SISTEMA DE TIMBRADO DE DOCUMENTOS

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1 SISTEMA DE TIMBRADO DE DOCUMENTOS Agosto 2006 Objetivos Lograr la transparencia de los hechos económicos que tienen incidencia tributaria, a través de su documentación, registro y declaración Mejorar el cumplimiento de las obligaciones de inscripción, declaración y pago de los contribuyentes Permitir a la Administración validar los documentos que sustentan crédito tributario del IVA; gastos y costos del Impuesto a la Renta y el traslado lícito de mercaderías

2 Timbrado de documentos Es la autorización otorgada por la Administración a los contribuyentes que cumplen con sus obligaciones tributarias, para la impresión y expedición de documentos tributarios por un período determinado. Esta autorización consiste en una clave numérica generada automáticamente por el sistema electrónico de la SET cada vez que el contribuyente requiera imprimir comprobantes de venta, comprobantes de retención y notas de remisión. SISTEMA DE TIMBRADO Imprentas 1. Solicita timbrado de Comprobantes de Venta y Retención y, notas de remisión 4. Imprime y entrega documentos Contribuyentes 5. Informa Impresiones Realizadas 3. Autoriza timbrado de documentos 2. Consulta autorización 6. Consultas sobre Validez de documentos LISTA BLANCA (Cumplimiento tributario): RUC, DECLARACIONES, DEUDAS 0. Autorización y control de imprentas BASE DE DATOS DE IMPRENTAS BASE DE DATOS DE DOCUMENTOS TIMBRADOS

3 BASE LEGAL DEL TIMBRADO Y USO DE DOCUMENTOS.. Ley 125/91, modificado por Ley 2421/04 Adecuación Fiscal Art Documentación: Todo comprobante de venta, así como los demás documentos que establezca la reglamentación deberá ser TIMBRADO por la Administración antes de ser utilizado por el contribuyente o responsable.

4 Disposiciones Reglamentarias Decreto Nº Timbrado 6539/05, Reglamento General de Resolución Nº 1382/05, Facturas, Boletas de Venta y Boletas de Venta simplificada. Resolución Nº 107/06, Autofacturas, Notas de Remisión, de Crédito y de Débito y comprobantes de Retención. Resolución Nº 414/06, aprobación de modelos y marcas de máquinas registradoras. Resolución Nº 915/06, régimen transitorio Resolución Nº 981/06, habilitación de imprentas, autoimpresores y usuarios de máquinas registradoras Autorización de impresión y timbrado de documentos La Administración entregará el timbrado de los documentos preimpresos a través de las imprentas habilitadas. El Timbrado de documentos emitidos mediante sistemas de computación o máquinas registradoras se efectuará directamente. Para la autorización de impresión y timbrado de documentos se tendrá en cuenta el cumplimiento tributario de los contribuyentes. Los documentos autorizados y timbrados tendrán un plazo de vigencia para su expedición no mayor a dos años

5 Documentos que deben ser timbrados Comprobantes de Venta: Acreditan la venta de bienes o la prestación de servicios. Documentos Complementarios: Son documentos contables relacionados con los Comprobantes de Venta. Comprobantes de Retención: Documentan la retención de impuestos. Notas de Remisión: Respaldan el traslado y el almacenamiento de mercaderías. Comprobantes de Venta 1. Facturas 2. Boletas de Venta, Boletas de Venta Simplificada 3. Autofacturas 4. Tickets 5. Entradas a espectáculos públicos 6. Boletos de transporte público 7. Boletos de loterías, sorteos, apuestas 8. Billetes de transporte aéreos.

6 Documentos Complementarios de Comprobantes de Venta Son: Notas de crédito Notas de débito Son documentos contables complementarios a los Comprobantes de Venta No sustenta por sí mismos la enajenación de bienes o la prestación de servicios Comprobantes de Venta

7 Factura Se debe utilizar exclusivamente en las transacciones realizadas entre contribuyentes del IVA. Es el único documento creado para sustentar el crédito fiscal del IVA Exige consignar obligatoriamente el nombre o razón social y RUC del adquirente del bien o usuario del servicio y la liquidación detallada del IVA. Permite también respaldar costos y gastos del impuesto a la Renta. Boletas de Venta Se deben utilizar en las ventas realizadas a consumidores o usuarios finales. Permiten respaldar costos y gastos del impuesto a la Renta cuando identifiquen al adquirente o usuario, pero no permiten la utilización del crédito fiscal del IVA. Podrán expedirlas con formatos simplificados únicamente los contribuyentes de Tributo Único o personas físicas de IMAGRO.

