Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Oracle

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1 Guía para comprar en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Oracle Tabla de Contenido I. Información del Instrumento de Agregación de Demanda... 2 II. Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano... 3 III. Servicios Oracle para compra por Catálogo Simulador de Servicios Oracle por Catálogo Creación de solicitud de compra... 7 IV. Servicios Oracle para compra por solicitud de cotización Creación evento de solicitud de cotización Mensajes Finalizar evento de cotización Selección del Proveedor V. Solicitud de compra Dirección de entrega de factura Archivos anexos Estudios y documentos previos Fecha de vencimiento Datos del Supervisor de la Orden de Compra Gravámenes adicionales Especificaciones adicionales de entrega Artículos del carro Presupuesto que soporta la compra: Envió para aprobación de la solicitud de compra VI. Orden de Compra Aprobación solicitud de compra Rechazo de la Orden de Compra Verificación CDP/VF y envío de la Orden de Compra Consultar la Orden de Compra Registro presupuestal VII. Facturación y Pago VIII. Publicación de documentos adicionales en las Órdenes de Compra IX. Modificaciones o aclaraciones de la Orden de Compra X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra de 28

2 I. Información del Instrumento de Agregación de Demanda La presente guía busca ayudar a las Entidad Estatales en el Proceso de Contratación de Servicios Oracle al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Compradora interesada en contratar Servicios Oracle al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda debe leer con cuidado los Documentos del Proceso. La Entidad Compradora debe entender que está frente a un Proceso de Contratación y es responsable de sus actuaciones por lo cual debe leer con detenimiento los Documentos del Proceso y los manuales y guías sobre el particular. Las Entidades Compradoras deben tener en cuenta en el momento de colocar la Orden de Compra o de hacer la solicitud de cotización la fecha de actualización de precios del Catálogo a la que hace referencia la sección III.D.4 de los estudios y documentos previos del proceso. Información general del Instrumento de Agregación de Demanda (i) Número de Proceso: CCE-211-AG-2015, Instrumento de Agregación de Demanda para Servicios Oracle. ver Instrumento de Agregación de Demanda (ii) Alcance: El objeto del Instrumento de Agregación de Demanda es: (a) establecer las condiciones para la prestación de los Servicios Oracle al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda; (b) establecer las condiciones en las cuales las Entidades Compradoras se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda; (c) la prestación de los Servicios Oracle por parte de Oracle Colombia; (d) el recibo de los Servicios Oracle por parte de la Entidad Compradora; y (e) el pago de los Servicios Oracle por parte de la Entidad Compradora. (iii) Servicios Oracle ofrecidos: Las Entidades Estatales requieren para su operación y funcionamiento alguno de los siguientes Servicios Oracle: (a) licencias, actualización y soporte; (b) actualización y renovación de soporte; (c) plataforma como servicio (PaaS); (d) Unlimited License Agreement (ULA); y (e) sistemas de ingeniería. (iv) Vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda: vigente hasta el 02 de marzo del El Instrumento de Agregación de Demanda estará vigente por cuatro (4) años, contados a partir de la fecha de su firma, término prorrogable por un (1) año. (v) Adquisición de los Servicios Oracle: La Entidad Compradora pueden adquirir los servicios en dos modalidades: Por Catálogo: Los servicios de (a) licencias, actualización y soporte; (b) plataforma como servicio (PaaS); y (c) sistemas de ingeniería. Por Cotización: los servicios de (a) actualización y renovación de soporte; (b) Unlimited License Agreement (ULA); (c) servicios de soporte al cliente ACS conexos al Sistema de Ingeniería (solo se puede solicitar este servicio si se está solicitando un sistema de ingeniería). La cotización del servicio de ULA puede incluir servicios de soporte avanzado al cliente ACS- y servicios de educación de Oracle University siempre y cuando sean conexos al ULA. (vi) Precio de los Servicios Oracle: El precio de los Servicios Oracle de (a) licencias, actualización y soporte; (b) plataforma como servicio (PaaS); y (c) sistemas de ingeniería es el publicado en el 2 de 28

