Procedimiento CRÉDITOS

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1 COOPERATIVA DE AHORO Y CREDITO CAMARA DE COMERCIO DE AMBATO LTDA Código: DOCOCROC Proceso: Gestión de Negocios PROCESO: GESTIÓN DE NEGOCIOS Tipo de Proceso Gobernante Productivo Apoyo X Status: SUBPROCESO: COLOCACIONES Propuesto Aprobado X Publicado Fecha de Elaboración: PROCEDIMIENTO: CRÉDITOS Fecha de Ultima Revisión: Procedimiento CRÉDITOS ELABORADO POR: JEFE DE PROCESOS REVISADO POR: GERENTE GENERAL APROBADO POR: CONSEJO DE ADMINISTRACION FIRMA: FIRMA: FIRMA: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Contenido Créditos... Propósito:... 1 Alcance:... 1 Definiciones y Abreviaturas:... 1 Responsabilidad:... 2 Procedimiento Identificación Del Mercado Origen del Crédito Negociación Aprobación Desembolso Administración Custodio Registros: Referencias: Anexos: Lista de distribución: Documentos controlados por el Sistema de Calidad de la Cooperativa Cámara de Comercio de Ambato

3 0 Modificaciones No Versión Tipo de Revisado Aprobado Fecha Modificación 00 Levantamiento Gerente Consejo de General Administración

4 Procedimiento Créditos Propósito: Establecer una metodología para el proceso de créditos, brindando un servicio simplificado y de fácil acceso para salvaguardar la satisfacción del socio Alcance: El presente documento cubre los procesos de: Balcón de Servicios, Créditos, Comité de Crédito, Contabilidad, Custodia. Definiciones y Abreviaturas: CR CCR GG SO DN OF CT JC = Forma de financiamiento a los socios según reglamento. = Comité de Crédito. = Gerente General. = Subgerente Operativo = Director de Negocios Financieros y Operativos = Oficial de Crédito = Contadora = Jefe de Crédito 1

5 JA S OBS OVC = Jefe de Agencia = Supervisora = Oficial de Balcón de Servicios = Oficial Verificador de Crédito OCAC = Oficial Custodia de Archivo de Crédito PEC = Perito Evaluador de Crédito Responsabilidad: OC.- Aplicar el procedimiento escrito para la concesión de créditos. CCR - Aplicar el reglamento de crédito vigente. CT.- Control previo, registro contable. JC - Revisar y verificar la información y documentación del crédito, debiendo velar por que se cumpla estrictamente lo señalado en la normativa interna vigente así como lo establecido por la Superintendencia de Bancos y Seguros y demás Leyes conexas emitidas para dicho efecto Procedimiento Las etapas que se consideran en la concesión del crédito son las siguientes: 2

6 1) Identificación del mercado 2) Origen del crédito 3) Negociación 4) Evaluación 5) Aprobación 6) Desembolso 7) Administración de crédito 8) Custodio 1. Identificación Del Mercado a) Investigación del mercado y clientes potenciales Investigación por medio de páginas autorizadas: (INEC) de actividades productivas y rentables Solicitar al Departamento de Sistemas bases de datos específicos de clientes potenciales según el análisis del mercado: o Actividades o Profesiones o Edades o Empresas 3

7 o Género Identificar otras fuentes de datos b) Depuración de datos Clasifica la base por el criterio adoptado Identifica los clientes aptos según centrales de riesgos ( Ver Manual y Reglamento de Créditos y Cobranzas) Se confirma telefónicamente datos importantes direcciones, trabajos, mail, etc. c) Estrategias para colocación de créditos Se escoge el tipo de producto a promocionar Determinación de medios de promoción de créditos: o Mediante oficios 4

8 Se elabora el oficio promocional de producto específico y se envía a las direcciones actualizadas (Ver Instructivo de Identificación de Mercado ITCOCROC c1) o Mediante Mail Se envía la información a los correos actualizados del producto promocional (Ver Instructivo de Identificación de Mercado ITCOCROC c1) o Mediante Dípticos Se entrega promocionales a los empleados de las empresas que mantienen convenio con la Cooperativa (Ver Instructivo de Identificación de Mercado ITCOCROC c1) o Mediante Medios de comunicación Se entrega información del promocional a los medios elegidos (Ver Instructivo de Identificación de Mercado ITCOCROC c1) o Mediante mensajes Se crea un mensaje promocional para enviarlo por sms al sector escogido (Ver Instructivo de Identificación de Mercado ITCOCROC c1) o Mediante call center 5

