DECRETO Nº MP EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE LA PRESIDENCIA

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1 LA GACETA Nº 149 DEL 3 DE AGOSTO DEL 2009 DECRETO Nº MP EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE LA PRESIDENCIA En el ejercicio de las facultades y atribuciones conferidas por los artículos 140, incisos 3) y 18) de la Constitución Política, Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres Nº 7331 y Reglamento para la Utilización de Vehículos del Estado, Decreto Ejecutivo Nº P de 15 de julio de 1989 y sus reformas. Considerando: 1º Que la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y el Reglamento para la Utilización de Vehículos del Estado establecen las regulaciones legales prioritarias en materia de clasificación de los vehículos del Estado, así como respecto a su utilización y controles. 2º Que de conformidad con los numerales 228 a 232 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres Nº 7331 del 30 de marzo de 1993, y Reglamento para la Utilización de Vehículos del Estado, Decreto Ejecutivo Nº P del 15 de julio de 1989 y sus reformas, es responsabilidad de toda Institución del Estado velar por el buen uso de los vehículos oficiales y para ello deberá contarse con el apoyo de una unidad interna de transportes, quien tendrá a cargo el control de los vehículos, debiéndose someter a regulaciones especiales, lo concerniente al empleo de los vehículos de uso administrativo. 3º Que la Contraloría General de la República emitió el Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno, relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos, publicado en el Alcance Nº 7 a La Gaceta Nº 24 del 2 de febrero del año 1996, en el cual, la Administración del servicio de transportes debe disponer de un reglamento para el adecuado uso de los vehículos a su cargo. 4º Que se dictó Directriz Nº 12 proveniente del Señor Presidente de la República de turno, la cual fue publicada en el Diario Oficial La Gaceta Nº 239 del 9 de diciembre de 1998, exhortando a toda institución pública el deber de emitir un reglamento interno que regule el uso, manejo, mantenimiento, control y gasto de los vehículos oficiales de la Institución que ostente su dominio. 5º Que en aras de mejorar las gestiones que se realizan día a día para la compra de combustible por medio de la utilización de cupones, la Tesorería Nacional presenta consideraciones en torno a esa materia, la cual es respaldada por la Comisión de Coordinación de la Administración Financiera, por ser una herramienta moderna, sencilla, segura y expedita para el pago y compra de combustible, requerido por el Gobierno de la República, por lo que invitó a los bancos públicos a remitir sus ofertas. 6º Que con fecha 2 de julio del 2007, la Tesorería Nacional de La República y el Banco de Costa Rica, firman un convenio con el fin de prestar el servicio denominado Tarjeta de Compras Institucionales de Combustible. Esto con el fin de disponer de un medio de pago con tarjetas de compras institucionales para adquirir el combustible, la que estará sujeta a una línea de pago asignada en el presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República, para la compra de combustible requerido por las instituciones definiendo a los funcionarios autorizados para su uso. 7º Que la Dirección General de Servicio Civil es un órgano con desconcentración máxima, cuyo Director General depende directamente del Presidente de la República, y presupuestariamente del Ministerio de la Presidencia. 8º Que la Dirección Financiera del Ministerio de la Presidencia remite directriz en Memorando DF de fecha 4 de octubre de 2007, adjuntando los Lineamientos operativos para la utilización de la Tarjeta de compras institucionales de combustible dictado en Circular TN de la Tesorería Nacional con fecha 3 de agosto de Por tanto: DECRETAN: Reglamento de Control sobre el uso y Mantenimiento de Vehículos Oficiales de la Dirección General de Servicio Civil CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1º Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece las disposiciones para la administración, custodia, uso, mantenimiento y control de la prestación del servicio de los vehículos automotores, que se otorgan a los funcionarios de la Dirección General de Servicio Civil, con el propósito de que éstos cumplan apropiadamente los fines a que se destinan. Asimismo se regulan, los deberes y responsabilidades de los funcionarios que, en atención a sus labores, utilizan los vehículos de la Dirección General de Servicio Civil, de manera eficiente y en estricta observancia de la legislación vinculante al efecto.

