INTRODUCCIÓN. Coordinación de Tecnologías de la Información Universidad Autónoma de Chiapas Por la Conciencia de la Necesidad de Servir

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1 MANUAL DE USUARIO

2 INTRODUCCIÓN La Coordinación de Tecnologías de Información (CTI) en la actualidad, sirve como apoyo a un proceso del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Chiapas (SGC-UNACH), no obstante CTI va más allá de los servicios de conectividad a Internet, siendo importante para la comunidad universitaria en sus actividades cotidianas. Por lo anterior, y en busca de mejorar la calidad de los servicios en Tecnologías de Información y Comunicación para nuestros usuarios; nos dimos a la tarea de llevar a cabo, un análisis de las actividades y servicios que la Coordinación proporciona a la Comunidad Universitaria, identificando los requerimientos particulares, con el fin de desarrollar una herramienta en línea que permita mejorar la calidad de los servicios que ofertamos realizando de una manera más ágil las solicitudes y atención a las mismas. Como resultado de dicho esfuerzo, ponemos a su disposición el sistema en línea denominado Centro de Atención a Usuarios de Tecnologías de Información y Comunicación: CAU-TIC s. El CAU-TIC s es un Sistema Automatizado en línea para dar atención a los usuarios de los servicios de Tecnologías de Información y Comunicación de la Universidad Autónoma de Chiapas y la sociedad chiapaneca. Este Sistema permite la interacción en línea de manera asíncrona entre el usuario y el área de soporte correspondiente de la Coordinación de Tecnologías de Información, agilizando los tiempos de respuesta para la atención de los servicios solicitados. Coordinación de Tecnologías de la Información Universidad Autónoma de Chiapas Por la Conciencia de la Necesidad de Servir

3 I.- Cómo acceder y utilizar el Sistema? El acceso al sistema es para todo tipo de usuario, los pasos son los siguientes: 1. Primero se deberá abrir el explorador de Internet (Internet Explorer, Firefox u otro) y en la barra de direcciones introducir la siguiente dirección: Escribir: /tickets 2. Una vez que escrita la dirección de la página, se podrá observar la siguiente pantalla:

4 3.- En la parte superior derecha de la página, se encuentran tres secciones: Autentificación De Usuario, Consultar status de un Ticket y Usuarios no registrados, como se indica a continuación. Nota: Para poder acceder a este sistema, es necesario aceptar previamente los lineamientos y uso del Centro de Atención a Usuarios-TIC s. Seleccionar para aceptar Lineamientos

5 II.- Descripción de secciones Autentificación de usuarios Las opciones de esta sección son muy sencillas, ya que se tendrá que introducir el correo institucional proporcionado por la UNACH y su respectiva contraseña. NOTA: Si eres estudiante, docente o administrativo y no cuentas con un correo debes dar click en Crea una, y proporcionar los datos solicitados en cada campo. Para crear da click Llenar todos los campos con datos personales Para finalizar el registro dar click 1.- Al darle click en Enviar, aparecerá un mensaje para saber si se desean guardar los datos; se da aceptar y posteriormente sus datos serán guardados correctamente, el correo y contraseña serán enviados. Nota: Se deberá esperar 24 horas para ingresar al sistema. Una vez pasado este periodo en el espacio Autentificación de Usuarios llenarás las casillas con el usuario y contraseña que le fueron asignadas, por ejemplo:

6 2.- Cuando usted acceda al sistema lo primero que visualizará será la pantalla de Centro de Atención a Usuarios - TIC's, en la cual usted elegirá el servicio que necesita. Para que sus datos sean registrados deberá llenar los campos que le pide el sistema. A continuación se describirá dicho formato en la siguiente figura: Al dar click en este botón usted regresará a esta página. Al dar click en este botón usted visualizará las solicitudes que ha realizado. Al dar click en esta opción usted cerrará su sesión del sistema Aquí pueden hacer Búsquedas específicas de su ticket. Si desea ver todos sus tickets deje el campo vacío. Formulario en el que tendrá que llenar todos los campos con sus datos respectivos Al dar click en este botón usted enviará su registro para su atención Puede añadir otro archivo

7 2.1.- REGISTRO DE DATOS Para que el sistema pueda registrar tus datos y puedas solicitar un servicio, tendrás que llenar los siguientes campos con sus respectivos datos: Nombre/Área: deberá escribir su nombre completo o el nombre del área a la que pertenece. Correo: Escriba el correo que le proporcionó la UNACH. Dependencia: Escriba la dependencia o departamento al que pertenece. Servicios: Aquí debe elegir el servicio que requiere, para resolver el problema presentado. Justificación/Problemática: Escriba los detalles del servicio que seleccionó.