3 Catálogo. El precio de los Servicios Oracle de a) actualización y renovación de soporte; (b) Unlimited License Agreement (ULA).es el de cotización; y (c) servicios de soporte al cliente ACS conexos al Sistema de Ingeniería. (vii) Facturación y pago: La factura debe contener la información necesaria para ser una factura de venta en los términos de las normas comerciales y tributarias. Las Entidades Compradoras deben aprobar o rechazar las facturas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su presentación para lo cual deben notificar a Oracle Colombia la aceptación o el rechazo de las facturas y en este último caso la justificación del rechazo. Las Entidades Compradoras deben pagar a Oracle Colombia el valor de los Servicios Oracle prestados dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la factura. La factura debe incluir el valor de los Servicios Oracle prestados, incluyendo los impuestos y gravámenes aplicables a los Procesos de Contratación. El Proveedor Oracle puede facturar de forma parcial los Servicios Oracle de una Orden de Compra de acuerdo a los términos y condiciones de Productos y Servicios Oracle. La facturación parcial se realizara de acuerdo a los entregables definidos para los Servicios Oracle. Si los Sistemas de Ingeniería incluyen licencias Oracle, el Proveedor debe facturar las licencias y su soporte técnico en el momento de adquisición, es decir a la entrega del Certificado de Titularidad, y el hardware (incluidos sus servicios de soporte y otros servicios relacionados según se especifique en el Catálogo) lo debe facturar a partir de la fecha de entrega del mismo conforme a lo estipulado en los términos y condiciones de Servicios Oracle. II. Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano La Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 3 de 28

4 Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta. El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente Un usuario ya registrado debe ingresar a y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. III. Servicios Oracle para compra por Catálogo Las Entidades Compradoras pueden adquirir los servicios de (a) licencias, actualización y soporte; (b) plataforma como servicio (PaaS); y (c) sistemas de ingeniería por Catálogo. La Entidad Compradora puede conocer el Catálogo de Servicios Oracle y sus características en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Para encontrar el bien o servicio que busca, la Entidad Compradora debe escribir en la barra de búsqueda una palabra clave Luego debe hacer clic en el ícono. También puede buscar el bien o servicio a través de su categoría haciendo clic en el ícono, elegir Agregación de la demanda, Oracle y el servicio que necesiten ((a)licencias, actualización y soporte; (b) PaaS; (c) Sistemas de ingeniería) 4 de 28

5 El resultado de la búsqueda muestra los servicios y los precios ofrecidos para cada servicio. Allí puede consultar el Instrumento de Agregación de Demanda correspondiente, las especificaciones técnicas del bien o servicio, los criterios de selección del Proveedor y la información detallada del Catálogo del Instrumento de Agregación de Demanda. 5 de 28

6 1. Simulador de Servicios Oracle por Catálogo La Entidad Compradora que desea realizar la compra por Catálogo de Servicios Oracle debe descargar el simulador de la página del siguiente link o puede descargarlo de la página de Colombia Compra Eficiente: El Simulador es una herramienta de apoyo para que la Entidad Compradora seleccione los Servicios Oracle de compra por Catálogo que se ajuste más a su necesidad y pueda identificar los servicios agregados por familias. La Entidad Compradora debe seleccionar los servicios que necesita de acuerdo a las familias de Servicios Oracle: (a) Licencias, actualización y soporte; (b) PaaS; (c) Sistemas de ingeniería, colocando las cantidades de acuerdo a la unidad y agregando al carro los servicios solicitados. El simulador coloca los precios de los Servicios Oracle solicitados de acuerdo al Catálogo. La Entidad Compradora debe tener en cuenta: (i) Los servicios de licencias, actualización y soporte, incluyen el soporte de primer año. El simulador discrimina el valor de las licencias y el valor del soporte. (ii) Los servicios PaaS se contratan como unidades de crédito que se deben consumir en un año. La Entidad Compradora debe colocar la cantidad de unidades que considere necesarias y tendrá un año para realizar su consumo. (iii) Los servicios de sistemas de ingeniería deben comprarse por unidades. 6 de 28

7 Luego de tener los archivos completos, el Usuario Técnico debe generar y guardar un archivo.csv con la pestaña que aparece en el simulador. 2. Creación de solicitud de compra El Usuario Comprador debe entrar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, entrar a solicitudes y seleccionar cargar desde el archivo. Una vez seleccionado cargar desde el archivo, el Usuario Comprador debe cargar el archivo.csv generado por el simulador que contiene la información de los Servicios Oracle que requiere y comenzar la carga: Al crear la solicitud de compra, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso. La Entidad Compradora puede ver la solicitud de compra en borrador que ha generado. 7 de 28

