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2 Página: 2/61 Producto: Aplicación Administración de Fincas TAAF, versión 4.01.k_n La información contenida en este documento no puede ser modificada sin previo aviso y no representa compromiso alguno por parte de TAAF S.L. Copyright TAAF S.L. Tecnología Aplicada a la Administración de Fincas S.L. Reservados todos los derechos. Queda prohibido reproducir parte alguna de este documento cualquiera que sea el medio empleado electrónico, mecánico, fotocopia, grabación, etc. sin el permiso previo y por escrito por parte de TAAF. TAAF es una marca registrada por Tecnología Aplicada a la Administración de Fincas (TAAF) S.L. TAAF S.L. Avda. Gran Vía Corts Catalanes 514, 1º 7ª Barcelona Telf Fax Correo:

3 Página: 3/61 INFORMACIÓN. Versión actual del documento 4.01.k_n 3 de Octubre del 2012 Versión anterior del documento 4.01.h 22 de Febrero del 2012 Referencia del documento Título del documento Idioma origen Autor Responsable TAAF Actualización TAAF v.4.01.k_n Actualización TAAF v.4.01.k_n Castellano Colaboradores de TAAF J.Ramón Fernández. Novedades respecto de la versión anterior. Documentación y Adecuación al cambio de versión de la según detalle que se explica a continuación.

4 Página: 4/61 ÍNDICE. ÍNDICE INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL PROCESO 1 EMPRESAS Modo de Contabilización PROCESO 2 DEPARTAMENTOS Combinación Correspondencia PROCESO 3 PRESUPUESTOS Cuotas Cierre Presupuestos PROCESO 4 RECIBOS Generación de Recibos Control de Morosidad - Plantillas PROCESO 5 REMESAS Fichero de Remesas Selección de Documentos Generación Automática de Remesas PROCESO 6 DERRAMAS Derramas PROCESO 7 FACTURAS DE ADMINISTRACIÓN Generación de Facturas PROCESO 8 FACTURAS DE GASTOS Facturas de Gastos Consulta de Facturas de Gastos PROCESO 9 BALANCES-ESTADO DE CUENTAS Impresión Facturas Gastos CAPÍTULO 2- PROPIEDAD VERTICAL PROCESO 1 CONTRATOS Contratos - Renta Contratos - Conceptos Consulta de Contratos Liquidación de Fianzas Modelo PROCESO 2 INCREMENTOS Diario de Incrementos Notificación de Incrementos Imputación de Incrementos PROCESO 3 REMESAS DE RECIBOS

5 Página: 5/ Generación de Fichero de Remesas PROCESO 4 FACTURAS DE GASTOS Vencimientos de Facturas de Gastos Control de facturas en Diario de IVA PROCESO 5 FACTURAS DE ADMINISTRACIÓN Facturas de Administración PROCESO 6 LIQUIDACIÓN Impresión Facturas Gastos PROCESO 7 SALDOS POR CLIENTE Saldos por Cliente CAPÍTULO 3 PROCESOS COMUNES PROCESO 1 CLIENTES Consulta de Clientes PROCESO 2 RECIBOS Informe de Recibo formato ventanilla PROCESO 3 REMESAS Selección Documentos PROCESO 4 REMESAS DE DEVOLUCIÓN Agrupación de recibos PROCESO 5 NORMA Q Listados Norma Q PROCESO 6 REMESAS DOCUMENTOS PAGO Combinación Plantillas Word PROCESO 7 PAGOS PROGRAMADOS Generación de Pagos Programados Consulta de Pagos Programados PROCESO 8 BARRAS DE PROGRESO Barras de Progreso PROCESO 9 COMBINACIÓN CORRESPONDENCIA Combinación Correspondencia - Variables CAPÍTULO 4. ENVÍO DE MAILS PROCESO 1 ENVÍO DE MAILS Envío de mails Crear Plantillas Envío Mail Envío de Mails CAPÍTULO 5. ENVÍO SMS PROCESO 1 ENVÍO SMS Envío SMS Crear Plantillas SMS Envío de SMS CAPÍTULO 6. MÓDULO TRADISE PROCESO 1 MÓDULO TRADISE Acceso al Módulo Tradise Configuraciones