8 Adjuntos: En esta opción se adjuntan el oficio de solicitud o algún otro documento que se te pida, solo se adjuntan estos documentos si en el servicio que elegido se solicita. Nombre del Contacto: Nombre de la persona que solicita el servicio. Teléfono del Contacto: Teléfono de la persona que solicita el servicio. Extensión: Número de la extensión de su oficina o Dependencia SERVICIOS En esta opción se te explicará cada uno de los servicios con los que contamos, de igual manera se dirá cómo llenar los campos, de acuerdo al servicio que elijas. ACTUALIZACIONES Directorio telefónico: al elegir este servicio, tendrá que adjuntar oficio de solicitud, firmado por el titular del área o dependencia, posteriormente podrá registrarse, recuerde que los campos con (*) son obligatorios. Al dar click en Examinar se podrá adjuntar el oficio correspondiente. Página institucional: al elegir este servicio, tendrá que escribir el nombre la página, información a actualizar y si desea borrar alguna información. Si en información a subir no acepta la información que quieres actualizar, se deben adjuntar los archivos necesarios para actualizar tu información. Además se debe adjuntar oficio de solicitud, firmado por el titular del área o dependencia. Nota: La solicitud de este servicio se debe realizar 15 días antes.

9 Aquí debe adjuntar los documentos. Al dar click en examinar podrá adjuntar el oficio CÓMPUTO Antivirus: En este servicio hay 2 opciones, instalación de Antivirus y Reporte por virus. Para ambas opciones tienes que hacer la descripción del equipo, por ejemplo:

10 Diagnóstico de equipos: Al elegir este servicio, es necesario que proporcione los datos que se piden, en la opción de gastos a cubrir debe elegir el material o Viáticos y pasajes o ambos. También debe adjuntar el oficio de solicitud. Aquí debe adjuntar el oficio de solicitud, firmado por el titular del área o dependencia CONECTIVIDAD Conectividad: Al elegir este servicio,tienes que llenar correctamente los datos que se te piden, se te presenta 2 opciones: Reporte de fallas, en la que debes seleccionar el motivo de las fallas y la ubicación como se muestra acontinuación Y nueva solicitud, en esta opcion se te dan tres opciones: integración a la Red Cero Maya, en la que tiene que especificar si se requiere cableado

11 estructurado, tendrás que decir cúantos nodos. O si necesita red inalambrica y la ubicación, para todo esto debes de cumplir con los requerimiento que te presenta el sistema, como se te muestra a continuación: Al dar click en examinar podrás adjuntar el plano del área y oficio de solicitud Si en nueva solicitud eliges la opción de Cableado Estructurado, y elijes nuevo nodo, tendrás que seleccionar en que necesitas esos nodos, si en impresora, red, etc. La ubicación y decir la cantidad de nodos si son más de 5 tendrá que adjuntar plano del área donde va hacer la conexión y el oficio de solicitud; Y si elige Reubicación del Nodo solo tendrá que escribir la dirección en donde se hará la conectividad. Por ejemplo: Al dar click en Examinar podrá adjuntar el plano del área y oficio de solicitud Escriba cuántos nodos requieres Seleccione el nuevo nodo

12 Si en nueva solicitud elige red inalámbrica, debe seleccionar si quiere ampliar la cobertura o deseas una nueva área, para eso necesitas escribir la ubicación en donde se realizaran esas actividades y adjuntar los planos del área en donde se va a realizar la actividad y el oficio de solicitud. Por ejemplo: Al dar click en examinar podrás adjuntar el plano del área y oficio de solicitud Telefonía: este servicio brinda 3 opciones si necesitas una IP, debe llenar correctamente los campos que se muestran a continuación. Debes llenar estos campos correctamente

13 Si eliges servicio comercial, debes llenar correctamente los campos que se te muestran a continuación: Debe llenar estos campos correctamente Si elige fallo, debe indicar el núm. telefónico y la extensión, para que posteriormente sea revisado. DISEÑO Carteles/Tripticos/Volantes: Este servicio es únicamente para dependencias institucionales, es obligatorio escribir el nombre del evento o licenciatura a promocionar, sede, fecha, horarios del evento o licenciatura a promocionar y en detalle puede escribir algún otro detalle que quiera mencionar. Adjuntar oficio de solicitud del área o dependencia. Nota: esta solicitud de servicio tiene que realizarlo con 15 días de anticipación.

