REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS EN LA CANCILLERIA.

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1 REGLAMENTO DE USO DE VEHICULOS EN LA CANCILLERIA. Acuerdo Ministerial No RO/ 92 de 21 de Diciembre de EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Considerando: Que mediante Acuerdo Ministerial número de 3 de abril de 1989, publicado en el Registro Oficial número 199 de 29 de mayo del mismo año, se reglamentó el procedimiento interno para la adquisición, abastecimiento, y control de bienes; Que mediante Acuerdo Ministerial número de 30 de enero de 1992, se expidió el Reglamento Interno de Administración y Control de Bienes, Suministros y Materiales y Vehículos; Que de conformidad con lo previsto en los artículos 2, 94 y 118 del Reglamento General de Bienes del Sector Público, corresponde a la máxima autoridad de cada entidad velar y establecer los lineamientos necesarios para el correcto uso, custodia, mantenimiento y control de los vehículos oficiales, de acuerdo con las disposiciones del citado Reglamento y con las demás disposiciones que dicten la Contraloría General del Estado y la propia entidad; Que es necesario expedir una reglamentación especial para la adecuada administración y control de los vehículos de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores; y. En ejercicio de sus facultades legales, Acuerda: Expedir el siguiente Reglamento Interno de Uso y Control de los Vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Art. 1.- OBJETO.- El presente Reglamento tiene por objeto normar el correcto uso, control, custodia, mantenimiento y administración del parque automotor del Ministerio de Relaciones Exteriores. Art. 2.- DEL PARQUE AUTOMOTOR.- El parque automotor del Ministerio de Relaciones Exteriores se compone de los vehículos que se encuentren inventariados en el registro de control de activos fijos correspondientes y de los que se adquieran por compra - venta, permuta, donación o por cualquier otro título traslaticio de dominio. Art. 3.- ASIGNACION DE LOS VEHICULOS.- Dispondrán de vehículos asignados para el ejercicio de sus funciones, el Ministro de Relaciones Exteriores, el Secretario General, los Subsecretarios y el Director General de Protocolo. Los demás vehículos de los que dispone el Ministerio de Relaciones Exteriores estarán bajo la Administración y responsabilidad directa del Director General de Servicios Administrativos y serán utilizados en forma común para el cumplimiento de labores de carácter oficial, protocolario y actividades propias de la entidad. Art. 4.- IDENTIFICACION DE LOS VEHICULOS.- Los vehículos de propiedad del Ministerio de Relaciones Exteriores deberán estar identificados con las respectivas placas que deben portar en la parte delantera y posterior. Art. 5.- ACTA DE ENTREGA - RECEPCION.- Los vehículos serán entregados a los funcionarios a quienes se les haya asignado y a sus respectivos choferes, mediante la suscripción de la correspondiente "Acta de Entrega - Recepción", en la que constarán detallados todos los datos de identificación del automotor, sus accesorios y herramientas. Este requisito será aplicado siempre que se designe una nueva autoridad, cambio de chofer, de vehículo o que se entregue a una Comisión.

2 Art. 6.- VACACIONES.- En caso de vacaciones de la autoridad a la cual se le ha asignado el vehículo, el chofer deberá presentarse ante el funcionario que lo reemplace en sus funciones y estará bajo sus órdenes. En caso de no designar un funcionario para el reemplazo de las autoridades que disponen de vehículos, el chofer deberá presentarse ante el Director General de Servicios Administrativos, para recibir las instrucciones correspondientes. En cuanto al vehículo, este será guardado en los patios de la Cancillería y la llave del mismo se entregará al Jefe de Transporte para su custodia. Los choferes que no se presentaren el día en que la autoridad salga de Comisión o vacaciones, serán sancionados de conformidad con lo que dispone el Código de Trabajo y los reglamentos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Para el caso de vacaciones de los choferes, estas se concederán de acuerdo con el Cronograma pre - establecido por la Dirección General de Servicios Administrativos y se cumplirá con lo previsto en el artículo anterior. Art. 7.- ADMINISTRACION Y CONTROL.- La Dirección General de Servicios Administrativos es la responsable de controlar, el uso, cuidado y mantenimiento oportuno de los vehículos del Ministerio. Para el efecto, el Jefe de Transportes efectuará semanalmente la supervisión o inspección ocular de las condiciones en que se encuentran. De existir novedades, las comunicará al Director General de Servicios Administrativos a fin de que adopte las medidas correctivas que sean necesarias, e informe a la Subsecretaría Administrativa, para que conforme a las normas legales, se establezcan las responsabilidades a las que hubiere lugar. Las novedades encontradas que fueren producidas por negligencia, descuido o irresponsabilidad en la utilización de los vehículos y que deliberadamente se hubieren ocultado, serán de responsabilidad absoluta del conductor o funcionario causante de su cometimiento, y los gastos que originen las reparaciones serán cubiertos por éstos, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que el caso amerite, previo el trámite administrativo correspondiente que será puesto en conocimiento de la Subsecretaría Administrativa. Art. 8.