EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANGA S.A. E.S.P. SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. 003 de 2010

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1 EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANGA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. 003 de 2010 SUMINISTRO, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE EQUIPOS ACTIVOS DE RED PARA EL PROYECTO DE RENOVACIÓN TECNOLÓGICA DE LA PLATAFORMA DE RED CORPORATIVA DE TELEBUCARAMANGA BUCARAMANGA, MARZO DE

2 ESPECIFICACIONES DE CONTRATACIÓN Las especificaciones de contratación de la presente Solicitud Pública de Ofertas están contenidos en un solo volumen con los siguientes capítulos: CAPITULO I: CAPITULO II: CAPITULO III: CAPITULO IV: CAPITULO V: CAPÍTULO VI: Anexo 1. Formato 1. Formato 2. Formato 3. INFORMACIÓN GENERAL INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES INFORMACIÓN ESPECÍFICA SOBRE EL OBJETO CONTRACTUAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CRITERIOS DE EVALUACIÓN ANEXOS Y FORMATOS CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL PROPONENTE FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS CERTIFICACIÓN DE CONTRATOS EJECUTADOS CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL 1.1. OBJETO La Empresa de Telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA, mediante Solicitud Pública de Ofertas No. 003 de 2010 le invita a presentar propuesta para el SUMINISTRO, INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE EQUIPOS ACTIVOS DE RED PARA EL PROYECTO DE RENOVACIÓN TECNOLÓGICA DE LA PLATAFORMA DE RED CORPORATIVA DE TELEBUCARAMANGA, cuyas especificaciones técnicas están descritas en el capítulo IV de esta Solicitud Pública de Ofertas. 1.2 ALCANCE DEL OBJETO El proyecto contempla el suministro, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos activos de red para el proyecto de renovación tecnológica de la plataforma de red corporativa, así como el soporte, mantenimiento y reemplazo de partes 8x5NBD (un día hábil después de reportada la falla) durante un (1) año. 2

3 1.3. CONDICIONES MÍNIMAS DE PARTICIPACIÓN No estar inhabilitado, ni tener incompatibilidades para contratar con TELEBUCARAMANGA, de conformidad con las normas legales vigentes No tener vigente una sanción por incumplimiento con TELEBUCARAMANGA Para las personas jurídicas, estar inscrito en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de su jurisdicción No ser Consorcio o Unión Temporal Se tendrán en cuenta y se verificarán entre otros el cumplimiento de los siguientes indicadores financieros: a) Liquidez (Activo Corriente / Pasivo Corriente) debe ser mayor o igual a 1,0 b) Endeudamiento (Total Pasivo / Total Activo) debe ser menor que ochenta por ciento (80%). c) Capital De trabajo (Activo Corriente Pasivo Corriente) debe ser mayor ó igual al setenta y cinco por ciento (75%) del valor ofertado. d) ROA (Utilidad neta después de impuestos / Total Activo) debe ser Positivo. e) Utilidad Operacional debe ser positiva. Los indicadores financieros se obtienen de los estados financieros a precios corrientes del año TELEBUCARAMANGA se reserva el derecho de verificar la veracidad de la información suministrada por el proponente. El incumplimiento de cualquiera de estos indicadores financieros o en caso de encontrarse falsedades, ocasionará que la propuesta sea rechazada. Para las empresas extranjeras o con domicilio fuera de Colombia, los estados financieros deben convertirse a pesos colombianos, según la tasa representativa del mercado (TRM) vigente a 31 de diciembre de 2008 y en idioma castellano DISPOSICIONES LEGALES El presente proceso de selección y adjudicación del respectivo contrato, se sujetará al régimen privado de contratación de TELEBUCARAMANGA, a las disposiciones contenidas en las Leyes 142 de 1994 y 689 de 2001 y demás normas reglamentarias 3