6 Página: 6/ Sincronización actas SMS. Sincronización actas Mail CAPÍTULO 7. GESTIÓN FISCAL PROCESO 1 Modelos Modelo Modelo CAPÍTULO 8. GESTIÓN DE CAJA PROCESO 1 Caja Cobro de Recibos Pago de Facturas de Proveedores CAPÍTULO 9. GESTOR DE JUNTAS PROCESO 1 GESTOR DE JUNTAS Actas Notificación CAPÍTULO 10. GESTOR DOCUMENTAL PROCESO 1 GESTOR DOCUMENTAL Módulo de Incidencias Modificar y Eliminar Documentos Gestor Documental CAPÍTULO 11. ENVÍOS POSTALES PROCESO 1 ENVÍOS POSTALES Generación de fichero CAPÍTULO 12. INCIDENCIAS PROCESO 1 INCIDENCIAS Seguimiento CAPÍTULO 13. TABLAS PROCESO 1 TABLAS Tabla Horizontal - Conceptos Gastos CAPÍTULO 14. PANEL DE CONTROL PROCESO 1 PANEL DE CONTROL Panel de Control

7 Página: 7/61 1. INTRODUCCIÓN. En todas las versiones incorporamos mejoras que han sido solicitadas y que figuran registradas por más de un cliente. Nuestro objetivo sigue siendo enriquecer la aplicación con las aportaciones que nos hacen ustedes. En esta actualización podemos destacar las nuevas prestaciones del módulo de envío de mails y SMS, con el acta de certificación que acredita este envío y su visualización en las diferentes opciones de la aplicación. Se ha dotado de funcionalidad contable a las comunidades de propietarios, de forma que para cada uno de los edificios/ejercicio podrá vincularse con una empresa contable/ejercicio, en el que se registrarán todos los movimientos económicos. Como novedad más significativa se incluye el nuevo módulo Taaf- FacturaScan. Este módulo permite la lectura de un fichero XML que ha sido generado por la aplicación Tradise-Paperless, la cual se ha adecuado a las necesidades de los clientes de Taaf, en cuanto al formato de extracción y de proceso de la información. Mediante el escáner de las facturas o la lectura de ficheros pdf, es capaz de extraer la información y la generación de un fichero, que es procesado a través de la aplicación Taaf e incorporado a la base de datos de Facturas de Proveedores. En determinadas ocasiones hemos recomendado que cada usuario disponga de un acceso personalizado, a través de un nombre de identificación y una contraseña. A partir de esta versión, y como preparación hacia los desarrollos en nueva tecnología, la aplicación controla que no puedan existir conexiones simultáneas del mismo usuario. Si se realiza la conexión con el mismo usuario se mostrará un mensaje en el que se informa que se eliminará la sesión de la anterior conexión. Es imprescindible que los responsables de la administración de la aplicación creen los usuarios que sean necesarios con la identificación de cada uno. El sistema guarda la última conexión realizada por cada uno de los usuarios.

8 Página: 8/61 CAPÍTULO 1- PROPIEDAD HORIZONTAL. PROCESO 1 EMPRESAS Modo de Contabilización. Se implementa la contabilización por modo Gestión Comercial en Propiedad Horizontal, permitiendo al usuario realizar también una contabilización de la generación del documento y del movimiento económico de éste. Recordamos al usuario que este modo de contabilización se activa desde la Empresa: Esta opción permite gestionar la información económica de las comunidades de propietarios y asociarla a una empresa de contabilidad en la que se depositarán todos los movimientos económicos. PROCESO 2 DEPARTAMENTOS.

9 Página: 9/ Combinación Correspondencia. Se incorpora la opción de combinar correspondencia a todos los propietarios de un departamento de PH. Para ello, el usuario deberá marcar el check Enviar correspondencia a todos los propietarios, que se encuentra dentro del departamento, en la pestaña Pagador, tal y como muestra la siguiente pantalla: Activar esta opción, indica que desde Departamentos, Control de Morosidad y Gestor de Juntas, se emitan tantas cartas como propietarios, sin fecha de venta, existan en ese departamento. PROCESO 3 PRESUPUESTOS Cuotas. Se revisa el cálculo de cuotas, bloqueando la distribución de gastos si no se activa previamente el botón lápiz Cierre Presupuestos. Al realizar un cierre individual desde la comunidad, se mostrarán como Ejercicio/Presupuesto de destino aquellos que estén abiertos en la comunidad:

10 Página: 10/61 Se incorpora la opción de que al realizar un cierre Solo nuevo presupuesto, el usuario pueda optar por que los gastos previstos que se traspasan al nuevo presupuesto se calculen según lo realizado en el presupuesto que se está cerrando:

11 Página: 11/61 PROCESO 4 RECIBOS Generación de Recibos. Se habilita la opción de poder generar recibos de más de una empresa a la vez, añadiendo los campos Empresa Inicio y Empresa Fin : Control de Morosidad - Plantillas. Se revisa la solicitud de plantillas por agrupación de cliente, botón de Word Rojo, para que se realice la agrupación según corresponde. PROCESO 5 REMESAS Fichero de Remesas. Revisada la generación del fichero de remesas en el caso de que el presentador sea igual que el ordenante, enviándose al fichero los datos del cliente asociado y no los de la empresa, como registraba en anteriores versiones Selección de Documentos.