- RESPONSABILIDAD Y CUSTODIA DE LOS VEHICULOS.- La custodia y cuidado del parque automotor estarán bajo la responsabilidad del Director General de Servicios Administrativos, del Jefe de Transportes, de los conductores y del personal de Seguridad del Ministerio de Relaciones Exteriores. El funcionario, el empleado o el conductor a quienes se les asigne un vehículo, serán responsables del uso, buen funcionamiento y conservación del mismo y por los daños y perjuicios ocasionados, siempre que estos se produjeren por su negligencia, impericia o irresponsabilidad en la conducción o estacionamiento. Art. 9.- RESPONSABILIDAD COMPARTIDA.- Cuando el vehículo se destine a una comisión determinada, se procederá a dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 5 y la responsabilidad por el cuidado, protección y mantenimiento del mismo, corresponderán al Jefe de la Comisión y al conductor del vehículo. Art UTILIZACION Y EMPLEO DE LOS VEHICULOS.- Los vehículos deberán ser conducidos únicamente por los respectivos choferes que tengan licencia profesional de manejo o por el funcionario o empleado que hubiere sido autorizado en forma escrita por el Director General de Servicios Administrativos y que cuente con la respectiva licencia. En ningún caso, podrán conducir los vehículos, los choferes que no tengan licencia profesional o los funcionarios o empleados que no cuenten con la expresa autorización. Por consiguiente, los vehículos no serán conducidos por otros funcionarios o empleados, peor aún por sus familiares o terceros. Quien incumpliere esta disposición, será responsable de los daños y perjuicios que se produjeren al vehículo y serán sancionados de conformidad con lo establecido en las leyes y reglamentos vigentes. Nota: Artículo reformado por Numeral 169. de Decreto Ejecutivo No. 1665, publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del 2004.

3 Art CONSERVACION, MANTENIMIENTO Y REGISTRO DE LOS VEHICULOS.- Para la correcta conservación y mantenimiento de los vehículos, el Director General de Servicios Administrativos se encargará de supervisar el registro, mantenimiento y control de los vehículos. Conjuntamente con el Departamento de Suministros y Bodega, realizarán la constatación física, identificación y actualización de los inventarios de los automotores que posee la institución. Es responsabilidad del Jefe de Transportes mantener actualizados los registros de provisión de combustibles y lubricantes, mantenimiento y cambio de repuestos de cada uno de los autos que conforman el parque automotor así como llevar la respectiva hoja de vida de los mismos. Para el evento de que se requiera la reparación del motor, el Jefe de Transportes presentará un informe técnico. Art MATRICULACION Y PLACAS.- El Jefe de Transportes mantendrá actualizados los datos y documentos referentes a los conductores y vehículos y demás requisitos de circulación. Art INGRESO DE VEHICULOS AL PARQUEADERO.- Las unidades prestarán sus servicios en los días laborales y en las horas determinadas en la Agenda de Trabajo. Los vehículos deberán ser guardados luego de concluida la jornada de labor en los lugares designados para el efecto. En caso de contravenirse a esta disposición, se deberá presentar al Director General de Servicios Administrativos un informe justificativo, máximo hasta el día hábil siguiente, caso contrario se procederá a imponer la respectiva sanción disciplinaria, previo el trámite administrativo correspondiente. Considerando la excepción establecida en el artículo 104 del Reglamento General de Bienes del Sector Público y tomando en cuenta las funciones que desempeñan las autoridades a quienes se les ha asignado un vehículo para el cumplimiento de sus funciones, durante la semana laborable y luego de la jornada diaria de trabajo, podrán guardar el mismo, en el lugar de su domicilio y bajo su responsabilidad. Las llaves de los automotores deberán encontrarse debidamente rotuladas y serán entregadas al Jefe de Transportes o en su ausencia, al guardia de turno que reciba las unidades para su custodia, quienes deberán mantenerlas en un cajetín con las debidas seguridades y bajo su responsabilidad. El guardia que se asigne para el efecto, realizará la vigilancia del parqueadero del Ministerio de Relaciones Exteriores, llevará un libro de control actualizado y firmado, en el que registrará la hora de entrada, permanencia y salida de los vehículos, las condiciones en las que ingresa y sale el automotor, y el nombre y firma del conductor. En el caso de existir novedades se informará por escrito al Jefe de Transportes, quien procederá conforme a lo previsto en el artículo 7. Art DESPLAZAMIENTO DE LOS VEHICULOS.- El desplazamiento de los vehículos oficiales, durante o fuera de los días y horas laborables, se autorizará únicamente por medio de la orden de movilización. Dicha orden se impartirá en formularios preimpresos y prenumerados que contendrán los siguientes datos: a) Identificación de la entidad u organismo y encabezamiento que dirá "ORDEN DE MOVILIZACION"; b) Lugar, fecha y hora de emisión; c) Motivo de movilización; d) Lugar de origen y de destino; e) Tiempo de duración de la comisión; f) Nombres y apellidos completos del conductor y del funcionario a los que se asigna el vehículo, con indicación del número de cédulas de ciudadanía; g) Descripción de las principales características del vehículo: marca, color, número de motor, número de placas de identificación y de la matrícula; y, h) Nombres y apellidos, firma y sello del Director General de Servicios Administrativos o del funcionario autorizado para emitirla. Para los vehículos asignados a los señores Ministro de Relaciones Exteriores y Secretario General deberá conferirse la "Tarjeta de movilización sin restricciones", en la cual se hará constar las