8 Autofactura Los expiden contribuyentes en su calidad de adquirentes de bienes o servicios a personas físicas Su uso estará sujeto a la reglamentación específica de cada impuesto Tickets Se expiden únicamente a través de máquinas registradoras autorizadas por la SET y deben utilizarse en las ventas realizadas a consumidores o usuarios finales. Respaldan costos y gastos del impuesto a la Renta cuando identifiquen al adquirente o usuario, pero no permiten utilizar el Crédito Fiscal del IVA No permiten sustentar crédito fiscal del IVA

9 Entradas a espectáculos; boletos de juegos de azar y de transporte público Se emiten y entregan consumidores finales. en operaciones con Permiten respaldar costos y gastos con efectos fiscales, pero no permiten la utilización del crédito fiscal del IVA. Tickets o Billetes Aéreos Los expiden las empresas de aviación o agencias de viaje por el transporte de pasajeros No son timbrados Permiten sustentar crédito fiscal del IVA y gastos y costos cuando cumplen los requisitos establecidos

10 Obligación de Expedir Comprobante de Venta Todos los contribuyentes que enajenen bienes o que presten servicios de cualquier naturaleza aún cuando no se encuentre afectada por tributos o se realice a título gratuito. Se entenderá por expedición el acto de emisión y entrega del comprobante de venta. Oportunidad de expedición de los comprobantes de venta Al momento de la entrega del bien o prestación del servicio Al momento de percibirse el pago total o parcial Al momento de afectarse el bien para uso o consumo personal Al momento de concluirse cada período, fase o etapa, de servicios prestado por etapas, por el monto que corresponda. En las ventas concertadas por medios electrónicos, teléfono o fax, el comprobante deberá emitirse al momento en que se percibe el pago y remitirse en el día. Los bancos podrán consignar en un solo Comprobante de Venta el total detallado de los servicios prestados durante el mes y entregarlo junto con el estado de cuenta.

11 Excepción a la obligación de expedir comprobantes de venta Transacciones realizadas con consumidores finales por montos no mayores a Gs.20,000, Deberá emitirse una boleta de venta al final del día por el valor de las transacciones realizadas sin documentación Consulta de validez de los documentos Todas las transacciones deben estar respaldadas por sus respectivos comprobantes y solamente de la fe que estos merezcan resultará su valor probatorio de aquellas La Administración Tributaria pondrá a disposición de los contribuyentes los medios de consulta para verificar la validez de los documentos de compra

12 Requisitos de los Comprobantes de Venta Numeración de documentos Constará de 13 dígitos: Ej Los tres primeros (001) corresponderán al código del establecimiento declarado en el RUC. Los siguientes tres dígitos (002) corresponderán al punto de expedición dentro de dicho establecimiento habilitado por el contribuyente, según sus necesidades operativas y de control. Los últimos siete dígitos ( ) serán asignados en forma secuencial por la SET.

