Sistema de Gestión de Espera Múltiples puestos de distinta gestión (Gestión y estadísticas generales y por puestos)

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1 Sistema de Gestión de Espera Múltiples puestos de distinta gestión (Gestión y estadísticas generales y por puestos) Se propone la confección, suministro e instalación de un Sistema de Gestión de Espera basado fundamentalmente en la optimización y mejora de la recepción. El sistema está compuesto por los elementos Hardware y Software, que a continuación se detallan. Zona de Recepción: o (1) dispensador de ticket con pie que iría instalado en esta zona. Zona de Espera: o (1) panel de información general para facilitar información de los números llamados, este panel iría instalado en la zona de Espera, e informará de los últimos números llamados. Zona de Atención: o (6) paneles de puesto de información de número de turno y número de puesto o (6) Teclados virtuales en cada uno de los PCs de puesto de trabajo. Zona de Servidores: o Software de gestión del sistema, compuesto por Motor del Sistema, Configuraciones, Impresora virtual, Software de Alarmas y Estadísticas, Supervisión del sistema en tiempo real.

2 Estructura de la instalación. TCPIP (TCPIP + RS232 / USB) En esta arquitectura se puede observar como el dispensador y las pantallas de grupo están conectados a la red local Ethernet TCP/IP y las pantallas de puesto están conectadas directamente a cada ordenador del puesto de trabajo vía RS232 o USB.

3 HARWARE INCLUIDO EN LA OFERTA Denominación Nr. SI / NO Servidor (Ordenador PC Compatible con Procesador Intel Pentium 4 a 2 Giga Hertz con 512 MB de RAM, 100 MB de espacio disponible en el disco duro, CD-ROM y uno o dos puertos series disponibles según la arquitectura de sistema)... NO - Dispensador de tickets con pie... SI 1 Pantallas de grupo (3 líneas)... SI 1 Conversor... SI 1

4 DISPENSADOR DE TICKETS con PIE El Dispensador de Tickets tiene como función la de generar un número de turno para el puesto o gestión seleccionada por el usuario, para integrarse en el sistema de Gestión de Espera, el cual se utilizará tanto para la atención al cliente como para las bases de datos y estadísticas del Sistema. Este número de turno que se ha generado quedará impreso físicamente a través de la impresora interna que posee el Dispensador. Para solicitar un número de turno dispondremos de una botonera física con un máximo de 6 botones, cada uno de estos botones indicarían el nombre del servicio que queremos solicitar mediante carátulas intercambiables describiendo los servicios que atienden, estos botones podrían activarse tanto por Software como por Hardware.

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12 SOFTWARE MP INCLUIDO EN LA OFERTA Denominación Logotipo Lugar de instalación Copias instaladas Motor del Sistema servidor 1 Herramienta de Configuración servidor 1 Teclado Virtual puestos de trabajo 6 Dispensador Virtual cualquiera 1 Supervisión en Tiempo Real Estadísticas Personalización del Ticket puestos de supervisión puestos de supervisión servidor 1 1 1

13 EL MOTOR DEL SISTEMA El motor se ocupa de gestionar las comunicaciones con los teclados virtuales o físicos, con el dispensador de tickets y con las pantallas de grupo (y según la configuración con las pantallas de puesto también) además de ocuparse de la administración de la Base de Datos Microsoft Access 2000 o Microsoft SQL Server dentro de la cual almacena los números de tickets dispensados a los clientes para luego recuperarlos, llamarlos y efectuar el seguimiento de los mismos (grabación de la hora de emisión, la de atención, la de cierre, etc.). Además de visualizar informaciones sobre el turno, el motor visualiza también algunos datos técnicos del sistema como el número de conexiones TCP/IP activas, el número de errores de transmisión y el numero de paquetes enviados o recibidos a o desde los varios dispositivos. En la parte baja de la pantalla se encuentra la Zona de los Mensajes donde es posible visionar la actividad del servidor paso a paso y que resulta muy útil a la hora de detectar y solucionar eventuales problemas. Desde el motor es posible enviar mensajes a los Teclados Virtuales y cambiar las prioridades de los servicios activos en marcha es decir sin tener que parar el sistema. Cada vez que se arranca el Motor del Sistema comprueba el buen funcionamiento de las pantallas y en caso de fallos hardware las excluye del sistema para no comprometer el buen funcionamiento del mismo. El Motor tiene incorporado también un sistema de recuperación de fallos de forma que si por cualquiera razón se tuviera que re-inicializar la aplicación esta recuperaría su estado antes del cierre.