4 características del vehículo, color, placa, nombre del conductor, nombre del funcionario al cual está asignado el vehículo y la firma de la máxima autoridad. Art MOVILIZACION EN DIAS FERIADOS O POR COMISIONES DE TRABAJO.- Para la movilización de los automóviles en días festivos y/o fines de semana así como para destinarlos a comisiones de servicio, los Directores del área respectiva deberán presentar una solicitud por escrito al Director General de Servicios Administrativos, a fin de que proceda a autorizar el uso de los mismos. En consecuencia, para la movilización o salida de los vehículos del parque automotor de la Cancillería, en los casos anteriormente señalados, será menester presentar la respectiva orden de movilización debidamente firmada y sellada por el Director General de Servicios Administrativos, caso contrario, ninguna unidad podrá salir de los patios a cuenta y riesgo del o los funcionarios. Quienes contravengan esta disposición, estarán sujetos a las sanciones establecidas por la autoridad competente conforme a lo normado en la Ley Orgánica del Servicio Exterior Ecuatoriano, Reglamentos y en el Acuerdo No. 038-CG emitido por la Contraloría General del Estado el 29 de octubre de En los casos en que la movilización de los vehículos sea fuera de la ciudad, el Director del área que lo requiera, deberá solicitar al Director General de Servicios Administrativos, por lo menos con 48 horas de anticipación la asignación del vehículo, a efecto que disponga los chequeos mecánicos necesarios para que el automotor se encuentre en condiciones de cumplir la Comisión. Una vez concluida la Comisión, el conductor deberá entregar al Jefe de Transportes la Orden de Movilización y reportar las novedades producidas durante la Comisión para que éste a su vez las comunique al Director General de Servicios Administrativos. Art CADUCIDAD DE LA ORDEN DE MOVILIZACION.- En el caso de que los vehículos asignados a cumplir comisiones de trabajo, por causas fortuitas o de otra clase, plenamente justificadas, retornasen al lugar de origen en fecha distinta a la señalada en la "Orden de Movilización", el funcionario o empleado de mayor jerarquía o el conductor, deberá informar por escrito al Director General de Servicios Administrativos, las razones que ocasionaron la demora, máximo hasta el día hábil siguiente al de su retorno. Art SUMINISTRO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES.- Los cupos de combustibles y lubricantes, que se requieran para la movilización de los vehículos, serán solicitados al Jefe de Transportes, el que extenderá la "Orden de suministro de combustibles y/o lubricantes". Los cupos de combustible serán de diez galones semanales. En caso de asignarse un vehículo para el cumplimiento de una comisión dentro y fuera de la ciudad, se les entregará con 10 galones. Si por razones justificadas no fuere suficiente la asignación del combustible, el Jefe de la Comisión tendrá opción de solicitar la reposición con los recibos correspondientes. El conductor será el responsable de que el suministro de combustible sea completo y para constancia firmará la recepción en la orden o en el comprobante. El Jefe de Transportes, el primer día de cada mes, presentará al Director General de Servicios Administrativos, un informe sobre estadísticas mensuales de consumo de combustibles y lubricantes; de costos de mantenimiento y reparación preventiva y correctiva; y, de otros gastos necesarios para el normal funcionamiento del parque automotor del Ministerio de Relaciones Exteriores. Presentará así mismo, los cuadros de necesidades para las adquisiciones o contratación de los servicios requeridos. Art REQUERIMIENTO DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACION.- En caso de requerir el vehículo servicios de mantenimiento y/o reparación mecánico, el funcionario al que le fue asignado, deberá comunicar del particular al Director General de Servicios Administrativos, utilizando el formulario "Solicitud de Reparación y Mantenimiento de Vehículos", cuya copia será archivada por la oficina correspondiente para su control. Una vez que el Director General de Servicios Administrativos lo autorice, el Jefe de Transportes emitirá la "Orden de Trabajo". El original de la "Solicitud de Reparación y Mantenimiento del Vehículo", la copia del formulario "Orden de Trabajo" y la factura emitida por el Taller Mecánico con el recibí conforme del conductor, servirán de documentos de soporte para que la Dirección General Financiera proceda a realizar el pago por los servicios solicitados y recibidos.

