó principalmente por el alto crecimiento en las operaciones de COLVATEL, principalmente en Fiber To The Home (FTTH), Última Milla (UM), Centro de Gestión, Aprovisionamiento y Aseguramiento, lo que conllevó a un incremento considerable del personal requerido para atender estos servicios Durante el año 2013 con la operación de la compañía se generaron más de empleos, entre directos e indirectos A través de la Dirección de Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos se establecieron diferentes estrategias para lograr poblar el recurso requerido en tiempo record, considerando que se trataba de requerimientos masivos. Para tal fin se adelantó una campaña masiva de reclutamiento en varias zonas de la ciudad, se adelantaron jornadas de sesiones de entrevistas masivas, realización de pruebas y contratación Se generaron programas de formación para el personal de terreno. Dada la necesidad de cumplir con los compromisos adquiridos con la matriz Se realizó una revisión integral de la estructura de personal de planta, con el fin de atender las necesidades de la operación 7

8 En las capacitaciones se hizo mayor énfasis aspectos, tales como, servicio al cliente, protocolo de imagen, comunicación asertiva, y valores como parte del trabajo para el grupo técnico Se presentó el instructivo para el levantamiento de tapas de las cámaras, a fin de dar alcance a los requerimientos de seguridad industrial y salud ocupacional. El nivel de accidentalidad fue del 0,05%, siendo un porcentaje adecuado para el considerable volumen de la operación Se certificaron personas en el nivel avanzado. Así mismo, se capacitaron personas, entre técnicos del área de empalmería y fibra óptica, auxiliares de tendido y demás trabajadores que realizan actividades en espacios confinados Se capacitaron en riesgo público personas; en seguridad vial personas; y en riesgo eléctrico A fin de alinear las políticas de ETB y de COLVATEL, se realizó la revisión integral de las mismas. Como resultado de dicha gestión se definió, entre otras actividades, apoyar en materia de seguridad industrial a ETB, homologar el modelo de competencias de COLVATEL con el de ETB, se inició la revisión del modelo de compensación de COLVATEL ajustándose a los lineamientos del modelo de compensación de ETB NUESTRA GESTIÓN EN LAS UNIDADES DE NEGOCIO Línea 1 Servicios FTTH, UM, RDSI, ADSL, AU, LB y Centro de Gestión COLVATEL como filial de ETB, desarrolló sus actividades en apoyo a los proyectos estratégicos de la matriz, a saber, servicios convergentes n-play, gestión estratégica del cliente y excelencia en el servicio. En este sentido, nos vinculamos al proyecto más importante para ETB y por ende para el Distrito Capital, Fiber To The Home (FTTH) y Última Milla (UM) 8

9 Se continuó con la prestación de servicios de instalación y mantenimiento de ADSL Corporativo, actividad iniciada en el Atendiendo al nuevo esquema tarifario de ETB, se renegociaron las condiciones del contrato suscrito entre matriz y filial, lo que permitió generar un impacto positivo en el P&G de la COLVATEL. Así las cosas, la operación del negocio de ADSL consolida a COLVATEL como el más grande administrador y prestador de servicios de instalación y mantenimiento de accesos de Banda Ancha con tecnología ADSL en Colombia Se continuó con la prestación de servicios de mantenimiento de ADSL, pero a diferencia de años anteriores se presentó un aumento en actividades de cobre, tales como empalmería., mantenimiento de voz y colocación de cables Se continuó con la prestación de servicios de apoyo mediante el suministro de cuadrillas de distribuidor general (DG), a fin de dar soporte técnico en las centrales telefónicas de ETB. Así mismo, se prestaron servicios de cuadrillas de actualización de sistemas de información, de colocación de cable y de cruzadas Las actividades asociadas al Centro de Gestión incrementaron, lo que significó mayores servicios, aumento de ingresos, conocimiento y personal. Dichas actividades representaron un crecimiento equivalente al 67% en el número de servicios prestados mensualmente. Por otra parte, el histórico de facturación refleja un incremento del 45% respecto del año 2012 Como resultado del proyecto piloto de FTTH adelantado y con el aprovisionamiento de clientes se pudo establecer la necesidad de incorporar actividades adicionales a las inicialmente planeadas lo que conllevó a un incremento en las proyecciones de personal Dentro del marco del contrato de preposición suscrito entre matriz y filial, en relación con la administración de teléfonos públicos se logró el cumplimiento de la meta contractual fijada 9

