XXX CONFERENCIA INTERAMERICANA DE CONTABILIDAD TRABAJO NACIONAL TÍTULO

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1 XXX CONFERENCIA INTERAMERICANA DE CONTABILIDAD TRABAJO NACIONAL TÍTULO IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN UNA OPD. CASO SIAPA EN GUADALAJARA, JALISCO, MÉXICO ÁREA TEMÁTICA 3: SECTOR PÚBLICO SUBÁREA: 3.1 Sistema de Contabilidad Gubernamental AUTORA C.P.C. Y M.I. LUCÍA LORENA DE SANTIAGO GONZÁLEZ PAÍS QUE SE REPRESENTA MÉXICO 1

2 b) RESUMEN Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) se tornan obligatorias en los países de Latinoamérica y el Caribe, y México no es la excepción. Se ha realizado una ardua labor para lograr que en todos los entes públicos se armonice la contabilidad gubernamental. Se ha creado un Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) quien ha publicado decenas de Normas y Reglas de Registros contables y presupuestales. A su vez cada estado de la República Mexicana ha constituido un Consejo de Armonización Contable quien tiene la tarea de apoyar, guiar, dirigir y supervisar las actividades para el desarrollo de los sistemas tanto contables como informáticos. La expedición de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, establece las bases para un marco normalizado, ya que la información financiera pública, dota a las autoridades financieras del país de una herramienta confiable donde sustentar sus decisiones, mejorar el control sobre los recursos públicos, preservar el patrimonio público y coadyuvar a una fiscalización eficaz sobre su administración y uso, por lo que es muy importante saber elegir el mejor sistema que se adapte a las necesidades del Ente Público. Para los entes públicos que ya contaban con un sistema contable de registro ha sido necesario adaptarse a los lineamientos y normas contables modificando obligatoriamente sus procesos, confeccionado bajo las NICSP, para asegurar la transparencia, la rendición de cuentas, la confiabilidad, la comparabilidad y la integralidad de la gestión. c) PALABRAS CLAVE Armonización Contable. Contabilidad Gubernamental México. Sistemas Contables. 2

3 d) DESARROLLO DEL TEMA INTRODUCCIÓN En esta investigación se trata de mostrar las fases por las que ha tenido que pasar un Organismo Público Descentralizado para poder cumplir con las disposiciones actuales de acuerdo a la nueva Ley General de Contabilidad Gubernamental en México. Se espera sirva de guía o apoyo para algún ente público que tenga que iniciar la planeación de la implementación de un sistema para armonizar la contabilidad. En la primera parte de este trabajo se plasma la línea de tiempo en cuanto al proceso de Armonización Contable se refiere. En la segunda etapa se indica la problemática a la que se enfrentó el organismo y se transcriben algunos artículos de la nueva LGCG que nos indican los sujetos obligados, el objeto, obligaciones en cuanto al Sistema a utilizar, en cuanto a registro, y en cuanto a la Información Financiera, tanto contable como presupuestal; el órgano regular y las sanciones que se impondrán a quienes incumplan con los preceptos de la Ley. En una tercera etapa se plasma todo el proceso de la implementación del Sistema de Armonización Contable hasta la etapa en la que se encuentra a Agosto ANTECEDENTES El Sistema Intermunicipal para los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado (SIAPA) de la Zona Metropolitana de Guadalajara, es un Organismo Público Descentralizado (OPD) encargado de proporcionar los servicios de Agua y Alcantarillado a los Municipios de Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque y Tonalá en el Estado de Jalisco, México, con personalidad jurídica y patrimonio propios. Se creó desde el 21 de Abril de 1978 y al paso de los años ha sufrido algunas modificaciones; la última se fundamenta en el Decreto número 19,349 autorizado el 22 de Noviembre de 2001 por el H. Congreso del Estado de Jalisco y el 7 de Febrero de 2002 por el Convenio de Asociación Intermunicipal para la prestación de los servicios de agua potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición final de las aguas residuales. Al día de hoy se tiene en el Congreso del Estado de Jalisco una iniciativa de Decreto para reformar al SIAPA, ya que se pretende convertirla en una OPD Estatal. Se votó en comisión el día y solo faltaba que se publicara en el Diario Oficial del Estado, pero el Gobernador decidió regresarla para que se valoraran algunos puntos que cree deben ser modificados. El 31 de Diciembre de 2008 fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG), que tiene como objeto establecer los criterios generales de la contabilidad gubernamental y la emisión de información financiera de los entes públicos para su adecuada armonización; siendo dicha ley de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación y de los Estados; los Ayuntamientos de los Municipios, las entidades de la administración pública paraestatal y los entes constitucionalmente autónomos. El SIAPA es un sujeto obligado a cumplir con lo dispuesto en la mencionada Ley. 3

