PROVEEDOR ÁREA /PROCESO 1. Presupuesto General de la Nación Congreso 2. Presupuesto de la Entidad, previamente adoptado por la Junta Directiva

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1 1. OBJETO: Elaborar los Planes Anuales de Compras de bienes, obras y servicios, que CORMAGDALENA requiere para su funcionamiento y ejecución de los gastos de inversión. 2. ALCANCE: Aplica a la elaboración de los Planes Anuales de Compras de bienes, obras y servicios que CORMAGDALENA requiere para su funcionamiento y ejecución de los gastos de inversión, desde el momento en que es aprobado y adoptado el presupuesto que utilizará para la respectiva vigencia, hasta la formalización y publicación de dichos planes. 3. DOCUMENTOS DE ENTRADA: DOCUMENTO PROVEEDOR ÁREA /PROCESO 1. Presupuesto General de la Nación Congreso 2. Presupuesto de la Entidad, previamente adoptado por la Junta Directiva Junta Directiva 3. Plan Nacional de Desarrollo Congreso - Planeación Nacional 4. Plan General para el Desarrollo de los objetivos de la Entidad Asamblea Corporativa y/o Junta Directiva CODIGO: Página 1 de 11

2 4. POLÍTICAS: La adquisición o contratación de los bienes o servicios que necesite CORMAGDALENA para su funcionamiento y ejecución de los gastos de inversión, requerirán siempre de un Plan de Compras Anual, el cual consistirá en una estimación razonable de los bienes, obras o servicios que se demandan para realizar las actividades que le permitan a la Entidad cumplir con los objetivos y fines para los que fue creada. Los requisitos mínimos y la información que debe de contener el Plan de Compras es: Nombre Entidad Nit de la entidad Tipo de contrato Funcionarios responsables de la elaboración del Plan de compras. Ordenador u Ordenadores del gasto. Código del Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, genérico y/o específico, según el caso, para cada bien o servicio incluido. Número de bienes a adquirir. Precio de los bienes y servicios que se pretenden contratar. Modalidad de Pago. Fecha proyectada de pago o plan de pagos. Valor total del plan de compras. El plan de compras deberá de ser un reflejo del presupuesto aprobado para la identidad. CODIGO: Página 2 de 11

3 La elaboración del Plan de Compras se hará todos los años, sin excepción alguna, desde el mes de enero de cada año fiscal y deberá estar finalizado el 30 de Junio del año fiscal anterior al de su vigencia. Para la elaboración del Plan de Compras, se deberán tener siguientes lineamientos: en cuenta los o La revisión de las existencias de los diferentes bienes que posee la entidad. o Los análisis de las necesidades reales de cada entidad estatal y sus diferentes dependencias. o La identificación de los bienes y servicios que requieren certificación, de conformidad con las normas jurídicas que existen sobre la materia. El responsable de elaborar el Plan de Compras para Gastos de Funcionamiento será la Secretaría General, y el de evaluar su cumplimiento y la disponibilidad presupuestaria será la Dirección Ejecutiva. El responsable de elaborar el Plan de Compras para Gastos de Inversión será la Dirección Ejecutiva, quien delega a la Oficina Asesora de Planeación e Informática y el de evaluar su cumplimiento y la disponibilidad presupuestaria será la Dirección Ejecutiva. El responsable de aprobar el Plan de Compras para Gastos de Funcionamiento será la Dirección Ejecutiva. El responsable de aprobar el Plan de Compras para Gastos de Inversión será la Dirección Ejecutiva. El responsable de ejecutar el Plan de Compras para Gastos de Funcionamiento y para Gastos de Inversión será la Dirección Ejecutiva. CODIGO: Página 3 de 11

4 El anteproyecto de la vigencia siguiente del Plan de Compras para Gastos de Funcionamiento, se hará en febrero, y el de inversión se hará aproximadamente en octubre. El Plan de Compras deberá siempre estar acorde con las apropiaciones autorizadas para la respectiva vigencia en el Presupuesto de la Entidad y una vez aprobado se deberá registrar en el SICE a más tardar el 30 de enero de cada vigencia. Para la Ejecución del Plan de Compras, se deberá siempre consultar el SICE con sus elementos, el Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS) y el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR). 5. DISPOSICIONES LEGALES: Artículo 331 de la Constitución Nacional, por medio del cual se crea Cormagdalena Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 161 de 1994, por medio de la cual se determina la organización y fuentes de financiación de Cormagdalena Decreto 790 de 1995, por medio del cual se establecen los Estatutos de Cormagdalena Decreto 115 de 1996, por medio del cual se establecen las reglas presupuestales relacionadas con las Empresas Industriales y Comerciales Del Estado. Artículo 8 del Decreto 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto. CODIGO: Página 4 de 11

5 Artículo 5 de la Ley 598 de 2000, por medio de la cual se crea el SICE Decreto 2170 de 2002 por el cual se adoptan medidas para combatir la corrupción y lograr la transparencia en la actividad contractual. Artículos 23 al 25 de la Resolución 5313 de 2002, por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR. Decreto 3512 de 2003, por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del SICE. Resolución orgánica 5604 de 2004, por la cual se crean grupos de trabajos para apoyar la operación del SICE, en el ámbito de la vigilancia fiscal y se asignan funciones a la contraloría general de la república. Acuerdo Número 0009 de 2006, por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se modifica la Ley 80 de Ley 1169 de 2007, ley del Presupuesto de la Nación para el CODIGO: Página 5 de 11