12 Página: 12/61 Se incluye el filtro Departamentos con AutoPago en la pantalla de selección de documentos para poder elegir o descartar los departamentos que tengan marcado el AutoPago: Generación Automática de Remesas. Se habilita la opción de poder generar remesas de más de una empresa a la vez, añadiendo los campos Empresa Inicio y Empresa Fin : PROCESO 6 DERRAMAS Derramas.

13 Página: 13/61 Al generar estos recibos de Caja, se mejora también la información de éstos, guardando la información de la descripción en el campo Observaciones del recibo: PROCESO 7 FACTURAS DE ADMINISTRACIÓN Generación de Facturas. Se revisa el proceso de generación de facturas, calculando el ejercicio de imputación de la factura según el Año y Mes indicado en la generación. Se había detectado algún caso en el que al solicitar la factura, por ejemplo del ejercicio 2011, pero con fecha del 2012, se generaba calculándose en base al presupuesto del 2012 en lugar del 2011 que era el indicado en la generación. PROCESO 8 FACTURAS DE GASTOS Facturas de Gastos. Se incorpora la posibilidad de marcar una factura como Obras de rehabilitación y mejora :

14 Página: 14/ Consulta de Facturas de Gastos. Se añade el filtro Obras Rehabilitación y Mejoras para obtener el listado de facturas que se han indicado como tales: Se incorpora el botón de Word rojo, que permite obtener una carta de comunicado a los propietarios con el listado de facturas de obras de rehabilitación y mejora, filtradas en la consulta previamente:

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16 Página: 16/61 PROCESO 9 BALANCES-ESTADO DE CUENTAS Impresión Facturas Gastos. El usuario podrá optar desde este punto por la impresión del documento de factura asociados a las facturas del Estado de Cuentas solicitado.

17 Página: 17/61 Para ello el documento deberá estar guardado en formato PDF en el Gestor Documental de Taaf: Es conveniente que revise los parámetros de configuración de la aplicación, en la pestaña Gestor Documental, dónde se informa la aplicación de gestión documental asociada. Al hacer clic sobre este nuevo botón, el sistema mostrará la siguiente pantalla, pudiendo optar por diferentes criterios de impresión:

18 Página: 18/61 CAPÍTULO 2- PROPIEDAD VERTICAL. PROCESO 1 CONTRATOS Contratos - Renta. Revisado el cálculo de la fianza inicial al informar actualizaciones de fianza, mostrándose el importe correcto en la pantalla Contratos - Conceptos. Se revisa la generación de recibos desde el contrato, controlando las fechas inicio y fin de la cabecera del contrato, el check de vigor y la situación de la finca (alta o baja), para proceder, si corresponde, a la generación del recibo. Así, como se controla que solo permita solicitar el periodo de meses comprendidos entre 1 y 12, como corresponde:

19 Página: 19/61 Se revisa la pestaña Resumen para mostrarse el porcentaje de IVA correspondiente a los conceptos al realizar esta agrupación: Consulta de Contratos. Se añade la posibilidad de consultar contratos de fincas que están de alta, baja o ambos casos: Liquidación de Fianzas Modelo 7. Se revisa el informe del Modelo 7, reduciendo más el tamaño de la página, ya que en algunas impresoras seguía haciendo un salto de página en blanco. Se revisa este informe, cambiando de casilla los campos Número Concierto y Número Liquidación, ya que quedaban informados en casillas que no correspondían. PROCESO 2 INCREMENTOS Diario de Incrementos.

20 Página: 20/61 Se incorpora el filtro por empresa en el Diario de Incrementos: Se revisa la visulización de incrementos que corresponden a contratos subrogados, tanto en pantalla como en el informe del Diario Incrementos, mostrándose el inquilino actual Notificación de Incrementos. Se incorporan los dos siguientes campos de combinación de correspondencia en las plantillas de notificación de incrementos: AñoAnteriorCalculoIPC Inquilino Imputación de Incrementos. Se revisa la imputación de atrasos asignados a un incremento desde el Diario de Incrementos para que se imputen con la misma fecha que la del incremento.