4 El órgano de coordinación para la armonización de la contabilidad gubernamental es el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC 1 ), el cual tiene por objeto la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de información financiera que aplicarán los entes públicos. Desde la entrada en vigor de la Ley, el CONAC ha publicado en el DOF diversos documentos normativos que igualmente son de aplicación obligatoria para el SIAPA. Derivado de la obligación de acatar las nuevas disposiciones a partir del ejercicio 2013, en el mes de Mayo del 2013 se realiza una reunión donde los directivos de la institución manifiestan su preocupación por adaptar el sistema contable a los lineamientos para lograr la Armonización Contable, máxime que el sistema que utilizan es el SAP 2 (desde hace 8 años) el cual no es muy amigable para las modificaciones. En la implementación del SAP se realizó una inversión muy elevada y no se tiene el control al 100% del sistema, por lo que se decidió buscar a una empresa que los asesorara para adecuar el SAP y/o los apoyara en la integración de todos los involucrados de las áreas correspondientes, ya que las áreas presupuestal y contable no son las únicas que deberán tener cambios, sino también Recursos Humanos, Almacenes, Activos Fijos, Ingresos, Facturación, Obras, entre otros. La Administración Pública se ha caracterizado por registrar sus operaciones bajo el método de Ingresos y Egresos; o también denominado sistema de Caja. El SIAPA tiene un sistema contable actual de registros y elaboración de estados financieros muy parecido al de una empresa privada. Se registran los derechos y obligaciones, es decir, no se considera un sistema de flujo de efectivo como regularmente se realiza en la mayoría de los entes públicos, lo que es una gran ventaja para la institución en cuanto a la implementación. La Administración en funciones inició en Marzo de 2013 la implementación de un nuevo sistema de información financiera y presupuestal a través de un tercero contratado para tal fin. Línea del tiempo 1996 La Comisión Permanente de Funcionarios Fiscales plantea la necesidad de contar con información de las finanzas locales, comparables y uniformes (SNCF) El INDETEC propone un programa para mejora de prácticas presupuestales y control de egresos. 1ra. Reunión de trabajo de Armonización contable Se constituye el Grupo de Trabajo de Presupuesto por Programa 2002 Se crea el grupo de trabajo de información Financiera, Contable y Presupuestaria dentro de la Comisión Permanente de Funcionarios Fiscales Se realiza la 1ra. Convención Nacional Hacendaria, en la que se analizó la pluralidad en cuanto a sistemas contables, marcos jurídicos y plataformas tecnológicas, que impiden la 1 Creado el 27 de Enero del 2009 en un acto protocolario en la residencia de los Pinos por el Presidente de la República Lic. Felipe Calderón Hinojosa. 2 SAP.- (System Analyse and Programmentwicklung) Sistemas, Aplicaciones y Productos, para procesamiento de Datos. 4

5 comunicación y la comparabilidad de registros y cifras contables y presupuestales de los estados y municipios Se expide la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, abrogándose con ello la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Se modifican los artículos 73 y 134 de la Constitución Mexicana a fin de facultar al Congreso de la Unión para expedir leyes que normen la contabilidad gubernamental Se expide y se publica por parte del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos, la Ley General de Contabilidad Gubernamental En Enero se instala oficialmente el CONAC de acuerdo con el artículo tercero transitorio de la LGCG; A partir de Agosto comienza con la publicación de documentos complementarios a la misma, siendo en diciembre un total de nueve: Marco conceptual de la contabilidad gubernamental Postulados básicos de la contabilidad gubernamental Normas y Metodología para la determinación de los momentos contables de los egresos Clasificador por objeto del gasto Clasificador por rubro de ingresos Normas y Metodología para la emisión de información financiera y estructura de los estados financieros básicos del ente público y características de sus notas Lineamientos sobre los indicadores para medir los avances físicos y financieros relacionados con los recursos federales Normas y metodología para la determinación de los momentos contables de los ingresos Plan de cuentas 2010 El CONAC publica ocho nuevos documentos: Clasificador funcional Clasificador por tipo de gasto Clasificador por objeto del gasto(partida genérica) Adecuaciones al clasificador por objeto del gasto Manual de Contabilidad (contiene 7 capítulos y 1 anexo) o Capítulo I.- Aspectos generales de la contabilidad gubernamental o Capítulo II.- Fundamentos metodológicos de la integración y producción automática de información financiera o Capítulo III.- Plan de Cuentas o Capítulo IV.- Instructivo de manejo de cuentas o Capítulo V.- Modelo de asientos para el registro contable o Capítulo VI.- Guías contabilizadoras o Capítulo VII.- Normas y metodología para la emisión de información financiera y estructura de los estados financieros básicos del ente público y características de sus notas o Anexo I.- Matrices de conversión Clasificación funcional del gasto (Finalidad, función y subfunción) 5