14 Por ejemplo: Debe adjuntar el oficio de solicitud. Estos campos son necesario s. El formato que se usa es: día-mes-año Logotipo: Este servicio es únicamente para dependencias institucionales. Debe escribir el nombre o evento de la pág. Web y qué colores se van a utilizar. Como se muestra a continuación: Debes adjuntar el oficio de solicitud. Estos campos son necesarios.

15 Página Web: Este servicio aplica solo para dependencias institucionales, es necesario que escriba el nombre de la institución o evento de la pág. Web. También debe adjuntar un archivo con la información detallada; por ejemplo, los contenidos del menú y submenú que tendrá la pág. Web, de ser necesario anexa los logos. A continuación se muestra como es el llenado del formulario. Debe adjuntar el oficio de solicitud. MANTENIMIENTO: Correctivo: En este servicio debe especificar el tipo de equipo al que le dará mantenimiento y posteriormente debe dar la descripción del equipo, adjuntar oficio de solicitud firmado por el titular de dependencia o área. Esta solicitud se debe llevar acabo por cada equipo requerido o solicitado. Por último debe escribir la dirección de la dependencia que solicita el servicio. Nota: sí elige computadora, en sistema operativo debe elegir qué sistema operativo tiene, también debes elegir en memoria RAM. Si elige impresora debe escribir en descripción de equipo, qué tipo de equipo es, por ejemplo si es una impresora de láser, inyección de tinta, etc., modelo, marca, serie e inventario, como se muestra en la siguiente imagen.

16 Aquí debes adjuntar el oficio de solicitud. Preventivo/Limpieza de Equipos: En este servicio seleccionas a que equipo necesitas darle mantenimiento preventivo y limpieza, posteriormente debes indicar la cantidad. Por ejemplo si seleccionas impresoras, te aparece un cuadro de texto donde debes indicar cuantas impresoras son, y escribir en ubicación del diagnóstico en qué lugar se va hacer este servicio, se tiene que adjuntar el oficio de solicitud firmado por el titular del área o dependencia. Nota: El solicitante debe cubrir los gastos del material que serán requeridos. En caso de foráneos, el solicitante debe cubrir con los viáticos y pasajes. Aquí debes adjuntar el oficio de solicitud. Aquí debes escribir la cantidad

17 OTROS: Capacitación tecnológica: Al elegir este servicio, debe llenar correctamente los campos de: título del curso, objetivo del curso y en curso debe elegir una de las opciones que se le muestra a continuación: Ejemplo de cómo debe ser el llenado de los campos al seleccionar este servicio. Aquí debes escribir la fecha del curso (escribir una fecha con 15 días posterior a la fecha actual) el formato que se utiliza es: día-mes-año. Aquí debes escribir la hora, del curso. Por ejemplo si es 4 pm, en esta opción escribirías 16:00. Se usa el formato de 24hrs.

18 Cursos en línea - EDUCAD: En esta opción se registran alumnos al curso en línea, se puede observar qué materias y cursos hay en línea, y si se puede recuerar la contraseña para accesar a EDUCAD. *Para el registro de Alumnos o Recuperación de contraseña de Acceso, es necesario que adjuntar un archivo en Excel con la matrícula,nombre, apellido y correo. *SI elige Materia/Curso Nuevo, debe elegír el nivel académico, que matería o curso va a registrar, semestre, núnero de alumnos, pequeño resumen del curso y observaciones. Ejemplo: Aquí debes adjuntar el archivo en Excel con la matrícula, nombre, apellido, y correo de los alumnos del curso

