3-3.- Las ofertas ilegibles o que contengan omisiones, alteraciones, borrones o tachaduras graves serán rechazadas.

Transcripción

1 INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA LICITACIÓN ABREVIADA Nº 2011LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE UNA PERSONA FÍSICA O JURÍDICA PARA REALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIC/NIIF) EN EL INCOP 1.- Invitación CONDICIONES GENERALES El Departamento de Proveeduría del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, que en lo sucesivo se denominará INCOP, invita a participar en la Licitación Abreviada Nº 2011LA por la Contratación de los Servicios Profesionales de una persona física o jurídica para realizar la implementación de las normas internaciones de información financiera (NIC/NIFF) en el INCOP. 2.- Participantes Podrán ser participantes las personas físicas o jurídicas que presenten ofertas actuando directamente o por medio de un representante legalmente autorizado. 3.- Presentación de Ofertas Las ofertas deberán ser presentadas en original y tres copias Las ofertas deberán ser entregadas en un sobre cerrado en el Departamento de Proveeduría del INCOP en Puerto Caldera, antes de la hora señalada para la apertura de las mismas indicando claramente en el sobre la siguiente leyenda: Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico Departamento de Proveeduría Licitación Abreviada Nº 2011LA Contratación de los Servicios Profesionales de una persona Física o Jurídica para realizar la Implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIC/NIFF) en el INCOP Recepción de ofertas, vence el 16 de junio del 2011 Hora: 10:00 horas Las ofertas ilegibles o que contengan omisiones, alteraciones, borrones o tachaduras graves serán rechazadas.

2 3-4.- Una vez depositada la oferta en el Departamento de Proveeduría del INCOP no podrá ser retirada, entendiéndose que la misma es propiedad de la Institución. La oferta podrá ser modificada o anulada mediante solicitud por escrito del concursante en fecha anterior a la apertura de ofertas Las ofertas deberán presentarse firmadas por la persona legalmente autorizada para hacerlo. Asimismo, dicha firma deberá venir debidamente autenticada por un Abogado En la oferta deberá declararse bajo juramento que no les alcanzan las prohibiciones del artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y que se encuentran al día en el pago de todo impuesto nacional. Dichas declaraciones deben ser otorgadas ante notario público Todos los participantes deberán presentar una Certificación de la Caja Costarricense del Seguro Social en la que conste que se encuentran al día con las obligaciones obrero patronal Se deberá de anotar en la oferta la vigencia de la misma, la cual no debe ser inferior a treinta (30) días hábiles En la oferta se deberán indicar los Impuestos que afectan la misma, en caso de no indicarse se entenderá que la oferta está con todos los impuestos incluidos. 4.- Garantías 4.1 Cada participante deberá entregar junto con su oferta el comprobante respectivo de haber realizado el depósito de garantía de participación en la Sección Caja que consistirá en un 5% del monto total de la oferta, (recibo que se confecciona en el Departamento del Proveeduría antes de pasar a la Sección Caja a efectuar el respectivo depósito). 4.2 Quien resulte adjudicatario en esta licitación deberá depositar el 10% por concepto de Garantía de Cumplimiento. 4.3 La vigencia del depósito por garantía de participación debe ser un período mínimo de treinta (30) días naturales adicionales a la fecha máxima establecida para dictar el acto de adjudicación. 4.4 La vigencia de la garantía de cumplimiento debe ser por un período mínimo de sesenta (60) días naturales adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual. 4.5 Las garantías podrán ser rendidas de acuerdo con el artículo 42 del Reglamento General de la Contratación Administrativa. La garantía de cumplimiento quedará bajo custodia del INCOP, y será devuelta dos meses después de vencido el contrato.

3 5.- Recepción, apertura de ofertas y adjudicación El plazo de recepción de ofertas vence el día 16 de junio del 2011 a las 10:00 horas en Puerto Caldera La apertura de ofertas se realizará inmediatamente después de vencido el plazo de recepción en la Oficina del Departamento de Proveeduría en Puerto Caldera El INCOP resolverá este concurso a más tardar treinta (30) días hábiles después de la apertura de ofertas. 6- Cumplimiento de Directriz Presidencial Es deber ineludible de la empresa ofertante y adjudicataria, de cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo. Lo anterior tal y como lo establece la Directriz 29 de la Presidencia de la República, publicada en el Alcance 59 de La Gaceta 153 del 10/08/2001. En todo lo demás no previsto en el presente pliego de condiciones, se regirá de conformidad con lo que establece la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa, para este tipo de contratación.

