NOTA DE INVESTIGACIÓN

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1 Servicio en el lugar de trabajo NOTA DE INVESTIGACIÓN Autor: Jim Lundy La tormenta perfecta para el video empresarial: Actúe ahora o quédese rezagado Resumen: Los principales cambios en la tecnología, junto con el acceso ubicuo al video, están impulsando un nuevo movimiento hacia el video empresarial. Las empresas tendrán que mantener el ritmo para no perder su ventaja competitiva. Tema: Colaboración Asunto: Cuáles son las tendencias que tienen un impacto en la colaboración en la empresa? Asunto: Cuáles son las tecnologías y arquitecturas que las empresas deben aprovechar? Gracias a la consumerización, la movilidad y la nube, el video está disponible para un mayor número de usuarios y está aumento su uso en la empresa. No es una cuestión de si las empresas deben desarrollar una estrategia de video; se trata de cuándo y en apoyo de los procesos críticos del negocio. Las consultas con los clientes de Aragón y las conversaciones con varias organizaciones globales indican que el video ya se está usando para fines comerciales, tanto a nivel interno como externo, pero a menudo fuera del control y del conocimiento de la empresa. Si se deja sin control, puede presionar los recursos de la red y exponer información sensible para uso no autorizado. Sin embargo, las empresas que ya utilizan el video lo ven como un diferenciador competitivo. Esta nota de investigación identifica las tendencias clave, las aplicaciones comerciales con capacidad para video que necesitan las empresas para su implementación, y describe cómo desarrollar una estrategia de video. Saber cómo se está usando el video actualmente ayudará a los administradores a identificar los casos de uso, a entender lo que los usuarios necesitan para realizar su trabajo y a elegir las soluciones adecuadas para sus empresas. Las tabletas como terminales de video El "video" puede significar muchas cosas diferentes, dependiendo de su caso de uso o aplicación. Una tendencia que está creciendo y que va más allá de los sistemas de videoconferencia tradicionales basados en salas es el incremento en el uso de las tabletas como dispositivos de consumo de video. Las aplicaciones de video para tabletas están proliferando, con inversiones importantes realizadas por empresas como Cisco, Google, Polycom y Facebook. Aragon Research y Aragon Research Globe son marcas registradas de Aragon Research Inc. Todas las otras marcas son propiedad de sus respectivos dueños. Esta publicación no puede ser distribuida de forma alguna sin el permiso previo y por escrito de Aragon Research. La información contenida en esta publicación se ha obtenido de fuentes que consideramos confiables. Sin embargo, Aragon Research ofrece esta publicación y la información contenida en ella "TAL CUAL", sin garantía de ningún tipo. En la medida máxima permitida por la ley, Aragon Research rechaza expresamente todas las garantías en cuanto a la exactitud, la integridad o la adecuación de la información y no tendrá ninguna responsabilidad por errores, omisiones o insuficiencias en dicha información. Esta publicación representa la opinión de la organización de Aragon Research and Advisory Services y no deberá interpretarse como declaraciones de hechos. Las opiniones expresadas en el presente documento están sujetas a cambios sin previo aviso. Aunque Aragon Research pueda incluir una discusión de cuestiones jurídicas relacionadas, Aragon Research no proporciona asesoría o servicios legales, y su investigación no debe interpretarse o utilizarse como tal. Aragon Research es una empresa privada y sus clientes pueden incluir empresas o instituciones financieras que tengan intereses financieros en entidades cubiertas por Aragon Research. Puede encontrar más información sobre la objetividad de Aragon Research en aragonresearch.com

