GUIA PARA ASIGNACION DE RECURSOS DE CONTRAPARTIDA NACIONAL 2015

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1 GUIA PARA ASIGNACION DE RECURSOS DE CONTRAPARTIDA NACIONAL /13

2 CONTENIDO PRESENTACIÓN 3 1. OBJETIVOS DE LA GUIA 5 2. PROPÓSITOS 5 3. QUIENES PUEDEN PRESENTAR SOLICITUDES 5 4. DE DONDE PROVIENEN LOS RECURSOS 5 5. ORIENTACIONES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES 6 6. GASTOS ELEGIBLESY NO ELEGIBLES A SER FINANCIADO CON RECURSOS DE CONTRAPARTIDA GASTOS ELEGIBLES GASTOS NO ELEGIBLES 9 7. DOCUMENTOS Y REQUISITOS DE PRESENTACIÓN DE LOS PROYECTOS 10 *CAUSALES DE RECHAZO DE LAS SOLICITUDES CRONOGRAMA DEL PROCESO RECUERDE QUE 12 2/13

3 PRESENTACION En el marco del Plan Nacional de Desarrollo en formulación, para el Gobierno Nacional; especialmente para la política exterior, es una prioridad alcanzar una mayor relevancia en los mercados y relaciones internacionales, y en la agenda multilateral del desarrollo y de la cooperación. En esta perspectiva, mediante el Decreto 4152, del 3 de noviembre de 2011, se creó la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC-Colombia, con el objetivo de gestionar, orientar y coordinar la cooperación internacional pública, privada, técnica y financiera no reembolsable que reciba y otorgue el país; así como ejecutar, administrar y apoyar la canalización y ejecución de recursos, programas y proyectos de cooperación internacional, atendiendo los objetivos de la política exterior y el Plan Nacional de Desarrollo. Con la creación de esta Agencia, el Gobierno Nacional fortalece la institucionalidad para coordinar a todos los actores de la cooperación internacional con el fin de optimizar la gestión de la cooperación que recibe y otorga el país, así como de establecer sinergias y articulaciones con los cooperantes públicos y privados, para mejorar su eficacia, impacto y sostenibilidad. APC-Colombia está así mismo, facultada para adoptar estrategias, posicionar e incidir en la Agenda Mundial de Cooperación y contribuir a la relevancia internacional del país. Para alcanzar tales fines, APC-Colombia, está llamada a jugar un importante papel en el fortalecimiento del Sistema Nacional de Cooperación Internacional y la coordinación y articulación con los diferentes actores que participan en este sistema, tales como las entidades nacionales y territoriales, públicas y privadas. La asignación de recursos de contrapartida nacional a proyectos que cuenten con recursos de cooperación internacional y que se encuentren alineados con la Estrategia Nacional de Cooperación Internacional , ENCI y a las prioridades locales de desarrollo, y que a su vez sean viables técnica y financieramente contribuye al fortalecimiento del Sistema Nacional de Cooperación Internacional. Para la vigencia 2015, como no se cuenta aún con la ENCI, se apoyaran proyectos alineados a los tres pilares del PND en formulación: Paz, Equidad y Educación, 3/13

4 La Agencia cuenta con un procedimiento que establece las orientaciones a todos aquellos interesados en la presentación de proyectos. De la misma forma, para proceder internamente en la atención de las solicitudes, la Agencia implementó un mecanismo de estudio y priorización de los requerimientos de aportes de recursos de contrapartida y para ello cuenta con la Resolución 172 del 13 de julio de 2013, que crea un Comité Asesor de Aportes de Contrapartida Nacional. La presente guía establece los requisitos de acceso y elegibilidad de los proyectos que se presenten a la Agencia para asignación de recursos de contrapartida Nacional. 4/13

5 1. OBJETIVOS DE LA GUIA La Guía es un instrumento de consulta, orientación, conducción y lineamientos de acciones, de carácter conceptual, metodológico y procedimental, para la asignación de Recursos de Contrapartida Nacional. 2. PROPOSITOS Determinar los lineamientos que rigen el proceso de recepción, selección y asignación. Unificar los criterios de presentación de los proyectos a la Agencia. Facilitar la selección, evaluación y aprobación de los proyectos. 3. QUIENES PUEDEN PRESENTAR SOLICITUDES Podrán acceder a los recursos de contrapartidas entidades públicas, privadas sin ánimo de lucro, fundaciones del nivel nacional, departamental, municipal, entidades descentralizadas de estos niveles, organizaciones no gubernamentales tanto nacionales como internacionales y los organismos multilaterales. No podrán acceder a los recursos de contrapartidas: Entidades que se encuentren incursas en las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con el Estado, de acuerdo con lo establecido en la Constitución Política y las leyes. Entidades descritas en el párrafo anterior, que no estén legalmente constituidas en Colombia. Entidades que habiendo suscrito convenios desde 2012 al 2014 no cumplieron con un mínimo de ejecución de 90% del total de los recursos. Entidades que hayan recibido recursos en vigencias anteriores y que no hayan cumplido con las obligaciones derivadas del convenio. La Agencia tendrá muy en cuenta y como referente la ejecución de anteriores contrapartidas para la asignación de nuevos recursos. 4. DE DONDE PROVIENEN LOS RECURSOS Los recursos de que trata la presente guía son recursos públicos, y para ello la Agencia cuenta con un proyecto de inversión denominado Administración de Recursos de Cooperación Internacional Técnica y/o Financiera no reembolsable- 5/13