21 Página: 21/61 PROCESO 3 REMESAS DE RECIBOS Generación de Fichero de Remesas. Se posibilita y se revisa la generación del fichero de remesas para aquellos casos detectados de recibos con un porcentaje de IRPF que no sea un porcentaje con dos decimales. PROCESO 4 FACTURAS DE GASTOS Vencimientos de Facturas de Gastos. Se revisa una incidencia detectada en el cálculo de vencimientos de las facturas. Para aquellos casos en los que el número de factura coincidía con el número de un documento de pago generado, el vencimiento no quedaba registrado como correspondía Control de facturas en Diario de IVA. Se bloquea la eliminación de facturas en el caso que se hayan presentado en una liquidación de IVA: PROCESO 5 FACTURAS DE ADMINISTRACIÓN Facturas de Administración. Se revisa la eliminación de facturas de clientes de Propiedad Vertical pagadas, bloqueando la eliminación del pago de la factura en el caso que está

22 Página: 22/61 esté liquidada o presentada en una liquidación de IVA, mostrándose el siguiente mensaje: PROCESO 6 LIQUIDACIÓN Impresión Facturas Gastos. El usuario podrá optar desde la Consulta de Liquidaciones por la impresión del documento de factura asociados a las facturas de la Liquidación solicitada. Para ello el documento deberá estar guardado en PDF en el Gestor Documental de Taaf. Es conveniente que revise los parámetros de configuración de la aplicación, en la pestaña Gestor Documental, dónde se informa la aplicación de gestión documental asociada. Al hacer clic sobre este nuevo botón, el sistema mostrará la siguiente pantalla, pudiendo optar por diferentes criterios de impresión:

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24 Página: 24/61 PROCESO 7 SALDOS POR CLIENTE Saldos por Cliente. El usuario podrá configurar desde el Panel de Control la visualización de la Consulta de Saldos por Cliente contrastándose con contabilidad, marcando el check indicado en la siguiente pantalla: Nota: Para acceder al Panel de Control, recordamos que pueden consultar al responsable de la aplicación en su empresa.

25 Página: 25/61 CAPÍTULO 3 PROCESOS COMUNES. PROCESO 1 CLIENTES Consulta de Clientes. Se modifica el filtro de Tipo de Cliente predefinido en la aplicación, mejorando esta búsqueda, así como la incorporación de más opciones de filtro por este campo: PROCESO 2 RECIBOS Informe de Recibo formato ventanilla. Se crea un nuevo informe de recibo que contiene la información para el pago de recibos por ventanilla, tanto para recibos de Propiedad Vertical como recibos de Propiedad Horizontal. Al solicitar la impresión se mostrará el nuevo informe en color amarillo, tal y como se muestra a continuación:

26 Página: 26/61 Ofreciéndose el modelo anexo:

27 Página: 27/61 PROCESO 3 REMESAS Selección Documentos. Se revisa el campo de búsqueda Importe de la pantalla Selección de documentos, permitiendo la búsqueda de recibos por importes con decimales. PROCESO 4 REMESAS DE DEVOLUCIÓN Agrupación de recibos. Se revisa la gestión de remesas de devolución, contemplando desde esta versión aquellos recibos agrupados, procedentes de remesas agrupadas, y los desagrupará en la vista previa de la remesa de devolución. PROCESO 5 NORMA Q Listados Norma Q43. Se han adaptado los informes que se solicitan desde la entrada de movimientos del módulo de la Norma Q43 a la gestión por multicuenta: PROCESO 6 REMESAS DOCUMENTOS PAGO Combinación Plantillas Word.

28 Página: 28/61 Se revisa la plantilla de Word vinculada a este proceso, mostrando la descripción del concepto de facturas de horizontal correspondiente, ya que en versiones anteriores mostraba la descripción de vertical. PROCESO 7 PAGOS PROGRAMADOS Generación de Pagos Programados. Se revisa este punto de la aplicación, mostrándose el importe de los decimales correspondiente en los totales del pago periodificado, correspondiendo el redondeo con la factura de proveedores generada Consulta de Pagos Programados. Se añade a la Consulta de Pagos Periodificados el filtro de Origen del pago periodificado (V, H, Ambos): Al filtrar por Vertical/Horizontal se activará el desplegable Concepto para poder realizar el filtro por este campo si se desea:

29 Página: 29/61 PROCESO 8 BARRAS DE PROGRESO Barras de Progreso. Se revisan los puntos de procesos de generación donde existe una barra informativa de la generación que se está realizando, eliminándose el control existente para evitar bloqueos con las actualizaciones de Windows y Office, tal y como se ha enviado en el último comunicado remitido a todos los clientes. Ejemplo: PROCESO 9 COMBINACIÓN CORRESPONDENCIA Combinación Correspondencia - Variables. Se incorporan las variables TAAF_Client y TAAF_Proveedor_Mail en los siguientes puntos de combinación de correspondencia: CLIENTES PROVEEDORES COMUNIDADESDEPARTAMENT OSH MOROSOS H MOROSOS V

30 Página: 30/61 LIQUIDACIONES PROPIERATRIOS NOTIFICAR INCREMENTOS RENTA JUNTAS INCIDENCIAS EL objetivo es aprovechar la funcionalidad que dispone Microsoft Office para el envío de desde el Word.

31 Página: 31/61 CAPÍTULO 4. ENVÍO DE MAILS. PROCESO 1 ENVÍO DE MAILS Envío de mails. Se ha añadido la posibilidad de enviar mails desde las consultas de Contratos, Incrementos de Renta, Morosidad de Vertical y Morosidad de Horizontal: Se revisa el procedimiento de envío de mails, añadiendo la nueva opción de poder realizar envíos de correos certificados, a demás de la ya existente de correo ordinario. El usuario puede solicitar el envío de mails desde la Consulta de Clientes y Liquidaciones, o bien desde la pestaña Departamentos de la Comunidad, pudiendo realizar el filtro Tipo Envío (el cuál se ha vinculado a una nueva tabla que podrá configurarse según se desee) para solicitar aquellos clientes que desean recibir correspondencia por mail:

32 Página: 32/61 Una vez solicitada la consulta, al dar al icono Enviar Mail el sistema mostrará la siguiente ventana en el caso que existan clientes a los que no se ha informado el Mail: Una vez aceptada la pantalla anterior en el caso que se muestre, el sistema mostrará esta nueva ventana:

33 Página: 33/61 Nota: El mail principal corresponde al primero informado en la ficha del cliente. Recordamos que el contacto Mail debe estar creado con el código 1 para realizar este proceso. El sistema abrirá la pantalla de envío de mails traspasando estos contactos, mostrando por defecto en los Datos de Envío el Mail ordinario : El usuario podrá optar por el envío de mails certificados mediante la elección del Proveedor: TRADISE, empresa de certificación con la que TAAF ha convenido este tipo de envío: Al indicarse este proveedor, el sistema activará a la derecha de la pantalla los campos necesarios para realizar este envío: (1) Usuario y Password: Serán facilitados al cliente al contratar estos servicios mediante el contacto con Taaf (pueden dirigirse a nuestro servicio de Atención al Cliente: /

34 Página: 34/61 (2) Certificado: Este check por defecto aparecerá marcado, ya que en este caso se indica que se realice el envío certificado y recibir así la acta de certificación del Proveedor. (3) certificados: El usuario informará el correo donde desea recibir por parte de la empresa Tradise la acta de certificación de envío. El usuario informará de la plantilla a enviar desde el botón Componer Mail (4), creando un texto (5) o bien seleccionando una plantilla predeterminada (6): (5) Crear un texto que no se desea guardar como plantilla: Haremos doble clic sobre el Texto para mostrarse la plantilla donde el usuario podrá definir el texto, así como insertar imágenes que desee. Para más detalle pude consultar el siguiente punto donde se detalla ( Crear Plantillas). (6) Crear una Plantilla Predeterminada: Puede consultar el siguiente punto donde se indica cómo proceder ( Crear Plantillas) Crear Plantillas Envío Mail. El usuario podrá predeterminar plantillas accediendo a la Tabla General 2 Plantillas Envío Mail :

35 Página: 35/61 1 Solicitaremos la creación de una nueva plantilla (1), mostrándose la siguiente pantalla donde informaremos una Descripción interna de la plantilla (2) y un Asunto (3) para el comunicado: 2 3 4

36 Página: 36/61 Haremos doble clic sobre el Texto para mostrarse la plantilla donde el usuario podrá definir el texto, así como insertar imágenes que desee: 5 En la creación de plantillas el usuario podrá configura los siguientes campos de combinación (5) que hacen referencia a la pantalla del envío de mail, y que quedarán informados según des de la pantalla que se solicite el envío: Consulta de Clientes: <Auxliar1>: Nombre Completo del Cliente <Auxliar4>: Primer Apellido del Cliente, en caso de Persona Física / Nombre Completo del Cliente, en caso de Persona Jurídica Consulta de Liquidaciones: <Auxliar1>: Nombre Completo del Cliente