2 La omnipresencia de las tabletas y los dispositivos móviles está haciendo que los usuarios se sientan muy cómodos y adquieran experiencia con el video. No sólo transmiten video en tiempo real, asisten a reuniones virtuales y consumen contenido de video bajo demanda, sino que también pueden y usan sus tabletas para capturar video para diferentes usos desde telemedicina hasta la solución de problemas in situ en industrias manufactureras y de otro tipo. El video como contenido El video en sí mismo se está convirtiendo en un tipo de contenido que tiene que ser parte de la estrategia de administración de contenidos de la empresa. Al hablar con Aragón, los usuarios finales de distintas empresas señalan el creciente volumen de contenido de video de sesiones grabadas y capturadas en diferentes áreas de la empresa. Gran parte de este material se captura en sesiones web y de videoconferencia, que van desde entrenamiento hasta reuniones de colaboración en equipo. Administrar el contenido, modificarlo y permitir que sea buscado para reproducirse bajo demanda es crucial para aprovechar su valor. La edición de largas sesiones de video en sesiones más cortas facilita que la demanda del consumo del video sea más fácil y más útil. Nota 1: Modelos de computación en la nube Nube pública se refiere a la infraestructura de cómputo como un recurso compartido por múltiples organizaciones, alojados en el centro de datos del proveedor de la nube. Esto normalmente se conoce como SaaS (software como servicio). Nube privada se refiere a la infraestructura de cómputo que está alojada en un entorno específico y que no se comparte con ninguna otra organización. El entorno dedicado puede ser local, en el centro de datos de la organización o externo, alojado en el centro de datos de un proveedor de nube. Nube híbrida se refiere a una mezcla de nube pública y nube privada. En este escenario se accede a las aplicaciones con altas restricciones de seguridad a través de una nube privada, mientras que a las aplicaciones con menos restricciones se accede a través de un modelo de nube pública. La distribución de video a través de la nube La computación en la nube es una fuerza importante con un tremendo impacto en toda la industria de la tecnología. Existen diferentes tipos de computación en la nube, por ejemplo, la nube pública, la nube privada y la híbrida (ver Nota 1: Modelos de computación en la nube). Con la nube pública o software como servicio (software-as-a-service, SaaS), junto con la movilidad, el video es accesible para cualquier persona, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Las empresas inicialmente investigan el SaaS como un modelo de distribución de video, por lo general aunado a las conferencias web, como una manera de compensar las inversiones en los recursos de red. Sin embargo, dependiendo de las necesidades, un enfoque híbrido en donde un video se administra de forma local por razones de seguridad del contenido puede ser más estratégico. Dos aspectos fundamentales del video en la nube son las videoconferencias en tiempo real y la administración y distribución de contenido de video bajo demanda, los cuales se pueden transmitir cuando se necesite. La nube permite potencialmente sesiones de video escalables con múltiples participantes en varias terminales o dispositivos, así como mayor interoperabilidad entre los sistemas de video. La nube también aporta flexibilidad y simplicidad para las organizaciones de TI de las empresas. Los principales fabricantes están desarrollando una estrategia de video en la nube estrechamente alineada con sus plataformas e iniciativas generales de comunicaciones unificadas y colaboración. Entre a la nueva era de aplicaciones empresariales con capacidad de video En la medida en que la movilidad, la nube, la consumerización y la Página 2