6 Marco metodológico sobre la forma y términos en que deberá orientarse el desarrollo del análisis de los componentes de las finanzas públicas con relación a los objetivos y prioridades que, en la materia, establezca la planeación del desarrollo, para su integración en la cuenta pública Principales reglas de registro y valoración del patrimonio (Elementos generales) 2011 El CONAC publica ocho nuevos documentos: Clasificación administrativa Clasificación económica de los ingresos, de los gastos y del financiamiento de los entes públicos Lineamientos mínimos relativos al diseño e integración del registro en los libros diario, mayor e inventarios y balances (Registro electrónico) Lineamientos para el otorgamiento de subsidios dirigidos a apoyar la Armonización de la Contabilidad Gubernamental de los Municipios con una población menor a veinticinco mil habitantes Lineamientos para la elaboración del catálogo de bienes que permita la interrelación automática con el clasificador por objeto del gasto y la lista de cuentas Lineamientos dirigidos a asegurar que el sistema de contabilidad gubernamental facilite el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los entes públicos Lineamientos generales del sistema de contabilidad gubernamental simplificado para los municipios con menos de veinticinco mil habitantes Reglas específicas del registro y valoración del patrimonio 2012 El CONAC publica cinco nuevos documentos: Metodología que permita hacer comparables las cifras presupuestales de los últimos seis ejercicios fiscales del ámbito federal Lineamientos para la elaboración del catálogo de bienes inmuebles que permita la interrelación automática con el clasificador por objeto del gasto y la lista de cuentas Lineamientos para el registro auxiliar sujeto a inventario de bienes arqueológicos, artísticos e históricos bajo custodia de los entes públicos Parámetros de estimación de vida útil Lineamientos para aplicar los recursos previstos en el presupuesto de egresos de la federación para el ejercicio fiscal 2012 para apoyar los objetivos y metas de la armonización contable 2013 El CONAC publica seis nuevos documentos: Clasificador por fuente de financiamiento Plan de cuentas que formará parte del Manual de contabilidad gubernamental simplificado para los municipios con menos de 25 mil habitantes Mejoras a los documentos aprobados por el Consejo Nacional de Armonización Contable Lineamientos que deberán observar los entes públicos para registrar en las cuentas de activo los fideicomisos sin estructura orgánica y contratos análogos, incluyendo mandatos 6

7 Normas y formatos para dar cumplimiento a lo dispuesto en el Título Quinto de la LGCG 15 Formatos (8 + 7) Términos y condiciones para la distribución del fondo previsto en el Presupuesto de Egresos de la Federación 2013, para el otorgamiento de subsidios a las entidades federativas y a los municipios para la capacitación y profesionalización, así como para la modernización de tecnologías de la información y comunicaciones 2013 Agosto 8 El CONAC publica nueve nuevos documentos: (DOF, Agosto) Acuerdo que reforma las Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio (Elementos Generales) publicado el 27 de diciembre de Acuerdo que reforma las normas y metodología para la determinación de los momentos contables de los ingresos. Acuerdo por el que se determina la norma para establecer la estructura del formato de la relación de bienes que componen el patrimonio del ente público. Acuerdo por el que se emite la clasificación programática (Tipología general) Acuerdo por el que se determina la norma de información financiera para precisar los alcances del Acuerdo 1 aprobado por el Consejo Nacional de Armonización Contable en reunión del 3 de mayo de 2013 y publicado el 16 de mayo de Acuerdo por el que se emite el Manual de Contabilidad Gubernamental del Sistema Simplificado Básico (SSB) para los Municipios con menos de Cinco mil Habitantes. Acuerdo por el que se emite el Manual de Contabilidad Gubernamental del Sistema Simplificado General (SSG) para los Municipios con población de entre cinco mil a veinticinco mil habitantes. Acuerdo por el que se modifica el acuerdo del 27 de febrero de 2013 sobre los Términos y condiciones para la distribución del fondo previsto en el Presupuesto de Egresos de la Federación 2013, para el otorgamiento de subsidios a las entidades federativas y a los municipios para la capacitación y profesionalización, así como para la modernización de tecnologías de la información y comunicaciones. Acuerdo por el que se aprueba que el Presidente y el Secretario Técnico del CONAC, conjunta o separadamente celebren los convenios necesarios con autoridades estatales, consejos estatales de armonización contable entidades de fiscalización locales, la Asociación Nacional de Organismos de Fiscalización Superior y Control Gubernamental A.C., la Comisión Permanente de Contralores Estados-Federación, la Secretaría de la Función Pública, la Auditoría Superior de la Federación, entre otros, a fin de coadyuvar en el cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental y los Acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable. MARCO LEGAL Y PROBLEMÁTICA Problemática.- Resistencia al cambio por parte del personal, implicado por el paradigma que se ha heredado de la administración pública y que a través de cursos de capacitación 7

