SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA SA-MC RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS ALPROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

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1 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA SA-MC SELECCIONAR Y CONTRATAR EL SERVICIO DE HOSTING DEDICADO, COLOCACIÓN, HARDWARE DEDICADO, CONECTIVIDAD A INTERNET Y DEMÁS SERVICIOS ASOCIADOS A UN DATA CENTER EXTERNO, PARA ALOJAR LA SOLUCIÓN WORKFLOW DEL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA, QUE PERMITA GARANTIZAR LA DISPONIBILIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL SISTEMA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS ALPROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES OBSERVACIÓN No. 1 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR MARÍA FERNANDA ESCOBAR, CONSULTOR CORPORATIVO GOBIERNO DE CLARO COLOMBIA S.A., RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 10 DE AGOSTO DE 2012 Y RADICADO BAJO EL NÚMERO NAL-CR Por medio de la presente y como interesados en participar del proceso de la referencia, nos permitimos realizar las siguientes observaciones al presente proceso: 1. Numeral Original del Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes vigente y en firme: El proponente debe aportar la certificación de inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio, con fecha de expedición no mayor a 30 días de la fecha prevista para el cierre del presente proceso. Los proponentes deberán estar debidamente inscritos, clasificados y calificados en el Registro Único de Proponentes así: Solicitamos revisar el requerimiento Especialidad 29 Grupo 02 Transmisión Satelital de Datos, ya que esa especificación hace referencia al Grupo 01 en la inscripción del RUP, el cual especifica Transmisión Satelital de Datos. RESPUESTA No.1 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia lo relativo al numeral 15.4 se ajustará en el Pliego Definitivo de Condiciones de la siguiente forma: Actividad: 03 PROVEEDORES Especialidad: 29 Servicios Telecomunicaciones Grupo: 01 Transmisión Satelital del Datos

2 OBSERVACIÓN No. 2 2 Numeral VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES CAPACIDAD FINANCIERA (Habilita o inhabilita la oferta) El análisis financiero de las propuestas, no da derecho a la asignación de puntaje, pero será factor para determinar si son o no hábiles las propuestas: El análisis se efectuará con el Patrimonio, Liquidez y Endeudamiento, reportado en el RUP año 2011 los cuales deben ser cumplidos en su totalidad. Solicitamos a la Entidad reevaluar este requerimiento, teniendo en cuenta lo siguiente: TELMEX COLOMBIA S.A., es una organización que hace parte del grupo empresarial internacional AMERICA MOVILES después de la negociación de compra que se llevó a cabo a finales del año Hoy nos constituimos en una de las empresas de Telecomunicaciones más importantes del mundo no solo por el tamaño de los negocios y la cantidad de clientes que manejamos en los países donde tenemos operación, sino por la calidad de productos que estamos en la capacidad de ofrecer. Contamos con una infraestructura conformada por dos Data Center (Triara y Ortezal) interconectados a través de un red de alta velocidad. Estos Data Center han sido diseñados y construidos con el verdadero propósito de brindar seguridad y tranquilidad para la operación de entidades como el COPNIA cumpliendo normas internacionales como lo son TIA 942, con niveles Tier IV y Tier II respectivamente. Todo con el objetivo de convertirnos en aliados de las entidades tan importantes como la que ustedes representan, poniendo toda nuestra infraestructura humana y técnica a su servicio, así como nuestra experiencia, de tal forma que apoyemos al COPNIA en el logro de sus objetivos. En cuanto a nuestros indicadores financieros nos permitimos manifestar que, debido a las características particulares del sector de las telecomunicaciones y la dinámica de crecimiento respecto a elementos como inversión, cobertura y clientes, TELMEX COLOMBIA S.A. según el Decreto 1464 de 2010 como proveedor obtiene la siguiente calificación:

3 Telmex a 31-dic-2011 Puntaje RUP Patrimonio (S.M.M.L.V) Índice de Liquidez 0,37-40 Nivel de Endeudamiento Total 32% 20 TOTAL 80 3 Las circunstancias de negocio específicas que afectan estos indicadores en los Estados Financieros de TELMEX COLOMBIA S.A. se describen a continuación: El negocio principal de la compañía es la prestación de servicios Telecomunicaciones incluido el servicio de televisión para lo cual se realizó una inversión en el 2011 de Col$ millones en adquisición de equipos para la ampliación de la red y para la prestación de estos servicios al cliente final. Las obligaciones generadas por estas inversiones son pagadas en menos de un año aumentando el Pasivo Corriente. Sin embargo la contraparte de este valor se clasifica dentro del Activo Fijo por lo que el Capital de Trabajo Neto y el Índice de Liquidez se ven afectados de forma directa. A manera ilustrativa al incluir la inversión del 2011 en el activo corriente se obtiene un Capital de Trabajo Neto de Col$ millones y un Índice de Liquidez de 1,47. Es importante mencionar que el Pasivo Corriente corresponde a conceptos relacionados solamente con la inversión y operación en infraestructura de la red. Para el año 2011 se logró un nivel de EBITDA de Col$ millones, 55% superior al año anterior, demostrando que la compañía cuenta con la suficiente capacidad para generar un flujo de caja positivo y llevar a cabo proyectos de inversión de gran envergadura. La compañía cuenta con un nivel de endeudamiento del 32% debido a que las inversiones se han ejecutado con recursos propios gracias a la generación de flujo de caja propio y al respaldo de sus accionistas. Actualmente no se tiene ningún tipo de obligaciones con el sistema financiero nacional o internacional, con lo que en caso de ser necesario para la ejecución de grandes proyectos se podrá hacer uso de los cupos aprobados por las entidades financieras. Como política de la compañía se tiene estipulado que solo se deben mantener recursos líquidos suficientes para la operación normal y los recursos adicionales deben ser utilizados en inversiones que permitan el crecimiento de la red, siempre en busca de ofrecer más y mejores servicios a nuestros clientes. Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado consideramos que nuestros indicadores no reflejan una debilidad o menor capacidad de operación, ya que como se explicó este comportamiento se debe a características inherentes de la operación del negocio y los proyectos que permitieron fortalecer a la empresa operativa y financieramente en el En virtud de lo anterior consideramos altamente beneficioso para el proceso que se llevaría a cabo que se revisen los Criterios de Verificación Financiera de la licitación,

4 atinentes al puntaje de capacidad financiera para proveedores, de manera que estos requisitos permitan evaluar de una manera confiable la capacidad de contratación de los oferentes, garantizando la pluralidad en un proceso tan relevante para el país y para el COPNIA como el que nos vincula. 4 Por lo anteriormente expuesto ponemos a su consideración dos alternativas de Evaluación Financiera así: Registro Único de Proponentes - Capacidad Financiera del proponente con la SUMATORIA de los indicadores de (Liquidez, Endeudamiento y Patrimonio) obtenidos del Registro Único de Proponentes RUP, para lo cual el proponente deberá acreditar un puntaje total admisible de 80 puntos. La participación de una organización como TELMEX COLOMBIA S.A. de seguro aporta valor al proceso, pues estamos en capacidad de configurar una oferta que responda a todos los requerimientos de la Entidad a su cargo, para lo cual venimos trabajando al interior de nuestra compañía enfilando los recursos necesarios para este fin. RESPUESTA No. 2 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia se ajustará el numeral LIQUIDEZ del Pliego de Condiciones Definitivo. OBSERVACION No. 3 Anexo No. 2 Ficha Técnica 3.1 Se solicita aclarar el ancho de banda a Internet que requiere la solución, lo anterior con el ánimo de dimensionan los servicios de firewall, IPS e Internet específicamente. RESPUESTA No. 3 Se precisa al observante, que de acuerdo con lo descrito en el numeral 2.5 CONECTIVIDAD A INTERNET INCLUIDA DENTRO DE LA PROPUESTA de la ficha técnica, la Interfaz de conexión al backbone es de 10 Mbps con Reuso 1:1. OBSERVACION No Solicitamos aclarar si es necesario que los backups mensuales vayan a cintas dedicadas o si pueden ser compartidas. RESPUESTA No. 4 De acuerdo con lo descrito en el numeral 2.2 SERVICIO DE INSTALACIÓN INCLUIDO DENTRO DE LA PROPUESTA de la ficha técnica, la Política de Backup Full Mensual

