The Ultimate. Guide to JDF. in the printing industry

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1 The Ultimate Guide to JDF

2 Introducción Dando seguimiento a nuestra exitosa Guía Definitiva de JDF, disponible para su descarga gratuita en nuestra página Web desde el año 2002, hemos realizado una nueva actualización de esta. JDF para la Industria de las Artes Gráficas sigue ganando popularidad y se mantiene a la vanguardia de las tecnologías a considerar en el momento de tomar decisión de compra por parte de las empresas de la Industria Gráfica. Como uno de los principales fabricantes de Sistemas de Gestión específicos para la Industria Gráfica, ha reconocido desde siempre la importancia del estándar JDF para sus usuarios y para la Industria en general. Nuestro director de diseño de software, Sr. Henny van Esch ha sido un actor clave en el desarrollo de JDF como Director del Grupo de Trabajo de MIS dentro de CIP4 posición que ocupa desde hace 7 años. Esto significa que no solo se ha ocupado de incorporar en sus productos las funcionalidades JDF sino que ha trabajado activamente en el proceso de de su incorporación por otros proveedores de sistemas y equipos. Con este folleto mantenemos nuestra visión de proveer al mercado con una guía clara y directa para comprender lo que la tecnología JDF implica para los usuarios y las empresas gráficas. La información siguiente no es un guía técnica en sentido estricto pero contiene las respuestas a los asuntos más importantes para comprender la utilidad y el impacto de la tecnología JDF en la empresa. Estaremos encantados en recibir su opinión con respecto a este documento. Nicola Bisset Group Managing Director Page 2

3 Qué es JDF? JDF es el estándar de la industria para describir trabajos de impresión de forma electrónica. JDF son las siglas de Job Definition Format (Formato para la Definición de Trabajos). Se trata de un formato de mensajes y ficheros basados en XML, diseñado para actuar como un estándar de la industria en el intercambio de información entre diferentes aplicaciones y sistemas utilizados en el sector gráfico. XML es un potente método de descripción de estructuras de datos complejas, utilizado en muchas industrias distintas y como estándar de Internet. Un fichero JDF contiene datos de gestión y de producción de un trabajo. Dentro de un entorno de producción JDF, esta Orden de Trabajo Digital (digital job ticket) podría fácilmente ajustar los parámetros de cada componente de cada equipo de producción, así como proporcionar información de producción en tiempo real, principalmente a través de un sistema de gestión (MIS). Pero un Job Ticket JDF no sólo ahorra tiempo al operario en el ajuste de la máquina, sino que está diseñado para poder controlar un trabajo desde que el cliente solicita un presupuesto o realiza el pedido, hasta la entrega del mismo y la realización de la factura. Cuando pensamos en un flujo de trabajo, solemos considerar el departamento de preimpresión y posiblemente el de impresión. Pero un flujo de trabajo JDF abarca también las áreas de diseño, gestión, preimpresión, impresión y acabados, con la característica especial de que el Job Ticket JDF puede actualizarse automáticamente y contener información que es añadida durante la producción, tanto por operarios como por los distintos sistemas y equipos de producción. Gracias a él, la empresa no sólo reducirá costes por la automatización de procesos (lo que en sí mismo constituye un beneficio importante), sino que se asegura de que toda la operación, en su conjunto, se realiza de la forma más eficiente posible. Tanto fabricantes como suministradores en general, están realizando un enorme esfuerzo para que sus productos y equipos sean compatibles con JDF, porque sin una plataforma común para el flujo de trabajo, el concepto de Orden de Trabajo JDF ( Job Ticket JDF ) no funcionaría. La complejidad de la tarea se hace obvia al considerar que distintos sistemas MIS han de ser capaces de intercambiar información con distintos equipos a través de la planta, mientras que los sistemas de preimpresión, impresión y acabados han de ser capaces, a su vez, de enviar y recibir datos entre ellos. Page 3

4 Qué impacto Tendrá JDF en la industria gráfica? En definitiva, JDF tiene el potencial de hacer la industria mucho más eficiente. Con altos niveles de automatización, cada proceso será más rápido y más fácil de realizar, con una menor necesidad de especialización. También supondrá una reducción de las mermas gracias a una más rápida preparación y ajuste de las máquinas, junto a la reducción de errores. Asumiendo que la información en el Job Ticket inicial es la correcta, se elimina cualquier error que pudiera producirse por copiar o reintroducir la misma información. JDF proporcionará también la oportunidad de gestionar la empresa de una forma más sencilla y efectiva, en tanto que será más fácil identificar los trabajos y las áreas con altos niveles de mermas. Permitirá conectar la industria gráfica con otros sectores gracias a una plataforma de comunicación común. Las empresas podrán hacer un uso más intensivo de Internet para conseguir nuevos pedidos y permanecer en contacto con sus clientes, mientras que los clientes podrán utilizar Internet para disponer de más información de los trabajos que se están realizando. En prácticamente cualquier ámbito de nuestra actividad, la información es la clave, y ser capaces de acceder, controlar y utilizar la información es vital para las empresas y las personas, en todo el mundo. JDF proporcionará esta oportunidad en la industria gráfica y llegará a ser un hito importante en la historia de esta industria. Page 4

