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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Voluntad. Conocimiento. Servicio Facturación Electrónica SAP Memoria Que como parte de los requisitos para obtener El título de Ingeniero en Tecnologías de la Información y Comunicación Presenta Alma Delia González Viñez M. en C. Raúl García Pérez I.S.C. Daniel Rivera Asesor de la UTEQ Asesor de la Empresa Santiago de Querétaro, 30 Mayo de

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3 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Voluntad. Conocimiento. Servicio Facturación Electrónica SAP Memoria Que como parte de los requisitos para obtener El título de Ingeniero en Tecnologías de la Información y Comunicación Presenta Alma Delia González Viñez M. en C. Raúl García Pérez I.S.C. Daniel Rivera Asesor de la UTEQ Asesor de la Empresa Santiago de Querétaro, 30 Mayo de

4 Facturación Electrónica en Sistema de SAP SQL RESUMEN Vicma cuenta con 2 empresas, Vicma Querétaro SA y Vicma México SA. Las 2 empresas poseen facturación centralizada en SAP (Sistema, Aplicaciones y productos) y la impresión de los pedidos Facturados son en papel. Para realizar el proceso de Facturación Electrónica se necesita de un sistema informático que genere las facturas electrónicas en este caso es: es una solución conformada por dos productos o componentes fundamentales que son Server y xdoc. xdoc (+Mapping Tool) es el producto que interactúa con el sistema emisor de documentos (ERP, Facturador Legacy, etc). La gran ventaja que tiene es que ofrece una forma natural de integrarse con el sistema emisor de documentos a través de impresoras virtuales Virtual Printers). Esta forma de integración permite que el impacto en los procesos tecnológicos y de negocio en la organización sean mínimos, reduciendo además los costos y el tiempo total del proyecto de implantación. Utilizando la herramienta de mapeo Mapping Tool) es posible tomar el spool de impresión resultante de la emisión de un documento a través de las impresoras virtuales, y convertirlo a un formato estándar XML previamente definido. De esta forma xdoc absorbe la complejidad de la construcción de una interfaz de integración. Adicionalmente esta herramienta soporta otras formas de integración tales como archivos de texto, API s personalizadas, etc. Server es el producto que constituye el repositorio final de los documentos electrónicos. Una vez que xdoc procesa los documentos estos son enviados a 3

5 Server donde se almacenan, se gestionan y se distribuyen electrónicamente a los receptores finales. Por otra parte, también es capaz de recibir documentos electrónicos enviados por otros emisores, almacenarlos, validarlos y enviarlos al destinatario. Incluso a través de xdoc es posible dejar los documentos disponibles para ser inyectados en el módulo de Cuentas a Pagar de los sistemas receptores de documentos (ERP, Facturador Legacy, etc). Server cuenta con una interfaz Web que permite administrar y configurar el producto, al igual que con un poderoso motor de búsqueda y gestión de documentos. (Palabras clave: Facturación Electrónica, SAP, SIGNATURE) ABSTRACT Vicman has 2 companies, Vicmar Vicman Queretaro Mexico SA and SA. The 2 companies have centralized billing in SAP (System Applications and Products) and printing Billed orders are on paper. To perform the electronic billing process requires a computer system to generate electronic invoices in this case is: ture solution is comprised of two key components or products are ture Server and ture xdoc. ture xdoc (+ Mapping Tool) is the product that interacts with the document issuing system (ERP, Legacy Biller, etc). The big advantage we have is that it provides a natural way to integrate with document issuing system via virtual printers ture Virtual Printers). This form of integration allows the impact on business and technology processes in the 4

6 organization are minimized, further reducing costs and the total time of project implementation. Using the mapping tool ture Mapping Tool) is to take the print spool resulting from the issuance of a document through the virtual printer and convert it to a previously defined XML standard format. Thus xdoc ture absorbs the complexity of building an integration interface. Additionally, this tool supports other forms of integration such as text files, custom API's, etc. ture Server is the product that is the final repository of electronic documents. Once xdoc ture process the documents they are sent a ture Server where they are stored, managed and distributed electronically to the receiving end. On the other hand, it is capable of receiving electronic documents sent by other issuers, store, validate and send to the recipient. Even through xdoc ture can leave the documents available to be injected into the Accounts Payable module of the document receiving systems (ERP, Legacy Biller, etc). ture Server has a Web interface to manage and configure the product, like a powerful search engine and document management. (Keywords: electronic invoicing, SAP, SIGNATURE) 5

7 DEDICATORIA La presente tesis está dedicada a Dios por dame fe y fortaleza para poder terminar mi carrera, un reto que ha sido difícil, estudiando, trabajando, compitiendo en Tae Kwon do. A mis padres que me dieron todo su apoyo incondicional. A mis hermanos que con sus alegrías me hacían olvidar mi mundo de estrés A mi Richy que le dio ese sazón de sabor a mi vida A mis compañeros Verónica, Raquel, Felipe, que sin duda valió la pena cada desvelada en la escuela. A mis profesores que durante el tiempo que estuve en la escuela me enseñaron más que letras y números, gracias por su paciencia. A Marco Antonio Morales, que más que un compañero de trabajo, es un gran amigo que con su experiencia y madurez me ha apoyado en situaciones difíciles. A cada uno de mis compañeros de equipo de trabajo. A Ing., Jorge Raigosa, que creyó firmemente en mi, cuando me dio la oportunidad de seguir estudiando a pesar de seguir laborando en su equipo de trabajo. 6

8 AGRADECIMIENTOS Dentro de todos los agradecimientos que se detallan en esta tesis, se retoma la historia de una gran mujer que, en su afán por superarse, Intenta día tras día dar continuidad a su formación académica y personal. Considero esta tesis como una extensión de mi personalidad, donde probablemente se desprende el amor por un deporte y las esperanzas de una mujer que toma retos, rompe con obstáculos, ordenando sus conocimientos en el intento de devolverle a esta disciplina, algo de lo que ella le dio anteriormente. De familia humilde y trabajadora, humildes en la balanza social en la que nos medimos, pero ricos en valores, supieron proporcionarme todo lo necesario para que me sintiera querido y absolutamente feliz. Mis padres y mis hermanos fueron el mejor de los sustentos para que se forjaran mis cimientos. Agradezco a dios por llenarme la vida de dicha y bendiciones Gracias Papá, porque de ti aprendí que no vale todo en esta vida, y que la dignidad es un cimiento firme sobre el que sentirse seguro y al que no todos 7

9 aspiran. Has trabajado para darnos lo mejor, y te confesaré uno de los recuerdos más bonitos de mi vida, fueron cuando me regalaste las sandalias aquellas una noche llegando de trabajar. tú me exigiste que fuera constante en mis proyectos, y te estaré eternamente agradecido, así como al no rendirse. Gracias Mamá, porque has sido incondicional en todo lo que he hecho, comprensiva, generosa, desprendida, tierna. Me has enseñado a esforzarme por ser mejor persona, ya que tú eres sin duda la mejor que conozco. Gracias por aguantar mis malos ratos, mi mal humor cuando estaba a dieta para competir, por darme todos los caprichos que has podido, y sobre todo por estar junto a mi pase lo que pase, por sufrir mis decepciones y por disfrutar mis alegrías, gracias por ser como eres. Gracias a mis hermanos con los que compartí experiencias de infancia que sin duda marcaron mi vida que en los momentos difíciles siempre han estado ahí, sé que me quieren y aunque no siempre se los demuestre, yo también a ustedes. Pero si hoy soy quién soy, es porque un día me apunté a una clase de Tae Kwon Do, sin saberlo una actividad que marcaría el resto de mi vida. Gracias a Omar Hernández Orduña, profesor de Tae Kwon do por que tuve la posibilidad de introducirme en una especialidad deportiva apasionante, y de conocer a una persona excepcional. Él me enseño las bases, y me abrió las puertas para seguir progresando cuando creyó que lo necesitaba, lo cual describe exactamente su personalidad Si hoy soy quién soy es por usted profesor donde quiera que le lleve su camino, el alumno puede perder de vista a su maestro, pero no olvidarlo, me siento la más 8

10 afortunada del mundo por haber sido tallada por tu mano, por haber compartido tus conocimientos, tu filosofía y tu amistad, y por llevar para siempre tu firma. Has logrado que integre en mí una forma de entender las cosas, de disfrutar de mis seres queridos y de luchar por mis sueños, que hacen que cada día se abran puertas en mi vida. Me enseñaste el Tae, porque eras el mejor, me enseñaste en valores, pero me enseñaste algo muy importante la lealtad la lealtad ante los padres, maestros, amigos, país pero sobre todo a ti mismo. Agradezco haber encontrado el amor y compartir mi existencia con él, por los días de angustia y desesperación que con su paciencia y amor me hiso olvidar, por recordarme que no estamos solos, por disfrutar el por qué reír, el por qué llorar, y el por qué amar, gracias mi pecas. Agradezco a los amigos por su confianza y lealtad. Agradezco a mis tutores de esta tesis, que participaron leyendo, opinando, corrigiendo, que no hubiese sido posible esta tesis, sin su ayuda desinteresada. Agradezco a mi país porque espera lo mejor de mí. Creo en el trabajo en equipo y me considero afortunado por contar con un equipo tan grande en mi vida. 9

11 I N D I C E Página Resumen 3 Abstract 4 Dedicatorias 6 Agradecimientos 7 Indice 10 I. INTRODUCCION 11 II. ANTECEDENTES 13 III. JUSTIFICACIÓN 15 IV. OBJETIVOS 18 V. ALCANCES 18 VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 19 VII. PLAN DE ACTIVIDADES 19 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS 20 IX. DESARROLLO DEL PROYECTO 21 X. RESULTADOS OBTENIDOS 184 XI. ANÁLISIS DE RIESGOS 185 XII. CONCLUSIONES 185 XIII. RECOMENDACIONES 186 XIV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

12 I. INTRODUCCIÓN VICMA es una distribuidora químico farmacéutica con más de 30 años de experiencia en el mercado. Actualmente VICMA es líder en la distribución de diversos laboratorios a nivel nacional y ofrece servicios a través de las instalaciones en Querétaro (Matriz) y Distrito Federal (Sucursal). Ser una empresa eficiente e innovadora en la comercialización y distribución de medicamentos busca el crecimiento continuo a través de un servicio de calidad y excelencia. Cada Mes Vicma Querétaro, Factura alrededor de 3000 Facturas dando un total de facturas por año, el Software en que opera VICMA para la administración y planificación así como la Facturación Impresa es: SAP. SAP (Sistema, Aplicaciones y productos) o también llamado ERP (Enterprise Resourcing Planning) es el principal proveedor de software empresarial en el mundo después de Oracle, es un software para la administración empresarial. Desde mayo del 2004 fue aprobada la Factura Electrónica por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como un esquema de comprobación fiscal. La factura electrónica tiene la misma validez que la impresa: ambas sirven para comprobar la realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio documento. 11

13 Es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y en las auditorías internas. La factura electrónica puede ser enviada, archivada y transmitida por medios electrónicos, pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT, en caso de que así se requiera. Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original (XML). Entre el 5 de enero y el 26 noviembre de 2005, 257 empresas han optado por emitir comprobantes fiscales digitales (CFD), entre ellos la factura electrónica. Y para el 2011 la Facturación Electrónica seria Obligatorio para todas aquellas empresas que Facturan más de al año. VICMA se ve a la necesidad de migrar de Facturación en Papel a Facturación Electrónica y es por ello que se requiere de un Software que realice esta migración. 12

14 II. ANTECEDENTES Cambiar a la factura electrónica incluye ser más sustentables, productivos, rápidos y eficientes, pero sobre todo, ahorrar en costos y tiempos. Tercerizar servicios o comprar equipo adecuado para iniciar el proceso de facturación electrónica (FE) son dos alternativas por las cuales VICMA tendrán que optar antes de la llegada del 2011, cuando sea obligatorio emitir comprobantes fiscales digitales. El primer paso para comenzar la transición al cambio digital es entender de qué proceso se trata, pues no sólo es cambiar del papel al formato digital. Existen dos pruebas que la empresa debe hacer al momento de prepararse: comprobar cómo funciona el proceso al interior y después cómo se vincula con los receptores. Es por ello que se deberá contar con un programa de implementación y ponerlo en marcha. Darle continuidad al proceso y revisar cada dos años la validez de los sellos digitales. A partir de 2011, todos los comprobantes fiscales por operaciones superiores a 2,000 pesos deben emitirse de manera electrónica El Objetivo de la facturación electrónica es simplificar la administración de una empresa y la generación de ahorros internos. 13

15 VICMA como empresa que genera más de 2,000 pesos esta obligada a facturar electrónicamente, es por ello que se Opta por el Software Signature en conjunto con SQL. es una solución conformada por dos productos o componentes fundamentales que son Server y xdoc. Signature Facturación Electrónica está compuesto por Signature xdoc cuya función es la de interactuar con el sistema emisor de documentos (ERP, Facturador Legacy, etc.) para la generación y firma electrónica de estos. Esta aplicación opera en conjunto con Signature Server quien constituye el repositorio final de los documentos electrónicos generados. Una vez que xdoc procesa los documentos emitidos desde el sistema facturador, estos son enviados a Server donde se almacenan, gestionan y distribuyen electrónicamente a los receptores finales. Adicionalmente Signature Server también es capaz de recibir documentos electrónicos enviados por otros emisores, almacenarlos, validarlos y enviarlos al destinatario a través del servicio de correo electrónico. Incluso a través de xdoc es posible dejar los documentos disponibles para ser inyectados en el módulo de Cuentas a Pagar de los sistemas receptores de documentos (ERP, Facturador Legacy, etc). Server cuenta con una interfaz Web que permite administrar y configurar el producto, al igual que con un poderoso motor de búsqueda y gestión de documentos. 14

16 III. JUSTIFICACIÓN De acuerdo con las reformas al Código Fiscal de la Federación, publicadas en el Diario Oficial el 28 de junio y 27 de diciembre de 2006, todos los contribuyentes están obligados a tramitar la Facturación Electrónica. El Servicio de Administración Tributaria liberará gradualmente los trámites y servicios en donde el uso de la Fiel será obligatorio, para el VICMA está obligada a usar la Facturación Electrónica, es por ello que se recure a adquirir un Software que en Conjunto con SAP que es el administrador de todas las operaciones internas y externas de facturación pueda migrar a la Facturación Electrónica Signature ofrece un servicio completo de Facturación Electrónica a los clientes de soluciones de intercambio electrónico de documentos, basadas en Firma Digital. Las modalidades comerciales de facturación electrónica que posee son: ASP (SaaS), IN House y alquiler. Signature se centra fundamentalmente en la modalidad ASP (Application Service Provider) ó BPO (Business Process Outsourcing), donde los clientes no necesitan hacer una inversión en software, y pagan una mensualidad proporcional al volumen de documentos electrónicos intercambiados (emitidos y/o recibidos). 15

17 Principales beneficios de la modalidad ASP El envío de los documentos electrónicos hacia la entidad tributaria se realiza a través de la plataforma ASP, garantizándose la alta disponibilidad necesaria en la comunicación con ésta última. Los documentos son almacenados en la plataforma durante todo el tiempo reglamentario; Los documentos se mantienen disponibles en Internet para ser consultados desde el portal tanto por los usuarios internos de la empresa, como por los clientes receptores de los documentos. La solución será actualizada en forma transparente para los clientes cada vez que se liberen nuevas funcionalidades consecuencia de modificaciones en la reglamentación vigentes o debidas al mantenimiento evolutivo de la misma. Características de Usar Facturación Electrónica Integra: Garantiza que la información contenida queda protegida y no puede ser manipulada o modificada. Auténtica: Permite verificar la identidad del emisor y el receptor de la Factura Electrónica. Verificable: La persona que emita una Factura Electrónica, no podrá negar haberlo generado. 16

18 Única: Garantiza no ser violada, falsificada o repetida al validar el folio, número de aprobación y vigencia del certificado de sello digital con el que fue sellada, puede validarse contra el informe mensual. Ventajas de Usar Facturación Electrónica Agiliza la conciliación de la información contable. Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales. A mayor proporción de Facturas emitidas electrónicamente, mayor ahorro. La Factura Electrónica puede ser vista rápidamente desde cualquier navegador para internet. El almacenamiento de los comprobantes para el emisor es de manera electrónica. El almacenamiento de las Facturas Electrónicas para el receptor es de manera electrónica o en papel según lo solicite. Integración automática y segura a su contabilidad. Beneficios de Usar Facturación Electrónica Mejora el servicio al cliente. 17

19 Reduce costos y errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento. Mayor control documental. IV.OBJETIVOS Implementar la emisión de comprobantes fiscales digitales (CFD) por propios medios y con el sistema SAP en base al anexo 20 y cumplir con las nuevas disposiciones fiscales por el SAT vigentes a partir del V. ALCANCES Se creara un modelo para procesar la información de manera electrónica, optimizar los flujos de información, rediseñar los procesos existentes, reducir las capturas manuales y eliminar actividades que no generan valor a la operación. Definir el flujo de las actividades y tiempos considerando réplica con los diversos clientes/proveedores que vayan adoptándolo. Adopción y uso de medios de transmisión y estándares definidos para la comunicación de la información comercial, realizar las modificaciones necesarias a los sistemas internos, establecer los parámetros de seguridad requerida y adicional, definir las necesidades de hardware y software, auditorías 18