5 de hasta 200GB del sistema operativo, archivos y las bases de datos con retención de 12 meses debe realizarse en cintas Dedicadas. OBSERVACION No Sobre el punto relacionado con el servicio de valor agregado: EVALUACIÓN SOBRE VALOR AGREGADO: Se reconocerá veinte (20) puntos al mayor de los ofrecimientos adicionales gratuitos otorgados por los oferentes. Por cada uno de los siguientes servicios adicionales, que ofrezcan dentro de la propuesta sin ningún costo ADICIONAL PARA EL COPNIA (Anexo No. 2 Ficha Técnica), se le asignará al proponente un máximo de veinte (20) puntos, así: CAPACITACIÓN: El COPNIA asignará Veinte (20) puntos al proponente que ofrezca: Capacitación en fundamentación de Seguridad Informática, incluye interpretación de la Norma ISO e ISO Mínimo 16 Horas Hasta tres (3) ingenieros asignados por el COPNIA. Capacitación para asignar los 20 puntos Solicitamos aclarar si es posible ofrecer otro servicio del portafolio para obtener este puntaje?; de ser así Cuál sería el criterio de puntuación en dicho caso? RESPUESTA No. 5 No se acepta la observación y se ratifica lo solicitado en el numeral del Pliego de Condiciones. OBSERVACION No. 6 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ANDRÉS FELIPE MAYA NARANJO, DE GLOBAL CROSSING., RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 10 DE AGOSTO DE 2012 Y RADICADO BAJO EL NÚMERO NAL-CR En las soluciones de Datacenter se ofrece siempre el servicio de antivirus perimetral, agradecemos confirmar si con este tipo de servicios se cumple el requerimiento solicitado en el ítem 2.1 CARACTERÍSTICAS DEL SERVIDOR DEDICADO PARA EL HOSTING (Antivirus licenciado instalado en el servidor). En caso de una respuesta afirmativa, por favor nos confirman la cantidad de buzones que se deben proteger. 5

6 RESPUESTA No. 6 6 Se ratifica lo descrito en el numeral 2.1 CARACTERÍSTICAS DEL SERVIDOR DEDICADO PARA EL HOSTING de la ficha técnica, el servidor de hosting debe tener Antivirus licenciado instalado en el servidor, para la protección de archivos y redes. No para la protección de servidores de buzones de correos electrónicos. De acuerdo con lo anterior se efectuará la aclaración del tipo de antivirus solicitado en los Pliegos Definitivos. OBSERVACION No NUMERAL Capacidad Financiera: Solicitamos respetuosamente que se especifique en los pliegos la fórmula utilizada para calcular cada uno de los indicadores solicitados por el CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA. RESPUESTA No. 7 El COPNIA considera que no es pertinente la observación; no obstante se informa al observante que la capacidad financiera del numeral se modificará en el Pliego de Condiciones Definitivo. OBSERVACION No NUMERAL GARANTÍA ÚNICA. La póliza de calidad debe tener la misma vigencia que la póliza de cumplimiento es decir la vigencia del contrato y cuatro meses más. Dada la naturaleza del servicio ya que el Objeto del Contrato es la contratación de servicios de hosting de servidores y no se están adquiriendo bienes no es procedente que se solicite la misma por un año más. RESPUESTA No. 8 No se acepta la observación y se ratifican los amparos, porcentajes y las vigencias establecidas en el numeral 27.9 GARANTÍA ÚNICA del Pliego de Condiciones. OBSERVACION No ANEXO N. 5. MINUTA DEL CONTRATO: En cuanto a la cláusula séptima del contrato (Obligaciones del contratista), solicitamos se delimite en el punto 4 de cuál es la responsabilidad tanto del COPNIA como del CONTRATISTA el cual se soporta en el ANEXO C y D adjunto. Sugerimos adicionar el texto subrayado:..4) Atender los incidentes que se llegaren a presentar y generar los planes de contingencia que garanticen la correcta prestación del servicio contratado, de conformidad con las especificaciones técnicas del Anexo C y D.