2 Artículo 2º Se definen para efectos del presente Reglamento, los siguientes conceptos: a) Dirección General: Dirección General de Servicio Civil. b) Área de Administración de Servicios Institucionales: La dependencia administrativa de esta Dirección General, encargada de la Oficina de Servicios Generales. c) Servicios Generales: Oficina encargada de brindar los servicios de transporte automotor a los funcionarios de la Dirección General, en actividades propias de la institución, así como custodiar, dar mantenimiento y buen uso de los vehículos asignados a esta Institución. d) Funcionario autorizado: Todo servidor que preste sus servicios a la Dirección General, y que además esté autorizado por parte del Director General, para conducir excepcionalmente los vehículos de la Dirección General. e) Operador de equipo móvil o chofer: Aquel funcionario nombrado para conducir los vehículos de la Dirección General y que desempeña esas funciones en forma permanente. f) Vehículo oficial: Serán los vehículos asignados a la Dirección General de Servicio Civil. g) Servicio de transporte: El que se presta a los funcionarios para el desempeño de sus funciones. h) Reglamento para la Utilización de Vehículos del Estado: Decreto Ejecutivo Nº de fecha 15 de junio de i) Reglamento: El presente conjunto de disposiciones que rigen el uso, mantenimiento y control de vehículos propiedad de la Dirección General de Servicio Civil. j) Ley de Tránsito: La Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres Nº 7331 del 30 de marzo de 1993 y sus modificaciones. k) Tarjeta: Tarjeta de Compra Institucional de Combustible (TCIC), o Tarjeta electrónica, la cual es un sustituto plástico idóneo del dinero efectivo, que conserva las mismas características de las tarjetas de débito y crédito y serán utilizadas como medio de pago únicamente para la compra de combustible. l) Banco: Banco seleccionado por la Administración para la prestación del servicio denominado Tarjeta de Compras Institucionales de Combustibles. m) Tarjetahabiente: Funcionario autorizado y definido por la Institución para utilizar en forma individual, personal, secreta e intransferible el número de clave o PIN asignado por el Banco al Tarjetahabiente. n) Administrador de tarjeta: Responsable institucional que define los procedimientos internos para el establecimiento de los límites de operación de las Tarjetas Institucionales de compra de combustible. Artículo 3º Son vehículos propiedad de la Dirección General, todos los asignados, facilitados o transferidos para el desarrollo de las actividades de la Dirección General, y así cumplir con sus labores ordinarias. Por ningún motivo su uso será considerado como salario en especie, plus o mejora salarial o beneficio, ni da lugar a derechos laborales adquiridos en favor del funcionario. CAPÍTULO II De la clasificación e identificación de los vehículos Artículo 4º De la clasificación: Para los efectos del presente Reglamento, los vehículos institucionales se clasificarán de la siguiente forma: De uso administrativo general: Aquellos destinados a prestar servicios regulares de transporte para el desarrollo normal de las funciones y actividades propias de la institución. Estos deberán portar los distintivos de la Institución y deberá cumplir con los controles y requerimientos establecidos en el Reglamento para la Utilización de Vehículos del Estado, decreto número P del 15 de julio de 1989, la Ley de Tránsito, Normas Técnicas y el presente Reglamento. De uso administrativo especial: los que fuesen asignados a determinados funcionarios que por la naturaleza de sus funciones tienen la necesidad de utilizar un medio de transporte fuera de los horarios normales de trabajo. Artículo 5º De la identificación: Los vehículos deberán estar rotulados con los distintivos oficiales, visibles e impresos con pintura de color contrario al color del vehículo, éstos deberán ir impresos en el centro de ambas puertas delanteras, indicando claramente: el Logotipo o emblema de la Dirección General de Servicio Civil y USO OFICIAL, y portarán las placas metálicas con la matrícula del Poder Ejecutivo en la parte delantera y trasera que corresponda. De igual manera respecto a la matrícula que deben portar los vehículos oficiales según el párrafo anterior, se exceptúan del uso de la misma los que por no ser propiedad de la Dirección General, aún cuando estén bajo su uso, y que legalmente deban portar otro tipo de placa, aspectos que deberán estar claramente establecidos en los convenios o instrumentos que permitan su uso. Artículo 6º Préstamo de vehículos: El jerarca de la Dirección General podrá aprobar con carácter temporal o permanente, el préstamo de unidades automotrices, a entes gubernamentales y/o organizaciones con las cuales la Institución posea cualquier tipo de convenio. Tal asignación, deberá ser debidamente justificada y expresarse por escrito, pudiendo ser revocada en cualquier momento por razones de utilidad y necesidad pública, siendo que el ente u organización asumirán la responsabilidad de su operación, así como por los daños o pérdidas que se produzcan, o viceversa. CAPÍTULO III De la oficina encargada de la flota de transportes Artículo 7º La Unidad de Servicios Generales, es la oficina encargada de los vehículos de transporte, tendrá a su cargo el control, uso y mantenimiento de los vehículos asignados a su cargo y estará subordinada al Director del Área de Administración de Servicios Institucionales. Artículo 8º EL control y asignación de los vehículos a los choferes, será responsabilidad del Encargado de la Unidad de Servicios Generales. No obstante, éste deberá comunicar al Director del Área de Administración de Servicios Institucionales toda modificación, respecto de la ubicación de todo automotor asignado.