4 sobre la materia que las modifiquen, adicionen o complementen y que rigen el presente objeto contractual INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES No podrán participar en la Solicitud Pública de Ofertas, ni celebrar contrato con TELEBUCARAMANGA, aquellas personas naturales o jurídicas que se encuentren incursas en algunas de las causales de inhabilidad o incompatibilidad, establecidas en la Ley 80 de 1993, las demás disposiciones legales aplicables vigentes y el Código de Buen Gobierno Corporativo de TELEBUCARAMANGA CONFLICTO ENTRE DOCUMENTOS En caso de conflicto entre las especificaciones de contratación y la oferta del proponente, prevalecerán las especificaciones de contratación PRACTICA COMERCIAL Ninguna práctica comercial o conducta habitual de desarrollo del contrato será pertinente para explicar o modificar cualquier disposición de las especificaciones de contratación o del contrato INFORMACIÓN CONFIDENCIAL La información contenida en las presentes especificaciones de contratación tiene carácter confidencial. En consecuencia, los proponentes deberán guardar reserva sobre la misma y únicamente podrán hacer uso de ella para efectos de la elaboración de las propuestas. En el evento que se causaren perjuicios a TELEBUCARAMANGA con ocasión de la violación de la mencionada obligación de reserva, el proponente responsable deberá indemnizar a TELEBUCARAMANGA por los perjuicios ocasionados por tal hecho. El contratista se obliga con TELEBUCARAMANGA a manejar y utilizar cualquier información escrita, gráfica, oral o por cualquier otro medio apto para su transmisión, que le sea entregada o a la que tenga acceso, de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance, que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas, respetará la obligación de guardar secreto y la confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida. Igualmente, las partes se obligan a que la información que se suministre entre ellas durante el desarrollo del contrato, será manejada como confidencial y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución. 4

5 La reproducción de información suministrada durante la ejecución del contrato, se autoriza exclusivamente para la entrega de dichas copias, al contratista seleccionado, siempre y cuando ello no exponga los intereses de TELEBUCARAMANGA. Por lo anterior, no le está permitido al contratista el aporte de información alguna, directa o indirectamente a terceros, o con miras a su participación en un futuro proceso de selección. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a que se cause el derecho de reclamar indemnización por la parte perjudicada. Ninguna de las partes adquiere derechos de propiedad o disposición, respecto de la información suministrada por la otra. CAPITULO II INSTRUCCIONES A LOS PROPONENTES 2.1 FECHA DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Se fijan las siguientes fechas: FECHA DE APERTURA FECHA DE VISITA FECHA DE CIERRE 25 de Marzo de 2010, Hora: 6:00 P.M. 30 de Marzo de 2010, Hora: 9:00 A.M. 08 de abril de 2010, Hora: 5:00 P.M. La oferta deberá ser entregada en sobre cerrado, en original y dos (2) copias, en la Secretaria General de TELEBUCARAMANGA, ubicada en la Calle 36 No Piso 7 del Edificio Administrativo VISITA DE INFORMACIÓN OBLIGATORIA Con el objeto de inspeccionar y recoger la información necesaria sobre las condiciones que puedan afectar el contrato, su costo o duración, se realizará una visita de información obligatoria el treinta (30) de marzo de 2010, a las 9:00 A.M., en el Piso 4 Subgerencia de Informática y Tecnología del Edificio Administrativo de TELEBUCARAMANGA, ubicado en la Calle 36 No Este espacio será fundamental en la definición de la logística y rendimientos requeridos para el proyecto por parte del proponente. La persona designada para efectuar la visita por parte del proponente debe ser un Ingeniero electrónico, sistemas ó de telecomunicaciones, debidamente matriculado (se solicita traer la matrícula profesional y copia de la misma, el poder otorgado por 5

6 el representante legal con su debida nota de presentación personal ante notario público y el certificado de existencia y representación legal del proponente el día de la visita). En el acta de visita se dejará constancia expresa de esta exigencia y de la asistencia a la reunión. En ninguna circunstancia se admitirá que una persona represente dos (2) ó más firmas proponentes. Si se comprueba lo anterior, se rechazarán las ofertas que incurran en tal anomalía, igualmente si no se presenta a la visita la persona designada por el proponente, debidamente acreditada MODIFICACIONES Y ACLARACIONES A LA SOLICITUD DE OFERTAS Las especificaciones de contratación serán remitidas por correspondencia y por correo electrónico; el envío por correo electrónico será la fecha base para establecer los plazos de que trata la presente invitación. Cualquier consulta dirigida a TELEBUCARAMANGA por parte de los proponentes, sobre la interpretación de los documentos de la solicitud pública de ofertas, que no implique modificación o ampliación de las bases y especificaciones de la misma, deberá hacerse ÚNICAMENTE por escrito, vía fax: y será resuelta dentro de un plazo prudencial y puesta en conocimiento por cualquier medio (inclusive por correo electrónico) a todos los interesados. No se aceptarán consultas u observaciones personales, telefónicas o por correo electrónico. Las solicitudes podrán formularse hasta el día treinta y uno (31) de marzo de 2010 a las 4:00 P.M. Si TELEBUCARAMANGA considera necesario prorrogar sus plazos, lo podrá hacer comunicándoles previamente a los interesados. Toda modificación o ampliación de las bases y especificaciones de la Solicitud será comunicada por cualquier medio (inclusive por correo electrónico) a todos los interesados que se les haya enviado la Solicitud Pública de Ofertas, la cual será de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas. Se advierte que TELEBUCARAMANGA no será responsable por las demoras en el correo. Queda entendido que la presente Solicitud Pública de Ofertas formará parte integral del contrato que se celebre en virtud de esta Invitación. Las propuestas deberán ajustarse íntegramente a los términos y condiciones de la Solicitud Pública de Ofertas sometiéndose los proponentes a cumplir estrictamente a lo especificado en éste. En caso que el proponente quiera adicionar documentos, podrá hacerlo en original y copia, entregándolos en la Secretaría General de TELEBUCARAMANGA debidamente firmados antes de la hora límite de presentación de propuestas y TELEBUCARAMANGA le expedirá una constancia de este hecho. 6