20 y tiempos de desarrollo, comprar y adoptar sistemas administrativos con módulos de factura electrónica. Eliminar la emisión de facturas en papel, contemplar planes de contingencia y actualizar regulaciones fiscales. VI. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA En este capítulo se presenta de manera resumida la información que existe en la bibliografia nacional o internacional, que tenga relación directa con el tema del proyecto. VII.PLAN DE ACTIVIDADES 19

21 VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Para garantizar los resultados programados se necesitara de los siguientes Software: Signature Server Signature xdoc SQL SAP 20

22 IX DESARROLLO DEL PROYECTO Requisitos para obtener la Firma Electrónica Avanzada Fiel Qué es y para qué sirve la Firma Electrónica Avanzada? La Firma Electrónica Avanzada "Fiel" es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa. Por sus características, la Fiel brinda seguridad a las transacciones electrónicas de los contribuyentes, con su uso se puede identificar al autor del mensaje y verificar que no haya sido modificado. Su diseño se basa en estándares internacionales de infraestructura de claves públicas (o PKI por sus siglas en inglés: Public Key Infrastructure) en donde se utilizan dos claves o llaves para el envío de mensajes: La "llave o clave privada" que únicamente es conocida por el titular de la Fiel, que sirve para cifrar datos; y La "llave o clave pública", disponible en internet para consulta de todos los usuarios de servicios electrónicos, con la que se descifran datos. En términos 21

23 computacionales es imposible descifrar un mensaje utilizando una llave que no corresponda. Las personas físicas y las personas morales que cuenten con un certificado de firma electrónica avanzada vigente y lleven su contabilidad en sistema electrónico, podrán emitir los comprobantes de las operaciones que realicen mediante documentos digitales, siempre que dichos documentos cuenten con sello digital amparado por un certificado expedido por el Servicio de Administración Tributaria, cuyo titular sea la persona física o la persona moral que expida los comprobantes. Los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere el párrafo anterior, deberán cumplir con todas las obligaciones a que se refiere el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación. Una de estas obligaciones es tramitar ante el Servicio de Administración Tributaria el certificado para el uso de los sellos digitales. Los contribuyentes podrán optar por el uso de uno o más sellos digitales, mismos que se utilizarán exclusivamente para la emisión de los comprobantes mediante documentos digitales. El sello digital permitirá acreditar la autoría de los comprobantes electrónicos que emitan las personas físicas y las personas morales. Los sellos digitales quedan sujetos a la misma regulación aplicable al uso de una firma electrónica avanzada. 22

24 Los contribuyentes podrán tramitar la obtención de un certificado de sello digital para ser utilizado por todos sus establecimientos o locales, o bien, tramitar la obtención de un certificado de sello digital por cada uno de sus establecimientos. El Servicio de Administración Tributaria establecerá los requisitos de control e identificación a que se sujetará el uso del sello digital. La tramitación de un certificado de sello digital sólo podrá efectuarse mediante una solicitud que cuente con la firma electrónica avanzada de la persona solicitante, solicitud que deberá presentarse a través de medios electrónicos en los términos que establezca el Servicio de Administración Tributaria. Para lo cual se pone a disposición del contribuyente la aplicación SOLCEDI (Solicitud del Certificado Digital) como una herramienta para generar los requerimientos de Firma Electrónica Avanzada y requerimiento de Sellos Digitales. El archivo de requerimiento de Firma Electrónica Avanzada deberá presentarse junto con la documentación para la acreditación de su identidad en la Administración Local de Asistencia al Contribuyente para realizar el proceso de obtención del Certificado Digital que ocupará ante el SAT en sus movimientos fiscales. Esta aplicación, ofrece la generación de archivos de requerimiento para solicitar el Certificado de Firma Electrónica Avanzada y los Certificados de Sellos Digitales así como la renovación de éstos. 23

25 Productos y archivos que son generados por la aplicación Solicitud de Certificado de Digital (SOLCEDI): Requerimiento de Certificado de Firma Electrónica Avanzada Requerimiento de Firma Electrónica Avanzada (*.req) Requerimientos de Certificados de Sellos Digitales Requerimiento de Certificado de Sello Digital (*.req) Clave Privada del solicitante (*.key) Clave Privada del solicitante (*.key) Renovación del Certificado de Firma Electrónica Avanzada (*.ren) Ensombrerado de requerimientos por Paquete (en caso de que se cuente con varias sucursales (*.sdg) La aplicación de Solicitud del Certificado Digital (SOLCEDI), se utilizará para que el contribuyente (persona moral o persona física) pueda generar tanto el archivo de requerimiento (que se deberá presentar el día de su cita), como su clave privada (la cual deberá resguardarse en un lugar seguro). 24

26 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA UTILIZAR EL PROGRAMA SOLCEDI Plataforma: Windows 95 o superior Memoria RAM: 32 MB Espacio en disco duro: 5 MB como mínimo Resolución mínima: 800 x 600 Dispositivos periféricos: Dispositivo USB, mouse o ratón IMPORTANTE: Los contribuyentes que opten por utilizar aplicaciones informáticas distintas al SOLCEDI para la generación de su llave privada (archivo electrónico con extensión KEY) y archivo de requerimiento (archivo electrónico con extensión REQ), deberán cumplir con los estándares y especificaciones técnicas señalados en el inciso "B" del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Para obtener la FIEL Ingresamos a la Siguiente dirección electrónica. 25

27 Una vez ingresado a la dirección electrónica mostrara una página como se ve en la figura 1. Fig. 1 Si ya se encuentra inscrito al RFC, deberá llevar los siguientes requisitos que se piden en caso de ser personas físicas o morales. PERSONAS FISICAS 1. Dispositivo magnético (usb o disco compacto) con el archivo de requerimiento (extensión *.req) generado con la aplicación Solcedi. 2. Formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicado. 3. Copia certificada del acta de nacimiento, carta de naturalización o documento migratorio vigente. 26

28 Nota: Sólo serán aceptadas las copias certificadas del acta de nacimiento que emita el Registro Civil o las actas certificadas ante Notario Público. 4. Original o copia certificada de la identificación oficial (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar ó credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía y firma del titular). Casos especiales Datos personales recabados durante el trámite: Con la finalidad de garantizar el vínculo que debe existir entre un certificado digital y su titular, al acudir a tramitar su Fiel, es necesario que en el sistema de registro se ingresen sus siguientes datos personales: Fotografía de frente, Captura del Iris, Huellas dactilares, Firma autógrafa, y Documentos requeridos, según sea el caso (persona física o moral). Los datos personales antes citados serán incorporados y protegidos en los sistemas del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con los Lineamientos de Protección de Datos Personales y con las diversas disposiciones fiscales y legales sobre la confidencialidad y protección de datos, a fin de ejercer las facultades conferidas a la autoridad fiscal. 27

29 PERSONAS MORALES 1. El representante legal deberá contar con el certificado de Firma Electrónica Avanzada "Fiel" vigente, como persona física. 2. Llevar el día de su cita lo siguiente: Dispositivo magnético (usb o disco compacto) con el archivo de requerimiento (extensión *.req) generado con la aplicación Solcedi. Formato FE: Solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada, lleno e impreso por ambos lados en una sola hoja y firmado con tinta azul. Este formato se descarga del portal del SAT y se entrega por duplicado. Copia certificada de los siguientes documentos: Poder general del representante legal para actos de dominio o de administración Acta constitutiva de la persona moral solicitante. Original o copia certificada de Identificación oficial del representante legal de la persona moral solicitante (credencial para votar, pasaporte, cédula profesional, cartilla del servicio militar ó credencial emitida por los gobiernos federal, estatal o municipal que cuente con la fotografía y firma del titular). 28

30 Una vez que se haya visto los requisitos para tramitar la Fiel siendo personas físicas o morales el siguiente paso es dar clic en la opción Descargue aquí el programa SOLCEDI. Ver figura 2. Fig. 2 Una vez que se haya descargado el archivo lo guardamos en escritorio. Ver figura 3. Fig. 3 29

31 Abrimos la carpeta que contiene los siguientes archivos. Ver figura 5. Fig. 4 Mostrara varios archivos que se encuentran dentro de esa carpeta, existe un archivo con nombre SOLCEDI.exe, damos doble clic sobre el mismo y aparecerá una ventana como se muestra en la figura 6. Fig. 5 30

32 La aplicación cuenta con las siguientes opciones que se describirá una por una continuación: Fig.6 Requerimiento FIEL.- Generación del Requerimiento para solicitar el Certificado de Firma Electrónica Avanzada: Formato Renovación FIEL.- El servicio de Renovación estará disponible en línea a través de la aplicación CertiSAT-Web y en Ventanilla en el CertiSAT. Requerimiento Sellos.- Generación del Requerimiento para solicitar Certificados de Sellos Digitales: Ensobreta Sellos.- Ensobretado de requerimientos de Sellos Digitales 31

33 1. GENERACIÓN DE REQUERIMIENTOS La pantalla principal de la aplicación SOLCEDI se presenta en la figura 7, ésta contiene un menú con las opciones a las que se tiene acceso por medio del ratón (mouse), o bien, con la combinación de las teclas Alt + la letra subrayada en el nombre de la opción, por ejemplo Alt + S abre las opciones del menú Sistema. Fig. 7 La aplicación tiene dos procesos de generación del archivo de requerimiento, ya que puede solicitar el requerimiento de Certificado de Firma Electrónica Avanzada, o bien, el requerimiento de Certificado de Sello Digital. Cada uno de estos procesos se explica a continuación: 32

34 Requerimiento de Firma Electrónica Avanzada La primera opción del menú entra a la ventana de captura de datos, este módulo se constituye de varios pasos: Captura de datos del Certificado de Firma Electrónica Avanzada La pantalla de la figura 8 fue diseñada para permitir la captura de datos esenciales para la generación del requerimiento. Fig. 8 33

35 La definición del contenido de estos elementos es la siguiente: Registro Federal de Contribuyente Es la clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona que solicita la certificación, esta clave debió ser asignada por el SAT en un trámite anterior; ya que es única e intransferible. Esta clave está conformada por una combinación de doce caracteres en el caso de personas morales y de trece para personas físicas. La combinación de caracteres tiene el siguiente formato: los primeros caracteres son letras (3 para personas morales y 4 para personas físicas), los siguientes 6 son números que representan la fecha en formato año, mes y día (aamdd) y los últimos tres son la homoclave conformada por letras y números. CURP Es la Clave Única de Registro de Población, este dato es de carácter obligatorio para las personas físicas. 34

36 Correo Electrónico Es la dirección de correo electrónico con que cuenta el contribuyente y en la cual recibirá las notificaciones que se generen durante el proceso de certificación digital. Es necesario, seguir la estructura definida para este dato, es decir, debe contener una arroba puntos entre los identificadores de dirección y no utilizar caracteres especiales o acentuados. Personas Físicas que carezcan de capacidad de ejercicio o tengan restricciones a la misma Al marcar esta opción, la persona que solicita el Certificado declara que tiene alguna carencia de capacidad de ejercicio o que tiene restricción de la misma y legalmente no se le permite llevar a cabo personalmente sus trámites ante el SAT, por lo que se le concede la alternativa de nombrar un Representante Legal. RFC del Representante Legal Este campo se habilitará si el requerimiento a generar es para una persona moral como se muestra en la figura 9. O en el caso de personas físicas menores de edad o que expresen tener alguna Incapacidad o inimputabilidad declarada judicialmente. Este campo solo acepta RFC de personas físicas mayores de edad. 35

37 CURP del Representante Legal Si se presenta algunos de los casos en que se permita capturar al representante legal, entonces se activará este campo para ingresar su Clave Única de Registro de Población. Este dato es de carácter obligatorio. Contraseña Revocación. de Es una contraseña ideada por el contribuyente con la cual podrá realizar posteriormente, y sólo si es necesario, el trámite de revocación de su Certificado Digital. Esta debe ser de al menos 8 caracteres y máximo 255, se considera la diferencia entre minúsculas y mayúsculas, también se cuentan los espacios en blanco. Debe conformarse, al menos, por una combinación de números y letras; acepta caracteres especiales. Confirmar Contraseña Como el campo de Contraseña de Revocación no permite visualizar el dato, es necesario proporcionar una confirmación, es decir, volver a introducir la contraseña, para poder garantizar que no hay error en el dato, la contraseña de revocación será aceptada hasta que la comparación indique que los campos son iguales. 36

38 Solicitud de Renovación Esta opción habilita la opción que le permitirá generar un archivo con extensión *.ren, después de generar el requerimiento. La ventana que habilita esta opción se explica en la sección Renovación. Fig. 9 El botón < Continuar > nos introduce a la pantalla donde se generaran las Claves pública y privada, este módulo se explica detalladamente en el siguiente apartado (Generación del Requerimiento). El botón de < Salir > cierra la ventana y regresa a la pantalla principal. Generación del requerimiento Una vez que el contribuyente capturó todos los datos solicitados en la pantalla anterior y se presiona el botón < Continuar >, se activa la ventana de la figura 10. Esta pantalla puede ser llamada también, desde la ventana de generación de requerimientos de Certificado de Sello Digital. 37

39 Fig. 10 Contraseña de la clave privada Esta contraseña servirá para que el contribuyente pueda utilizar el certificado digital, se recomienda sea lo más grande posible entre 8 y 255 caracteres. Se considera la diferencia entre minúsculas y mayúsculas, también se cuentan los espacios en blanco. Debe conformarse, al menos, por una combinación de números y letras; acepta caracteres especiales. 38

40 Confirmación de contraseña Como en el campo de Contraseña de la clave privada no se permite visualizar el dato, es necesario introducir nuevamente la contraseña para garantizar que no hay errores al escribirla, esta contraseña se aceptará hasta que la comparación indique que este campo es igual al de contraseña de la clave privada. Ruta para almacenar el archivo de requerimiento La ruta donde se depositan los archivos de Requerimiento es la misma donde se encuentra la aplicación (SOLCEDI) y para modificarla deberá seleccionar el botón <? >, en la ventana se proporciona la nueva ruta, no se recomienda cambiar el nombre dado al archivo requerimiento ya que al salir de esta ventana se sustituye por el nombre original. Es importante, recordar la ruta donde se deposita el archivo de requerimiento (*.req), ya que este archivo se utilizará para continuar con el proceso de certificación. El manejo de las ventanas para la manipulación de archivos se explica detalladamente en el. Para el caso de requerimientos de Sellos Digitales el sistema agrega una s para distinguir los tipos de archivos. 39

41 Ruta y nombre para almacenar el archivo de Clave privada La ruta donde se depositan el archivo de Llave Privada es la misma donde se encuentra la aplicación (SOLCEDI) y para modificarla deberá seleccionar el botón <? >, en la ventana se proporciona la nueva ruta. Se recomienda realizar una copia de este archivo como medida de seguridad y guardarla en un lugar alterno. Es muy importante, recordar su contraseña, ya que este archivo es la Clave para poder utilizar su certificado, una vez que sea generado. NOTA: Cuando genere requerimientos nuevos de tipo Firma Electrónica Avanzada del mismo Contribuyente, es necesario renombrar y respaldar los anteriores, tanto en los archivos *.key y *.req, para poder continuar utilizando los certificados anteriores. Al oprimir el botón de < Regresar >, retornamos a la ventana de Solicitud del Certificado Firma Electrónica Avanzada. Cuando el usuario presione el botón de < Generar >, la aplicación mostrará la pantalla de la figura 11, donde solicitará la confirmación de que los datos son correctos. 40

42 Fig. 11 El mensaje en el caso de que se esté generando requerimientos para certificados de sellos digitales es el que se muestra en la figura 12. Fig. 12 Para ambos casos, si desea hacer algún cambio de clic al botón < No > de la pantalla para regresar al módulo anterior, si da clic a la opción < Si > la información se considerará correcta y se activará la ventana de la figura 13, que se describe en Generación de Números Aleatorios. 41

43 Generación de Números Aleatorios Para aumentar la seguridad en sus archivos cifrados es necesario alimentar una serie de números aleatorios. En este apartado describe el proceso que se diseño para garantizar que la secuencia de números sea irrepetible. Este mecanismo se basa en que el movimiento del ratón depende cada persona en forma individual, lo anterior, hace difícil que una misma persona mueva el cursor exactamente igual dos o más veces. Las pantallas que se muestren a continuación funcionan como auxiliares para esta recolección de datos. Fig

44 Al dar clic en el botón < Continuar >, aparece la barra de avance (figura 14). Para obtener la serie de números aleatorios es necesario mantener el mouse (ratón) en movimiento en distintas direcciones; si no se realiza de esta forma, el proceso se detendrá y solo continuará hasta que se detecte nuevamente movimiento. Figura 14 Al terminar este proceso se mostrará la pantalla de la figura 15, y deberá esperar hasta que el puntero de mouse cambie de reloj a su forma habitual. 43