3 Artículo 9º Son deberes entre otros de la Unidad de Servicios Generales, con respecto a los vehículos oficiales, los siguientes: a) Establecer los controles pertinentes a efecto de garantizar el uso racional de los vehículos de conformidad con las características del servicio que demande, tomando en cuenta criterios de utilidad. b) Mantener un registro actualizado de choferes u operadores de vehículos, así como de aquellos funcionarios que excepcionalmente estén autorizados para operar los vehículos, que incluya entre otros, los siguientes datos: b-1 Nombre, apellidos y calidades del operador o funcionario autorizado. b-2 Número de licencia de conducir, fecha de expedición y de vencimiento y copia del mismo. b-3 Registro de los accidentes que tuviera con vehículos de la Dirección General. b-4 Registro de sanciones y deudas por accidentes, daños e infracciones. b-5 Dictamen Médico actualizado. c) Mantener controles actualizados sobre los vehículos que están activos y el detalle de su estado; así como de los que están fuera de servicio y el motivo. d) Debe existir un registro para cada vehículo con al menos, la siguiente información: d-1 Dependencia a la que está asignado. d-2 Nombre, apellidos y cédula de identidad del operador del equipo móvil asignado y/o funcionario autorizado. d-3 Nombre del Jefe inmediato del operador o funcionario autorizado. d-4 Número de placa, motor, marca, modelo del vehículo d-5 Fecha de ingreso del vehículo a la Dirección General y precio de adquisición. d-6 Clasificación respecto al uso. d-7 Accidentes (si los hubiera). d-8 Control de mantenimiento que incluya: Fecha de reparación, razón, nombre del taller, cambio de lubricantes, llantas y batería. d-9 Pólizas y coberturas. d-10 Cuota de combustible. d-11 Motivo por el que está inactivo. e) Realizar los trámites para la obtención de derechos de circulación de los vehículos. f) Establecer un programa de mantenimiento preventivo básico para los vehículos y controlar su ejecución. g) Extender el Permiso para conducir vehículos oficiales a los operadores y funcionarios autorizados. h) Realizar inventarios físicos periódicos a los vehículos, verificando que contenga entre otros: su ubicación, estado físico, rotulación, placas metálicas, verificación de su existencia, herramientas, repuestos, piezas complementarias y aseo. i) Tramitar ante el Registro Público de la Propiedad Mueble, la inscripción o desinscripción de los vehículos; así como coordinar la confección de las placas de circulación e instalación de las mismas, asignar y marcar el número de activo correspondiente a cada equipo y a las nuevas unidades. j) Tramitar ante el Instituto Nacional de Seguros, lo concerniente a los seguros de la flota vehicular, así como remitir la documentación requerida para la respectiva autorización del pago de deducibles y otros rubros. k) Velar porque los vehículos estén debidamente asegurados y dar seguimiento a las denuncias de accidentes presentadas ante el Instituto Nacional de Seguros, así como cualquier otro trámite pertinente en que participen vehículos de la Dirección General. l) Coordinar la declaratoria de desuso y desecho de aquellas unidades que así lo requieran, siguiendo las normas y procedimientos establecidos al respecto. m) Promover el cambio o compra de vehículos para la Institución, previo estudio de necesidades y el deterioro de éstos. n) Determinar, en coordinación con las autoridades correspondientes, la cuota de combustible para cada unidad; así como preparar y analizar los reportes mensuales del movimiento de los vehículos. o) Llevar un control actualizado de las solicitudes de uso de los vehículos de la Institución. p) Investigar todo accidente de tránsito, percance, robo, hurto o malversación en que se involucre un vehículo propiedad de la Dirección General, y rendir un informe con recomendaciones a los superiores. q) Coordinar con quien corresponda la liberación de vehículos y levantamiento de gravámenes, para su respectivo trámite ante los Tribunales de Tránsito, Agencias Fiscales, Procuraduría General de la República. Artículo 10. De la custodia de los vehículos: Todos los vehículos deben ser guardados al final de la jornada en las instalaciones. En su defecto, las personas encargadas de realizar las solicitudes de uso podrán habilitar algún otro lugar, por razones de conveniencia u oportunidad, debiendo comunicar inmediatamente a la persona encargada de la Unidad de Servicios Generales. Igual tratamiento debe darse a los vehículos que se encuentren en gira o en misión especial. Artículo 11. Cuando un vehículo no se guarde en las instalaciones, deberá ser guardado en lugares que brinden condiciones de seguridad adecuadas, y no podrá circular en hora y días que no estén debidamente autorizados, quedando la responsabilidad a cargo de la persona que se encuentre autorizada para utilizar el vehículo. CAPÍTULO IV Uso y disposición de los vehículos Artículo 12. De la solicitud de transporte: Para la prestación del servicio de transporte o utilización de los vehículos, es indispensable la presentación de solicitud escrita ante la Coordinación de la Unidad de Servicios Generales,

