CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS

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1 Cuentas de Cheques Revisión: 08 Página: 1 de 7 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Pág. 4 Sección 7.1 Se modifico el nombre de la operación Se agregó el registro de resumen de movimientos por proyecto. Se agregó el registro de resumen de movimientos por proyecto Sección 9 Se corrigió el código del registro. 02 Pág. 3 Sección 5 Se eliminó el puesto de fideicomiso y sus responsabilidades fueron agregadas al de Auxiliar contable. Se cambio el puesto de de Fideicomiso por Auxiliar contable, en las operaciones de 1 a Pág. 2 Sección 3.2 Se agregó el concepto de Fideicomiso, ya que es necesario para la comprensión del procedimiento. 03 Operación 5, en la columna registro se incluye el formato FT- FE-07 Auxiliar de movimientos de fideicomiso, FT-FE-09 Auxiliar de bancos, ya que proporciona evidencias para esa operación. Se incluyeron los formatos de: FT-FE-07 Auxiliar de movimientos de fideicomiso, FT-FE-09 Auxiliar de bancos Sección 10 Se incluyeron los formatos de: FT-FE-07 Auxiliar de movimientos de fideicomiso, FT-FE-09 Auxiliar de bancos Control de emisión Elaboró Revisó Aprobó C.P. Lucia Domínguez Lozano del Área de C.P. Gabriela Oropeza González Encargada del Despacho de la Dirección de Finanzas C.P. Marcela Luna López Secretaria de Finanzas y Administración FT-CTC-06/REV.00

2 Página: 2 de 9 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 04 Operación 5: Se sustituye el formato de FT-FE-04 conciliación bancaria de fideicomiso por el formato de conciliación bancaria FT-AC-04, derivado de un análisis al procedimiento se determina que es necesario unificarla con el formato utilizado en el área de Contabilidad. Se agrega el formato FT-AC-04 Conciliación Sección 9 Se agrega el formato FT-AC-04 Conciliación Pág. 8 Sección 10 Se agrega el formato FT-AC-04 Conciliación Pág. 3 Sección 3.1 Se elimina la sigla de SAGARPA ya que el CONACYT incluye los proyectos financiados por dicha Secretaría. 05 Pág. 4 Sección 6 Pág. 8 Sección 10 Se incluye política para la elaboración de las conciliaciones bancarias. Se eliminaron los formatos de auxiliar de movimientos de fideicomiso y auxiliar de bancos, y son sustituidos por el de formato para el registro diario de cheques expedidos, esto con el propósito de unificar los formatos con el área de contabilidad Pág. 4 Sección 3.2 Se elimina el informe programático, ya que actualmente no se realiza en el procedimiento. Sección 5 Se especificaron funciones en los puestos de Director de Finanzas. 06 Sección 7.1 Columna Suministrador (es), se elimina a la Dirección de Finanzas, al analizar el procedimientos se determino que no participa como tal Se elimina de la Columna Con quién o con qué, el termino de personalmente, se especifica el puesto, la persona u objeto que interviene en el desarrollo del procedimiento.

3 Página: 3 de 9 NIVEL DE REVISIÓN 06 SECCIÓN Y/O PÁGINA CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Operación 2, columna Quién hace qué, se modifica al Pág. 4 Sección 1 Sección 5 Sección 7.1 Se adecuo el propósito, esto con el objeto de clarificar el procedimiento. Se eliminan funciones del responsable del área que no aplican en dicho procedimiento. Se clarifica el requisito y/o expectativa de los usuarios. 07 Operación 3, se modifica el nombre del formato de Liberación de recursos. Operación 4, se agrega en el columna de quién hace qué al fondos específicos Pág. 8 Se modifica el nombre del formato de Liberación de recursos. Pág. 9 Sección 9 Se agregó el formato de Registro diario de cheques expedidos y se modifica el nombre del Liberación de recursos. 08 Sección 4 Se adecuaron las referencias

4 Página: 4 de 9 1. Propósito Verificar las aportaciones entregadas por la Institución financiadora y el manejo del fideicomiso o cuentas de cheque. 2. Alcance Aplica para los Subsidios 3. Glosario Siglas. COCYTEN: Consejo de Ciencia y Tecnología en el Estado de Nayarit CONACYT: Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología DF: Dirección de Finanzas PIFI: Programa Integral de Fortalecimiento Institucional PROMEP: Programa de Mejoramiento al Profesorado Representante institucional: se entenderá por este a la Unidad de Desarrollo Institucional. institucional: se entenderá por este al Rector. UDI: Unidad de Desarrollo Institucional UAN: de Nayarit Definiciones. Convenio: Clausulado que regula las condiciones y compromisos adquiridos de la UAN y la Institución Financiadora. Fideicomiso: Es un resguardo de un patrimonio en cantidades de dinero para hacer administrados de acuerdo a un contrato. Informe Financiero: Es el reporte cuantitativo del ejercicio de los recursos. Institución Financiadora: Es la que aporta los recursos para desarrollar los programas y proyectos apoyados a la Universidad. Subsidio Específico: Recursos que entregan las instancias para financiar proyectos en la UAN.

