Portafirmas de Izenpe Manual de Usuario Versión de producto: 1.5.0

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1 Portafirmas de Izenpe Manual de Usuario Versión de producto: 1.5.0

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Objeto del documento ACCESO A LA APLICACIÓN Acceso a la aplicación Alta automática de usuarios BANDEJA DE ENTRADA Bandeja de entrada Menú lateral Menú superior Menú personal Calendario y tareas Listado de peticiones PERFIL DE USUARIO Opciones de perfil de usuario REDACTAR UNA PETICIÓN Redactar una petición Organización de destinatarios Redacción avanzada Envío a destinatarios no registrados Otras consideraciones FLUJOS PERSONALIZADOS Gestión de flujos personalizados Diseñador de flujos OPERANDO CON UNA PETICIÓN Detalle de petición Eliminar una petición Visto bueno o firmar de una petición Página 2 de 50

3 8. DELEGACIÓN DE FIRMA Introducción Crear una delegación Actuando como delegado BÚSQUEDA AVANZADA Búsqueda simple Búsqueda avanzada Mis Filtros... 49

4 1. INTRODUCCIÓN Introducción

5 1.1. Objeto del documento El presente manual describe el modo de uso de la aplicación Izenbox para usuarios finales. En él se presentarán cada una de las secciones públicas de la aplicación, explicándose detalladamente el funcionamiento de cada una de ellas. Página 5 de 50

6 2. ACCESO A LA APLICACIÓN Acceso a la aplicación

7 2.1. Acceso a la aplicación Para acceder a la aplicación, el usuario debe identificarse en el sistema como un usuario válido. Para ello, debe disponer de un certificado digital y seleccionar la opción Entrar con Certificado. También es posible autenticarse en la aplicación mediante usuario y contraseña, si se dispone previamente de unas credenciales válidas, y solamente si esta opción ha sido habilitada por los administradores del sistema. Imagen 1: Pantalla inicial de identificación en Izenbox Por último, si los administradores del sistema han habilitado la opción de Verificación de firmas, estará disponible el acceso (véase figura) a la Aplicación de Verificación de Firmas, desde la cual podemos introducir un código de petición para consultar el estado de una petición de firma. Página 7 de 50

8 2.2. Alta automática de usuarios El sistema puede comportarse de diversas formas, en función de la configuración realizada por los administradores. Cuando un usuario se identifica con su certificado digital, si el sistema no tiene a dicho usuario dado de alta, puede comportarse de varias formas: No permitiendo acceder al usuario. Permitiendo autor registrarse al usuario, pero necesitando la validación de un administrador. O incluso, permitiendo un autor registro directo del usuario, que podría comenzar a operar una vez finalice el proceso de registro. Si los administradores del sistema han configurado así la aplicación, el usuario que accede por primera vez a Izenbox con su certificado será dirigido al formulario de registro. Imagen 2: Formulario de autor registro en el sistema Página 8 de 50

9 En este certificado el usuario deberá introducir sus datos personales, y se le permitirá elegir si desea recibir notificaciones por correo cuando: Se realice una petición en la que el usuario esté incluido como destinatario. Se actualice una petición en la que el usuario esté incluido como destinatario. Una vez cumplimentado el formulario de registro, y si está activa la validación automática de usuarios anteriormente mencionada, el usuario podrá acceder a Izenbox. En caso de que dicha opción no esté activa, el usuario recibirá una notificación por correo cuando un administrador valide manualmente su alta. Página 9 de 50

10 3. BANDEJA DE ENTRADA Bandeja de entrada

11 3.1. Bandeja de entrada Una vez identificado en la aplicación, al usuario se le presenta la bandeja de solicitudes recibidas. A continuación se describen cada una de sus secciones. Imagen 1: Bandeja de entrada 3.2. Menú lateral El menú lateral izquierdo da acceso a la organización de las peticiones y otras opciones de interés. Concretamente, se dispone de los siguientes enlaces: o Redactar: enlace a la página de redacción de peticiones. Se explicará en detalle posteriormente. o Bandeja de Entrada: listado principal de peticiones. En la bandeja de entrada se muestran las peticiones enviadas al usuario autenticado, que no estén asociadas a ninguna etiqueta. A su derecha aparece indicado el número de solicitudes no leídas. Las peticiones nuevas (no leídas) se identifican fácilmente al estar resaltadas en negrita. Página 11 de 50

