LINEAMIENTO PARA EL USO Y CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES PROPIEDAD DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE GUASAVE

Transcripción

1 LINEAMIENTO PARA EL USO Y CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES PROPIEDAD DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE GUASAVE

2 ÍNDICE OBJETIVO...3 ALCANCE...4 DISPOSICIONES GENERALES...4 POLÍTICAS DE OPERACIÓN...5 DE LAS SOLICITUDES:...5 DE LOS RESGUARDOS...5 DE LAS RESPONSABILIDADES...6 DE LOS ACCIDENTES, ROBO O SINIESTRO...9 DEL MANTENIMIENTO DE LOS VEHICULOS...9 DEL ASEGURAMIENTO DE LOS VEHÍCULOS DE LAS SANCIONES DE OBSERVANCIA GENERAL BITACORA DE CAMBIOS INTRODUCCIÓN 2

3 El Departament de Recurss Materiales y Servicis cnsciente de las necesidades crecientes y en aras de brindar un servici más eficiente y eficaz en apy a la actividad sustantiva del Institut Tecnlógic Superir de Guasave; es que se di a la tarea de desarrllar el presente lineamient sbre el us y cntrl de ls vehículs ficiales prpiedad del institut, describiend ls servicis, actividades, respnsabilidades y sancines aplicables para un san y prtun seguimient de ls prcess administrativs que abnen a una fluida peratividad. De igual manera, y pr la naturaleza prpia de las actividades realizadas en el departament, es que se necesita reglamentar adecuadamente y difundir cm crrespnde el presente lineamient, cadyuvand de esta manera a un mejr us del patrimni Institucinal. OBJETIVO Dispner de lineamients aplicables al us y cntrl de vehículs ficiales; cn el prpósit de resguardar y prteger ls bienes patrimniales del Institut Tecnlógic Superir de Guasave, prprcinand y puntualizand ls derechs de us y sus respnsabilidades, así cm la vigilancia perativa de ls usuaris en el marc de bservancia crrespndiente. 3

4 ALCANCE El presente reglament aplica para la slicitud, resguards, mantenimients, siniestrs y demás rubrs aplicables de tds y cada un de ls vehículs ficiales prpiedad del Institut Tecnlógic Superir de Guasave y de aquells funcinaris que en benefici institucinal hagan us de ells. DISPOSICIONES GENERALES Las dispsicines cntenidas en este lineamient sn de interés general y de bservancia bligatria. Regula el us y cntrl de vehículs asignads a ls funcinaris y demás persnal que pr la necesidad de sus actividades de carácter ficial y de las peracines de ls prcess institucinales, utilicen tengan baj su resguard y cuidad vehículs prpiedad del Institut Tecnlógic Superir de Guasave. La interpretación y aplicación de ls precepts establecids en este dcument, tienen cm bjetiv establecer las bases baj las cuales debe regirse el us y cntrl de vehículs ficiales prpiedad del Institut Tecnlógic Superir de Guasave. Pr tratarse de bienes prpiedad del Institut, tds ls vehículs asignads deberán destinarse al us ficial exclusivamente, pr l que es suficiente la acción ciudadana en su cas, el señalamient de autridad en la que se denuncie el us indebid de ls vehículs, para iniciar el prcedimient de respnsabilidad en cntra del infractr de estas dispsicines. Para ls efects del presente Lineamient, se entenderá cm: Institut: Al Institut Tecnlógic Superir de Guasave. Lineamient: al presente dcument de cntrl y us de ls vehículs ficiales. Funcinari: a la persna que se le asigne un vehícul prpiedad del Institut. Vehícul: Tds ls vehículs ficiales prpiedad del Institut indistintamente que se le llame parque vehicular fltilla vehicular. Carta resguard: Dcument que certifica al respnsable de un bien dentr del Institut. Resguardatari: Al funcinari que tenga baj su custdia un ó más de ls vehículs. Bitácra: A la bitácra de cntrl vehicular. Siniestr: Dañ, destrucción, rb ó pérdida de la de la unidad vehicular. Mantenimient predictiv: A las revisines periódicas del cnsum de lubricantes y desgaste de piezas mecánicas. Mantenimient preventiv: Cnsiste en el mantenimient que se realiza para prevenir la currencia de fallas, a través de la limpieza, lubricación, afinación y cambi de refaccines desgastadas pr el us. Mantenimient crrectiv: Cnsiste en la reparación de fallas de las unidades vehiculares, que incluyen man de bra y refaccines. 4