8 se ha intentado romper. La Contabilidad Gubernamental no es sencilla; es como si la Contabilidad privada se adaptara a la Contabilidad Pública sin dejar los principios básicos contables, pero adicionando todo lo referente al control presupuestal que es materia legal y constitucional. El art. 126 nos menciona claramente que lo que no está presupuestado no se puede demostrar bajo el principio de legalidad y la situación jurídica, es lo que se ha encontrado como complicado en los demás entes públicos. A esto se une ciertamente un sistema, una herramienta como es un sistema o un software. La conceptualización de la LGCG desde su inicio se ha manejado con la idea de una automatización; ya no se puede hacer manualmente, ni a lápiz, ni clasificarla como cada organismo crea necesario. Debe estar integrado como un sistema en forma automática para evitar errores, para tener la seguridad, para que sea rápida. Ley General de Contabilidad Gubernamental Sujetos: Artículo 1.- La presente ley es de orden público. La presente ley es de observancia obligatoria para los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial de la Federación, los estados y el Distrito Federal; los ayuntamientos de los municipios; los organos politico administrativos de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal; las entidades de la administración pública paraestatal, ya sean federales, estatales o municipales y los órganos autónomos federales y estatales. De este artículo se deriva la obligatoriedad de implementar la contabilidad gubernamental dentro del SIAPA, toda vez que éste, es un Organismo Público Descentralizado Intermunicipal, según se decreta en el inciso a), de la fracción V, del apartado de Antecedentes del Convenio de Asociación Intermunicipal que suscriben los cuatro municipios de la zona metropolitana de Guadalajara el 7 de Marzo del año Organismo público descentralizado: Es una entidad creada por Ley o Decreto con personalidad juridica y patrimonio propio, cualquiera que sea la estructura legal que adopte, constituida con fondos o bienes provenientes de la Administración Pública Federal, Estatal o Municipal, su objetivo es la prestación de un servicio público o social, la explotación de bienes o recursos propiedad de la nación, la investigación cientifica y tecnológica y la obtención o aplicación de recursos para fines de asistencia o seguridad social. Objeto: Artículo 1.-. Los gobiernos estatales deberán coordinarse con los municipios para que éstos Armonicen su Contabilidad con base en las disposiciones de esta Ley.. Artículo 2.- Los entes públicos aplicarán la contabilidad gubernamental para facilitar el registro y la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos y gastos y, en general, contribuir a medir la eficacia, economía y eficiencia del gasto e ingresos públicos, la administración de la deuda pública, incluyendo las obligaciones contingentes y el patrimonio del Estado. 8

9 Obligaciones: En cuanto a Sistema Artículo 16.- El sistema, al que deberán sujetarse los entes públicos, registrará de manera armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables derivadas de la gestión pública. Artículo 18.- El sistema estará conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las finanzas públicas. En cuanto a Registro Las afectaciones contables con respecto a cuentas y momentos se realizara conforme se plantea en la propia ley en el capítulo III y con apego a los documentos y anexos que emita la CONAC. Artículo 34.- Los registros contables de los entes públicos se llevarán con base acumulativa. La contabilización de las transacciones de gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de la de su pago, y la del ingreso se registrará cuando exista jurídicamente el derecho de cobro. Artículo 37.- Para el registro de las operaciones presupuestarias y contables, los entes públicos deberán ajustarse a sus respectivos catálogos de cuentas.. En cuanto a Información Financiera Artículo 44.- Los estados financieros y la información emanada de la contabilidad deberán sujetarse a criterios de utilidad, confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y de comparación, así como a otros atributos asociados a cada uno de ellos, como oportunidad, veracidad, representatividad, objetividad, suficiencia, posibilidad de predicción e importancia relativa, con el fin de alcanzar la modernización y armonización que la Ley determina. Para la emisión de información contable de acuerdo al artículo 46 y 48, que imputan al organismo en mensión, serian de forma enunciativa, mas no limitativa y de acuerdo a la LGCG: Fracc. I art. 46, información contable Estado de situación financiera; Estado de variación en la hacienda pública; Estado de cambios en la situación financiera; Notas a los estados financieros; Estado analítico del activo Fracc. II, información presupuestaria Estado analítico de ingresos, del que se derivará la presentación en clasificación económica por fuente de financiamiento y concepto; 9

10 Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos del que se derivarán las siguientes clasificaciones o Administrativa; o Económica y por objeto del gasto, y o Funcional-programática Órgano Regulador: Se integra el CONAC, según la Ley en su: Artículo 6.-. y tiene por objeto la emisión de normas y lineamientos para la generación de información financiera.. Artículo 7.- Los entes públicos adoptarán e implementarán, con carácter de obligatorio en el ámbito de sus respectivas competencias, las decisiones que tome el consejo.. Sanciones: Artículo 56.- Los actos u omisiones que impliquen el incumplimiento a los preceptos establecidos en la presente Ley y demás disposiciones aplicables en la materia, serán sancionados de conformidad con lo previsto en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; las leyes equivalentes de las entidades federativas, y las demás disposiciones aplicables en términos del Título Cuarto de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; de las constituciones de los estados y del Estatuto Orgánico del Distrito Federal. Las responsabilidades administrativas se fincarán, en primer término, a quienes directamente hayan ejecutado los actos o incurran en las omisiones que las originaron y, subsidiariamente, a los que, por la naturaleza de sus funciones, hayan omitido la revisión o autorizado tales actos por causas que impliquen dolo, culpa o negligencia por parte de los mismos. SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.- RETOS Y DESAFÍOS. Retos y desafíos en el proceso de la Armonización Contable.- El Organismo, al enterarse que se tenían que adecuar a las disposiciones de la LGCG, se motivó a enviar a la mayoría del personal del área contable y presupuestal, especializado en la materia, a cursar un Diplomado en Contabilidad Gubernamental impartido en el Colegio de Contadores de Guadalajara. Tenían preocupación porque estaban muy atrasados en el tema, por lo que se ocuparon en buscar asesoría para tener el apoyo y la capacitación para el resto de las áreas que se debían involucrar. La Ley de Contabilidad no es exclusiva del área de Contabilidad, es de toda la Institución, 3 (Guerrero, J. 2013). La necesidad del SIAPA consiste en recibir asesoría y asistencia operativa para el desarrollo de ciertas actividades para las cuales se requiere la participación de especialistas en la normatividad contable gubernamental, entre las que se encuentran: 1. Impartir cursos de capacitación a los Directivos y a los responsables de los centros de registro. 3 Frase comentada por el C.P.C. Antonio Guerrero.- Socio de la empresa NVG asesora del SIAPA. Presidente de la Comisión del Sector Público en el Colegio de Contadores Públicos de Guadalajara. 10

