Centro de Profesorado Luisa Revuelta (Córdoba) TEMA 6 TABLAS Y GRÁFICOS EN IMPRESS

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2 Antes que nada tenemos que hablar de la distinción entre tabla y hoja de cálculo. Una tabla es una estructura formada por filas y columnas en las que cada intersección de una fila con una columna se denomina celda en la podemos introducir información. Una hoja de cálculo es una estructura idéntica a la de una tabla, es decir, estructura formada por celdas en las que podemos introducir datos, tanto numéricos como alfanuméricos, perfectamente ordenados y además nos permite realizar con ellos todo tipo de cálculos y ordenaciones. 1.- INSERCIÓN Y MANEJO DE TABLAS 1.1- Inserción de tablas Podemos insertar una tabla de dos formas distintas: 1. Desde el menú Insertar Tabla 2. Desde el icono insertar tabla de la barra de herramientas. Icono Tabla Tanto si elegimos un método como otro, una ventana nos pregunta el número de filas y columnas que deseamos en la tabla (tanto el número de filas como el de columnas puede modificarse después sin más que insertar o eliminar filas y/o columnas). Pág.-2

3 Sin embargo, desde el icono tabla de la barra de herramientas, podemos hacer clic en la flechita el icono para desplegar un cuadro que nos permite elegir gráficamente el número de filas y columnas de la tabla. Al insertar una tabla, nos aparece una barra de herramientas flotante mediante la cual podemos manejar la tabla. También podemos manejarla desde el menú contextual de la misma Moverse por la tabla y selección de celdas Para situarnos directamente en cualquier celda de una tabla basta con hacer clic en la celda deseada. Para avanzar desde una celda a la contigua pulsamos la tecla de tabulación y para retroceder desde una celda a la anterior, pulsamos las teclas May + Tecla de tabulación La forma más fácil de seleccionar celdas es con el ratón, para ello nos situamos en la primera celda de la selección que queremos hacer y arrastramos con el ratón desde esa primera celda hasta la última de la selección. Otra forma de seleccionar bastante sencilla es la siguiente: situarnos en la primera celda que queremos seleccionar y con la tecla Mayúscula pulsada, ir moviéndonos con las teclas de cursor hasta la última celda de la selección. Veremos que conforme vamos avanzando con el cursor, las celdas que se van seleccionando van cambiando su color de fondo indicando que están seleccionadas. Pág.-3

4 1.-3 Color de fondo para las celdas Para establecer un fondo para las celdas, hay que seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas a las que queremos aplicar un fondo 2. Elegir el tipo de fondo que se desea desplegando el cuadro de lista color 3. Según el tipo de fondo elegido, podemos elegir del cuadro de lista contiguo, el color especifico para las celdas seleccionadas. El resultado obtenido sería: Pág.-4

5 1.-4 Bordes en la tabla Una vez que insertamos una tabla, veremos las celdas rellenas de un color de fondo predeterminado, sin embargo, las líneas de los bordes no están visibles. (Podemos comprobarlo seleccionando todas las celdas de la tabla y dándole un fondo blanco). Para hacer visibles rápidamente todos los bordes de una tabla, basta con hacer clic en uno de los bordes del marco que incluye la tabla y Hacer clic o desplegar el icono bordes de la barra de herramientas tabla flotante y elegir el último icono que representa a todos los bordes. Naturalmente podemos seleccionar solo una o varias celdas individuales a las que queramos aplicarle borde, incluso, como podemos ver cuando desplegamos el icono bordes, podemos elegir cualquier tipo de borde (solo por la izquierda, solo por la derecha, etc.). Para quitar el borde a toda la tabla, hacer clic en el marco de texto de la tabla y elegimos el icono que representa a sin bordes (primer icono) al desplegar el icono bordes de la barra de herramientas flotante. Igualmente, para eliminar un borde de la tabla, basta con seleccionar las celdas a las que quiero quitarle el borde y elegir el icono que representa sin bordes. Para elegir un estilo de línea para los bordes, primero hay que seleccionar la tabla o celdas a las que queremos aplicar el estilo de borde y elegimos el estilo deseado del icono Estilo de borde de la barra de herramientas flotante. Pág.-5