13 Numeración de documentos COMPROBANTE DE VENTA Nº: CODIGO DE ESTABLECIMIENTO: PUNTO DE EMISION : NUMERACION SECUENCIAL : Podrá omitirse la impresión de los ceros a la izquierda del número secuencial pero deberán completarse los siete dígitos antes de iniciar la nueva numeración ES OBLIGATORIO CONSIGNAR EL NOMBRE DEL COMPRADOR Y SU RUC EN LAS FACTURAS CASA FERNANDEZ SRL Av. Defensores del Chaco Y Pycasu, Mercado de Abasto, bloque A local 36 Factura Suc. Yegros 645 Y Cerro Corá -Asunción Tel Distribuidora de Mercaderia TIMBRADO VALIDO HASTA SEPTIEMBRE 2007 RUC CFEB858210L FACTURA Nº FECHA DE EMISIÓN: 18 de enero 2007 CONDICION DE VENTA: CONTADO / X / CREDITO / / RUC AASA NOMBRE O RAZÓN SOCIAL : Arnaldo Amarilla Sosa PRECIO VALOR DE VENTA DESCRIPCIÓN CANTIDAD EXENTAS 5% 4 Cajas de arvejas de 12 latas c/u UNITARIO % Cajas de yerba mate de 12 unidades Cajas de tomate natural INCLUYE TANTAS COLUMNAS COMO TASAS DEL IVA GRAVAN LAS VENTAS DEL CONTRIBUYENTE TOTAL A PAGAR LIQUIDACION DEL IVA: ( 5%) 8571 (10%) 7273 TOTAL IVA HABILITACIÓN Nº 2345 COPIMAX IMPRESIONES S.A. RUC CIMA905890X ESTADOS UNIDOS 178 /FULGENCIO MORENO -ASUNCION ES INDISPENSABLE INCLUIR LA LIQUIDACIÓN DEL IVA EN LAS FACTURAS ORIGINAL: COMPRADOR COPIA: ARCHIVO TRIBUTARIO

14 Boletas de Venta SI EL COMPRADOR NO SE IDENTIFICA SE DEBERÁ CONSIGNAR XX EN EL CAMPO DE RUC O CI Y SIN NOMBRE EN EL CAMPO DEL NOMBRE O RAZÓN SOCIAL CASA FERNANDEZ SRL Av. Defensores del Chaco Y Pycasu, Mercado de Abasto, bloque A local 36 Suc. Yegros 645 y Cerro Corá -Asunción Distribuidora de Mercaderia FECHA: 15 enero 2007 RUC Ó CEDULA DE IDENTIDAD NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Yolanda Castro Valdez CANTIDAD DESCRIPCIÓN Telf TIMBRADO VÁLIDO HASTA SEPTIEMBRE 2007 RUC CFEB858210L BOLETA DE VENTA Nº PRECIO Tasa VALOR DE VENTA UNITARIO IVA % 2 Limpia Muebles % kilo Yerba % Mazos de lechuga TOTAL A PAGAR HABILITACIÓN Nº 2345 COPIMAX IMPRESIONES S.A. RUC CIMA905890X INCLUYE UNA COLUMNA PARA INDICAR LA TASA DEL IVA DE CADA ARTÍCULO VENDIDO ESTADO UNIDOS 178 C/FULGENCIO MORENO -ASUNCION ORIGINAL: COMPRADOR COPIA: ARCHIVO TRIBUTARIO Boletas de Venta Simplificada SÓLO SE REQUIERE INCLUIR LA CÉDULA O RUC DEL COMPRADOR Ó XX SI NO SE NO ES NECESARIO IDENTIFICA DETALLAR LA VENTA LUCIO MARTINEZ PEREZ Palma E/15 agosto VENTA DE MINUTAS LUCIO MARTINEZ PEREZ Palma E/15 agosto RUC O CI: XX RUC O CI: XX NOMBRE: SIN NOMBRE FECHA:24 OCTUBRE 2006 NOMBRE: SIN NOMBRE FECHA:24 OCTUBRE 2006 CANTIDAD PRODUCTO PRECIO VALOR DE VENTA CANTIDADPRODUCTO PRECIO VALOR DE VENTA 2 EMPANADAS EMPANADAS GASEOSAS GASEOSAS POSTRES POSTRES TOTAL A PAGAR TOTAL A PAGAR HABILITACIÓN Nº 2345 ORIGINAL: COMPRADOR HABILITACIÓN Nº 2345 ORIGINAL: COMPRADOR COPIMAX IMPRESIONES S.A. COPIA: VENDEDOR COPIMAX IMPRESIONES S.A. COPIA: VENDEDOR RUC CIMA905890X Estados Unidos 178 -Asunción TIMBRADO Nº válido hasta octubre 2007 RUC MAPL592510N BOLETA DE VENTA VENTA DE MINUTAS RUC CIMA905890X Estados Unidos 178 -Asunción TIMBRADO Nº válido hasta octubre 2007 RUC MAPL592510N BOLETA DE VENTA ORIGINAL Y COPIA PUEDEN SER DESPRENDIBLES