12 o Priorizadas: los usuarios tienen la opción de marcar una petición como prioritaria, pulsando sobre el icono de estrella situado a la izquierda en cualquier listado de peticiones. De esta forma, esta petición será accesible a través de este menú, y se visualizará siempre al principio de las listas, aunque no sea la más reciente. o Pendientes: las peticiones pendientes son aquellas que el usuario ya ha firmado (o dado su visto bueno si correspondiese), pero que están pendientes de que otros destinatarios la firmen para que sean completadas satisfactoriamente. o En espera: las peticiones en espera están pendientes de que algún destinatario las firme previamente, para que el usuario pueda firmarla (o dar el visto bueno). o Terminadas: lista de peticiones que se han finalizado correctamente el flujo de firmas y/o vistos buenos asociados a las mismas. o Devueltas: lista de peticiones que han sido devueltas (rechazadas) por algún destinatario. Una petición rechazada / devuelta no puede ser rescatada de ningún modo. o Caducadas: lista de peticiones que han alcanzado su fecha de caducidad antes de finalizarse correctamente, por lo que no pueden ser recuperadas para continuar su firma. o Enviadas: lista de peticiones enviadas por el usuario. Imagen 2: Peticiones o Comunicaciones: lista de peticiones donde el usuario ha sido marcado como destinatario final (comunicación), aunque no haya sido partícipe en el flujo de firmas. Por ejemplo, la aprobación de una resolución puede ser comunicada a un perfil directivo, sin que éste haya tenido necesariamente que ser parte del flujo de firmas o vistos buenos o Búsqueda avanzada: opciones de búsqueda avanzada de peticiones. o Mis etiquetas: lista de etiquetas definidas por el usuario. Las etiquetas permiten al usuario agrupar sus peticiones para organizarlas como prefiera. Por ejemplo, supongamos que el usuario colabora en una serie de proyectos; en este caso, podría crear una etiqueta por cada proyecto, y arrastrar cada una las peticiones a la etiqueta del proyecto con el que está relacionada. Página 12 de 50

13 Estas etiquetas pueden gestionarse a través de los enlaces: Añadir y Administrar. Imagen 3: Mis etiquetas o Mis filtros: el usuario tiene la opción de almacenar sus búsquedas más habituales y ejecutarlas cuando le sea necesario Menú superior En la cabecera de la aplicación se encuentran las siguientes opciones: o Nombre completo del usuario: enlace al Perfil del usuario, desde el que puede modificar sus datos personales. La página de Perfil se explicará en detalle posteriormente. o Manual de usuario / Documentación: enlace de descarga del manual de usuario, y que podría contener otros documentos útiles en el futuro. o Idioma (castellano, etc.): permite cambiar el idioma de la interfaz de usuario. o Cerrar sesión?:opción para finalizar la sesión del usuario autenticado. o Buscador: permite filtrar TODAS las peticiones redactadas y recibidas, en base al criterio de búsqueda especificado. Se mostrarán todas las solicitudes cuyo Asunto, Referencia, Contenido o Usuario redactor contengan el texto introducido. Imagen 4: Cabecera de la aplicación Página 13 de 50

14 3.4. Menú personal En la zona derecha de la pantalla se observa el bloque de menú Menú Personal, que dispone de las siguientes opciones: o Mi perfil: acceso al perfil del usuario. En esta sección el usuario puede modificar sus datos personales. Se explicará en detalle más adelante. o Delegaciones: dadas o Mis flujos: acceso a los flujos de firma guardados por el usuario. En esta sección el usuario puede gestionar sus flujos de firma para utilizarlos a la hora de redactar peticiones. Se explicará en detalle más adelante. Imagen 7: Menú personal 3.5. Calendario y tareas En el menú lateral derecho se encuentra el calendario y organizador de tareas. En él se muestran dos paneles disponibles.- o Calendario: por defecto muestra el mes actual, pudiendo desplazarse manualmente hacia meses anteriores y posteriores. En él se resaltan fechas destacadas: o En color rojo se marcan las fechas de caducidad de las peticiones. o En color azul se marcan los días con alguna tarea pendiente. Página 14 de 50

15 Al pulsar con el ratón sobre una fecha destacada, se mostrará un pequeño bocadillo con la información guardada para ese día. Imagen 8: Calendario o Tareas: muestra una relación de tareas/eventos organizados por fechas. El usuario puede gestionar sus tareas a través de los enlaces: Añadir Tarea y Administrar tareas. Imagen 9: Tareas Todos estos paneles se pueden abrir / cerrar pulsando en los controles de la esquina superior derecha Listado de peticiones En la sección central se muestra el listado de peticiones actual (bandeja de entrada, priorizadas, pendientes, etc.) ordenadas por fecha (salvo las peticiones priorizadas, que siempre se ven arriba). Las peticiones que todavía no hayamos leído estarán en negrita. Página 15 de 50