9 Se crea un mensaje promocional para llamar vía call center al sector escogido (Ver Instructivo de Identificación de Mercado ITCOCROC c1) 2. Origen del Crédito a) Identificación de la Necesidad Es indispensable para el OBC, escuchar y entender la necesidad inmediata del cliente para brindarle una información correcta y acertada a sus requerimientos con respuestas técnicas basadas en el Reglamento de Créditos y Cobranzas DOCOCROC a1. b) Información del Cliente El OBC, debe solicitar la cédula de identidad al cliente para verificar su historial crediticio interno (Ver Instructivo de Información de Créditos ITCOCROC b1) y asesorar sobre la mejor alternativa de crédito. c) Tipo de Crédito 6

10 El OBC, debe interrogar al cliente para determinar la actividad económica de la cual provienen sus ingresos: Si sus ingresos provienen de una Relación de Dependencia, se determinara como un Crédito de Consumo o Vivienda. Si sus ingresos provienen de Negocio Propio, se determinará como Microcrédito o Comercial. A partir de esa información podremos determinar el producto para el cual puede aplicar según el caso. (Ver Reglamento de Créditos y Cobranzas DOCOCROC a1.). El OBC entregará la primera y última cuota estimada del monto de crédito al que desea acceder. (Ver Instructivo Cotizador de Crédito ITCOCROC c1) d) Requisitos El OBC, debe entregar al cliente el Informativo de Requisitos RGCOCROC d1 codificado de acuerdo al producto crediticio asignado según sus requerimientos. En este informativo se resume todo los documentos que Deudor, Garante y cónyuges deben presentar para aplicar al crédito. e) Proforma Una vez negociado todo lo referente a la Política Crediticia, el OBC, plasma la información en una Pro forma modelo RGCOCROC e1, que se le entregara al cliente. 7

11 f) Formularios El OBC, entrega la Solicitud de Crédito RGCOCROC f1 y la Verificación Domiciliaria RGCOCROC f2 una vez verificado los saldos promedios. En el caso de que el socio tenga historial C debe pedir autorización a la Subgerencia Operativa o la Dirección de Negocios para entregar los formularios de créditos g) Trazabilidad y Tiempos El OBC proporcionará al cliente el Cronograma de Respuesta de Crédito RGCOCROC g1 del trámite crediticio con tiempos de cada etapa. h) Refrescamiento de Información El OBC, tiene la responsabilidad de ser lo más explicito en el proceso crediticio y refrescar las partes que al cliente le están causando inconvenientes en su entendimiento. 8

12 3. Negociación a) Verificación de la Política pactada El OBC, puede solicitar al cliente la Pro forma modelo RGCOCROC e1 otorgada que se le entregó en la etapa de información, cuyos datos deberá plasmar en la solicitud de crédito, en las mismas condiciones, caso contrario debe consultar los parámetros de crédito que el socio/cliente desea aplicar b) Revisión de la solicitud El OBC, deberá revisar que la información requerida en la Solicitud de Crédito RGCOCROC f1 contemple toda la información requerida tanto de Deudor como de Garantes. c) Requisitos Básicos del Crédito El OBC, deberá revisar uno a uno los documentos del crédito presentados por el cliente, de acuerdo a su fuente de repago o destino de crédito, colocará con pestañas divisoras los documentos tanto de Deudor como de Garante 1 y Garante 2, según el Índice de Recepción RGCOCROC c1. 9

13 Clases de requisitos El OBC, para la recepción de los documentos de crédito se basará en los siguientes parámetros de orden específico: a) Documentos de Identidad Nos permiten verificar a los clientes solicitantes de crédito: Cédula de Identidad, ecuatorianos Permiso de residencia, extranjeros RUC, empresas jurídicas b) Documentos de Ubicación No permiten identificar el lugar específico donde se les puede ubicar a los solicitantes de crédito, mediante: Recibos de Servicios Básicos de agua, luz o teléfono (Personas Naturales ) Permiso de Funcionamiento (Empresas) c) Documentos de Ingreso Nos permiten verificar los ingresos mensuales sobre los cuales los solicitantes podrán disponer para el pago de su cuota mensual mediante: Certificados de trabajo con fecha de ingreso y monto que percibe mensualmente Rol de pagos del último mes en caso de créditos recientes Recibo por Honorarios en el caso de profesionales independientes 10