15 TICKETS TIMBRADO Nº RUC HFRB M HELADERIA FRESQUITO SRL Palma 584 y 14 de mayo- Asunción TICKET Nº FECHA 18/10/2005 HORA: Nº CÉDULA O RUC: CONO CHOCO BANANA AGUA MINERAL CAFÉ EXPRESO TOTAL UNIVERSAL XP300 SERIE Régimen de traslado de mercaderías

16 Notas de Remisión Son documentos que respaldan el traslado de mercaderías o bienes dentro del territorio nacional y el almacenamiento de las mercaderías objeto del traslado. Deben ser expedidas obligatoriamente en forma previa al traslado y acompañar a la mercadería durante todo el trayecto. No son comprobantes de venta y no sustituyen a los documentos exigidos por otras entidades para el traslado productos específicos Notas de Remisión obligados a expedirlas El propietario, el prestador del servicio de transporte o el poseedor de los bienes al inicio del traslado; El transportista, cuando se trate de bienes pertenecientes a sujetos no obligados a expedir Comprobantes de Venta

17 Notas de Remisión: Excepciones Cuando el Comprobante de Venta acompañe el transporte de mercaderías. Deberá incluir los mismo datos que la Nota de Remisión y una copia adicional Consumidor final, siempre que porte el respectivo Comprobante de Venta Nota de Remisión REPUESTOS FERNANDEZ SRL España 124 E/ Artigas-Asunción Telf Suc. Yegros 645 Y Cerro Corá -Asunción Venta de Autorepuestos NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL DESTINATARIO HELADERIA FRESQUITO SRL RUC o C. I. DEL DESTINATARIO: HFRB985430M DIRECCIÓN COMPLETA DEL PUNTO DE PARTIDA DIRECCIÓN COMPLETA PUNTO LLEGADA Yegros 645 Y Cerro Corá -Asunción Palma 584 y 14 de Mayo-Asunción FECHA DE INICIO DEL TRASLADO FECHA DE TÉRMINO DEL TRASLADO MARCA VEHICULO DE TRANSPORTE CHEVROLET HI LUX NÚMERO DE RUA ASX 675 NOMBRE O RAZÓN SOCIAL TRANSPORTISTA REPUESTOS FERNANDEZ SRL RUC TRANSPORTISTA RFEB858210L NOMBRE CONDUCTOR: Jacinto Pomalaza DIRECCIÓN DEL CONDUCTOR: Las Palmeras 453 C/Choferes del Chaco TIMBRADO Nº VALIDO HASTA NOVIEMBRE DE 2007 RUC RFEB858210L NOTA DE REMISIÓN CÉDULA IDENTIFICACIÓN CONDUCTOR MOTIVO DE TRASLADO (marque una sola opción, deberá utilizar un documento por cada motivo de traslado) venta ( X ) importación ( ) traslado locales empresa ( ) emisor móvil ( ) exportacion ( ) consignación ( ) transformación ( ) exhibición ( ) compra ( ) devolución ( ) reparación ( ) ferias ( ) otros (indique motivos previstos) Comprobante de no Venta: FACTURA CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE LA MERCADERIA 1 MOTOR REFRIGERADOR LION 3456 SERIE GFR456 SE PODRÁ IMPRIMIR SÓLO LOS MOTIVOS DE TRASLADO HABITUALES DEL CONTRIBUYENTE SE DEBERÁ CONSIGNAR OBLIGATORIAMENTE EL NÚMERO DE COMPROBANTE DE VENTA CUANDO EL MOTIVO DE TRASLADO SEA VENTA, EXPORTACION O CONSIGNACIÓN HABILITACIÓN Nº 2345 COPIMAX IMPRESIONES S.A. RUC CIMA905890X Estados Unidos 178 C/Fulgencio R. Moreno -Asunción ORIGINAL: DESTINATARIO PRIMERA COPIA: REMITENTE SEGUNDA COPIA: SET

