DISEÑO Y DESARROLLO DE LA LOGÍSTICA DE UN PROYECTO LLAVE EN MANO INTERNACIONAL. Entidad Colaboradora: SOCOIN Ingeniería y construcciones industriales.

Transcripción

1 DISEÑO Y DESARROLLO DE LA LOGÍSTICA DE UN PROYECTO LLAVE EN MANO INTERNACIONAL Autor: Landaburu Matilla, Eduardo. Director: San Sebastián Soria, Julio de. Entidad Colaboradora: SOCOIN Ingeniería y construcciones industriales. RESUMEN DEL PROYECTO Este proyecto fin de carrera (en adelante proyecto) se ha desarrollado en colaboración con la empresa SOCOIN, la cual ofertó el proyecto con el ánimo de profundizar en el diseño y desarrollo de la logística de su principal actividad, los proyectos llave en mano internacionales. Además, la parte de aplicación real se apoya en un proyecto real que está desarrollando la compañía. El proyecto real, denominado Gilgel Gibe II se refiere al diseño, test, suministros, transporte hasta el sitio de construcción, incluyendo permisos portuarios y seguros entre almacén y almacén, obra civil, construcción y puesta en funcionamiento de tres subestaciones de 400/230 kv (Gilgel Gibe y Sebeta II) y a la ampliación de otra subestación existente (Sebeta). El objetivo fundamental de nuestro proyecto es determinar qué factores influyen en la organización de la logística de un proyecto de estas características. Lo primero a destacar son las implicaciones que tiene el hecho de que sea la logística de un proyecto llave en mano internacional: Envíos puntuales de suministros. Precio cerrado, los costes derivados de una mala planificación correrán a cargo de la compañía. Restricciones temporales, técnicas y de calidad.

2 Consideración de tasas, paso de aduanas, acuerdos comerciales, cambio de divisa, etc. Teniendo en cuenta las características de nuestro proyecto, definiremos la logística como todo el proceso que permite tener en el momento adecuado y el lugar adecuado los suministros requeridos, optimizando el coste económico con las restricciones temporales, técnicas y de calidad impuestas por suministradores y clientes. Este proceso de optimización se inicia con la selección técnico-económica de los equipos. Los proyectos llave en mano habitualmente se asignan mediante licitación, sea pública o privada, lo que implica una fase de oferta donde se realiza una primera selección técnico-económica así como una estimación de todos los costes relacionados con la logística: transporte, pago de tasas, política de compras, gastos financieros derivados de la política de compras, etc. En esta fase de oferta se inicia el desarrollo del proceso logístico. Es importante destacar que el mercado de los proyectos llave en mano, especialmente los relacionados con instalaciones eléctricas, es un mercado muy maduro, por lo que normalmente el precio será uno de los factores más importantes a la hora de asignar la construcción de la instalación. En la fase de oferta se debe ajustar mucho los costes por lo que un bueno diseño inicial de la logística será fundamental a la hora de minimizar estos costes y asegurar que no se vaya a ofertar por debajo de costes (papel fundamental del análisis y gestión de riesgos). Una vez que el cliente falla a nuestro favor, se inicia la planificación al detalle del proceso logístico. Esta planificación debe partir de una análisis minucioso de riesgos, típicamente de los relacionados con aspectos del transporte (infraestructuras, tiempos, riesgo de rotura de los suministros), financieros (cambio de divisas, forma de financiación) y comerciales (fiabilidad del suministrador). En paralelo se debe desarrollar una planificación del proyecto que servirá para establecer las necesidades de suministro en cada momento y a partir de las cuales, y en función de los datos aportados por el suministrador, se podrán determinar las fechas críticas de emisión de pedido.

3 Esta fecha indica el último día que se puede realizar el pedido en función de la fecha en que se necesite el suministro, los tiempos de fabricación y transporte, y el tiempo destinado a contingencias. Será una restricción muy importante a la hora de llevar a cabo la planificación de compras. La planificación de compras es el paso siguiente. Debido a la gran cantidad de suministradores y de suministros y a que los costes logísticos (fundamentalmente los derivados del transporte y de la financiación del proyecto) dependen de cuándo comprar y cómo comprar (comprar todos los suministros aportados por un suministrador a la vez, considerar que los suministros se entregarán todos a la vez o escalonadamente ), el primer paso será establecer una política o estrategia de compras sobre la que llevar a cabo una planificación inicial y luego mejorar esa propuesta introduciendo variaciones en la estrategia. De esta estrategia dependerá la planificación del transporte. El transporte se realiza típicamente en contenedores estandarizados y el coste del transporte dependerá de nuestra capacidad para optimizar el llenado de los contenedores teniendo en cuenta sus restricciones volumétricas y de peso. Por ejemplo, la estrategia de compras definirá si puedo mezclar equipos o no a la hora de transportarlos, o si puedo emplear contenedores que se dirijan a varios destinos. Igualmente la planificación financiera también dependerá de la estrategia de compras. La estrategia de compras determinará cuándo se realizarán los pedidos (que puede coincidir o no con a fecha crítica de emisión) y la cuantía de los pagos (en función de lo agrupado que se realicen los pedidos), por tanto definirá el flujo de caja del proyecto. Estos costes financieros dependerán del tipo de financiación del proyecto (fondos propios o deuda bancaria) y fundamentalmente de las condiciones de pago del cliente a la compañía. Normalmente la forma de pago estandarizada para este tipo de proyectos es la carta de crédito, mediante la cual un banco se compromete a abonar cierta cantidad de dinero frente a la presentación de documentación. La forma de pago es crítica para establecer los costes financieros, cuanto mayores sean los tiempos entre el primer pago que realiza la compañía por un suministro y el pago que realiza el cliente a la compañía por dicho suministro, mayores serán los costes financieros.