45 Fig. 15 Cuando el proceso de generación de los archivos de requerimiento y Clave privada haya concluido y no activo la caja de renovación de la ventana de Solicitud de Certificado de Firma Electrónica Avanzada, aparecerá la notificación de la figura 16, que se cerrará al oprimir el botón de < Aceptar > y lo regresará a la pantalla principal del SOLCEDI (figura 7). En caso contrario, aparecerá la notificación de la figura 17, si se le da clic al botón de < No > se cerrará el módulo regresándolo a la pantalla principal. Fig

46 Si selecciona el botón < Si > lo introducirá a la pantalla de la figura 18, que se explicara detalladamente en el siguiente apartado 3. Renovación. Fig. 17 Fig. 18 Si se trata de la generación de un requerimiento de Sello Digital el mensaje que aparecerá es el que se muestra en la figura 19, donde si se oprime el botón < Si >, se regresará a la ventana donde se capturan los datos del requerimiento. 45

47 Fig. 19 Al presionar < No > se envía la notificación de la figura 20. Fig REQUERIMENTOS DE CERTIFICADOS DE SELLOS DIGITALES Esta opción tiene como objetivo proporcionar al contribuyente una herramienta que le permita la captura de los datos esenciales para crear un archivo de requerimiento para Certificado de Sello Digital. La pantalla de la figura 21, muestra los elementos necesarios para generar el requerimiento: 46

48 Fig. 21 Certificado de Para poder solicitar Certificados de Sello Digital, es Firma Electrónica necesario, que el contribuyente cuente con un Certificado de Avanzada Firma Electrónica Avanzada tramitado ante el SAT, para respaldar su solicitud y heredar algunos de los datos del Certificado. Para seleccionar la ubicación del certificado de Firma Electrónica Avanzada de un clic el botón <? > y desplegar la ventana que le auxiliará en la búsqueda del archivo (*.cer). NOTA: En caso de que aparezca el error de Certificado fuera de vigencia, es necesario, verificar la fecha y hora de su equipo de cómputo. 47

49 Registro Federal Es la clave del Registro Federal de Contribuyente de la de Contribuyente persona que solicita la certificación y se despliega el certificado de Firma Electrónica Avanzada. CURP Es la Clave Única de Registro de Población, este es de carácter opcional y se obtiene del certificado de Firma Electrónica Avanzada, si este fue registrado. Nombre o Razón social de la Se almacena el nombre del contribuyente titular o la razón social con la cual es conocida la empresa. Empresa RFC Representante Legal del Este dato se muestra, si en el Certificado Digital de Firma Electrónica Avanzada se declaró que se tenia alguna incapacidad que no le permite al contribuyente llevar a cabo sus trámites personalmente ante el SAT, o bien, si el Certificado Digital pertenece a una persona moral o persona física menor de edad. CURP Representante Legal del Es de carácter opcional. Extrae el dato del certificado digital de Firma Electrónica Avanzada. Unidad o Sucursal En este campo se debe capturar el nombre descriptivo de la Unidad o Sucursal a la cual se le entregara el Certificado de 48

50 Sello Digital. Es obligatorio proporcionar el dato. El tamaño máximo es de 100 caracteres. Contraseña Revocación. de Es una contraseña ideada por el contribuyente con la cual podrá realizar posteriormente, y sólo si es necesario, el trámite de revocación de su Certificado Digital. Esta debe ser de al menos 8 caracteres y máximo 255, se considera la diferencia entre minúsculas y mayúsculas, también se cuentan los espacios en blanco. Debe conformarse, al menos, por una combinación de números y letras; acepta caracteres especiales. Confirmación Contraseña de Como el campo de Contraseña de Revocación no permite visualizar el dato, es necesario, volver a introducir la clave, para garantizar que no hay error en el dato. La contraseña de revocación será aceptada hasta que la comparación indique que los campos son iguales. El botón de < Salir > cierra la ventana y regresa a la pantalla principal (figura 7). El botón < Continuar > nos introduce a la pantalla donde se generaran las Clave pública y privada, este proceso es igual al utilizado en la generación del requerimiento de Certificado de Firma Electrónica Avanzada y se explica 49

51 detalladamente en el apartado Generación del Requerimiento; posteriormente, se generarán los números aleatorios como se vio en el apartado Generación de Números Aleatorios. Al terminar la generación de la secuencia de números aleatorios se mostrará la notificación de la figura 22. Fig. 22 Si da un clic al botón < Si >, se limpiaran los campos de Unidad o Sucursal, Contraseña de Revocación y Confirma Contraseña para capturar otro requerimiento. Por otro lado, si selecciona el botón < No > aparecerá la notificación de la figura 23 y posteriormente, se cerrará el modulo, regresando a la pantalla principal. Fig

52 El proceso de ensobretado se explica detalladamente en Ensobretado de Requerimientos de Certificados de Sellos Digitales. 3. RENOVACIÓN Esta opción tiene como objetivo la facilidad de tramitar la renovación del Certificado de Firma Electrónica Avanzada vía Internet desde la comodidad de su casa u oficina a cualquier hora del día sin la necesidad de presentarse nuevamente a la Administración Local de Asistencia. Existe dentro del proceso un servicio para renovación automática, el cual consiste en solicitar desde un servicio web la renovación del certificado, presentando esta solicitud dentro de los 30 días anteriores al vencimiento de la vigencia. Esto evitará la presencia física del contribuyente en las oficinas del SAT. Lo único que tiene que enviar por este medio es su solicitud y el archivo en formato REN. Este proceso no es aplicable si se encuentra en cualquiera de los siguientes casos: Es la primera vez que hace el trámite, Haber expirado la vigencia del Certificado de Firma Electrónica Avanzada que utiliza para los trámites fiscales, o bien. Actualizar los datos del certificado. 51

53 Para los casos anteriores se deberá generar el archivo de requerimiento (*.req) con su respectiva Clave privada (*.key) y presentarse junto con la documentación necesaria especificada por el SAT para realizar el proceso de identificación y, si es preciso, el registro de los nuevos datos. Acceso a través de la Generación de Requerimiento Esta modalidad de la Renovación se presenta cuando el proceso de Renovación sigue en línea contigua al proceso de la generación del requerimiento. Esto sucede si se activa la caja de renovación de la ventana de Solicitud de Certificado Digital, entonces aparece la ventana de la figura 24. Si en la ventana se le da clic al botón < No >, entonces se termina el proceso y regresa a la pantalla principal. Si selecciona el botón < Si >, entramos al subproceso de Renovación. Fig

54 En la figura 25, se muestra la ventana que solicita los datos para continuar con la generación del archivo con Formato Ren que se enviará al SAT: Figura 25 Certificado Digital Este campo solicita la ruta y nombre del Certificado Digital Activo, que utiliza actualmente, con el cual se generará el archivo (*.ren). Utilice el botón <? > para abrir la ventana donde indicará la localización del archivo. NOTA: En caso de que aparezca el error de Certificado fuera de vigencia, es necesario, verificar la fecha y hora de su equipo de cómputo. 53

55 Clave Privada Debe proporcionar la ruta y nombre del archivo que contiene la Clave Privada del Certificado Digital Activo. Para seleccionarlo utilice la ventana que se activa con el botón <? >, que se encuentra después del campo. Contraseña de la Clave Privada Proporcione la contraseña de acceso de la Clave Privada para poder utilizar el certificado. Ruta almacenar archivo Renovación para el de Este campo despliega la ruta donde se almacenará el archivo con Formato Ren (*.ren). Tiene como valor inicial la ruta y nombre donde se almaceno el archivo de requerimiento con extensión (*.ren). Para modificarlo, oprima el botón <? > y en la ventana proporcione la nueva ruta. Nota: Si el nombre del archivo de renovación es modificado en la ventana de Guardar Como..., este cambio no será respetado, ya que al salir de la ventana el nombre se sustituirá por el Registro Federal de Contribuyente del requerimiento con extensión (*.ren). Solo se puede modificar la ruta. Si no se puede generar el archivo de renovación, la aplicación envía una notificación para desplegar el motivo, como la mostrada en la figura

56 Fig. 26 Si se genero el archivo sin problemas se cierra la ventana y se regresa a la pantalla principal. Acceso por la herramienta Formato Ren Esta modalidad se presenta, cuando por cualquier motivo no se generó el archivo de renovación después de crear el requerimiento, para ello se utiliza la opción Sistema - Formato Renovación FIEL la cual, permite crear el archivo con extensión (*.ren), a partir, del archivo de requerimiento (*.req) que se genero en la opción Sistema Requerimiento FIEL, este nuevo archivo contiene el requerimiento firmado con su Certificado de Firma Electrónica Avanzada activo. En la figura 27, se muestra la ventana donde proporcionará los datos necesarios para ejecutar el proceso de generación del archivo con Formato Ren: 55

57 Fig. 27 Requerimiento a enviar Se debe proporcionar la ruta donde se localiza el requerimiento que generó en la opción Sistema Requerimiento FIEL del menú. Para ello, con el botón <? > se despliega una ventana que auxiliará en la búsqueda del archivo (*.req). Certificado Digital Este campo solicita la ruta y nombre del Certificado Digital Activo, que utiliza actualmente en sus trámites fiscales, con él se generará el archivo (*.ren). Utilice el botón <? > para abrir la ventana donde podrá localizarlo. NOTA: En caso de que aparezca el error de Certificado fuera de vigencia, es necesario, verificar la fecha y hora de su equipo de cómputo. 56

58 Clave Privada Debe proporcionar la ruta y el nombre del archivo que contiene la Clave Privada del Certificado Digital Activo. Para indicarlo utilice la ventana que se activa con el botón <? > Correspondiente. Contraseña de la Clave Privada Capture la contraseña de la Clave Privada para poder utilizar el certificado. Ruta para almacenar el archivo de Renovación Este campo despliega la ruta donde se almacenará el archivo con Formato Ren (*.ren). Al iniciar la ventana se presenta el botón <? > inhabilitado y este campo vacío. Cuando selecciona el nombre del archivo de requerimiento se actualiza el dato del archivo de Renovación automáticamente, desplegando la misma ruta y nombre con la extensión (*.ren), además, el botón <? > se habilita. Para cambiar el lugar de almacenamiento del Formato Ren, seleccione el botón <? > y en la ventana proporcione la nueva ruta. Vea la figura 28. Nota: Si el nombre del archivo de renovación es modificado en la ventana de Guardar Como..., este cambio no será respetado, ya que al salir de la ventana el 57

59 nombre se sustituirá por el Registro Federal de Contribuyente del requerimiento con extensión (*.ren). Sólo se puede modificar la ruta. Fig

60 4. ENSOBRETADO DE REQUERIMIENTOS DE CERTIFICADOS DE SELLOS DIGITALES Esta opción permite la construcción de un archivo que contiene los requerimientos de Certificados de Sellos Digitales que el contribuyente desee incluir, los cuales se unen y pasan por un proceso de seguridad especial para garantizar que llegarán íntegros al SAT, viajando a través de la Internet. Para generar los requerimientos el contribuyente utilizó un Certificado de Firma Electrónica Avanzada, este se debe proporcionar nuevamente para construir el archivo de seguridad. Descripción de la opción En la figura 29, se muestra los elementos que componen la pantalla: Certificado de Firma Electrónica Avanzada Este campo solicita la ruta y nombre del Certificado de Firma Electrónica Avanzada, con el que se generaron los requerimientos de Certificados de Sellos Digitales. Utilice el botón <? > para abrir la ventana donde podrá localizarlo. NOTA: En caso de que aparezca el error de Certificado fuera de vigencia, es necesario, verificar la fecha y hora de 59

61 su equipo de cómputo. Clave Privada de Certificado de FIRMA ELECTRÓNICA Debe proporcionar la ruta y nombre del archivo que contiene la Clave Privada del Certificado de Firma Electrónica Avanzada. Para indicarlo utilice la ventana que se activa con el botón <? > correspondiente. AVANZADA Contraseña de la Clave Privada Capture la Contraseña de acceso de la Clave Privada para poder utilizar el certificado. Archivo Despliega el último archivo seleccionado. Seleccionado Lista de Unidades Lista de las unidades de disco a las que se tiene acceso. de disco Lista de Subdirectorios Despliega el contenido de la unidad de disco seleccionada y permite con un clic introducirse en los subdirectorios. El doble clic sobre el nombre del archivo se comporta como el botón >>. Botón >> Permite la selección del archivo, trasladando la ruta y nombre del requerimiento a la lista de archivos seleccionados. 60

62 Lista de Archivos Seleccionados Despliega los archivos seleccionados. El doble clic sobre el nombre del archivo se comporta como el botón <<. Botón << Permite quitar un archivo de la lista de archivos seleccionados. Ruta para almacenar el archivo del ensobretado Este campo despliega la ruta donde se almacenará el archivo del ensobretado (*.sdg). Al iniciar este campo se encuentra vacío y cuando se selecciona el Certificado de Firma Electrónica Avanzada el campo se actualiza tomando el RFC del certificado automáticamente utilizando la misma ruta y nombre con la extensión (*.sdg). Para cambiar el lugar de almacenamiento del ensobretado, seleccione el botón <? > y en la ventana proporcione la nueva ruta. 61

63 Lista de Unidades de disco Lista de Archivos Seleccionados Lista de Subdirectorios Fig. 29 Cuando el requerimiento de Certificado de Sello Digital seleccionado no corresponde al Certificado de Firma Electrónica se despliega la notificación de la figura 30. Fig. 30 Si por el contrario, no se ha seleccionado ningún archivo a comprimir, que en este caso son los archivos con extensión (*.req), se mostrará la notificación de la figura 31. Este mensaje se omite cuando se haya elegido el o los requerimientos de Certificados de Sellos Digitales que integrarán el paquete que se enviará al SAT. 62

64 Fig. 31 Cuando se presenta el error de la figura 32, se debe verificar que el requerimiento o certificado que se proporciona tiene la estructura correcta. Fig. 32 Cuando ya se seleccionaron los archivos (*.req) que conformarán el paquete, y se selecciona el botón <Generar> el sistema procederá a construir el paquete y si no hubo ningún error se mostrará la notificación de la figura 33. Fig. 33 NOTA: Se recomienda que antes de generar el archivo de ensombretado se verifique que se cuenta con el espacio suficiente para hacerlo, en caso contrario, se deben almacenar los requerimientos, en un directorio en la unidad de disco que tenga espacio disponible. 63

65 5. SALIR Al seleccionar esta opción el usuario termina la aplicación. SOLICITUD DE CERTIFICADO DE FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA Una vez que se haya obtenido la fiel se llenara la solicitud de certificado de firma electrónica avanzada y Antes de entregar su solicitud Verifique que haya llenado correctamente los datos apoyándose en las instrucciones que se encuentran en el reverso de la misma. Nota: Este formato puede ser llenado a mano siempre que los datos se encuentren legibles. Verifique que la solicitud se encuentre impresa en una sola hoja y que la haya firmado por ambos lados con tinta color azul. Recuerde que esta solicitud se entrega por DUPLICADO. Le sugerimos leer el apartado Términos y Condiciones de Uso que se encuentra en el reverso de la solicitud. 64

66 Una vez que han generado los siguientes puntos que se mencionan a continuación: 1. El archivo de requerimiento de Certificado de Sello Digital, que contiene los datos mínimos para la generación del certificado de sello digital. (*.req). 2. El archivo de la llave o clave privada de sellos digital. (*.key). 3. El archivo de requerimiento del Certificado de Sello Digital (*.req) se ensobreta y se genera un (*.sdg). "Este es el archivo que se deberá enviar al SAT vía Internet." 4. Llenado de la solicitud de certificado de firma electrónica avanzada. Se procede a la instalación de Signature xdoc Facturación Electrónica VICMA S.A. Instalación xdoc Pre-requisitos de Instalación De Sistema Operativo. Para instalar el xdoc es necesario contar con los siguientes requisitos si no se cumple con ellos no podrá ejecutar el software xdoc. 1. Se requiere la administración de Servicios Windows que puede ser uno de los que se mencionarán a continuación: 2000 Profesional Server. WinXP es recomendado edición profesional Server Server. 65

67 2. Cuentas de Usuario Administrador Local del equipo. 3. Actualizaciones al día del Sistema Operativo Microsoft Windows + Ultimo Service Pack disponible. Vicma cuenta con la plataforma 2003 server R2 Se deberá contar con los siguientes puntos para una correcta instalación: Instalador x.doc MX. Licencia del producto x.doc MX. Microsoft.NET Framework v3.5 (Disponible con la instalación de Requerimientos Adicionales. Configuración de Proxy (si existe Proxy), requerido para envío de los CFD a la plataforma Server. Conexión a Internet, solo si necesita conectividad con Server por este medio (recomendado mínimo 256 kbps.). Funcionalidades x.doc Servicio Cola de Impresión (PrintSpooler) del equipo iniciado, necesario para la creación de las impresoras virtuales en el caso de que sea el medio de integración. Servicio SMTP instalado para envío de Correos de Alertas (Componente de IIS). 66