4 CARTEL DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CONTRATACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE UNA PERSONA FÍSICA O JURÍDICA PARA REALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIC/NIIF) EN EL INCOP 1- JUSTIFICACIÓN. La contratación de los servicios profesionales para la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, se fundamenta en el Decreto No H, del 04 de noviembre del 2009, publicado en la Gaceta No. 234 del 02 de diciembre fe 2009 emitido por el Ministerio de Hacienda, que obliga a las empresas públicas a la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). 2- OBJETIVO: Contratar los servicios profesionales de una persona física o jurídica para llevar a cabo el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y elaborar el Plan de Acción de la Implementación de dicha normativa internacional en el INCOP. Garantizar una implementación exitosa de la citada normativa contable. 3- ALCANCE: El oferente contratado deberá llevar a cabo las siguientes actividades: 3.1. Llevar a cabo el desarrollo de todo el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en INCOP. De previo, el contratista deberá realizar un diagnóstico de la situación actual del proceso contable del INCOP y demás áreas administrativas que serán afectadas en dicho proceso. En el desarrollo del diagnóstico se deberá considerar como fundamental, los criterios emitidos en la NIIF en su conjunto que sean aplicables a INCOP, las directrices, decretos, circulares, etc., emitidas por la Contabilidad Nacional en materia de esa normativa contable internacional sujeta a implementación por parte de empresas públicas como el caso de INCOP En el diagnóstico, como mínimo se deberán considerar los siguientes aspectos: Los procedimientos y prácticas contables que actualmente se aplican en el INCOP Las políticas contables actualmente aprobadas El cuadro de cuentas o catálogo de cuentas en uso Estructura de los estados financieros que se elaboran en la actualidad.

5 Manuel integral de cuentas Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) El contratista, en el diagnóstico a realizar, deberá considerar todas aquellas recomendaciones emitidas por entes externos e internos que aún se encuentren pendientes y que puedan afectar el proceso de implementación de las NIIF. Además, deberá determinar el proceso de depuración general de cuentas contables conforme lo demanden cada una de las normas internacionales a implementar Depuración de las cuentas contables según la balanza de comprobación actual En el diagnóstico el contratista deberá observar de los capítulos IV y XI de la SP emitidos por la Contabilidad Nacional relacionados con la Consolidación y Patrimonio Neto Otros aspectos que el contratista considere necesario en el diagnóstico que contribuya al proceso de implementación de las NIIF Del diagnóstico una vez realizado, se deberá rendir un informe con sus respectivas conclusiones y recomendaciones que deriven de ese proceso. El documento deberá dirigirse a la Comisión de Implementación de NIIF-INCOP y deberá determinar, a su vez, cuáles son las normas (NIIF) que serán implementadas en el INCOP, los nuevos procedimientos contables a desarrollar según los requerimientos de cada norma a implementar y cuenta por cuenta Presentar ante la Comisión de Implementación de las NIIF del INCOP, el Plan de Acción de Implementación. Elaborar un cronograma calendarizado para la implementación en INCOP de cada una de las normas que así se determinó en el diagnóstico Una vez incorporadas las observaciones que haga la Comisión de Implementación de las NIIF- INCOP al informe del diagnóstico, el contratista deberá presentarlo ante la Junta Directiva para su correspondiente aprobación, conjuntamente con el Plan de Acción de Implementación y el Cronograma Calendarizado de implementación de las NIIF con indicación de los funcionarios y áreas responsables de cada actividad Como parte integral del proceso de implementación de las NIIF, el profesional que se llegue a contratar, deberá impartir la capacitación al personal de las áreas de la institución involucradas, respecto a cada una de las normas que se vayan implementando. Por lo tanto, es necesario presentar un cronograma para dicha capacitación La coordinación de las actividades de implementación de las NIIF, la hará el profesional responsable del proyecto con la Comisión de Implementación de NIIF-