10 Línea 2 Gestión Comercial y de Soluciones de Integración de TIC S Las ventas de tarjeta prepago durante el año 2013 se mantuvieron estables; logrando en sus ingresos para ETB un cumplimiento del 130,6% del presupuesto La base instalada de teléfonos públicos se ha mantenido de acuerdo con lo establecido por ETB, la cual corresponde a aparatos en funcionamiento por toda la ciudad Con otros clientes distintos de ETB, se logró un crecimiento en la operación y facturación del 13% respecto del año inmediatamente anterior Durante el primer semestre del año se da cierre temporal a las Gerencias Regionales de la zona norte, noroccidente y occidente bajo, decisión apoyada en el análisis costo - beneficio desarrollado sobre cada una de ellas Al cierre del año se generaron ingresos en Línea 2 equivalentes a $ MM, alcanzando un cumplimiento del 70,95% del presupuesto La compañía se ha ido posicionando como un importante aliado estratégico para las entidades públicas, en la prestación de servicios de outsourcing de IT En relación con los servicios de gestión documental se ha desarrollado una valiosa curva de conocimiento, lo que ha permitido fortalecer la prestación de este servicio con adecuados estándares técnicos. Durante el 2013 estos proyectos aportaron aproximadamente un 11,6% de los ingresos totales de Línea 2 Se realizaron jornadas periódicas de planeación, a fin de identificar y proponer oportunidades de mejora y modificaciones a procesos, estructura, así como el desarrollo de productos propios 10

11 Se avanzó en el proceso de alineación estratégica con la matriz, como parte del esquema corporativo para fortalecer los objetivos del grupo empresarial Los esfuerzos del equipo de trabajo de Preventa se concentraron en los siguientes pilares, a saber estructuración de modelos de negocio con mayor utilidad, optimización de los tiempos de respuesta para la entrega de ofertas Fidelización de Clientes (Atención postventa). El área de soporte de proyectos continuó con su asistencia oportuna a los requerimientos de los clientes, para tal fin se capacitó a los cargos de soporte de proyecto para tener plena capacidad de atender requerimientos de primer nivel sin depender de los proveedores y optimizar así los tiempos de respuesta hacia el cliente El equipo de Soporte de Proyectos, con el apoyo de la Secretaría General, inició la gestión de liquidación de contratos pendientes por liquidar Gestión del Conocimiento. Se fortaleció la comunicación entre los grupos de trabajo de preventa y proyectos para retroalimentar las lecciones aprendidas NUESTRA GESTIÓN DE ASUNTOS LEGALES Y CORPORATIVOS Generalidades sobre Gestión Secretaría General y Jurídica Se adelantó un proceso de sensibilización al personal de la Compañía en temas de relevancia jurídica. Este proceso se realizó a través de capacitaciones impartidas en temas como Ley de Garantías Electorales, procedimiento de gestión contractual y supervisión de contratos En desarrollo de las actividades tendientes a la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), se actualizó la base de datos de contratos, incluyendo la revelación de las obligaciones implícitas, arrendamientos implícitos o derivados implícitos, de cada 11

12 uno de los contratos suscritos por la compañía. Así mismo, se realizó la actualización de la información que reposa en las carpetas de los contratos con el fin de atender de manera oportuna los requerimientos de información de los usuarios internos, clientes externos y entes de control En aplicación de la estrategia de alineación matriz filial se definió entre las Secretarias Generales de ambas compañías, la política corporativa para las filiales que conforman el Grupo Empresarial ETB para aspectos relacionados con la contratación, apoyo jurídico y solución de controversias entre empresas del grupo Teniendo en cuenta que la Secretaría General atiende y coordina requerimientos de los entes de control, reguladores y autoridades en general, durante el año 2013 remitió información a la Superintendencia de Sociedades sobre prácticas de gobierno corporativo y responsabilidad social; actualizó la información el registro TIC; presentó reportes de contratos a SIVICOF; reportes al sistema integrado de procesos judiciales, entre otros Durante el primer semestre se adelantó un estudio sobre el estado actual de las marcas de la compañía. Con base en este análisis, y a los servicios que presta la compañía en la línea 2, se recomendó registrar la marca COLVATEL (mixta) en las clases 35 (Publicidad,- Gestión de negocios comerciales, Administración comercial, Trabajos de oficina), 37 (servicios de construcción, reparación y servicios de instalación), 42 (servicios científicos y tecnológicos así como servicios de investigación y diseño relativos a ellos; servicios de análisis y de investigación industrial; diseño y desarrollo de ordenadores y software) Acorde con el Sistema de Gestión de Calidad, fueron revisados y actualizados los procedimientos para la Gestión Contractual de la Compañía y el Seguimiento de Acciones Judiciales y de Litigio. Adicionalmente, se mantuvo el cumplimiento de los indicadores de atención oportuna a los requerimientos formulados por los clientes internos por encima de las metas fijadas para tal fin Maximizar la rentabilidad garantizar la continuidad del negocio, negocio, es es nuestro nuestro compromiso de Informe de relaciones con la matriz En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley

13 de 1995, para la vigencia fiscal 2013 se destacan las siguientes operaciones con la sociedad matriz: Contrato No cuyo objeto es Prestación de servicios de aprovisionamiento y aseguramiento de accesos de voz, accesos de datos y servicios sobre IP y servicios de adecuación y mantenimiento de redes internas; con suministro de algunos materiales; en Bogotá (Incluye Soacha), Cundinamarca, Meta y demás regiones definidas del país Contrato No cuyo objeto es: Suministro de hardware, software y servicios de instalación, configuración y puesta en funcionamiento de portafolio de productor Oracle para uso interno de ETB Contrato No cuyo objeto es Organizar y administrar los recursos estimados para ejecutar los servicios de alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento de la red de acceso en fibra óptica en Bogotá D.C., Gran Bogotá y la administración de los recursos necesarios para el suministro de algunos materiales. Contrato No cuyo objeto es el servicio de asistencia y soporte que apoyan las labores de alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento en su red de comunicaciones y las relacionadas a los productos de su portafolio para clientes corporativos A la fecha las áreas técnicas de la matriz y filial respectivamente, dentro del marco de la liquidación del contrato No , están revisando y definiendo los valores a reconocer a favor de COLVATEL con ocasión de los costos en que incurrió en ejecución de este contrato, durante el período en que se presentaron inconvenientes en el CRM de ETB (SOMOS) que afectaron la efectividad y ocupación del recurso destinado por la filial para atender la operación Se liquidó el contrato No , suscrito el 29 de abril de 2008 cuyo objeto era la prestación de servicios de monitoreo, supervisión, atención en el centro de gestión y actividades de aprovisionamiento, 13

14 alistamiento y aseguramiento. Continuó la operación de teléfonos públicos y tarjeta prepago conforme al Contrato de Preposición suscrito el 30 de diciembre de 2003 y sus correspondientes otrosíes COLVATEL continuó atendiendo el trámite y respuesta de las peticiones, quejas, reclamos y recursos de los clientes de ETB sobre el servicio RDSI, en el marco del contrato de mandato celebrado en octubre de 2006 El Acuerdo de Colaboración Empresaria suscrito el 27 de enero de 2006, continuó regulando los esfuerzos técnicos y administrativos de ambas empresas hacia el desarrollo e implementación de nuevos servicios y productos sobre el sistema prepago de ETB administrado por COLVATEL; soluciones de redes, incluidos servicios y equipos para uso interno de ETB o para sus clientes, así como la prestación de servicios de monitoreo y la gestión de redes para los servicios de datos e internet; servicios de mantenimiento e instalación de productos ADSL, internet inalámbrico, voz IP, entre otros, y servicios de operación, infraestructura y equipamiento en general Junta Directiva Durante el periodo objeto de análisis, la Junta Directiva sesionó en dieciséis oportunidades; catorce reuniones presenciales y dos reuniones no presenciales, durante las cuales se analizó la gestión de la Compañía y se tomaron las decisiones requeridas para el normal funcionamiento del negocio Asamblea General de Accionistas La Asamblea General de Accionistas sesionó dos (2) veces, así: 1. Sesión ordinaria del 15 de marzo de 2013, según consta en Acta No. 53. En dicha reunión se aprobó la recomposición de la Junta Directiva, el informe anual de gestión, el dictamen de Revisoría Fiscal, los Estados Financieros a 31 de diciembre de 2012, y el proyecto de distribución de utilidades; 2. Sesión del 6 de septiembre de 2013, que consta en acta No. 54, reunión en la cual mediante el procedimiento de voto escrito la Asamblea General de Accionistas por unanimidad designó al quinto renglón suplente de la Junta Directiva Reunión con Accionistas Minoritarios El Presidente Ejecutivo a fin de tener espacios permanentes de interacción y comunicación con los accionistas de la compañía, 14