37 Página: 37/61 <Auxliar2>: Nombre de la Finca / Comunidad <Auxliar3>: Importe de la Liquidación <Auxliar4>: Primer Apellido del Cliente, en caso de Persona Física / Nombre Completo del Cliente, en caso de Persona Jurídica <Auxliar5>: Número de la Liquidación. Comunidad Departamentos: <Auxliar1>: Nombre Completo del Cliente <Auxliar2>: Nombre de la Finca / Comunidad <Auxliar3>: Descripción del Departamento <Auxliar4>: Primer Apellido del Cliente, en caso de Persona Física / Nombre Completo del Cliente, en caso de Persona Jurídica Envío de Mails. Realizaremos el envío de mails, una vez configurado el texto y datos correspondientes, mediante el icono de envío (1): 1 2 La pestaña Enviados (2) nos informará de aquellos correos que han sido enviados.

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39 Página: 39/61 CAPÍTULO 5. ENVÍO SMS. PROCESO 1 ENVÍO SMS Envío SMS. Se ha añadido la posibilidad de enviar SMS desde las consultas de Contratos, Incrementos de Renta, Morosidad de Vertical y Morosidad de Horizontal. Se incorpora el nuevo proceso de Envío de SMS certificados a clientes, habilitándose esta nueva opción desde las consultas de Clientes y Liquidaciones, y desde la pestaña Departamentos de la Comunidad, tal y como se muestra en las siguientes pantallas:

40 Página: 40/61 El usuario puede realizar el envío de SMS filtrando previamente por el campo Tipo Envío (el cuál se ha vinculado a una nueva tabla que podrá configurarse según se desee) para solicitar aquellos clientes que desean recibir información por SMS, tal y como muestra el siguiente ejemplo:

41 Página: 41/61 Una vez solicitada la consulta, al dar al icono Enviar SMS el sistema mostrará la siguiente ventana en el caso que existan clientes a los que no se ha informado el teléfono móvil: Una vez aceptada la pantalla anterior en el caso que se muestre, el sistema mostrará esta nueva ventana: Nota: El teléfono principal (móvil) corresponde al primero informado en la ficha del cliente.

42 Página: 42/61 Recordamos que el contacto Móvil debe estar creado con el código 3 para realizar este proceso. El sistema abrirá la pantalla de envío de SMS traspasando estos contactos, mostrando por defecto en los Datos de Envío la Operadora TRADISE, empresa de certificación con la que TAAF ha convenido este tipo de envío: El usuario informará el resto de campos necesarios para realizar este envío: (1) Remitente: Indicaremos el nombre del remitente del SMS, para que el destinatario conozca quien lo envía. (2) Usuario y Password: Serán facilitados al cliente al contratar estos servicios mediante el contacto con Taaf (pueden dirigirse a nuestro servicio de Atención al Cliente: / (3) Certificado: Este check por defecto aparecerá marcado, pudiendo el usuario indicar que no desea realizar un envío de SMS certificado. En el caso de marcarse, se realizará el envío certificado y se recibirá así la acta de certificación del Proveedor. (4) certificado: El usuario informará el correo donde desea recibir por parte de la empresa Tradise el acta de certificación de envío. El usuario podrá optar por crear un texto en el campo Texto SMS (5) o bien seleccionando una plantilla predeterminada (6):

43 Página: 43/ (5) Crear un texto que no se desea guardar como plantilla: Informaremos del texto a enviar, limitado a 160 caracteres y que el sistema irá descontando para nuestra información (7): 7 Tal y como se indica en el Envío de Mails, el usuario podrá configurar en el texto los siguientes campos de combinación según desde la pantalla donde se solicite el envío: <Auxliar1>: Nombre Completo del Cliente <Auxliar2>: Nombre de la Finca / Comunidad <Auxliar3>: Importe de la Liquidación / Descripción del Departamento <Auxliar4>: Primer Apellido del Cliente, en caso de Persona Física / Nombre Completo del Cliente, en caso de Persona Jurídica <Auxliar5>: Número de la Liquidación (6) Crear una Plantilla Predeterminada: Puede consultar el siguiente punto donde se indica cómo proceder ( Crear Plantillas) Crear Plantillas SMS. El usuario podrá predeterminar plantillas accediendo a la Tabla General 2 Plantillas Envío SMS :

44 Página: 44/61 1 Solicitaremos la creación de una nueva plantilla (1), mostrándose la siguiente pantalla donde informaremos una Descripción interna de la plantilla (2) y el Texto para enviar por SMS (3): 2 3