68 Para Configuración x.doc. Datos de la empresa, usuario de gestión con Server. Certificados Digitales (FEA, Sello Digital, sus respectivas llaves y password). IMPORTANTE (Antes de la Instalación) A menos que se indique lo contrario, toda la información incluida aquí se aplica a x.doc. Debe comprobar si estas notas son aplicables a su instalación específica. x.doc se ejecuta correctamente en los sistemas operativos que cumplen los prerrequisitos descritos específicamente en este documento. x.doc ofrece compatibilidad con el componente.net Framework de Microsoft, para la versión 1.1 y sus actualizaciones y/o fixes. El servicio SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, Protocolo simple de transferencia de correo) utilizado por x.doc para el envío de correo de alertas, depende de la correcta operación y configuración del servicio SMTP configurado en el Sistema Operativo. Instalación xdoc. Para iniciar la instalación del producto MX x.doc utilice el CD de instalación en el equipo requerido, si dentro de 10 segundos no se inicia en forma automática el proceso de instalación, es necesario ejecutar manualmente el instalador, para esto debe ingresar a la unidad de CD y ejecutar el archivo de instalación Signature xdoc 2.0.(mx).exe. Entre los procesos realizados previos a la instalación del producto, el instalador 67

69 evaluara los siguientes prerrequisitos de instalación: versión del sistema operativo, espacio en disco y el componente.net Framework de Microsoft. Si estos no se cumplen: Fig. 34 Sistema Operativo Si la versión del sistema operativo no es compatible se detiene la instalación, revisar los prerrequisitos. Espacio en disco Se debe liberar espacio de la unidad de disco e iniciar nuevamente la instalación..net Framwork Si está instalado se omite este paso, de no ser así el instalador de ofrece instalar el componente, el cual es requerido para ver figura

70 Fig. 35 Aceptada la instalación del componente.net Framework se prepara la instalación de este, damos clic en aceptar el contrato de licencia del producto para iniciar la instalación, ver figura 36. Fig. 36 Finalizada la instalación de.net Framework, el instalador continúa con la instalación de x.doc, damos clic en Siguiente> para continuar con el proceso, ver figura

71 Fig. 37 Nos mostrará el contrato de Licencia para el usuario final. Seleccionamos la opción Acepto los términos del contrato de licencia para continuar con la instalación, damos clic en siguiente. Fig. 38 En la siguiente pantalla (ver figura 39) de configuración debe ingresar los datos de Nombre de Usuario y la Organización a la cual se registra el producto, así mismo para quien se instalara la aplicación: 70

72 Cualquiera que utilice este equipo (todos los usuarios). Solo para mí (Este usuario). Se recomienda instalar para cualquiera que utilice este equipo, con esta opción permitimos que cualquier usuario autorizado que se autentifique en el sistema operativo pueda acceder a sin los privilegios de administrador (del sistema operativo) necesariamente, si no como un usuario restringido. Fig. 39 El siguiente paso es elegir la ruta de instalación, esta ruta por default es c:\programs Files\Signature\xDoc MX, si desea cambiar esta ruta presione el botón Cambiar, seleccione la ruta deseada y presione Siguiente para continuar con la instalación ver figura

73 Fig. 40 La siguiente pantalla (ver figura 41) Tipo de Instalación presenta las siguientes opciones: Completa: Se instalaran todos los componentes de una instalación estándar (Componentes requeridos). Personalizada: Permite seleccionar los componentes, funciones y la ruta a instalar. Fig

74 La pantalla de instalación personalizada presenta las siguientes opciones: Componentes Básicos. Se instalarán sólo los componentes necesarios para la generación de CFD s. Web Services. Al activar esta opción se habilitará el uso de los Web Services disponibles de xdoc. Conectores. Al activar esta opción se habilitaran el uso de los conectores para integración de con xdoc. Fig. 42 Una vez seleccionados los componentes deseados damos clic en siguiente y nos mostrara una pantalla como la figura 43, damos clic en Instalar para comenzar con la instalación. 73

75 Fig.43 Ahora sólo es necesario esperar que el proceso de instalación finalice por completo. Fig. 44 El proceso de instalación tomará algunos minutos dependiendo del hardware del equipo, finalizado el proceso deberá seleccionar Finalizar. 74

76 Fig. 45 Instalación de licencia. Para ejecutar la aplicación xdoc deberá tener la licencia de xdoc valida, la licencia deberá tener el nombre license.sef y ser depositada en el directorio Stores de Signature (..\Signature\xDoc\Stores). Procedimiento de instalación de la licencia es el siguiente: Descomprimir el archivo license_signature_xdoc_xxxxxx.zip. Renombrar el archivo license_signature_xdoc_ XXXXXX.sef por license.sef. Depositar el archivo license.sef en el directorio Stores de Signature (..\Signature\xDoc MX\Stores). Aceptar si solicita sobrescribir. Fig

77 Una vez realizado este procedimiento Signature xdoc estará listo para ejecutarse y ser configurado, también se creará un acceso directo a la aplicación en la lista de programas de inicio. Fig. 47 Procedimiento de configuración de xdoc. El primer paso para la configuración de xdoc es la creación de un Área. La creación de un área en xdoc es el proceso que creará los recursos locales del área, es decir los servicios y las impresoras (opcional) del área. Para crear el área deberá iniciar la aplicación xdoc manager e ir a la opción Crear Nueva Área del menú Área (Área Crear Nueva Área.). Fig. 48 En la pantalla Nueva Área deberá asignar un nombre descriptivo para el área, las restricciones para el nombre son: 76

78 Debe ser mayor de 6 caracteres. Omitir espacios en blanco. No utilizar guión Bajo _. No utilizar punto. Definido el nombre deberá Aceptar para crear el área, si creo impresoras virtuales el servicio de Windows Cola de Impresión (Print Spooler) deberá estar iniciado. Fig. 49 Si la instalación solicita reiniciar la cola de Impresión deberá ir a Servicios (de Windows) Cola de Impresión. Creada el área por xdoc Manager la deberá configurar con los datos de la empresa. Para poder entrar al área creada y configurarla es necesario dar clic en Área Abrir Área, Nombre Área Creada. Fig. 50 Se debe colocar la contraseña del área por default es administrador, esta 77

79 contraseña se puede modificar como se mostrara posteriormente. Una vez dentro del área creada podremos ver la pantalla principal. Fig. 51 Esta pantalla contiene varios menús, en cada uno de ellos se configura un aspecto especifico de xdoc. Menú Configuración Dentro de la pestaña Configuración existen 4 opciones, las cuales serán detalladas a continuación. Configuración Datos del Area. Para introducir los datos del área deberá ir a la opción Datos del área de la pestaña Configuración, Los datos que debemos introducir en esta pantalla son: RFC de la empresa (R.F.C) Razón social de la empresa (Nombre) 78

80 Además en esta misma ventana podemos revisar la siguiente información: 1. No. De licencia 2. Nombre del producto. 3. Compañía. 4. Expiración de la licencia. 5. RFC s de emisores de cfd s autorizados 6. RFC s de Receptores cfd s autorizados. Fig. 52 Cambio de contraseña. Dentro de esta ventana (Configuración Datos del Area) también podemos modificar la contraseña para poder acceder al área. Para realizar esto solo es necesario colocar la nueva contraseña que queremos en el campo Contraseña y confirmarla. 79

81 Fig. 53 Generación de Complemento. Si se desea agregar en la generación del cfd el complemento detallista es necesario configurar esta opción de la siguiente forma: Colocar la condición xpath que debe cumplir el cfd para que pueda agregar este complemento. Colocar el nombre del archivo XSLT que se utilizara para generar el nodo complemento. Los datos anteriores deben ir separados por & Fig. 54 Por ejemplo: //cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor[cfd:rfcrecep='xxx']&yyyy. xslt Dónde: //cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor[cfd:rfcrecep='xxx'], es la 80

82 condición xpath y en este caso XXX corresponde al RFC del receptor. YYYY.xslt indica el nombre de la plantilla xslt a utilizar. Para poder guardar cualquier cambio que se realice en la configuración de xdoc solo es necesario presionar el botón guardar, que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana. Fig. 55 Configuración Servicios Dentro de esta ventana podemos realizar las siguientes operaciones: Programación de Servicios. Los son configurables en su tiempo de ejecución en segundos, por defecto están en 5 segundos que es el tiempo que se recomienda, para ello deberá ir a (Configuración Servicios). El tiempo de ejecución son los segundos en que demora en ejecutarse nuevamente. Configurados los tiempos es necesario Grabar la configuración y reiniciar los servicios. También dentro de este apartado se puede indicar al servicio de paginación desde que directorio debe tomar los archivos, sólo hay que dar clic en el ícono de carpeta y seleccionar la carpeta deseada. Fig

83 Configuración Certificado Digital. Para el firmado de los CFD deberá configurar la FEA y el Sello Digital, sus llaves privadas y la contraseña de cada una respectivamente. Para esto deberá seleccionar el icono de carpeta y buscar el directorio en el cual están almacenados, así mismo para la llave privada, asignar la contraseña y grabar la configuración. Si no están configurados estos parámetros no se iniciara el servicio En esta ventana también nos muestra la fecha de expiración de cada uno de los certificados. Si uno de estos certificados ya expiro o esta corrupto Signature xdoc no nos dejara guardar la configuración y nos enviara el mensaje de error correspondiente. Fig. 57 Servicio de Alertas. El servicio de alerta de error envía por correo electrónico un mensaje notificando a las cuentas configuradas cuando un archivo ha tenido problemas en el proceso de conversión. Para habilitar este servicio deberá: 1. Servicio SMTP habilitado del sistema operativo. 2. Activar la casilla Habilitar el servicios de envío de alertas 82

84 3. Configurar la o las cuentas a las que se enviara la alerta, puede ir más de una cuenta de correo electrónico, solo deben ser separadas por punto y coma (;). 4. Configurar el tiempo en el que serán procesadas las alertas 5. En el caso de que se desee utilizar un servidor de smtp se debe habilitar la opción y configurar los datos necesarios. 6. Si se necesita un servidor Proxy para la conexión se deba habilitar esta opción. 7. Signature xdoc también nos puede enviar alertas avisando que la fecha de expiración de nuestros certificados está cerca, sólo es necesario habilitar la opción y seleccionar el número de días con anticipación que queremos que nos notifique. 8. Después de configurar todo es necesario guardar la nueva configuración. Fig. 58 Impresión Automática. Signature xdoc tiene la potencialidad de imprimir físicamente los CFD que se generan en formato electrónico, sin que estos aun sean generados en formato PDF en la plataforma Server, para ello deberá ir a (Configuración Servicios). Este proceso permite obtener por medio de un proceso automático los CFD sean impresos de forma automática y masiva, para lo que deberá seleccionar entre dos modos de impresión, uno de impresión masiva con reglas básica por tipo de documento y número de copias, o uno más avanzado, que le permitirá 83

85 armar lógicas avanzadas de impresión. Para la impresión masiva, es decir que todos los CDF s generados se impriman, es necesario realizar el siguiente procedimiento: 1. Habilitar Servicio de Impresión Automática 2. Seleccionar la opción Todos los CFD por la impresora 3. Configurar cada cuantos segundos se procesaran los archivos por imprimir 4. Configurar el número de reintentos de impresión 5. Configurar la cantidad de segundos entre cada reintento 6. Impresora: Define la impresora por la cual se va a imprimir ese tipo de CFD 7. Tipo de CFD: Indica el tipo de documento por la impresora seleccionada. 8. Bandeja de hojas: Define la bandeja de la impresora a utilizar. 9. Copias: número de copias a imprimir. 10. Guardar la configuración. Fig. 59 Para habilitar el servicio de impresión avanzado, es necesario activar la casilla Utilizar reglas de impresión. Con esto será necesario configurar reglas de impresión las cuales se explicaran más adelante. 84

86 Conexión con Server. En esta parte se configura la conexión de xdoc con la plataforma Server, para ellos deberá ir a Servicios de Configuración (Configuración Servicios). 1. Conocer el user y pass de la empresa de esa área en Server. 2. Configurar el Usuario y la Contraseña de la empresa del Server. 3. Grabar la configuración y reiniciar el servicio NOTA: Si el usuario y contraseña son cambiados en esta pantalla, estos mismos datos deberán ser configurados en el portal por el administrador (sysmngr) de la plataforma Server, así mismo si estos datos son cambiados en las plataforma Server, estos deberán ser configurados en xdoc en la opción de Conexión con Server. Configuración Local Dentro de esta ventana podemos realizar las siguientes operaciones: Configuración Local. En esta ventana se pueden realizar algunas configuraciones relacionadas con el formato de los XML y la configuración regional, continuación se describen más a detalle cada una de estas opciones. 1. Provee los folios: Permite que xdoc asigne los folios a los CFD generados en el caso de que el ERP no sea capaz de asignarlos, esta opción no es recomendable utilizarla. 2. valida los números: Le indica a xdoc que debe validar el folio, 85

87 serie, No. De aprobación, año de aprobación contenidos en el CFD enviado por el ERP. 3. La descripción de los ítems puede tener múltiples líneas: Le indica a xdoc que algunas o todas las descripciones de los artículos pude tener más de un renglón. 4. Validar duplicidad de folios contra signature Server: Al activar esta opción xdoc no permitirá que se genere ningún CFD que ya exista en server. 5. Generar copia del DTE firmado: permite que xdoc guarde una copia en un directorio específico de los CFD que son enviados a signature Server. 6. Separador de miles: permite seleccionar el carácter que queremos que sea el separador de millares en las cantidades. 7. Separador de decimales: permite seleccionar el carácter que queremos que sea el separador de decimales en las cantidades. 8. Encoding: Especifica la codificación con la que fue generado el spool de datos desde el ERP. 9. Tamaño de paquetes: Especifica la cantidad de documentos que serán enviados por el servicio de despacho. 10. Nro. Decimales: Indica la cantidad de decimales que serán utilizados en la parte de la addenda 11. Generar copias en: Específica el directorio en el que serán dejadas las copias de los CFD en caso de tener activa esta opción. 86

88 Fig. 60 Configuración del Proxy Esta opción permite indicar si es necesaria la utilización de Proxy y la configuración del mismo para que xdoc pueda realizar el envío de CFD en el caso de que el modelo de operación sea ASP. Fig. 61 Menu Documentos Podrá realizar un seguimiento de los archivos en xdoc para ello deberá ir a la pestaña Documentos, expandir el árbol de directorios y moverse entre ellos para buscar el archivo. Esto es útil cuando busca un archivo con error, ubicándose en el directorio Cola de Errores y se listaran todos los archivos que presentan problemas de conversión en formato TXT y un archivo en formato XML con el mismo nombre de archivo que identifica el error para ese documento. Recuerde que el proceso de los archivos es muy rápido, por lo que no podrá darle un seguimiento a menos que tenga los servicios detenidos. Para ver los documentos debe hacer doble click en el archivo para que este se abra. Seguimiento de documentos, ej: un XML firmado por despachar a Server. Menú Log de eventos 87

89 Podrá realizar una auditoría de los servicios de xdoc por medio de la opción Log de Eventos. Esto es útil cuando necesita identificar un error para un servicio de un área y/o una instancia, ubicándose en el directorio Log de Eventos se listaran todos procesos de todos los servicios de todas las instancias, pude filtra por proceso y/o por instancia para tener una búsqueda más precisa. Para leer el error debe hacer doble click en el, para que este se abra. 1. Iniciar xdoc Manager. 2. Ir a Log de Eventos, se listaran todos los procesos para todas las áreas y todas las instancias. 3. Puede filtrar por: Servicio para los servicio y/o instancia para el número de instancia. Fig

90 Fig

91 Menú Servicios Podrá operar los servicios del área de xdoc por medio de la opción Servicios. Esto es útil cuando necesita realizar un seguimiento de un archivo o depurar un servicio, reiniciándolo y/o deteniendo e iniciando, puede realizar este proceso para uno o más servicios seleccionándolos. Fig. 64 Operación de los servicios : Inicia un servicio que este detenido. : Detiene un servicio que este iniciado. : Reinicia un servicio que este iniciado. 1. Iniciar xdoc Manager. 2. Ir a Servicios, se listaran todos los servicios para todas las áreas y todas las instancias. 3. Puede seleccionar uno o más (presionando Ctrl) servicios y realizar las operaciones necesarias. 90

92 Identificación de los servicios : Servicio de envío de alerte de correos por error de conversión. : Servicio de balanceo de carga entre las instancias del área. : Servicio de impresión masiva de los CFD. : Servicio de firmado digital de los CFD. NombreArea_01 : Servicio de conversión de los TXT a XML. NombreArea_01 : Servicio de despacho de los XML desde xdoc a Server : Servicio de paginación de archivos, separa los archivos unitariamente. NombreArea : Servicio de recepción de los XML desde Server a xdoc. IMPORTANTE El servicio solo se iniciara si están configurados. Datos del área. FEA y Sello Digital configurados con sus llaves y contraseñas. Asignación de folios. 91

93 Diagrama de procesos de signature xdoc Fig. 65 Menú Asignación de folios Podrá realizar la asignación de folios para los distintos tipos de documentos en la opción Asignación de Folios. Para ellos deberá seleccionar Nuevo y asignar los datos del folio. : Permite cargar las configuraciones para la asignación de folio. : Permite eliminar una asignación de folio (Seleccionar y eliminar). Cuando se desea crear una nueva asignación de folios es necesario proporcionar los siguientes datos: Tipo de documento al que pertenece la serie. Serie del documento (opcional) Folio inicial del rango. Folio final del rango. Numero de aprobación de la solicitud de folios. 92