5 Página: 5 de 9 4. Referencias Código (cuando aplique) Nombre del documento NA Norma ISO 9001:2008 MC-CTC-01 Manual de Calidad NA Reglas de Operación (4.4.2 Derechos y Obligaciones, incisos a, b y c) NA Convenio 5. Responsabilidades : Dar seguimiento a los proyectos y elaborar los informes financieros. Auxiliar Contable: Realizar traspasos y reportes mensuales de los fideicomisos y cuentas de cheques. 6. Políticas 6.1 Toda operación bancaria deberá ajustarse a los lineamientos establecidos en el contrato de fideicomiso y cuentas de cheques. 6.2 Con el fin de verificar la aplicación de los recursos se realizarán mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas manejadas por los proyectos.

6 Página: 6 de 9 7. Acciones 7.1 Diagrama funcional Suministrador (es) Insumo(s) Entrada(s) Operaciones Básicas (Áreas involucradas) Área de Salida(s) (rendimiento) Usuario(s) o proceso Requisitos y/o expectativas de los usuarios Inicio Institución financiadora Depósito Bancario Apertura de cuenta de cheques por convenio 1 2 Apertura contrato de fideicomiso por convenio 3 Traspasos parciales del fideicomiso por proyecto a cuenta de cheques. Reportes del fideicomiso. 4 5 Conciliaciones Bancarias del fideicomiso y cuentas de cheques. Manejo del Fideicomiso para la aplicación de recurso, en los trámites de pago del proyecto. Dirección de Finanzas, Proveedores, Institución Financiadora, Organo de Fiscalización y auditoria interna, auditoria externa Verificar las aportaciones entregadas por la Institución Financiadora y la disponibilidad de recursos. Fin

7 Página: 7 de Descripción No. Operación Quién Hace qué 1 Apertura cuentas del de cheques por convenio. área de y el auxiliar contable. Con quién O con qué Con la Institución financiadora. Cuándo y Dónde En cuanto se hace la solicitud al Banco. Cómo Haciendo la apertura del contrato de cuenta de cheques. Registro 2 Apertura contrato fideicomiso convenio. de por del área de. Con institución la En cuanto se hace la solicitud al Banco. Haciendo la apertura del contrato y/o sub-contrato de fideicomiso. 3 Traspasos parciales del fideicomiso por proyecto a cuenta de cheques. 4 Reportes del fideicomiso. 5 Conciliaciones Bancarias del fideicomiso y cuentas de cheques del Con área de y el Auxiliar contable. del Con área de fondos específicos y el Auxiliar contable. Auxiliar contable. institución representante institucional. la el Con el estado de cuenta bancario. Cada vez que se requiera el recurso. Solicitando el traspaso por medio del formato de Liberación de recursos firmada por el comité técnico. FT-FE-02 En el caso del Elaborando el resumen de FT-FE-08 resumen de movimientos por proyecto que movimientos por entrega a la Dirección de proyectos cada Finanzas y elaborando el vez que se solicite Reporte del fideicomiso, que FT-FE-03 el recurso y para el entrega a la instancia reporte de financiadora. fideicomiso al final de cada mes. Al final de cada Elaborando la conciliación FT-AC-04 mes en cuanto se bancaria de fideicomiso y reciba el estado cuentas de cheques, con el de cuenta. registro diario de cheques FT-AE-06 expedidos.

8 Página: 8 de 9 8. Documentos Generados (control de registros). Código de registro o identificación única Nombre del registro Tiempo de conservación Lugar de almacén Disposición de los registros de conservarlo FT-FE-02 Liberación de recursos Archivo del área de FT-FE-03 Reporte del Fideicomiso Archivo del área de FT-FE-08 FT-AC-04 FT-AE-06 Resumen de movimientos por proyecto Conciliación bancaria Registro diario de cheques expedidos 9. Monitoreo y medición. No. Secuencia 5 Descripción de la actividad del seguimiento o medición Elaborando conciliaciones bancarias del fideicomiso y cuentas de cheques Periodicidad Nombre del registro Código Mensual Conciliación Bancaria FT-AC-04

9 Página: 9 de 9 FT-FE-02 FT-FE Anexos. Código (cuando aplique) Liberación de recursos Reporte del Fideicomiso Nombre FT-FE-08 FT-AC-04 FT-AE-06 Resumen de movimientos por proyecto Conciliación Bancaria Registro diario de cheques expedidos