18 Comprobantes de Retención Son los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los Agentes de Retención Comprobantes de Retención

19 Expedición, registro y archivo de documentos Los documentos que se expidan no deberán contener enmiendas ni tachaduras El original y copias se deben completar en forma simultanea usando papel copia Los usuarios de máquinas registradoras y sistemas de computación deben tener comprobantes manuales expedición, registro y archivo de documentos La primera copia de los documentos se destinará al archivo tributario La Administración establecerá condiciones para la implantación gradual del archivo magnético de documentos Los usuarios de máquinas registradoras llevarán libro diario de operaciones Las empresas de transporte urbano llevaran un registro de secuencia de pasajes entregados por cada unidad

20 Comunicación de uso temporal de documentos Cuando se modifiquen datos del Registro Único de Contribuyentes, siempre que dicho cambio haya sido declarado Cuando el contribuyente requiera emitir comprobantes de venta en dirección diferente a la que consta en los documentos Se deberá colocar los nuevos datos mediante sellos o cualquier otra forma de impresión Baja de documentos timbrados Los documentos timbrados no utilizados deberán ser dados de baja dentro de los 10 días hábiles desde: Vencimiento de vigencia de timbrado. Modificación de datos del RUC. Cierre del establecimiento o punto de expedición. Cancelación o suspensión del RUC. Robo, extravío, destrucción. Documentos impresos no retirados Errores de impresión.

21 IMPRENTAS HABILITADAS.. Imprentas: requisitos para su habilitación Tener como actividad económica la de imprenta Estar al día en sus obligaciones tributarias Declarar en el RUC los establecimientos donde se prestará el servicio Ser propietaria o arrendataria exclusiva de la maquinaria de impresión necesaria para elaboración de documentos La maquinaria deberá estar físicamente ubicada en sus establecimientos declarados

22 Habilitación de Imprentas La SET habilitará a las imprentas que: Cuenten con el equipo necesario ubicado en sus establecimientos declarados en el RUC. Estén al día en sus obligaciones tributarias. Hayan cumplido con la presentación de los reportes establecidos en la Resolución 251/00. Tengan teléfono, dirección de correo electrónico y acceso a Internet. Imprentas: obligaciones Tramitar las solicitudes de autorización para la impresión y timbrado de documentos Verificar la identidad y los datos de los contribuyentes que solicitan la impresión de documentos Solicitar al contribuyente su conformidad con los datos de la autorización y timbrado otorgado por la Administración Imprimir obligatoriamente los datos consignados en la autorización de impresión otorgada por la Administración Tributaria

23 imprentas: obligaciones.. Entregar al contribuyente copia de la autorización del timbrado y del reporte de impresión presentado Guardar documentos de respaldo de los trabajos de impresión Imprimir documentos con todos los requisitos establecidos Declarar los trabajos realizados Emitir y entregar comprobantes de venta imprentas: obligaciones Declarar oportunamente los cambios de información en el RUC y los relacionados con su habilitación Informar sobre el hurto, robo, extravío o destrucción de documentos impresos Solicitar la baja de documentos impresos no retirados en 3 meses Cumplir con sus obligaciones tributarias y con las obligaciones previstas en este Decreto Facilitar las tareas de control y verificación de la SET

24 Obligación de verificar la validez del RUC Actualmente las imprentas deben verificar en el sitio en Internet: la validez del Identificador del Registro Único de Contribuyentes de la persona física o jurídica que solicita la impresión de documentos. No pueden imprimir documentos a contribuyentes que no se encuentran inscriptos en el RUC. Imprentas: prohibiciones Imprimir documentos sin autorización Imprimir documentos cuya impresión fue autorizada a otra imprenta Ceder a terceros o subcontratar todo o parte del trabajo de elaboración de documentos timbrados Repetir por cualquier motivo la impresión de documentos elaborados y entregados previamente Reponer documentos robados, extraviados o deteriorados Imprimir documentos autorizados que hayan sido declarados como no impresos