94 Fecha en la que se realizó la solicitud de folios. Fig. 66 Menú Impresoras. Podrá revisar las impresoras del área, si estas fueron creadas en la creación del área, por medio de la opción Impresoras. Estas se listaran mostrando el tipo, nombre, ubicación (ruta del puerto) y el nombre compartido si están compartidas Fig. 67 Menú Reglas de impresión. La configuración de impresión distribuida por Reglas de Impresión, permite crear reglas con una lógica avanzada de impresión, esto debido a que podemos crear tantas reglas como sea necesario, y que para su impresión deben cumplir una o varias condiciones o ser distintos según se requieran, concatenado las 93

95 condiciones. Deberá tener presente que el campo identificador deberá siempre ser el mismo incluyendo mayúsculas, minúsculas y espacios en blanco, para que la regla pueda identificarlo, es decir, por ejemplo si utiliza el campo contacto y este es CLIENTE, si la condición es = para que se cumpla siempre debe venir de la misma manera CLIENTE para se cumpla y se imprima. Procedimiento de Configuración. 1. Abrir xdoc, ir a Configuración --> Servicios. 2. Habilitar el Servicio de Impresión Automática y seleccionar Utilizar Reglas de Impresión Fig Ir a la casilla Reglas de Impresión. 4. Dar un nombre descriptivo a la Regla de Impresión. 5. Seleccionar la Impresora por la cual se debe Imprimir el CFD. 6. Seleccionar la bandeja de la impresora. 7. Elegir el número de copias a imprimir. 8. Elegir la plantilla a utilizar para la impresión. 9. Aceptar la configuración seleccionada. 94

96 Fig. 69 En el árbol de Schema 1. Seleccionar el campo a usar como discriminador (Ej: Nro. de Serie) y hacer doble clic sobre él. Fig

97 2. En la ventana Valor regla de Impresión configurar. a) Operación = si se busca que el campo sea Igual A, o!= si se busca que el campos sea Distinto A. b) En Valor, asignar el valor del campo, esta es la condición que se debe cumplir o ser distinta para que el documento se imprima por la impresora seleccionada (Ej: A). c) Si se selecciona más de un campo como discriminador, las condiciones asignadas se Concatenan, es decir debe cumplir TODAS las condiciones asignadas a la regla de impresión para que se realice la impresión física del CFD. Fig Aceptar. 4. Grabar la configuración. 5. Iniciar servicio Una vez realizado este procedimiento todos aquellos documentos que cumplan con cualquiera de las condiciones será enviado a imprimir. 96

98 Configuración de la Plataforma Para inicio del portal en la modalidad ASP, deberá ejecutar la siguiente URL en el Internet Explorer. Para inicio del portal en la modalidad IN-HOUSE, deberá ejecutar la siguiente URL en el Internet Explorer. Donde: localhost puede ser remplazado por, IP_Server o Name_Server o bien, Si Server esta en Housing. Fig. 72 Usuario Súper Administrador de la plataforma Server El usuario definido como Administrador de la Plataforma, es el Súper Administrador, que tiene privilegios de administración total sobre todos los otros usuarios y funcionalidades de la plataforma Server 3.0. Este usuario es el encargado de la configuración total de la plataforma, permitiendo crear empresas y usuarios administradores para estas empresas. El usuario Súper Administrador por defecto es sysmngr. Para ingresar al portal con privilegios de Súper Administrador, deberá validarse como sysmngr y su password (El password no es mencionado aquí por seguridad de la plataforma Server 3.0, y solo será entregada cuando usted acceda a instalación In-House). 97

99 INICIO es la pantalla (Fig. 01) de bienvenida a los usuarios, en ella deberá ingresar con los siguientes datos. Usuario : sysmngr Password : XXXXXXX Idioma : Español (México). Funcionalidades del Súper Administrador Fig. 73 Habiendo ingresado a la plataforma Server con el usuario sysmngr, usted accederá a las pantallas de funcionalidades del Súper Administrador. Estas funcionalidades están disponibles en las siguientes pantallas: INICIO / REPORTES / CONFIGURAR / ADMINISTRAR / OPERACIÓN. Cada una de ellas contiene las siguientes funcionalidades: INICIO: Esta pantalla no tiene ninguna opción de administración, solo de bienvenida, pudiendo configurarse con mensajes personalizados. 98

100 REPORTES: Permite la Administración de REPORTES, tanto su definición como su generación. CONFIGURAR: Permite CAMBIAR CLAVE del súper usuario sysmngr. Esta opción se recomienda que este restringida, ya que el cambio de esta clave y su olvido, ocasiona que ese restringa el acceso total al usuario sysmngr. ADMINISTRAR: Permite ADMINISTRAR, Empresas, Plantillas, Distribución, Impresión, Documentos. OPERACIÓN: Funcionalidad de INICIO En esta funcionalidad están disponibles las opciones de auditoria y seguimiento de procesos de toda la plataforma a nivel GENERAL, las auditorias o seguimientos a procesos que se realizan en esta opción, son para la plataforma. En los eventos que podrá consultar están los reportes de ESTADOS, PROCESOS y LOGS de la plataforma para todas las empresas como para una o fecha y empresa determinadas. Esta pantalla no tiene ninguna opción de administración, solo de bienvenida, pudiendo configurarse con mensajes personalizados. 99

101 Funcionalidad de REPORTES Fig.74 Esta pantalla permite la Administración de REPORTES, tanto su definición como su generación. Fig

102 DEFINICIÓN Permite definir el o los reporte (s) que serán utilizados por los usuarios según la consulta requerida. ACTUALIZAR Fig. 76 Esta opción permite Actualizar la información mostrada. Para Acceder a la configuración de los reportes, deberá: Hacer Click sobre el Nombre de los reportes definidos. 101

103 Fig. 77 NUEVO Esta opción permite crear un nuevo Reporte. Para acceder a Datos para la definición del reporte, deberá: Hacer Click sobre el icono NUEVO. Llenar todos los campos obligatorios (rojo). Si no ha definido ningún Alm Proc. (Procedimiento Almacenado), entonces puede hacer uso del siguiente: sgnreportdocuments: Listado de documentos enviados para un rango de fecha o Listado de documentos recibidos para un rango de fechas. Una vez completada la información, debe Guardar, para conservar la información de definición del reporte. 102

104 Fig. 78 GENERACIÒN Permite a los usuarios Súper Administrador generar reportes y visualizar el resultado de la consulta realizada por medio del reporte. Los reportes generados por este usuario, quedaran disponibles para ser utilizados por todas las empresas de la plataforma, pero quedaran restringidos para extraer exclusivamente datos de la empresa que lo esté utilizando. Fig

105 ACTUALIZAR Esta opción permite Actualizar la información mostrada, desplegando los reportes disponibles. Para Acceder a los reportes, deberá: Hacer Click sobre la palabra Ver de los reportes definidos. NUEVO Fig. 80 Esta opción permite generar una nueva petición de reportes, Para acceder deberá: Hacer Click sobre la palabra Nuevo Accederá a Datos para la generación del reporte En esta pantalla, deberá completar los parámetros del generador de reportes, los datos en rojo son obligatorios. Una vez configurados los parámetros, deberá Guardar, antes de salir de la pantalla. La acción anterior lo llevara a la pantalla Listado de Reportes Hacer Click sobre la palabra Ver del reporte seleccionado. 104

106 REGENERAR Fig. 81 Esta opción permite regenerar el reporte: Para acceder deberá: Seleccionar el Tipo de reporte a Regenerar. Hacer Click sobre la palabra Regenerar La acción anterior procesara el reporte, cambiando el Estado, a Pendiente, una vez generado el reporte. Hacer Click sobre la palabra Ver del reporte seleccionado. Fig

107 ELIMINAR Esta opción permite eliminar el reporte: Para acceder deberá: Seleccionar el Tipo de reporte a eliminar. Hacer Click sobre la palabra Eliminar La acción anterior eliminará el reporte de la lista Funcionalidad de CONFIGURAR Esta pantalla permite CAMBIAR CLAVE del súper usuario sysmngr. Esta opción se recomienda que este restringida, ya que el cambio de esta clave y su olvido, ocasiona que ese restringa el acceso total al usuario sysmngr. CAMBIAR CLAVE Esta opción permite cambiar la CLAVE del súper usuario sysmngr. Funcionalidad de ADMINISTRAR Fig. 83 Esta pantalla permite ADMINISTRAR, Empresas, Plantillas, Distribución, Impresión, Documentos. EMPRESAS Crear o dar de alta una nueva empresa, así mismo la administración de las empresa ya creadas. 106

108 PLANTILLAS Cargar o actualizar una plantilla para un determinado tipo de documento (rpt) y cuerpo de (eml). DISTRIBUCIÓN Permite crear y/o administrar las reglas de distribución creadas por el usuario. N/A. IMPRESIÓN DOCUMENTOS Permite la visualización y la administración de los documentos de todas las empresas. Funcionalidad de EMPRESAS Fig. 84 Esta opción permite crear o administrar Empresas BUSCAR / NUEVA BUSQUEDA En esta opción se listaran la totalidad de las empresas creadas. También podrá realizar una búsqueda de una empresa por: 107

109 Código Nombre Estado : RFC de la empresa. : Razón social de la empresa. : Estado de la empresa (ACTIVO/PASIVO) NUEVO Fig. 85 Esta opción permite crear una nueva empresa. Para crear una nueva empresa deberá seleccionar NUEVO. Si ha seleccionado Nuevo, se presentará la siguiente pantalla, en la cual deberá configurar los datos propios de la empresa para darla de alta. Los datos presentados en ROJO son obligatorios para dar de alta la empresa. Los datos presentados en AZUL son opcionales. 108

110 Fig. 86 Junto con los datos de la empresa, podrá configurar propiedades adicionales para la empresa, como el manejo de Folio Interno o Código de Receptor si, estos datos están en el XML emitidos/recibidos como parte de los datos a presentar en el portal. Usuario Adm : En este campo deberá poner el nombre del administrador de la empresa, se recomienda utilizar la siguiente nomenclatura nemotécnica: sin olvidar que este nombre debe ser el mismo que se configura en xdoc, para permitir la conexión autentificada a la plataforma. Password : En este campo deberá poner el Password del administrador de la empresa, se recomienda utilizar la siguiente nomenclatura nemotécnica: NOMBREEMPRESA, sin olvidar que este Password debe ser el mismo que se configura en xdoc, para permitir la conexión autentificada a la plataforma. 109

111 Fig. 87 Ya configurados todos los datos necesarios para la definición de la empresa, se deberá seleccionar la opción de GUARDAR para crear la empresa y almacenar sus datos correspondientes. Para configurar los datos del servicio POP3, que corresponde a la recepción de CFDs de los proveedores, primero deberá crear la empresa, y posteriormente ingresar a las propiedades de la empresa. PROPIEDADES Una vez creada una nueva empresa, se debe acceder a sus Propiedades. Esta funcionalidad permite configurar una cuenta POP3, esta tiene la finalidad de ser la cuenta encargada para la recepción de los CFDs de los proveedores por medio de correo electrónico. Para esto deberá tener una cuenta de correo que opere con el protocolo POP3. Para configurar las propiedades de la empresa, deberá: Hacer Click sobre el Código (RFC) de la empresa. Fig

112 Seleccionar PROPIEDADES. En CONFIGURACIÒN DEL CORREO ELECTRÒNICO PARA LA RECEPCIÒN deberá configurar. o Servidor POP3 : Servidor POP3 de la cuenta de recepción. o Usuario : Usuario de la cuenta POP3 para la recepción. o Password : Password de la cuenta de recepción. o Confirmación : Confirmación de la password de la cuenta de la recepción. Configurados los datos requeridos, deberá seleccionar GUARDAR. Funcionalidad de PLANTILLAS Fig. 89 Esta opción permite cargar o actualizar una plantilla para un determinado tipo de documento (rpt) y cuerpo de (eml). La plantilla tiene la función de leer los datos para representarlos en forma gráfica según el reporte cargado. 111

113 Funcionalidad de DISTRIBUCIÓN Fig. 90 Esta opción permite crear y/o administrar las reglas de distribución de los CFDs. BUSCAR / NUEVA BUSQUEDA En esta opción se listaran la totalidad de las reglas creadas por el Usuario Súper Administrador. También podrá realizar una búsqueda de reglas por: Clase : Clase de documentos, Todos, Documento; Adjuntos. Grupo : Grupo de documentos, Todos, Enviados, Recibidos. Codigo : Por defectos Todos. Descripcion : Es una descripción genérica para identificar a regla Cant Reg : Es la cantidad máxima de registros levantados por la consulta Tipo Distribución: Identifica la matriz de combinaciones de Addendas y sus Tipos de Distribución posible. 1, ' - PDF' 2, ' - XML' 3, 'File System - PDF' 4, 'File System - XML', 1); 5, 'FTP - PDF' 6, 'FTP - XML' 7, 'SFTP - PDF' 8, 'SFTP - XML' 99, 'No Distribuir' 50, ' - Xml Amece' 51, ' - Xml Edifact' 52, ' - Xml Chedraui' 112

114 53, ' - Xml Liverpool' 54, ' - Xml Gigante' 55, ' - Xml Corvi' 56, ' - Xml Comercial Mexicana' 57, ' - Xml Femsa' 58, ' - Xml Soriana' 59, 'File System - Xml Amece' 60, 'File System - Xml Edifact' 61, 'File System - Xml Chedraui' 62, 'File System - Xml Liverpool' 63, 'File System - Xml Gigante' 64, 'File System - Xml Corvi' 65, 'File System - Xml Comercial Mexicana' 66, 'File System - Xml Femsa' 67, 'File System - Xml Soriana' 68, 'FTP - Xml Amece' 69, 'FTP - Xml Edifact' 70, 'FTP - Xml Chedraui' 71, 'FTP - Xml Liverpool' 72, 'FTP - Xml Gigante' 73, 'FTP - Xml Corvi' 74, 'FTP - Xml Comercial Mexicana' 75, 'FTP - Xml Femsa' 76, 'FTP - Xml Soriana' 77, 'SFTP - Xml Amece' 78, 'SFTP - Xml Edifact' 79, 'SFTP - Xml Chedraui' 80, 'SFTP - Xml Liverpool' 81, 'SFTP - Xml Gigante' 82, 'SFTP - Xml Corvi' 83, 'SFTP - Xml Comercial Mexicana' 84, 'SFTP - Xml Femsa' 85, 'SFTP - Xml Soriana' Emisor Receptor : Identifica el Código del Emisor, para efectos prácticos esté es el RFC. : Identifica el Código del Receptor, para efectos prácticos esté es el RFC. Nombre : Es el nombre de la regla. Este nombre debe ser único. 113

115 NUEVA Fig. 91 Esta opción permite crear una nueva REGLA DE DISTRIBUCIÓN. Para crear una nueva REGLA DE DISTRIBUCIÓN deberá seleccionar NUEVA. Fig. 92 Si ha seleccionado Nueva, se presentara la siguiente pantalla, en la cual deberá configurar los datos propios de la empresa para darla de alta. Los datos presentados en ROJO son obligatorios para dar de alta la empresa. Los datos presentados en AZUL son opcionales. 114

116 Fig. 93 Las reglas de distribución son las encargadas de realizar la distribución de los CFDs, según los parámetros configurados, dentro los cuales se cuenta con: Nombre : Es el nombre de la regla. Este nombre debe ser único. Descripción : Es una descripción genérica para identificar la regla. Clase : Identifica que clase de archivo que se distribuirá: Todos, Documento, Adjuntos. Grupo : Identifica a qué tipo de documentos aplica esta regla: Enviados o Recibidos. Tipo Documento Código Emisor Código Receptor : Permite seleccionar los tipos de documentos fiscales disponibles. : Identifica el Código del Emisor, para efectos prácticos este es el RFC. : Identifica el Código del Receptor, para efectos prácticos este es el RFC. 115

117 Condición : Si se desea que la regla tenga una condición para operar, entonces se debe definir una condición xpath, la cual debe escribirse en el campo Condición. Tipo Distribución : Identifica la matriz de combinaciones de Addendas y sus Tipos de Distribución posibles. Si selecciona Obtener desde el documento xml utilizando la expresión..., entonces deberá configurar en el campo la regla xpath, el cual leerá el código del xml, con el tipo de distribución requerido. Ejemplo: 1= Mail con PDF; 85=SFTP - Xml Soriana. 1, ' - PDF' 2, ' - XML' 3, 'File System - PDF' 4, 'File System - XML', 1); 5, 'FTP - PDF' 6, 'FTP - XML' 7, 'SFTP - PDF' 8, 'SFTP - XML' 99, 'No Distribuir' 50, ' - Xml Amece' 51, ' - Xml Edifact' 52, ' - Xml Chedraui' 53, ' - Xml Liverpool' 54, ' - Xml Gigante' 55, ' - Xml Corvi' 56, ' - Xml Comercial Mexicana' 57, ' - Xml Femsa' 58, ' - Xml Soriana' 59, 'File System Xml Amece' 60, 'File System - Xml Edifact' 61, 'File System - Xml Chedraui' 62, 'File System - Xml Liverpool' 63, 'File System - Xml Gigante' 64, 'File System - Xml Corvi' 65, 'File System - Xml Comercial Mexicana' 66, 'File System - Xml Femsa' 67, 'File System - Xml Soriana' 68, 'FTP - Xml Amece' 69, 'FTP - Xml Edifact' 70, 'FTP - Xml Chedraui' 116

