Revisó MVZ J. Isabel Campos Ochoa Representante de la rectoría para la implementación del SAC

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1 Página: 1 de 15 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Sección 6.6 pág. 3 Se modificó el inciso b) en lo referente a la realización de auditorias internas que se llevarán a cabo de forma trimestral durante el primer año de haber obtenido la certificación y una vez transcurrido el año se realizarán de forma semestral dichas auditorias internas. Con el objeto de ir vigilando la conformidad del sistema de forma periódica. 01 pág. 7 Se cambió en la operación uno el tercer criterio para seleccionar a los auditores internos quedando de la siguiente manera: Tener una escolaridad mínima de licenciatura. Con la intención de incrementar el nivel de conocimientos y habilidades para la realización de auditorias. pág. 10 En la operación seis se modificó una parte de la redacción del cómo: Se presenta los resultados al responsable del área auditada en la reunión de cierre, entregando el original del Reporte de Auditoria al auditado o responsable del área y copias del reporte al auditor Líder y al Responsable del SAC. Con ello se pretende darle una mejor comprensión a los auditados. 02 Sección 7.1 Pág. 4 Se modifico el diagrama funcional en una operación para que coincida con la descripción (sección 7.2) Pág. 7 Se agrego un formato de reunión de apertura y cierre FT-CTC-29 y se modifico el punto de a partir de que momento empieza a contar la entrega del formato de acciones correctivas FT-CTC-15, en caso de existir NC: Elaboró Brenda Figueroa Verde Revisó MVZ J. Isabel Campos Ochoa Representante de la rectoría para la implementación del SAC Aprobó Dr.Cecilio Oswaldo Flores Soto Secretario General FT-CTC-06/REV.00

2 22 Página: 2 de 15 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Pág. 8 Pág. 9 Sección 8 Pág. 11 Sección 6 Pág. 4 Se modifico la operación No. 4 por encontrarla confusa en lo referente a la información de la reunión de apertura (donde estaba indicada la hora, lugar y fecha). Se estandariza el plazo de la entrega del plan de acciones correctivas en caso de existir NC. Se agrego en documentos generados el formato FT-CTC-29 reunión de apertura y cierre. Se modifico la política del punto 6.6 inciso b) para estandarizar aplicación de las auditorias internas de calidad a todos los procesos y procedimientos involucrados Pág. 7, 9 y 10 Sección 3.2 Pág. 3 y 4 Sección 5 Pág. 4 Se modifico la entrega del reporte de auditoria para agilizar la entrega del mismo, siendo la mejora de que se proporcionara en original a ambas partes. Y se estandarizo el puesto del representante de la rectoría para la implementación del SAC. Se agregaron y se estandarizaron las definiciones conforme a la norma ISO 9000:2000. Se agrego el puesto de representante de la rectoría para la implementación del SAC Sección 6 Pág. 4 Pág. 7, 8 Sección 8 Pág. 11 Se elimino la política de la periodicidad de las auditorías internas. Se agregaron dos políticas la 6.7 y la 6.8: la de los criterios de auditores y la de no aceptar una no conformidad por parte de los auditados. Se eliminaron las operaciones 1 y 2 ya que se incorporaron en las políticas y se estandarizo el puesto de representante de la rectoría para la implementación del SAC. Se elimino quien es la persona auditada por encontrarse repetitivo Se cambio el tiempo de conservación del formato concentrado del resultado de auditorías de ser a dos años se quedo a seis años