3 colaboración social se combinen para crear una tormenta perfecta para video, las empresas y específicamente los líderes de TI que son responsables de la colaboración deberán enfocar sus inversiones en video en los casos de uso clave adecuados a su negocio. La colaboración en tiempo real y las redes sociales empresariales continuamente se integran a los procesos del negocio. La capacidad de acceder a video en tiempo real desde un cliente de mensajería instantánea o de comunicación unificada tiene un alto valor en procesos que pueden tener excepciones o necesidad de interacción inmediata entre los participantes internos y externos. El video es un mejor medio para las interacciones que se benefician de las señales visuales. Dar capacidad de video a un proceso de negocio incluye una amplia gama de características en tiempo real. La transmisión de video desde un lugar a distancia permite mostrar un incidente o problema en determinado dominio, como el de la energía o la manufactura, para entonces iniciar una sesión de colaboración de video en tiempo real entre los participantes clave para resolver el problema rápidamente. Nota 2: Aplicaciones con capacidad para video Los usos principales horizontales de VEBA incluyen lo siguiente: Reuniones B2B y B2C Comunicación corporativa Seminarios web Aprendizaje en un entorno en vivo (aula virtual) Reclutamiento por video Seguridad (vigilancia) Los usos principales verticales de VEBA incluyen lo siguiente: Educación (aprendizaje a distancia y aula virtual) Entretenimiento (transmisiones/difusión masiva de video) Gobierno (transmisiones en vivo y grabadas) Salud (telemedicina) Deportes (reproducción en vivo y bajo demanda de eventos deportivos) Energía y manufactura (solución de problemas a distancia) En el escenario anterior, el video es un medio de intercambio de información y colaboración. Aunque las empresas tradicionalmente se centraron en el video para interacciones colaborativas, actualmente se está usando como una forma de intercambio de información y contenido. Creemos que los proveedores deben contemplar también este enfoque para aprovechar todo el espectro de casos de uso y atender aquellas aplicaciones y mercados que no han aprovechado. Las aplicaciones del negocio con capacidad de video (video enabled business application, VEBA) tienen un potencial ilimitado y Aragon espera que el video se convierta en la interfaz de facto para una multitud de usos (véase la Nota 2: Aplicaciones con capacidad para video). Los beneficios que el video aporta al negocio van más allá de la reducción de los costos de viajes. Las empresas nos dicen que el video está ayudando a aumentar la productividad, ya que reduce el tiempo que tardan en completar los procesos. El video permite una mejor colaboración y mejora la participación de los empleados, proporcionando un mejor sentido de conexión con colegas dispersos geográficamente. Un estudio reciente realizado por Towers Watson demuestra que las organizaciones con empleados más comprometidos disfrutan de un aumento del 19% en la utilidad de operación anual en comparación con una disminución del 34% en las empresas donde los empleados no están comprometidos. Las organizaciones que no aprovechan el video para aplicaciones y procesos de negocio clave corren el riesgo de perder los beneficios y quedarse atrás de la tendencia y de sus competidores. Página 3

4 El video en la defensa Un gran fabricante de productos para la defensa a nivel mundial nos dijo que el video les ayuda a colaborar con socios en diferentes geografías, lo cual les permite aprovechar las nuevas oportunidades del negocio fuera de sus mercados nacionales gracias a una mejor interacción con participantes externos estratégicos. Usan el video como una herramienta para hacer crecer sus negocios, no sólo reduciendo los gastos de viaje, sino también aumentando los ingresos. El video en la salud Un proveedor de servicios de salud con el que hablamos usa el video en la telemedicina para mejorar la colaboración entre los centros de salud urbanos y rurales. Las zonas rurales a veces tienen acceso limitado a ciertas especialidades críticas como las enfermedades renales. Mediante el video es posible traer a expertos de los centros urbanos de salud para que ayuden a diagnosticar y tratar enfermedades crónicas sin necesidad de que los pacientes viajen durante horas para ver a un especialista en persona. El vicepresidente y director de la iniciativa nos dijo que el objetivo no era obtener ingresos, sino mejorar continuamente la calidad del cuidado de los pacientes, atendiendo necesidades críticas en tiempo real. También usan el video para ayudar a capacitar a especialistas médicos de atención primaria rural. El video y el soporte remoto Una empresa internacional de bebidas explica el uso de video en teléfonos y tabletas para asuntos de soporte a distancia para comunicar los problemas en la planta. Este caso de uso surgió de las directivas oficiales de las empresas, pero se convirtió en una mejor práctica. Cuando adquirieron varias otras empresas de bebidas, usaron el video para comunicarse con sus nuevos colegas, intercambiar información pertinente y ayudar a facilitar la transición y la consolidación de nuevas unidades del negocio. Las reuniones virtuales a través del video fueron de suma importancia para posicionar a las personas en el centro durante y después de la adquisición. Pudieron tomar decisiones con mayor rapidez con un equipo nuevo y más grande y reportaron que con el video se sentían como si estuvieran en reuniones cara a cara. Al ver a sus colegas, los empleados se sintieron más involucrados y más dispuestos a colaborar. El video para las comunicaciones corporativas También entrevistamos a una gerente de comunicaciones y colaboración de una empresa de medios de comunicación, que utiliza el video para las comunicaciones corporativas internas y externas, así como para el entrenamiento. Nos explicó lo importante que era capturar conferencias web y de video para guardarlas y ponerlas a disposición para reproducción bajo demanda. Para administrar el video como contenido, editarlo y permitir su búsqueda en un portal tipo YouTube para uso Página 4