5 El Jefe de Transportes tendrá bajo su responsabilidad elaborar la correspondiente "Hoja de Vida" de cada uno de los vehículos, en donde registrará los cambios de repuestos, lubricantes y reparaciones que se efectuaren con los respectivos kilometrajes y fechas de ejecución y, asimismo, anticipará al conductor las fechas de cambio de los lubricantes. Art OBLIGACION DE LOS CONDUCTORES.- Todo vehículo deberá ser revisado y controlado diariamente por el conductor, especialmente los sistemas de lubricación, enfriamiento, luces, frenos y neumáticos, a fin de comprobar su buen funcionamiento o detectar posibles deficiencias o desperfectos. En tal virtud, el conductor antes de movilizar el vehículo, deberá constatar que el mismo se encuentre en perfectas condiciones; en caso contrario, se procederá con lo dispuesto en el Art. 18 del presente Reglamento. De igual manera, el conductor cuidará que el vehículo se encuentre limpio tanto en su interior como en su exterior. Si un vehículo con desperfectos mecánicos es movilizado, la responsabilidad será compartida por la persona que lo autorizó y por el conductor del vehículo. Cada vehículo llevará la "Tarjeta para el control de cambio de lubricantes", en la que constarán los datos recordatorios de la última revisión y el aviso de la fecha en que debe realizarse la siguiente. El Director General de Servicios Administrativos, designará el taller para la reparación. Sobre el particular elaborará un informe que servirá para que la Dirección General Financiera tramite el pago. Art INGRESO AL TALLER MECANICO.- Ningún vehículo ingresará a un taller sin la constancia escrita de la recepción, las condiciones del vehículo, número de motor, accesorios y herramientas que dispone. El documento de entrega recepción será firmado por duplicado por el responsable del taller y por la persona que deja el vehículo. El conductor que esté a cargo del vehículo será el responsable del seguimiento de la reparación y permanecerá en el taller durante el tiempo necesario hasta cuando el vehículo sea reparado, para verificar que los trabajos efectuados sean satisfactorios y en el menor tiempo posible. Los vehículos que tengan garantía técnica serán llevados a los talleres designados por la compañía proveedora para su reparación o mantenimiento. Art CONTROL DE RENDIMIENTO.- El Director General de Servicios Administrativos y el Jefe de Transportes establecerán un control y supervisión de los accesorios y repuestos de los vehículos, para determinar su rendimiento y evitar cambios o bajas innecesarias. También se controlará el consumo de los combustibles, con referencia al rendimiento de kilómetros por galón, por cada tipo de vehículo. Art CONTROL DE COMPRAS.- Los documentos relacionados con la compra de repuestos y accesorios de vehículos, especialmente, llantas, baterias y herramientas, serán justificados con los formularios "nota de ingreso o egreso" de inventarios, y el control y cuidado estará a cargo del Director del Departamento de Almacén y Bodega, de acuerdo con las normas técnicas de control interno y reglamentos dictados para el efecto. Este funcionario tendrá bajo su responsabilidad el control de los repuestos, accesorios o bienes que ingresen a bodega por cambios suscitados en los vehículos del Ministerio, debiendo ser dados de baja de conformidad con el Reglamento General de Bienes del Sector Público, cada seis meses por lo menos, o antes de ser necesario. Art ACCIDENTES DE TRANSITO, DAÑOS, ROBOS Y POLIZAS DE SEGURO.- La Dirección General de Servicios Administrativos será la responsable de efectuar los trámites necesarios para la contratación anual de una póliza de seguros de amplia cobertura contra todo riesgo para los vehículos de la Cancillería. De producirse algún daño, accidente, robo o cualquier otro siniestro, el funcionario responsable o el conductor del vehículo informará del particular por escrito al Director General de Servicios Administrativos, en un plazo máximo de doce horas, adjuntando la siguiente documentación, en lo que sea pertinente: - Parte Policial y/o denuncia a las autoridades; - Fotocopia de la licencia del conductor; - Un plano ilustrativo del lugar donde ocurrió el siniestro; - Copia de la licencia del chofer del otro vehículo;