7 No será permitido que ningún proponente modifique, adicione o mejore su oferta después del vencimiento del término para la entrega de las mismas. TELEBUCARAMANGA podrá solicitar a los proponentes, durante la etapa de evaluación, las aclaraciones y explicaciones necesarias así como la información adicional necesaria sobre las propuestas presentadas, sin que ésta en ningún caso pueda ser adicionada o modificada. El proponente tendrá un plazo máximo el cual será señalado en la comunicación que para tal efecto expida TELEBUCARAMANGA dentro de la solicitud de aclaración o explicación, para dar respuesta a fin de proseguir en el proceso de evaluación. Las aclaraciones se deberán limitar a corregir los errores presentados, y en ningún momento podrán modificar y/o adicionar la propuesta, so pena de ser descalificadas. Si no se presentan solicitudes relacionadas con los aspectos mencionados, se entenderá que las especificaciones de contratación se han encontrado satisfactorios y que el proponente no tiene dudas de ninguna especie sobre los mismos. Por consiguiente, no se recibirán posteriormente reclamos fundamentados en discrepancias, errores, omisiones o dudas de tales términos, ni en cualquier otra materia relacionada con los mismos. De igual forma el proponente se compromete a verificar y es de su entera responsabilidad, comprobar que la solicitud pública de ofertas entregada por TELEBUCARAMANGA está completa en todos sus folios PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán presentarse en un todo, de acuerdo a lo que se estipula a continuación: Las propuestas deberán ser presentadas en el idioma español Las propuestas junto con todos los documentos exigidos y otros que las acompañen, inclusive la Garantía de Seriedad de la Propuesta, deberán presentarse en original y dos (2) copias impresas, en sobres separados, cerrados y enunciados (original y duplicados) respectivamente, los cuales deberán identificarse con la leyenda Solicitud Pública de Ofertas N 003 de 2010, con el nombre del proponente y su dirección. Los sobres deberán ser entregados en la Secretaría General de TELEBUCARAMANGA, localizada en el Piso 7 del Edificio Administrativo ubicado en la Calle 36 No de la ciudad de Bucaramanga Las propuestas presentadas deberán estar debidamente empastadas y/o argolladas, y todos los documentos foliados (numerados) en forma consecutiva. No se podrá cambiar su redacción ni agregar comentarios. Cualquier explicación, alternativa 7

8 o información adicional deberá exponerse en anexos a la propuesta debidamente referenciados al ítem a que pertenecen Las propuestas deben expresar claramente el nombre y domicilio comercial del proponente y deben ser firmadas por el proponente o por el Representante legal del oferente, de acuerdo con el Certificado de existencia y representación legal actualizado, expedido por la Cámara de Comercio Las enmiendas en los documentos de la propuesta deberán ser ratificadas con la firma del proponente Todo documento que contenga firma digital, deberá estar acreditado con el certificado correspondiente emitido por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio Todos los documentos otorgados en el exterior, deberán cumplir con los requisitos señalados en el artículo 480 de código de comercio, y demás normas vigentes en Colombia El día señalado para el cierre, se abrirán las propuestas y se levantará el acta respectiva en presencia de un delegado de la Subgerencia de Control Interno de TELEBUCARAMANGA Las propuestas deberán tener una validez de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de entrega de las mismas a TELEBUCARAMANGA Las informaciones y documentos que conformarán la propuesta son los solicitados en estas especificaciones de contratación Las propuestas deberán incluir un índice en el que se indiquen los documentos que las componen y el folio donde se encuentran contenidos En caso de discrepancia entre la información de los Formato 2. Formulario de Cantidades y Precios remitido en la propuesta en físico y el remitido en Disco Compacto solicitado en el numeral , prima el físico sobre la información remitida en CD No se aceptan propuestas parciales. 8