11 2. Crear los Clasificadores Presupuestarios Armonizados. 3. Integrar las claves presupuestales del ingreso y del egreso. 4. Analizar los procesos clave del ente público para: - Identificar los centros de registro responsables. - Identificar los eventos económicos que deban ser registrados en los momentos contables del ingreso y el gasto. 5. Formular las Guías Contabilizadoras de los procesos clave. 6. Elaborar la Cédula de conversión de saldos a partir de la Balanza a la Lista de Cuentas Armonizada. 7. Elaborar las estructuras de los reportes contables y presupuestales que debe de emitir el sistema de Contabilidad Gubernamental. 8. Elaborar el Manual de Contabilidad del SIAPA. La metodología utilizada en un principio fue en realizar algunas entrevistas aplicando un cuestionario a algunos funcionarios clave que laboran en el área contable para tener la radiografía de la situación del organismo y así poder presentar un diagnóstico y su propuesta, tanto operativa como económica. El siguiente paso sería sensibilizar a las demás áreas (Finanzas, Tesorería, Presupuestos, Adquisiciones, Patrimonio, Almacenes, Comercial, Obras, Tecnologías de la Información, etc.) impartiéndoles algunas pláticas, donde participen Directores, subdirectores y personal operativo. Debilidades y Fortalezas.- El resultado del diagnóstico fue de que el Organismo se encontraba en un cumplimiento del 5% y que los participantes tenían poco conocimiento del contenido e implicaciones de la LGCG; se tenía la creencia de que es un tema solo contable y que los únicos obligados para la armonización era la Dirección de Finanzas. El personal adscrito a las áreas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería es insuficiente para desarrollar las nuevas actividades que se presentan para lograr la Armonización contable, comparado con otras dependencias que tienen una nómina más robusta para el desahogo del incremento de labores. Recursos presupuestales insuficientes para apoyar con la contratación de la(s) empresa(s) que deberían de otorgar la asesoría necesaria a la institución. En Abril de 2013 se comenzó con el proceso de armonización contable; se definieron cuatro fases: Fase 1.- Impartición de talleres. Fase 2.- Planeación y Análisis. Fase 3.- Diseño del proceso. 11

12 Fase 4.- Acompañamiento. Fase 1.- Impartición de Talleres.- Como primera acción se seleccionaron las áreas que deberían recibir capacitación. Se han impartido diversos talleres a lo largo del proceso de armonización con un total de 30 horas, transmitiendo las bases y conocimientos de la LGCG, contando con una asistencia aproximada de 100 personas. Se identificaron las brechas entre la situación actual y los cambios necesarios a llevar a cabo en los procesos de generación de información financiera, contable y presupuestal. Se realizó un diagnóstico con otra empresa que proporcionaría su asesoría en el área de procesos informáticos, experta en SAP. Con esta acción se complementaría la asistencia integral al organismo. Se integraron los talleres con duración de 2 a 3 horas y con una asistencia de 30 personas promedio: 1er taller LGCG (Abril 2013); Taller ejecutivo del análisis e implicaciones de la armonización contable para Directores y Subdirectores. 2 taller LGCG (Abril 2013); antecedentes e implicaciones; mandos medios y personal operativo. 3 taller (Abril 2013); plan de cuentas. 4 taller (Mayo 2013); indicadores y patrimonio. 5 taller (Mayo 2013); eventos contables. 6 taller (Junio 2013); cuenta pública. 7 taller (Junio 2013); bienes. Fase 2.- Planeación y Análisis.- Lo primero a definir fueron las actividades más laboriosas: - Definición de Clasificadores de gasto e ingreso.- En esta actividad se tiene el reto de dispersar la inquietud por el tratamiento que se le dará a los pasivos, al registro del presupuesto inicial y lo que sucederá con los saldos comprometidos presupuestales cuando pasan al siguiente año. - Elaboración del Plan de Cuentas.- Tal vez ésta es a la que se le ha tenido que invertir más tiempo por lo importante y delicado que representa definir la función de cada cuenta contable y presupuestal. Debería quedar conforme al Plan de Cuentas alienado al de CONAC. - Elaboración del Catálogo de bienes.- El reto es el tiempo; ya que se considera poco para integrar y valuar un inventario confiable de bienes muebles e inmuebles; y sobre todo considerando que en el SIAPA un gran porcentaje son bienes de infraestructura (colectores, líneas de agua y drenaje) que se encuentran por debajo de la tierra. 12