45 Página: 45/61 Les recordamos que, al igual que en el Envío de Mails, en la creación de plantillas el usuario puede configurar los siguientes campos de combinación según la pantalla desde donde se solicita el envío: Consulta de Clientes: <Auxliar1>: Nombre Completo del Cliente <Auxliar4>: Primer Apellido del Cliente, en caso de Persona Física / Nombre Completo del Cliente, en caso de Persona Jurídica Consulta de Liquidaciones: <Auxliar1>: Nombre Completo del Cliente <Auxliar2>: Nombre de la Finca / Comunidad <Auxliar3>: Importe de la Liquidación <Auxliar4>: Primer Apellido del Cliente, en caso de Persona Física / Nombre Completo del Cliente, en caso de Persona Jurídica <Auxliar5>: Número de la Liquidación Comunidad Departamentos: <Auxliar1>: Nombre Completo del Cliente <Auxliar2>: Nombre de la Finca / Comunidad <Auxliar3>: Descripción del Departamento <Auxliar4>: Primer Apellido del Cliente, en caso de Persona Física / Nombre Completo del Cliente, en caso de Persona Jurídica Envío de SMS. Realizaremos el envío de SMS, una vez configurado el texto y datos correspondientes, mediante el icono de envío (1):

46 Página: 46/ Al realizar el envío, el sistema pedirá confirmación del envío mostrando el saldo actual y el saldo de coste del envío, si el coste del envío es superior al saldo actual el sistema no dejará enviar indicando que pueden contactar con para adquirir saldo: La pestaña Enviados (2) nos informará de aquellos SMS que han sido enviados.

47 Página: 47/61 CAPÍTULO 6. MÓDULO TRADISE. En esta parte del manual de actualización, se documenta el desarrollo realizado por Taaf, para la vinculación y envío de SMS y E.Mail certificados. Todo lo relativo a la exportación de información de las facturas de proveedores deben revisarlo en el manual confeccionado. Capitulo LXI - DIGITALIZACIÓN FACTURAS DE PROVEEDORES PROCESO 1 MÓDULO TRADISE. Tal y como se ha informado en los anteriores capítulos, Tradise es en estos momentos la empresa de certificación con la que TAAF ha convenido el envío certificado de mails y SMS. Mediante este módulo el usuario podrá sincronizar las actas de certificación enviadas por Tradise y visualizarlas Acceso al Módulo Tradise. El acceso a este módulo se realizará desde los módulos de Taaf, tal y como se muestra a continuación: Al desplegar los módulos, se obtiene el detalle de opciones.

48 Página: 48/61 Al acceder al módulo se visualizará el siguiente menú:

49 Página: 49/ Configuraciones. Desde esta pantalla configuraremos los datos necesarios para la notificación de SMS y mails certificados (1): Sincronización actas SMS. Sincronización actas Mail. Mediante estas dos opciones del menú, el usuario podrá consultar las actas certificadas de los envíos realizados por SMS o mail:

50 Página: 50/61 (1) Datos de filtro: Parámetros de búsqueda según el criterio de selección (2) Buscar: Al hacer clic en el botón de búsqueda, el sistema mostrará las actas según los datos solicitados en la consulta. (3) Obtener Certificados: Visualización de los certificados obtenidos. (4) Ver Certificado Envío: Permite la visualización de las actas de envío visualizadas en la consulta. (5) Ver Certificado Entrega: Permite la visualización de las actas de entrega visualizadas en la consulta.

51 Página: 51/61 CAPÍTULO 7. GESTIÓN FISCAL. PROCESO 1 Modelos Modelo 303. Se revisa el modelo fiscal 303, adaptándose al porcentaje de IVA devengado en el modelo, para ajustarlo a los últimos cambios fiscales Modelo 347. Se revisa el modelo fiscal 347, mostrando aquellos inmuebles del propietario/inquilino, ya sea que no existan o que existan varios. En el caso de no existir, el registro quedará sin informar y permitirá la generación del fichero.

52 Página: 52/61 CAPÍTULO 8. GESTIÓN DE CAJA. PROCESO 1 Caja Cobro de Recibos. Se revisa la opción de generar un recibo de saldo desde caja, permitiendo que se genere el documento en la empresa que hay informada en el departamento. En el caso que no se hubiera informado empresa en éste, el programa procederá como en la generación de recibos, por defecto se generará en la empresa 1. Al generar estos recibos de Caja, se mejora también la información de éstos, guardando la información de la descripción en el campo Observaciones del recibo: Pago de Facturas de Proveedores. Se revisa este proceso permitiendo el pago parcial de una factura de proveedor, informándose el importe que se desea pagar en el campo SubImporte, como muestra el siguiente ejemplo:

53 Página: 53/61

54 Página: 54/61 CAPÍTULO 9. GESTOR DE JUNTAS. PROCESO 1 GESTOR DE JUNTAS Actas. Se revisa la combinación de plantillas de las Actas, permitiendo la creación de la carpeta correspondiente en la ruta de los documentos. Se revisa la creación de incidencias de un punto del orden del día desde la pestaña Seguimiento del Acta, traspasando la comunidad correspondiente a la incidencia.