6 1.-5 Eliminar filas y/o columnas Para eliminar una o varias filas, basta con seleccionar celdas cualquiera correspondientes a las filas que queremos eliminar (si solo queremos eliminar una fila, basta con hacer en cualquier celda de la misma) y hacemos clic en el icono Eliminar fila. Y vemos que como resultado se han eliminado las 3 primeras filas, ya que las celdas que hemos seleccionado incluían a las 3 primeras filas. Otra forma es seleccionar celdas de las filas a eliminar y desde el menú contextual de la selección (hacer clic con el botón derecho sobre alguna de las celdas seleccionadas) elegir Fila Eliminar. Pág.-6

7 Para eliminar columnas haremos un proceso muy similar. Seleccionaremos celdas pertenecientes a las columnas a eliminar y con el ratón hacemos clic en el icono Eliminar columnas, o bien, desde el menú contextual de las celdas seleccionadas elegimos Columna Eliminar Insertar filas y/o columnas Para insertar una o varias filas, basta con seleccionar celdas cualquiera correspondientes al número de filas a insertar (si solo queremos insertar una fila, basta con hacer en cualquier celda de la fila donde queremos insertar) y hacemos clic en el icono Insertar fila. y vemos que como resultado se insertan dos filas justo detrás de las dos filas pertenecientes a las celdas seleccionadas. Otra forma es seleccionar celdas de las filas a insertar y desde el menú contextual de la selección (hacer clic con el botón derecho sobre alguna de las celdas seleccionadas) elegir Columna Insertar Pág.-7

8 Para insertar columnas haremos un proceso muy similar. Seleccionaremos celdas pertenecientes al número de columnas a insertar y con el ratón hacemos clic en el icono Insertar columnas, o bien, desde el menú contextual de las celdas seleccionadas elegimos Columna Insertar Unir y dividir celdas A veces, nos interesa unir más de una celda en una sola, para ello hay que seleccionar las celdas que se quieren unir y hacer clic en el icono Unir celdas de la barra de herramientas, o bien, seleccionar Celda Margen del menú contextual de las celdas a unir. Unir celdas Pág.-8

9 Podemos ver el resultado obtenido: De igual, forma para dividir una celda en varias, hay que situarse en la celda que queremos dividir y hacemos clic en el icono dividir celdas de la barra de herramientas. Dividir celdas y nos aparece una ventana que nos pregunta en cuantas celdas queremos dividir la actual, además, si queremos dividirla horizontalmente (si marcamos la casilla de verificación en iguales proporciones, todas las celdas serán de igual tamaño) o verticalmente (siempre las celdas son iguales en tamaño). Pág.-9

10 Vemos como queda el resultado de dividir la primera celda horizontalmente en dos celdas y la última verticalmente en tres celdas. Para ello, primero nos situamos en la primera fila y hacemos clic en Dividir celdas luego, nos situamos en la última y hacemos clic de nuevo en dividir celdas quedando como resultado: Pág.-10

11 1.-8 Alineación del texto en las celdas Para alinear texto horizontalmente en la celda, primero hay que seleccionar el texto a alinear y utilizar los 4 iconos de alineación de texto (los que utilizamos normalmente para alinear texto o párrafo). Botones para alineación de texto horizontal en las celdas Para alinear texto verticalmente en la celda basta con situarse en la celda cuyo texto queremos alinear, y elegir un icono de la barra de herramientas con alguna de las tres alineaciones posibles. Botones para alineación de texto verticalmente en las celdas Pág.-11