9 2.5. IRREVOCABILIDAD Las propuestas son irrevocables. En consecuencia, una vez presentadas, los proponentes no podrán retractarse so pena de indemnizar los perjuicios que con su revocación causen a TELEBUCARAMANGA. Cuando el monto de los perjuicios que se causen sobrepase el valor de la garantía de seriedad de la oferta, TELEBUCARAMANGA además de ordenar la efectividad de dicha garantía, podrá iniciar las acciones legales que conduzcan al cobro total de los mismos PRECIOS DE LA PROPUESTA El proponente debe cotizar en pesos colombianos. Los valores unitarios de la oferta son fijos y deben incluir los costos y gastos administrativos, los gastos de legalización, gastos de ejecución, la totalidad de los recursos, elementos de trabajo, equipos de cómputo, transporte, gastos de personal, el cumplimiento de las leyes de seguridad social y prestaciones del personal y todos los demás que considere el proponente para el cabal cumplimiento del objeto y especificaciones técnicas previstas en la solicitud de ofertas. TELEBUCARAMANGA no aceptará reclamación por parte del contratista, si éste tiene que dedicar personal adicional ó tiempo suplementario para dar cumplimiento al objeto contratado. El valor no será ajustado. Si el proponente pertenece al régimen común, debe liquidar en el valor de su oferta el IVA que rige en Colombia. Si el proponente no lo discrimina, TELEBUCARAMANGA considerará que está incluido dentro del valor de la oferta, pero si el proponente pertenece al régimen simplificado no debe liquidar en el valor de su oferta el IVA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El proponente deberá suministrar con su respectiva propuesta, una garantía de seriedad de la misma por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del certificado de disponibilidad presupuestal señalado en el numeral 2.16 de las presentes especificaciones de contratación, expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia a favor de Entidades Particulares, con el NIT , con una vigencia de tres (3) meses, contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. La póliza de seriedad de la oferta será en pesos colombianos y deberá acompañarse el clausulado de la póliza. 9

10 Este documento garantiza que si el contrato le es adjudicado, el proponente deberá formalizar el contrato en los términos y plazos estipulados en las especificaciones de contratación. Si el proponente a quien se adjudique el contrato rehúsa o descuida la legalización del mismo o deja de otorgar la garantía de cumplimiento del contrato, TELEBUCARAMANGA hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y dispondrá de su valor como indemnización por los perjuicios causados. Igualmente, si el proponente retira su oferta después de la apertura, durante el periodo de validez de la misma DOCUMENTOS ESENCIALES DE LA PROPUESTA Carta de presentación de la propuesta, suscrita por el representante legal debidamente autorizado, o por el proponente si es persona natural, que incluya el valor total estimado de la propuesta, de conformidad con el modelo anexo en estas especificaciones de contratación y comprometiéndose a cumplir con todo lo establecido en los pliegos. (Anexo 1. SUBSANABLE y será de verificación jurídica) Propuesta que cumpla los requisitos establecidos en el numeral 2.4 de las presentes especificaciones de contratación. (SUBSANABLE y de verificación jurídica) Para las personas jurídicas, certificado de existencia o representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, con antelación no mayor a 30 días calendario a la presentación de la propuesta. El certificado debe demostrar que dentro del objeto social, está comprendido el objeto de las presentes especificaciones. A su vez, que la sociedad fue constituida con más de un (1) año de anterioridad a la fecha de entrega de la propuesta, y que la vigencia es superior al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. Si es persona natural, Certificado de matrícula mercantil mayor o igual a un (1) año. (SUBSANABLE y será de verificación jurídica). Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, que pretendan presentar propuestas, se les exigirá el documento que acredite la inscripción en el registro correspondiente en el país en donde tiene su domicilio principal, así como los documentos que acrediten su existencia y representación legal cuando a esto último hubiere lugar. En defecto de dicho documento de inscripción, deberán presentar la certificación de inscripción en el registro. Adicionalmente deberán acreditar en el país un apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, así como para representarlas judicial y extrajudicialmente. Los documentos deben presentarse en el idioma español. Los documentos otorgados en el exterior deberán 10