14 Declaraciones del IVA Declaraciones del Impuesto a la Renta RISE d) Documentos de Patrimonio Permitirán sustentar propiedad sobre inmuebles, muebles, vehículos y maquinaria mediante: Pago de Predio Escritura Títulos de propiedad Matrícula de vehículo c) Otros Documentos referenciales Son documentos adicionales que añaden valor al crédito mediante: Estados de cuenta Estados de tarjetas de crédito Libretas de ahorro Pólizas Certificados de cuenta Certificados comerciales Certificados de honorabilidad 11

15 Facturas de compra y venta Recibos de remesas Monte pío Contratos de Arriendo Contratos de Comisiones d) Revisión de Verificación Domiciliaria El OBC, revisará que el formato de la Verificación Domiciliaria RGCOCROC f2 esté completamente lleno con los datos personales y referentes al domicilio, así también es indispensable que el croquis del domicilio se encuentre dibujado de forma entendible y con separación de calles, para facilitar la comprensión del OVC. e) Manejo de Citas para Avalúos El OBC, en el caso de Créditos Hipotecarios o Prendarios deberá pactar cita el PEC para el Avalúo o Reevalúo correspondiente con los siguientes requisitos: Si es Hipotecario Copia de cédula y papeleta de votación a color deudor y cónyuge Escritura original y copia. 12

16 Carta de pago Predial Certificado de Gravámenes, con Historia de 15 años Si es Prendario Copia de cédula y papeleta de votación a color deudor y cónyuge Factura de compra o, Copia de matricula En ambos casos, el OBC deberá solicitar copia de la cédula identidad de la persona que va a tramitar el crédito y el cliente deberá llenar la Solicitud de Avalúo o Reevalúo RGCOCROC e1. f) Cronograma de Respuesta de Crédito El OBC entregará al cliente el Cronograma de Respuesta de crédito RGCOCROC g1 personalizado una vez completa la documentación requerida. En este cronograma se detallará: Número de Cuenta del Cliente Nombre del Cliente Monto del Crédito Fecha y Hora de entrega Fecha y Hora de Verificación Domiciliaria Fecha y Hora de Avalúo o Reevalúo (si aplica) 13

17 Fecha de Firma de Pagaré posible Plazo de fijación de Desembolso Comentario g) Actas Entrega El OBC, tiene la responsabilidad de realizar el acta entrega diaria de su trabajo: Acta de Recepción de Solicitudes RGCOCROC g1 El OBC, realizará el Acta Entrega al OVC, con su respectivo respaldo electrónico y físico de las solicitudes de Crédito Receptadas, en donde constará: o Número de Cuenta o Nombre del Cliente o Tipo de Trámite o Oficial de Recepción o Monto o Tipo de Crédito o Comentario h) Respuesta del Estado del Crédito El socio puede acercarse al OBC para consultar el trámite de su solicitud, para lo cual el OBC solicita el número de cédula y se ingresa al sistema a realizar la consulta. 14

18 La OBC direcciona al departamento o sección correspondiente según la trazabilidad en la que se encuentra el trámite En el caso de créditos Hipotecarios o Prendarios, el OBC podrá verificar el estado de trámite y el nombre, dirección y teléfono del AJ que se encuentra a cargo de dicho trámite consultando vía intranet a la JC. i) Trámites Detenidos El OBC, tendrá en custodia temporal todos los Trámites Detenidos y Trámites Negados por: Documentos Incompletos Documentos adicionales para la calificación Violación a la normativa de Créditos Impedimentos varios (Ver Instructivo de Trámites Detenidos ITCOCROC i3) j) Custodia Temporal de Avalúos El OBC, es el encargado de la custodia temporal de avalúos y de su registro electrónico mientras la documentación del crédito es completada por el socio. 15

19 Una vez receptada la documentación el OBC, anexará a la solicitud de Créditos el Avalúo y procederá a la entrega al OVC. k) Recepción de Requerimientos de los Clientes El OBC, podrá receptar Solicitudes Varias de los clientes referentes al trámite de créditos (documentos, políticas, cierres de líneas, calificaciones, etc.) El OBC, deberá tener su resolución dentro de 24 a 48 horas según el trámite. l) Solicitudes de Levantamiento de Hipotecas y/o Prendas El OBC, receptará solicitudes para Levantamiento de Hipotecas y/o Prendas, esta solicitud deberá ser enviada al OCAC quien resolverá si es posible el trámite y devolverá máximo en 24 horas la respuesta anexando un documento del proceso a seguir. El OBC, entregará la respuesta al cliente. m) Entrega de recepción de documentos 16

