PROCEDIMIENTO GENERAL COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

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1 HOSPITAL UNIVERSITARIO VIRGEN MACARENA Y ÁREA PGA Fecha: 22/04/2013 PROCEDIMIENTO GENERAL Cargo Firma Fecha Elaborado Coordinación de Gestión Ambiental 19/12/2012 Revisado Representante de la Dirección en Gestión Ambiental 8/04/2013 Aprobado Dirección Gerencia 22/04/2013 Edición: 1 Página 1 de 15

2 0 ÍNDICE 0 ÍNDICE OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES PLAN ANUAL DE FORMACIÓN AMBIENTAL OTRAS ACCIONES FORMATIVAS IMPLICACIÓN DE LOS TRABAJADORES RESPONSABILIDADES...9 DIRECCIÓN GERENCIA...9 COMITÉ DE GESTIÓN AMBIENTAL...10 UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL...10 RESPONSABLE DE GESTIÓN AMBIENTAL...10 RESPONSABLE DE FORMACIÓN...10 RESPONSABLES / JEFES DE UNIDADES Y SERVICIOS...11 COORDINADORA DE GESTIÓN AMBIENTAL...11 TODO EL PERSONAL HISTÓRICO DE EDICIONES ANEXOS...11 Edición: 1 Página 2 de 15

3 1 OBJETO El objeto de este procedimiento es establecer la sistemática para: - Identificar las necesidades de formación ambiental del personal del Área Hospitalaria Virgen Macarena. - Establecer y gestionar las acciones formativas en temas ambientales y asegurar que el personal que lleve a cabo funciones que puedan causar impactos ambientales significativos tenga una competencia profesional adecuada. - Asegurar la implicación y participación activa de los trabajadores en la recogida de la información ambiental y su análisis, en el desarrollo del sistema de gestión y auditoría para la mejora del comportamiento ambiental del Área Hospitalaria Virgen Macarena y la elaboración de la Declaración Ambiental. 2 ALCANCE Este procedimiento se aplica a la formación en materia ambiental de todo el personal que realiza actividades con posible incidencia ambiental. Asimismo, el procedimiento puede aplicarse a las acciones de formación, sensibilización y participación del personal en la gestión ambiental del Área Hospitalaria Virgen Macarena. 3 REFERENCIAS MGA Manual de Gestión Ambiental. PG-FCGA Funcionamiento del Comité de Gestión Ambiental PGA Comunicaciones Ambientales PGA Relación con proveedores y contratistas Norma UNE-EN ISO 14001:2004 Apdo Reglamento (CE) nº 1221/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo a la participación voluntaria de organizaciones en un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS), y por el que se derogan el Reglamento (CE) nº 761/2001 y las Decisiones 2001/681/CE y 2006/193/CE de la Comisión Requisitos recogidos en el Anexo II Apartado B.4 Implicación de los Trabajadores. Edición: 1 Página 3 de 15

4 4 DEFINICIONES Formación: Actividad destinada a enseñar los conocimientos generales o específicos que una persona necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo concreto. Sensibilización: Actividades encaminadas a concienciar al personal sobre la repercusión sobre el medio ambiente de las actividades de la organización y las suyas propias, así como la necesidad de un mejor comportamiento individual como parte fundamental del principio de respeto al medio ambiente. Implicación de los trabajadores: comprende tanto la participación de los distintos trabajadores y sus representantes como la información facilitada a los mismos. Apartados B.4 del Anexo II del Reglamento EMAS. Programa de Participación de los Trabajadores: planificación de los canales y la sistemática para garantizar la implicación de los trabajadores en el impulso de programas, mejoras y políticas ambientales, en el ámbito del Sistema de Gestión Ambiental y Auditorías ambientales. Edición: 1 Página 4 de 15

5 5 FLUJOGRAMA F PGA-4.4.2/01. Identificación necesidades formación y sensibilización IDENTIFICACIÓN NECESIDADES FORMATIVAS Directora Gerente/ RGA/ CGA/ Jefes de Unidades/ Personal F PGA /02 Perfil de formación ambiental RGA RPCGA-02 Actas de las Reuniones de la Comisión de Gestión Ambiental ELABORACIÓN BORRADOR PLAN ANUAL DE FORMACIÓN AMBIENTAL (PFA) Responsable de Gestión Ambiental PGA Relación con proveedores y contratistas REVISIÓN BORRADOR PLAN ANUAL DE FORMACIÓN AMBIENTAL (PFA) Comisión Gestión Ambiental APROBACIÓN PLAN ANUAL DE FORMACIÓN AMBIENTAL (PFA) Consejo Dirección ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES Comisión de Gestión Ambiental Edición: 1 Página 5 de 15

