Guia Rapida. Facturación x Internet. Supermercados Internacionales HEB, S.A. de C.V. Tabla de Contenido

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1 Guia Rapida Facturación x Internet Tabla de Contenido 1. Introducción PROPÓSITO Y ALCANCE CONTACTOS Acceso al Sistema COMO ACCEDER AL SISTEMA DE FACTURACIÓN Registro en el Sistema COMO REGISTRARSE EN EL SISTEMA PARA PODER GENERAR FACTURAS Dar de Alta mis Datos de Facturación AGREGAR EL RFC PARA GENERAR MIS FACTURAS AGREGAR LA DIRECCIÓN FISCAL Recuperar Mi Contraseña Generar Mi Factura SOLICITAR FACTURA CAPTURAR TICKETS Y GENERAR FACTURA VISUALIZAR FACTURA Consultar Facturas Consideraciones CANCELACIÓN DE FACTURAS OTRAS CONSIDERACIONES Page 1-1 of 16

2 1. Introducción 1.1 Propósito y Alcance Este documento explica de manera rápida el uso del Sistema de Facturación que HEB tiene disponible para usted desde el portal de 1.2 Contactos En caso de presentarse algún problema o dudas relacionadas con la funcionalidad del sistema, usted puede contactarnos a través de: Por correo electrónico a la cuenta: Por teléfono, si estas en Monterrey o su área metropolitana, Marcando al Tel Ó al teléfono MAR-K-HEB ( ) para el resto del país. Page 1-2 of 16

3 2. Acceso al Sistema 2.1 Como Acceder al Sistema de Facturación El acceso para el sistema de facturación se encuentra en la página principal del portal dando click en la imagen ubicada en la parte inferior derecha de la pantalla, como se muestra en la siguiente figura. Desde con la opción Factura Electrónica Después de hacer click en la imagen, se presentará la pantalla de inicio del sistema de facturación, donde se deberán capturar los datos de acceso o bien entrar a la opción para registrarse en el sistema y obtener una cuenta. Pantalla de Autenticación del Sistema Page 2-3 of 16

4 3. Registro en el Sistema 3.1 Como Registrarse en el sistema para poder generar Facturas Una vez que usted se encuentra en la página principal del sistema de Facturación, para poder entrar requiere un nombre de usuario (que debe ser una cuenta correo electrónico que usted utilice actualmente) y una contraseña. Para registrarse presione sobre la liga Regístrate aquí que se encuentra en la sección Entrar al Sistema. Enseguida, se presentará la pantalla de registro del sistema en la cual usted debe capturar la información personal necesaria para completar el registro. Los campos necesarios a capturar son: 1. Nombre: El nombre o nombres del cliente. 2. Ap. Paterno: El apellido paterno del cliente. Page 3-4 of 16

5 3. Ap. Materno: El apellido materno del cliente. 4. Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del cliente. Esta cuenta de correo debe ser una cuenta de correo válida y que usted use actualmente. Es importante también capturar la confirmación del correo electrónico correctamente, ya que éste será la el nombre de usuario para el acceso al sistema, y será la dirección a la cual se envíen las facturas que usted genere. 5. Contraseña: Es la clave de acceso al sistema. Está deberá tener un mínimo de 6 caracteres y un máximo de 20, y además debe contener al menos una letra mayúscula, una letra minúscula y un número. o Ejemplos de contraseñas invalidas: password1 (no contiene al menos una letra mayúscula) PASSWORD1 (no contiene al menos una letra minúscula) Password (no contiene al menos un número) Pas1 (no cumple con el mínimo de 6 caracteres) o Ejemplos de contraseñas válidas: Password1 (correcta) password1 (correcta) 1PaSsWoRd (correcta) 9a55W0rd (correcta) Importante: Por seguridad le recomendamos que no use ninguna de las contraseñas anteriores ya que son solo de ejemplo. Cuando haya terminado de capturar la información debe presionar el botón Guardar, si la información está completa, el sistema le mostrará una confirmación de que usted se registró correctamente. Page 3-5 of 16

6 4. Dar de Alta mis Datos de Facturación 4.1 Agregar el RFC para generar mis Facturas Después de que usted se ha registro y tiene su usuario (correo electrónico) y contraseña para poder entrar, lo que hay que hacer enseguida, es agregar los datos fiscales con los desea facturar. Para hacer esto es necesario hacer click en la liga Modificar mi Información que se encuentran tanto en el menú del lado izquierdo como en el cuadro de Bienvenida. A continuación se muestra la pantalla de Edición donde usted puede modificar su información con la que se registró en el sistema y además aquí usted puede agregar el o los RFC s para los que requiere generar sus facturas. Para agregar un RFC hay que oprimir el botón Agregar Nueva Razón Social!, como se muestra en la imagen y se desplegara una pantalla para capturar sus Datos de Facturación. Pantalla de Edición de Clientes. Page 4-6 of 16

