Instructivo de uso. Administración de Pedidos Gasolineras SISTEMA ERP V12.

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1 Instructivo de uso Administración de Pedidos Gasolineras ERP V12.

2 Contenido Control del documento Introducción Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Responsabilidades Menú principal del Módulo de Administración de Pedidos (Navegador) Barra de Menú del Sistema Configuración de Listas de Precios Pantalla Única GAS Proceso de Cancelación Modificación de Datos de Cliente Administración de Pedidos Creación de pedidos manual Manejo del Organizador de Pedidos Liberación de pedidos manual N/A Reportes Reportes ASA Temas Abiertos Temas Abiertos de 34

3 Control del documento Objetivo del Instructivo Proporcionar un documento que permita conocer el uso de la administración de pedidos para gasolineras, dentro del módulo OM en el sistema ERP versión 12. Áreas a las que está destinado el instructivo: Gasolineras (México, Cancún y Tehuacán) Gerencia de Ingresos. Sumario de Cambios Versión Motivo del Cambio Número de Revisión Fecha Aprobación 1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept Aprobador Nombre y cargo: Alfonso Coronado Paniagua Gerente Unidad administrativa/ área a la que pertenece Gerente de Soluciones Informáticas 3 de 34

4 1. Introducción El ciclo de Ingresos como se identifica a las funcionalidades de ventas y facturación comprende por 3 módulos principalmente los cuales son: Order Management (OM).- Se encarga de las funcionalidades de pedidos y envíos de la ventas de artículos inventariables Advanced Pricing (QP).- Es donde se controla las listas de precios y descuentos Account Receivables (AR).- Controla los procesos de facturación y cobranza. Visto en forma de diagrama el ciclo de ingresos se puede ejemplificar de la siguiente manera: Este manual mostrará las actividades necesarias para el ciclo de Ingresos como funcionará en (ASA), dejando fuera toda funcionalidad de los módulos que no será utilizada de acuerdo al modelo. 2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las máquinas de cada uno de los usuarios. 4 de 34

5 Para conectarnos es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL de la aplicación que se presenta a continuación: Instancia de prueba: Instancia de Producción: En la pantalla de conexión que se presenta se deberá registrar el Nombre de Usuario y Contraseña asignados. Ingrese los datos de autentificación damos clic en el botón Conexión para ingresar al sistema Responsabilidades Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrán una responsabilidad con la que podrán acceder al sistema de acuerdo a la actividad que vaya a realizar. 5 de 34

6 Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal de Cuentas por Cobrar o Administración de pedidos según sea el caso. Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle 2.2. Menú principal del Módulo de Administración de Pedidos (Navegador) 6 de 34

7 La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes: 7 de 34

8 Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo Cambiar de Traducir Campo Responsabilidad Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función. Acción Bloque Siguiente Bloque Anterior Campo Siguiente Campo Anterior Duplicar Articulo Duplicar Registro Ingresar Consulta Ejecutar Consulta Insertar Registro Limpiar Pantalla Limpiar Registro Lista de Valores Salir / Cancelar Consulta Suprimir Registro Grabar / Validar Teclas Shift + Page Down (Av Pág.) Shift + Page Up (Re Pág.) Tab Shift + Tab Shift + F5 Shift + F6 F11 Control + F11 Control + Down F8 F6 Control + L F4 Control + Up Control + S 3. Configuración de Listas de Precios 8 de 34

9 Como requerimiento para ingresar un pedido es la creación de una lista de precios que contenga los artículos que se desean vender. La configuración se hace en la responsabilidad de OM en la siguiente ruta: Fijación de Precios > Listas de Precios > Configuración de Lista de Precios La pantalla como se muestra es la siguiente Las listas de precios contienen una región de cabecera donde puede definir información general tal como fechas efectivas y divisa, y líneas de listas de precios que definen artículos y/o precios de categorías de artículos. 9 de 34

10 La descripción de los campos en el encabezado es: NOMBRE EN PANTALLA Nombre Descarga a Dispositivo Activo Descripción Divisa Redondear A Fechas Efectivas Términos Flete Términos Pago VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Ingresar nombre la lista de precios Indica si la lista de precios puede ser usada por dispositivo con la solución móvil de Oracle Indica si la lista de precios esta activa y puede ser usada Descripción de la lista de precios Indica la moneda de uso de la lista de precios Número de decimales para el redondeo Rango de fechas en que la lista de precios puede ser usada Indica si con la lista de precios se usa un flete Indica si para la lista de precios se usa un término de pago único Transportistas Indica si se usa un transportista para el envío de estos artículos con la lista de precios Comentarios Información adicional que se requiera para identificar la lista de precios 10 de 34