5 interno, por ejemplo para entrenamiento, fue necesaria una estrategia de administración que incluyera sesiones de video grabadas. También fue necesario trabajar en conjunto con los equipos de colaboración y contenido. Su departamento de marketing también utilizó su producto y videos de publicidad de la empresa para atraer clientes externos. Desarrollo de una estrategia para video empresarial Al desarrollar una estrategia general (véase la figura 1) para video empresarial, es importante entender los casos de uso que ayudarán al negocio. Los casos de uso se deben priorizar de acuerdo con la necesidad y el impacto. Figura 1: Elementos de la estrategia para el video empresarial Haga un inventario del uso actual de video y documente los sistemas de video y servicios con los que cuenta actualmente. En áreas como la comunicación corporativa y marketing, se graba un número importante de sesiones de video en tiempo real. Estas sesiones grabadas pueden variar desde seminarios web y demostraciones de productos hasta todas las transmisiones de la compañía a través de Internet. Incorpore estas grabaciones en la estrategia de administración de contenidos de la empresa. En la mayoría de los casos, los sistemas de administración de contenido existentes no serán suficientes y será necesario explorar las opciones en la nube para la administración y distribución de contenidos de video. Al evaluar las opciones, asegúrese de que el contenido de video se pueda poner a disposición de los participantes internos y externos. Página 5

6 Aunque el video tiene muchos beneficios, las empresas deben tener la infraestructura adecuada para aprovecharlo al máximo. La nube y la tecnología móviles se han convertido en herramientas clave para el video en la empresa. Una infraestructura de video que aprovecha la nube permite a las empresas aliviar la carga de la administración en implementaciones locales. En el futuro, la nube será una parte de las inversiones en video actuales y futuras. Desarrolle una arquitectura que incluya la nube y la nube híbrida para el uso del video. Por ejemplo, cuando una sesión de video en tiempo real necesite múltiples componentes externos y necesite escalarse, la nube es una opción efectiva para minimizar el impacto sobre los recursos de la red interna. Las empresas necesitan una estrategia de video que tome en cuenta los casos de uso del negocio, modelos de implementación en la nube o locales, almacenamiento, ancho de banda de la red, seguridad, terminales y requisitos para la selección de proveedores. La comunicación y la colaboración internas y externas también deben tenerse en cuenta en la estrategia. La comprensión de los casos de uso será clave para posicionar las inversiones de video en las áreas correctas. Recomendación de Aragon Identifique los casos de uso y las aplicaciones clave donde el video pueda causar un impacto. Administre el contenido de video como parte de la estrategia general de la empresa para la administración de contenidos. Evalúe los servicios de administración de contenido de video en la nube para controlar el almacenamiento y la distribución de videos grabados. Aproveche las iniciativas en la nube siempre que sea posible. Desarrolle una arquitectura que incluya la nube y la nube híbrida para el uso del video. Conclusión Aunque el video en sí no es una panacea para la falta de comunicación y colaboración en las empresas, el aumento en su utilización en una serie de procesos del negocio brinda a las empresas una ventaja competitiva, además del impacto positivo en sus resultados generales. Las empresas tienen que actuar ahora para entender los casos de uso del video y desarrollar una estrategia general que permita el uso de video en múltiples áreas. Las empresas que esperen demasiado se darán cuenta de que se quedaron rezagadas. Página 6

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