15 invitó a los accionistas minoritarios a una reunión a fin de exponerles el alcance del proyecto FTTH, así como el nuevo esquema de gastos reembolsables aprobado por la Junta Directiva para algunas relaciones contractuales entre matriz y filial Informe sobre relaciones con administradores Durante el ejercicio 2013, COLVATEL no sostuvo relación comercial ni desarrolló operación alguna con ninguno de los administradores de la Compañía Responsabilidad Social Empresarial Acorde a las políticas, prácticas y programas de Responsabilidad Social Empresarial, COLVATEL tiene adoptadas condiciones laborales acordes a la legislación laboral, retribuciones a los trabajadores de manera equitativa, pagos oportunos de parafiscales y acceso de la población al sistema general de seguridad social Se dio continuidad al Programa de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial con la actualización de Protocolos de Trabajo en Alturas, realización de campañas y videos de capacitación, se realizan periódicamente inspecciones de equipos de seguridad, cubrimiento de necesidades de dotación y equipos, gestión del COPASO y evaluaciones médicas ocupacionales En desarrollo de las actividades de responsabilidad social, COLVATEL S.A ESP, realizó la entrega de 150 pares de botas que terminan su vida útil en la Compañía y que pueden ser empleadas por otras personas fuera de la misma. Las botas son entregadas a los recuperadores de oficio y a la comunidad indígena que habita en la localidad de FONTIBÓN, con la colaboración de los PROMOTORES CÍVICOS HUMANITARIOS DE COLOMBIA y de la Alcaldía Local de Fontibón Como parte del la Compañía con la comunidad de la zona de influencia donde operamos, se dio inicio a la formulación del proyecto denominado SEMILLA PARA EL PRIMER EMPLEO, para el cual se realizaron acercamientos con la Alcaldía Local de Fontibón. Para este proyecto se tendrá en cuenta a la población de estudiantes de estratos 1, 2 y 3, a quienes inicialmente se les dará a 15

16 conocer la Compañía y las tecnologías que maneja la misma, y mediante alianzas se buscará apoyar su formación en disciplinas y oficios que les permitan, a través de la operación de COLVATEL, posibilidades de un primer empleo Plan Institucional de Gestión Ambiental Desde el mes de junio las actividades del Plan Institucional de Gestión Ambiental fueron asumidas dentro de la estructura de la Secretaria General A través de este plan la Compañía desarrolla actividades que propenden por el uso eficiente de agua, uso racional de la energía, la gestión integral de residuos sólidos, mejoramiento de las condiciones ambientales internas, la definición de criterios ambientales para las compras y gestión contractual de la compañía, y la implementación de buenas prácticas ambientales A fin de vincular al personal de la Compañía en los procesos de sensibilización sobre el cuidado y conservación de los recursos naturales, se realizaron diversas actividades, tales como primer concurso de fotografía ambiental, limpieza del humedal Capellanía y mini torneo de micro futbol en pro del humedal (con el apoyo de la Alcaldía Local de Fontibón), caminata ecológica a Guatavita Como parte de los proyectos ambiental y de responsabilidad corporativa se han gestionado acercamientos con el Jardín Botánico de Bogotá y el IDRD, en la búsqueda de generar acciones que contribuyan a la mitigación del impacto, ocasionado por la operación de la Compañía, en las zonas donde se ubican nuestras sedes o eventualmente los puntos de despacho Respecto del programa de gestión de residuos generados se hizo entrega del 80% de los residuos como devolución de producto pos consumo, lo que implicó ahorros para la compañía al no tener que pagar por el proceso de disposición final de dichos residuos Obtuvimos la aprobación en el diseño e implementación del plan de gestión de residuos peligrosos por parte de la SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE 16