11 Para el detalle de los artículos se puede indicar un precio para los 4 valores que se muestran y son: All Items: Un precio para todos los artículos Número de Artículo: Un precio para un artículo Categoría de Artículo: Un precio para todos los artículos dentro de una categoría Sección de istore: Precio usado si se usa el módulo de istore El valor del producto dependerá del atributo que hayamos escogido y el sistema llenará su descripción y unidad de medida de acuerdo al catálogo de artículos. 11 de 34

12 El método de aplicación por default es Precio Unitario y habrá que colocar el Valor de venta del artículo. A nivel línea se puede indicar la fecha inicial y final que este precio va a hacer tomado por el pedido. Adicionalmente se podrá indicar si se usa una Lista de Precios Secundaria y Descuentos (Calificadores) aplicables a esta lista de precios. 4. Pantalla Única GAS Como parte importante, la funcionalidad de la Pantalla única de Gasolinas (GAS), es la de crear a través de una sola pantalla, el pedido, la factura, el archivo de texto y la factura electrónica. La presentación que tiene la pantalla es la siguiente: Cliente No. Es el campo de inicio del proceso, es un campo de tipo Lista de Valores donde el usuario podrá seleccionar de la lista el cliente, al cual le desea generar un pedido. En caso de que el usuario no desee seleccionar al cliente de la lista de valores podrá capturar el número de cliente de forma manual. Una vez que el usuario selecciona o captura al cliente el sistema desplegará de forma automática los datos fiscales del cliente como son: RFC, Razón Social y Dirección. 12 de 34

13 En caso de que el cliente al cual se le desea generar el Pedido, no sea un cliente dado de alta dentro del catálogo de clientes, el No. de Cliente que se deberá seleccionar será el cliente 3306 y los datos fiscales deberán ser dados de alta de forma manual. RFC Alterno. En caso de que el cliente al cual se le va a generar el pedido no sea un cliente dado de alta dentro del catálogo de clientes el ERP, se podrá buscar dentro del catálogo de clientes Gasolineras. En caso de que el cliente no esté dado de alta, el sistema mostrará la pantalla de captura de los clientes de facturación, la cual es la siguiente pantalla: Tipo de Pedido. El sistema desplegará en forma automática el tipo de pedido, el cual dependerá del usuario que se firma a la aplicación así como de los términos de pago que tiene asociado el cliente seleccionado. Las opciones que puede tener son: 13 de 34

14 Remisión. Campo en el cual se debe de proceder a capturar el número de folio de la remisión. Fecha Servicio. Fecha con la cual se generará la transacción, el formato será: DD- MMM-AAAA. Fecha Contable. Fecha con la cual será registrada la transacción en Contabilidad, el formato será DD-MMM-AAAA, por default la pantalla colocará la misma fecha del servicio. Termino de Pago. En caso de que sea un cliente dado de alta en el ERP, deberá mostrar el término que tiene asociado el cliente en el catálogo respectivo; Para clientes no registrados en el catálogo de clientes, se empleará el cliente genérico 3306 con el término de pago Contado. RFC. Campo en el cual se desplegará el RFC del cliente, una vez seleccionado. Razón Social. Campo en el cual se desplegará la razón Social del cliente, una vez seleccionado. Dirección. Campo en el cual se desplegará el domicilio fiscal del cliente, una vez seleccionado. ID. Número que asigna de forma automática la pantalla con el fin de identificar la transacción que se está generando internamente dentro del sistema. Pedido. Numero de pedido que genera la transacción dentro del ERP. Factura. Numero de factura que genera la transacción dentro del ERP. Forma de Pago. Por medio de este campo se desplegará el tipo de Pago que tiene asociado el cliente. Este campo se tomará del catálogo de clientes. Para el caso de 14 de 34

15 clientes registrados con el 3306 este campo será de libre captura, las opciones son: Cheque, Efectivo, Tarjeta Crédito, Tarjeta Débito y Transferencia Electrónica. Banco. Campo por medio del cual se desplegará el banco con el cual está asociada la cuenta de cliente. Este campo se tomará del catálogo de clientes. En caso de que no esté ninguna cuenta asociada, permitirá capturar el dato. Cuenta. Campo por medio del cual se capturarán los últimos 4 dígitos de la tarjeta, con la que se realiza el pago. Status. Estatus en el que se encuentra la transacción. Los status posibles son: 15 de 34