19 Dictamen Técnico: Al elegir esta servicio, debes indicar el proyecto del que proviene el curso, existen 2 opciones: Proyectos especiales y Proyectos institucionales. Sí es Proyectos especiales, debe especificar el nombre del proyecto de procedencia, monto asignado para los bienes que solicita, es obligatorio especificar los bienes informáticos que requiere. Para que este servicio se lleve acabo es necesario adjuntar el oficio de solicitud firmado por el titular o área de dependencia. Como se indica a continuación: Debes adjuntar el oficio de solicitud. Al dar clic en añadir, puedes agregar otro bien informático. Al dar clic en quitar puedes eliminas el bien informático que se añadió anteriormente Si se elige la opción Proyectos institucionales, debe especificar el nombre del proyecto de procedencia, monto asignado para los bienes que solicita, cantidad y en descripción debe seleccionar el bien informático que requiere y la actividad que va a realizar. Para que este servicio se lleve a cabo es necesario adjuntar el oficio de solicitud firmado por el titular o área de dependencia, tal como se indica a continuación:

20 Debes adjuntar el oficio de solicitud. Estos campos son necesario s. Debe seleccionar el bien informático que requiere Préstamo de Laboratorio: Si solicita este servicio, debe adjuntar el oficio de solicitud, firmado por el titular del área o dependencia, esta solicitud debe ser anticipada 10 días antes, debe llenar todos los campos, por ejemplo: fecha y horario del día en que vas a necesitar el laboratorio, para ver si está disponible, en sistema operativo debes elegir con qué sistema va a trabajar, si eliges Windows, deberá elegir que software necesita; por ejemplo Excel, si elige otro deberá especificar que software requiere y proporcionarlo para su instalación, debe elegir el recurso y red que necesita. Sí elige Linux, debe seleccionar qué recursos va a necesitar y si utilizará alguna red como se muestra a continuación, ya que son datos importantes para realizar este servicio.

21 Aquí debe adjuntar el oficio de solicitud En fecha debe escribir el díames-año, de cuando va a necesitar el laboratorio. En horario debe escribir el horario que le corresponde al día que tú elegiste que vas a necesitar el laboratorio. En sistema operativo debes elegir con que sistema quieres trabajar en el laboratorio, software, recurso a utilizar y red. SERV. DE INTERNET Aplicaciones web: Al elegir este servicio, debe adjuntar 2 documentos: oficio de solicitud firmado por el titular del área o dependencia al que pertenece y diagrama de fujo de la aplicación. Por ejemplo: Al dar click en examinar podrás adjuntar el oficio y el diagrama de flujo Aquí debes escribir la fecha de la cita, el formato que se utiliza es: día-mes-año Aquí debe escribir la hora, de la cita por ejm. Si es 4 pm, en esta opción escribirías 16:00. Se usa el formato de 24hrs.

22 Correo Electrónico: Este servicio es para actualizar tus datos, cancelación de cuentas, reporte de fallos, registro de correo alterno, etc. En la opción de servicios debe seleccionar las casillas que se dan de acuerdo con el problema que está presentando. Si solicita el registro de un coreo alterno aparecerá un cuadro en donde debe proporcionar otro correo. Al dar click en examinar podrá adjuntar oficio de solicitud, en caso de ser dependencia institucional. Aquí debe escribir el correo alterno Seguridad en Cómputo: Este servicio le brinda dos opciones, apertura de puerto y apertura de pág. Web. Si usted necesita apertura de puerto, es necesario que especifique la (s) página (s) que va a accesar, la IP del equipo, puerto y en protocolo debe elegir si es TCP, UDP o ambos. Pero si elige apertura de página web, debe escribir el nombre de la página a acceder y la IP del equipo. Para este servicio debe adjuntar oficio de solicitud firmado por el titular del área o dependencia.

23 Aquí debe adjuntar el oficio de solicitud Seleccionar que servicio desea Si elige apertura de puerto debe llenar correctamente estos datos. Seleccionar tipo de protocolo Si seleccionas apertura de pág. Web, debes llenar correctamente los siguientes campos. Transmisión en Vivo por Internet: para este servicio es necesario que proporciones la señal de audio y video del evento, para poder transmitirlo, pero para esto debes adjuntar un oficio de solicitud firmado por el titular del área o dependencia y llenar correctamente los datos que se indican a continuación: Aquí debes adjuntar el oficio de solicitud. Debes llenar estos campos correctamente