4 en fórmula diseñada para estos efectos, la cual deberá estar firmada por la jefatura autorizada en el registro de firmas, quien a la vez es el responsable de la justificación del servicio y salida del funcionario. El Operador de Equipo Móvil, o funcionario autorizado, que se le asigne la utilización de un vehículo, deberá proceder a tenerlo debidamente preparado para su uso con la anticipación necesaria, y además deberá: a) Anotar en la solicitud de transporte el kilometraje, el día y la hora de salida, así como el combustible que reporta el vehículo y cuando esté de regreso anotará la hora de llegada, el kilometraje marcado y el funcionario autorizado u Operador de Equipo Móvil firmará y anotará su nombre. b) Remitir la fórmula al Encargado de la Unidad de Servicios Generales. c) Si el Operador del Equipo Móvil o el funcionario autorizado utiliza un vehículo diferente al asignado, debe de llenar la boleta Control y Revisión Interna de Vehículos del Servicio Civil junto con el Agente de Seguridad, tanto al inicio como al finalizar el servicio. Quedando la original de la misma con el agente de seguridad y la copia con el conductor. En caso de que exista alguna incongruencia con alguna de las boletas, el Operador del Equipo Móvil o funcionario autorizado lo comunicará de inmediato al Encargado de Servicios Generales, y éste pedirá en un plazo de veinticuatro horas las explicaciones del caso por escrito de lo sucedido. Artículo 13. Disponibilidad de transporte: Si en un lapso de quince minutos no se ha utilizado el servicio asignado, y no se ha comunicado la prórroga de salida, el Encargado de Servicios Generales, podrá disponer del vehículo para cubrir otras necesidades. Artículo 14. Atención de solicitudes de transportes: La atención de los servicios de transporte será tramitada de acuerdo con el orden de presentación de las solicitudes, salvo aquellos casos de urgencia en los que a juicio de la persona Encargada de la Unidad de Servicios Generales pueda variarse tal orden. Artículo 15. Agrupación de solicitudes: Con el propósito de lograr un mejor aprovechamiento en el uso de los vehículos de la Institución, el Encargado de la Unidad de Servicios Generales o quien tenga a su cargo los vehículos, dispondrá el agrupar en un mismo viaje varias solicitudes de diferentes servidores u oficinas para un mismo lugar o ruta. Artículo 16. Uso de vehículos en días y horas inhábiles: La circulación de vehículos, en horas y días no hábiles (sábado, domingo, feriado o asueto), estará restringida, con excepción en los casos especiales en que se amerite para desarrollar las funciones inherentes a la Institución, para lo que requerirán autorización especial extendida por el Encargado de la Unidad de Servicios Generales, de acuerdo a la solicitud por escrito presentada por el Director del Área que lo solicite. CAPÍTULO V Protección, deberes y responsabilidades de los operadores de equipo móvil y funcionarios autorizados Artículo 17. Uso de los vehículos: La persona encargada de la Unidad de Servicios Generales y subsidiariamente la Dirección del Área Administración de Servicios Institucional, son los responsables de la elaboración y ejecución de los programas de mantenimiento preventivo y correctivo para todos los vehículos, de acuerdo a las disposiciones presupuestarias y contratos suscritos por la Institución; velando por que éstos se efectúen con la mayor eficiencia y eficacia de acuerdo a los mismos. Asimismo no poner en uso las unidades que no estén en condición de ser utilizadas, previa notificación por escrito del Operador de Equipo Móvil o funcionario responsable del vehículo sobre el estado del mismo, o que no haya pasado el proceso de revisión mínima usual, al término de la última diligencia efectuada. En caso de incumplir lo anterior, el Director General trasladará el caso para la investigación y el debido proceso a la Asesoría Jurídica, y en su defecto para el trámite presupuestario respectivo para su reparación y utilización. Artículo 18. De la circulación de los vehículos: Los vehículos para poder circular, deberán portar y cumplir con los requisitos que a continuación se enumeran: a) Documentación del servicio en los términos que establece este Reglamento. b) Rotulación con nombre de la Institución e indicación de USO OFICIAL. c) Derecho de circulación. d) Revisión Técnica. e) Placas de matrícula. f) Demás requisitos establecidos en el artículo 31 de la Ley de Tránsito. Artículo 19. Alteración de la ruta: Está totalmente prohibido cualquier alteración de la ruta programada que se presente en el transcurso de un viaje. En caso que se diera tal solicitud, el Operador del Equipo Móvil o funcionario autorizado deberá informar en forma inmediata, si es posible, al Coordinador de Servicios Generales para su autorización. Artículo 20. Protección a los Operadores de Equipo y a funcionarios autorizados: La Dirección General mantendrá las Pólizas de Riesgos del Trabajo relativas a los vehículos, según las disposiciones de la Ley de Tránsito, ante eventualidades, como protección a los Operadores de Equipo Móvil, durante el ejercicio de sus labores. Para decidir sobre coberturas adicionales en las pólizas para los vehículos, el Área Administración de Servicios Institucionales, deberá efectuar un análisis económico-financiero y determinar la conveniencia de las mismas. Artículo 21. Deberes y obligaciones. Todo Operador de Equipo Móvil o funcionario autorizado, además de los deberes y obligaciones establecidos en el Reglamento Autónomo de Servicios, y el presente Reglamento, deberá observar las siguientes: a) Conocer y cumplir estrictamente la Ley de Tránsito, así como las disposiciones que establece el presente reglamento.