6 5 PROCEDIMIENTO En el presente apartado se define la forma en que el Área Hospitalaria Virgen Macarena, identifica las necesidades de formación del personal que conforma el SGA, de modo que se asegure que todo el personal tome conciencia de la influencia de su comportamiento ambiental. 5.1 IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES La competencia, formación y toma de conciencia necesaria para desempeñar las responsabilidades de los distintos puestos, es determinada por la Responsable de Gestión Ambiental siendo plasmada en el F PGA-4.4.2/02 Perfil de Formación Ambiental (Anexo I). Este perfil será revisado cada vez que se identifiquen nuevos perfiles o cambios en los existentes de personal que realice funciones que puedan causar impactos significativos en el medio ambiente. La Coordinadora de Gestión Ambiental, demandará a los jefes de unidades y servicios las necesidades de formación y sensibilización que hayan detectado, los cuales tendrán en cuenta las propuestas que les hayan sido presentadas por el personal a su cargo a lo largo del año, así como las acciones formativas y/o de sensibilización que consideren necesarias para dicho personal. Todo ello será registrado en el Formato F PGA /01 Identificación de necesidades de formación y/o sensibilización ambiental La Coordinadora de Gestión Ambiental, en colaboración con los Responsables de Formación, identificará las necesidades de formación y sensibilización entre las propuestas que les hayan sido presentadas por el personal a su cargo a lo largo del año, así como las acciones formativas que consideren necesarias para dicho personal. La Directora Gerente y la Responsable de Gestión Ambiental podrán identificar necesidades de formación y/o sensibilización dirigidas a cualquier personal del Área Hospitalaria Virgen Macarena. 5.2 PLAN ANUAL DE FORMACIÓN AMBIENTAL Las necesidades detectadas serán utilizadas por el Responsable de Gestión Ambiental para la creación del Plan Anual de Formación del Centro según el F PGA-4.4.2/03 Plan de Formación (Anexo II) de forma que asegure: El cumplimiento de los requisitos mínimos de formación, competencia o experiencia para cada puesto de trabajo que tiene asignadas funciones que afecten específicamente al SGA del Área Hospitalaria Virgen Macarena. Edición: 1 Página 6 de 15

7 Que el personal de nueva incorporación cumple con los requisitos definidos para el puesto de trabajo y/o que se le proporcione la formación o se emprendan otras acciones para satisfacer estas necesidades. Para asegurar que los contratistas y suministradores poseen una formación ambiental adecuada, se procede conforme se indica en el procedimiento general PGA "Relación con Proveedores y Contratistas", que obliga a incluir en los documentos de compra condiciones particulares a exigir a los contratistas y suministradores. En el Plan Anual de Formación Ambiental se establecen previsiones acerca de: - los objetivos a cubrir: de conocimiento, de actitudes y de aptitudes; - los destinatarios de las acciones formativas; - la impartición: interna o externa; - la temporalización. El Responsable de Formación del Centro tiene a su cargo el mantenimiento de los registros derivados de la realización de las acciones formativas. Una vez aprobado el Plan Anual de Formación del Centro, el Responsable de Gestión Ambiental es el encargado de gestionar la realización de las actividades previstas y de realizar el seguimiento del plan. 5.3 OTRAS ACCIONES FORMATIVAS Cuando la responsable de gestión ambiental evidencie la necesidad de realizar acciones formativas no incluidas en el Plan Anual de Formación Ambiental cumplimentará el impreso del Formato F PGA /02 Identificación de necesidades de formación y/o sensibilización ambiental indicando como prioridad "extraordinaria" y solicitará al responsable de formación la dotación necesaria que corresponda. Cuando un jefe de unidad o servicio detecte una necesidad de formación, lo comunicará al Responsable de Formación para su registro y solicitará la dotación necesaria para su realización. Cuando se proceda a la acción formativa en el mismo instante y área de trabajo en la que se haya detectado la necesidad de formación, se comunicará al Responsable de Formación Ambiental para su registro. Dicho registro deberá reflejar fecha, destinatarios y persona encargada de la acción formativa. Edición: 1 Página 7 de 15