16 o o o Abierto. La transacción solo esta generada, es decir los datos solo son capturados en la pantalla. Enviado. La transacción ya genero pedido y está en proceso de generación de factura, en caso de que el termino de pago sea Contado o Pago Anticipado. Facturado. La transacción, ya genero la factura. Artículo. Lista de valores que despliega los artículos de gasolineras, que pueden estar relacionadas con un servicio. Descripción Artículo. Una vez que se seleccionado el artículo se despliega la descripción asociada al mismo. Unidad de Medida. Unidad de medida asociada al artículo, la cual se desplegará de manera automática una vez que se seleccionado el artículo. Cantidad. Campo por medio del cual se deberán de capturar la cantidad de litros o productos asociados al artículo seleccionado. Precio Lista. Precio asociado al artículo, en base a la fecha del servicio. Este campo lo toma de la lista de precios dada de alta en el sistema. Precio Usuario. Campo por medio del cual el usuario podrá capturar el precio del artículo en caso de que no existan listas de precios. Monto. Es el precio total del producto el cual sale de multiplicar la cantidad por el precio. 16 de 34

17 Una vez que se han capturado todos los datos necesarios para poder generar el pedido, el usuario deberá dar click en el botón de Posteriormente deberá presionar el botón, y el sistema generará el ID de la transacción. y la pantalla realizará lo siguiente: Los servicios calificados con los términos de pago Contado y Pago anticipado, al momento de presionar Procesar, se deberá generar el Pedido, la factura, crear el archivo de texto y enviar la factura a Buzón-e. Los servicios calificados con término de pago diferente a Contado y Pago Anticipado, únicamente deberán ser generados como pedidos reservados. Para el caso de las transacciones de Contado el proceso de forma automática generara el recibo y realizará la aplicación del mismo a la factura Proceso de Cancelación El proceso de Cancelación automática, se generará cada vez que el usuario consulte un pedido (F11) y de click en el botón Cancelar. La pantalla activará los campos fiscales del cliente, para realizar las correcciones correspondientes, una vez realizadas las modificaciones deberá presionar el botón de guardar y posteriormente dar clic en el botón de, el sistema realizará de forma automática la generación de una Nota de crédito asociada a la factura anterior y generará la nueva factura Modificación de Datos de Cliente En caso de que sea necesario realizar la modificación de los datos fiscales de un determinado cliente, dado de alta en el catálogo de clientes, los pasos que se deben seguir son los siguientes: Abrir la pantalla de clientes Gasolineras 17 de 34

18 Dar clic en el icono de Limpiar Registro y posteriormente presionar F11. El sistema colocará la pantalla. en modo de búsqueda y el usuario deber proceder a colocar los datos de búsqueda en el campo de RFC y posteriormente presionar Ctrl. F11. Una vez realizados los cambios requeridos, deberá dar click en el botón de Guardar 5. Administración de Pedidos Cuando hablamos de administración de pedidos nos referimos a la creación, liberación y envío de las mercancías que se venden a un cliente, estos pedidos son a partir de artículos que se encuentran en el inventario. En este punto se mostrará el proceso manual de administración de pedidos así como el proceso de captura de pedido desde la pantalla desarrollada En el caso de (ASA) por este medio se controlarán las salidas de almacén por los materiales, herramientas y uniformes que se le vende a las Empresas Externas y Distribuidores Creación de pedidos manual 18 de 34

19 Para entrar a la pantalla de creación de pedidos hay que ingresar en la ruta Pedidos, Devoluciones > Pedidos de Ventas A continuación se muestran de forma general los pasos para capturar un pedido a. Dentro de la pestaña de Principal, seleccione el nombre del cliente (A&P INTERNATIONAL SERVICES SA DE CV) o el número de cliente (4242) Debe ingresar un cliente para poder registrar un pedido. Éste es el cliente de Venta para el pedido. Al ingresar el nombre del cliente (A&P INTERNATIONAL SERVICES SA DE CV) el sistema hereda de la información del catálogo de clientes la siguiente información: Cliente Dirección de envío Dirección de facturación. Número de pedido, este se asignará por el usuario, de acuerdo a número consecutivo que manejan. Tipo de Pedido. Lista de precios estará conformada con los mismos códigos que los tipos de pedido agregando, la combinación adicional o contractual, más la fecha de vigencia: ejemplo, CEN-CMB-ADI-01-DIC-2004 Campos Obligatorios (cont.) 19 de 34

20 Vendedor, se manejaron los mismos códigos para su rápida localización. CEN-CIUDAD OBREGÓN y representan en donde se está generando la venta. Campos descriptivos obligatorios para combustibles: Número de matrícula. Canal de ventas, representante a los clientes con itinerario y sin itinerario, esta clasificación está definida desde el alta del cliente. Prioridad de envío, nos determina si el pedido está en un horario normal o extraordinario. b. Dentro de la pestaña de Otros la información que hereda desde el cliente seleccionado es: Término de Pago Depósito Método de Envío 20 de 34