16 Imagen 10: listado de peticiones En cualquier listado de peticiones se muestra la siguiente información: El nombre completo del remitente de la petición. El asunto de la petición. La fecha en la que se insertó la petición. Pulsando sobre la fila de una petición nos llevará al detalle de la misma (como se describirá en posteriores capítulos). Además, se dispone de varias opciones. Por un lado, las peticiones pueden arrastrarse hacia cualquier etiqueta pulsando en el icono situado en el extremo izquierdo. Las peticiones se pueden además priorizar / despriorizar pulsando sobre el icono en forma de estrella. Además, esta sección puede expandirse ocultando el Organizador de tareas, pulsando en el separador lateral derecho. También se puede cambiar el número de resultados visualizables por página, o incluso seleccionar varias peticiones a la vez para realizar en una sola operación todas las firmas o vistos buenos que deseemos. Por último, se observa una opción de visualizar estas peticiones en una vista resumen, que amplía la información que se visualiza en pantalla sobre las peticiones: Página 16 de 50

17 Imagen 11: Vista resumen de un listado de peticiones Existe un límite de número de peticiones que se pueden visualizar en modo de vista resumen; si el número de peticiones que tenemos en pantalla es excesivo, deberemos filtrar el listado mediante la Búsqueda Avanzada. Página 17 de 50

18 4. PERFIL DE USUARIO Perfil de usuario

19 4.1. Opciones de perfil de usuario El usuario puede acceder a su perfil pulsando el enlace con su nombre en la cabecera de la aplicación, o en la opción Mi perfil del menú personal. Imagen 12: Datos personales de Mi perfil En primer lugar hay un bloque de datos personales, donde se puede gestionar la siguiente información: Nif/Cif (valor que se tomará como nombre de usuario para realizar el login, y que se extrae de un campo del certificado digital) Nombre y Apellidos Teléfono Contraseña(si no se desea cambiar la contraseña, déjense en blanco los dos campos). Zona Horaria: zona horaria del usuario. Página 19 de 50

20 Posteriormente se encuentra un bloque de opciones de notificaciones por correo electrónico: Imagen 13: opciones de notificaciones Notificar nueva petición? Indica si se desea recibir un correo electrónico al recibir una nueva petición. Notificar petición actualizada? Indica si se desea recibir un correo electrónico cuando se modifica una petición, ya sea enviada por el usuario, o en la que está participando. Y por último, si así se ha configurado la plataforma por parte de los administradores, podría existir un bloque de configuración de acceso al repositorio (Alfresco, Nuxeo, Documentum FileNet, Sharepoint, etc.) documental personal del usuario: Imagen 14: Datos del repositorio documental personal Estos datos, de carácter técnico, le serán proporcionados por el responsable técnico del sistema. Página 20 de 50

21 5. REDACTAR UNA PETICIÓN Redactar una petición

22 5.1. Redactar una petición Al pulsar en el enlace Redactar del panel lateral izquierdo, accedemos al siguiente formulario: Imagen 15: formulario de redacción básica de una petición Como se puede observar, el formulario básico tiene un pequeño conjunto de opciones: Destinatarios: lista de personas a las que se dirigirá la petición. Asunto de la petición. Página 22 de 50

23 Mensaje que acompaña a la petición, donde se explica el contexto de la misma, de forma que se facilite la comprensión rápida por parte de los destinatarios. Archivos a adjuntar: tanto archivos a firmar (los que serán firmados digitalmente), como los anexos. Un anexo es un fichero que no es firmado digitalmente, y sólo sirve como documento de ayuda para que el destinatario tome la decisión de firmar o aprobar la petición. Por ejemplo, para la firma de una resolución, el firmante probablemente desee tener acceso a ciertos documentos del expediente Organización de destinatarios En el campo Destinatarios de la nueva petición, se define el flujo de firma/visto bueno para la misma, escribiendo la lista de destinatarios separados por: () (Paréntesis) Indican conjunto de usuarios que pueden firmar en cualquier orden., (coma) Para distinguir entre líneas de firma separadas, o usuarios dentro de un paréntesis. > (símbolo mayor que) Para indicar flujo de firma en cascada; el destinatario (o destinatarios si se trata de un grupo entre paréntesis) a la izquierda de > debe firmar/dar visto bueno antes que el destinatario a la derecha. Ejemplo: (Usuario 1 > Usuario 2), Usuario 3 En este caso, hay dos líneas de firma; el Usuario 1 y el Usuario 3 pueden firmar ya la petición, mientras que el Usuario 2 sólo podrá firmar después de la firma del Usuario 1. Por otra parte, para indicar el tipo de acción (firma o visto bueno) a realizar por parte de un destinatario, hay que añadir justo después del mismo: (F) Para solicitar firma. Si no se indica ninguna acción, se solicita firma electrónica por defecto. (VB) Para solicitar el visto bueno. La diferencia entre firma y visto bueno, es que en el visto bueno no hay ninguna firma electrónica que se Página 23 de 50