20 El OBC entrega al OVC por medio de Acta de Recepción de Solicitudes RGCOCROC g1 los documentos receptados en donde detalla: Cuenta del socio Nombre del socio Tipo de trámite Monto Tipo de crédito Fecha de verificación Referencias Firma de pagarés Firmas de responsabilidad n) El OBC llena los indicadores que envía la DN diariamente para el cumplimiento de las funciones. o) La OVC recepta, revisa y legaliza el acta entrega de los documentos recibidos por la OBC luego se procederá a adjuntar los documentos extraídos de las siguientes páginas tanto del deudor como para sus garantes, en el caso de segundos créditos se realizará el mismo procedimiento exceptuando la verificación domiciliaria Imprime el consolidado de cliente para verificar su historial, revisa los datos de deudor y garantes en la solicitud de crédito y adjunta la documentación requerida, En el caso de no ser clientes deben crear los 17

21 mismos (Ver Instructivo de Captaciones Apertura de cuentas Creación de clientes) Con el número convencional tanto del deudor como del garante ingresamos a la página de CNT y extraemos las planillas telefónicas con el fin de ratificar la dirección domiciliaria. Los socios y garantes que tengan negocio propio es necesario la información que se extrae de página del SRI Como verificar si el RUC está vigente; las declaraciones del I.R. en el caso de tener negocio informal verificar si tiene el RISE. Con el número de Cedula de Deudor y Garantes ingresamos a la pág. Del Ilustre Municipio de Ambato y obtenemos la Planilla de Pago Predial de la ciudad de Ambato, con la cual procedemos a la verificación de propiedades, de igual forma podemos obtener información de las siguientes municipalidades: a. Municipio de Puyo b. Municipio Quito c. Municipio Guayaquil 18

22 En el caso de no presentar el respaldo de Servicio Básico, se Tomará el dato proporcionado (n.- medidor) por el socio para poder ingresar y obtener la planilla del a. Agua Potable Ambato b. Agua Potable Quito c. Agua Potable Guayaquil d. Luz Eléctrica Ambato e. Luz Eléctrica Quito f. Luz Eléctrica Guayas Es necesario ingresar a la pág. Del Registro Civil con el fin de verificar el estado civil tanto del deudor como el de los garantes. El OVC también debe imprimir la información de central de riesgos de deudor, garantes y cónyuges ingresando a la pág. p) Una vez extraídas toda la información de la Pág. Web procedemos al correcto armado de la carpeta según indica el Índice de Recepción RGCOCROC c1. 19

23 q) Una vez armada la carpeta se procede a la Verificación Telefónica RGCOCROC q1 de los datos de Deudor y Garantes, confirmando las referencias personales, comerciales y bancarias. Se procede a realizar las llamadas vía telefónicas: Ref Comerciales; Es necesario saber si el socio y garantes tienen un buen historial crediticio en las casas comerciales; que no hayan registrado mora en los pagos. Ref Personales; Se confirmara los valores éticos y morales que tiene el Socio y Garantes. Ref Bancarias; Se verifica el historial crediticio; créditos obtenidos; morosidad; en Instituciones Financieras. r) En el caso de que los socios ya hayan realizado crédito antes y utilicen los mismos garantes se llenará el Informe de Actualización de Datos RGCOCROC r1. En el caso de cambio de garantes se realizara la Verificación Domiciliaria de los nuevos garantes y para el deudor únicamente se llenará el Informe de Actualización de Datos. 20

24 s) El OVC luego de armadas las carpetas y luego de realizar la verificación telefónica pone fecha de verificación domiciliaria tomando en cuenta el jistorial crediticio y llena el Cronograma de Verificaciones RGCOCROC s1 para proceder a salir a la respectiva verificación con la documentación completa. Los socios deberán respetar el horario establecido por el OVC para su respectiva verificación. Una vez que el socio o su representante lleguen a CCCA en el horario establecido, debe trasladar al OVC a las direcciones en donde se realizaran las inspecciones, el socio debe de contar con un medio de transporte para su respectivo traslado. El Verificador debe tomar fotos del domicilio del deudor y garantes DOMICILIO Fachada Dormitorios Sala Comedor Baños 21