8 5.4 IMPLICACIÓN DE LOS TRABAJADORES El Área Hospitalaria Virgen Macarena reconoce que la participación activa de los trabajadores es una fuerza impulsora y una condición previa para que las mejoras ambientales se implanten con éxito y sean permanentes. La participación de los trabajadores es un recurso clave para la mejora del comportamiento ambiental, así como el método correcto para asentar con éxito en la Organización el sistema de gestión y auditoría ambientales. Por ello se elaboran y aprueban Programas de Participación de los Trabajadores que son revisados anualmente, con una serie de acciones dirigidas fundamentalmente a: Proporcionar información a los trabajadores sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental SIGA SSPA y los principales resultados ambientales alcanzados por el Área Hospitalaria Virgen Macarena. Difundir los mecanismos implantados en el Sistema de Gestión Ambiental para lograr una participación activa de los trabajadores en el proceso de mejora continua del comportamiento ambiental y la elaboración de la Declaración. Los Programas de Participación de los Trabajadores incluyen la promoción de la implicación de los trabajadores en el Sistema de Gestión Ambiental, estableciendo al menos para cada actuación o iniciativa concreta, plazos, canales de comunicación y responsables. Desde la Subdirección de Servicios Generales y / o la Jefatura del Servicio de Mantenimiento y Electromedicina del Área Hospitalaria Virgen Macarena, se ponen a disposición de los Trabajadores las siguientes vías de comunicación con objeto de hacerlos partícipes del Sistema de Gestión Ambiental. Correo electrónico de la Unidad de Gestión Ambiental: Formulario de Sugerencias de Gestión Ambiental habilitado en el portal Unidad de Gestión Ambiental del a intranet ( según lo establecido en el procedimiento PGA Comunicaciones Ambientales y según el PGA Comunicaciones Ambientales. A través del Comité de Gestión Ambiental y según se describe en el procedimiento FPG-FCGA Funcionamiento del Comité de Gestión Ambiental. A través de comunicación a los Responsables / Jefes de Unidades o Servicios y estos lo harán a la Coordinadora de Gestión Ambiental. A través del Representante de las Empresas Subcontratadas en el Área Hospitalaria Virgen Macarena y este lo hará a la Coordinadora de Gestión Ambiental. Edición: 1 Página 8 de 15

9 Los Trabajadores podrán comunicar cualquier información ambiental a través de alguno de estos canales. Esta información es recopilada por la Coordinadora de Gestión Ambiental y presentada en las reuniones del Comité. De estas comunicaciones quedará registro a través de las actas correspondientes a las reuniones del Comité y en el propio Programa de Participación si en su caso procediera. Durante el último trimestre del año la Coordinadora de Gestión Ambiental, solicitará por a cada trabajador (correo masivo a través de las Listas de Distribución), propuestas de objetivos ambientales para el año siguiente. Estos objetivos deben ser fundamentados por escrito a través del Programa de Gestión Ambiental, y según lo descrito en el MGA, o por correo electrónico a la Coordinadora de Gestión Ambiental. En las reuniones del Comité de Gestión Ambiental se estudia la viabilidad de cada propuesta y se acepta (totalmente o en parte) o se rechaza. En cualquier caso sea cual sea el resultado del estudio se informa por escrito al trabajador de las razones de aceptación o rechazo. Otra forma de hacer partícipes a los Trabajadores es a través de la difusión del borrador de la Declaración Ambiental, tal y como se describe en la Instrucción IO-01 Elaboración de la Declaración Ambiental, para que puedan proponer modificaciones al documento bien por la vía de las sugerencias de mejora o bien por correo electrónico. Las reuniones programadas del Comité de Gestión Ambiental son foros donde los trabajadores pueden hacer llegar sus opiniones a través de sus los propios Miembros del Comité que representan a todas las Unidades. 6 RESPONSABILIDADES DIRECCIÓN GERENCIA La Dirección Gerencia tiene las siguientes responsabilidades: - Identificar necesidades de formación y/o sensibilización para todo el personal del Área Hospitalaria Virgen Macarena. - Aprobar la definición de los requisitos profesionales para el personal que realice funciones que puedan causar impactos significativos. Edición: 1 Página 9 de 15