24 incruste en los documentos firmados, y que tiene la misma validez legal que una firma manuscrita. Un caso clásico de uso es el de un perfil que visa los documentos a firmar por parte de su inmediato superior. Un ejemplo de esto sería: Usuario 1 (VB) > Usuario 2 En este caso, el Usuario 2 sólo podría firmar tras el visto bueno del Usuario 1. El campo destinatarios tiene un carácter predictivo; a medida que el usuario escribe, se ofrecen sugerencias para elegir entre una lista de destinatarios que coincidan con el texto que se está escribiendo. Imagen 16: Texto predictivo en el campo Destinatarios En esta lista de sugerencias se incluyen:- Usuarios: el sistema busca el nombre / apellidos o para proponer el agregado de un usuario determinado. Grupos: agrega TODOS los usuarios que pertenecen al grupo seleccionado (si se han dado de alta grupos en el sistema por parte de los administradores). Cargos: agrega TODOS los usuarios que pertenecen al cargo seleccionado (si se han dado de alta cargos en el sistema por parte de los administradores). Flujos: agregan el circuito completo de firma definido para un flujo concreto. En apartados posteriores se explicará cómo crear flujos de firma personalizados que podamos reutilizar en otras ocasiones. Si creásemos un flujo personalizado llamado Aprobación de actas, la caja de destinatarios nos pondría el uso de este flujo cuando introdujésemos caracteres como apro, por ejemplo. Página 24 de 50

25 Debajo de la caja de destinatarios hay dos opciones: Guardar flujo y Previsualizar flujo. La opción de Guardar flujo nos permite llegar rápidamente a la opción de crear flujos personalizados (que será explicada posteriormente), partiendo del flujo que tengamos en pantalla. Por otro lado, la opción de Previsualizar flujo muestra en pantalla una representación gráfica del flujo de firmas que esté en la caja de destinatarios: Imagen 17: previsualización de flujo de firma 5.3. Redacción avanzada En la parte superior derecha del formulario de redacción de una petición, existe un enlace de Redacción Avanzada. Pulsando sobre el mismo, aparece un importante número de campos adicionales que podemos rellenar: Destinatarios de la comunicación interna: este campo nos permitirá añadir personas del sistema que serán avisadas cuando la petición termine, y podrán visualizarla en su menú Comunicaciones. Sirve para notificar a terceros (que no tienen por qué ser parte del flujo de firmas) de la finalización satisfactoria de un circuito de firma. Referencia de la petición (un campo de texto libre que puede servir a terceros sistemas para recuperar la petición; por ejemplo, un código que utilice otra aplicación. Página 25 de 50

26 Tipo de acceso a la verificación de firmas: las peticiones llevan asociado un enlace permanente (permalink, basado en un Código Seguro de Verificación CSV), que permite su consulta desde fuera de la aplicación, en la plataforma de verificación incluida en el sistema (si está activada por los administradores). Este campo determina el nivel de acceso a la petición en esta plataforma de verificación. Se permite elegir uno de los siguientes tipos: Acceso anónimo: cualquiera que disponga de la URL / Código Seguro de Verificación puede acceder a la petición. Esto es útil cuando queremos por ejemplo enviar un enlace a los datos de la petición a un tercero externo (por ejemplo, un ciudadano o interesado). Usuario/Contraseña: Si se elige esta opción, será necesario indicar también el usuario y la contraseña con la que se accederá a la petición. Podrá ver la petición cualquiera que conozca estas claves y la URL / CSV. Certificado: pueden ver la petición tanto el solicitante como los destinatarios que hayan participado en el circuito de firma, accediendo con su certificado digital. Privado: sólo puede acceder a la petición el creador de la petición. No disponible: no se permite acceder a la petición desde la verificación de firmas. Fecha de caducidad: fecha en la que expira la petición; si se alcanzan las 00:00 horas del día marcado sin que se haya finalizado el flujo, la petición se archiva en estado Caducada, no pudiendo realizarse ninguna intervención posterior sobre la misma. Los usuarios que intervienen en el circuito tendrán en el calendario una marca con la fecha en la que caduca la petición. NOTA: La hora marcada se corresponde con las 00:00 horas locales del usuario que crea la petición. Por ejemplo, si la petición es creada por un usuario de Canarias, la petición terminaría a las 01:00 horas en la península española. Opciones de notificación, pudiendo seleccionar si deseamos ser notificados por correo electrónico cuando algún destinatario lea, devuelva/rechace o firme la petición. En todo caso, las preferencias de nuestro perfil tienen prioridad sobre estas opciones (si tenemos deshabilitados los avisos no nos llegará ningún correo electrónico). Metadatos: el sistema permite añadir libremente metadatos (pares de clave/valor, como por ejemplo, código de expediente: 2011/PRE/01234). Además, los administradores pueden crear metadatos globales que aparecerían en esta zona. Adjuntar archivos desde un repositorio: si está configurado, el sistema dispondrá de un navegador visual que permitirá escoger un fichero ya existente en el repositorio Página 26 de 50

