Estándares para Placas de Identificación de Activos Fijos en las Entidades del Gobierno de Panamá

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1 Estándares para Placas de Identificación de Activos Fijos en las Entidades del Gobierno de Panamá Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental Estándares y Procedimientos [Mayo de 2014] Versión 02

2 ING. EDUARDO JAÉN Administrador General LIC. OMAR ARCIA - Encargado Oficina de Asesoría Legal LIC. GISELA GONZÁLEZ Oficina de Auditoría Interna LIC. THAYS ZORRILLA Oficina Institucional de Recursos Humanos LIC. RICARDO CUCALÓN Dirección de Finanzas LIC. OLMARIS LEZCANO DE ARAÚZ Dirección de Administración Ejecutiva LIC. IGNACIO MOLINO Oficina de Cooperación Técnica ING. JOAQUÍN HUERTAS Dirección Nacional de Tecnología y Sistemas ING. EDGAR RODRIGUEZ Dirección de Innovación Gubernamental Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 2 de 14

3 ING. EDUARDO BRICEÑO Dirección de Arquitectura Tecnológica ING. DIONYS SÁNCHEZ Dirección de Tecnología y Transformación ING. KAREN ORTEGA Dirección de Gobierno Digital Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 3 de 14

4 Elaborado por: Magister MARY LUZ GOLDER Estándares y Procedimientos Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 4 de 14

5 AUTORIDAD NACIONAL PARA LA INNOVACION GUBERNAMENTAL Título: Estándares Para Placas de Identificación de Activos Fijos en las Aprobado por: Dirección de Tecnología y Sistemas Autorizado por: Ing. Eduardo E. Jaén Administrador General Control de Cambios Número de Versión Cambio Versión 02 Versión Original Modificado: Página 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14. Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 5 de 14

6 Tabla de Contenido A. Conceptos... 7 B. Objetivo... 8 C. Ámbito de Aplicación... 8 D. Base Legal... 8 E. Principios de Aplicación de Estándares... 9 F. Estándares para placas de Identificación de Activos Fijos F.1 Material F.2 Presentación Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 6 de 14

7 Activos Fijos: son bienes que las Entidades utilizan de manera continua en el curso normal de sus operaciones. Código de Barras: conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado, que en su conjunto contienen información de un producto de manera rápida, única y global. Código DataMatrix (Codificación de Datos 2D): sistema industrial de codificación bidimensional, que permite la generación de un gran volumen de información en un formato muy reducido, con una alta fiabilidad de lectura gracias a sus sistemas de información redundante y corrección de errores (legible hasta con un 20%-30% dañado). Además no es necesario un alto contraste para reconocer el código. El código está formado por celdas de color blanco y negro (perforadas o no perforadas en el caso de micro percusión) que forman una figura cuadrada o rectangular. Cada una de esas celdas representa un bit de información. La información puede estar codificada como texto o datos en bruto. 1 Placas de Inventario: identificación física que se adhiere a un bien patrimonial, con el objetivo de identificarlo y registrarlo. Puede contener logo en información general. Medidas de Protección: acciones que adoptan las Entidades con sus activos en caso de que se viole las reglas de seguridad causada por acciones u omisiones de cualquier persona dentro o fuera de las mismas. 1 Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 7 de 14

8 Identificación por Radiofrecuencia (RFID): tecnología que utiliza ondas de radio para transmitir la identidad de un objeto, utilizando dispositivos denominados etiquetas o tags RFID. TAGS RFID: etiquetas que contienen una antena y un circuito integrado para recibir y responder peticiones por ondas radio desde un emisor/receptor RFID. TAGS de seguridad RFID: etiquetas RFID que integran componentes de seguridad tales como: adhesivo de alto poder, laminado especial, químico de grabado indeleble que deja una huella en la superficie del activo al que identifica y algoritmo de seguridad con encriptación de datos. Establecer los parámetros que deberá aplicarse en la Administración Pública para toda adquisición de Placas de Identificación de Activos Fijos, con el propósito de contar con información precisa, oportuna y en tiempo real. El presente estándar será aplicable por la Administración Pública para la adquisición de Placas de Identificación de Activos Fijos. Ley No. 83 de 9 de noviembre de 2012, Que Regula el Uso de Medios Electrónicos para los Trámites Gubernamentales y Modifica la Ley 65 De 2009, Que Crea la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental. Ley No. 65 de 30 de octubre de 2009, Que crea la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental. Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 8 de 14