3 33 Página: 3 de 15 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 06 Sección 1 Pág. 3 Sección 3 Pág. Sección 4 Pág. 6 Sección 5 Pág. 6 Sección 6 Pág. 6 Se adecuo el propósito del procedimiento. Se agrego la sigla U.A. y se adecuaron las definiciones correspondientes a las auditorías internas conforme a la norma ISO Se actualizaron las referencias Se agrego una responsabilidad al auditor interno la del inciso a) y se incorporo la responsabilidad de los directores de Unidades Académicas. Se agregaron políticas al procedimiento como son la 6.10, 6.11 y 6.12 referentes a la forma de envió y entrega de documentación hacia las Unidades Académicas Foráneas Pág. Se modifico la redacción de algunas operaciones. 07 Sección 8 Pág. Sección 10 Pág. Sección 6 Pág. 8 Sección 7 Pág. 12 y 13 Sección 8 pág. 14 Se elimino el formato de lista de verificación (preguntas guía), se incorporo el formato de reporte integral de auditorías internas y se realizaron cambios de nombre al algunos formatos. Se elimino el formato de lista de verificación (preguntas guía), se incorporo el formato de reporte integral de auditorías internas y se realizaron cambios de nombre al algunos formatos. Se elimino una parte de la política 6.12, lo concerniente a la entrega del reporte integral al representante de la rectoría para la implementación del SAC. Se cambió los días de entrega del formato de acciones correctivas/preventivas de 10 días hábiles a 20 días naturales. Se incorporo el formato de cedula de evaluación para auditores

4 44 Página: 4 de PROPÓSITO Establecer una metodología para planear, documentar y ejecutar las auditorías internas al Sistema Administrativo de Calidad de la UAN. 2.- ALCANCE Aplica a los procesos que forman parte del Sistema Administrativo de Calidad en la UAN. 3.- GLOSARIO 3.1- SIGLAS: NC: No Conformidad. SAC: Sistema Administrativo de Calidad. UAN: de Nayarit. U.A.: Unidades Académicas 3.2. DEFINICIONES U.A. foráneas: Son las Unidades Académicas de la de Nayarit que se encuentran localizadas fuera del campus universitario. Auditado: Organización que es auditada. Para efecto de la auditoría interna, el auditado es una de las áreas declaradas en la UAN. Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Nota 1 Las auditorías internas, denominadas en algunos casos auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrar al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. : Responsable de conducir y dar seguimiento al proceso de auditoría.

5 55 Página: 5 de 15 Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditorías y que son verificables. Nota: La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa. Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Nota: La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/prueba (3.8.3) u otros medios. No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito. Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinada y dirigidas hacia un propósito especifico. Nota Un programa de auditorías incluye las actividades necesarias para planificar organizar y llevar a cabo las auditorias. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos Nota: Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual e compara la evidencia de la auditoria. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria Nota Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria. Nota El cliente de la auditoria puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoria. Experto técnico: `Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. Nota 1 El conocimiento o la experiencia específicos son relativos a la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural. Nota 2 Un experto técnico no actúa como auditor en el equipo auditor Plan de auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. Alcance de la auditoria; Extensión y limites de una auditoria

6 66 Página: 6 de 15 Nota El alcance de la auditoria incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrados para aplicar conocimientos y habilidades. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria Nota 1 Generalmente implícita significa que es habitual o una practica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración este implícita. Nota 2 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisitos, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente. Nota 3 Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento Nota 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas Entidades de la Administración general universitaria: Comprende las Secretarias, Direcciones, Coordinaciones y Unidades Académicas de la UAN. 4.- REFERENCIAS (INTERACCIÓN CON OTROS DOCUMENTOS) Código Proceso o documento MC-CTC-01 Manual de Calidad NA Norma ISO-9001 NA Norma ISO PR-CTC-04 Procedimiento de Acciones Correctivas IT-CTC-01 Instructivo para la elaboración del programa de auditoría 5.- RESPONSABILIDADES 5.1. Responsable de programar, conducir y dar seguimiento al proceso de auditoría. 5.2 Auditores internos. Es responsabilidad de los auditores internos: a) Conocer los documentos relacionados con el área o proceso auditar. b) Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría. c) Cumplir con los requisitos aplicables a las auditorías. d) Informar los resultados de la auditoría.