27 documental corporativo o personal. Estos ficheros se incorporarían directamente a la petición como ficheros a firmar o ficheros anexos (según escoja el usuario) sin necesidad de descargarlos a nuestro PC y subirlos por la opción tradicional Envío a destinatarios no registrados Además de redactar peticiones dirigidas a usuarios registrados en el sistema, en función de la configuración de la plataforma, sería posible enviar una petición a un usuario no registrado en el sistema introduciendo su dirección de correo electrónico como un destinatario más. En este caso, el destinatario recibirá un correo indicándole que ha recibido una petición de firma, y facilitándole un enlace directo al alta automática de usuarios, desde donde podrá registrarse tal y como se describe en el apartado Otras consideraciones La plataforma tiene otras características a la hora de redactar una petición que pueden ser de interés: Límite de tamaño de ficheros: los administradores tienen la capacidad de restringir el tamaño máximo de los ficheros a adjuntar a una petición; en función de dicha configuración, podría obtener mensajes de error asociados a un exceso sobre este límite. Límite de número de ficheros: del mismo modo, los administradores también tienen la capacidad de limitar el número de ficheros que pueden ser adjuntados a una petición de firma. Conversión a PDF: esta característica también depende de la configuración definida por los administradores. En función de ella, el sistema podría proponerle la conversión a PDF de ficheros que pueden ser convertidos a este formato (ficheros ofimáticos Word, OpenDocument, ficheros de texto, etc.) o incluso, realizar la conversión de forma automática sin consultar al usuario. Página 27 de 50

28 Imagen 18: conversión automática a PDF de forma opcional Previsualización de PDFs: cuando se añade un documento PDF a una petición, el sistema da la opción de previsualizarlo, pulsando sobre el icono de lupa que se muestra al lado del nombre del fichero (se abre en ventana nueva del navegador). Además, pulsando sobre el icono x se puede eliminar el fichero adjuntado. Imagen 19: opciones de previsualizar (para PDFs) y eliminar ficheros Página 28 de 50

29 Imagen 20: previsualización de PDF Página 29 de 50

30 6. FLUJOS PERSONALIZADOS Flujos personalizados

31 6.1. Gestión de flujos personalizados Al pulsar sobre una petición en cualquiera de los distintos listados existentes (bandeja de entrada, enviadas, pendientes, en espera, devueltas, etc.), se abre el detalle de la misma. Desde la opción Mis flujos del Menú personal se accede a la administración de flujos de firma personalizados. En esta sección el usuario puede gestionar sus propios flujos de firma, para reutilizarlos posteriormente en la caja Destinatarios que aparece en el menú Redactar. Imagen 21: Flujos personalizados En primer lugar se muestra un listado con todos los flujos que el usuario ha creado, en el que se permite: Filtrar flujos por una cadena de búsqueda Editar flujos existentes Eliminar flujos existentes Añadir nuevos flujos El diseñador de flujos se abre al editar un flujo existente, crear uno nuevo, o utilizar la opción Guardar flujo que está debajo de la caja Destinatarios al redactar una petición Diseñador de flujos Un flujo de firma se define por su nombre, y una serie de líneas de firma que indican el orden en el que los destinatarios de una petición deben firmar. A la hora de crear líneas de firma, se pueden distinguir dos Página 31 de 50

32 zonas principales en el diseñador: la zona de selección de elementos y la zona de líneas de firma. Para diseñar un flujo de firma, el usuario debe arrastrar elementos desde la zona de selección de elementos hasta: El final de un contenedor de grupos. El final de una línea de firma existente. El área para crear una nueva línea de firma. Imagen 22: Diseñador de flujos Cada elemento que compone una línea de firma representa un usuario, o un grupo de usuarios. Están disponibles los siguientes.- Contenedor de grupos: añade un contenedor a la línea de firma, en el que pueden añadirse más elementos. Página 32 de 50