5 Para el debid cntrl, peración y cnservación de ls vehículs del Institut, la Subdirección de Servicis Administrativs a través del Departament de Recurss Materiales y Servicis, atenderán ls requerimients legales y dcumentales, además de prprcinar ls servicis de mantenimient y reparación de ls vehículs prpiedad del Institut. POLÍTICAS DE OPERACIÓN En el presente apartad se describen un a un ls prcedimients que para cada rubr crrespndiente al cntrl vehicular se deberá respetar, acatar y seguir para el cumplimient en tiemp y frma del servici. DE LAS SOLICITUDES: - El Jefe del área crrespndiente será quien emita la slicitud del vehícul al Jefe del Departament de Recurss Materiales y Servicis. - La slicitud deberá efectuarse cn pr l mens 72 hras hábiles de anticipación, est cn la finalidad de prgramar el recurs crrespndiente y pder atender la necesidad en tiemp y frma. De l cntrari, n se garantiza la atención a la slicitud. - En el cas de las slicitudes de custdia tempral de vehículs, éstas deben cntener el tip de vehícul requerid; si requiere algún peradr, en su cas, el nmbre cmplet del servidr públic que cnducirá la unidad y será el respnsable de su custdia; la actividad a n el; y el prgrama de la actividad a desarrllar, especificand fechas y hraris de recepción y entrega del mism. Ls cuales se detallan en el frmat crrespndiente. - Se deberá ntificar al Departament de Recurss Financiers para el trámite de viátics si es que aplican. - En el cas de ls departaments que pr la naturaleza de sus actividades tengan cm respnsabilidad la prgramación de salidas deberán, respetand ls tiemps marcads pr sus misms prcess, infrmar a brevedad pr ls medis crrespndientes al Departament de Recurss Materiales y Servicis para su calendarización. - Invariablemente se debe cumplir cn ls perids de custdia tempral de vehículs señalads en la slicitud crrespndiente. - Tdas las determinadas pr el área respnsable de la asignación de ls vehículs. DE LOS RESGUARDOS - Las asignacines de vehículs deberán ser temprales, a excepción de aquells cass en ls que se justifique la asignación indefinida de la unidad, previa autrización de Dirección 5

6 General, la cual deberá hacerse llegar, pr medi de Subdirección de Servicis Administrativs, al Departament de Recurss Materiales y Servicis para su dcumentación y seguimient. - Las asignacines temprales de vehículs se harán directamente a ls funcinaris que vayan a utilizar ls vehículs ficiales, cnsiderand ls punts establecids en el apartad de slicitudes. - Existirá un vale de resguard vehicular en el cual se establecerán las cndicines del vehícul en el mment de la asignación al funcinari, ls aditaments y dcumentación nrmativa necesaria para su peración, ls cuales se detallan en el frmat de resguard crrespndiente. - En el cas de ls chferes adscrits al departament, siempre y cuand se encuentren en hrari de trabaj, n será necesari hacer el vale de resguard ya que n sería perativamente factible e inherentemente sn respnsables durante su us, quedand cubiertas las actividades en hraris extrardinaris mediante fici de cmisión. - En el cas de la cancelación del resguard pr términ de cmisión, reasignación ó separación labral del servidr públic, el Departament de Recurss Materiales y Servicis será el respnsable de verificar que la unidad se reciba en las cndicines que se entregó, quién deberá tmar en cuenta el desgaste nrmal del vehícul pr su us. - En el cas de existir faltantes de herramientas, refaccines ó dcumentación, así cm desperfects imputables al resguardante, al mment de hacer entrega del vehícul, Dirección General en cnjunt cn la Subdirección de Servicis Administrativs y el Órgan crrespndiente del Gbiern del Estad de Sinala prcederán a fincar la respnsabilidad administrativa crrespndiente. - Al términ del us del vehícul ficial se deberá cerrar el vale crrespndiente para finiquitar el prces de resguard, sea este definid ó indefinid. - Ls vehículs institucinales de us tempral deben mantenerse en el estacinamient que para tal efect tiene el Institut, en días y hras inhábiles y durante ls días y hras hábiles en ls que n estén siend utilizads. La seguridad de ls vehículs asignads permanentemente será respnsabilidad de ls servidres públics que ls utilizan. DE LAS RESPONSABILIDADES - Crrespnde a la Subdirección de Servicis Administrativs, cm respnsable de la administración y cntrl de ls recurss humans, financiers y materiales del Institut, vigilar, prteger y resguardar ls bienes patrimniales prpiedad del Institut y ls cnstituids en dnación ó cmdat. - Es facultad del Departament de Recurss Materiales y Servicis, Subdirección de Servicis Administrativs y Dirección General autrizar la asignación de vehículs ficiales de manera tempral al persnal que así l requiera, justifique y slicite en ls términs del presente Lineamient para el óptim cumplimient de una cmisión específica. 6