5 Qué beneficios Tendrá JDF para mi empresa? Incluso si todavía no está utilizando, o no se plantea utilizar JDF en breve, es muy buena idea preguntar por él. Saber qué están haciendo sus proveedores al respecto, y planificar una estrategia de futuro. Muchos proveedores de maquinaria y sistemas han estado desarrollando sus productos para que sean compatibles con el estándar JDF. Al comienzo fueron los desarrolladores de sistemas de flujo de trabajo de pre-impresión, al igual que los fabricantes de sistemas MIS, los primeros en implementar en la práctica el estándar JDF. Con el tiempo, la lista de fabricantes desarrollando para JDF ha crecido significativamente e incluye ahora las firmas más importantes en todas las áreas de la Industria, desde pre-impresión, pasando por impresión y hasta acabados. A continuación indicamos algunos de los principales beneficios para el industrial gráfico: Reducir el número de errores. Información de producción en tiempo real. Mayor automatización de los procesos de producción. Ciclos más rápidos. Posibilidad de reaccionar más rápidamente ante problemas de producción Posibilidad de generar más ofertas desde el sistema de gestión (MIS). Reducción del trabajo administrativo y de la reintroducción de datos. Menos retrasos, gracias a un mejor control de la producción. Mayor facilidad en la integración de los sistemas, especialmente para las pequeñas empresas. Page 5

6 Qué beneficios financieros obtengo por invetir en JDF enabled? La aceptación del estándar JDF permitirá un mayor control de los trabajos en la planta y esto supondrá una mejora significativa de la eficiencia. Los mayores niveles de automatización facilitarán unos cambios más rápidos y la posibilidad de realizar más pedidos en un menor periodo de tiempo. Además de conseguir producir cada trabajo más eficientemente, JDF permitirá a los directores gestionar sus negocios de forma más rentable. Será más fácil identificar los pedidos que generan un mayor beneficio para la empresa, así como los que aportan menos o generan pérdidas. Es importante tener en cuenta que JDF no es aún una tecnología plug and play, por lo tanto es muy importante, a la hora de seleccionar los proveedores de maquinaria y sistemas para un proyecto JDF, que éstos tengan buena relación tecnológica entre ellos. Una instalación compatible con JDF tiene importantes beneficios financieros. Estos son sólo algunos ejemplos de ellos: Reducción de mermas y costes Optimización de la producción de la maquinaria Manejo de más pedidos con menor cantidad de recursos Obtención de información del coste real de los pedidos Reducción del tiempo de los ciclos de producción Identificación de los pedidos con más beneficio. Page 6

7 Qué debo hacer Antes de invertir en tecnología JDF? Como para cualquier otra inversión, es importante que realice su propia evaluación para prevenir potenciales problemas. Una de las primeras cosas a realizar es determinar cómo se hacen las cosas hoy en día en la empresa y cómo se desea que sean realizadas en el futuro. Un buen comienzo es preparar un diagrama de flujo de los pasos administrativos y el personal involucrado actualmente en la fabricación de cada pedido. Una vez obtenido este diagrama de flujo, convoque a sus proveedores para la revisión del proceso la convocatoria debe incluir a su proveedor de Sistemas de Gestión (MIS) y a los proveedores de los equipos y sistemas que desean comunica vía JDF. Como se dijo anteriormente, JDF no es una tecnología plug and play y aunque lo beneficios de su implantación son enormes, el coste asociado a esos beneficios es una mayor necesidad de disciplina de trabajo. La clave del flujo de información JDF es contar desde el principio con todos los detalles relativos a un pedido. Esto significa que el primer procedimiento a considerar es la forma en la que los pedidos llegan al Sistema de Gestión. La información JDF es generada a partir de un presupuesto industrial que se convierte en un pedido a fábrica. Por lo tanto, si no se preparan estos presupuestos para cada pedido, es muy seguro que no pueda establecerse el flujo de información JDF para estos. De igual forma, algunas actividades administrativas dentro de la empresa deben cambiar su enfoque y volverse más interdependientes con el proceso de producción. Es importante involucrar al personal de todos los departamentos de la empresa. Aunque la Dirección de una empresa pueda tener una visión clara del los beneficios de un flujo de información JDF, es posible que los empleados no tengan tan clara la estrategia y vean en esta tecnología una amenaza para ellos. Sin el compromiso de los empleados, cualquier cambio que pueda ser necesario realizar en su forma de trabajo puede ser gravemente obstaculizado por la falta de cooperación interna. Nombre un responsable interno para el proyecto que entienda la tecnología y sus implicaciones, que tenga poder de convocatoria con los proveedores de la tecnología y pueda asegurar que el proyecto no se fragmente entre estos. Construya una lista de actividades con un programa de fechas asociado indicando quién hace qué y cuándo su proveedor de Sistemas de Gestión MIS puede ayudarle a realizar esta lista. Lo que es importante tener en un proyecto JDF es la posibilidad de que los proveedores, usuarios y empresa trabajen estrechamente para lograr el objetivo común de la integración JDF se trata pues de trabajo en equipo! Asegúrese de que sus proveedores son de verdad totalmente compatibles con el estándar JDF. Para su tranquilidad, verifique que los proveedores con los que está tratando pertenecen a la organización CIP4 y que están activamente involucrados en la pruebas de interoperabilidad (que se realizan dos veces la año). Esto le dará la seguridad de que existen enlaces entre estos proveedores y de que además se encuentra en capacidad de desarrollar los enlaces que sean necesarios en el futuro. Consulte también la matriz de interconectividad de CIP4 (http://www.cip4.org/matrix/). Page 7