25 Imprentas: sanciones.. Bloqueo automático Por no declarar los trabajos realizados en forma y plazo Cuando no se encuentren al día en sus obligaciones tributarias Cuando no faciliten o entorpezcan las tareas de control y verificación de la Administración Tributaria. Inhabilitación temporal o definitiva Cuando no cumplan con las obligaciones y prohibiciones establecidas en el Decreto Máquinas Registradoras Requisitos: Que sean de programa cerrado, Que no utilicen sistemas de impresión térmica; Que permitan al menos incluir la cédula de identificación del comprador y Que permitan la impresión de los tickets con los demás requisitos establecidos en el Artículo 24º del citado Decreto. Los fabricantes, importadores o distribuidores deben declarara los modelos y marcas, de las máquinas que cumplen con dichos requisitos.

26 Máquinas Registradoras La nómina de marcas y modelos de máquinas registradoras autorizadas por la SET está disponible en la página Web, Los contribuyentes que utilicen máquinas registradoras autorizadas para la expedición de tickets deberán presentar una declaración de uso a través del Sistema de Timbrado. La SET otorgará el Timbrado correspondiente que deberán consignarlo obligatoriamente en los tickets que se expidan. Autoimpresores Son autoimpresores los contribuyentes que utilizan sus propios sistemas de computación para la impresión de sus comprobantes de venta y demás documentos Elaboran sus formatos. Asignan la denominación y numeración de sus documentos. Completan los requisitos de llenado de documentos. Ejemplos: supermercados, farmacias, empresas de servicios Públicos, etc. No son autoimpresores los contribuyentes que utilizan sistemas de computación para el llenado de documentos preimpresos por las empresas gráficas.

27 Timbrado para Autoimpresores La SET autorizará excepcionalmente la autoimpresión de documentos a los contribuyentes que: Por la naturaleza de sus actividades lo requieran; Pertenezcan a la jurisdicción de Grandes y Medianos contribuyentes. Estén al día con sus obligaciones tributarias. El software que utilicen cuente con mecanismos de seguridad y controles de auditoria. El sistema de facturación esté integrado al sistema de contabilidad declarado a la SET. Todos los autoimpresores deberán presentar mensualmente el detalle de sus transacciones. Implantación Sistema de Timbrado Las solicitudes de timbrado de documentos preimpresos se realizarán a través de las Imprentas habilitadas. Las solicitudes de autoimpresores y usuarios de máquinas registradoras se efectuarán a través del Sistema de Timbrado que estará disponible en la página Web de la SET, La SET entregará a los contribuyentes la clave de acceso al Sistema de Timbrado.

28 Cronograma de implantación Sistema de Timbrado 17 de julio: Inicio de habilitación de imprentas 14 de agosto: Inicio de la presentación de declaraciones de uso de máquinas registradoras autorizadas y solicitud de timbrado. Inicio de presentación de solicitudes de autorización y timbrado por autoimpresores 30 de septiembre: Inicio del timbrado de documentos preimpresos a través de las imprentas habilitadas. Régimen Transitorio Tendrán validez hasta el 31 de diciembre de 2006: los documentos preimpresos por las empresas gráficas los Tickets de máquinas registradoras los Comprobantes impresos por sistemas de computación autorizados (autoimpresores) que hayan sido aprobados con la normativa anterior

29 Régimen transitorio Los documentos en existencia al 31 de diciembre de 2006 que no estén timbrados deberán ser destruidos y deberá elaborarse un Acta circunstanciada que contendrá: La fecha de destrucción Tipo y numeración secuencial de los documentos destruidos. Firma del contribuyente y contador. Sistema de Timbrado Entrega de claves de usuarios Desde el 10 de julio de 2006 se está entregando la clave de acceso a las imprentas, autoimpresores y usuarios de máquinas registradoras A partir del 1 de septiembre del 2006 se entregará las claves de acceso a Grandes Contribuyentes en las Oficinas de la DGGC Las claves de acceso se pueden solicitar a indicando RUC, nombre y teléfono. Las claves serán entregadas personalmente al contribuyente o al representante legal registrado en el RUC, previa acreditación de su identidad y firma del Acta de manifestación de voluntad.

30

31 FIN

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