11 presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia. Cuando tengan sucursal en el país su registro debe cumplir con lo requerido en estas especificaciones de contratación. (SUBSANABLE y de verificación jurídica) Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal o del proponente si es persona natural. (SUBSANABLE y será de verificación jurídica) Copia de los Estados Financieros debidamente certificados con corte a treinta y uno (31) de diciembre de 2008, suscritos por el representante legal, por el contador público y en los eventos que así lo requieran, por el revisor fiscal. Los estados financieros deben discriminar entre otros los siguientes ítems: Activo, pasivo y patrimonio totales Activo corriente Pasivo corriente Utilidad operacional Utilidad neta (SUBSANABLE y de verificación económica) Fotocopia de la matrícula profesional vigente del contador y del revisor fiscal, que firmen los estados financieros, así como certificado vigente expedido por la junta central de contadores de Colombia que constate que dichas matrículas están vigentes y no registra antecedentes disciplinarios. (SUBSANABLE y de verificación jurídica) Última declaración de renta efectuada. (Si está obligado a declarar). (SUBSANABLE y de verificación económica) Para personas jurídicas, autorización de la junta de socios o junta directiva en caso de ser necesario. (SUBSANABLE y de verificación jurídica) Copia del Registro Único Tributario RUT, para la respectiva identificación y clasificación, de las responsabilidades ante la DIAN. (SUBSANABLE y será de verificación jurídica) Póliza de Seriedad de la Oferta, expedida de acuerdo a lo establecido en el numeral 2.7 de estas especificaciones. (INSUBSANABLE. TELEBUCARAMANGA se reserva el derecho de solicitar modificaciones o aclaraciones; será de verificación jurídica.) Condiciones Generales de la Póliza. (SUBSANABLE y será de verificación jurídica). 11

12 Recibo de pago de la prima de la Póliza de Seriedad de la Oferta otorgado por la entidad aseguradora que expide la póliza; se advierte que no se aceptan constancias ni certificaciones de pago. (SUBSANABLE y será de verificación jurídica) En el evento de expedirse comunicaciones modificatorias, constancia de que éstas fueron recibidas. (SUBSANABLE y de verificación jurídica) Constancia de pagos de aportes y parafiscales. Certificación sobre pagos de ley: Tratándose de propuestas formuladas por personas jurídicas, se debe anexar certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, donde se acredite que esta al día con el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensación familiar, ICBF, SENA, cuando a ello haya lugar (artículo 50 Ley 789 del 2002 que reza: (...) Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. (SUBSANABLE y de verificación jurídica) Certificados de Experiencia de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV Especificaciones Técnicas numeral 4.2.9, de las presentes especificaciones de contratación. (SUBSANABLE y de verificación técnica) El proponente debe entregar junto con la propuesta un disco compacto (CD), con la información detallada en formato Excel, lo referente al precio de la propuesta, es decir el Formato 2. Formulario de cantidades y precios, para efectos de realizar la evaluación económica de la misma. (SUBSANABLE y de verificación económica) Anexos y Formatos de la propuesta debidamente diligenciados. Serán de obligatoria presentación para que se considere y califique la información solicitada en ellos, de la misma manera que los documentos de soporte solicitados en la parte inferior NOTA de alguno de éstos formatos. Anexo 1. Modelo carta de presentación de la propuesta, comprometiéndose a cumplir con todo lo establecido en las especificaciones de contratación, firmada por el 12

13 representante legal o por la persona natural según el caso. (SUBSANABLE y de verificación jurídica). Formato 1. Información general sobre el proponente. (SUBSANABLE y de verificación jurídica y técnica). Formato 2. Formulario de Cantidades y Precios. (INSUBSANABLE y de verificación económica). Formato 3. Certificación de contratos ejecutados. (SUBSANABLE y de verificación Técnica). NOTA: El carácter de documento INSUBSANABLE, consiste en que su no presentación o sin los requisitos exigidos, hace que la propuesta sea inmediatamente rechazada; a su vez el documento SUBSANABLE es aquél que puede ser presentado con posterioridad a la fecha del cierre de la propuesta, pero cumpliendo los requisitos exigidos en la misma, como respuesta de la solicitud de aclaraciones que efectúe TELEBUCARAMANGA cuando a ello hubiere lugar, con base en lo establecido en las presentes especificaciones de contratación. En el evento en que sean solicitadas aclaraciones y el proponente no allegue lo requerido o no le dé trámite en debida forma la propuesta será rechazada PROPUESTAS EXTEMPORÁNEAS Las propuestas que sean entregadas en la Secretaría General de TELEBUCARAMANGA después de la hora y fecha señaladas para la entrega de las mismas, no serán consideradas y serán rechazadas CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES TELEBUCARAMANGA no aceptará propuestas que sean presentadas por Consorcios o Uniones Temporales CANCELACIÓN DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN TELEBUCARAMANGA podrá cancelar el proceso de solicitud pública de ofertas, en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, económicas, de mercado o razones que determinen la inconveniencia del objeto a contratar, con la comunicación escrita de este hecho, sin que ello genere ninguna clase de compensación, ni le obligue a exponer las razones. 13