33 Usuarios: añade un usuario a la línea de firma. Al arrastrar y soltar este elemento, se desplegará una ventana emergente desde la que podrá seleccionarse el usuario que se desea añadir. Mis subordinados: representa el conjunto de usuarios cuyo cargo es inmediatamente inferior al del usuario que está realizando la petición. Mis jefes: representa el conjunto de usuarios cuyo cargo es inmediatamente superior al del usuario que está realizando la petición. Grupos: al hacer click en esta opción, se mostrarán todos los grupos que se pueden arrastrar a una línea de firma. Al redactar una petición, cada grupo es sustituido por el conjunto de usuarios que pertenecen a dicho grupo. Cargos: al hacer click en esta opción, se mostrarán todos los cargos que se pueden arrastrar a una línea de firma. Al redactar una petición, cada cargo es sustituido por el conjunto de usuarios que pertenecen a dicho cargo. La acción a realizar por defecto para los destinatarios incluidos en una línea de firma es FIRMA. Para cambiar dicha acción a VISTO BUENO basta con pulsar el enlace de firma, o viceversa. Para eliminar un elemento de una línea de firma, basta con arrastrarlo al área destinada a ello (dicha área aparecerá cuando el usuario empiece a arrastrar el elemento). También es posible eliminar una línea de firma completa pulsando el icono de la esquina superior derecha Al incluir un flujo de firma en una petición, el campo destinatarios se compondrá de la siguiente forma.- Entre cada elemento de la misma línea de firma se añadirá el operador > (símbolo mayor que) Entre dos líneas de firma diferentes se añadirá el operador, (coma) Los elementos que representan un conjunto de usuarios (contenedores, subordinados, jefes, grupos y cargos), serán sustituidos por dichos usuarios separados por, (coma), y entre paréntesis(),a no ser que dicho elemento ya se encuentre dentro de un contenedor, en cuyo caso se omitirán los paréntesis. El significado de cada operador fue explicado en el capítulo anterior de este documento. Página 33 de 50

34 7. OPERANDO CON UNA PETICIÓN Operando con una petición

35 7.1. Detalle de petición Al pulsar sobre una petición en cualquiera de los distintos listados existentes (bandeja de entrada, enviadas, pendientes, en espera, devueltas, etc.), se abre el detalle de la misma. Imagen 23: detalle de una petición En la pantalla de detalle de una petición se presenta la siguiente información: Asunto y fecha de la petición. Tipo de acceso público a la petición en la URL (permalink) con el CSV (Código Seguro de Verificación). Fecha de caducidad (si se ha definido alguna). Circuito completo de firma/visto bueno: muestra los destinatarios de las distintas líneas de firma, el estado más actual para cada uno de los usuarios, y la última fecha de actualización de estado. Página 35 de 50

36 Los circuitos de firma en cascada se muestran anidados en forma de árbol para indicar el orden en el que cada usuario debe realizar su acción. En cada línea de firma se muestra un icono indicando el estado de la petición para ese usuario. Estos estados son: Nuevo Leído Visto/Bueno Firmado Devuelto Mensaje de la petición añadido por el creador. Documentos firmables y anexos, con la opción de descargarlos (pulsando sobre el nombre del fichero), previsualizarlos (cuando son PDF, pulsando en la lupa), y descargarlos todos (en un fichero ZIP). Adjuntar un anexo: durante el ciclo de vida de la petición se permite a los participantes incorporar un anexo a la petición que puede servir de documento aclaratorio al resto de los usuarios. Comentarios: se pueden leer los comentarios insertados por otros usuarios e insertar comentarios nuevos. Enlace permanente: enlace para acceder a la petición desde fuera de la aplicación (con la configuración de seguridad que haya asignado el creador de la petición). Acciones. Se presentan las distintas acciones que puede realizar el destinatario: Firma/Visto bueno (según se haya indicado al crear la petición) Rechazar: permite a un usuario devolver la petición, dando un motivo de rechazo. Página 36 de 50

37 Imagen 24: Formulario de rechazo de una petición Documento firmado: cuando una petición está terminada (todos los firmantes o aprobadores han realizado su acción), se puede descargar el fichero firmado electrónicamente, que tiene la misma validez legal que un documento en papel. Este documento puede ser un PDF (cuando el documento a firmar fuese un único PDF) o un fichero XML en formato XAdES (cuando hubiese más de un documento a firmar, o un único fichero de formato no PDF). NOTA: en algunas ocasiones, al abrir un documento PDF firmado con Acrobat Reader, obtendremos un mensaje de error que dice Haya al menos una firma que presenta problemas. No es un problema grave, y simplemente se soluciona configurando Acrobat Reader. Para ello, siga las instrucciones del documento Adobe Reader - Gestión de certificados de confianza.pdf. Descargar Informe PDF: se trata de un documento PDF que incorpora información sobre la firma, el Código Seguro de Verificación, etc. No tiene validez legal, pero es un documento útil para obtener el documento firmado anteriormente mencionado. permite enviar el acceso público a la petición a cualquier usuario (útil si se ha puesto como opción de acceso público o usuario/contraseña ). Página 37 de 50

38 Imagen 25: Formulario de envío de petición por Eliminar una petición El redactor de una petición puede eliminarla misma pulsando en el enlace eliminar petición, al pie del detalle de la petición; dicho enlace sólo se mostrará cuando no se haya realizado acción alguna sobre la petición por parte de alguno de los destinatarios (firma, visto bueno o rechazo). Una vez eliminada una petición, se enviará una notificación a todos los destinatarios indicándoles que dicha petición ha sido borrada. Imagen 26: enlace de borrado de petición 7.3. Visto bueno o firmar de una petición La firma o visto bueno de una petición es una operación muy sencilla; basta con pulsar el enlace disponible para ello. En el caso de un visto bueno (que no requiere firma), se cambiará automáticamente el estado de la petición y se notificará el cambio a los diversos participantes. E el caso de una firma, se arranca el proceso de firma electrónica con Izenbox, que requiere disponer de un certificado digital instalado en nuestro ordenador. Página 38 de 50