9 Decreto Ejecutivo No. 205 de 9 de marzo de 2010 Por la cual se Reglamenta la Ley No. 65 de 30 de octubre de 2009 Que crea la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental ". Decreto Ejecutivo No. 826 de 11 de agosto de 2010, Que Aprueba la Estructura Organizativa de la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental. 1. El presente estándar será utilizado por todas las Entidades del Gobierno, que adquieran placas de identificación de activos fijos, para el curso normal de sus operaciones. 2. Todas las Entidades del Estado que soliciten la compra de placas de identificación de activos, utilizarán los estándares descritos a continuación, con el propósito de contar con información precisa, oportuna, para el registro, control e inventario de activos. 3. Las placas de identificación para activos, serán de alto poder adhesivo con resistencia aproximada de 100 KG de atracción, para ser despegadas y resistentes a intemperies. 4. A fin de facilitar la recuperación de los activos robados y/o perdidos, la etiqueta de seguridad deberá contener, tanto en su frente como en la parte posterior (en la huella química), la información relativa a los datos de la Institución, permitiendo la identificación, e implementación del proceso de recuperación del activo. 5. En caso de que alguien intentara despegar la placa, quedará en el activo una huella indeleble con la alerta de ACTIVO ROBADO, característica que se generará al momento de pegar la misma, a través de una reacción química que funde la huella sobre la superficie del activo. 6. Las placas de identificación de activos tendrán en la parte superior la siguiente información: Logo de la entidad, código DataMatrix, código correlativo, teléfono, correo electrónico de contacto y mensaje de advertencia. Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 9 de 14

10 7. Las placas contarán con un chip de radiofrecuencia RFID, que estará ubicado dentro de la etiqueta, con el número de identificación del activo codificado, permitiendo un inventario rápido de los activos presentes, en el radio de operación de una antena de lectura RFID, sea fija o móvil. 8. El tag contará con un código de seguridad encriptado para evitar la clonación del mismo. 9. Las placas estarán cubiertas por un laminado de protección que impida su desgaste para mantener la información impresa. 1. Las placas de identificación de activos serán autoadhesivas, sintéticas (poliéster), impresa con tinta de resina, con laminado protector y huella indeleble en su parte posterior. 2. El tag de seguridad RFID será anti metal y metal (permitirá colocarse sobre superficies metálicas y no metálicas), resistir altas y bajas temperaturas, alta humedad, agua, detergentes e intemperie. 3. El laminado de la parte posterior contará con un adhesivo de alto poder, que soporte altas resistencias de tracción, para ser removidas del activo. 4. Las placas contarán con un Chip de Identificación por Radio Frecuencia RFID, para la localización, monitorización del activo en tiempo real. 5. Las placas contarán con una cubierta de laminado protector, en la parte superior, para proteger la información impresa, impidiendo su desgaste. Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 10 de 14

11 1. El tag deberá contar con las diferentes áreas de almacenamiento y sus respectivas capacidades mínimas: EPC (96 bits), memoria de uso (512 bits), TID (128 bits). 2. El tag deberá operar en las frecuencias de Mhz US. 3. Rango de lectura en metal entre 2.0 a 2.5 metros. 4. Estándar Class 1, Gen 2, UHF, ISO C. Lámina de Protección Materiales para las placas de identificación de activos Material Sintético RFID Aislante anti metal Huella Indeleble Activo Tecnológico Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 11 de 14

12 8. Las placas de identificación de activos tendrán el logo de identificación de la Entidad a la que pertenece el activo. 9. Las placas tendrán un número de identificación único compuesta de un rango de letras y números, correlativos y visibles. 10. Las placas contarán con un código de barras de matriz 2D o bidimensional (DataMatrix), cuadrado o rectangular, para datos de longitudes variables, con el propósito de facilitar la toma de inventario y su recuperación, en caso de robo o hurto. 11. Todas las placas llevarán impreso (Ejemplo: Advertencia: contra Robo ). Activo Protegido 12. Llevarán impreso el número telefónico y/o correo electrónico, para que el o los ciudadanos puedan comunicarse en caso de pérdida y así facilitar la recuperación del activo. 13. Las placas de identificación de activo serán rectangulares con bordes redondeados para dificultar la remoción. 14. Las Entidades utilizarán un diseño único de placas, que presentamos a continuación, como medida de estandarización de los activos gubernamentales. 15. La impresión frontal de las placas manejarán un total de hasta cuatro colores. Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 12 de 14

13 Mensaje de advertencia Activo protegido contra robo Logo de la Entidad Código Correlativo AIG Si encuentra este activo, llame al (507) XXX-XXXX Código DataMatrix Código RFID Teléfono o correo electrónico que utilizará la Entidad en caso de robo o hurto 14. Las placas tendrá las dimensiones necesarias para el contenido de todos los componentes gráficos y físicos (Logo, teléfonos, numeración, código Data Matrix, Chip RFID). La dimensión no debe ser mayor a :2.8 pulgadas x 1.3 pulgadas. 15. Todas las placas de identificación estarán dotadas en su parte posterior de un sistema químico de grabado de huella indeleble en color rojo, con la leyenda Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 13 de 14

14 Activo Robado. Si lo encuentra, llame al No. XXX-XXX o al escriba al Leyenda obligatoria. Huella indeleble, parte posterior de la Placa de identificación Activo Robado Si lo encuentra, llame al No. XXX-XXX o escriba a Coloque el número telefónico para que el ciudadano pueda hacer la denuncia en la Entidad. Coloque el correo electrónico para que el ciudadano pueda hacer la denuncia en la Entidad. Versión: 02 Fecha: Mayo de 2014 Página 14 de 14

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