7 77 Página: 7 de 15 e) Documentar las no conformidades. f) Verificar la efectividad de las acciones correctivas implantadas como resultado de la auditoría. 5.3 Representante de la rectoría para la implementación del SAC. Recibe, revisa y aprueba el programa de auditorías internas 5.4 Directores de U.A: Es su responsabilidad: a) Darle seguimiento constante al SGC b) Revisar su correo electrónico para que baje la información relativa a las auditorías internas, en caso de que sean unidades académicas foráneas. 6.- POLÍTICAS 6.1 Las auditorías internas deben programarse considerando el estado y la importancia que tenga el área a auditar en los procesos clave, así como los resultados de auditorías previas. 6.2 La selección de los auditores y realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorías. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. 6.3 Los auditores deben demostrar competencia para que las auditorías al SAC se efectúen en forma efectiva y uniforme. 6.4 Se debe respetar la independencia e integridad del equipo auditor. 6.5 Los auditores, al menos deberán tomar un curso de actualización por año para desarrollar y mantener su nivel de competencia. 6.6 Es responsabilidad del programar las auditorías internas de acuerdo a los siguientes criterios: a) Antes de la Auditoría de certificación se realizará al menos una auditoría interna. b) Mantener y salvaguardar los documentos correspondientes a la auditoría para entregar dichos documentos cuando sean requeridos y asegurar su confidencialidad de manera permanente. 6.7 En caso de que una no conformidad no sea aceptada por los auditados, estos deberán presentar las evidencias de su justificación en los siguientes tres días hábiles a la entrega del reporte, una vez evaluada la evidencia objetiva se determinara si la no conformidad se elimina del reporte de auditoría. Lo anterior lo decidirá el Auditor Líder. 6.8 Para ser auditor interno se debe de cumplir con los siguientes criterios: a) Ser servidor público de la UAN y tener mínimo seis meses de antigüedad b) Tener constancia de haber acreditado el curso de auditor interno c) Tener escolaridad mínima de licenciatura. 6.9 Se difundirá en la página Web el programa y plan de auditorías para conocimiento del personal que participa en el mismo.

8 88 Página: 8 de Los reportes de auditoría interna se entregaran en la reunión de cierre, y al no encontrarse el responsable del área o del procedimiento, se le entregara a la persona que asista en su nombre para su firma. Y si no se presentara nadie, se le enviara por correo electrónico al responsable del área o al coordinador de calidad en caso de que sea una Unidad Académica Foránea A las Unidades Académicas foráneas se les hará llegar por medio de un correo electrónico dirigido al director de la Unidad o a su coordinador de calidad, cualquier información relativa a las auditorías internas El reporte integral de auditorías internas será entregado a los secretarios involucrados en el SAC 7. ACCIONES DIAGRAMA FUNCIONAL Suministradores Insumo(s) Entrada(s) REPRESENTANTE DE LA RECTORIA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SAC Operaciones Básicas (Áreas involucradas) AUDITOR LÍDER AUDITORES INTERNOS ÁREA AUDITADA Salida(s) (rendimiento) Usuario(s) o proceso Requisitos y/o expectativas de los usuarios Inicio 1 Áreas auditadas *Listas de verificación *Programa de Auditoría *Plan de Auditoría *Resultados de Auditoría NO No Revisa y Autoriza? 1.1 Elabora programa y plan de auditoría Si 2 Informa auditoria 3 Ejecuta la auditoria 4 Realiza reporte Recibe y analiza resultados 5 No 5.1 Ausencia Si 6 Archiva reporte de auditoría A 2

9 99 Página: 9 de 15 Suministradores Insumo(s) Entrada(s) REPRESENTANTE DE LA RECTORIA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SAC Operaciones Básicas (Áreas involucradas) AUDITOR LÍDER AUDITORES INTERNOS ÁREA AUDITADA Salida(s) (rendimiento) Usuario(s) o proceso Requisitos y/o expectativas de los usuarios 1 Verifica cierre de No Conformidades Fin 9 A Da seguimiento a las acciones correctivas 8 7 Elabora plan de acciones correctivas * Reporte de Auditoría * Plan para efectuar Acciones correctivas o preventivas Representante de la rectoria para la implementacion del SAC y Entidades de la Administración general universitaria *Detectar no conformidade s (áreas de oportunidad) del Sistema Administrativo de Calidad y corregirlos