14 2.12. RETIRO DE LAS PROPUESTAS Sólo se podrán retirar propuestas antes del vencimiento del término para presentarlas, mediante solicitud escrita firmada por la misma persona que firmó la carta de presentación de la propuesta. La propuesta le será devuelta, previa suscripción de recibo por la misma persona que firmó la carta de presentación de la propuesta RECHAZO DE PROPUESTAS TELEBUCARAMANGA rechazará las propuestas que no se ajusten a los requisitos fundamentales establecidos en las especificaciones de contratación, ó cuando las presentadas no resulten convenientes a los requerimientos de TELEBUCARAMANGA. Serán rechazadas las propuestas que se presenten en cualquiera de los siguientes casos: Cuando sean extemporáneas Cuando estén incompletas, en cuanto a que no cumplan las presentes especificaciones o dejen de incluir alguno de los documentos esenciales INSUBSANABLES o cuando hecho el requerimiento por parte de la empresa de la información que es SUBSANABLE, el oferente no la allegue en el término especificado por TELEBUCARAMANGA Cuando una misma persona represente a dos oferentes diferentes, que proponen Cuando el valor de la oferta sobrepase la disponibilidad presupuestal prevista para la presente invitación Cuando no cumpla con las Condiciones Mínimas de Participación establecidas en el numeral 1.3 de las presentes especificaciones de contratación Cuando el proponente modifique las condiciones establecidas en las presentes especificaciones de contratación Cuando la persona autorizada no asista a la visita de información obligatoria debidamente acreditado y con los requisitos establecidos en el numeral 2.2 de las presentes especificaciones de contratación. 14

15 2.14. ESTUDIO JURÍDICO, TÉCNICO Y ECONÓMICO DE LAS PROPUESTAS El análisis técnico, económico y jurídico de las propuestas se llevará a efecto por las dependencias correspondientes de TELEBUCARAMANGA. Durante la etapa de evaluación, TELEBUCARAMANGA podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones necesarias así como la información adicional necesaria sobre las propuestas presentadas, sin que éstas en ningún caso puedan ser adicionadas o modificadas so pena de ser descalificadas ADJUDICACIÓN TELEBUCARAMANGA adjudicará la Solicitud Pública de Ofertas al proponente(s) cuya propuesta se ajuste a las especificaciones de contratación y sea seleccionada de conformidad con los criterios establecidos en el Capítulo V Criterios de Evaluación de estas Especificaciones de Contratación. La adjudicación se hará mediante comunicación que se notificará al proponente(s) favorecido(s) y se comunicará, la no adjudicación a los proponentes no favorecidos PRESUPUESTO TELEBUCARAMANGA cuenta con la respectiva disponibilidad presupuestal, cuyos recursos provienen del presupuesto de la vigencia fiscal 2010 según Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 349 de fecha dieciséis (16) de marzo de 2010 por valor de TRESCIENTOS OCHENTA Y DOS MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ) IVA INCLUIDO, que se imputará al código Imputación Renovación de Equipos de Comunicaciones Red Corporativa PATENTES, DERECHOS DE AUTOR Ó PROPIEDAD INTELECTUAL El contratista será responsable por toda reclamación que pueda presentarse por concepto de violación de patentes, derechos de autor o propiedad intelectual. Será por cuenta del contratista todos los gastos que puedan ocasionarse por tal motivo INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS Las informaciones contenidas en esta solicitud de ofertas sustituyen totalmente cualquier información que TELEBUCARAMANGA ó cualquiera de sus miembros, pudiera haber suministrado a los interesados, fuera de este documento INFORMACIÓN ADICIONAL 15