25 Con el fin de obtener información de los Muebles y Enseres que poseen. NEGOCIOS Mercadería Maquinaria Estanterías t) El OVC debe llenar la Hoja de Análisis de Verificación Domiciliaria RGCOCROC t1; basándose en la información entregada por el Socio y Garantes. u) Para los Micro créditos se anexara el Formulario Evaluación de Campo RGCOCROC u1; en el cual se verifica el Patrimonio del Negocio; esta información es otorgada exclusivamente por el Socio y por la Observación de campo. Este formulario se realizara siempre que el socio solicite un crédito para negocio. v) Realizada la Evaluación de Campo se procede a estructurar la verificación imprimiendo las fotografías y pegando en el espacio designado. Una vez concluida las Verificaciones se adjunta a la carpeta y se procede a entregar por medio de Acta Entrega de carpetas al OF RGCOCROC v1 22

26 w) Al final de la jornada de trabajo los OVC llenarán los indicadores que envía la DN diariamente para el cumplimiento de las funciones. 1. Evaluación a) La OF recibe del OVC el Acta Entrega de carpetas al OF RGCOCROC v1 de las carpetas armadas verifica, revisa y legaliza el acta entrega. b) Una vez recibida la documentación procede al ingreso y actualización de datos de deudores garantes y cónyuges en el sistema Financial, en base a la información proporcionada por el OVC y la documentación presentada por el socio en lo referente a ingresos, servicio básicos, referencias personales, referencias comerciales y patrimonio, confirmando cada uno de estos con el levantamiento de la información proporcionada por el OVC en los documentos de Análisis de Verificación Domiciliaria RGCOCROC t1, Verificación Telefónica RGCOCROC q1, Informe de Actualización de Datos RGCOCROC r1 y Formulario Evaluación de Campo RGCOCROC u1. El OF debe llenar la parte del formulario de Evaluación de campo en la parte que dice Matriz de Investigación Crediticia. Adicionalmente debe tomar en cuenta para los análisis las centrales de riesgo de deudor, garantes y cónyuges (Ver Instructivo de trabajo de Evaluación ITCOCROC b1). 23

27 c) Ingresados, actualizados, verificados los datos la OF procede a la evaluación del crédito solicitado en los respectivos documentos de acuerdo al tipo de crédito Consumo, Micro crédito, Comercial, Vivienda y los respectivos productos inmersos dentro de la clasificación (Ver Reglamento de crédito y Cobranzas), se procede a llenar el documento de Informe de Evaluación de Crédito RGCOCROC c1 para la evaluación de cada tipo de crédito. d) Se debe elaborar el Flujo de Caja Proyectado RGCOCROC d1 respectivo con los datos proporcionados por el OVC y proyectarlo a tiempo de crédito solicitado por el socio sea Microcrédito o Comercial. e) Para la evaluación de cada tipo de crédito el OF debe llenar en base a toda la información proporcionada tanto por el socio como las obtenidas a través de las páginas Web y los datos proporcionados por el sistema en la Impresión de las Solicitudes del Financial RGCOCROC e1. f) Una vez obtenidos los resultados independientemente por cada ítem debe ingresarse al resumen que se ubica al final del Informe de Evaluación de Crédito RGCOCROC c1 y añadir el cometario del OF con su respectiva firma adjuntar a la carpeta del socio para el envío a Comité de Crédito. h) Completa la carpeta de crédito con los respectivos reportes e impresión de la documentación del sistema y firmas respectivas, la OF debe enviar el Pagaré RGCOCROC h1 impreso del sistema, el Contrato de mutuo o convenio 24

28 RGCOCROC h2, el formato de Cargos asociados al préstamo RGCOCROC h3, Autorización de Credit Report RGCOCROC h4 con las carpetas a la JC de Centro Financiero. En el caso de las Agencias deberán enviar directamente a los Secretarios de cada nivel de aprobación i) La OF elaborará el Acta entrega de las Carpetas a Comité de Crédito RGCOCROC i1 para la entrega a la JC misma que revisará y firmará. j) Para los créditos hipotecarios y prendarios la OF recibirá del AJ el trámite concluido con el respectivo Certificado de Gravamen a favor de la Cooperativa para el ingreso de la garantía al sistema financial previo el desembolso de crédito (Ver Instructivo de Ingreso de Garantías ITCOCROC j1). En el caso de las Agencias los trámites los realizará el AJ directamente con las JA o S k) El OF envía con Acta entrega de Garantías RGCOCROC k1 al OCAC los documentos de la garantía para su respectivo archivo l) La OF debe llenar los indicadores que envía la DN diariamente para el cumplimiento de las funciones 25