7 - Es bligación de la Subdirección de Servicis Administrativs a través del Departament de Recurss Materiales y Servicis: Supervisar la cnservación, mantenimient, reparación, limpieza y dcumentación de ls vehículs asignads. (crrespnsabilidad cn chferes) Verificar que ls vehículs prpiedad del Institut prten el emblema ficial del Institut, así cm la clave asignada, en lugar y tamañ adecuad para su fácil identificación. Mantener en custdia ls vehículs ficiales de us tempral para atender servicis generales y necesidades institucinales, mismas que deberán presentarse al Departament en cuestión en ls términs establecids en el apartad de slicitudes del presente Lineamient. Elabrar un expediente de cada un de ls vehículs, mism que deberá cntener ls dcuments siguientes: factura, tenencia, cpia de la póliza de segur vigente, bitácra de mantenimient, bitácra de recrrids bsleta, resguards temprales, y demás dats imprtantes que identifiquen las cndicines y estad de cada un. Asignar clave y númer de inventari a cada vehícul prpiedad del Institut. Tramitar la dcumentación necesaria para la circulación de ls vehículs (placas, tarjeta de circulación, impuests, póliza de segur, etc.). Prpner al superir jerárquic, la baja de aquells vehículs, que pr el us se encuentran deterirads bien cuand su cst de reparación mantenimient resulta incsteable. Verificar que ls chferes y resguardantes cuenten cn licencia de manej acrde y vigente. Gestinar ante las autridades, dependencias ó empresas crrespndientes, la slución a td tip de percance que sufra algún vehícul. Permitir el us de ls vehículs pr ls chferes del Institut, y en su defect, pr persnal del Departament, siend respnsables directamente dichs cnductres del us que se haga del mism y cuidand siempre de cnservarl en buen estad. Supervisar que la herramienta y equip básics de ls vehículs institucinales se mantenga dentr de ls misms. (crrespnsabilidad chferes). - El Directr General, en crdinación cn Subdirección de Servicis Administrativs tiene la facultad de impner las crreccines disciplinarias y sancines que se cnsideren pertinentes y dentr del marc de ley crrespndiente y aplicable para cada cas, además de ejercitar cualquier acción civil, denuncia querella, que tenga que ejecutar en prtección y defensa de l señalad en este lineamient. - Es bligación del resguardante: Firmar el vale de resguard crrespndiente. Verificar que el vehícul se recibe en buen estad. Mantener la herramienta y el equip básic dentr de la unidad. 7