8 La Entidad Compradora debe dar clic en el icono de generar una copia de la solicitud solicitud de cotización con toda la información de la compra. y se genera una Una vez ha copiado la solicitud de compra, la Entidad debe ingresar a la solicitud haciendo clic en el número de la solicitud. Al ingresar a la solicitud la Entidad debe seleccionar en el campo Entidad el nombre de su Entidad, después debe dar clic en guardar y luego clic en el carrito de compra para que el sistema guarde los cambios. 8 de 28

9 La Entidad Compradora debe verificar la información y debe completar la información requerida de acuerdo a la sección de solicitud de cotización (Ver sección V). La siguiente sección (IV) de la guía, se explica el procedimiento de cotización para servicios Oracle, si su compra es por catálogo debe saltar la sección IV y pasar a la sección V de esta guía. 9 de 28

10 IV. Servicios Oracle para compra por solicitud de cotización Las Entidades Compradoras pueden adquirir los servicios de (a) actualización y renovación de soporte; (b) Unlimited License Agreement (ULA); y (c) servicios de soporte al cliente ACS conexos al Sistema de Ingeniería., por cotización. La cotización del servicio de ULA puede incluir servicios de soporte avanzado al cliente ACS- y servicios de educación de Oracle University siempre y cuando sean conexos al ULA. La cotización de los sistemas de ingeniería pueden incluir los servicios de soporte avanzado al cliente ACS- siempre y cuando estos sean conexos a la solicitud de los Sistemas de Ingeniería 1. Creación evento de solicitud de cotización El Usuario Comprador debe entrar a la Tienda Virtual del Estado Colombiano, entrar a cotización y seleccionar crear un evento. Una vez seleccionado crea un evento, el Usuario Comprador debe seleccionar en crear a partir de una plantilla, el servicio que desea cotizar a partir de una plantilla de Actualización y renovación de soporte o Servicios ACS #5799 o ULA #5798. La Entidad Compradora puede buscar la plantilla por el nombre en la casilla de encontrar la plantilla. 10 de 28

11 Al crear la solicitud de cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso. El Usuario Comprador debe: (i) Adjuntar el logo de la Entidad Compradora en alta resolución. Este logo será usado para la Orden de Compra. (ii) Socio de negocios: la Entidad Compradora puede incluir como observador del evento a un usuario de la Entidad Compradora, estos usuarios deben estar activos dentro de la Tienda Virtual. 11 de 28

12 (iii) Incluir el plazo del evento, es decir, poner la fecha límite para que Oracle responda a la solicitud de cotización realizada. De acuerdo a los pliegos de condiciones se deben dar 30 días calendario contados a partir del día siguiente de la generación de la solicitud de cotización. La hora límite del evento debe ser las 11:59 p.m. (iv) Descargar el archivo de solicitud de cotización, completar la información y volver a adjuntar este archivo con la información Una vez adjuntado el anexo de solicitud de cotización, la Entidad Compradora puede adjuntar información adicional que Oracle requiera, y luego enviar la solicitud de cotización a producción, es decir, envía la solicitud a Oracle Colombia, haciendo clic en Enviar el evento de producción. 12 de 28

13 2. Mensajes Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por Oracle acerca de la solicitud de cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la funcionalidad Mensajes y será notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de Mensajes. Es importante que toda la comunicación del evento de cotización se realice únicamente a través de la opción de Mensajes de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida. En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la casilla mensajes justificando el porqué de la situación. 13 de 28

14 Oracle envía la cotización durante el tiempo establecido. Cuando Oracle envía esta respuesta de cotización le llega un mensaje al Usuario Comprador de dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de cotización una vez el evento haya concluido. Para los Servicios ULA es de aclarar que Oracle puede enviar como respuesta la carta de no viabilidad del servicio. 3. Finalizar evento de cotización La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Instrumento de Agregación de Demanda, solamente si Oracle envía un mensaje informando que la cotización enviada es la definitiva. Recuerde que una vez finalizado el proceso de cotización es obligatorio continuar en los términos establecidos en el Instrumento de Agregación de Demanda hasta la adjudicación del mismo. 4. Selección del Proveedor La Entidad Compradora debe elegir la cotización que ofrezca los Servicios de Oracle que cumplen con las características solicitadas y agregarla al Carrito. Para agregar la cotización al Carrito debe hacer clic sobre el nombre de la respuesta del proveedor, luego en Seleccionar, en Acciones y finalmente en Agregar a una nueva solicitud. 14 de 28