4 En la aplicación práctica se ha evaluado una estrategia de compras muy sencilla. Supone una compra única y una única entrega por suministrador, contenedores con un único destino y las formas de pago y cobro reales establecida por suministradores y clientes. Paralelamente todo el proceso logístico lleva asociado una serie de documentación y terminología. Los más relevantes se describen a lo largo de todo el proyecto. LOGISTICS DESIGN AND DEVELOPMENT OF AN INTERNATIONAL TURNKEY PROJECT This degree project (from now on the Project) has been performed in collaboration with the SOCOIN Company, which tendered the project in order to obtain a deeper knowledge in the design and development of logistic facts included in its main activity, that is to say: international turnkey projects. In addition, the practical application rests on a real project that is being developed by the company. The real project, named Gilgel Gibe II, is referred to design, test, sources, transport until location of constructions including port permissions and assurance between both facilities, civil work, construction and taking off of two 400/230 KV subestations (GILGEL GIBE AND Sebeta II) and the expanding of other existing substation (Sebeta). The main target of our project is to state what issues determine the organizational logistics of a project like this. Firstly, we must emphasize the consequences derived of an international turnkey project. Punctual sending of supplies. Approved price. Expensives as a consequence of a poor planning will be charged to the company. Temporary, technical and top quality restrictions. Consideration of rates, customs, commercial agreements, foreign exchange, etc. Bearing in mind the characteristics of our project, we will define logistics as the process that allows us to deliver timely the total amount of ordered provisions at the right place

5 into the right time by optimizing the costs with temporary, technical and quality restrictions required by suppliers and customers. The technical-economic selection of supplies is the starting point of this optimizing process. Turnkey projects are usually assigned by licitation, either if it is public, or private, what implies a public offering in which a first technical-economic selection is performed as well as an estimation of the total costs related to logistics: transport, payment of fees, buying policy, financial costs derived from buying policy, etc. It is in this public offer stage where the logistics development begins. It is important to mention the maturity of the turnkey projects market, especially in those related to electrical facilities; hence, the price is usually of paramount importance compared to other factors when ordering the intallation s construction. In the offering stage the project has to be very cost effective what implies a good initial design in order to minimize these costs and ensure that the offer is not below production cost (core role of the risk analysis and management). Once the customer has selected us, the thorough planning of logistics process begins. The starting point of this planning must be a meticulous analysis of risks, those related to transport issues (infrastructures, times, risk of brake of supplies), financial (currency exchange, way of funding) and commercial (reliability of supplier). At the same time, a planning of the project must be performed which will be helpful to establish the supplying needs in each moment and then, basing on the facts given by the supplier, the critical date for the order can be determined. This date indicates the last day for the order based on the date of delivery, time of production and transport and time dedicated to contingencies. It will be a very important restriction when you are planning the buying orders. Next step is the prevision of buying orders. Due to the amount of suppliers and provisions, and the costs of logistics (specially those derived from transport and project financing) change with the moment and method of buying (to buy all the provisions offered by the same supplier, to consider if provisions will be delivered altogether or step by step), the first action will be to establish a buying strategy or policy to perform a

6 initial planning on, and then try to improve that offer by introducing variations in the strategy. The planning of transport depends on the above mentioned strategy. The transport is usually done in standard containers and the cost of transport depends on our capacity for optimizing the loading of each container having in mind volume and weight restrictions. E.g., the buying strategy will clarify if we can mix equipments or not at the moment of transport, or if we can use containers to be delivered in different destinations. In the same way the financial planning will depend on the buying strategy. The buying strategy will determine when orders must be done (they may coincide or not with the critical date of issue) and the amount of payments (based on how grouped are the orders emitted). Therefore it will define the project cash flow. This financial costs will depend on the way of financing (equity or bank debt) and basically on the customer s terms of payment. Usually the standard term of payment for this kind of projects is Letter of Credit, by means of whom a bank promises to pay a certain quantity of money against the presentation of documents. The moment of collection will be critical to establish financial costs. The more time between first payment done by the company for the provision of the supplies and the payment done by client to the company for this provision, the bigger financial costs there will be. A very easy buying strategy has been evaluated in the practical application. It means a unique buy and a unique delivery done by each supplier; containers with just one destiny and the real terms of payment and collection established by suppliers and clients. In the same way, the whole logistic process involves different documents and terminology. The most important are described along the project.