MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I

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1 INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA. OCTUBRE, // Fax: San José

2 CONTENIDO Página No. RESUMEN EJECUTIVO... 2 GLOSARIO INTRODUCCIÓN Origen del estudio Normativa sobre el trámite de informes Antecedentes Objetivo general del estudio Objetivos específicos Alcance y período de estudio Declaración de Cumplimiento de Normas Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Comunicación de los resultados Procedimientos de auditoría Normativa aplicable RESULTADOS Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS... 86

3 RESUMEN EJECUTIVO El presente informe se realiza en cumplimiento de lo establecido en el artículo N 22 incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno, y tiene como Objetivo General Evaluar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del control interno, considerando la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus objetivos. De acuerdo con el Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría, específicamente en cumplimiento del punto 75, se desarrollan los siguientes objetivos específicos: Verificar el cumplimiento de las funciones y procedimientos establecidos en el Departamento de Contabilidad, Dirección Financiera con el fin de corroborar su correcta aplicación. Verificar la afiliación de los funcionarios del Departamento de Contabilidad, al Colegio de Contadores Privados de Costa Rica, con el fin de cumplir con la normativa existente. Determinar el cumplimiento de los plazos establecidos al Departamento de Contabilidad, en cuanto a la presentación de Estados Financieros, con el fin de verificar su cumplimiento. Examinar la información financiera contenida en los Estados Financieros correspondientes al mes de abril 2015, con el fin de emitir la opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. Corroborar los avances del cumplimiento, para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), con el fin de establecer si se cumplirán los tiempos establecidos. Evaluación del Sistema Institucional de Contabilidad General (SICG) del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera. En el estudio realizado se evidenció que el Departamento de Contabilidad no cumple con algunas de las funciones establecidas en el EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, además se identificaron algunos procedimientos los cuales se encuentran desactualizados: P á g i n a 2 77

4 Coordinación con el Departamento de Registro y Control Patrimonial. Conciliar los montos del valor de los bienes del Ministerio, que reporta el Departamento de Registro y Control Patrimonial Realizar Autoevaluaciones de control Interno en forma anual. Debilidades en la Elaboración de las Conciliaciones Bancarias. Incumplimiento en la confección del Plan Anual de Arqueos. En relación con la normativa externa, el Departamento de Contabilidad debe acatar la normativa emitida por la Contabilidad Nacional, Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad como lo indica la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131, el análisis de esta información evidenció debilidades de la función ejercida por el Departamento de Contabilidad del MOPT y lo establecido en la normativa, situación que se resume a continuación: Elaboración incorrecta de Estados Financieros del MOPT. Incumplimiento de requisitos para realizar funciones en el Departamento de Contabilidad. Incumplimiento de los plazos de presentación de los Estados Financieros a la Contabilidad Nacional. Inconsistencias en los saldos de las cuentas del Balance de Situación del MOPT. Inexistencia de planes de acción para la Implementación de las NICSP. En razón de lo determinado y con la finalidad de mejorar el Sistema de Control Interno del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera, se emiten recomendaciones a la Dirección Financiera, al Departamento de Contabilidad y al Departamento de Tesorería, para que se tomen las acciones necesarias, que aseguren la correcta aplicación de las normas que rigen la contabilidad, así como la identificación de los riesgos, el establecimiento o actualización de funciones, procedimientos y controles que garanticen una mejora en la administración de los riesgos identificados, a fin de cumplir con la normativa aplicable y emitida por la Contabilidad Nacional, como Órgano Rector del Subsistema de Contabilidad y de conformidad con lo establecido en el artículo 93 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. P á g i n a 3 77

5 GLOSARIO Concepto Significado Control Interno Es el proceso conformado por las diversas disposiciones y métodos creados por la alta dirección, desarrollado por el recurso humano de la organización con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la información que se genera en las transacciones económicas, promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente económico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normativa interna y externa de la Entidad. Estados Financieros Son los informes que muestran de forma sintetizada, los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio, su formulación se realiza una vez al año, después de la terminación del ejercicio económico. Los documentos que los componen deben ser claros y expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran. Marco normativo Conjunto general de normas, criterios, metodologías, lineamientos y sistemas, que establecen la forma en que deben desarrollarse las acciones para alcanzar los objetivos propuestos por la Administración. Órgano Rector La Contabilidad Nacional es el Órgano Rector del Subsistema. Subsistema de Está conformado por el conjunto de principios, Contabilidad normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del Sector Público, expresable en términos monetarios, así como por los organismos que participan en este proceso. El objeto será proporcionar información sobre la gestión financiera y presupuestaria y servir de apoyo al Sistema de Cuentas Nacionales. Período Contable Corresponde al tiempo máximo en el que periódicamente el ente contable público, debe medir y analizar los resultados presupuestarios y patrimoniales de su gestión. P á g i n a 4 77