6 INCOP y deberá realizar todas las sesiones de trabajo semanal en las oficinas de INCOP en Puerto Caldera dentro del horario normal de trabajo Un vez concluida la implementación de las NIIF aplicables al INCOP, y recibida a satisfacción del INCOP a través de la Comisión de Implementación NIIF-INCOP, el contratista un informe final que así declare la culminación del citado proceso. El informe deberá ser expuesto en Junta Directiva. 4- REQUISITOS DE IDEONEIDAD Y EXPERIENCIA. Se tomará como requisito de admisibilidad de las ofertas a los oferentes que cumplan con los siguientes aspectos: a) La persona física o jurídica a contratar deberá asignar como mínimo dos profesionales en contaduría pública para el desarrollo de este proyecto. b) De los profesionales asignados debe designarse un responsable del proyecto. c) Deberán ser Contadores Públicos Autorizados y certificados en Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). (presentar certificaciones). d) Deberán estar incorporado al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica. e) Deberán estar al día en sus obligaciones con el Colegio de Contadores Públicos. f) Que no estén cubiertos por las disposiciones del Artículo 22 y 22 bis de la Ley General de Contratación Administrativa. g) Estar al día con las obligaciones ante la C.C.S.S. h) Contar como mínimo de 1 año de experiencia en implementación de normas internacionales en empresas públicas, instituciones públicas estatales, experiencia docente y experiencia práctica dirigiendo implementación de las NICSP en instituciones públicas. Dicha experiencia se deberá comprobar mediante declaración jurada. i) El responsable del proyecto debe tener experiencia demostrada y certificada como capacitador en temas relacionados con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIC/NIIF). Deberá cumplir con un mínimo de 200 horas de capacitación para lo cual deberá aportar la declaración jurada correspondiente. j) El responsable del proyecto deberá contar con experiencia demostrada en el campo financiero contable del Sector Público Costarricense. Para estos efectos deberá presentar declaración jurada de las Instituciones Públicas para las cuales ha laborado o prestado servicios profesionales. El incumplimiento de alguno de los anteriores requisitos descalifican automáticamente al oferente.

7 5- REQUISITOS DE CALIDAD. El oferente, sean estos contadores públicos independientes o despachos de auditoría, deberán cumplir con los siguientes requisitos de calidad: 1) Aplicar políticas, normas, procedimientos y herramientas propios de la profesión que aseguren el control de la calidad de los trabajos encomendados a través de la contratación respectiva. 2) Que han cumplido con la actualización profesional del colegio respectivo para lo cual se deberá aportar la certificación (es) correspondientes. 6- PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES JURADAS. Los profesionales asignados a esta contratación y que brindarán los servicios profesionales, deberá presentar declaración jurada con indicación de que no les alcanza las prohibiciones, las limitaciones y los impedimentos previstos en la normativa de contratación administrativa y la que rige la propia profesión. 7- OBSERVANCIA DE LA NORMATIVA. El oferente deberá cumplir con la normativa relacionada con la implementación de Normas Internacionales de Información Financiera, como el Decreto No H de la Contabilidad Nacional, cualquier otro decreto, directriz o resolución que se llegue a emitir por esa entidad, o resoluciones de la Contraloría General de la República que sea afín con la temática y vinculante para los propósitos de implementación de la normativa contable internacional. 8- PRODUCTOS DE LA CONSULTORIA. Presentación del informe y otros De acuerdo al alcance de la contratación que se realice, el contratista deberá entregar los siguientes productos finales: a) El oferente deberá presentar a la Comisión de Implementación NIIF el informe sobre el diagnóstico institucional realizado, 30 días hábiles posteriores a partir de la fecha de orden de inicio de la contratación. b) Con el informe final del diagnóstico el contratista deberá entrega el Plan de Acción de Implementación debidamente calendarizado, con sus objetivos, responsables de las actividades. b) El contratista deberá entregar informes parciales suficientemente detallados por cada NIIF o grupo de NIIF implementada, 8 días hábiles después de su culminación

8 ante la Comisión de Implementación de NIIF-INCOP. Esto conforme al Plan de Acción de Implementación de las normas contables. c) Presentar el informe final de implementación de las normas internacionales (NIIF) en el INCOP dirigido a la Comisión de Implementación de NIIF-INCOP y exponerlo mediante diapositivas ante la Junta Directiva. d) Todos los informes preparados por el contratista, deberá entregarlos en físico, se aportarán en forma digital en aplicaciones del Microsoft office, Versión COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS. Para la comunicación de los resultados finales, el contratista deberá de observar lo siguiente: 9.1. Deberá mantener una comunicación constante y abierta con la Administración de INCOP, Auditoría Interna, Comisión de Implementación de las NIIF, Dirección Administrativa Financiera y Unidad de Proceso Contable durante la ejecución del trabajo contratado, principalmente con respecto a los resultados que se vayan obteniendo según lo contratado Debe efectuar una presentación oficial del informe final ante las autoridades de INCOP (Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General, Auditoría Interna, Comisión de Implementación NIIF-INCOP. DEL CONTRATO, SU FISCALIZACIÓN Y ORDEN DE INICIO. Una vez definido el concurso y estando en firme la adjudicación respectiva, la negociación se formalizará bajo la firma de contrato formal entre el contratista y el representante legal de INCOP, en donde se indicará las condiciones bajo las cuales se realizará la contratación. Una vez firmado el contrato respectivo, se emitirá la Orden de Compra y se dará la respectiva orden de inicio de los servicios profesionales contratados. La fiscalización en cuanto a la ejecución de los servicios profesionales a recibir, se hará por medio de la Unidad de Proceso Contable. 10- GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO. El adjudicatario del contrato, deberá rendir una garantía de cumplimiento de un 10% del monto adjudicado en el concurso. 11- MULTAS. Se establece una multa de por día hábil de atraso hasta un máximo de 30 días por el incumplimiento en la entrega de los productos contratados. Posteriormente a ese plazo, el INCOP tendrá las facultades de ejecutar la garantía de cumplimiento.