21 c. Dentro de la pestaña de Artículos Línea se agregan todos los artículos que se van a vender. Hay que ingresar el artículo pedido y la cantidad deseada, en este caso, la cantidad de GASAVION que se venderá a A&P INTERNATIONAL SERVICES SA DE CV, esto con información de disponibilidad de Inventarios. Los datos de UDM (Unidad de Medida) y Precio el sistema los hereda del artículo y la lista de precios respectivamente. Para este caso de pedido para A&P INTERNATIONAL SERVICES SA DE CV no es necesario ingresar o modificar información adicional al pedido. Artículo Pedido.- Aquí, se registrará la clave de vuelo, que nos indicará cuales son los servicios que cobraran en el pedido Cantidad, Siempre se deberá de registrar el número 1. d. Como último paso habrá que tomar nota del número de pedido que generó el sistema y solo queda registrar el pedido con el botón que se muestra abajo. 21 de 34

22 5.2. Manejo del Organizador de Pedidos Para entrar a la pantalla de organizador de pedidos hay que ingresar en la ruta Pedidos: Pedidos, Devoluciones > Organizador de Pedido El Organizador de Pedido permite administrar los pedidos y devoluciones existentes en el sistema. Usando esta ventana, es posible encontrar los pedidos recientes, los pedidos con fecha de envío solicitado vencida, los pedidos en una retención en particular o los pedidos para un cliente importante. 22 de 34

23 Cuando abre el Organizador de Pedido, se despliega la ventana Encontrar. Ésta permite ingresar criterios de búsqueda para localizar un pedido o grupo de pedidos. Tiene los siguientes separadores: Información de Cotización/Pedido, Información de Línea, Avanzado, Información de Retenciones, Programación. Los campos en estos separadores permiten ingresar o seleccionar valores que se usan como criterios para encontrar y desplegar pedidos. Aparecerá la lista de pedidos. Si desea consultar la información específica de alguno de los pedidos mostrados en esta lista se debe de hacer doble click sobre el renglón correspondiente. 23 de 34

24 Aparecerá una con la información del pedido Liberación de pedidos manual N/A Cuando hablamos de liberar un pedido nos referimos al paso de validación del pedido y ponerlo disponible para que la gente de almacén lo pueda ver para surtir. Para el caso de (ASA) no es más que un paso intermedio dentro del proceso de pedidos que no tiene ninguna relevancia el flujo de facturación de A&P INTERNATIONAL SERVICES SA DE CV. Para hacer esto hay que entrar a la ruta: Envío > Despachar Pedidos de Ventas > Despachar Pedidos de Ventas 24 de 34

25 Hay que ingresar el número de pedido y ejecutar el proceso para la liberación. Al ejecutar el proceso se mostrará la siguiente nota. 25 de 34

26 6. Reportes 6.1. Reportes ASA Reportes Gasolinera OM ASA - Cambiar Vigencia de Listas de Precios de Gasavión ASA - Control de Movimiento Operacional ASA - Control de Movimiento Operacional Texto (Separado con Pipes) ASA - Generar Factura ERP ASA - Transferir Remisiones a ASA Pedidos Ventas ASA Generar e Imprimir Facturas ASA - Facturacion Gasolineras Contado ASA - Factura Automática Contado Autoinvoice Import Program ASA - Compresión de Archivos de Facturas E. ASA - Envío por SFTP de Factura Electrónica Navegación: La navegación para visualizar reportes es la siguiente: Ver > Solicitudes 26 de 34

27 Se presiona el botón Ejecutar una Nueva Solicitud Se selecciona la opción Solicitud Única 27 de 34

28 Se despliega la pantalla de ejecución de solicitud en la cual se buscará el reporte deseado en el campo Nombre Se despliega pantalla de búsqueda de reporte y se selecciona el reporte: 28 de 34

29 Se despliega pantalla con los parámetros requeridos para la ejecución del reporte, se ingresan los datos que se deseen se muestren en el reporte y se presiona el botón Aceptar : 29 de 34

30 Se muestra de nuevo la pantalla Ejecutar Solicitud con los parámetros elegidos y se presiona el botón Ejecutar para que se procese el reporte: 30 de 34

31 Aparecerá una pantalla de decisión en la que se presionará el botón No Se desplegará de nueva cuenta la pantalla Encontrar Solicitudes en la cual se presionará el botón Encontrar : 31 de 34

32 Se despliega la pantalla Solicitudes con el estatus del procesamiento del reporte: 32 de 34

33 Se selecciona el reporte que ejecutamos y se presiona el botón Visualizar Output el cuál desplegará en una nueva pantalla el reporte que solicitamos: Nota: Para realizar la ejecución de cualquier otro reporte, se deberán seguir todos los pasos anteriores. 33 de 34

34 Temas Abiertos y Cerrados Temas Abiertos ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica Temas Abiertos ID Tema Resolución Responsabilidad Fecha de Entrega Fecha Crítica de 34

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