5 b) Portar y tener actualizada la licencia extendida por la Dirección General de Transporte Automotor, la cual debe ser acorde con el tipo de vehículos que conduce. c) Revisar antes de conducir el vehículo: frenos, dirección, luces, lubricantes, combustible, presión de llantas y estado general de las mismas, nivel de agua, etc., para garantizar tanto su propia seguridad como la de las personas, materiales y equipos transportados, y reportar oportunamente a su jefe inmediato cualquier daño o anomalía que se detecte. d) Procurar que el vehículo se mantenga en condiciones adecuadas de limpieza. e) Cumplir estrictamente los programas de mantenimiento y limpieza establecidos por el Encargado de la Unidad de Servicios Generales. f) Conducir el vehículo bajo las condiciones establecidas en cuanto a capacidad de carga útil y cantidad de pasajero. g) Conducir en forma responsable y prudente de manera que no ponga en peligro su propia vida, la seguridad de otras personas y la unidad que conduce, así como otros vehículos y bienes a terceros. h) Seguir la ruta previamente establecida entre los puntos de salida y destino de cada servicio indicado en la boleta de autorización para el uso del vehículo. i) Asumir el pago de las multas por infracciones, estacionómetros u otros de índole legal de la Ley de Tránsito, cuando ésta sea impuesta por actos atribuibles al conductor del vehículo. En este caso, el Operador de Equipo Móvil o funcionario autorizado deberá informar inmediatamente a la persona encargada de la Unidad de Servicios Generales y presentar a la brevedad copia del recibo debidamente cancelado. Este trámite debe estar realizado a más tardar al final del mes de noviembre de cada año. j) Guardar la más estricta discreción de los asuntos oficiales o privados que se discuten en su presencia. k) En caso de accidente, elaborar inmediatamente un informe sobre los daños producidos y la causa del mismo, y elevarlo al conocimiento del Encargado de la Unidad de Servicios Generales. l) Los Operadores de Equipo Móvil y funcionarios autorizados, deberán acatar las disposiciones que se dicten, en cuanto a suministro y uso del combustible que requieran los vehículos. m) No se debe estacionar el vehículo en lugares donde se ponga en peligro la seguridad del mismo, sus accesorios, materiales o equipo que transporta. n) El Operador del Equipo Móvil o funcionario autorizado que teniendo conocimiento de un daño causado al vehículo propiedad de la institución lo oculte, asumirá la responsabilidad legal que por ello pueda imputársele. Artículo 22. Uniformidad de los vehículos: Para que los vehículos circulen dentro de las normas apropiadas de seguridad, y ofrezcan una apariencia uniforme, es prohibido colocar adornos, tanto en el interior como en el exterior de los mismos, o mantener objetos en el panel de instrumentos, que afecten la buena conducción del vehículo. Artículo 23. De la conducción del vehículo: Es absolutamente prohibido a todos los Operadores de Equipo Móvil o funcionario autorizado para operar un vehículo de la institución, ceder la conducción del vehículo a persona no autorizada, salvo por razones muy calificadas en cuyo caso, una vez finalizada la gira, deberá informar el motivo de ello a la persona encargado de la Unidad de Servicios Generales. Artículo 24. Prohibición de intercambio de accesorios: Los Operadores de Equipo Móvil de los vehículos institucionales, no podrán hacer intercambios de accesorios entre las unidades, si no cuentan con la aprobación respectiva de la persona encargada de la Unidad de Servicios Generales. Artículo 25. Prohibición de estacionamiento: Los vehículos de la Institución no deberán ser estacionados o parqueados por sus operadores en lugares no apropiados, según las buenas costumbres, en procura de resguardar el respeto a la institución, salvo que las funciones que realice así lo ameriten. Artículo 26. Prohibición de arreglos extrajudiciales: Ningún Operador de Equipo Móvil o funcionario autorizado está autorizado para efectuar arreglos extrajudiciales en caso de accidentes con vehículos de la Dirección General, únicamente, debe indicarle al particular o a la persona contra quien se dio el accidente, que se apersone o se comunique con la persona encargada de la Unidad de Servicios Generales, para efectuar las gestiones correspondientes. Artículo 27. Manejo bajo efectos de sustancias enervantes: Bajo ninguna circunstancia se podrá conducir vehículo bajo los efectos del licor, drogas o sustancia enervantes. El desacato a esta disposición se considera falta grave y por tanto, será causal de despido sin responsabilidad patronal y sin perjuicio de la responsabilidad en que incurra el servidor en caso de accidente por todos los daños causados. CAPÍTULO VI De las prohibiciones Artículo 28. De las personas autorizadas para conducir vehículos: Únicamente podrán conducir los vehículos, los servidores que ocupen puesto de Operador de Equipo Móvil y aquellos funcionarios que previamente estén autorizados de conformidad con los lineamientos girados para su otorgamiento, emitidas por la Dirección General. Artículo 29. No se podrán utilizar vehículos asignados de la Dirección General para actividades que no sean propias de la Institución, por lo que es prohibida la utilización de los mismos en actividades político electoral y cualquier otra similar. Artículo 30. Todos los vehículos de uso administrativo general, con excepción de los que se encuentren en cumplimiento de giras a lugares distantes en misiones de trabajo, deberán permanecer al final de la jornada ordinaria en el estacionamiento de la Dirección General. Artículo 31. Ningún vehículo oficial podrá circular fuera del territorio nacional sin autorización debidamente extendida por las autoridades correspondientes. CAPÍTULO VII