15 V. Solicitud de compra La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el "Carrito una vez ha agregados el valor total de compra de Servicios Oracle. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros bienes y servicios diferentes a los del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Oracle. La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) la información básica de estudios y documentos previos que se diligencia en los campos para ese fin, (iv) el número de cotización, en el cual la Entidad Compradora debe especificar el número de la propuesta de Oracle; (v) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (vi) los gravámenes adicionales, (vii) el presupuesto que soporta la compra, (viii) la cadena de aprobación, (ix) especificaciones adicionales de entrega donde la Entidad Compradora debe especificar la dirección de entrega de los Sistemas de Ingeniería. 15 de 28

16 1. Dirección de entrega de factura La Entidad Compradora debe indicar la dirección de entrega de la factura haciendo clic en el ícono de la lupa, en Dirección en la parte superior derecha de la página y seleccionando la dirección de entrega. 16 de 28

17 Si requiere crear una nueva dirección de entrega, la Entidad Compradora debe hacer clic en Crear, diligenciar el formulario y hacer clic en Guardar. 2. Archivos anexos La Entidad Compradora debe, en Datos Adjuntos, adjuntar los siguientes archivos (i) (ii) (iii) Plantilla de cotización enviada por Oracle con la oferta ganadora. En caso de seleccionar servicios por cotización. Copia del CDP (s) y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la autorización de Vigencia Futura. La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo considera conveniente. 3. Estudios y documentos previos Para diligenciar los campos de los estudios y documentos previos, la Entidad Compradora debe tener en cuenta lo siguiente: (i) Si la Entidad Compradora va a pagar el valor de la Orden de Compra con una combinación de recursos de inversión y funcionamiento, debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta. (ii) Si el origen de los recursos es una combinación entre SGP, regalías, recursos propios, y presupuesto nacional/territorial debe señalar la opción que mayor porcentaje de recursos aporta 1. 1 Recursos Propios son aquellos generados y administrados por las entidades y destinados al cumplimiento de su objeto social; el Presupuesto Nacional/Territorial es aquel establecido por la ley por concepto de aplicación de impuestos de carácter nacional, tasas, multas y contribuciones; SGP son los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones; Regalías son los recursos provenientes del Sistema General de Regalías: Recursos de Créditos son los recursos provenientes de organismos multilaterales. 17 de 28

18 La Entidad Compradora debe aceptar los términos y condiciones contenidos en el Instrumento de Agregación de Demanda. 4. Fecha de vencimiento La Entidad Compradora debe establecer la fecha de vencimiento de la Orden de Compra de acuerdo con el término de duración de cada Servicio Oracle adquirido. 5. Datos del Supervisor de la Orden de Compra Indicar el nombre, teléfono y correo electrónico del supervisor de la Orden de Compra. 6. Gravámenes adicionales Si la Orden de Compra es objeto de algún gravamen adicional, la Entidad Compradora debe especificar en el campo Gravámenes adicionales. La Entidad Compradora es la responsable de incluir los gravámenes adicionales que apliquen. 7. Especificaciones adicionales de entrega La Entidad Compradora debe especificar la dirección exacta en la cual deben ser entregados los Servicios Oracle de Sistemas de Ingeniería. Esta dirección es única y no puede ser modificada en el transcurso de la entrega de los servicios. En este campo, la Entidad Compradora también puede especificar en el caso que requiera, la fecha estimada de inicio de ejecución. 8. Artículos del carro En la sección Artículos del carro encuentra los artículos del Oracle y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo(s) al Carrito. Para editar los artículos del carro incluidos en la solicitud de compra, la Entidad Compradora debe llevar el cursor sobre el artículo y cuando aparezca un lápiz, hacer clic, realizar los cambios y guardarlos. 18 de 28

19 9. Presupuesto que soporta la compra: En la solicitud de compra creada, en la sección Artículos del Carro la Entidad Compradora debe asignar el CDP que soporta la compra de los Servicios Oracle. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en la línea de cada bien o servicio, y elegir los CDPs o vigencias futuras correspondientes, los cuales deben contener los rubros presupuestales adecuados para realizar la contratación. Si no encuentra el CDP debe registrarlo en Agregar cuenta, diligenciar el formulario y hacer clic en Guardar. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP como lo considere conveniente. El campo # Unidad se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades Compradoras que no hagan parte del SIIF, el # Unidad corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas, elegir los CDP correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP en el campo de Monto. Una vez diligenciados los campos debe dar clic en Guardar para 19 de 28