118 71, 'FTP - Xml Liverpool' 72, 'FTP - Xml Gigante' 73, 'FTP - Xml Corvi' 74, 'FTP - Xml Comercial Mexicana' 75, 'FTP - Xml Femsa' 76, 'FTP - Xml Soriana' 77, 'SFTP - Xml Amece' 78, 'SFTP - Xml Edifact' 79, 'SFTP - Xml Chedraui' 80, 'SFTP - Xml Liverpool' 81, 'SFTP - Xml Gigante' 82, 'SFTP - Xml Corvi' 83, 'SFTP - Xml Comercial Mexicana' 84, 'SFTP - Xml Femsa' 85, 'SFTP - Xml Soriana' Si selecciona cualquier otro tipo, entonces se asignara directamente el Tipo Distribución. Destino : Especifica el medio o ruta de distribución, en dependencia del tipo de distribución seleccionada. Si marca Utilizar la siguiente especificación: entonces, en el campo deberá asignar el dato o sentencia para la distribución. o En el caso de una regla de distribución por correo electrónico, deberá configurar los correos o cuentas, si es mas de una, separarlas por punto y coma (;). o Para una distribución FileSystem deberá configurar la ruta física o local hacia el directorio en el cual se depositaran los archivos del proceso de distribución. o Para una distribución FTP o sftp se deberá configurara una regla que contiene los parámetros de la distribución, con la url, directorios, credenciales, Proxy, etc. Obtener desde el documento xml. Si utiliza esta opción, deberá configurar en el campo la regla xpath, el cual leerá el dato o sentencia del xml, que deberá ser consistente con el tipo de distribución aplicado. Nombre Archivo : Especifica el Nombre con el cual se generara el archivo. Para personalizar el nombre de archivo que se asignará en el proceso de distribución, deberá configurar en NOMBRE ARCHIVO la sentencia que llama los datos del MXL para formar el nombre. La sentencia deberá estar compuesta por la llamada a los campos, y la extensión. Dónde: {} : Abre y cierra la llamada al campo, y entre las llaves deberá configurar el XPath del campo a llamar. 117

119 _ (guion bajo): Separa los campos si se requiere separar.. (punto) : indica el fin del nombre. Extensión : la extensión del archivo, como XML o PDF. Ej: { cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/cfd:rfcrecep}_{//cfd: Docum ento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/cfd:codigoexreceptor}.xml Resultado: NSI980122I70_ xml Si es necesario que el nombre de archivo contenga datos fijos, estos pueden configurarse dentro de la sentencia directamente. Ej: { cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/cfd:rfcrecep}_se RIE.pdf Resultado: NSI980122I70_SERIE.pdf Ejemplo de una sentencia con campos combinados. Ej {//cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/rfcrecep}_serie_{ //cfd:c Resultado: TCH850701RM1_Serie_A_Folio_945.pdf Credenciales : Corresponde a las credenciales Usuario y Password, cuando el tipo de distribución es sftp y FTPU, pudiendo utilizar las siguientes opciones: Utilizar las siguientes: Si marca esta opción, deberá colocar el Usuario y Password correspondientes Obtener desde el documento xml.: Si marca esta opción, el usuario y Password deberán ser 118

120 obtenidos desde el xml, y por tanto deberá usar los Campo, para definir los xpath correspondientes. Usuario : En este campo deberá informar el Usuario Contraseña : En este campo deberá informar la Contraseña Configurados los datos requeridos, deberá seleccionar GUARDAR. Funcionalidad de IMPRESION Permite crear, modificar o eliminar las reglas de impresión de los documentos. Fig. 94 Nota: Esta opción está restringida en esta versión. Funcionalidad de DOCUMENTOS Esta opción permite la administración de documentos que están disponibles en la plataforma. Las siguientes opciones de funcionalidad están disponibles para el Súper 119

121 Administrador de la plataforma. Buscar : Realiza una búsqueda según los parámetros configurados. Nueva Búsqueda : Realiza una nueva búsqueda según los parámetros configurados. Generar PDF : Regenera los PDF de los documentos seleccionados. Distribuir : Redistribuye los documentos seleccionados. Cancelar Folio : Cancela los folios para los documentos seleccionados. Descargar : N/A. Eliminar : Elimina los folios para los documentos seleccionados. Los parámetros de búsqueda son los siguientes: Grupo : ENVIADO / RECIBIDO. Tipo Documento : Tipo de documento (Factura, Nota Crédito, Nota Debito, etc ) Estado : Estado actual de los documentos asignado por la aplicación Server. Actual : Activo lista los CFDs que tienen el estado actual. Desactivado: todos los que en algún momento presentaron el estado Fecha : Fecha Fiscal de los documentos, fecha de inicio y fecha fin. Buscar Por : N/A Emisor : RFC del emisor de o los documentos. Receptor : RFC del receptor de o los documentos. Serie-Numero : Serie y Folio (Inicio/Fin) de o los documentos. Tamaño Pag : Cantidad de documentos por pagina Cant. Dctos : Cantidad de documentos total que presentara la búsqueda. 120

122 Fig. 95 Funcionalidad de OPERACIÓN Esta pantalla están disponibles las opciones de auditoria y seguimiento de procesos de toda la plataforma a nivel GENERAL, las auditorias o seguimientos a procesos que se realizan en esta opción, son para la plataforma. En los eventos que podrá consultar están los REPORTES DE ESTADOS, PROCESOS y LOGS de la plataforma para todas las empresas configuradas. REPORTE ESTADOS Esta opción permite mostrar el reporte de la operación por estados para un determinado periodo de tiempo y para una cuenta determinada. Muestra un resumen de los estados de documentos por tipo. REPORTE PROCESOS Permite mostrar un reporte de todos los documentos encolados para cada uno de los procesos en cada uno de los módulos. LOGS Permite listar y filtrar todos los eventos de Server, así como archivar y visualizar los eventos. 121

123 Fig

124 Funcionalidad de REPORTE ESTADOS Esta funcionalidad permite tener una visión global de todas las transacciones fiscales en la plataforma por estado, tanto de los documentos emitidos o recibidos, dentro de un período determinado. El objeto de la misma es brindarle al usuario Súper Administrador, la posibilidad de evaluar si todos los documentos considerados se encuentran cuadrados respecto a los estados que conforman su ciclo de vida. Fig. 97 Funcionalidad de REPORTE PROCESOS Esta funcionalidad permite mostrar los procesos de la Plataforma Server 3.0, encolados para cada uno de los procesos en cada uno de los módulos. ACTUALIZAR Esta opción permite Actualizar la información mostrada. 123

125 Funcionalidad de LOGS Fig. 98 Esta funcionalidad permite tener una visión global de todas los LOGS en la plataforma. El objeto de la misma es brindarle al usuario Súper Administrador, la posibilidad de evaluar todos los LOGS de la Plataforma. BUSCAR / NUEVA BUSQUEDA En esta opción se listaran la totalidad de los logs. También podrá realizar una búsqueda por: Categoría : Categoría del Logs: Información, Alerta, Error, Auditoria. Proceso : Lista la totalidad de los procesos de la plataforma. Fecha Entre : Indica el rango de fechas que desea incorpora en la búsqueda. Si desea utilizar una única fecha, coloque el mismo valor en ambos campos. Palabras Claves : Permite realizar una busqueda por una palabra clave, como por ejemplo; nombre del usuario, IP del servidor, etc Id Evento Entre Tamaño Pág. : Cant. Eventos : Owner : Usuario : Tipo Evento : : Indica el rango de Id evento que desea incorpora en la búsqueda. Si desea utilizar un único Evento, coloque el mismo valor en ambos campos. 124

126 Origen : Servidor : N Ocu. Entre : ARCHIVAR Fig. 99 Esta opción permite archivar la totalidad de los logs. VIEWEVENTLOG Una vez generado un evento, se puede acceder al detalle de este. Para Acceder al detalle de estos eventos, deberá: Hacer Click sobre la Categoría del evento 125

127 Fig. 100 Configuración y Operación de Empresa Usuario Administrador de EMPRESA El usuario definido como Administrador de Empresa, es el Administrador, que tiene privilegios de administración total sobre todos los otros usuarios y funcionalidades de la EMPRESA. Este usuario es el encargado de la configuración de la EMPRESA, permitiendo crear o actualizar los datos de la empresa de la cual es administrador, como también, permite la creación de usuarios y la asignación de su matriz de seguridad. El usuario Administrador por defecto, debiera ser mismo que debió ser configurado por el Usuario Súper Administrador. Para ingresar al portal con privilegios de Administrador, deberá validarse como y su Password. INICIO es la pantalla de bienvenida a los usuarios, en ella deberá ingresar con los siguientes datos. Usuario : Password : NOMBREEMPRESA Idioma : Español (México). 126

128 Fig. 101 Funcionalidades del Administrador de EMPRESA Habiendo ingresado a la plataforma Server con el usuario Administrador de Empresa, usted accederá a las pantallas de funcionalidades del Administrador. Estas funcionalidades están disponibles en las siguientes pantallas: INICIO / DOCUMENTOS /REPORTES / CONFIGURAR / ADMINISTRAR / OPERACIÓN. Cada una de ellas contiene las siguientes funcionalidades: INICIO: DOCUMENTOS: Esta pantalla no tiene ninguna opción de administración, solo de bienvenida, pudiendo configurarse con mensajes personalizados. Esta pantalla permite la Operación de las transacciones realizadas en la empresa perteneciente al administrador. Permite buscar, visualizar y dar seguimiento a todos los Documentos que han sido emitidos por su empresa. Permite al comprador o receptor, visualizar y descargar todos los Documentos que le han sido enviados por su proveedor. Permite administrar lotes de documentos (Reporte Mensual de Folio). Permite ver los Documentos Pendientes de Aprobación. 127

129 REPORTES: Permite la Administración de REPORTES, tanto su definición como su generación. CONFIGURAR: Permite configurar, DATOS EMPRESA, DIVISIONES, USUARIOS, CAMBIAR CLAVE y WORKFL OW ADMINISTRAR: Permite Administrar, NUMERACIÓN, CLIENTES, PRODUCTOS, PLANTILLAS, DISTRIBUCIÓN, DOCUMENTOS, WORKFLOW. OPERACIÓN: En esta funcionalidad están disponibles las opciones de auditoria y seguimiento de procesos de toda la EMPRESA, las auditorias o seguimientos a procesos que se realizan en esta opción, son para la EMPRESA a la que pertenece el Usuario Administrador. En los eventos que podrá consultar están los reportes de ESTADOS, PROCESOS y LOGS de la EMPRESA para fecha determinadas. Funcionalidad de INICIO Esta pantalla no tiene ninguna opción de administración, solo de bienvenida, pudiendo configurarse con mensajes personalizados. 128

130 Funcionalidad de DOCUMENTOS Fig. 102 Esta pantalla permite la Operación de las transacciones realizadas en la empresa perteneciente al administrador. Permite buscar, visualizar y dar seguimiento a todos los Documentos que han sido emitidos por su empresa. Permite al comprador o receptor, visualizar y descargar todos los Documentos que le han sido enviados por su proveedor. Permite administrar lotes de documentos (Reporte Mensual de Folio). Permite ver los Documentos Pendientes de Aprobación. Fig

131 ENVIADOS Permite buscar, visualizar y dar seguimiento a todos los Documentos que han sido emitidos por xdoc a la empresa, desde este módulo se podrán ver todos los Documentos independiente del estado en que se encuentre, para esto es necesario tener rol de administrador de la empresa. BUSCAR/NUEVA BUSQUEDA Fig. 104 Para realizar una búsqueda de documentos se debe realizar los siguientes pasos: Seleccionar el tipo de documento a buscar en la caja de texto Tipo de Documento Fig. 105 Seleccionar el estado particular del documento a consultar. En caso de no saber el estado del documento a buscar seleccionar la opción por defecto Todos 130

132 Fig. 106 El resto de los criterios de búsqueda podrán utilizarse solos ó combinados dependiendo de las necesidades que tenga el usuario que realiza la acción. Los campos posibles de utilizar son: Fig. 107 División: Indicar la división a la cual pertenecen los documentos, por defecto Todas. Receptor: Indicar el RFC del receptor del documento que se desee buscar, sin puntos y sin guión. Serie- Número: En el primer campo debe colocar la serie a buscar (Max. 10 caracteres).el segundo campo representa el Folio de los documentos: En este campo puede seleccionar un rango determinado de folios a buscar. Si desea buscar un único documento coloque el mismo nro de folio en ambos campos. Fecha Entre: Indique el rango de fechas que desea incorporar en la búsqueda. Si desea utilizar una única fecha, coloque el mismo valor en ambos campos. 131

133 Monto Entre: En caso de contar con el monto del documento a buscar, puede colocar éste en ambos campos para una búsqueda más acotada. Cant. Dctos: Este campo se utiliza para indicar la cantidad máxima de documentos que deberán incluirse en la búsqueda. En caso que la cantidad de documentos resultado de la búsqueda sea mayor a la soportada por el tamaño de la página mostrada, se indicará la cantidad de páginas que conforman la búsqueda en el extremo inferior derecho de la página. Finalmente, para llevar adelante la búsqueda se deberá presionar el botón Buscar OTRAS OPCIONES Para realizar una búsqueda más detallada utilice los iconos, una vez desplegados los documentos buscados Visualización de documentos en formato XML Todos los documentos generados por el sistema de facturación quedarán almacenados en Signature Server en formato XML tal como lo exige el SAT. Para poder visualizarlos en ese formato presione el ícono indicado el cual se encuentra en el extremo derecho de cada documento generado. 132

134 Fig. 108 Visualización de documentos en formato PDF Con el objeto de facilitar la interpretación de la información contenida en los documentos generados, Signature Server brinda la posibilidad de visualizarlos en formato de impresión PDF. Para ello presione el icono indicado el cual que se encuentra en el extremo derecho del documento a consultar. Log de estados del documento Esta opción le permitirá visualizar el ciclo de vida del documento. En otros términos, esta opción permite hacer un seguimiento de todos los eventos que se produjeron durante toda la vida del documento desde su generación hasta su almacenamiento final. Para revisar el ciclo de vida del documento presione el ícono indicado el cual se encuentra en el extremo derecho del mismo. La siguiente pantalla muestra el ciclo de vida de un documento ejemplo. 133

135 Fig. 109 Documentos Adjuntos : En este sector de la pantalla se muestra los documentos adjuntos que pueden estar asociados en el ciclo de vida del documento. GENERAR PDF Esta opción permite Generar PDF. En caso que el PDF no se pueda visualizar, usted tiene la opción de regenerarlo. Para ello seleccione el documento mediante la casilla de verificación que se encuentra en el extremo izquierdo del mismo y presione el ícono Generar PDF que se encuentra en la parte superior de la pantalla. DISTRIBUIR Esta opción permite la redistribución del documento por mail o por el medio configurado en el caso que el mismo se encuentre asociado a una regla de distribución previamente asignada. Para ello seleccione el o los documentos que desee redistribuir mediante la casilla de verificación que se encuentra en el extremo izquierdo del mismo, y presione el ícono Distribuir que está en la parte superior de la pantalla. CANCELAR FOLIO Esta funcionalidad aplica a cualquier estado del documento. En esos casos Signature Server cancela el folio legal de los documentos seleccionados y los deja en estado Cancelado. Para ello seleccione el o los documentos que desee cancelar mediante la casilla de verificación que se encuentra en el extremo izquierdo del mismo, y presione el ícono Cancelar Folio que se localiza en la parte superior de la pantalla. 134

136 MOVER Esta funcionalidad aplica sólo a instalaciones en donde se tengan configuradas divisiones. Para ello seleccione el o los documentos que desee Mover mediante la casilla de verificación que se ubica en el extremo izquierdo del mismo, y presione el ícono Mover que se localiza en la parte superior de la pantalla. De esa manera los documentos quedarán programados para Moverse de una División a otra, aplicando la plantilla de Workflow que corresponda. ELIMINAR Fig. 110 Esta funcionalidad aplica sólo a documentos enviados cuyos estados sean No archivado. En esos casos Signature Server elimina lógicamente los documentos seleccionados y los deja en estado Eliminado. Para ello seleccione el o los documentos que desee eliminar mediante la casilla de verificación que se encuentra en el extremo izquierdo del mismo, y presione el ícono Eliminar que se encuentra en la parte superior de la pantalla. 135

137 RECIBIDOS Permite al comprador o receptor, visualizar y descargar todos los Documentos que le han sido enviados por su proveedor. BUSCAR/NUEVA BUSQUEDA Fig. 111 Para realizar una búsqueda de documentos se debe realizar los siguientes pasos: Seleccionar el tipo de documento a buscar en la caja de texto Tipo de Documento Fig. 112 Seleccionar el Estado particular del documento a consultar. En caso de no saber el estado del documento a buscar seleccionar la opción por defecto Todos 136