17 Nos fue otorgado el premio RIGAP (Reconocimiento Institucional a la Gestión Ambiental Pública en el Distrito Capital), por parte de la Secretaria Distrital de Ambiente, por ser una de las diez Entidades y Compañías con la mejor implementación PIGA del Distrito Capital NUESTRA GESTIÓN EN CONTROL INTERNO La Dirección de Control Interno mide y examina la eficiencia y eficacia del sistema de control interno y asesora a la Dirección en la evaluación de la gestión y en la introducción de correctivos para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos. Así mismo, coordina las actividades relacionadas con la aplicación integral de procesos y controles dirigidos a mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos, productos y servicios Evaluaciones del Sistema de Control Interno de la Compañía Auditorías internas. Se realizaron 34 trabajos de auditoría que incluyeron la planeación, ejecución y realización de evaluaciones y la presentación de resultados. La actividad de auditoría cubrió 11 dependencias funcionales de la Compañía y 15 de los 16 procesos que integran el sistema de gestión de la Calidad Averiguaciones administrativas. Se realizaron seis averiguaciones de carácter administrativo correspondientes a casos ocurridos en diferentes dependencias de la Compañía. Los temas se relacionaron con el hurto de valores y materiales, daño de equipos de cómputo y administración de proveedores Evaluaciones y requerimientos de organismos de vigilancia y control. Se participó en diferentes procesos relacionados con el cumplimiento de la normatividad de carácter fiscal, contable y administrativo. Dentro de otras actividades adelantadas se mencionan, Rendición a la Contraloría de Bogotá de cuenta anual de 2012 y de la cuenta intermedia (junio de 2013); emisión del informe sobre el Sistema de Control Interno Contable para la Contaduría General de la Nación (vigencia 2012); coordinación de la auditoría integral modalidad especial de la Contraloría de Bogotá (septiembre - diciembre de 2013); coordinación y 17

18 monitoreo de Planes de Mejoramiento; atención de los requerimientos específicos de información de ETB y Contraloría de Bogotá Administración del Sistema de Gestión de la Calidad SGC (NTC ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009) Se coordinó y controló el diseño, implementación y ejecución de procesos, procedimientos, instructivos y otros elementos para facilitar el desarrollo integrado, uniforme y verificable de las operaciones de la Compañía Dentro de las principales actividades, cabe resaltar el control de la documentación del SGC; control de registros del SGC; auditorías internas de calidad; monitoreo del desempeño del SGC; control y reporte del desempeño del SGC; generación, análisis y seguimiento de indicadores; acciones correctivas y preventivas Se adelantaron las actividades necesarias para asegurar el establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos necesarios para el adecuado funcionamiento del SGC; para realizar el monitoreo del desempeño del SGC, impulso de las acciones de mejora e información a la alta dirección sobre los resultados; para la coordinación de la aplicación e incorporación en la cultura organizacional del SGC y realización de programas de capacitación en temas de calidad rentabilidad y rentabilidad y continuidad del negocio, continuidad es nuestro del negocio, compromiso es nuestro de compromiso de Gestión de Riesgos Actualización y aprobación de la Política de Gestión de Riesgos de la Compañía, considerando las directrices de la NTC-ISO GESTIÓN DEL RIESGO Seguimiento de las acciones correctivas y/o preventivas establecidas en planes de mejoramiento Inclusión en las auditorías del SGC de las actividades de identificación, valoración, evaluación y tratamiento de riesgos de cada proceso Análisis de la estructura general de gestión de riesgos de COLVATEL en el marco del Plan de Optimización de ETB + COLVATEL Ajuste de la caracterización del proceso E02 GESTIÓN DE RIESGOS y revisión, ajuste y actualización de todos los mapas de riesgos 18

19 Reformulación de la matriz de riesgo para mejorar el desempeño del modelo de calificación Informe de cumplimiento de la Ley 603 de 2000 COLVATEL cumple con el compromiso ético y legal que tiene la Compañía, en particular con las normas de protección a la propiedad intelectual y a los derechos de autor relativos al uso de software (Decisión 351 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena, Ley 44 de 1993 y Ley 603 de 2000) En conclusión, la gestión de COLVATEL reafirma su condición de empresa de valor agregado, en tanto aporta al grupo empresarial eficiencias operativas y económica, así como posibilidades de acceso a mercados distintos a los que puede llegar su casa matriz, dadas sus características y escenarios de competencia, ubicándose en un lugar privilegiado para captar clientes y generar ingresos, incluso de los competidores de ETB Atentamente, Saúl Kattan Cohen Presidente Junta Directiva Carlos González Rodríguez Presidente Ejecutivo Bogotá D.C, febrero de