10 Página: 10 de DESCRIPCIÓN No. Operación Quién Hace qué Con quién O con qué Cuándo y Dónde 1 Elabora Personalmente Una vez que se programa y da inicio con las plan de auditorías. En el auditoría área de trabajo. Cómo Elabora programa de auditoría interna, de acuerdo al instructivo para el llenado del formato programa de auditoría interna. Y con base en los resultados de las auditorías previas, así como el plan de auditoría en el que se asigna al equipo auditor a las diferentes áreas para efectuar la auditoría y la documentación necesaria para ejecutarla, la cual podría ser: Norma ISO 9001 Procedimientos gobernadores y generales Lista de verificación de auditoria interna Reporte de Auditoría Interna para documentar las evidencias que respalden las conclusiones obtenidas por los auditores. Envía programa de Auditoría al Representante de la rectoría para la implementación del SAC. Registro FT-CTC-09 IT-CTC-01 FT-CTC-10 FT-CTC-12 FT-CTC-13

11 1111 Página: 11 de 15 No. Operación Quién Hace qué 1.1 Revisa y Representante de la autoriza rectoría para la implementación del SAC. 2 Informa auditoría 3 Ejecuta la auditoría Con quién O con qué Cuándo y Dónde Personalmente Una vez elaborado el programa y plan de auditoria. En el área de trabajo. Personalmente Una vez revisado y autorizado por el representante de la rectoría para la implementación del SAC. En el área de trabajo. Personalmente Una vez que se y Auditores internos concerta la auditoria. En el área(s) a auditar. Cómo Revisa y autoriza, mediante su firma, el programa de auditorías de calidad internas, si cumple con los criterios indicados en el instructivo para el llenado del formato de programa de auditoría interna. Envía el programa al Auditor Líder en caso de no cumplir con los criterios indicados en el instructivo para el llenado del formato del programa de auditorías internas, para su corrección Informa a todos los involucrados en el Sistema Administrativo de Calidad, fecha, hora y lugar para la reunión de apertura de la auditoría interna en turno, en el formato Aviso de Auditoría Interna. Realiza, junto con el equipo auditor la reunión de apertura, con las áreas a auditar. El : Explica el objetivo y alcance de la auditoría. Presenta al equipo auditor, así como el programa de desarrollo de la auditoría incluyendo el itinerario. Aclara cualquier duda o detalle que pueda parecer confuso. Los participantes en la reunión de apertura deben ser: El grupo auditor. El responsable del área auditada Registro FT-CTC-14 FT-CTC-29

12 1212 Página: 12 de 15 No. Operación Quién Hace qué Con quién O con qué Cuándo y Dónde Cómo El equipo auditor ejecuta la auditoría interna conforme a lo siguiente: Aplicar la lista de verificación (cuando sea necesario). Entrevistar al auditado de acuerdo al itinerario. Recolectar evidencias. Señalar incumplimientos al responsable o al auditado. Documentar la no conformidad encontrada. El encabeza la reunión de cierre con el responsable del área auditada e Informa al área auditada las no conformidades de la auditoría y se asegura de la comprensión de los resultados de la auditoría en formato Reporte de Auditoría Interna. Registro FT-CTC-29 FT-CTC-13 En caso de existir NC, solicitar a cada auditado, en un plazo no mayor a 20 días naturales a partir de la reunión de cierre, el formato de acción correctiva/preventiva (plan de acciones) completo de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Acciones Correctivas y preventivas,. FT-CTC-15 PR-CTC-04