12 1.-9 Elección de diseños predefinidos Como ya hemos visto, nosotros podemos crear un diseño personalizado para las tablas. No obstante, podemos aplicar a una tabla un diseño rápidamente sin más que elegir el icono Diseño de tabla de la barra de herramientas. También podemos elegirlo del subpanel Diseño de tabla del Panel de tareas. Diseño de tabla Diseño de tabla Una vez hemos hecho clic en el icono Diseño de tabla o en el subpanel Diseño de tabla, podemos elegir cualquiera de los diseños predefinidos que aparecen y las opciones de visualización que queremos que se muestren en la tabla. Pág.-12

13 1.-10 Icono Propiedades de la Tabla El icono Propiedades de la tabla de la barra de herramientas nos permite definir prácticamente todas las opciones vistas anteriormente. Propiedades de la tabla Al hacer clic sobre el mismo, se abre una ventana con 4 pestañas: - Fuente permite elegir para las celdas seleccionadas, el tipo de letra, tamaño y estilo para el texto de las mismas. - Efectos de fuente, podemos elegir principalmente el color y el tipo de subrayado para el texto de las celdas seleccionadas. - Con la pestaña borde podemos establecer el borde con su estilo de línea y color para las celdas seleccionadas. - Con la pestaña fondo podemos elegir el fondo para las celdas seleccionadas. Pág.-13

14 2.- HOJAS DE CÁLCULO 2.1 Inserción de Hoja de cálculo (Diapositiva de Título, hoja de cálculo) Para crear una diapositiva que contenga una hoja de cálculo, en el panel de tareas Diseños hacemos clic sobre el diseño Título, hoja de cálculo y el diseño de la diapositiva mostrará una diapositiva con el título en la parte superior y en el centro de la misma aparecerá un pequeño icono de tabla con la indicación de que hagamos doble clic sobre él para que se inserte la hoja de cálculo. Aparece la hoja de cálculo con otro entorno de trabajo en el que aparecen nuevas barras de herramientas y la barra de menús también nos ofrece opciones diferentes, todo especialmente diseñado para trabajar dentro de una hoja de cálculo. También podemos echar de menos los paneles laterales que han desaparecido momentáneamente. Para modificar ancho de columna fila y/o columna arrastrar la línea de separación Este nuevo modo de trabajo está determinado por la aplicación OpenOffice Calc, incluida también dentro de la suite OpenOffice. Evidentemente, las ventajas de una hoja de cálculo frente a las tablas son muchas, pero no es objeto de estudio en este curso la aplicación Calc de openoffice. Por tanto, si sabemos manejar la hoja de cálculo, podemos elegir diapositivas de Título, hoja de cálculo; pero, si no sabemos manejarla, lo mejor es insertar tablas y no hojas de cálculo No obstante, veremos algunos aspectos interesantes de la hoja de cálculo. Para modificar el ancho de una columna o fila basta con arrastrar de la línea que divide cada columna o fial en su cabecera. 2.2 Formato de celdas en una Hoja de cálculo La mayoría de los formatos podemos efectuarlos directamente con los iconos de la barra de herramientas Formato, pero el cuadro de diálogo Formato de celdas nos ofrece todas las opciones disponibles para conseguir todas las opciones de formato. Para formatear celdas, primero hay que seleccionarlas y luego darle Pág.-14

15 formato de dos formas diferentes, bien ejecutando el comando Formato-->Celdas o bien haciendo clic con el botón derecho y seleccionando la opción Formatear celdas. Nos aparece el cuadro de diálogo Formato de celdas con las siguientes pestañas: Números Para dar formato al contenido de una celda o de un rango de celdas las seleccionamos previamente y abrimos el cuadro de diálogo Formato de celdas que en su primera pestaña, Números, nos permite indicar el tipo de formato que tendrán los datos de dichas celdas. Pág.-15