7 Esta es la pantalla donde usted captura el RFC y razón social. Datos del RFC Pantalla de Alta o Edición de Datos de Facturación Botón Guardar Al momento de capturar el RFC, el sistema buscará si ya existe su información registrada en el sistema. Si usted ha facturado anteriormente en nuestras tiendas con este RFC el sistema la desplegará automáticamente la información para que usted la revise y/o modifique. En la primera sección de esta pantalla se puede agregar o modificar los Datos de Facturación asociados a un Cliente. Esta es la información que debe ser capturada: 1. RFC: El RFC (Registro Federal de Contribuyentes) que se asociará a las facturas realizadas. 2. Nombre / Razón Social: Nombre de la Persona Física, o Razón Social asignada a una Persona Moral. 3. Apellido Paterno: Apellido Paterno de la Persona Física. En caso de ser Persona Moral no se solicita. 4. Apellido Materno: Apellido Materno de la Persona Física. En caso de ser Persona Moral no se solicita. 5. CURP: (Opcional) Clave única de registro poblacional. Una vez que se ha terminado la captura de los Datos de Facturación es necesario oprimir el botón Guardar. El sistema mostrará una confirmación de que la información se ha guardado correctamente, y se habilitará la sección para la captura de la dirección Fiscal asociada al RFC. Page 4-7 of 16

8 4.2 Agregar la dirección Fiscal Para capturar una dirección es necesario ingresar la información solicitada en la siguiente pantalla: 1. Calle. 2. No. Exterior. 3. Colonia. 4. No. Interior. 5. País. 6. Estado. 7. Municipio, Ciudad o Delegación. 8. Código Postal. 9. Referencia: Referencias adicionales para la rápida ubicación de la dirección, por ejemplo: en frente de la escuela primaria Independencia. 10. Teléfono. Dirección Fiscal Una vez que se han capturado todos los datos, se deberá oprimir el botón Agregar para guardar la información y ligarla al RFC. Page 4-8 of 16

9 Listado de Direcciones ligadas al RFC Un RFC puede estar ligado a una o más direcciones fiscales (en caso de que aplique), en el caso que se desee editar la información de alguna dirección, se deberá oprimir el botón con la imagen Editar del listado de direcciones y los datos de la dirección serán cargados en los campos de captura, una vez que se hayan hecho las modificaciones se deberá oprimir el botón Guardar. Para eliminar una dirección de un RFC, solo basta con oprimir sobre la imagen Eliminar del listado de direcciones y confirmar la eliminación. Page 4-9 of 16

10 5. Recuperar Mi Contraseña En caso de haber olvidado la contraseña de acceso, el usuario podrá recuperarla. Para hacer esto es necesario dar click en la liga Recuperar Contraseña del cuadro de acceso. Y a continuación se presentará la pantalla de Recuperación de Contraseña, el usuario deberá introducir la cuenta de correo registrada en el sistema y presionar el botón Enviar. Se mostrará una confirmación de envío de la contraseña. Page 5-10 of 16

11 6. Generar Mi Factura 6.1 Solicitar Factura Para realizar una Factura, es necesario acceder a la pantalla de Solicitud de Facturas. Para hacerlo, es necesario presionar sobre la liga Solicitar Factura del menú lateral. Una vez dentro de la pantalla de Solicitud de Facturas el usuario deberá seleccionar la información de los Datos de Facturación, la Dirección que se asociará a la factura y el Tipo de Factura a realizar, los Tipos de Factura son: 1. Total Referenciada a Ticket: La factura se realizará por el total del ticket y se hará referencia a los Tickets facturados, no se presentará el listado de artículos. 2. Total Detallada: Se presentará el listado de todos los artículos del Ticket en la Factura. 3. Parcial Referenciada a Ticket: La factura se realizará sobre los artículos seleccionados del Ticket, no se mostrará el detalle de los artículos facturados en la factura. 4. Parcial Detallada: La factura se realizará sobre los artículos seleccionados del Ticket, se mostrarán los artículos seleccionados en la factura. Datos de facturación Tipo de Factura Información del Ticket a facturar Listado de Tickets a facturar Page 6-11 of 16