39 Imagen 27: selección de certificado para firmar electrónicamente En el caso de que el fichero hubiese sido eliminado, o que existiese algún problema temporal de disponibilidad de la plataforma de firma electrónica, el sistema podría informar de dicho error; en caso de que ocurra, póngase en contacto con el administrador de la plataforma. Imagen 28: mensaje de error al tratar de realizar la firma Además, si se dispone de varias peticiones en la bandeja de entrada, se pueden seleccionar todas para realizar en una única operación la firma electrónica o visto bueno de las mismas. Se recomienda tener la seguridad de conocer lo que se está visando o firmando (por ejemplo, porque haya pasado previamente por el visto bueno de una persona de confianza). Página 39 de 50

40 Imagen 29: firma en bloque de todas las peticiones Página 40 de 50

41 8. DELEGACIÓN DE FIRMA Delegación de firma

42 8.1. Introducción En muchas ocasiones (indisponibilidad, bajas, vacaciones, etc.) en una organización se necesita disponer de un mecanismo de delegación de firma de un usuario en otro. Izenbox dispone de una aproximación de delegación de firma, permitiendo 3 niveles de delegación: Colaborador. Si un usuario X delega en otro usuario Y con permisos de Colaborador, el usuario Y podrá acceder en nombre del X, y ver sus diferentes bandejas de peticiones. Podrá ordenar las peticiones, insertar comentarios, crear etiquetas, priorizar o despriorizar, etc., pero no dar vistos buenos o firmas en nombre del otro usuario. Visto Bueno. El usuario Y en el que se delega tiene los permisos de Colaborador, pero además puede hacer vistos buenos en nombre del usuario X. Firma. El usuario Y puede además realizar firmas electrónicas en nombre del usuario X. En ningún caso los usuarios en los que se delega pueden crear peticiones en nombre del usuario delegante Crear una delegación Para crear una delegación, pulsaremos en el menú Delegaciones que se encuentra en el Menú Personal (zona superior derecha de la pantalla): Página 42 de 50

43 Imagen 30: listado de delegaciones En esta pantalla se observan 3 listados: Enviadas: delegaciones que hemos creado, delegando en otros usuarios. Recibidas: delegaciones creadas por otros usuarios que delegan en nosotros. Eliminadas: histórico de delegaciones. Para crear una nueva petición, pulsaremos en la opción Añadir delegación. Página 43 de 50

44 Imagen 31: formulario de creación de delegación En este formulario podemos rellenar la siguiente información: Delegado en: aquí escogeremos el usuario en el que queremos delegar. Podemos seleccionarlo de la lista desplegable, o pulsar en la lupa para buscar al usuario en una ventana (útil para organizaciones con muchos usuarios, donde buscar a alguien concreto en una lista desplegable puede ser engorroso). Válido Desde: fecha de inicio de la delegación (se considera activa desde las 00:00 horas del día escogido). Válido Hasta: fecha de fin de la delegación (se considera finalizada desde las 00:00 horas del día escogido). Es un campo opcional; si se deja en blanco, la delegación no tiene caducidad (hasta que el usuario creador la elimine). Permisos: nivel de permisos, conforme a la explicación dada en el apartado anterior. En función de la configuración escogida por los administradores, la delegación puede quedar activa directamente una vez grabada, o como suele ser más habitual, puede requerir la firma por parte de ambos participantes de un documento PDF generado automáticamente por el sistema, que recoge la información principal acerca de esta delegación de firma. En este caso, al crear la delegación, se enviará automáticamente un correo electrónico a ambos participantes, ésta quedará en estado pendiente (no activa) hasta que no se completen las dos firmas: Página 44 de 50

45 Imagen 32: delegación enviada en estado pendiente Pulsando sobre el icono en forma de lápiz, los usuarios procederán a firmar el documento de delegación, y cuando existan ambas firmas, la delegación quedará activa. En función de la configuración del sistema, cuando una petición sea firmada por un delegado, se incorporará automáticamente el documento firmado de delegación como anexo a la petición Actuando como delegado Al intentar acceder con su usuario/clave o certificado digital, un usuario en el que se ha delegado observará una pantalla similar a la adjuntada: Imagen 33: acceso de delegado En este caso, al acceder a la plataforma deberemos escoger con qué rol entrar: con el nuestro propio, o con el de la persona o personas que han delegado en nosotros. Si pulsamos un rol ajeno (accediendo como delegados), veremos que el menú superior incorpora más información de lo habitual: Página 45 de 50