6 Hallazgo de Auditoría Condición Criterio Causa Efecto Conclusiones Recomendaciones Ambiente gráfico Aplicativo Front-End Interfaz Son aquellas situaciones que revisten importancia relativa, para la actividad u operación objeto de examen del auditor, que requiere ser documentada y debidamente comprobada, que va a ser de utilidad para exponer o emitir criterio, en el respectivo documento o informe de auditoría. Situaciones actuales encontradas. Lo que es, en términos del hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno. Medidas o normas aplicables, es decir lo que debe ser, según la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado. Razones de desviación, en cuanto a lo que se considera de por qué sucedió. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor. Razones de desviación, en cuanto a lo que se considera de por qué sucedió. En este punto hay que tener capacidad de diferenciar, la causa del efecto. Para definir este aspecto se requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor. Son deducciones lógicas, consecuencia de los hallazgos encontrados. Son oportunidades de mejora orientadas a corregir las deficiencias o debilidades determinadas con base en el estudio efectuado, con el fin de agregar valor a la Administración. También conocido como interfaz gráfica de usuario, es un programa que permite la interacción del usuario con la computadora, utilizando un conjunto de imágenes y objetos gráficos para representar la información y acciones del aplicativo. También conocido como Sistema Aplicativo se refiere al programa informático diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de trabajo. Término utilizado para referirse a la parte pública de la aplicación a la que pueden acceder los usuarios. Conexión que se da de manera física y a nivel de utilidad entre dispositivos o sistemas. P á g i n a 5 77

7 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I Análisis de la Gestión del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera. 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen del estudio El estudio se realizó de conformidad con las competencias que ostenta la Auditoría General, de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 22, incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno. En cumplimiento del Plan de Trabajo 2015, numeral 75 se efectuó un Análisis de la gestión del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera. 1.2 Normativa sobre el trámite de informes De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, de la Ley General de Control Interno N 8292, se incorporan en este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de auditoría. Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. P á g i n a 6 77

8 b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de P á g i n a 7 77

9 Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...) Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...). 1.3 Antecedentes Con oficio AG del 23 de setiembre de 2011, esta Auditoría General remitió a la Dirección Financiera, a la entonces Directora Licda. María Esther Céspedes Morales, el Informe AG-I denominado Análisis de la Información Financiera contenida en el Estado de Situación Financiera del MOPT, el cual contiene los resultados, conclusiones y recomendaciones producto del análisis de esta Auditoría. Así mismo, para el análisis de este estudio se tomaron en cuenta los siguientes informes emitidos por esta Auditoría General: AG Seguimiento a los informes emitidos por esta Auditoría en relación con las actuaciones de la Administración en el registro, control y fiscalización de los bienes inmuebles del MOPT y sus Consejos AG-I denominado Evaluación del registro de Bienes Muebles e Inmuebles del MOPT a Cargo del Departamento de Registro y Control Patrimonial 1.4 Objetivo general del estudio Evaluar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del control interno, considerando la eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus objetivos. P á g i n a 8 77

10 Objetivos específicos Verificar el cumplimiento de las funciones y procedimientos establecidos en el Departamento de Contabilidad, Dirección Financiera con el fin de corroborar su correcta aplicación Verificar la afiliación de los funcionarios del Departamento de Contabilidad, al Colegio de Contadores Privados de Costa Rica, con el fin de cumplir con la normativa existente Determinar el cumplimiento de los plazos establecidos al Departamento de Contabilidad, en cuanto a la presentación de Estados Financieros, con el fin de verificar su cumplimiento Examinar la información financiera contenida en los Estados Financieros correspondientes al mes de abril 2015, con el fin de emitir la opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable Corroborar los avances del cumplimiento, para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, con el fin de establecer si se cumplirán los tiempos establecidos Evaluación del Sistema Institucional de Contabilidad General (SICG) del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera. 1.5 Alcance y período de estudio Este estudio comprende la revisión y verificación de la documentación relacionada con la gestión y procesos ejecutados por el Departamento de Contabilidad, en el periodo comprendido entre 01 de enero 2014, al 30 de abril de Declaración de Cumplimiento de Normas De conformidad con lo establecido en la Norma de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia P á g i n a 9 77