55 Página: 55/ Notificación. Se incorpora una pantalla de notificaciones a propietarios desde la que el usuario podrá realizar el envío de convocatorias y actas por SMS y mail, así como realizar la combinación de correspondencia que se solicitaba en versiones anteriores desde la Convocatoria y Acta. Para ello, se ha habilitado un único botón Word desde las pantallas Convocatorias-Juntas/Reuniones que enlaza con la pantalla de Notificación: 1 1 Al hacer clic sobre el enlace de Word (1) accederemos a la siguiente pantalla donde el sistema traspasa los propietarios de la comunidad, indicando el origen, es decir, si se ha accedido desde una convocatoria (2) o desde un acta (3): 2 2

56 Página: 56/ El usuario podrá optar por los siguientes tipos de notificaciones: (4) Notificación por SMS. (5) Notificación por . (6) Notificación por carta: Al igual que en versiones anteriores, se mantienen los tres Word para obtener las plantillas de convocatorias/actas: *Verde: Convocatoria/Acta general. *Rojo: Convocatoria/Acta por propietario. *Azul: Convocatoria/Acta por departamento. (7) Solo Propietario Principal: El usuario podrá indicar si solo desea enviarse la notificación al propietario principal del departamento (marcar check), o a todos los propietarios (desmarcar check).

57 Página: 57/61 CAPÍTULO 10. GESTOR DOCUMENTAL. PROCESO 1 GESTOR DOCUMENTAL Módulo de Incidencias. Se revisa la vinculación de documentos desde una incidencia, permitiendo el enlace correspondiente en el caso que en la incidencia no figure la descripción detallada de ésta Modificar y Eliminar Documentos. Se incorpora la opción de eliminar documentos y modificar propiedades del documento desde la aplicación TAAF: 2 1 (1) Seleccionaremos el documento a eliminar por el lateral izquierdo y procederemos a su eliminación mediante la tecla suprimir. (2) Mediante este nuevo botón, el usuario accederá a la pantalla que se muestra al guardar el documento, para poder vincularlo a otros puntos de la aplicación, así como modificar su nombre si se desea:

58 Página: 58/ Gestor Documental. Se añade la posibilidad de escoger, desde el Panel de Control, el Gestor Documental por defecto para las facturas de proveedores. Esta opción permite que la aplicación Taaf trabaje con varias aplicaciones a las que estará vinculada.

59 Página: 59/61 En estos momentos está establecida la posibilidad de la visualización de facturas de proveedores en las siguientes plataformas: 1) Microsoft SharePoint - Es la plataforma por defecto de Taaf. Es el gestor documental por defecto. 2) Tradise Paperless - Plataforma de gestión documental asociada a la aplicación de digitalización. 3) Doc2Data - Plataforma de gestión documental asociada a la aplicación de extracción de datos de esta empresa. 4) GestDoc Desarrollada por Taaf, sobre el entorno de Windows, para la visualización de las facturas depositadas en esta estructura.

60 Página: 60/61 CAPÍTULO 11. ENVÍOS POSTALES. PROCESO 1 ENVÍOS POSTALES Generación de fichero. Se ha modificado la estructura del fichero para adaptarla a los cambios realizados por Correos, permitiendo procesar el fichero correctamente. CAPÍTULO 12. INCIDENCIAS. PROCESO 1 INCIDENCIAS Seguimiento Se revisa la opción de incluir una plantilla en el seguimiento para que conserve el usuario informado. CAPÍTULO 13. TABLAS. PROCESO 1 TABLAS Tabla Horizontal - Conceptos Gastos. Se añade el campo cuenta contable para poder asociar a cada concepto de gasto una cuenta contable, si el usuario desea trabajar en Modo de Contabilización Comercial.

61 Página: 61/61 CAPÍTULO 14. PANEL DE CONTROL. PROCESO 1 PANEL DE CONTROL Panel de Control. Se ha modificado la estructura de la pantalla del Panel de Control mediante pestañas, asignando a cada una de ellas los procesos vinculados:

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