12 6.2 Capturar Tickets y Generar Factura Al momento de seleccionar el Tipo de Facturación se podrán agregar los Tickets de compra que deseen ser facturados (Máximo 5 tickets por factura). Para agregar un Ticket es necesario seleccionar la Sucursal donde realizo la compra, así como el número de ticket, la fecha de expedición del ticket y el monto de la Venta Total. Una vez capturados los datos del Ticket se deberá agregar al listado de tickets a facturar oprimiendo el botón Agregar Ticket. Se podrán capturar hasta 5 tickets por factura. Al finalizar de capturar tickets, se procede a la generación de la Factura al oprimir sobre el botón Generar Factura, el cual dependiendo del Tipo de Factura solicitada procederá a la generación de la factura (facturación Detallada o Facturación con referencia al ticket. Page 6-12 of 16

13 6.3 Visualizar Factura Una vez que se ha generado una factura, el sistema mostrará la pantalla con la Factura Generada. Esta pantalla mostrará la información de la Factura recién generada en una vista previa, y permitirá la descarga de los archivos electrónicos PDF y XML representativos de la Factura. Además de dar la opción de enviar la Factura generada a su dirección de correo con la que se registró en el sistema. Pantalla de Factura Generada. Page 6-13 of 16

14 7. Consultar Facturas El sistema permite a los usuarios realizar consultas sobre las Facturas generadas previamente. Para hacerlo, es necesario acceder a la pantalla a través del menú Consulta de Facturas. Esta pantalla le permite realizar búsqueda de facturas a través de distintos criterios, que son: RFC: Registro federal de Contribuyente con el que se generó la factura. Sucursal: Sucursal de HEB a la que pertenece la factura. Serie: Serie asociada a la Factura. Folio: Número de Folio asociado a la Factura. Fecha Inicial y Fecha Final: Establece un rango de fechas dentro del cual fue generada una Factura. Una vez capturados los criterios de búsqueda, se deberá presionar el botón Buscar, con lo que el sistema realizará la búsqueda y presentará aquellas Facturas que cumplan los criterios antes establecidos. Descargar archivos PDF y XML. Así como enviarlos a su cuenta de correo registrada Pantalla de Consulta de Facturas. Dentro del Listado de Búsqueda de Facturas, se podrá descargar el archivo PDF, el XML o enviar ambos archivos a la dirección de correo asociada al usuario que la generó. Además al oprimir sobre la columna de Serie y Folio, se podrá entrar a la pantalla de Vista Previa. Page 7-14 of 16

15 Pantalla de Vista previa. Importante: Es importante señalar solo podrá visualizar la información de sus propias Facturas generadas en el sistema. Además usted puede consultar facturas que no genero por Internet pero que genero directamente en la Tienda. Lo que tiene que hacer es realizar una consulta especificando en los criterios de búsqueda el RFC, la Serie y el Folio de la factura y le mostrara la factura. Page 7-15 of 16

16 8. Consideraciones 8.1 Cancelación de Facturas Si usted requiere cancelar una factura que generó ya sea por el portal de internet o directamente en la tienda, debido a algún error en la información o datos fiscales incorrectos, es necesario acudir directamente a la Tienda HEB o Mi Tienda de su preferencia, llevar el ticket de compra (de preferencia) y la factura impresa que necesita cancelar. 8.2 Otras Consideraciones 1. Si Usted tiene la información del RFC, Serie y Folio de una factura en particular, usted puede consultarla en el sistema, siempre y cuando sea un cliente registrado y tenga su cuenta de acceso. Con esto usted puede visualizar Facturas Generadas en tiendas. 2. Si usted requiere facturar algún producto(s) en particular de su ticket de compra, es decir, solo una parte del ticket <Facturas Parciales> deberá acudir a la tienda de su preferencia al módulo de servicio a Clientes y ahí lo atenderemos, favor de llevar su ticket de compra. 3. Una Factura solo puede generarse a partir de Tickets de una misma sucursal. En el caso de que usted capture Tickets de diferentes sucursales, el sistema agrupará los tickets por sucursal y generará una factura diferente para cada Sucursal. 4. Solo se podrán facturar Tickets del año en curso. 5. Solo dentro del periodo del 1 de Enero al 31 de Marzo del año en curso, se podrán facturar Tickets de compras realizadas el año anterior. 6. Solo se podrán Cancelar Facturas del año en curso. 7. Si usted quiere conocer más acerca de la facturación electrónica o tiene alguna duda al respecto también puede consultar las preguntas frecuentes publicadas en el portal. Page 8-16 of 16

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