6 Contrapartida Nacional- cuyo objeto es Apoyar proyectos y/o actividades de Cooperación Internacional. Este proyecto es financiado con recursos de la nación. 5. ORIENTACIONES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES Los proyectos que no se ajusten a estas orientaciones no entrarán a ser evaluados por APC-Colombia. Las solicitudes se recibirán hasta el 30 de enero de La revisión y evaluación de las solicitudes que ingresen por fuera de esta fecha quedarán sujetas a la disponibilidad presupuestal. La Agencia informará oportunamente el canal oficial por el cual se debe realizar el envío de las solicitudes y socializará los formatos anexos definitivos a mediados del mes de diciembre de No se recibirán solicitudes por correo electrónico. La recepción de la solicitud no garantiza la aprobación y asignación de los recursos. Los proyectos para los que se solicite recursos de contrapartida deben estar alineados a los tres (3) pilares del Plan Nacional de Desarrollo en formulación: Paz, Equidad y Educación. El solicitante de la contrapartida debe ser el receptor directo y responsable ejecutor ante el respectivo donante, de los recursos de cooperación internacional. La entidad receptora de los recursos de cooperación internacional debe ser la misma que los ejecute. Para el caso de entidades públicas del nivel nacional que reciben cooperación internacional y no la ejecutan directamente, se aceptará su ejecución a través de un tercero con la condición imperativa que tenga acompañamiento permanente y ejerza el rol técnico en la ejecución del proyecto. La entidad seleccionada debe reunir todos los requisitos establecidos en esta guía y adicionalmente la entidad pública debe suscribir conjuntamente con esta, el convenio con APC-Colombia. No basta con el aval, debe ser un actor solidario en la ejecución de los recursos. 6/13

7 La solicitud de recursos de contrapartida presentada ante la APC-Colombia, no podrá superar el valor de recursos de cooperación internacional para la vigencia. La Agencia podrá aprobar hasta el 1 a 1. Este monto no es el que corresponde a los recursos totales del proyecto durante todo el horizonte. Es únicamente el valor de la cooperación internacional para la vigencia en la cual se solicita los recursos de contrapartida, y en este caso en lo que corresponde a Toda Solicitud de recursos de contrapartida, estará sujeta a la disponibilidad presupuestal de APC-Colombia en la respectiva vigencia fiscal, teniendo en cuenta que los recursos son limitados. Para la vigencia 2015, las entidades solo podrán presentar el proyecto una única vez en los plazos establecidos. Los bienes y servicios adquiridos con recursos de contrapartida deben ser pagados y recibidos a satisfacción dentro de la vigencia fiscal en la que se solicitan, y debe estar reflejado en el Plan de Inversiones que acompaña la solicitud. 6. GASTOS ELEGIBLES Y NO ELEGIBLES A SER FINANCIADO CON RECURSOS DE CONTRAPARTIDA 6.1 GASTOS ELEGIBLES APC-Colombia busca que el uso de los recursos de contrapartida vaya directamente a generar impacto en la población objetivo de los distintos proyectos que se apoyen. Todos los bienes y servicios que se pretenden adquirir con los recursos de APC- Colombia deben contar con estudios de mercado previos que deben enviarse junto con la solicitud (mínimo tres cotizaciones para compras de insumos, equipos, tres hojas de vida para personal, tres cotizaciones lugares realización de eventos, etc.) Los gastos elegibles deben corresponder a actividades misionales propias del objeto de los proyectos, tales como: Gastos de personal que apoyen las actividades misionales del proyecto: Honorarios de consultores Honorarios de expertos Honorarios de profesionales Honorarios de capacitadores 7/13