13 - Formación de la Matriz de Indicadores.- Definición de matriz de conversión de ingresos (clasificador por rubro de ingresos) y definición de matriz de conversión de egresos (clasificador por objeto del gasto) A la par se planearon otras actividades: - Identificación de la normatividad vigente en el Estado de Jalisco. - Monitoreo de la publicación del decreto de creación del CACEJ 4 (Consejo de Armonización Contable del Estado de Jalisco, 2012) - Identificación de eventos económicos que intervienen en la generación de información financiera, toma de decisiones y administración de los recursos del Organismo. - Análisis de características del sistema SAP para determinar el nivel de cumplimiento de los requerimientos según la LGCG. Aún cuando el SAP cumple con algunos momentos contables, y registro en base a devengado, era necesario hacer una revisión muy intensa y extenuante. - Análisis de las opciones de parametrización de asientos contables en SAP y definición de los estatus; tanto de ingresos como de egresos; cientos de asientos contables para las diversas funciones. - Impacto en rubros de la cuenta pública (cuentas por cobrar por ingresos devengados, pasivo laboral, registro y valuación de bienes). Se realizó un cronograma incluyendo a las áreas involucradas: CRONOGRAMA FASE 1.- IMPARTICIÓN DE TALLERES FASE 2.- PLANEACIÓN Y ANÁLISIS FASE 3.- DISEÑO DEL MODELO FASE 4.- ACOMPAÑAMIENTO ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB Fase 3.- Diseño del Proceso.- Algunos de los fines de la Contabilidad Gubernamental son: facilitar el registro y fiscalización de los activos, pasivos, ingresos y gastos; medir la eficacia, economía y eficiencia del gasto e ingresos públicos; y administrar la deuda pública, incluyendo las obligaciones contingentes y el patrimonio del estado. 4 Decreto publicado el 27/03/2012, tras largo proceso. 13

14 Para iniciar, se tomó lo que indica el art. 38 LGCG, que el registro de las etapas del presupuesto de los entes públicos se efectuará en las cuentas contables que, para tal efecto, establezca el Consejo, las cuales deberán reflejar en lo relativo al gasto, el aprobado, modificado, comprometido, devengado, ejercido y pagado; y en lo relativo al ingreso, el estimado, modificado, devengado y recaudado. Etapas presupuestales del Ingreso Estimado Modificado Devengado Recaudado En el estimado se registra el Presupuesto aprobado anualmente En el modificado se registran las variaciones al Estimado En el devengado se registra jurídicamente el derecho al cobro En el recaudado se registra lo cobrado en efectivo o su equivalente Etapas presupuestales del Egreso Aprobado Modificado Comprometido Devengado Ejercido Pagado En el aprobado se registran las asignaciones presupuestales anuales En el modificado se registran las adecuaciones al presupuesto aprobado En el comprometido se registra la aprobación por autoridad competente de un acto o instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica En el devengado se registra la obligación de pago a favor de terceros por la recepción de conformidad de bienes, servicios y obras. En el ejercido se registra la emisión de una cuenta por liquidar certificada o equivalente aprobada. En el pagado se registra la cancelación total o parcial de las obligaciones de pago. Después de haber realizado los registros de las cuentas presupuestales, fueran del ingreso o del egreso, se tuvo que trabajar con los clasificadores presupuestarios de los egresos: Clasificador por Objeto del Gasto; Clasificador por Tipo de Gasto y Clasificador por Función del Gasto. Clasificador por Objeto del Gasto.- Esta clasificación debe ser consistente en criterios internacionales y contables; se deben mostrar de manera clara, precisa, integral y útil; debe posibilitar un adecuado registro y exposición de las operaciones y por último, debe facilitar la interrelación con las cuentas patrimoniales. 14

15 De tal forma que la cuenta 1000 SERVICIOS PERSONALES se clasifica a su vez en: Remuneraciones al personal de carácter permanente Remuneraciones al personal de carácter transitorio Remuneraciones adicionales y especiales Seguridad Social Otras prestaciones sociales y económicas Previsiones Pago de estímulos a servidores públicos Impuesto sobre nóminas y otros que deriven de una relación laboral Clasificador por Tipo del Gasto.- Se subdivide en: Gasto Corriente.- Son los gastos de consumo y/o de operación, el arrendamiento de las propiedades, las transferencias otorgadas a los otros componentes institucionales del sistema económico para financiar gastos de esas características. Gastos de Capital.- Son los destinados a la inversión de capital y las transferencias a los otros componentes institucionales del sistema económico que se efectúan para financiar gastos de éstos con tal propósito. Amortización de la Deuda y Disminución de Pasivos.- Comprende la amortización de la deuda adquirida y disminución de pasivos con el sector privado, público y externo. Clasificador por Función del Gasto.- Agrupa los gastos según los propósitos u objetivos socioeconómicos que persiguen los diferentes entes públicos. Presenta el gasto público según la naturaleza de los servicios gubernamentales brindados a la población. La clasificación funcional del gasto identifica el presupuesto destinado a: finalidades de gobierno, de desarrollo social, de desarrollo económico y otras finalidades no clasificadas. El siguiente paso después de definirse los Clasificadores y realizados, a la par se ha estado elaborando el Plan de Cuentas 5 y la Guía Contabilizadora, asegurándose de que están estructuradas de manera tal que se identifiquen sus niveles, su naturaleza y tipo de cuenta. Los aspectos contables que se han cuidado al elaborar el Plan de Cuentas son: Cada cuenta debe reflejar el registro de un tipo de transacción definida; Las transacciones iguales deben registrarse en la misma cuenta; 5 El Plan de cuentas es el documento en el que se definen los dos primeros agregados a los que deberán alinearse las listas de cuentas que formularán los entes públicos. 15