16 Fuentes y efectos de fuente Como siempre, sirve para especificar el tipo, estilo y tamaño de la letra. Efectos de fuente También como antes sirve para especificar el color de la letra así como el tipo de subrayado que se puede aplicar. Alineación Proporciona numerosas opciones de alineación que podemos aplicar a las celdas seleccionadas: Alineación de texto: dentro de esta sección nos ofrece las diferentes opciones de alineación que podemos utilizar con el contenido de las celdas seleccionadas; Horizontal: este cuadro de lista nos muestra los cinco tipos de alineación horizontal que podemos utilizar. Esta alineación se establece en relación con el borde izquierdo y derecho de cada celda seleccionada. Sangría: sólo estará activa si seleccionamos el tipo de alineación Izquierda. En esta casilla podemos indicar, en puntos, el espacio de separación del contenido con respecto al borde izquierdo de cada celda. Vertical: este cuadro de lista nos ofrece las tres posiciones en las que podemos colocar verticalmente el contenido dentro de las celdas seleccionadas. Orientación: esta sección nos permite dar al contenido una inclinación cuyo ángulo podemos escribir en la casilla Ángulo o podemos establecer la inclinación de manera gráfica arrastrando con el puntero del ratón el punto del círculo de giro que aparece a la izquierda. Pág.-16

17 Borde Aunque la hoja de cálculo aparece totalmente cuadriculada, esta cuadrícula es sólo orientativa, de tal forma que si hacemos clic en la diapositiva, fuera de ella, veremos que nos muestra todos los datos sin cuadrícula, es decir, los bordes no vienen visibles por defecto. Mediante esta pestaña podemos realizar bastantes acciones: Disposición de líneas: esta sección nos ofrece varias formas para aplicar líneas a las celdas seleccionadas. Predeterminado: son cinco botones con los que podemos establecer las líneas de los bordes con simplemente hacer clic sobre cualquiera de ellos. Definido por el usuario: nos muestra un recuadro de simulación en el que podemos colocar la líneas del borde exterior una a una, las líneas de separación interior entre las celdas seleccionadas e incluso nos permite colocar líneas diagonales en el interior de cada celda.. Línea: en esta sección encontramos los gruesos de línea y el color de las mismas. Estilo: este cuadro de lista nos ofrece diferentes grosores de línea así como líneas dobles. Color: paleta de colores para que elijamos el color que daremos a los bordes de las celdas seleccionadas. Distancia al texto: esta sección nos muestra cuatro opciones para establecer la distancia de separación del contenido de las celdas y el borde de las mismas. La casilla Sincronizar establece la misma distancia para los cuatro bordes. Sombra: esta sección nos permite dar efecto de sombra a las celdas seleccionadas. Posición: esta opción nos ofrece cinco posiciones para colocar la sombra. Distancia: nos permite establecer el ancho que tendrá la sombra Color: para seleccionar el color de la sombra Fondo El contenido de esta pestaña es una paleta de colores con la que podemos asignar el color de fondo a las celdas seleccionadas. El color de fondo también lo podemos asignar seleccionando previamente las celdas y haciendo clic sobre el botón Color de fondo de la barra de herramientas Pág.-17

18 Protección de la celda Mediante esta pestaña podemos proteger el contenido de las celdas que hayamos seleccionado previamente (aunque para eso la hoja tiene que estar protegida). También podemos ocultar las fórmulas en la barra de fórmulas Tamaño y posición de la hoja de cálculo Hay que distinguir cuándo estamos en modo edición de una hoja de cálculo y cuándo estamos seleccionando la misma para cambiarla de tamaño y/o posición. Lo primero que debemos hacer es ajustar el tamaño de una hoja de cálculo al número de filas y columnas que hayamos utilizado en la misma. Para ello hacer doble clic sobre la hoja de cálculo y entramos en el modo edición de la misma (el entorno de trabajo cambia al de openoffice calc); Vemos que aparecen unos manejadores (de color negro) de los cuales arrastraremos hasta ajustar justo al número de celdas y columnas que estemos utilizando. Posteriormente hacer clic en cualquier lugar fuera de la hoja de cálculo y salimos del modo de edición. Manejadores para ajustar al tamaño de la hoja Ahora, si lo que queremos es cambiar el tamaño de la hoja, hacemos un solo clic sobre la misma, se selecciona y aparecen los manejadores (de color verde) mediante los cuales podemos cambiar su tamaño. Para mover una hoja de cálculo, primero la seleccionamos haciendo un solo clic sobre ella y estando seleccionada la tabla pasamos el cursor por encima de ella y vemos que se transforma en el cursor de movimiento (cuatro flechas), de tal forma, que si la arrastramos, la podemos cambiar de posición. Importante: podemos insertar diagramas manualmente desde el menú Insertar Diagrama Pág.-18