8 6.1.2 Componente de capacitación (Talleres) Alquiler de salones Ayudas audiovisuales Material didáctico de los programas de formación. Refrigerios y alimentación participantes talleres Viáticos y gastos de viaje Tiquetes aéreos en clase económica Gastos de viaje (Transporte terrestre, transporte marítimo) Alojamiento para el personal que apoye directamente las actividades misionales del proyecto. Alimentación para el personal que apoye directamente las actividades misionales del proyecto Impresos y Publicaciones Edición de libros, revistas, escritos relacionados con el objeto del proyecto y no en ediciones de lujo. (ejemplo: materiales de apoyo impresos en papel periódico liviano (folletos, afiches, cartillas) Publicidad y propaganda si y solo si el proyecto lo requiera. Este gasto se autorizara a proyectos apoyados cuyas actividades y resultados deben ser difundidos masivamente a través de medios: formulación políticas públicas, campañas masivas de salud, educación, vacunación, etc Materiales y suministros Dotaciones que apoyen directamente las actividades misionales del proyecto. Materiales o equipos que apoyen directamente actividades afines al proyecto. Los materiales y equipos adquiridos con recursos de la APC-Colombia deben quedar en manos de los beneficiarios del proyecto (Comunidad), para lo cual se debe certificar por el representante legal a quien se entregaran dichos equipos o compras, finalizadas las actividades con los recursos de APC- Colombia, y debe estar definido desde la presentación del proyecto Gravámenes financieros de la cuenta exclusiva para los recursos de contrapartidas Para proyectos con obras de infraestructura: Se tendrá en cuenta en el presupuesto de dichas obras SOLO los Costos Directos y en pesos colombianos. 8/13

9 Además, anexar los siguientes documentos: Presupuesto detallado de cada una de las actividades registradas en el plan de inversión (en pesos colombianos), debidamente firmado. Copia del certificado de tradición del terreno o lugar donde se realizará la obra. No superior a 3 meses de expedición. (Estos terrenos o bienes inmuebles, no pueden pertenecer a un privado). Copia de la escritura del predio donde se ejecutará la obra. Si la obra requiere licencias ambientales, deben ser anexadas al proyecto. Se debe anexar copia de la aprobación por parte de la curaduría de la región donde se realizara la obra. (Si esta lo amerita). Copia de los planos en PDF legibles. 6.2 GASTOS NO ELEGIBLES Se consideran como gastos o inversiones no elegibles de financiación, los siguientes: Gastos de personal administrativo y asistencial de las entidades solicitantes Gastos de administración de los recursos Gastos de legalización del convenio de contrapartida nacional como pólizas, impuesto de timbre, publicación, entre otros. Servicios Públicos. Servicios o equipos de telefonía móvil. Compra de inmuebles. Arrendamientos bienes inmuebles. Gastos para efectuar festejos. Propinas. Publicaciones en ediciones de lujo. Pautas publicitarias. Desarrollo de páginas web. Tiquetes en tarifas diferentes a clase económica. Gastos que no hayan sido contemplados en el formato oficial Plan de Inversiones vigente. Becas o auxilios para estudios universitarios en pregrado, postgrado. Compra de vehículos. Combustible Compra de equipos no afines al proyecto. Gastos por fondos rotatorios. Para proyectos con obras de infraestructura, los gastos por interventoría y los costos indirectos no se tendrán en cuenta. Todos aquellos contrarios a la Ley. 9/13

10 7. DOCUMENTOS Y REQUISITOS DE PRESENTACIÓN DE LOS PROYECTOS A continuación se relaciona la documentación que el solicitante debe adjuntar al proyecto y según, el caso en el formato establecido por la Agencia, con el objeto de continuar con el proceso de evaluación y asignación. Aquellas solicitudes que no adjunten la documentación completa requerida, no podrán continuar en el proceso. Los proyectos deben incluir actividades que se ejecuten durante 9 meses de la vigencia fiscal 2015, teniendo en cuenta que entre la recepción de las solicitudes y el proceso de selección y suscripción de los convenios el tiempo estimado es de tres meses. Los requisitos mínimos que deben cumplirse para la presentación de proyectos son los siguientes: Comunicación de solicitud de recursos dirigida a APC (Anexo 1. Formato modelo) Documento de Ficha perfil del proyecto en el formato de APC-Colombia (Anexo 2. Formato modelo) Copia del proyecto aprobado por el cooperante internacional, debidamente firmado. El convenio de Cooperación Internacional debe estar vigente al momento de la solicitud a la Agencia y durante su ejecución. Presupuesto detallado con los aportantes, tiempos de ejecución y destinación de los recursos solicitados a APC-Colombia. (Anexo 3. Plan de Inversión). Certificación expedida por el Cooperante Internacional, donde se evidencia recursos para la vigencia (Anexo 4. Formato Modelo) Concepto favorable de las entidades rectoras a nivel nacional o territorial del tema del proyecto. (Anexo 5. Formato modelo) Copia del documento de identificación del representante legal. (cédula de ciudadanía o pasaporte para extranjeros). 10/13