138 Fig. 113 El resto de los criterios de búsqueda podrán utilizarse solos ó combinados dependiendo de las necesidades que tenga el usuario que realiza la acción. Los campos posibles de utilizar son: Fig. 114 División: Indicar la división a la cual pertenecen los documentos, por defecto Todas. Receptor: Indicar el RFC del receptor del documento que se desee buscar, sin puntos y sin guión. Buscar por: Indicar el concepto por el cual se requiere realizar la búsqueda, se desplegará un campos, en el cual debe indicar el valor del concepto a buscar. Si no requiere utilizar este criterio de búsqueda deje el valor por defecto, Ninguno. 137

139 Fig. 115 Serie- Número: En el primer campo debe colocar la serie a buscar (Max. 10 caracteres).el segundo campo representa el Folio de los documentos: En este campo puede seleccionar un rango determinado de folios a buscar. Si desea buscar un único documento coloque el mismo nro de folio en ambos campos. Fecha Entre: Indique el rango de fechas que desea incorporar en la búsqueda. Si desea utilizar una única fecha, coloque el mismo valor en ambos campos. Monto Entre: En caso de contar con el monto del documento a buscar, puede colocar éste en ambos campos para una búsqueda más acotada. Cant. Dctos: Este campo se utiliza para indicar la cantidad máxima de documentos que deberán incluirse en la búsqueda. En caso que la cantidad de documentos resultado de la búsqueda sea mayor a la soportada por el tamaño de la página mostrada, se indicará la cantidad de páginas que conforman la búsqueda en el extremo inferior derecho de la página. Finalmente, para llevar adelante la búsqueda se deberá presionar el botón Buscar OTRAS OPCIONES Para realizar una búsqueda más detallada utilice los iconos, una vez desplegados los documentos buscados. Visualización de documentos en formato XML Todos los documentos generados por el sistema de facturación quedarán almacenados en 138

140 Signature Server en formato XML tal como lo exige el SAT. Para poder visualizarlos en ese formato presione el ícono indicado el cual se localiza en el extremo derecho de cada documento generado. Visualización de documentos en formato PDF Con el objeto de facilitar la interpretación de la información contenida en los documentos generados, Signature Server brinda la posibilidad de visualizarlos en formato de impresión PDF. Para ello presione el icono indicado el cual que se observa en el extremo derecho del documento a consultar. No hay que olvidar que la visualización de los documentos recibidos, es a través de una plantilla genérica, y que en ningún caso representa a la representación propia del emisor del documento. Log de estados del documento Esta opción le permitirá visualizar el ciclo de vida del documento. En otros términos, esta opción permite hacer un seguimiento de todos los eventos que se produjeron durante toda la vida del documento desde su generación hasta su almacenamiento final. Para revisar el ciclo de vida del documento presione el ícono indicado el cual se ubica en el extremo derecho del mismo. La siguiente pantalla muestra el ciclo de vida de un documento ejemplo. 139

141 Fig. 116 Documentos Adjuntos: En este sector de la pantalla se muestra los documentos adjuntos que pueden estar asociados en el ciclo de vida del documento. GENERAR PDF Esta opción permite Generar PDF. En caso que el PDF no se pueda visualizar, usted tiene la opción de regenerarlo. Para ello seleccione el documento mediante la casilla de verificación que se localiza en el extremo izquierdo del mismo y presione el ícono Generar PDF que se localiza en la parte superior de la pantalla. DISTRIBUIR Esta opción permite la redistribución del documento por mail o por el medio configurado en el caso que el mismo se encuentre asociado a una regla de distribución previamente asignada. Recuerde que estos documentos son los recibidos y por tanto la necesidad de distribuirlos, obedece exclusivamente a necesidades de completar algún ciclo operacional, para efectos de distribución interna de su empresa. Para ello seleccione el o los documentos que desee redistribuir mediante la casilla de verificación que se ubica en el extremo izquierdo del mismo, y presione el ícono Distribuir que se ubica en la parte superior de la pantalla. MOVER Esta funcionalidad aplica sólo a instalaciones en donde se tengan configuradas divisiones. Para ello seleccione el o los documentos que desee Mover mediante la casilla de verificación que se encuentra en el extremo izquierdo del mismo, y presione el ícono Mover que se encuentra en la parte superior de la pantalla. 140

142 De esa manera los documentos quedarán programados para Moverse de una División a otra, aplicando la plantilla de Workflow que corresponda. DESCARGAR Fig. 117 Esta funcionalidad aplica sólo a instalaciones en donde se ejecuten descargas automáticas de documentos para alimentar los sistemas de gestión de la empresa. Asimismo, para programar la descarga de un documento el mismo debe tener estado 1 (descargado) ó 2 (descarga confirmada). Para ello seleccione el o los documentos que desee descargar mediante la casilla de verificación que se localiza en el extremo izquierdo del mismo, y presione el ícono Descargar que se ubica en la parte superior de la pantalla. De esa manera los documentos quedarán programados para descargarse en la próxima descarga masiva. LOTES Como un elemento obligatorio dentro del modelo de facturación electrónica, el SAT exige la generación y envío periódico del Reporte Mensual de Folios realizado por los contribuyentes electrónicos. Signature Server provee la funcionalidad de generación, del reporte a partir de las operaciones de todos los CFDs emitidos en xdoc y recibidos validamente por el Server (Se 141

143 excluyen de este reporte las transacciones que no correspondan a un tipo valido de CFD, como por ejemplo Remisiones Electrónicas). Los estados validos para ser incluido en el reporte son: cualquier estado de vigencia (Estado=1) o que hayan sido Cancelados (Estado=0). Los documentos que lógicamente hayan sido eliminados del Server, no serán parte del reporte. BUSCAR/ NUEVA BUSQUEDA Fig. 118 Esta opción permite la búsqueda de los reportes generados para el periodo correspondiente. Usted podrá utilizar los criterios de búsqueda, solo ó combinados dependiendo de las necesidades que tenga el usuario que realiza la acción. Los campos posibles de utilizar son: Fig

144 Fig. 120 Una vez ubicado el reporte acceda al link de verificación que se ubica en el extremo izquierdo del mismo, presione el link descargar...de esta forma, accederá al archivo Fig. 121 Una vez generado el archivo, se puede abrir o guardar en alguna carpeta segura. El formato del archivo a exportar es TEXTO, cumpliendo así la estructura de los registros de acuerdo a las especificaciones indicadas el la legislación. 143

145 Fig. 122 Una vez generados los archivos estos deben ser guardados por el usuario, para posteriormente ser Firmados y subidos al sitio del SAT habilitado para dicho efecto. Firmado y envío al SAT de los Reportes Generados Una vez obtenidos y verificados los archivos, estos deberán ser enviados al SAT. Para ello es necesario previamente firmarlos digitalmente, ocupando la funcionalidad disponible por el propio SAT y luego deben ser entregados al SAT a través del Sitio habilitado para dicho efecto. NUEVO Esta opción permite la configuración y posterior generación de los reportes mensuales de folio. Si ha seleccionado Nuevo, se presentara la siguiente pantalla, en la cual deberá configurar los datos propios para la solicitud de generación del reporte mensual. Los datos presentados en ROJO son obligatorios para configurar y generar el reporte mensual de folio. Los datos presentados en AZUL son opcionales. Basta con configurar, sólo los datos que aparecen en la pantalla siguiente. Donde por defecto se presentara un Código con las claves del mes actual al que está generando el reporte. Este código debe ser único y por tanto, si requiere ejecutar otro reporte, para el mismo periodo, deberá asignarle un código distinto al sugerido. 144

146 Fig. 123 Configurados los datos requeridos, deberá seleccionar GUARDAR. Esta acción ejecutara el proceso de generación del reporte, cuyo estado inicial será Solicitado, para luego pasar al estado Generado, pudiéndose consultar en la pantalla de Listado de Lotes. WORKFLOW Esta pantalla es igual a la pantalla de Documentos Enviados, con la salvedad de que corresponde a los documentos asignados vía Workflow al usuario que realiza la consulta. Fig

147 Funcionalidad de REPORTES Esta pantalla permite la Administración de REPORTES de la Empresa, tanto su definición como su generación. DEFINICIÓN Fig. 125 Permite definir el o los reporte (s) que serán utilizados por los usuarios de ésta EMPRESA, según la consulta requerida. Fig

148 ACTUALIZAR Esta opción permite Actualizar la información mostrada. Para Acceder a la configuración de los reportes, deberá: Hacer Click sobre el Nombre de los reportes definidos. NUEVO Fig. 127 Esta opción permite crear un nuevo Reporte. Para acceder a Datos para la definición del reporte, deberá: Hacer Click sobre el ícono NUEVO. Llenar todos los campos obligatorios (rojo) Si no ha definido ningún Alm Proc. (Procedimiento Almacenado), entonces puede hacer uso del siguiente: sgnreportdocuments: Listado de documentos enviados para un rango de fecha o Listado de documentos recibidos para un rango de fechas. Una vez completada la información, debe Guardar, para conservar la información de definición del reporte. 147

149 GENERACION Fig. 128 Permite a los usuarios generar reportes y visualizar el resultado de la consulta realizada por medio del reporte. ACTUALIZAR Fig. 129 Esta opción permite Actualizar la información mostrada, desplegando los reportes disponibles. Para Acceder a los reportes, deberá: Hacer Click sobre la palabra Ver de los reportes definidos. 148

150 NUEVO Fig. 130 Esta opción permite generar una nueva petición de reportes, Para acceder deberá: Hacer Click sobre la palabra Nuevo Accederá a Datos para la generación del reporte El campo Emisor, se restringirá al RFC de la empresa a la cual pertenece el administrador o usuario que lo esté utilizando. En esta pantalla, deberá completar los parámetros del generador de reportes, los datos en rojo son obligatorios. Una vez configurados los parámetros, deberá Guardar, antes de salir de la pantalla. La acción anterior lo llevara a la pantalla Listado de Reportes Hacer Click sobre la palabra Ver del reporte seleccionado. 149

151 REGENERAR Fig. 131 Esta opción permite regenerar el reporte: Para acceder deberá: Seleccionar el Tipo de reporte a Regenerar. Hacer Click sobre la palabra Regenerar La acción anterior procesara el reporte, cambiando el Estado, a Pendiente, una vez generado el reporte. Hacer Click sobre la palabra Ver del reporte seleccionado. ELIMINAR Fig. 132 Esta opción permite eliminar el reporte: Para acceder deberá: 150

152 Seleccionar el Tipo de reporte a eliminar. Hacer Click sobre la palabra Eliminar La acción anterior eliminara el reporte de la lista. Funcionalidad de CONFIGURAR Esta pantalla permite CONFIGURA, Empresas, Divisiones, Usuarios, Cambiar Clave y Workflows. EMPRESAS Permite configurar o actualizar los datos de la empresa ya creadas. DIVISIONES Permite crear, modificar o eliminar las divisiones de la empresa. Las divisiones pueden ser utilizadas para clasificar tanto los CFD enviados como los recibidos. De esta forma se podrán crear usuarios y asociarlos a las diferentes divisiones para que solamente vean los CFDs emitidos o recibidos para esta división. USUARIOS Permite crear, modificar o eliminar los usuarios de la empresa que tendrán acceso a la aplicación WEB. Estos usuarios podrán ser asociados a las divisiones para que solamente puedan visualizar los CFDs que hayan sido emitidos por la División a la cual pertenecen. CAMBIAR CLAVE Permite cambiar la contraseña de inicio de sesión del usuario. WORKFLOWS Permite configurar las plantillas de Workflow que serán utilizadas para asignar un documento a un flujo de aprobación. 151

153 Fig. 133 DATOS DE LA EMPRESA Esta opción permite configurar o actualizar los datos de la empresa. Los datos presentados en ROJO son obligatorios, los datos presentados en AZUL son opcionales. Fig. 134 NOTA: El campo Contacto representa documentos. la casilla de correo declarada para recibir 152

154 DIVISIONES Esta opción permite la configuración de todas las áreas ó divisiones por las cuales se deseen perfilar tanto los documentos enviados y/ó recibidos como los usuarios de la empresa. BUSCAR/NUEVA BUSQUEDA Fig. 135 Esta opción permite realizar la búsqueda de una división particular dentro de todas aquellas que hayan sido configuradas dentro de Signature Server. NUEVA Esta opción permite crear una Nueva División dentro de la empresa de donde se es administrador. Para la generación de una nueva división dentro de la empresa emisora se deberá completar los campos que se describen a continuación: 153

155 Fig. 136 Código: Indicar un mnemotécnico que permita identificar la división que se está creando Nombre: Indicar el nombre completo de la división que se está creando. Dirección: Para el caso de divisiones que se encuentran distribuidas en diferentes locaciones se puede incorporar la dirección de la misma. Incorporar la casilla de correo de alguna persona que pueda servir de contacto dentro de la división que se está creando. Asociar documentos enviados/recibidos que cumplan: Signature Server permite la asociación de los documentos enviados/recibidos a las divisiones generadas basándose en comandos Xpath. Este lenguaje permite realizar búsquedas dentro de archivos XML. Ejemplo: //cfd:documento Una vez que haya configurado todos los datos relacionados con la división a generar, presione el ícono Guardar. Si se entra nuevamente a la división se activarán nuevas acciones. Estas son Guardar, Usuario, Eliminar y Cancelar. 154

156 USUARIOS Fig. 137 Esta opción permite la asignación de los usuarios generados desde el módulo de Usuarios a las divisiones creadas. Nota: Primero deben estar creadas las divisiones, para luego asignarle los usuarios, si crea usuarios primero y luego divisiones, entonces no podrá asignarle a estas últimas los usuarios. Asimismo, es posible configurar la matriz de acceso que cada uno de ellos tendrá dentro de las divisiones en las que se encuentre asignado. Eso significa que un usuario podrá ser asignado a una división y podrá tener acceso a funcionalidades de otras divisiones, solo si también está asignado a las otras divisiones. Los grupos de funcionalidades que pueden ser configuradas dentro de la matriz de acceso son las siguientes: 155

157 Fig. 138 Una vez configurada la matriz de acceso para los usuarios configurados, presione el ícono Guardar para almacenar los cambios. ELIMINAR Para eliminar una división creada, selecciónela pinchando su nombre en la pantalla principal del módulo, y cuando se abra la ventana conteniendo los datos de configuración de la misma presione el ícono Eliminar. NOTA: Si la división tiene usuarios asociados, primero debe desasignarlos de la misma antes de eliminarla. USUARIOS Esta funcionalidad permite la administración de todos los usuarios asociados a la empresa configurada en Signature Server. 156

158 BUSCAR/NUEVA BUSQUEDA Fig. 139 Esta opción provee la funcionalidad de búsqueda de usuarios generados a través de parámetros. NUEVO Esta opción permite generar un nuevo usuario dentro de la plataforma Signature Server. Presione el icono Nuevo. Fig

159 Una vez dentro de la pantalla de carga de datos se deberán completar los siguientes campos: Usuario: Indique el nombre de usuario que se utilizará para identificarse en la plataforma. Nombre: Indique el nombre completo del usuario. Descripción: Indique algún texto aclaratorio referente al usuario configurado. División: Indique la división para la cual estar disponible este usuario. Indique la casilla de correo asociada al usuario configurado. Activo: Marque la casilla para indicar que este usuario está activo. Una vez cargados todos los datos, presione el ícono Guardar para almacenar los cambios. NOTA: La contraseña predeterminada que genera Signature Server al momento de crear el usuario es igual al nombre de usuario creado. En nuestro ejemplo: Usuario: Contraseña: ELIMINAR Esta opción provee la funcionalidad de eliminar los usuarios generados. CAMBIAR CLAVE Esta opción permite cambiar la CLAVE del usuario con el cual ingreso al portal, también Fig

160 Funcionalidad de ADMINISTRAR Esta pantalla permite ADMINISTRAR, Numeración, Clientes, Productos, Plantillas, Distribución, Impresión, Documentos y Workflows. NUMERACIÒN Permite administrar al numeración de los documentos. (No Disponible en esta Versión) CLIENTES Permite crear, modificar o eliminar los clientes que recibirán los Comprobantes Fiscales Digitales. Aquí se especificará cual será la forma en que los clientes recibirán los CFDs. PRODUCTOS Permite definir una lista con los productos que podrán ser facturados en reiteradas ocasiones. (No Disponible en esta Versión) PLANTILLAS Permite crear, modificar o eliminar las plantillas que se utilizarán para la generación de los formatos de impresión de los documentos. DISTRIBUCIÓN Permite crear, modificar o eliminar las reglas de distribución electrónica de los documentos. IMPRESIÓN Permite crear, modificar o eliminar las reglas de distribución electrónica de los documentos. DOCUMENTOS Permite listar y filtrar todos los documentos almacenados en la plataforma, desde aquí se podrán realizar tareas administrativas con los documentos. WORKFLOWS Permite listar, y administrar los Documentos Pendientes de aprobación asociados a la Empresa. 159

161 NUMERACIÓN Fig. 142 Esta opción permite la administrar de la numeración de los documentos. Para efectos prácticos, esta opción es igual que el panel de configuración de CAF del xdoc, y solo se requiere su configuración, cuando el Server se utilizara en modalidad de generación Web de facturas. Fig. 143 BUSCAR/NUEVA BÙSQUEDA Para realizar una búsqueda de numeración de documentos se debe realizar los siguientes 160