8 Cnservar en la guantera del vehícul la dcumentación vehicular. N permitir el us del vehícul pr terceras persnas, sól pdrán ser cnducids pr ls funcinaris que hayan firmad el resguard crrespndiente, quienes serán directamente respnsables del us que haga del mism y cuidará de cnservarl en buen estad. N transprtar a persnas que n estén cumpliend asunts de carácter ficial, así cm destinarl a servicis particulares. Es respnsable el funcinari resguardante del vehícul, del us adecuad de ls misms, en cumplimient a sus funcines ficiales de aquellas actividades relacinadas cn las atribucines perativas a su carg, pr l que deberá evitar causar dañs deterirs a ls misms y una vez cncluids ls hraris reglamentaris de trabaj cumplidas las cmisines especiales que se designen, deberá cncentrar dicha unidad en el lugar establecid para tal efect. Será respnsabilidad del resguardante el mantenimient predictiv del vehícul, ntificand de manera inmediata al Departament de Recurss Materiales y Servicis cualquier anmalía. Abstenerse de desprender cambiar cualquier parte de la unidad baj su resguard, así cm cualquier tra mdificación n autrizada. Respnder de ls dañs que cause a la unidad que cnduzca y de ls dañs a tercers en su persna sus bienes, en cas de que el funcinari resguardante sea el respnsable, cubriend ls deducibles crrespndientes. Cntar cn licencia vigente para cnducir ls vehículs ficiales. Cumplir cn ls reglaments viales vigentes y para ls cass en que incurran en alguna infracción vial, serán respnsables de cubrir ls pags crrespndientes. Cnservar en su pder cpia del resguard de asignación del vehícul. Cuand así se requiera, el resguardante deberá presentar la unidad para el mantenimient crrespndiente. Realizar la slicitud ante la Subdirección de Servicis Administrativs para el suministr de cmbustible cn el vale crrespndiente, mism que se hará efectiv en SERVICIOS GMV S.A. de C.V. ubicad en El Burrión, Guasave. Registrar cada mvimient del móvil en la bitácra vehicular; misma que se encuentra en la guantera de cada vehícul. Verificar que la dcumentación del vehícul se encuentre en rden. Queda prhibid a ls servidres públics que tengan en custdia tempral permanente algún vehícul prpiedad del Institut cnducirl en estad de ebriedad baj la influencia de algún estupefaciente, psictrópic drga enervante, tda vez que en cas de algún siniestr la cmpañía de segurs n respnderá pr l que ls dañs a tercers y al prpi vehícul, cas en el cual ls dañs casinads quedarán baj estricta respnsabilidad del servidr públic. Entregar el vehícul y sus llaves al Departament de Recurss Materiales y Servicis una vez que cncluya el perid de custdia ó cmisión. 8

9 N desplazarse baj ninguna circunstancia fuera de la cmisión autrizada. Llenar la bitácra de cntrl vehicular asignada a cada vehícul ficial. Tdas las determinadas pr el área respnsable de la asignación de ls vehículs. DE LOS ACCIDENTES, ROBO O SINIESTRO En el cas de accidente, rb siniestr del vehícul, el resguardante ó un funcinari del Institut deberán realizar l siguiente: - El chfer n deberá abandnar la unidad. - Hacer de cncimient inmediat a la autridad vial cmpetente así cm al Departament de Recurss Materiales y Servicis quien a su vez dará seguimient cn la cmpañía de segurs. - Cuand sea impsible reprtar el hech de frma inmediata, el resguardante dispndrá cm máxim de veinticuatr hras, para rendir pr escrit el parte del suces al Departament de Recurss Materiales y Servicis. - Queda estrictamente prhibid, al funcinari resguardante, celebrar cnvenis cn ls cnductres prpietaris de vehículs prpiedades que se dañen pr mtiv de accidente vial, en el que implique el recncimient de su respnsabilidad y que éste se traduzca en ergación para este Institut. Pr l tant, td cnveni que se suscriba a este respect, sl pdrá aprbarse pr la Dirección General del Institut. - En tds ls cass en que algún vehícul, se vea invlucrad en accidente, incidente rb y n cuente cn causa justificada para su us n haya una ntificación pr el que se encuentre fuera de ls hraris de trabaj, espacis físics cualquier tr que se señala en el presente rdenamient, será ttal respnsabilidad del cnductr tds ls gasts que se riginen pr pag de deducibles. - Para ls efects de pag en cuant a la reparación de dañs y perjuicis, ls cnductres resguardantes pdrán celebrar cn la Subdirección de Servicis Administrativs, cnvenis ecnómics para deducir en frma prgramada el imprte del pag antes mencinad, cnfrme a las circunstancias de cada cas, siempre y cuand haya sid el culpable del incidente. - Si el siniestr calición curriese en circunstancias n imputables para el usuari resguardante, ls gasts de ejecución y resarcimient de dañs serán cubierts pr el Institut. DEL MANTENIMIENTO DE LOS VEHICULOS 9