13 1313 Página: 13 de 15 No. Operación Quién Hace qué 4 Realiza reporte y Auditores internos 5 Recibe y analiza resultados 5.1 Manejo de la NC 6 Archiva reporte de auditoría 7 Elabora plan de acciones correctivas 8 Da seguimiento a las acciones correctivas 9 Verifica cierre de no conformidades El representante del área auditada o auditado El representante del área auditada o auditado El representante del área auditada o auditado El representante del área auditada o auditado o auditores internos Representante de la rectoría para la implementación del SAC. Con quién O con qué Cuándo y Dónde Personalmente Una vez ejecutada la auditoria. En el área de trabajo. Personalmente o persona designada Personalmente o persona designada Personalmente o persona designada Personalmente o persona designada Una vez que recibe el reporte. En el área auditada. Una vez que recibe el reporte. En el área auditada. Una vez que analiza resultados del reporte. En el área de trabajo. Una vez recibido y analizado resultados. En el área de trabajo. Personalmente Una vez elaborado el plan de acciones correctivas. En el área de trabajo. Personalmente Una vez que se da seguimiento a las acciones correctivas. Cómo Realiza Reporte de la Auditoría Interna, basándose en: Obtención de evidencias. Observaciones físicas y registros. Documentación de las no conformidades encontradas. Se presentan los resultados al responsable del área auditada en la reunión de cierre, entregando el Reporte de Auditoría conforme a las políticas 6.10 y 6.11 de este procedimiento. Los resultados de las auditorías internas son presentados por el en reunión de revisión por la alta dirección. El representante del área auditada o auditado recibe el resultado de la auditoría y analiza los resultados. En caso de que hubiera no conformidad se pasa a la operación No. 7 de este procedimiento. Archiva y mantiene el registro del reporte en caso de no existir NC. Y con ello se da por terminada la auditoria. Entrega en caso de existir NC, en un plazo no mayor a 20 días naturales, el formato de acción correctiva/preventiva (plan de acciones correctivas) completo de acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Acciones Correctivas y preventivas. Da seguimiento a las acciones correctivas de acuerdo al Procedimiento Acciones Correctivas y preventivas Verificar el cierre de las NC, firmando el plan de acciones, en la sección de Vo.Bo. Registro FT-CTC-13 FT-CTC-15 PR-CTC-04. PR-CTC-04

14 1414 Página: 14 de DOCUMENTOS GENERADOS (CONTROL DE REGISTROS) Código Registro Tiempo de conservaci ón Disposición del registro Responsable de almacenarlo FT-CTC-09 Programa de 2 Años Se destruye auditoría Interna FT-CTC-10 Plan de auditoría 2 Años Se destruye FT-CTC-12 FT-CTC-13 FT-CTC-14 FT-CTC-15 FT-CTC-16 FT-CTC-24 FT-CTC-29 FT-CTC-35 Lista de verificación de auditoría interna Reporte de auditoría Interna Aviso de auditoría Interna Acción correctiva/preventiva Concentrado del resultados de Auditorías Cedula de evaluación para auditores Reunión de apertura y cierre Reporte Integral de auditoría Interna 2 Años Se destruye 2 Años Se destruye 2 Años Se destruye 2 Años Se destruye 6 Años N/A Lugar de almacén 1 año Se destruye 2 Años Se destruye 2 Años Se destruye 9.- MONITOREO Y MEDICIÓN Descripción de la No. actividad del Secuencia seguimiento o medición NA Representante de la rectoría para la implementación del SAC y auditor líder verifican la existencia y cumplimiento del programa de auditoría se logre conforme a las políticas definidas en este procedimiento NA Los auditores internos realizan actividades de verificación del cumplimiento de las acciones correctivas o preventivas establecidas por las áreas auditadas para el cierre y eliminación de las NC reales o potenciales Periodicidad Nombre del Registro Código Según el periodo establecido en el programa de auditoria Según lo establecido en el plan de acciones correctivas/prev entivas Programa de auditoría Interna Acción correctiva/preventiva FT-CTC-09 FT-CTC-15

15 ANEXOS FORMATOS: FT-CTC-09 FT-CTC-10 FT-CTC-12 FT-CTC-13 FT-CTC-14 FT-CTC-15 FT-CTC-16 FT-CTC-24 FT-CTC-29 IT-CTC-01 FT-CTC-35 Programa de auditoría Interna Plan de auditoría Lista de verificación de auditoría interna Reporte de auditoría Interna Aviso de auditoría Interna Acción correctiva/preventiva Página: 15 de 15 Concentrado del resultados de Auditorías Cédula de evaluación para auditores Reunión de apertura y cierre Instructivo para el llenado del formato Programa de Auditoria Interna FT-CTC-09 Reporte Integral de auditorías internas

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