16 El nombre asignado a cada cuenta debe ser claro y expresar su contenido; Se adopta un sistema numérico para codificar las cuentas, el cual es flexible para permitir la incorporación de otras cuentas que resulten necesarias. Las cuentas de orden contables señaladas, sean las mínimas necesarias, se podrán aperturar otras de acuerdo con las necesidades del organismo. Están por iniciar las reuniones de trabajo para elaborar las Matrices de Conversión. Estas matrices deberán mostrar la aplicación de la metodología para la integración de los elementos que dan origen a la conversión de los registros de las operaciones presupuestarias en contables. Se debe ejemplificar como operaría la matriz para cada una de las principales transacciones de origen presupuestario de ingresos y egresos. Como resultado de la aplicación de las matrices deberá ser posible generar asientos, registros en los libros de contabilidad y movimientos en los estados financieros, en forma automática y en tiempo real (Nájar, A. 2013). Las matrices de conversión son tablas de relaciones entre Plan de Cuentas y los Clasificadores por Objeto del Gasto, por Tipo de Gasto o el Clasificador por Rubro de Ingresos, permiten que toda transacción registrada en los distintos momentos del ejercicio presupuestario, se transforme en un asiento de partida doble en la contabilidad general. Para llevar un control de las actividades y de los tiempos se realizó un Formato de Reporte de Avances por Área: (Ver Anexo 1). Fase 4.- Acompañamiento.- Seguimiento de la implementación del plan de armonización conforme a la LGCG a través de la empresa asesora del proyecto, realizando las siguientes actividades: - Seguimiento de las adaptaciones necesarias al sistema SAP en base a los cambios requeridos por la LGCG. - Elaboración de proyecciones financieras para analizar las cifras de los estados financieros armonizados. - Participación en la capacitación de las demás áreas involucradas: Tecnologías de la Información, Compras, control de Activos Fijos, - Seguimiento puntual de los acuerdos y resoluciones del CONAC. - Reuniones quincenales con las áreas involucradas en el proyecto para verificar avances y estatus. Control Interno.- El trabajo de la Armonización contable en los entes públicos no quedaría completo si no se le da seguimiento por medio del Control Interno, quien regularmente lo deberá supervisar el área de Contraloría interna de la institución. 16

17 El control interno es un proceso integral efectuado por la dirección y el personal, y está diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad se alcanzarán los siguientes objetivos: Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones (Gestión Pública) Cumplimiento de las obligaciones de rendición de cuentas (responder por las decisiones y acciones financieras y no financieras, así como la salvaguarda de recursos públicos) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Legalidad) Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño (Anticorrupción) En el SIAPA todavía no se empieza con esta fase final, hasta que el sistema quede completamente armonizado; pero se cree que es importante no olvidar esta parte y recordar que para dar cumplimiento al 100% se deben tener los 45 documentos e informes que exige la LGCG y que el CONAC ha estado publicando en el lapso de los últimos 5 años. El día 8 de Agosto se publicaron 9 documentos más (DOF SHCP), relativos a la Contabilidad Gubernamental, los cuales se deberán analizar cuidadosamente, pues algunos de ellos pudieran tener efectos importantes en la forma que actualmente se están valuando y registrando las operaciones en la contabilidad de los entes públicos 6. - Se reformaron las Normas y Metodología para la Determinación de los Momentos Contables de los Ingresos, originalmente publicadas en el DOF el 9 de Diciembre de Significa que hay que analizar las guías contabilizadoras de ingresos y evaluar, de manera fundada, si resulta necesario hacer alguna modificación en los criterios contables. - Se reformaron las Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio (Elementos Generales), originalmente publicadas en el DOF el 27 de Diciembre de La reforma consiste en que se agregó un párrafo a la sección V, para los entes de la Administración Pública Federal, el valor catastral a que se refiere el artículo 27 de la LGCG será el determinado por el INDAABIN 7 o en su caso por la autoridad catastral en el municipio o entidad federativa en el que se encuentre el inmueble. INFORMACIÓN QUE SE PUEDE OBTENER DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La LGCG menciona que los entes públicos deberán expresar en sus Estados Financieros los esquemas de Pasivos, incluyendo los que sean considerados Deuda Pública en términos de la normativa aplicable. 6 Información actualizada por el CPC Alfredo Nájar Fuentes, socio NVG Consultores, S.C., e integrante de la Comisión del Sector Público en el CCPG. Agosto 8 de INDAABIN.- Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales.- Órgano desconcentrado de la Secretaría de la Función Pública. Portal de validación de datos del inventario; herramienta clave que además cuenta con los medios idóneos para que las personas que interactúan con el sistema de avalúos puedan generar un trabajo rápido, constante y eficiente. 17