7 7 RESPUESTA No. 9 No se acepta la observación y se ratifica lo dispuesto en la cláusula séptima del Anexo No.5 MINUTA DEL CONTRATO que hace parte integral del Pliego de Condiciones. OBSERVACION No ANEXO Nº 2 FICHA TÉCNICA. Con el fin de facilitar la respuesta a este anexo solicitamos se pueda disponer del mismo en Formato de EXCEL. RESPUESTA No. 10 La entidad considera pertinente la observación, razón por la cual publicará la ficha técnica en formato EXCEL, con el fin de facilitar la presentación de las ofertas. No obstante, el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, no se responsabiliza del manejo o modificaciones que se le lleguen a efectuar sobre el citado archivo, prevaleciendo en todo caso el documento que hace parte integral del Pliego de Condiciones. OBSERVACION No. 11 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JUAN HUMBERTO ACUÑA, ASESOR COMERCIAL DE ETB, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 10 DE AGOSTO DE 2012 Y RADICADO BAJO EL NÚMERO NAL-CR Para ETB es importante participar en la convocatoria abierta pos ustedes en REF. Revisando las condiciones de la misma se establece un plazo de entrega al 23 de agosto del año en curso, lo cual para nuestra empresa es un tiempo muy justo para preparar la solicitud. Agradecemos se considera la petición de ampliar este periodo de lo cual estaríamos pendientes de su publicación caso de que se otorgue. Para poder consignar el valor del pliego. RESPUESTA No. 11 En el Pliego de Condiciones Definitivo se establece el nuevo cronograma del proceso. Se informa al observante que el Pliego de Condiciones no tiene costo y puede ser consultado en la página web del COPNIA:, y en el Portal único de Contratación: OBSERVACION No. 12

8 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR DANNY ZORELLY RODRÍGUEZ, GERENTE COMERCIAL DE IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S., RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 17 DE AGOSTO DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR Teniendo en cuenta los análisis hechos a las empresas del sector de Tecnología y Telecomunicaciones y en búsqueda de la pluralidad de oferentes en el proceso de la referencia, atentamente nos permitimos solicitar que el Indicador de Liquidez requerido en los pliegos de condiciones en el 1.5 veces sea modificado al 1. Lo anterior se explica debido a que los índices financieros de las empresas del sector de TI muestran el desarrollo de altas inversiones en infraestructura o en adquisición de equipos con el fin de conservar su red y ampliar su cobertura, lo cual les permite generar crecimientos como proveedores de servicios de TIC, y como se puede entender, dichas inversiones generan niveles importantes de financiación y evento que hace al patrimonio perder participación frente al activo total, como resultado del crecimiento de pasivo total. RESPUESTA No. 12 El COPNIA considera que la observación procede; en consecuencia se ajustará el numeral LIQUIDEZ del Pliego de Condiciones Definitivo. OBSERVACION No. 13 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ANDRÉS FERNANDO ESPITIA ROMERO, GERENTE DE CUENTAS CORPORATIVAS DE TELEFÓNICA COLOMBIA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 22 DE AGOSTO DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR Muy atentamente solicitamos sean tenidas en cuenta las siguientes Observaciones, puesto que Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP desea participar en este proceso Licitatorio. OBSERVACION CAPACIDAD FINANCIERA (Habilita o inhabilita la oferta) B) LIQUIDEZ El índice de liquidez estará determinado por el resultado de: Activo Corriente / Pasivo Corriente CRITERIOS CONDICIÓN Liquidez igual o superior a 40 puntos (superior a 1.5 veces) Habilita la oferta. Liquidez inferior a 40 puntos (inferior a 1.5 veces) Inhabilita la oferta C) ENDEUDAMIENTO El índice de endeudamiento estará determinado por el resultado de: Pasivo Total / Activo Total 8