162 pasos: Seleccionar el tipo de documento a buscar en la caja de texto Tipo de Documento o seleccionar cualquiera de los otros criterios disponibles, luego presione el icono Buscar o Nueva Búsqueda. NUEVO Esta acción permite agregar un nuevo registro de CAF. Presione el icono Nuevo. Fig. 144 Una vez cargados todos los datos, presione el ícono Guardar para almacenar los cambios. CLIENTES Esta opción permite la administrar de clientes. Sòlo se requiere su configuración, cuando el Server se utilizarà en modalidad de generación Web de facturas. 161

163 Fig. 145 BUSCAR/NUEVA BUSQUEDA Para realizar una búsqueda de clientes se debe realizar los siguientes pasos: Colocar el Código (RFC) del cliente o el Nombre, también puede seleccionar Forma Distribución, luego presione el ícono Buscar o Nueva Búsqueda. NUEVO Esta acción permite agregar un nuevo registro de Cliente. Presione el ícono Nuevo. Fig

164 Una vez cargados todos los datos, presione el icono Guardar para almacenar los cambios. PRODUCTOS Esta opción permite la administrar de Productos. Sòlo se requiere su configuración, cuando el Server se utilizara en modalidad de generación Web de facturas. BUSCAR/NUEVA BUSQUEDA Fig. 147 Para realizar una búsqueda de Productos se debe realizar los siguientes pasos: Colocar el Código del producto o el Nombre, también puede buscar por Descripción, luego presione el icono Buscar o Nueva Búsqueda. NUEVO Esta acción permite agregar un nuevo registro de Producto. Presione el ícono Nuevo. 163

165 Fig. 148 Una vez cargados todos los datos, presione el icono Guardar para almacenar los cambios. PLANTILLAS Esta opción permite administrar las Plantillas para visualización de reportes. (Representación de Documentos y Reportes de Gestión, Cuerpo personalizado de mail, entre otras) Fig

166 ACTUALIZAR Para realizar una Actualización de las plantillas cargadas se debe Presionar el icono Actualizar. NUEVA Esta acción permite agregar una nueva plantilla. Presione el ícono Nueva. Fig. 150 Una vez cargados todos los datos y cargada la plantilla (Acceda a Archivo Plantilla y presione Examinar para levantar la plantilla previamente configurada), presione el ícono Guardar para almacenar los cambios. DISTRIBUCIÓN Esta opción permite crear y/o administrar las reglas de distribución de los CFDs. BUSCAR / NUEVA BUSQUEDA En esta opción se listaran la totalidad de las reglas creadas por el Usuario Súper Administrador. También podrá realizar una búsqueda de reglas por: Clase: Clase de documentos, Todos, Documento, Adjuntos. Grupo: Grupo de documentos, Todos, Enviados, Recibidos. Código: Por defecto Todos. Descripción: Es una descripción genérica para identificar la regla. 165

167 Cant Reg: Es la cantidad máxima de registros levantados por la consulta. Tipo Distribución: Identifica la matriz de combinaciones de Addendas sus Tipos de Distribución posibles. 1, ' - PDF' 2, ' - XML' 3, 'File System - PDF' 4, 'File System - XML', 1); 5, 'FTP - PDF' 6, 'FTP - XML' 7, 'SFTP - PDF' 8, 'SFTP - XML' 99, 'No Distribuir' 50, ' - Xml Amece' 51, ' - Xml Edifact' 52, ' - Xml Chedraui' 53, ' - Xml Liverpool' 54, ' - Xml Gigante' 55, ' - Xml Corvi' 56, ' - Xml Comercial Mexicana' 57, ' - Xml Femsa' 58, ' - Xml Soriana' 59, 'File System - Xml Amece' 60, 'File System - Xml Edifact' 61, 'File System - Xml Chedraui' 62, 'File System - Xml Liverpool' 63, 'File System - Xml Gigante' 64, 'File System - Xml Corvi' 65, 'File System - Xml Comercial Mexicana' 66, 'File System - Xml Femsa' 67, 'File System - Xml Soriana' 68, 'FTP - Xml Amece' 69, 'FTP - Xml Edifact' 70, 'FTP - Xml Chedraui' 71, 'FTP - Xml Liverpool' 72, 'FTP - Xml Gigante' 73, 'FTP - Xml Corvi' 74, 'FTP - Xml Comercial Mexicana' 75, 'FTP - Xml Femsa' 76, 'FTP - Xml Soriana' 77, 'SFTP - Xml Amece' 78, 'SFTP - Xml Edifact' 79, 'SFTP - Xml Chedraui' 80, 'SFTP - Xml Liverpool' 81, 'SFTP - Xml Gigante' 166

168 82, 'SFTP - Xml Corvi' 83, 'SFTP - Xml Comercial Mexicana' 84, 'SFTP - Xml Femsa' 85, 'SFTP - Xml Soriana' Emisor RFC. Receptor RFC. Nombre : Identifica el Código del Emisor, para efectos prácticos este es el : Identifica el Código del Receptor, para efectos prácticos este es el : Es el nombre de la regla. Este nombre debe ser único. Fig. 151 NUEVA Esta opción permite crear una nueva REGLA DE DISTRIBUCIÓN. Para crear una nueva REGLA DE DISTRIBUCIÓN deberá seleccionar NUEVA. Si ha seleccionado Nueva, se presentara la siguiente pantalla, en la cual deberá configurar los datos propios de la empresa para darla de alta. Los datos presentados en ROJO son obligatorios para dar de alta la empresa. Los datos presentados en AZUL son opcionales. 167

169 Fig. 152 Las reglas de distribución son las encargadas de realizar la distribución de los CFDs, según los parámetros configurados, dentro los cuales se cuenta con: Nombre Descripción : Es el nombre de la regla. Este nombre debe ser único. : Es una descripción genérica para identificar la regla. Clase : Identifica que clase de archivo que se distribuirá: Todos, Documento, Adjuntos. Grupo : Identifica a qué tipo de documentos aplica esta regla: Enviados o Recibidos. Tipo Documento : Permite seleccionar los tipos de documentos fiscales disponibles. Código Emisor Código Receptor Condición : Identifica el Código del Emisor, para efectos prácticos este es el RFC. : Identifica el Código del Receptor, para efectos prácticos este es el RFC. : Si se desea que la regla tenga una condición para operar, entonces se debe definir una condición xpath, la cual debe escribirse en el campo Condición. Tipo Distribución : Identifica la matriz de combinaciones de Addendas y sus Tipos 168

170 de Distribuciones posibles. Si selecciona Obtener desde el documento xml utilizando la expresión..., entonces deberá configurar en el campo la regla xpath, el cual leerá el código del xml, con el tipo de distribución requerido. Ejemplo: 1= Mail con PDF; 85=SFTP - Xml Soriana. 1, ' - PDF' 2, ' - XML' 3, 'File System - PDF' 4, 'File System - XML', 1); 5, 'FTP - PDF' 6, 'FTP - XML' 7, 'SFTP - PDF' 8, 'SFTP - XML' 99, 'No Distribuir' 50, ' - Xml Amece' 51, ' - Xml Edifact' 52, ' - Xml Chedraui' 53, ' - Xml Liverpool' 54, ' - Xml Gigante' 55, ' - Xml Corvi' 56, ' - Xml Comercial Mexicana' 57, ' - Xml Femsa' 58, ' - Xml Soriana' 59, 'File System - Xml Amece' 60, 'File System - Xml Edifact' 61, 'File System - Xml Chedraui' 62, 'File System - Xml Liverpool' 63, 'File System - Xml Gigante' 64, 'File System - Xml Corvi' 65, 'File System - Xml Comercial Mexicana' 66, 'File System - Xml Femsa' 67, 'File System - Xml Soriana' 68, 'FTP - Xml Amece' 69, 'FTP - Xml Edifact' 70, 'FTP - Xml Chedraui' 71, 'FTP - Xml Liverpool' 72, 'FTP - Xml Gigante' 73, 'FTP - Xml Corvi' 74, 'FTP - Xml Comercial Mexicana' 75, 'FTP - Xml Femsa' 76, 'FTP - Xml Soriana' 169

171 77, 'SFTP - Xml Amece' 78, 'SFTP - Xml Edifact' 79, 'SFTP - Xml Chedraui' 80, 'SFTP - Xml Liverpool' 81, 'SFTP - Xml Gigante' 82, 'SFTP - Xml Corvi' 83, 'SFTP - Xml Comercial Mexicana' 84, 'SFTP - Xml Femsa' 85, 'SFTP - Xml Soriana' Tipo Distribución. Destino Si selecciona cualquier otro tipo, entonces se asignara directamente el : Especifica el medio o ruta de distribución, en dependencia del tipo de distribución seleccionada. Si marca Utilizar la siguiente especificación: entonces, en el campo deberá asignar el dato o sentencia para la distribución. o En el caso de una regla de distribución por correo electrónico, deberá configurar los correos o cuentas, si es mas de una, separarlas por punto y coma (;). o Para una distribución FileSystem deberá configurar la ruta física o local hacia el directorio en el cual se depositaran los archivos del proceso de distribución. o Para una distribución FTP o sftp se deberá configurara una regla que contiene los parámetros de la distribución, con la url, directorios, credenciales, Proxy, etc. Obtener desde el documento xml. Si utiliza esta opción, deberá configurar en el campo la regla xpath, el cual leerá el dato o sentencia del xml, que deberá ser consistente con el tipo de distribución aplicado. Nombre Archivo : Especifica el Nombre con el cual se generara el archivo. Para personalizar el nombre de archivo que se asignara en el proceso de distribución, deberá configurar en NOMBRE ARCHIVO la sentencia que llama los datos del MXL para formar el nombre. La sentencia deberá estar compuesta por la llamada a los campos, y la extensión. donde: {} : Abre y cierra la llamada al campo, y entre las llaves deberá configurar el XPath del campo a llamar. 170

172 _ (guion bajo) : Separa los campos si se requiere separar.. (punto) : indica el fin del nombre. Extensión : la extensión del archivo, como XML o PDF. Ej: { cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/cfd:rfcrecep}_{//cfd:do cum ento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/cfd:codigoexreceptor}.xml Resultado: NSI980122I70_ xml Si es necesario que el nombre de archivo contenga datos fijos, estos pueden configurarse dentro de la sentencia directamente. Ej: { cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/cfd:rfcrecep}_seri E.pdf Resultado: NSI980122I70_SERIE.pdf Ejemplo de una sentencia con campos combinados. Ej {//cfd:documento/cfd:encabezado/cfd:exreceptor/rfcrecep}_serie_{//cf d:c Resultado: TCH850701RM1_Serie_A_Folio_945.pdf Credenciales : Corresponde a las credenciales Usuario y Password, cuando el tipo de distribución es sftp y FTPU, pudiendo utilizar las siguientes opciones: Utilizar las siguientes: Si marca esta opción, deberá colocar el Usuario y Password correspondientes. Obtener desde el documento xml.: Si marca esta opción, el usuario y Password deberán ser obtenidos desde el xml, y por tanto deberá usar los Campo, para definir los xpath correspondientes. Usuario : En este campo deberá informar el Usuario 171

173 Contraseña : En este campo deberá informar la Contraseña Configurados los datos requeridos, deberá seleccionar GUARDAR. IMPRESIÒN Permite crear, modificar o eliminar las reglas de impresión de los documentos. Fig. 153 Nota: Esta opción está restringida en esta versión. BUSCAR/NUEVA BÙSQUEDA Para realizar una búsqueda de Reglas de Impresión se debe realizar los siguientes pasos: Seleccionar alguno de los criterios disponibles o colocar el nombre del concepto de cualquiera de los otros criterios disponibles, luego presione el icono Buscar o Nueva Búsqueda. NUEVA Esta acción permite agregar una nueva regla de impresión. Presione el Ícono Nueva. 172

174 Fig. 154 Configurados los datos requeridos, deberá seleccionar GUARDAR. DOCUMENTOS Esta opción permite la administración de documentos que están disponibles en la plataforma. Las siguientes opciones de funcionalidad están disponibles para el Administrador de la empresa. Buscar : Realiza una búsqueda según los parámetros configurados. Nueva Búsqueda : Realiza una nueva búsqueda según los parámetros configurados. Generar PDF : Regenera los PDF de los documentos seleccionados. Distribuir : Redistribuye los documentos seleccionados. Cancelar Folio : Cancela los folios para los documentos seleccionados. Descargar : N/A. Eliminar : Elimina los folios para los documentos seleccionados. Los parámetros de búsqueda son los siguientes. Grupo Tipo Documento Estado Actual Fecha fin. Buscar Por Emisor : ENVIADO / RECIBIDO. : Tipo de documento (Factura, Nota Crédito, Nota Debito, etc ) : Estado actual de los documentos asignado por la aplicación Server. : Activo lista los CFDs que tienen el estado actual, desactivado: todos los que en algún momento presentaron el estado. : Fecha Fiscal de los documentos, fecha de inicio y fecha : N/A : RFC del emisor de o los documentos. 173

175 Receptor Serie-Numero Pag Cant. Dctos : RFC del receptor de o los documentos. : Serie y Folio (Inicio/Fin) de o los documentos. Tamaño : Cantidad de documentos por pagina : Cantidad de documentos total que presentara la búsqueda. Fig. 155 WORKFLOWS Esta opción permite listar, y administrar los Documentos Pendientes de aprobación asociados a la Empresa. OPERACIÓN Esta pantalla están disponibles las opciones de auditoria y seguimiento de procesos de toda la plataforma a nivel GENERAL, las auditorias o seguimientos a procesos que se realizan en esta opción, son para la plataforma. En los eventos que podrá consultar están los REPORTES DE ESTADOS, PROCESOS y LOGS de la plataforma para todas las empresas configuradas. REPORTE ESTADOS Esta opción permite mostrar el reporte de la operación por estados para un determinado periodo de tiempo y para una cuenta determinada. Muestra un resumen de los estados de documentos por tipo. REPORTE PROCESOS Permite mostrar un reporte de todos los documentos encolados para cada uno de los procesos en cada uno de los módulos. 174

176 LOGS Permite listar y filtrar todos los eventos de Server, así como archivar y visualizar los eventos. REPORTE ESTADOS Fig. 156 Esta funcionalidad permite tener una visión global de todas las transacciones fiscales en la empresa por estado, tanto de los documentos emitidos o recibidos, dentro de un período determinado. El objeto de la misma es brindarle al usuario Administrador, la posibilidad de evaluar si todos los documentos considerados se encuentran cuadrados respecto a los estados que conforman su ciclo de vida. 175

177 Fig. 157 Funcionalidad de REPORTE PROCESOS Esta funcionalidad permite mostrar los procesos de la Plataforma Server 3.0, encolados para cada uno de los procesos en cada uno de los módulos. ACTUALIZAR Esta opción permite Actualizar la información mostrada. Fig

178 Funcionalidad de LOGS Esta funcionalidad permite tener una visión global de todas los LOGS en la plataforma. El objeto de la misma es brindarle al usuario Súper Administrador, la posibilidad de evaluar todos los LOGS de la Plataforma. BUSCAR / NUEVA BÙSQUEDA En esta opción se listaran la totalidad de los logs. También podrá realizar una búsqueda por: Categoría : Categoría del Logs: Información, Alerta, Error, Auditoria. Proceso : Lista la totalidad de los procesos de la plataforma. Fecha Entre : Indica el rango de fechas que desea incorpora en la búsqueda. Si desea utilizar una única fecha, coloque el mismo valor en ambos campos. Palabras Claves : Permite realizar una búsqueda por una palabra clave, como por ejemplo; nombre del usuario, IP del servidor, etc Id Evento Entre : Indica el rango de Id evento que desea incorpora en la búsqueda. Si desea utilizar un único Evento, coloque el mismo valor en ambos campos. Tamaño Pág. : Cant. Eventos : Owner : Usuario : Tipo Evento : Origen : Servidor : N Ocu. Entre : Fig

179 ARCHIVAR Esta opción permite archivar la totalidad de los logs. Catálogo de errores Errores posibles: En el recuadro de Comentarios donde se coloca el nombre de la agente quien levanta el pedido, no acepta enter, se debe de dejar espacios en lugar del enter. A continuacion se presenta los pasos para resolver este error. Entrar al SAP con usuario y clave Fig

180 Fig. 161 Damos Clic en Ventas-Clientes Fig. 162 Le damos clic en Facturas de clientes y seleccionamos el documento con error, se modifica y le damos clic en crear. 179

181 Fig. 163 Después nos vamos a Facturación electrónica damos clic en ventas, gestión de documentos de venta, nos mostrara una ventana en donde le daremos clic en Estado y seleccionamos generado para ver los documentos que están generados y los que no se han generado presionamos el botón de Ok Fig

182 Aquí podemos ver los documentos que se han generado y seleccionamos el documento que se corrigió y le damos clic en enviar para que no lo envié nuevamente al portal y poder ver la factura en qué estado esta. Fig

183 Fig. 166 Una vez corregido y envía nos vamos a la página de signature y entramos al portal con el nombre de usuario y contraseña Le damos clic en la pestaña de administrar, documentos. Fig

184 Le damos clic en buscar y nos mostrara la lista de documentos que hemos enviado Fig. 168 Fig

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