6 - Copia de la matrícula del otro vehículo; - Nombre, dirección y número telefónico del propietario del otro vehículo; y, - Copia de la matrícula del vehículo del Ministerio. Una vez conocido el informe, la Dirección General de Servicios Administrativos, en el plazo máximo de cuarenta y ocho horas notificará el particular a la compañía aseguradora para recaudar (sic) la indemnización a la que hubiere lugar. En caso de que el reclamo no haya sido aceptado por la compañía aseguradora y luego de agotadas las vías de reclamación, a fín de establecer responsabilidades a las que hubiere lugar, el Director General de Servicios Administrativos remitirá a la Subsecretaría Administrativa copia de toda la documentación relacionada con los hechos, la cual dispondrá el levantamiento del respectivo expediente administrativo sin perjuicio de las acciones penales o civiles a las que hubiere lugar, en cuyo caso, coordinará con la Asesoría Jurídica y ésta con la máxima autoridad, para la iniciación de las actuaciones correspondientes ante las autoridades y jueces competentes. El rubro que por deducible no cubre la compañía de seguros, será cancelado por el funcionario responsable. Art Nota: Artículo omitido en la secuencia del texto. Art CAUSALES PARA EL ESTABLECIMIENTO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS.- Son causales para la determinación de responsabilidades administrativas: a) La emisión de órdenes de movilización sin causa justificada; b) La indebida utilización de la orden de movilización; c) El empleo de los vehículos prescindiendo de la orden de movilización; d) El ocultamiento o camuflaje de las placas oficiales; e) La sustitución de las placas oficiales por las de un vehículo particular; f) La conducción o utilización de los vehículos por familiares del funcionario público o terceras personas; g) La conducción de los vehículos en estado de embriaguez; h) La conducción de los vehículos sin la licencia de conducir correspondiente; i) Evadir o impedir de cualquier forma el operativo de control de los vehículos; j) Cualquier otra inobservancia que implique la transgresión de la normatividad jurídica que rige el uso de vehículos oficiales; y, k) Las demás establecidas en las leyes y reglamentos sobre la materia. Para la determinación de las responsabilidades administrativas a las que hubiere lugar, serán también aplicables las disposiciones del Acuerdo Ministerial No. 38-CG, publicado en el Registro Oficial No. 307 de 29 de octubre de DISPOSICIONES GENERALES Art REGIMEN LEGAL.- El uso, custodia, control y administración de los vehículos de Cancillería se sujetarán a más de las normas de este Reglamento, a las establecidas en el Decreto Ejecutivo No. 904, publicado en el Registro Oficial No. 227 de 7 de julio de 1993, en el Reglamento General de Bienes del Sector Público, en el Acuerdo de Contraloría General del Estado No. 38-CG, publicado en el Registro Oficial No. 307 de 29 de octubre de 1993; y, en el Reglamento al Consumo de Gasolina de Vehículos del Sector Público, expedido mediante Acuerdo Ministerial No. 34, publicado en el Registro Oficial No. 31 de 22 de septiembre de Art SANCIONES.- La inobservancia de lo dispuesto en este Reglamento por parte de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el Reglamento de Responsabilidades; en los artículos 340 y 376 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control; en el Art. 7 del Acuerdo No. 038 de 20 de octubre de 1993; en la Ley Orgánica del Servicio Exterior y su Reglamento y Arts. 61, 62 y 63 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que se establecieran de conformidad con la ley y los reglamentos pertinentes. Art DELITOS O CONTRAVENCIONES DE TRANSITO.- Los conductores que incurrieran en delitos o contravenciones de tránsito caerán bajo las sanciones de la Ley de Tránsito, y más leyes pertinentes, sin perjuicio de las sanciones administrativas que el Ministerio pueda adoptar, de acuerdo a la falta cometida.

7 Art DEROGATORIAS.- Deróganse los Acuerdos Ministeriales Nos , , , de 3 de abril de 1989, 9 de enero y 28 de octubre de 1988, respectivamente; y, las disposiciones contenidas en el Capítulo VI "De los vehículos", del Acuerdo Ministerial No de 30 de enero de Art VIGENCIA.- El presente Reglamento entrará en vigencia desde su fecha de publicación en el Registro Oficial.

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