19 3.- GRÁFICOS Aunque realmente el estudio en profundidad de los gráficos correspondería a la hoja de cálculo OpenOffice calc, nosotros aprovechando que ya conocemos las tablas y hojas de cálculo, sí que vamos a ver de forma superficial cómo podemos representar de forma gráfica los datos de una tabla o de una hoja de cálculo Inserción de diagramas (Diapositivas Título, Diagrama) Para añadir una diapositiva de diseño Título, Diagrama a la presentación, hay que elegir ese diseño del panel de tareas Diseños. Podemos comprobar que nos aparece una diapositiva con un marco de texto para el Título y un icono que representa un gráfico (igual que en las hojas de cálculo). Al hacer doble clic sobre el icono del diagrama, aparece un nuevo entorno de trabajo y aparece una barra de herramientas Formato distinta a las que hasta ahora habíamos visto. Datos del gráfico Mostrar cuadrícula Escala del texto Tipo de gráfico Mostrar leyenda Diseño automático Leyenda: representa a cada una de las columnas Los literales del eje X representan el nombre de las filas Pág.-19

20 3.2 Datos del gráfico Inicialmente vemos que el gráfico representa ciertos datos de manera predeterminada. Lo primero será cambiar esos datos que ya vienen puestos y colocar en su lugar nuestros propios datos para que el gráfico muestre lo que realmente nosotros deseamos representar gráficamente. Para ello, debemos asegurarnos de estar en modo edición del gráfico (si todavía no estuviésemos). Para entrar en modo edición debemos hacer doble clic sobre el gráfico. Sabemos que estamos en modo edición porque nuestro entorno cambia al que hemos visto anteriormente en el que aparece la barra de formato de gráficos. Una vez en modo edición del gráfico hacemos clic en el botón Datos del gráfico o bien ejecutamos el menú Editar Datos diagrama, apareciendo una ventana con los datos predeterminados. Ahora podemos modificar cualquiera de estos datos, tanto numéricos como nombres de filas y/o columnas. También, mediante los botones de la ventana, podremos añadir y/o eliminar filas y series (columnas), mover filas y/o columnas (para ello hacer clic en cualquier celda da la fila o columna a mover y hacer clic en los botones correspondientes). Al modificar los datos numéricos se actualizan al instante sus representaciones gráficas. Al modificar los nombres de las filas, se actualizan automáticamente los literales del eje X. Al modificar los nombres de las columnas, se actualiza automáticamente la leyenda. Insertar series Insertar filas Eliminar columnas Eliminar filas Mover serie a la derecha Mover fila hacia abajo Pág.-20

21 3.3 Tipo del gráfico Para cambiar el tipo de gráfico, basta con estar en modo edición y hacer clic en el icono Tipo de gráfico de la barra de herramientas Formato del gráfico. Se abre una ventana de diálogo en la que podemos escoger distintos tipos de gráfico e incluso marcar la casilla de verificación 3D para ver dicho gráfico en tres dimensiones. Nota: Es importante elegir un gráfico adecuado para la representación de nuestros datos. Por ejemplo, para representar varias filas y columnas no es recomendable un gráfico circular, sin embargo si vamos a representar porcentajes de cantidades, el circular seria el más recomendable. 3.4 Modificación avanzada del formato del gráfico Como ya he comentado antes, no es objetivo de este curso el estudio en profundidad de cada tipo de diagrama. No obstante, según el tipo de diagrama podremos cambiar muchas opciones de su formato (títulos, ejes, leyendas, colores, etc.) desde el menú Formato. Sería interesante practicar con varios tipos e investigar las opciones del menú formato para cada tipo. Pág.-21

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