16 Cualquier información deberá solicitarse por escrito vía fax: (7) a la Secretaría General de TELEBUCARAMANGA, Calle 36 número piso siete (7) de Bucaramanga, con anterioridad a la fecha señalada para entrega de las ofertas y de conformidad con lo establecido en el numeral 2.3 de las especificaciones de contratación. CAPITULO III INFORMACIÓN ESPECÍFICA SOBRE EL OBJETO CONTRACTUAL 3.1. DOMICILIO CONTRACTUAL Se adoptará la ciudad de Bucaramanga, como domicilio civil para todas las acciones PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA El plazo de ejecución del contrato, es decir, el término durante el cual EL CONTRATISTA se compromete a ejecutar el objeto contractual será de un (1) año y cuarenta y cinco días (45) días, contados a partir de la fecha del acta de iniciación, plazo dentro del cual el contratista deberá pagar la totalidad de los impuestos a que haya lugar y obtener la aprobación de los seguros por parte de TELEBUCARAMANGA. Los primeros cuarenta y cinco días (45) días serán para la instalación, configuración y puesta en marcha, y los doce (12) meses restantes para el soporte y mantenimiento. El plazo de vigencia del contrato será contado a partir de la fecha de suscripción del mismo y contendrá el plazo de ejecución y quince (15) días calendario más. El plazo podrá prorrogarse a voluntad de las partes FORMA DE PAGO Todos los pagos serán efectuados en Pesos Colombianos. TELEBUCARAMANGA cancelará al contratista el valor del contrato así: Anticipo: 16

17 Como anticipo, el veinticinco (25%) del valor del contrato sin incluir IVA como anticipo, el cual se entregará al contratista una vez se encuentre perfeccionado el contrato y aprobada la póliza que garantice su buen manejo y correcta inversión, previa presentación de la respectiva cuenta de cobro con el lleno de los requisitos de rigor. El empleo indebido del anticipo por parte del contratista dará lugar a la terminación unilateral del contrato por parte de TELEBUCARAMANGA, sin perjuicio de las acciones judiciales a que hubiere lugar. Pago contra Acta de Recibo Definitivo El ciento por ciento (100%) del contrato a los treinta (30) días calendario previa tramitación de la factura respectiva con el lleno de los requisitos de rigor por parte del contratista. Del valor de la factura se realizará la amortización del valor del anticipo. La firma del Acta de Recibo Definitivo de los equipos por parte del administrador se dará previa instalación, configuración y puesta en funcionamiento de equipos que hacen parte del contrato. Si la factura no ha sido bien elaborada o no se adjuntan los documentos que se solicitan, los términos siguientes sólo empezarán a contarse desde la fecha en que quede corregida la factura o desde aquella en que se haya aportado el último de los documentos. Esta demora no dará lugar al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato para fines tributarios es determinado, y su valor será el que de cómo resultado la suma total de los valores obtenidos en el FORMATO 2. Formulario de cantidades y precios CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN El contrato que se firme entre el proponente favorecido y TELEBUCARAMANGA no puede ser cedido por EL CONTRATISTA a ninguna persona natural o jurídica, sin el consentimiento previo escrito y expreso de TELEBUCARAMANGA, quien se reservará en todos los casos las razones para negar la autorización de la cesión. Todo subcontrato será responsabilidad única de EL CONTRATISTA quien asumirá la responsabilidad por los errores u omisiones del subcontratista, el cual carecerá de todo derecho de reclamo ante TELEBUCARAMANGA. Si a juicio de TELEBUCARAMANGA, 17

18 el subcontratista no cumple satisfactoriamente con las obligaciones del contrato, podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo a EL CONTRATISTA el cumplimiento inmediato y directo de dichas obligaciones. En todo momento EL CONTRATISTA será responsable de los pagos a los respectivos subcontratistas y en ningún momento habrá relación contractual entre ellos y TELEBUCARAMANGA. EL CONTRATISTA será responsable de verificar el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la legislación vigente en materia laboral y seguridad social, respecto al personal del subcontratista asignado a la realización de los trabajos. Así mismo, EL CONTRATISTA asume plena responsabilidad frente a TELEBUCARAMANGA y a terceros por todo daño ocasionado como consecuencia de la actuación del subcontratista y sus dependientes en la ejecución de este contrato SUSPENSIÓN TEMPORAL DEL CONTRATO En caso de suspensión del contrato por fuerza mayor, caso fortuito, orden de TELEBUCARAMANGA u otras circunstancias que lo ameriten, no se recargará el valor del contrato, sino que se prorrogará el plazo por un término igual al de la suspensión. Las suspensiones debidas a condiciones de ocurrencia común en esta clase de contratos, a huelga en el personal de trabajadores, resultante del incumplimiento por parte del contratista para atender peticiones justas de sus trabajadores, o cualquier otra suspensión ordenada por el Administrador del contrato o acordada por las partes, por razones técnicas o de seguridad, no se consideran de fuerza mayor y no dan lugar a indemnización ni ampliación del plazo estipulado ADICIONES AL VALOR DEL CONTRATO Cuando sea necesario modificar el valor del contrato, TELEBUCARAMANGA y el Contratista suscribirán el correspondiente acuerdo, previa justificación y disponibilidad presupuestal OBLIGACIONES DE LAS PARTES a.) Obligaciones del Contratista: El CONTRATISTA deberá cumplir de manera eficiente y oportuna los trabajos encomendados y aquellas obligaciones que se generen de acuerdo con la naturaleza del servicio para el que ha sido contratado y en especial las siguientes: 18