6 Registro y control del abastecimiento de combustible Artículo 32. Del uso de la tarjeta: La tarjeta será utilizada exclusivamente para el pago por compra de combustible en los establecimientos que estén afiliados al sistema de recepción de tarjetas. Esta tarjeta es de uso estrictamente personal y sólo podrá ser utilizada por los usuarios autorizados, quienes no podrán transferir o delegar su uso a terceras personas. El uso adecuado y custodia de la tarjeta es de responsabilidad del tarjetahabiente. El Tarjetahabiente deberá sujetarse a los horarios de uso, al límite máximo diario asignado en colones, cantidad de transacciones por día, semanas y meses, indicadas por la persona encargada de Servicios Generales, para lo cual tomará en consideración las condiciones propias de la función asignada al Tarjetahabiente, en cada caso particular y a la presupuestación mensual y parámetros designados a cada Tarjetahabiente presentado a la Presidencia de la República para el año en curso, según la orden de pedido de compra autorizado. CAPÍTULO VIII De los controles en la compra de combustible Artículo 33. De las responsabilidades del Administrador de Tarjetas: El Administrador de Tarjetas tendrá las siguientes responsabilidades: a- Designar los funcionarios que utilizarán la Tarjeta. b- Deberá tramitar ante la Dirección Financiera del Ministerio de La Presidencia, toda solicitud de Tarjeta de Combustible, adjuntando el formulario diseñado para tal fin, debidamente autorizado por el Encargado de la Unidad de Servicios Generales, adjuntando fotocopia de la cédula de identidad del beneficiado. c- Enviar mensualmente a la Dirección Financiera del Ministerio de La Presidencia los informes sobre consumo, gasto y rendimiento de los vehículos. El Administrador de Tarjetas deberá dejar constancia del recibido con la firma respectiva. d- Debe informar a cada Tarjetahabiente mediante un documento individual, de los parámetros de uso y especificaciones que se le establecieron a la tarjeta asignada a él, como son: d.1- Monto máximo a comprar por mes y por transacción; d.2- Cantidad máxima de transacciones por día y por mes; d.3- Los días y horas de la semana en que la Tarjeta esté habilitada; d.4- Sólo se autorizará el uso de la Tarjeta los fines de semana en casos debidamente justificados. e- Debe recibir la liquidación de las compras por concepto de combustible (facturas y voucher) de cada Tarjetahabiente, los que servirán de base para la información que debe presentar mensualmente ante la Dirección Financiera del Ministerio de La Presidencia. f- Verificar que la liquidación (Facturas y voucher) cumplan con los requisitos establecidos. g- Debe analizar, revisar y verificar la información suministrada por el Banco contra las facturas y los voucheres que soportan cada carga de combustible realizada por los Tarjetahabientes. h- Velar por la buena administración del presupuesto y de la cuota asignada para gasto de combustible, así como por el uso correcto que debe darle a la tarjeta el Tarjetahabiente. i- Notificar a la Dirección Financiera del Ministerio de La Presidencia cualquier diferencia, reclamo o anomalía que se de entre los estados de cuenta del Banco y las compras autorizadas, así como dar seguimiento a cualquier reclamo. Artículo 34. Responsabilidades del tarjetahabiente a- El funcionario autorizado por la Institución deberá presentar la Tarjeta al realizar cada una de las compras de combustible en las estaciones de servicio. b.- La tarjeta es de uso estrictamente personal, mediante una Clave Secreta o PIN y sólo podrá ser utilizada por el usuario autorizado, bajo la responsabilidad absoluta por la compra de combustible, quien no podrá transferir o delegar su uso a terceras personas. En caso de detectarse el préstamo de la misma, se comunicará a la Dirección de Administración de Servicios Institucionales, a efecto de que se determine si el servidor ha incurrido en algún tipo de falta a su responsabilidad. c.- Aquellas transacciones realizadas mediante el uso de la clave de identificación otorgada a cada Tarjetahabiente, se reputarán para todos los efectos como efectuadas por el Tarjetahabiente. d.- Podrá utilizar la Tarjeta únicamente dentro de los parámetros y especificaciones que se le establecieron a la tarjeta, como son: d.1- Monto máximo autorizado a comprar por mes y por transacción; d.2- Los días y horas de la semana en que la Tarjeta esté habilitada; abasteciendo el vehículo asignado en múltiples de ; d.3- Sólo se autorizará el uso de la Tarjeta los fines de semana en casos debidamente justificados. e.- Al pagar el servicio de combustible con la Tarjeta, en las estaciones de servicios, el Tarjetahabiente debe solicitar los siguientes documentos: e.1- Factura original (comprobante de pago) y e.2- Voucher (autorización del Tarjetahabiente para la deducción en la cuenta). Dichos documentos deben ser presentados diariamente por el Tarjetahabiente al Administrador de Tarjetas. La Factura no debe presentar tachaduras, borrones ni alteraciones y debe contener legiblemente la siguiente información en cada suministro que se efectúa: fecha, nombre del programa e institución, número de placa del vehículo, número de autorización del voucher, cantidad en litros y colones del combustible solicitado, kilometraje en el momento del abastecimiento, tipo de combustible, factura aprobada por Tributación Directa o la dispensa Tributaria, e incluir el

7 nombre, cédula y firma del Tarjetahabiente, todos estos elementos son fundamentales para conciliar el pago que cada mes debe realizarse al Banco. f.- Utilizar la Tarjeta correctamente y según los fines institucionales por cuanto es propiedad del Ministerio de la Presidencia y los fondos en ella depositados son de naturaleza pública. g.- El Tarjetahabiente no podrá participar de promociones, concursos o acumulaciones de puntos por el uso de la tarjeta electrónica. h.