29 4. Aprobación a) El Jefe de Crédito recibirá las carpetas de los OF de Centro Financiero con el formato Acta entrega de las Carpetas a Comité de Crédito RGCOCROC i1 con los pagarés y contrato impresos y procederá a la revisión de los mismos, verificando los nombres y la trazabilidad del proceso de crédito en el sistema y enviará a los diferentes niveles de aprobación de Comité de Crédito. En el caso de las agencias de Baños Pelileo, Píllaro, Guaranda, y Latacunga solo cambian el Primer Nivel estará conformado por la JA o S quien presidirá y el OVC quien será Secretario aprobarán montos desde $400 hasta $5000, se reunirán diariamente en cada agencia, el Secretario del nivel elabora el Acta general de Comité de Crédito RGCOCROC b1 y las Actas individuales por agencias RGCOCROC b2 (Ver Instructivo de Elaboración de actas Comité y Consejo de Administración ITCOCROC b3) e imprimirá la Resolución de Comité de Crédito RGCOCROC b4 para colocar en cada carpeta. Para los niveles dos y tres se enviará con el Acta entrega de Carpetas a Comité de Crédito. b) Para CFC, Quito Norte, San Rafael, Guayaquil y Puyo el Primer Nivel: Lo conformará el Jefe de Crédito quien lo presidirá, dos Oficiales de Crédito designados por la Dirección de Negocios, de entre quienes se nombrará Secretario y Vocal, aprobarán montos desde USD hasta 5000,00. Se reunirán diariamente en el Centro Financiero, el Secretario del nivel elabora el Acta general de Comité de Crédito RGCOCROC b1 y las Actas individuales por agencias RGCOCROC b2 (Ver Instructivo de Elaboración de actas Comité y Consejo de Administración ITCOCROC b3) e imprimirá la Resolución de Comité de Crédito RGCOCROC b4 para colocar en cada carpeta. El Secretario del nivel entregará al OCAC para distribuir a las agencias las carpetas aprobadas y proceder a archivar. 26

30 c) Segundo nivel: Conformado por la Dirección de Negocios, quien presidirá, el Jefe de Crédito y un Oficial que no sea el proponente, de entre quienes se nombrará secretario y Vocal, aprobarán montos desde USD 5.001,00 hasta USD ,00. Se reunirán dos veces por semana en el Centro Financiero, el Secretario del nivel elabora el Acta general de Comité de Crédito RGCOCROC b1 y las Actas individuales por agencias RGCOCROC b2 (Ver Instructivo de Elaboración de actas Comité y Consejo de Administración ITCOCROC b3) e imprimirá la Resolución de Comité de Crédito RGCOCROC b3 para colocar en cada carpeta. El Secretario del nivel entregará al Custodio para distribuir a las agencias las carpetas aprobadas y proceder a archivar. d) Tercer Nivel: Conformado por tres miembros: EL Gerente General, quien presidirá, la Dirección de Negocios y el Jefe de Crédito de entre quienes se nombrará secretario y vocal, aprobarán montos desde USD ,00 hasta USD ,00. Se reunirán una vez por semana en el Centro Financiero, el Secretario del nivel elabora el Acta general de Comité de Crédito RGCOCROC b1 y las Actas individuales por agencias RGCOCROC b2 (Ver Instructivo de Elaboración de actas Comité y Consejo de Administración ITCOCROC b3) e imprimirá la Resolución de Comité de Crédito RGCOCROC b4 para colocar en cada carpeta. El Secretario del nivel entregará al Custodio para distribuir a las agencias y proceder a archivar. Si faltare algún miembro del tercer nivel lo reemplazará la SO excepto el primer nivel de las agencias Baños, Pelileo, Píllaro, Guaranda, Latacunga, en las cuales se designarán miembros alternos de cada agencia. 27