20 registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP deben sumar el 100% del valor a adquirir del bien o servicio. Nota: - Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos: - Nombre de la Entidad Compradora - Vigencia de la orden de compra (Contrato) - Valor total de la solicitud de compra - Número del CDP/VF - Archivos adjuntos En Cadena de Aprobación está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para Oracle. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en Guardar para que quede guardada en estado borrador en Solicitudes. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a Solicitudes en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna Acciones en la línea de la solicitud correspondiente. El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en Enviar para aprobación. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Nota: Bajo la columna Acciones, en la sección Solicitudes en el menú superior, la Entidad Compradora puede: - Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra. - Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto. 20 de 28

21 10. Envió para aprobación de la solicitud de compra La Entidad Compradora luego de verificar la información solicitada y verificados los Servicios Oracle requeridos, debe enviar la solicitud de compra a aprobación del Ordenador del Gasto. VI. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. 1. Aprobación solicitud de compra El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en Solicitudes en el menú superior. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora. 21 de 28

22 El ordenador del gasto puede hacer clic en Rechazar para devolver la solicitud al comprador, o en Aprobar para enviar la Orden de Compra al Proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. El ordenador del gasto también puede ingresar a la Tienda Virtual y en la sección de Tareas pendientes, seleccionar la solicitud y hacer clic en Aprobar o Rechazar. 2. Rechazo de la Orden de Compra El Proveedor Oracle puede rechazar una Orden de Compra enviando a la Entidad Compradora una carta explicando la razón por la cual la Orden de Compra es rechazada y solicitando la modificación de la misma para que la Entidad Compradora pueda adquirir los Servicios Oracle. 3. Verificación CDP/VF y envío de la Orden de Compra Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica el CDP registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es 22 de 28

23 devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al proveedor. Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder en SIIF a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Si la Entidad Compradora no hace parte del SIIF, después de la aprobación de la solicitud de compra, el sistema envía la Orden de Compra a Oracle y genera un mensaje en la pantalla indicando el número de la Orden de Compra. 4. Consultar la Orden de Compra Para consultar la Orden de Compra la Entidad Compradora debe ingresar en el menú superior en la pestaña Órdenes, el sistema le mostrará todas las Órdenes de Compra de la Entidad. Para ingresar a la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el número de la Orden de Compra. Al ingresar a la información Orden de Compra la Entidad Compradora encontrará: (i) Fecha de generación del Orden de Compra (ii) Un link a la solicitud de compra (iii) La información diligenciada por la Entidad en la solicitud de compra. (iv) La información de Oracle y haciendo clic en el nombre del Proveedor el sistema le mostrará la información de contacto, información bancaria, información tributaria, actividad económica. (v) Artículos. 23 de 28

24 Para ver la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe hacer clic en el botón que se encuentra al final de la información de la Orden de Compra Vista de impresión del proveedor y el sistema le mostrará la Orden de Compra con el logo de la Entidad Compradora. La Entidad Compradora puede imprimir la Orden de Compra o enviarla por correo. 24 de 28

25 5. Registro presupuestal Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. Las Entidad Compradoras que usan SIIF deben realizar el procedimiento en SIIF. Toda la información de Oracle se encuentra registrada en la Tienda Virtual en el menú superior en la sección Proveedores : NIT, Cuenta bancaria, régimen tributario y actividad económica e información de contacto. VII. Facturación y Pago El Proveedor Oracle puede facturar de forma parcial los Servicios Oracle de una Orden de Compra de acuerdo a los términos y condiciones de Productos y Servicios Oracle que hacen parte del Instrumento de Agregación de Demanda de Servicios Oracle. La facturación parcial se realizara de acuerdo a los entregables definidos para los Servicios Oracle. 25 de 28

26 Si los Sistemas de Ingeniería incluyen licencias Oracle, el Proveedor debe facturar las licencias y su soporte técnico en el momento de adquisición, es decir a la entrega del Certificado de Titularidad, y el hardware (incluidos sus servicios de soporte y otros servicios relacionados según se especifique en el Catálogo) lo debe facturar a partir de la fecha de entrega del mismo conforme a lo estipulado en los términos y condiciones de Servicios Oracle. El usuario comprador de la Entidad Compradora puede consultar las facturas enviadas por el Proveedor a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano ingresando a Facturas en el menú superior, o consultando las solicitudes de aprobación de facturas en Tareas Pendientes. La recepción de las facturas también es notificada por correo electrónico. La Entidad Compradora debe aprobar la factura y efectuar el pago a Oracle Colombia dentro de los 30 días calendario siguientes a la presentación de la factura de acuerdo con lo establecido en el Instrumento de Agregación de Demanda 2. La Entidad Compradora puede consultar la información de contacto y la cuenta de Oracle Colombia en Proveedores, en el menú superior. VIII. Publicación de documentos adicionales en las Órdenes de Compra Los documentos publicados en las Órdenes de Compra de la Tienda Virtual del Estado Colombiano pueden ser vistos por los usuarios registrados de las Entidades Compradoras y Proveedores. Si las Entidades Compradoras requieren hacer la publicación de documentos de carácter público para asociarlos a las Órdenes de Compra deben seguir los siguientes pasos: 2 Ver Cláusula 19 - Vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda 26 de 28