11 Copia del documento que acredita el ejercicio del cargo como Representante legal y avala las facultades para contratar (ej: Decreto, Resolución, Cámara de Comercio, etc). Declaración de no estar incluido en las listas nacionales e internacionales de lavados de activos. (Anexo 6. Formato modelo) Certificación que indique que el representante legal o quien ejerce este rol, tiene facultades para contratar por el monto solicitado. (Anexo 7. Formato modelo) Certificación vigente que acredite el cumplimiento en el pago de aportes al sistema general de seguridad social integral firmado por el revisor fiscal. (Anexo 8. Formato modelo) Si el proyecto corresponde a una obra civil deberá anexar: copia de la escritura, copia de la licencia de construcción y/o urbanismo, según el caso; copia del certificado de libertad y tradición con fecha no superior a tres meses expedición; copia de planos en PDF legibles; y si requiere licencias ambientales anexar copia de las mismas. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS SOLICITUDES El incumplimiento de CUALQUIERA de estos requisitos conllevará a la no aceptación de su solicitud y serán rechazadas cuando: La solicitud de recursos de contrapartida presentada ante la APC-Colombia, supere el valor de recursos de cooperación internacional para la vigencia. Los Formularios no se encuentren debidamente diligenciados y firmados por el representante legal. No se adjunte la documentación completa requerida dentro de los términos establecidos. 8. CRONOGRAMA DEL PROCESO Este cronograma es básico para que se cuente con tiempo suficiente para la ejecución de los recursos asignados durante la vigencia. 1 1 Este cronograma puede ser ajustado si la Agencia así lo considera. 11/13

12 CONCEPTO FECHA Recepción de solicitudes Hasta enero 30 de 2015 Proceso de elegibilidad, selección y Máximo el mes de febrero de 2015 evaluación para la asignación de contrapartida Suscripción de convenios Máximo el mes de marzo de 2015 Ejecución del convenio De acuerdo a las obligaciones del convenio. No superior al 15 de diciembre de RECUERDE QUE 1. Lea cuidadosamente toda la GUIA. 2. No espere hasta el final del plazo de entrega para preparar su solicitud. 3. Tómese el tiempo suficiente para estudiar la GUIA, aclarar las dudas y recopilar la información necesaria. 4. Si tiene alguna duda, por favor escribir a: único canal valido para solicitud de información. 5. Se aclara que este canal sirve para despejar preguntas puntuales con respecto a la aplicación de la guía, pero no como canal de revisión o asesoría en la formulación del proyecto o de la solicitud de contrapartida. 6. Cuando ingrese la información en la ficha perfil del proyecto escriba con claridad y aporte información suficiente. Indique de forma precisa qué quiere hacer, por qué es importante hacerlo y cómo lo va a hacer, de manera que quede claro para quienes van a evaluar que su proyecto es importante. Sea específico en las actividades que propone, el presupuesto y las fechas de realización del proyecto. El cronograma debe ser coherente y coincidir con la fecha de inicio y fecha de finalización del proyecto. Verifique la coherencia del proyecto: Asegúrese que las actividades proyectos le permiten cumplir con el objeto del proyecto. Verifique el Plan de Inversión: Asegúrese estén diligenciadas todas las columnas, incluido el cronograma mes a mes. Se debe evidenciar claramente la simultaneidad en la ejecución de los aportes tanto del cooperante internacional y lo solicitado a APC- Colombia. Asegúrese que el presupuesto esté bien sumado y que refleje los componentes del proyecto que se plasmaron como actividades a desarrollar y debidamente firmado por el representante legal. 12/13

13 Verifique los costos: asegúrese que corresponden a los normales del mercado, teniendo en cuenta además las posibilidades de precios especiales si se trata de prestadores de servicios. Para ello anexe estudios de mercado y cotizaciones si se requieren compras (mínimo tres). 7. Diligencie cuidadosamente todos los formularios correspondientes según esta guía. 8. Tenga en cuenta la fecha máxima de presentación de las solicitudes. 9. Recuerde que debe haber simultaneidad en la ejecución de los recursos de APC y los de Cooperación Internacional. 10. Antes de enviar el proyecto Asegúrese que está completo! Tómese un tiempo para verificar que cumplió con todos los requisitos de la GUIA e incluyó toda la información y soportes suficientes para su evaluación. 11. Recuerde que su proyecto no podrá continuar con el proceso sino cumple con todos los requisitos de la guía. 12. Se recomienda que el proponente guarde en su archivo una copia del proyecto presentado y de los documentos que se anexaron. 13/13

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