19 Cumplir con el objeto contratado en el término establecido y de conformidad con la propuesta. El oferente debe garantizar la calidad y el buen funcionamiento de aquellos equipos que sean materia de la cotización, de la siguiente manera: Equipos de Borde un año de garantía extendida incluyendo actualizaciones de software. Los equipos de borde deben contar con garantía limitada de por vida otorgada por el fabricante de acuerdo a las condiciones de este. Equipos del Core, garantía extendida por un período de tres (3) años incluyendo actualización de software. Para avalar esto se debe anexar carta del fabricante donde certifique que el proveedor cuenta con un contrato de garantía extendida para estos equipos. Durante el año de soporte y mantenimiento, todo equipo, material o elemento que falle por problemas de diseño, desempeño, fabricación, instalación defectuosa o por uso de materiales y componentes no adecuados y en general cualquier otra circunstancia imputable al oferente, deberá ser reemplazado sin cargo ni gasto adicional alguno para TELEBUCARAMANGA y a su entera satisfacción. El proveedor debe presentar carta del fabricante que lo acredite como distribuidor autorizado. Cumplir con todas las órdenes y atender las sugerencias propuestas únicamente por TELEBUCARAMANGA, a través del Administrador. Ejercer todas las demás actividades que sean necesarias para el cabal cumplimiento del objeto contratado. Presentar las actas de cumplido y recibo a entera satisfacción de TELEBUCARAMANGA para el pago, dentro de los términos establecidos y de acuerdo con las exigencias señaladas. Cumplir con todas y cada una de las condiciones y especificaciones técnicas contenidas en el Capítulo IV de las presentes especificaciones de contratación. EL CONTRATISTA deberá presentar a TELEBUCARAMANGA el listado del personal utilizado en la ejecución del contrato especificando lo correspondiente a los salarios y todos aquellos factores que constituyen el mismo. Este listado deberá ser adjuntado con cada cuenta de cobro o factura que presente EL CONTRATISTA en caso de que la forma de pago sea mensualizada, en caso contrario, se deberá presentar dentro de los diez (10) días siguientes de cada mes. 19

20 CONSTANCIA DE PAGOS DE APORTES Y PARAFISCALES. EL CONTRATISTA deberá presentar a TELEBUCARAMANGA mensualmente certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal en donde acredite que EL CONTRATISTA se encuentra al día en el pago de salarios, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales del personal contratado para la ejecución del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO. Esta certificación se deberá adjuntar con cada cuenta de cobro o factura que presente EL CONTRATISTA en caso de que la forma de pago sea mensualizada, en caso contrario, se deberá presentar dentro de los diez (10) días siguientes de cada mes. PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de falsedad comprobada por TELEBUCARAMANGA sin necesidad de declaración judicial, o inexactitud en dicha información, TELEBUCARAMANGA dará por terminado el contrato, sin lugar a reclamación o indemnización alguna a favor de EL CONTRATISTA, quien en todo caso deberá indemnizar a aquel los perjuicios que tal falsedad o inexactitud le causen o llegaren a causar. Pagar las primas de los seguros que respaldan el contrato. b.) Obligaciones de TELEBUCARAMANGA: Cancelar oportunamente al Contratista las cuentas adeudadas de conformidad con lo establecido. Velar por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato a través del Administrador del contrato. Atender al contratista las reclamaciones y peticiones necesarias para la buena marcha del contrato, dentro de los términos prudenciales. Verificar periódicamente el estado del contrato SEGUIMIENTO Y CONTROL TELEBUCARAMANGA designará uno o más Administradores para que en su representación verifique(n) y dirija(n) la ejecución del contrato. El Contratista deberá someterse a las determinaciones y sugerencias del Administrador, cuando ellas sean inherentes a su cargo y a las que se requieran para un correcto desarrollo del mismo. El administrador representará a TELEBUCARAMANGA y será intermediario entre ésta y el contratista y por su conducto se tramitarán todas las cuestiones relativas al desarrollo del contrato. En caso que la entrega resultase inadecuada, o no cumpliere con los requisitos de estos documentos, TELEBUCARAMANGA tendrá derecho a rechazarlo ó a exigir su 20

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