9 CRITERIOS CONDICIÓN Endeudamiento igual o superior a 40 puntos (superior a 1.5 veces) oferta. Endeudamiento inferior a 40 puntos (inferior a 1.5 veces) oferta. Habilita la Inhabilita la 9 Entendiendo que en el proceso interno de contratación tras haber llevado a cabo la evaluación financiera por parte de la COPNIA se solicitan unas condiciones financieras especificas, a continuación presentamos las siguientes observaciones de los indicadores financieros de COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A. E.S.P. Solicitamos tener en cuenta que nuestra organización presenta los siguientes indicadores financieros con cierre de Diciembre 31 de 2011: (Cifras en Millones de pesos COP) Índice Liquidez (Razón Corriente) Fórmula Activo Corriente / Pasivo Corriente COLOMBIA TELECOMUNICACIONES 0, 3192 Activo Corriente* Pasivo Corriente* Activo Total* Pasivo Total* Nivel de Pasivo 86,1835% Endeudamiento Total/Activo Total Patrimonio Total* Con relación a la Capacidad Financiera y factores que la componen, se debe tener en cuenta el movimiento financiero que realizan las empresas que prestan esta clase de actividad comercial, lo que en muchos casos sus factores fluctúan de manera positiva y negativa, lo que es esta actividad es normal y permitido por la Ley, sin embargo hay otros aspectos tales como: el factor humano, la calidad y oportunidad del servicio y la infraestructura administrativa y física que deben ser tenidos en cuenta en el momento de escoger la empresa que preste este servicio. En este sentido Colombia Telecomunicaciones S.A ESP ha tenido un comportamiento comercial dentro de la COPNIA muy bueno y es el proveedor actual de servicio de Internet Banda Ancha, por lo cual solicitamos que los puntajes establecidos para los factores que componen la Capacidad Financiera sean modificados, sin que con esto menoscabe el principio de igualdad de los demás proponentes, mas cuando el comportamiento de estos factores no afecta trascendentalmente el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, ni muchos a la paralización del mismo. Por lo tanto, es viable jurídica y técnicamente modificar los Términos de referencia con el fin de permitir al proveedor actual del servicio participar en el proceso. Por lo anterior solicitamos respetuosamente la Entidad que la capacidad financiera sea evaluada de la siguiente manera: a) Patrimonio: No inferior a UNA VEZ EL PRESUPUESTO FINAL

10 b) Liquidez: Igual o Mayor a 0,3 c) Endeudamiento: No superior a 90% 10 Al analizar los índices financieros de las empresas del sector señalando un nivel único mínimo para cada índice como tradicionalmente se establece en las licitaciones de la Entidad, SOLAMENTE CUMPLIRÍAN ESTOS ÍNDICES DOS (2) DE LAS ONCE (11) EMPRESAS ANALIZADAS, resultados que se evidencian en el ANEXO ANALISIS INDICES CAPACIDAD FINANCIERA. Lo anterior se explica debido a que los índices financieros de las empresas del sector de TI se ven afectados por las altas inversiones en infraestructura y en adquisición de equipos que deben realizar los operadores con el fin de mantener su red y ampliar su cobertura, lo cual les permite renovar su infraestructura y continuar creciendo como proveedores de servicios de TIC. Lo descrito constituye una característica particular inherente a la dinámica y a la operación del negocio de TIC. RESPUESTA No. 13 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia se ajustará el numeral CAPACIDAD FINANCIERA del Pliego de Condiciones Definitivo. OBSERVACION No OBSERVACION Solicitamos muy comedidamente solo se tenga en cuenta las multas de los últimos tres años. RESPUESTA No. 14 No se acepta la observación. Se ratifica lo dispuesto en el numeral 13.3 del Anexo No.1 del Pliego de Condiciones OBSERVACION No. 15 MANIFESTACIONES DE INTERÉS PRESENTADAS POR LA SOCIEDAD INGENIAN SOFTWARE S.A.S., COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS & TECNOLÓGICOS LTDA. Y LA SOCIEDAD IFX NETWORKS COLOMBIA S.A.S., RADICADAS BAJO LOS NÚMEROS NAL-CR , NAL-CR Y NAL-CR

11 11 RESPUESTA No. 15 Se informa a los interesados que en el Pliego de Condiciones Definitivo se establece el cronograma del proceso de selección; si persiste interés para participar deberá manifestarlo dentro de los nuevos plazos establecidos en el cronograma del Pliego de Condiciones. Bogotá D.C., Septiembre 3 de 2012

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