8 Por qué es tan importante el sistemamis? El sistema de gestión es el corazón de un entorno JDF. Muchas de las funcionalidades y aplicaciones de JDF están ya disponibles para los impresores que utilizan un sistema de gestión MIS específico para la industria gráfica. Por ejemplo, las órdenes de trabajo digitales y el concepto de reutilización de los datos desde la oferta en todos los procesos posteriores, el comercio electrónico entre el impresor y su cliente o su proveedor, la conexión bidireccional con equipos de preimpresión e impresión, así como la información en tiempo real para la gestión de la empresa. La función del MIS es la de proporcionar comunicación en ambos sentidos con todos los equipos de producción de la empresa (desde la preimpresión a los acabados), tener la habilidad de generar Ordenes de Trabajo JDF (Job Tickets JDF), y gestionar los mensajes JMF. El sistema MIS debe ser capaz de crear un Job ticket JDF completo, incorporando información de gestión de cada pedido, no solamente los datos del proyecto del trabajo. El sistema OPTIMUS puede crear Job Tickets JDF para los equipos de preimpresión, impresión y postimpresión y puede verse gestionando trabajos JDF en directo, con fabricantes como Agfa, Kodak, Heidelberg, MAN Roland, Global Graphics, Wohlenberg y Müller Martini. OPTIMUS acepta y procesa en tiempo real los mensajes JMF de todos estos (y otros) fabricantes para el seguimiento de la producción y la captura de datos en planta. ha estado presente en la evolución del estándar JDF dese su inicio, lo que le asegura su compatibilidad con el estándar. ha creado fuertes lazos de cooperación con una gran cantidad de proveedores de la industria gráfica y está encantado en apoyar con su vasta experiencia los proyectos de los usuarios finales de la tecnología JDF. Page 8

9 Qué ocurrirá Con la tecnología JDF en el futuro? El futuro ya está aquí! Aunque la tecnología JDF continúa evolucionando, ya se cuenta con un alto nivel de integración y automatización. JDF ha transitado un largo camino desde las primeras ideas y actualmente mucho negocios gráfico disfrutan hoy de los beneficios de JDF. Existe ahora un alto porcentaje de proveedores en capacidad de ofrecer productos compatibles con JDF y aquellos proveedores que en el pasado no estaban desarrollando para JDF ahora tienen sistemas abiertos compatibles con JDF. Esto asegura un nivel de integración enorme para la industria gráfica. JDF ha sido ampliamente desarrollado y aceptado en el sector de la impresión litográfica. Sin embargo, JDF seguirá siendo desarrollado para que se encuentre en la vanguardia tecnológica no importa el sector gráfico específico. Page 9

10 Qué hace la organización CIP4? Existen unos 30 grupos de trabajo en CIP4, especializados en distintas áreas de desarrollo, con el objetivo de poder implantar JDF en todo el flujo de trabajo, desde la creación hasta la entrega. La mayor parte de los fondos para proyectos provienen de los fabricantes y los proveedores, de forma que los usuarios finales (actualmente alrededor de la mitad de los miembros de CIP4) pagan una cuota simbólica. CIP4 tiene dos funciones principales: desarrollar estándares para ayudar a que la industria gráfica mejore su eficiencia a través de la conectividad y la automatización; y proporcionar programas de formación para informar a los fabricantes y potenciales usuarios sobre estos estándares. Por supuesto, el estándar más importante que hemos desarrollado hasta la fecha ha sido JDF. Estamos trabajando intensamente para asegurar que el entorno en que se desarrolla JDF sea lo más integrador posible, para que el estándar resultante se pueda aplicar de la manera más amplia posible en productos de distintos fabricantes y en distintos sectores de impresión. El exitoso lanzamiento de tantos programas compatibles con JDF en los últimos meses y la demostración de todas las formas en que se pueden conectar estos productos puede considerarse como el final de una de las fases de nuestro trabajo y el comienzo de otra. Ahora, más que difundir la idea de que la automatización en la impresión puede reducir los costes y aumentar los beneficios, nuestras actividades de formación se encaminarán hacia la información sobre los detalles de JDF y la manera de llevar a cabo la automatización mediante este programa. Este folleto de es un apéndice útil al kit de herramientas del programa. Page 10

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