24 Videoconferencia: Este servicio brinda 2 opciones, Recepción y Transmisión. Si selecciona Recepción, debe adjuntar oficio de solicitud firmado por el titular de área o dependencia. Llenar correctamente los datos, elegir en qué lugar será la transmisión y debe seleccionar qué recurso va a utilizar en la sede local. Es necesario que lea las Políticas de uso, ya que tendrá que aceptarlas para que su registro se lleve a cabo correctamente y se le pueda hacer la recepción. A continuación se muestra como debe ser el llenado de este servicio. Aquí debe adjuntar el oficio de solicitud. Debe llenar estos campos correctamente Seleccione recurso a utilizar en la sede local. El formato que se usa es: día-mes-año Debe seleccionar el lugar dónde será la transmisión para leer las políticas de uso. Si en el servicio de videoconferencia selecciona transmisión, llene los mismos datos como se mostró anteriormente en recepción, lo único que se agregaría serían las sedes a conectar, en la que debes proporcionar el nombre de la sede, dirección IP, contacto técnico, correo electrónico y teléfono, como se muestra. Debe llenar estos campos correctamente para añadir otra sede.

25 Estos son los servicios que puede encontrar en el Sistema de Tickets; ya que se ingresaron todos los datos que se te piden y elegiste el servicio que deseas al dar click en el botón registrar te aparecerá este mensaje: Se da click en el botón aceptar y posteriormente direcciona a esta página, en la que se hace la descripción general de todo sus datos, del servicio y del ticket que se le proporcionó. MENÚ DE OPCIONES: -Si da click en INICIO le direccionará a la misma página. -Si da click en SOLICITUDES le direccionará a esta página, en caso de que no haya solicitado un servicio:

26 Pero si ya ha solicitado algún servicio, le mostrará la siguiente página, en la que se le muestra la función de Ticket, Servicio, Encargado, Status, Fecha y posteriormente se explicará el apartado de seguimiento. Muestra el número de tickets, que se le ha otorgado, cuando solicitó un servicio. Si das click en cualquier núm. De ticket, te direccionarás a la pág. de descripción. Muestra el servicio que solicitó. Muestra el nombre del departamento que le resolverá el servicio que solicitó. Muestra el estado de su servicio, si está en proceso o ya se finalizó. Muestra la fecha en la que realizó el registro de su servicio. Si das click te direccionarás a la pág. de seguimiento. Barras de navegación Si da click en el número de ticket, le direccionará a la página de descripción, en la que se te muestra todos los datos que proporcionaste en registro de datos y toda la información referente a tu ticket. Si das click en este ícono Te direccionará a la página de seguimiento, en la que escribirás el mensaje que quieres enviar y si deseas adjuntar algún archivo, para darle seguimiento al servicio que solicitaste. La página se muestra a continuación: Aquí debe escribir tu mensaje Al dar click le direccionará a la pág. de registro. Al dar click le direccionará a la pág. de solicitudes en la que tiene todos tus tickets. Al dar click le direccionará a esta pág. Si desea adjuntar algún archivo

27 Las barras de navegación, te servirán para dirigirte al primer servicio que solicitó, que en este caso sería el botón de primero o 0 y para dirigirte al último servicio registrado darías click al botón 1 o último. Barras de navegación CONSULTAR STATUS DE UN TICKET En esta sección tendrá que introducir tu correo que se te fue proporcionado por la UNACH y el número de Ticket que se le asignó, como se muestra a continuación: Nota: Si el número de ticket que escribes es incorrecto te aparecerá un mensaje que dice: ticket no encontrado. En caso de que no recuerde el número de ticket, tendrá que iniciar sesión, que se encuentra en el apartado de Autentificación de usuario. Aquí debe escribir el correo que se le proporcionó la UNACH. Escriba el número de ticket que asignado al solicitar un servicio. Al darle click en Consultar ticket, direccionará a esta pág.

28 Esta sección servirá solo para checar si ya tiene respuesta del servicio que solicitó, es decir, el estado de tu ticket. Solo podrá visualizar el estado del ticket que elegiste. Para checar los demás tickets, debe iniciar sesión en el apartado de Autentificación de usuario y dirigirse a la opción de solicitudes. USUARIOS NO REGISTRADOS Esta sección es para las personas que no pertenecen a la UNACH, es decir, que no son alumnos, docentes y administrativos, por lo que no cuenta con un correo, que les asigna esta institución. Al dar click en usuario externo, lo direccionará a la página que se muestra a continuación: Aquí tendrá que llenar los campos con su información personal, como se indica.