27 (i) Solicite el link de acceso al formulario de envío (haciendo clic aquí) para ello debe diligenciar la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le llegará el acceso al correo electrónico del usuario. (ii) Envíe los documentos para publicación ingresando al link que aparece en el correo electrónico y diligenciando los datos de la Orden de Compra y adjuntando los documentos. (iii) Una vez aprobada la solicitud se le notificará al correo electrónico la publicación de los documentos los cuales pueden ser consultados (haciendo clic aquí). IX. Modificaciones o aclaraciones de la Orden de Compra Las modificaciones, adiciones o terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y la Entidad Compradora debe estar consciente de los efectos legales, económicos, disciplinarios y fiscales de cualquiera de estas. Las Entidades Compradoras pueden modificar o adicionar el valor y la fecha de vencimiento de una Orden de Compra, acordar la terminación anticipada o aclarar datos de la Orden de Compra. Para el efecto, antes de la fecha de vencimiento de la Orden de Compra la Entidad Compradora debe llegar a un acuerdo con el Proveedor y seguir los siguientes pasos para publicar el cambio: (i) (ii) Descargue el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación de Orden de Compra (haciendo clic aquí) y siga las instrucciones anexas en el formato para su diligenciamiento. Este documento lo debe firmar el ordenador del gasto de la entidad y en los casos en que se requiera el Proveedor. La modificación, aclaración o cancelación de la Orden de Compra se entiende realizada cuando las partes la firman. Solicite el link de acceso al formulario de publicación (haciendo clic aquí). Para ello debe diligenciar el nombre de la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le llegará el acceso al correo electrónico del usuario. (iii) Publique el cambio de la Orden de Compra ingresando al link que aparece en el correo electrónico. Diligencie los datos de la Orden de Compra y adjunte los documentos solicitados. Colombia Compra Eficiente tiene tres (3) días hábiles a partir de la fecha de recibo del formato por parte de la Entidad Compradora para publicar el cambio. X. Liquidación y cierre de la Orden de Compra Para publicar el documento de liquidación la Entidad Compradora debe seguir los siguientes pasos: (i) Descargue el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación de Orden de Compra (haciendo clic aquí) y siga las instrucciones anexas en el formato para su diligenciamiento. Este documento lo debe firmar el ordenador del gasto de la entidad y el Proveedor. La liquidación se entiende realizada cuando las dos partes la firman. Si las dos partes han firmado un documento diferente donde se liquide la Orden de Compra el formato de modificación, aclaración, cancelación o liquidación lo puede firmar únicamente el ordenador del gasto. 27 de 28

28 (ii) Solicite el link de acceso al formulario de publicación (haciendo clic aquí). Para ello debe diligenciar nombre de la entidad y el número de identidad del usuario de la TVEC y al dar clic en aceptar le llegará el acceso al correo electrónico del usuario. (iii) Publique la liquidación ingresando al link que aparece en el correo electrónico, diligencie los datos de la Orden de Compra y adjunte los documentos solicitados. Colombia Compra Eficiente tiene tres (3) días hábiles a partir de la fecha de recibo del formato por parte de la Entidad Compradora para publicar la liquidación como uno de los documentos de la Orden de Compra. Una vez publicado el documento de liquidación Colombia Compra Eficiente le notificará el resultado y posteriormente la Entidad Compradora debe cerrar la Orden de Compra. Para ello la Entidad Compradora debe ingresar a Órdenes en el menú superior de la TVEC. Bajo la columna Acciones, debe hacer clic en el ícono de Cerrar orden de compra, el sistema genera un mensaje de confirmación de cierre de la Orden de Compra recuerde que previamente debe aprobar todas las facturas pendientes si a ello hubiese lugar. 28 de 28

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