18 Los Sistemas Contables permitirán la generación periódica de los Estados y la Información Financiera: Contable, Presupuestaria, Programática y Complementaria. Las notas a los Estados Financieros son parte integral de los mismos; éstas deberán revelar y proporcionar información adicional y suficiente que amplíe y dé significado a los datos contenidos en los reportes. Los beneficios tangibles en materia de información financiera podrían ser: - Toma de decisiones de los entes de gobierno - Posibilidad de comparación con otros entes públicos al ser generados en un lenguaje común - Normas contables confiables al utilizarse las NICSPs (IPSASB) - Disminución de la corrupción - Incrementa la Transparencia en el ejercicio de la función pública - Genera una adecuada Rendición de cuentas - Estados financieros en línea con el presupuesto Todos los informes deberán ser generados por el sistema en tiempo real. Deberá mostrar el impacto reflejado en reportes en el momento de realizar algún movimiento o afectación contable-presupuestario incluyendo fecha y hora de generación de los mismos. e) CONCLUSIONES En la línea del tiempo se puede observar como desde el año de 1996 se intentaba tener un control a nivel Federal sobre los entes públicos; pero es hasta el año de 2009 cuando la nueva Ley General de Contabilidad Gubernamental es de observancia obligatoria en todo México, la cual se fue prorrogando hasta el 2013, donde la mayoría de los entes públicos debemos estar armonizados al terminar el mencionado año, y algunos Municipios hasta el Aunque el SIAPA se enfrentó con varios inconvenientes, el haber contratado a dos empresas asesoras, una para el desarrollo del Sistema de control y registro contable y otra para el aspecto tecnológico en la adaptación del Sistema SAP, ha podido librar obstáculos y avanzar óptimamente. 2. El SIAPA está en proceso de la Armonización Contable aplicando los lineamientos emitidos por el CONAC. Al mes de Agosto 2013 se encuentra en un 60% de avance en la implementación del Sistema y se espera terminar a fines del año e iniciar en firme en Enero del La información que genere el Organismo es importante ya que es necesaria para la toma de decisiones, tanto de él mismo como de otros entes públicos Municipales, Estatales y Federales, por lo que es importante tener el mejor Sistema Contable que nos otorgue toda la información en tiempo real. 18

19 4. Al término de esta investigación no se ha finiquitado el proceso de la Armonización Contable, por lo que en una segunda investigación se plasmará a detalle las experiencias de los empleados como un complemento de todo el trabajo realizado por un gran equipo; el equipo del SIAPA. Siempre se tuvo presente la siguiente frase: LA ARMONIZACIÓN CONTABLE NO SOLO ES CAMBIO DE CÓDIGOS, SINO CAMBIO DE PROCESOS f) GUÍA DE DISCUSIÓN 1. Encuentran correcto y/o atinado la contratación de 2 empresas para la asesoría profesional en el proceso de la implementación del Sistema de Contabilidad Gubernamental? 2. Oportunidades de mejoras en el Organismo según sus propias experiencias en su país de origen. 3. Análisis de Alcances y desafíos. Según lo expuesto, Cómo les parece que se encuentra en este momento el Organismo Público Descentralizado SIAPA? 4. Qué Rol cumple su país respecto a la aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP)? g) REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Consejo de Armonización Contable del Estado de Jalisco. (2012). BC601/$FILE/ II.pdf Diario Oficial de la Federación. (2008) Ley General de Contabilidad Gubernamental. 31 Diciembre. Guerrero, J. (2013). Conferencia Diplomado en Contabilidad Gubernamental, 9 Abril, Material de consulta. Nájar, A. (2013). Conferencia Diplomado en Contabilidad Gubernamental, 25 Abril, Material de consulta. Normas y Metodología para la determinación de los momentos contables de los egresos. DOF 20 de Agosto de Velazco, J. (2013). Conferencia Diplomado en Contabilidad Gubernamental, 16 Abril, Material de consulta. 19

20 ANEXOS REPORTE DE AVANCES POR ÁREA PERIODO: ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PERIODO FECHA DE REVISIÓN: ACTIVIDADES PLANEADAS PARA EL SIGUIENTE PERIODO ACTIVIDADES ATRASADAS DEL PERIODO Y MOTIVOS PROBLEMÁTICA Y RIESGOS ENTREGABLES FECHA PLANEADA FECHA REAL ESTATUS RESPONSABLE Anexo 1. 20

21 h) Direcciones de correos electrónicos para recibir comunicación de aceptación o rechazo: lsantiago@siapa.gob.mx lucy_desantiago@hotmail.com lorenas@cucea.udg.mx i) CURRÍCULUM VITAE C.P.C. Lucía Lorena de Santiago González Maestra en Impuestos por la Universidad de Guadalajara (1999) Docente en la Universidad de Guadalajara ( ) Candidata a Doctora en Ciencias de la Educación por la Universidad Santander ( ) Subdirectora de Tesorería en el Sistema Intermunicipal para los Servicios de Agua Potable y Alcantarillado en Jalisco, México ( y ) Socio Fundador del Despacho Prieto de Santiago y Asoc., S.C. ( ) Miembro de la Comisión del Sector Público en el Colegio de Contadores de Guadalajara Jalisco (2012 y 2013) Miembro de la Comisión del Sector Público en la Asociación Interamericana de Contabilidad ( y ) j) SEUDÓNIMO: LUCERO 21