9 12- PLAN DE PAGOS: En cuanto al pago de los servicios, se realizará de la siguiente manera: Un primer de un 15% del monto contratado con la entrega del informe final del diagnóstico realizado, Plan de Acción de Implementación de las NIIF y presentado en Junta Directiva. El 85% restante se pagará mediante tres avances en la implementación de las NIIF, los cuales se programarán una vez que se obtenga el Plan de Acción de Implementación de la normativa internacional. Todos los pagos de previo deberán contar el con el Recibido Conforme de la unidad fiscalizadora del contrato. Como requisito para el pago, el contratista deberá emitir factura timbrada y autorizada por la Dirección General de Tributación Directa, no podrá contener tachaduras, borrones o alteraciones de ningún tipo y ser firmada por su emisor (contratista). Además, el trámite de cada pago deberá contar con y visto bueno y recibido conforme de la Jefatura de la Unidad de Proceso Contable. 13- PARÁMETROS A CALIFICAR PARA LA ADJUDICACIÓN DE LA OFERTA. Factores a calificar % de ponderación a) Precio de la oferta 70% b) Plazo de entrega 30% TOTAL: 100% 13.1 Precio de la oferta. La oferta de menor precio y que se ajuste a las especificaciones solicitadas, se le asignará el máximo puntaje en este Ítem. Las demás ofertas se calificaran en forma proporcionalmente inversa con respecto al de la oferta menor. Puntaje de las ofertas por precio = Precio de la oferta menor x 70% Precio de la oferta a calificar 13.2 Calificación plazo de entrega. Se asignará un (30%) a la oferta que menor plazo de entrega ofrezca en el concurso. Las demás ofertas se calificarán en forma proporcional inversa con respecto a la oferta del menor plazo. Porcentaje de las ofertas según plazo de entrega = Plazo de la oferta menor x 30% Plazo de la oferta a calificar En caso de empate entre dos o más ofertas elegibles que pudieran tener la misma puntuación final, ocupará el primer lugar del orden para adjudicación aquella oferta elegible que hubiese cotizado la mayor experiencia. En caso de continuar el empate, se adjudicará a la oferta que haya ofertado menor precio. Si la condición de empate persistiere, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación, a un lugar, hora y fecha determinados para seleccionar la oferta ganadora, mediante una rifa. Se procederá a levantar un acta sobre el proceso seguido y será suscrita por los asistentes al evento y posteriormente, se concretará el acto de adjudicación, el cual será debidamente notificado al oferente elegido dentro del plazo reglamentariamente establecido.

10 14- NOTIFICACIONES Todo participante deberá consignar en la oferta, el lugar donde recibir notificaciones, su dirección postal, domicilio exacto, teléfono, fax y cuenta de correo electrónico, para los efectos del artículo 4 de la Ley de Notificaciones, citaciones, otras comunicaciones judiciales y el artículo 174 Bis del Código Procesal Civil. Queda expresamente autorizado el uso del fax y del correo electrónico para hacer o recibir comunicaciones. Las notificaciones para el INCOP pueden ser enviadas al fax número y/o a la cuenta de correo electrónico amadrigal@incop.go.cr 15- FECHA Y LUGAR DE APERTURA Todas las ofertas deberán entregarse en la segunda planta del Edificio Administrativo de INCOP en Puerto Caldera, en el departamento de Proveeduría, a más tardar a las 10 horas, según el reloj ubicado en este despacho, del día 16 de junio del 2011, momento en el cual serán abiertas en presencia de los interesados que deseen asistir. 16- PREVALENCIA DE DOCUMENTOS En caso de divergencias entre los distintos documentos que forman parte del contrato, se tendrá que el orden en que prevalecerá uno de ellos sobre otro u otros, será el establecido en el Artículo 4º Régimen jurídico del R.L.C.A. Lic. Juan Ariel Madrigal Porras Proveedor Institucional