- Responder administrativa, civil y penalmente cuando se demuestre haber procedido cualquier intento de fraude con la Tarjeta para compra de combustible. Artículo 35. En caso de extravío, robo o hurto de la Tarjeta. En caso de que al Tarjetahabiente se le extravíe, roben o hurten la Tarjeta, éste deberá reportarlo al Banco y comunicar en forma inmediata al Administrador de Tarjeta, para que sea éste último, quien realice las gestiones necesarias ante el Ministerio de la Presidencia para el adecuado tramite de desbloqueo de la Tarjeta. De lo contrario el Tarjetahabiente asumirá la responsabilidad por el uso que el tercero le dé a la misma. El Administrador de la Tarjeta deberá realizar un informe por escrito al Director General, para lo que corresponda, comunicando las circunstancias en que se produjo la situación. Este informe debe contener el nombre del funcionario al que se le extravió o sustrajo la tarjeta, fecha precisa de la pérdida, hora y un detalle de los hechos lo más preciso posible. En caso de que la tarjeta extraviada, robada o hurtada sea usada por terceros antes de ser reportada por el Administrador de la Tarjeta a la persona encargada de la Dirección Financiera del Ministerio de la Presidencia al Banco, la institución que no ejecute lo correspondiente será responsable de todas las transacciones que ese tercero hiciere mediante el uso de la Tarjeta Institucional de compra de Combustibles. No obstante que el Banco cancele la respectiva cuenta a solicitud de la Institución, ésta queda obligada a objetar formalmente y por escrito, en un plazo no mayor a 20 días naturales contados a partir de la fecha de corte de su cuenta, cualesquiera transacción que no le pertenezca y que sea de fecha posterior al reporte o notificación al Banco del extravío, pérdida, hurto o robo de la tarjeta. Si tal reclamo no se produce, se entiende que la Institución acepta esta transacción. En caso de que el extravío, robo o hurto de la Tarjeta sea por negligencia, descuido, culpa o dolo del Tarjetahabiente, deberá reponer de su propio peculio, el monto debido y depositarlo en la cuenta designada para este fin. En caso contrario se iniciará la gestión de cobro por la vía administrativa previa investigación y debido proceso, sin perjuicio de las medidas disciplinarias que correspondan. Artículo 36. De la reposición de la tarjeta. La solicitud de la reposición o renovación de la tarjeta deberá gestionarla el Administrador de Tarjeta Institucional de Compra de Combustibles. Una vez recibida la reposición de la Tarjeta por parte del Banco, deberá dejarse constancia del recibo de la misma, así como la entrega de la Tarjeta al Tarjetahabiente. CAPÍTULO IX De los usuarios del servicio de transporte Artículo 37. Son deberes y responsabilidades de los usuarios: a) Conocer y cumplir las disposiciones de este Reglamento. b) Portar el carné que lo identifica como funcionario de la Dirección General de Servicio Civil, cuando viaja en vehículo de la Institución. c) Utilizar el transporte brindado, únicamente, para el desempeño de sus funciones. Excepcionalmente se podrán transportar particulares, cuando tal circunstancia derive del ejercicio de la función. d) Respetar a las otras personas que viajan dentro del vehículo. e) Reportar a su superior inmediato o al Encargado de Servicios Generales, cualquier irregularidad que observe durante el servicio. Artículo 38. Prohibiciones a los usuarios: a) Obligar al Operador de Equipo a continuar operando el vehículo cuando éste se vea en la necesidad de detenerse, debido a un posible desperfecto mecánico, cansancio, o malas condiciones del tiempo, etc. En este caso no podrá aducirse urgencia en el servicio. b) Exigir la conducción del vehículo a una velocidad mayor o menor de la permitida en la zona en que se transita. c) Ordenar al conductor a destinar el vehículo para asuntos de tipo personal, ni a extender la utilización de éste, cuando se haya concluido la labor en el lugar o centro de trabajo objeto del servicio o de la gira. d) Ningún usuario tendrá autoridad para obligar a un Operador de Equipo, a violentar el presente Reglamento o leyes vigentes. CAPÍTULO X De los accidentes de tránsito con vehículos institucionales Artículo 39. Del procedimiento en general: Si durante una gira o diligencia ocurriere un accidente, el funcionario autorizado u Operador de Equipo y/o sus acompañantes, siempre que estén en condiciones, deberán proceder como sigue: a) En todos los casos: a.1- Llamar al inspector de tránsito y al Instituto Nacional de Seguros (INS) por el medio más viable, con el fin de que se levante el parte correspondiente, y se confeccione un plano o croquis describiendo en forma detallada, la posición del o de los vehículos involucrados, distancias y otros datos.

8 a-2- Dar aviso en forma inmediata al Jefe Inmediato sobre lo sucedido, para que le gire instrucciones y se tomen las medidas del caso. a-3- No mover el vehículo hasta que los Oficiales de Tránsito e inspectores del INS, se apersonen al lugar y realicen su labor. a-4- Realizarse el examen de alcoholemia si éste es solicitado por el Inspector de Tránsito o la autoridad que atienda el accidente. a-5- Informar de inmediato, por escrito, según lo indicado en este Reglamento, al Área de Administración de Servicios Institucionales y al superior inmediato sobre el percance ocurrido. a-6- Presentar el aviso del accidente ante el INS en un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir de la fecha del accidente, en coordinación con el Encargado de Servicios Generales. a-7- Cumplir con el proceso judicial en el sentido de acudir a declarar ante la autoridad competente en el plazo de ley y seguir el proceso hasta que se dicte sentencia. a-8- Cumplir con el procedimiento administrativo ante la persona encargada de la Unidad de Servicios Generales y la Asesoría Jurídica, adjuntando fotocopias de los documentos pertinentes, tales como: a-8-a) Boleta de accidente o parte de tránsito, a-8-b) Declaración ante el INS, a-8-c) Declaración judicial, a-8-d) Declaración de testigos, a-8-e) Croquis o plano del accidente, a-8-f) Sentencia o cualesquiera otros que le fueran requeridos por dichas jefaturas. b) En caso de atropello y muerte: b-1- Cumplir con todo lo indicado en el punto a) anterior. b-2- Buscar lo más rápido posible, la atención médica para las personas accidentadas. b-3- Obtener la asesoría legal para excarcelación y libre circulación del vehículo