31 e) El Comité de Crédito en sus tres niveles revisará el informe de Evaluación del Oficial de crédito RGCOCROC c1 y tomará la decisión de aprobar o negar las solicitudes. Para las reuniones de CCR los Secretarios de cada nivel realizarán la Convocatoria Comité de Crédito RGCOCROC e1 con su respectivo Documento de firmas de los Asistentes RGCOCROC e2 f) La JC una vez aprobadas las solicitudes de Centro Financiero en base al registro de la Instrumentación de Crédito RGCOCROC f1 impresa del Financial que elabora el Oficial de Crédito,prepara el Pagaré RGCOCROC h1, el Contrato de mutuo o convenio RGCOCROC h2 el formato de Débitos asociados al préstamo RGCOCROC h2, Autorización de Credit Report RGCOCROC h3, envía a Balcón de Servicios con el Acta entrega de documentos por firmar RGCOCROC f1 para que el socio/ cliente legalice con la firma del deudor, garantes y cónyuges. g) El OBS indica al socio y garantes los parámetros del crédito otorgado y hace firmar solicitando la cédula de identidad original de deudor, garantes y cónyuges para verificar que los datos sean los correctos y las firmas sean auténticas. El OBS también debe solicitar la fecha e pago del crédito y anotar en el formato Fecha de pago del crédito RGCOCROC g1. En el caso de las agencias los JA o S serán las encargadas de imprimir, hacer firmar los pagarés e indicar las políticas por las que fue aprobado el crédito. h) Una vez legalizado el pagaré, contrato y la autorización la OBS entrega los pagarés firmados al JC mediante Acta entrega de documentos firmados RGCOCROC h1, la JC asigna fecha en el Cronograma de Desembolso RGCOCROC h2 según cupo otorgado por Tesorería que envía a través de intranet diariamente. La JC entrega los pagarés firmados mediante Acta entrega de documentos para desembolso RGCOCROC h3 al OVC para el desembolso 28

32 i) En el caso de los créditos hipotecarios o prendarios de Centro Financiero una vez aprobado por Comité de Crédito la JC enviará los documentos para la elaboración de minutas y prendas a los Asesores Jurídicos externos mediante el Acta entrega de documentos para trámites legales RGCOCROC i1, los AJ emitirán un Informe Legal RGCOCROC i1 detallado del trámite que se encuentra en proceso a la Gerencia General. También la JC enviará los documentos para el trámite del Seguro mediante Acta entrega de documentos para trámites de seguros RGCOCROC i2. Para las agencias las JA o S enviarán directamente a realizar los trámites de minutas, prendas y seguros de su respectiva agencia (Ver Instructivo de Envío Trámites Legales ITCOCROC i3) j) Si hubiere créditos vinculados la JC será la responsable de solicitar las carpetas de todos los OF de las agencias y enviar a su aprobación a Consejo de Administración con su respectiva Acta (Ver Instructivo de Elaboración de actas Comité y Consejo de Administración ITCOCROC b4) k) La JC debe llenar los indicadores que envía la DN diariamente para el cumplimiento de las funciones adicionalmente tambié0n debe enviar los informes a los organismos de control pertinente. 5. Desembolso a) a) La OVC recibe el Acta entrega de documentos para desembolso RGCOCROC h2 de la JC revisa la Instrumentación de Crédito RGCOCROC f1 y según Cronograma de Desembolso RGCOCROC h2 29

33 procede a la acreditación del préstamo (Ver Instructivo de Desembolso ITCOCROC a1) b) Se procede con la impresión duplicada de la Acreditación del Préstamo RGCOCROC b1 y Tabla de Pago RGCOCROC b2, el OVC firma y envía a la OBS con Acta entrega para la legalización RGCOCROC b3 con la firma del socio. El OVC deberá ingresar al sistema financial Reportes/Colocaciones/Préstamos concedidos/préstamos por Montos e imprimir el Reporte Préstamos por Montos RGCOCROC b4 para el cuadre de las acreditaciones diarias. c) En caso de superar el monto de crédito los $ se deberá imprimir y llenar el Formulario de Licitud de Fondos Anexo 2, y enviar posteriormente al archivo correspondiente. d) La OBS será la encargada de realizar las acreditaciones de los Convenios empresariales para efectivo y compras, el OBS deberá activar la opción Préstamos Débito automático según Instructivo de Desembolso Convenio empresarial ITCOCROC d1 e) En caso de Créditos Hipotecarios o Prendarios se realiza los débitos correspondientes según Informe del OF -Abogado -Seguro -Prendas 30