29 Al dar click en este botón usted regresará a esta página. Al dar click en este botón usted visualizará las solicitudes que ha realizado. Al dar click en esta opción usted cerrará su sesión del sistema Formulario en el que tendrá que llenar todos los campos con sus datos respectivos Al dar click en este botón usted enviará su registro para su atención Puede añadir otro archivo En servicios te aparece lo siguiente: Para usuarios externos solo le brinda 2 opciones de servicios: Otras y Serv. de Internet. OTROS

30 Capacitación tecnológica: Al elegir este servicio, debe llenar correctamente los campos de: titulo del curso, objetivo del curso y en curso debe elegir una de las opciones que se le muestra a continuación: Ejemplo de cómo debe ser el llenado de los campos al seleccionar este servicio. Aquí debe escribir la fecha del curso, poner una fecha con 15 días posterior a la fecha actual, el formato que se utiliza es: día-mes-año. Aquí debe escribir la hora, del curso. Por ejm. Si es 4 pm, en esta opción escribirías 16:00. Se usa el formato de 24hrs. Préstamo de Laboratorio: Sí solicita este servicio, debe adjuntar el oficio de solicitud, firmado por el titular del área o dependencia, esta solicitud debe ser anticipada 10 días antes, debe llenar todos los campos, por ejemplo: fecha y horario del día en que vas a necesitar el laboratorio, para ver si está disponible, en

31 sistema operativo debes elegir con que sistema vas a trabajar, si elige Windows, deberás elegir que software necesitas por ejemplo Excel, si elige otro deberá especificar que software requiere y proporcionarlo para su instalación, debe elegir el recurso y red que necesita. Si elige Linux, debes seleccionar que recursos va a necesitar y si utilizará alguna red como se muestra a continuación, ya que son importantes para que se realice este servicio. En fecha debe escribir el díames-año, de cuando vas a necesitar el laboratorio. Aquí debe adjuntar el oficio de solicitud En horario debe escribir el horario que le corresponde al día que tú elegiste que vas a necesitar el laboratorio. En sistema operativo debe elegir con que sistema quieres trabajar en el laboratorio, software, recurso a utilizar y red. SERV. DE INTERNET Transmisión en Vivo por Internet: para este servicio es necesario que proporciones la señal de audio y video del evento, para poder transmitirlo, pero para esto debes adjuntar un oficio de solicitud firmado por el titular del área o dependencia y llenar correctamente los datos que se indican a continuación:

32 Aquí debe adjuntar el oficio de solicitud. Debe llenar estos campos correctamente Videoconferencia: Este servicio brinda 2 opciones, Recepción y Transmisión. Si selecciona Recepción, debe adjuntar oficio de solicitud firmado por el titular de área o dependencia. Llenar correctamente los datos que se les da, elegir en qué lugar será la transmisión y debe seleccionar que recurso va a utilizar en la sede local. Es necesario que lea las políticas de uso, ya que tendrá que aceptar estas políticas para que su registro se lleve a cabo correctamente y se le pueda hacer la recepción. A continuación se muestra como debe ser el llenado de este servicio. Aquí debe adjuntar el oficio de solicitud. Debe llenar estos campos correctamente El formato que se usa es: día-mes-año Debe seleccionar el lugar dónde será la transmisión Seleccione recurso a utilizar en la sede local. para leer las políticas de uso.

33 Si en el servicio de videoconferencia seleccionas transmisión, llenaría los mismos datos como se mostró anteriormente en recepción, lo único que se agregaría serían las sedes a conectar, en la que debe proporcionar el nombre de la sede, dirección IP, contacto técnico, correo electrónico y teléfono, como se muestra. Debes llenar estos campos correctamente para añadir otra sede. Al registrarte, te arrojará el siguiente mensaje: Debe conservar el número de su ticket para que posteriormente pueda checarlo, en la sección de consultar status de un ticket, en el que introducirás el correo que proporcionaste al registrar tus datos y el núm. De ticket que se le dio, para poder ver si el servicio que solicitó fue aceptado o si le ayudarán a resolver el problema.

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