6 INICIO PROCESO 1. PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN Obtenga la aprobación del presupuesto anual de ingresos y de gastos (de funcionamiento, servicio de la deuda pública e inversión), por parte de la junta directiva. De acuerdo al presupuesto, determine las prioridades de acción de la Entidad en términos de cómo hacer realidad las estrategias, programas y proyectos que se imponen como directrices y objetivos. RESPONSABLE INFORMATICA (GASTOS DOCUMENTO SOPORTE PRESUPUESTO ENTIDAD OBJETIVOS ENTIDAD ESTRATEGIAS ENTIDAD Identifique los distintos rubros aprobados en el presupuesto y la cuantía de los mismos. INFORMATICA (GASTOS PRESUPUESTO ENTIDAD 2. SOLICITUD DE INFORMACION A LOS USUARIOS De conformidad con el presupuesto coordine con las distintas dependencias de la entidad sus GASTOS, explicando las políticas de austeridad que se deben de tener en cuenta para realizar los requerimientos y el tiempo máximo de respuesta. 1 INFORMATICA (GASTOS REQUERIMIENTO PRESUPUESTO ENTIDAD CODIGO: Página 6 de 11

7 1 PROCESO RESPONSABLE DOCUMENTO SOPORTE 3. ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN POR USUARIO Reciba la solicitud y evalué sus requerimientos contemplando las necesidades de las áreas que la conforman, así como las necesidades institucionales. USUARIOS COMUNICACIÓN CON RELACIÓN A LAS NECESIDADES DEL ÁREA O DEPENDENCIA Envíe en el tiempo asignado mediante comunicación la relación de bienes, obras o servicios que requiere la dependencia para su funcionamiento o para la ejecución de los gastos de inversión, soportados por las razones que justifican la necesidad. 4. CONSOLIDACIÓN DEL PLAN Reciba, consolide y analice la información enviada por las distintas áreas o dependencias de la entidad. Elabore un análisis inicial de precios, tomando como referencia los precios históricos de los bienes, obras y servicios contratados por entidad y los precios de referencia establecidos en el SICE. 2 INFORMATICA (GASTOS INFORMACION DE NECESIDADES DE LAS AREAS O DEPENDENCIAS PRECIOS HISTORICOS SICE CODIGO: Página 7 de 11

8 2 PROCESO 5. ANALISIS DE FACTIBILIDAD PRESUPUESTARIA Y ELABORACIÓN DEL PLAN De acuerdo a los objetivos y metas de la entidad priorice las necesidades de la entidad Con base en el estudio de necesidades, el estudio de precios y teniendo en cuenta los rubros establecidos en el presupuesto de la entidad elabore el plan de compras, de acuerdo al formato utilizado por entidad. RESPONSABLE INFORMATICA INVERSION) DOCUMENTO SOPORTE OBJETIVOS Y METAS DE LA ENTIDAD LISTA DE NECESIDADES DE LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS ESTUDIO DE PRECIOS PRESUPUESTO ENTIDAD GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE. 6. APROBACION DEL PLAN Dependiendo del tipo de gasto, solicite al ente correspondiente la aprobación del plan de compras. Reciba, analice y apruebe el plan de compras respectivo. DIRECCIÓN EJECUTIVA GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE APROBACIÓN DEL PLAN Obtenga la respectiva aprobación por escrito. 7. FORMALIZACION Diligencie el formato del sistema de contratación estatal SICE, en aquellos eventos, en los cuales el bien, obra o servicio exista en dicho sistema. (Aplica para Gastos de Inversión y funcionamiento salvo las excepciones consagradas en la ley, como los gastos de de nómina y servicios públicos. 3 INFORMATICA O SU DELEGADO (GASTOS FORMATO SICE PÁGINA WEB GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE CODIGO: Página 8 de 11

9 3 PROCESO 8. PUBLICACIÓN Publique los planes de compras en la página web creada por el legislador para tales efectos. RESPONSABLE INFORMATICA O SU DELEGADO (GASTOS DOCUMENTO SOPORTE PLAN DE COMPRAS PÁGINA WEB 9. EJECUCIÓN PLAN DE COMPRAS Ejecute el plan de acuerdo a los procedimientos correspondientes DIRECCIÓN EJECUTIVA FIN CODIGO: Página 9 de 11

10 7. REGISTROS ASOCIADOS DOCUMENTO DOCUMENTOS DE ENTRADA OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS REQUERIMIENTO DE NECESIDADES RESPUESTA REQUERIMIENTO CLIENTE Y/O PLANEACIÓN FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD Y/O PLANEACIÓN PLAN DE COMPRAS EJECUTOR DEL PRESUPUESTO - FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD CODIGO: Página 10 de 11

11 8. MODIFICACIONES VERSION DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 01 Documento Inicial CODIGO: Página 11 de 11

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