46 Imagen 34: menú superior de un delegado Concretamente, se observa el nombre real de la persona que ha accedido, y la cadena en nombre de referenciando al usuario que ha delegado. Además, una opción de Cambiar usuario que nos permite volver a la pantalla anterior de selección de usuario. Por lo demás, el usuario delegado actuará en el sistema del mismo modo que lo haría en su propio nombre; puede destacarse que cuando un usuario delegado firma una petición, éste hecho se refleja en el detalle de la petición: Imagen 35: detalle de una petición firmada por un delegado Como se puede observar, en el detalle de la petición se indica el firmante oficial, y el firmante real que ha firmado electrónicamente por delegación. Además, se ha incorporado el documento firmado de delegación como anexo de forma automática. Página 46 de 50

47 9. BÚSQUEDA AVANZADA Búsqueda Avanzada

48 9.1. Búsqueda simple En el menú superior disponemos de una caja de búsqueda simple donde podemos buscar introduciendo una cadena. El sistema busca peticiones que coincidan con la cadena introducida y las muestra como resultados de búsqueda. Concretamente, el sistema intenta buscar coincidencias con el asunto y mensaje de la petición y el nombre del remitente de la misma. Sin embargo, en ocasiones necesitamos realizar búsquedas más complejas; para ello, disponemos de la opción Búsqueda avanzada en el menú lateral izquierdo Búsqueda avanzada El sistema de búsqueda avanzada se basa en la combinación de filtros sobre diversos aspectos de una petición: Imagen 36: Creación de un filtro de búsqueda avanzada Concretamente, se realiza una combinación de un filtro / criterio / operador /valor. Los filtros existentes en la plataforma son: Petición (datos genéricos de la petición), con criterios como Asunto, Mensaje, Referencia, Fecha de Creación, Fecha de Caducidad, Estado, Priorizada, Código Seguro de Verificación Remitente: con criterios como Person Id (NIF, etc.), Nombre, Apellidos, Teléfono o . Destinatario: criterios análogos al del remitente. Página 48 de 50

49 Metadatos (nombre/valor). Documentos: con criterios como Nombre, Extensión (pdf, txt, doc, etc.), tamaño en bytes y tipo (firmable, anexo). En función del tipo de filtro/criterio, aparecen operadores que se adaptan a ellos. Por ejemplo, si escogemos el criterio Tamaño de un documento, el operador se adaptaría a operaciones numéricas ( Mayor que, Menor que ). Con una cadena, el operador sería del tipo Contiene, Empieza por, Termina por, etc. El sistema permite combinar tantos filtros como queramos, y devolverá las peticiones que coincidan con TODOS los filtros. Por ejemplo, podríamos realizar una búsqueda tan compleja como esta: localiza todas las peticiones donde el del destinatario contuviese la cadena gmail.com, el asunto contuviese la palabra acta, el mensaje incluya la palabra aprobar, la fecha de creación fuese superior al 31/12/2010 e inferior al 01/06/2011, tuviese un fichero cuyo nombre incluyese la palabra reunión, de tipo PDF y tamaño inferior a 1 MB, y además tuviese un metadato de nombre expediente y valor PR/2011/134. Además, en el caso de que realicemos la misma búsqueda habitualmente, podemos almacenarla para reutilizarla con posterioridad, como explicaremos en el siguiente punto Mis Filtros Desplegando la opción Mis filtros, nos aparecerán los filtros personalizados que tengamos ya creados con anterioridad, y la opción de Añadir y Administrar dichos filtros (para eliminarlos, pulsaríamos en Administrar y luego en el icono x de color rojo). Además, aparecerán los posibles filtros globales que los administradores hayan creado y estarán a disposición de todos los usuarios. Imagen 37: Mis filtros Al crear un nuevo filtro, aparece un formulario muy similar al de la búsqueda avanzada, pudiendo además definir su nombre. Página 49 de 50

50 El procedimiento sería ir añadiendo los filtros/criterios que deseemos, y guardar finalmente el filtro que posteriormente aparecería en el menú Mis filtros. Cabe destacar que en este formulario podemos dejar el campo Valor vacío. En este caso, el sistema nos pedirá el valor en el momento en el que queramos utilizar el filtro. Por ejemplo (véase figura siguiente) podríamos crearnos un filtro de búsqueda de peticiones por el Criterio Remitente -> Person ID (NIF), y dejar el campo valor vacío. De esta forma, nos habríamos creado un filtro reutilizable para buscar peticiones por NIF de remitente, y el sistema nos pediría que introduzcamos el NIF cuando usemos dicho filtro: Imagen 38: uso de un filtro con valor vacío Página 50 de 50