10 El Departament de Recurss Materiales y Servicis generales tendrá las siguientes facultades y respnsabilidades: - Supervisar que ls trabajs mecánics, se hagan cn la mejr eficiencia y ecnmía psible, para cnservación, mantenimient y reparación de ls vehículs del Institut. - Ls vehículs de reciente adquisición que cuenten cn póliza de garantía, se deben llevar a las agencias autrizadas para el servici de mantenimient preventiv y/ crrectiv. Una vez cumplid el tiemp kilmetraje de la cbertura de póliza de garantía, ls servicis preventivs y/ crrectivs pdrán realizarse en talleres capacitads, sujetándse a las dispsicines cntenidas en las plíticas, bases y lineamients en materia de adquisicines, arrendamients y servicis. - Gestinar ante la Subdirección de Servicis Administrativs, las cmpras que se requieran para tal efect. - Llevar pr cada unidad vehicular, el registr de ls servicis de mantenimient, prevención y crrección de fallas mecánicas que se le realicen, incluyend la frecuencia de dichs servicis, cn la descripción y csts de las reparacines. - Autrizar las reparacines mecánicas que crrespndan, supervisand en la medida de l psible, que el trabaj se haga cn rapidez, calidad y ecnmía. - Autrizar la reparación de ls vehículs, ls que pr la naturaleza de las reparacines fallas del vehícul, sea necesari acudir a talleres n autrizads pr el Institut, será su respnsabilidad la recepción del trabaj, la exigencia de las garantías y la defensa de ls csts a favr del Institut. - Requisitar el servici de cada vehícul en tiemp y frma, así cm cmprbar mediante facturas, ls gasts realizads. DEL ASEGURAMIENTO DE LOS VEHÍCULOS - Crrespnderá al Departament de Recurss Materiales y Servicis Generales, en crdinación cn la Subdirección de Servicis Administrativs, realizar ls trámites necesaris para la cntratación de las pólizas de segurs de ls vehículs, mantenerlas en vigencia permanente y en su cas, gestinar el pag de dañs pérdidas que deba cubrir la cmpañía aseguradra. - En cada unidad vehicular, deberá existir tarjeta de circulación, cpia de factura y cpia de la póliza de segurs, cn ls teléfns de la cmpañía aseguradra y de sus ajustadres, para que en cas de accidente, se prceda a ntificar a la cmpañía aseguradra del hech currid y cnjuntamente cn el Departament de Recurss Materiales, la Subdirección de Servicis Administrativs y Dirección General, se efectúen ls trámites subsecuentes. - El cnductr resguardante, deberá seguir el trámite crrespndiente que se establece en este Lineamient e invariablemente en ls cass de negligencia, asumirá la respnsabilidad crrespndiente, pr el pag de deducibles a la cmpañía de segurs. 10

11 - Ls mnts deducibles aplicads en el pag que efectúa la cmpañía aseguradra, será cubiert pr el usuari resguardante en ls siguientes cass: a) Cuand el rb siniestr curra al estar realizand actividades n ficiales. b) Cuand el rb siniestr se efectúe, fuera de ls hraris nrmales de trabaj, siempre y cuand n se encuentren realizand actividades de carácter ficial. c) Cuand el vehícul sea rbad siniestrad, en pder de persnas distintas al resguardante trabajadr del Institut. d) Cuand el rb siniestr curra, en un lugar distint a la ruta destin de la cmisión. DE LAS SANCIONES - La Inbservancia de las dispsicines de este Lineamient, da lugar a la aplicación de las sancines administrativas crrespndientes que se encuentran previstas en la Ley de Respnsabilidades de ls Servidres Públics del Estad. - Crrespnderá a la Subdirección de Servicis Administrativs, iniciar el expediente de respnsabilidades en cntra del funcinari que se señale cm infractr de las dispsicines de este Lineamient y efectuar ls trámites crrespndientes. DE OBSERVANCIA GENERAL Ls cncepts n prevists, que se deriven del us de vehículs, en éste dcument, serán resuelts pr Dirección General y las instancias que para tal efect se cnsideren necesarias. BITACORA DE CAMBIOS Fecha: Observacines: Realiz: Puest: 14 de marz del 2013 Creación del lineamient. Ing. Guillerm Gálvez Beltrán. Jefe de Departament de Recurss Materiales y Servicis. Este reglament fue aprbad en la segunda sesión rdinaria de la junta directiva de

12 12