10 COMITÉ DE GESTIÓN AMBIENTAL El Comité de Gestión Ambiental tiene la siguiente responsabilidad: - Debatir el borrador del Plan Anual de Formación Ambiental y presentarlo al Consejo de Dirección para su aprobación. - Elaboración del Programa de Participación de los Trabajadores. UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL La Unidad tiene las siguientes responsabilidades: - Identificar necesidades de formación y/o sensibilización para todo el personal del Área Hospitalaria Virgen Macarena. - Elaborar el borrador del Plan Anual de Formación Ambiental en base a los impresos de necesidades de formación recibidos. - Gestionar las acciones formativas en colaboración con los responsables/jefes de unidades o servicios, y con la Unidad de Formación, así como mantener registros de las mismas. RESPONSABLE DE GESTIÓN AMBIENTAL El representante de la dirección tiene las siguientes responsabilidades: - Visto bueno y aprobación del Borrador del Plan Anual de Formación propuesto por la Unidad de Gestión Ambiental. - Definir los requisitos profesionales para el personal que realice funciones que puedan causar impactos significativos. - Aprobación del Programa de Participación de los Trabajadores. RESPONSABLE DE FORMACIÓN El Responsable de Formación tiene las siguientes responsabilidades: - Solicitar los fondos necesarios para la realización de las actividades formativas y de sensibilización. - Mantener registro de los expedientes personales y de las acciones formativas planificadas y realizadas. - Gestionar las acciones formativas contempladas en el Plan Anual de Formación Ambiental. Edición: 1 Página 10 de 15

11 RESPONSABLES / JEFES DE UNIDADES Y SERVICIOS Los jefes de unidades organizativas tienen las siguientes responsabilidades: - Identificar las necesidades de formación y sensibilización del personal de los empleados a su cargo, y transmitirlas a la Unidad de Gestión Ambiental. - Cumplimentar y firmar los impresos de necesidades de formación ambiental de los empleados a su cargo. - Remitir a la Unidad de Gestión Ambiental las necesidades de formación extraordinarias no incluidas en el Plan Anual de Formación Ambiental. - Instrumentalizar la formación ambiental a través de los programas de cada División. COORDINADORA DE GESTIÓN AMBIENTAL - Identificar necesidades de formación y/o sensibilización para todo el personal del Área Hospitalaria Virgen Macarena. TODO EL PERSONAL Todo el personal del Área Hospitalaria Virgen Macarena tiene la siguiente responsabilidad: - Proponer necesidades de formación ambiental, tanto para la planificación anual como para el caso de necesidades extraordinarias. 7 HISTÓRICO DE EDICIONES Nº Edición Fecha Resumen de Cambios / Capítulos afectados 0 6/10/2008 Edición Inicial /04/2013 Inclusión de los requisitos relativos a la implicación y participación activa de los trabajadores y según lo establecido en lo de los requisitos del Reglamento EMAS. (apartado 5.4 y 6 y el Anexo IV) 8 ANEXOS Anexo I Anexo II Anexo III Anexo IV Identificación de necesidades de formación y/o sensibilización ambiental Perfil de Formación Ambiental. Plan Anual de Formación del Centro Programa de Participación de los Trabajadores Edición: 1 Página 11 de 15

12 Anexo I Identificación de necesidades de formación y/o sensibilización ambiental ÁREA HOSPITALARIA VIRGEN MACARENA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE FORMACION Y/O SENSIBILIZACIÓN AMBIENTAL UNIDAD ORGANIZATIVA: Acción Priorida d (Ordinar ia / Destinatario y nº de Personas Horas Lectivas Impartición (Monitor interno/entidad externa) Coordinador de Formación (Firma y fecha) Edición: 1 Página 12 de 15

13 Anexo II Perfil de Formación Ambiental F PGA / 02 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN AMBIENTAL CENTRO PERFIL DE FORMACIÓN AMBIENTAL PUESTO DE TRABAJO / ACTIVIDAD REQUISITOS PROFESIONALES Edición: 1 Página 13 de 15

14 HOSPITALES UNIVERSITARIOS VIRGEN MACARENA y Área PGA Fecha: 22/04/2013 Anexo III: Plan de Formación F PGA / 03 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PLAN ANUAL DE FORMACIÓN AMBIENTAL DEL ÁREA HOSPITALARIA VIRGEN MACARENA AÑO Acción Objetivos Destinatarios Mes Previsto Impartición (Monitor interno /Entidad externa) Coordinador de Formación (Firma y fecha) Edición: 1 Página 14 de 15

15 HOSPITALES UNIVERSITARIOS VIRGEN MACARENA y Área PGA Fecha: 22/04/2013 Anexo IV: Programa de Participación de los Trabajadores F PGA / 04 Actuación Responsable Objetivo Comunicación Destinatarios Plazo Información para el análisis / Observaciones Fecha de aprobación: Aprobado por Responsable de Medio Ambiente : Firma: Edición: 1 Página 15 de 15

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