14 HERRAMIENTA DE CONFIGURACIÓN La Herramienta de Configuración permite configurar el sistema de Gestión de Espera. En detalle se pueden configurar los parámetros generales de funcionamiento del sistema así como todos los parámetros de funcionamiento de los dispositivos presentes tal como el dispensador, las pantallas de grupo, los puestos de trabajo con sus pantallas de puesto, los servicios, los usuarios y las condiciones de alarmas. SUPERVISIÓN EN TIEMPO REAL La Herramienta de Supervisión en Tiempo Real permite visualizar el estado del sistema de Gestión de Espera en tiempo real. De forma simple y rápida es posible ver el numero de ticket en cada estado para cada servicio además de los tiempos medios de espera y de atención y del ultimo numero de ticket llamado para cada servicio. TECLADO VIRTUAL El Teclado Virtual permite al operador llamar el numero siguiente por atender, re-llamarlo en pantalla o por megafonía según el tipo de instalación o reenviarlo a otro servicio o puesto de trabajo.

15 ESTADÍSTICAS El software de Estadísticas permite visualizar una serie de estadísticas de resumen sobre los varios servicios de atención al público. Las estadísticas de funcionamiento del sistema permiten trazar un cuadro lo mas exhaustivo posible sobre los Servicios prestados al publico midiendo la cantidad (numero de tickets emitidos, números de clientes atendidos, etc.) como la calidad (tiempos medios de espera, tiempos medios de atención, etc.) de la actividad desarrollada a lo largo del tiempo. Las Estadísticas incluyen gráficos y de todo tipo (tartas, barras, etc.) y se pueden instalar en cualquier ordenador de la red local TCP/IP o en ordenadores fuera de la red actuando simplemente sobre una copia de la base de datos. PERSONALIZACIÓN DEL TICKET El software de Personalización del Ticket permite personalizar el ticket del dispensador añadiendo, eliminando o modificando todos los elementos que lo componen tales como el logotipo, la denominación de la entidad, el nombre del servicios, las informaciones publicitarias, la fecha y la hora, el numero de clientes en espera y el tiempo medio de espera.

16 HARDWARE Y SOFTWARE NO INCLUIDOS EN LA OFERTA Hardware Servidor (1 Ordenador IBM Compatible con Procesador Intel Pentium 4 a 2 Giga Hertz con 512 MB de RAM, 100 MB de espacio disponible en el disco duro, CD-ROM y uno o dos puertos series disponibles según la arquitectura de sistema). Nota: Recomendamos, para el buen funcionamiento del sistema, que el servidor esté dedicado a la aplicación. Software 1 Licencia Microsoft Windows 2000 (para el servidor). 1 Licencia Microsoft Access 2000 (para el servidor).

17 SUBDIVISIÓN DE LAS TAREAS DE INSTALACIÓN Tarea Cliente Publimar Tirada del cableado... X - Tirada de líneas de alimentación eléctrica... X - Anclaje del Dispensador de Tickets... - X Anclaje de las Pantallas de Grupo... - X Anclaje de las Pantallas de Puesto... - X Instalación sistema operativo Servidor... X - Instalación y configuración aplicaciones Servidor... - X Instalación y configuración aplicaciones Puestos de Atención... - X Pruebas de funcionalidad... - X Nota: para la instalación se requiere punto de corriente a pie de rótulo.

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