oficial, cuando sea necesario. c) En caso de colisión en que intervengan otros vehículos: c-1- Cumplir con lo estipulado en los puntos a) y b), e indicar si hay personas lesionadas. c-2- Describir los vehículos colisionados (marca, color, número de placa) y describir los daños. CAPÍTULO XI Sobre la pérdida o robo de un vehículo Artículo 40. Los conductores que durante la circulación con vehículos de la Dirección General de Servicio Civil, se vean afectados por robos totales o parciales de los mismos, deberán seguir las siguientes instrucciones: a) Acudir de inmediato al Organismo del Poder Judicial (OIJ) a fin de que se elabore la denuncia correspondiente. b) Comunicar el incidente de inmediato al Encargado de Servicios Generales. c) Preparar junto con la Unidad de Servicios Generales el aviso de robo o pérdida para ser presentado al Instituto Nacional de Seguros dentro de los cinco días hábiles siguientes al percance. d) Declarar ante los Tribunales de Justicia en caso de que sea necesario. e) La persona encargada de Servicios Generales analizará todo robo o pérdida de un vehículo de la Dirección General, rindiendo un informe a su jefe inmediato o al Director de la Administración de los Servicios Institucionales. Artículo 41. Manifestaciones del Operador del Equipo Móvil o funcionario autorizado. El conductor no deberá manifestar disconformidad con las determinaciones de las autoridades en el momento del accidente, según lo regulado deberá informar sobre el percance a la persona encargada de Servicios Generales, en forma inmediata. Artículo 42. De la responsabilidad del conductor: Si la investigación realizada por la Dirección General o el fallo de la autoridad competente, demuestran culpabilidad del funcionario autorizado u Operador de Equipo Móvil al servicio de la Dirección General, éste deberá pagar el costo del deducible aplicable, o el monto equivalente al mismo, de acuerdo con las tablas vigentes en ese momento en el Instituto Nacional de Seguros, que eventualmente tendría que cancelar la Dirección General al Instituto Nacional de Seguros, siempre y cuando el vehículo esté asegurado. Salvo en los casos en que el costo de las reparaciones o indemnizaciones sean inferiores al monto del deducible, debiendo cubrir únicamente dichos costos, o que el Seguro ante el Instituto Nacional de Seguros no aplique por causas atribuibles a su responsabilidad, en cuyo caso cubrirá la totalidad de los perjuicios económicos causados. Si los daños causados no cubren las sumas a cancelar, la responsabilidad del conductor quedará reducida al pago del monto de los daños. Asimismo, deberá asumir los costos de juicio si lo hubiera, y cancelar los timbres que correspondan. Si el accidente se produce por dolo o culpa del conductor o como consecuencia directa de una conducta del funcionario que favorecería el percance, tales como conducir en forma temeraria, con exceso de velocidad o bajo los efectos del licor o sustancias enervantes, el funcionario autorizado u Operador del Vehículo deberá cubrir la totalidad de daños que sufra el automóvil. Tendrá igual obligación de cubrir los gastos ocasionados aquel Operador de Equipo Móvil o funcionario autorizado que hubiere permitido a otra persona conducir un vehículo sin causa justificada y sin la debida autorización, cuando esa persona haya sido declarada culpable por los Tribunales de Justicia. Todo lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades de carácter administrativo y penal a que se haga acreedor el servidor. Artículo 43. Del informe rendido: El Área de Administración de Servicios Institucionales, dentro de los términos legalmente establecidos, rendirá un informe al Director General, con el fin de definir las acciones que debe

9 ejercer la Administración, ya sea para la reparación de los daños, y las de naturaleza disciplinaria al funcionario involucrado. Una vez puesto el informe en conocimiento del Director General, se deberá dar el Debido Proceso al supuesto responsable para que dentro del tercer día hábil haga valer sus derechos y presente el descargo que estime conveniente. Una vez concluido el procedimiento, el Director General dispondrá lo correspondiente. Artículo 44. Resolución administrativa: Una vez resuelta la revocatoria, el Director General emitirá la resolución administrativa final correspondiente, tanto en lo relativo a la responsabilidad civil, como disciplinaria, dentro de los términos legalmente establecidos, siendo notificado lo resuelto. CAPÍTULO XII Disposiciones finales Artículo 45. Disposiciones Generales. En lo no previsto en este Reglamento, el Director General de la Institución, resolverá las situaciones que se presenten, mediante resoluciones concretas o circulares de carácter general, todo sin perjuicio de posteriores modificaciones, aclaraciones o rectificaciones a este Reglamento. Artículo 46. Cumplimiento de la normativa: Es responsabilidad exclusiva de cada Operador de Equipo Móvil o funcionario autorizado y del Área Administración de Servicios Institucionales, en lo que corresponda a cada uno, el cumplimiento de lo establecido en el presente Reglamento, de ahí que si acata órdenes que contravengan dichas disposiciones, asumirá las consecuencias que esa acción origine. Artículo 47. Sanciones: Las infracciones al presente Reglamento serán sancionados disciplinariamente de acuerdo con la normativa vigente en el presente Reglamento, Reglamento Autónomo de Servicios de la Dirección General, Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, Código de Trabajo. Artículo 48. Vigencia: Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en San José, a las catorce horas del cuatro de junio del dos mil nueve. ÓSCAR ARIAS SÁNCHEZ. El Ministro de la Presidencia, Rodrigo Arias Sánchez. 1 vez. (O. C. Nº 93113). (Solicitud Nº 46). C (D ).