11 1.7 Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, se presentaron limitaciones que afectaran su ejecución, situación que enumeramos a continuación: A la fecha de conclusión del Informe, el Departamento de Contabilidad no logró entregar los auxiliares contables solicitados, lo cual no permite emitir un criterio de la composición de las cuentas, constituyendo un incumplimiento a los Principios Contables A la fecha de conclusión del Informe, el Departamento de Contabilidad no logró entregar los Planes para la implementación de las NICSP, los cuales entran en vigencia en enero Comunicación de los resultados En atención a lo señalado en la Norma N 205 (Comunicación de Resultados) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 25 de setiembre en curso, se remitió borrador del informe en formato digital, a la Dirección Financiera y al Departamento de Contabilidad, concediendo cinco días para hacer llegar sus observaciones por escrito o de requerir discusión verbal, comunicarlo así a la dirección electrónica de la Auditoría dentro del mismo plazo para realizarse al sexto día hábil a las 10 horas. 1.9 Procedimientos de auditoría Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes, oficios, archivos y observación física, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de Contabilidad, así como, la idoneidad del sistema de control existente, para las actividades mediante: Revisión de decretos y disposiciones relacionadas. Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos. Revisión de registros P á g i n a 10 77

12 Revisión de informes y advertencias emitidas por la Auditoría General relacionadas. Entrevistas. Visitas a las dependencias involucradas. Análisis de dotación de recursos Normativa aplicable El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma No de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, mediante la aplicación de: Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No Ley General de Control Interno, No Publicado en la Gaceta N 169 del 04 de setiembre de Ley Orgánica del Colegio de Contadores Privados de Costa Rica No.1269 y su Reglamento. Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Publico Costarricense, Decreto Ejecutivo N H. Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO- DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC ), publicado en La Gaceta No. 184 del 25 de setiembre de Normativa interna de la Auditoría General del MOPT que regula la ejecución de los estudios de auditoría. Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. La Gaceta No.213 del 03 de noviembre del Decreto No.3635-MOPT. Sistema de Información Organizacional (SIOR) Riesgo De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público R-DC , específicamente la Norma N 305, para efectos de sus estudios indica: El auditor debe determinar el riesgo de auditoría asociado a las partidas más relevantes de los estados financieros auditados y las aseveraciones de la Administración consignadas en dichos estados. P á g i n a 11 77

13 Título Estudio Objetivo Estudio Evaluar el cumplimiento, la Análisis de la validez y la Gestión del suficiencia del Departamento de control interno, Contabilidad de la considerando la Dirección Financiera eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus objetivos. Auditoría General del MOPT Matriz de Riesgos Cuánto cuesta la actividad? 96,035,874, CUADRO N 1 Resultado SEVRI Resultado ASCI Detalle de intervenciones de Auditoría No existe para No existe para AG este proceso, este proceso, AG-I aun no se ha aun no se ha AG-I realizado. realizado. Estado cumplimiento Incumplido Incumplido Incumplido Categoría de Riesgo Alto Fuente: El monto corresponde a las partidas reflejadas en el Balance de Situación para el periodo de Abril Del cuadro anterior se determinan los siguientes aspectos: La Dirección Financiera y el Departamento de Contabilidad están en proceso para la aplicación de las recomendaciones emitidas en el Informe AG , ya que depende de la información del Departamento de Registro y Control Patrimonial. No hay datos para el SEVRI y ASCI Institucional ya que éstos únicamente se realizan a nivel de Dirección. Es importante señalar que durante la evaluación se determinaron una serie de riesgos, los cuales se enumeran a continuación: Riesgo de Infraestructura, El riesgo de que la Institución no tenga la infraestructura de tecnología de información (hardware, redes, software, procesos y personal) que necesita para soportar eficazmente los requerimientos de información de negocios actuales y futuros, de manera eficaz, costo efectivo y bien controlado. Riesgo de Información, por no realizar la función de rendición de cuentas a tiempo, con el fin de utilizarla para la toma de decisiones oportunas, para el logro de los resultados esperados. P á g i n a 12 77

14 Riesgo de operación, se deriva de que las operaciones sean ineficientes e ineficaces en satisfacer a los usuarios y alcanzar los objetivos que tiene la Institución, exponiéndose a quejas, reclamos de garantía y daños a la imagen institucional. Riesgo de oportunidad, Un plazo excesivo entre el inicio y el término de un proceso, debido a actividades redundantes, innecesarias o irrelevantes amenaza la capacidad de la Institución para producir servicios en forma oportuna. P á g i n a 13 77

15 2. RESULTADOS 2.1 Objetivo Específico No. 1 Verificar el cumplimiento de las funciones y procedimientos establecidos en el Departamento de Contabilidad, Dirección Financiera con el fin de corroborar su correcta aplicación. HALLAZGO No Incumplimiento de las funciones establecidas en el Manual de Funciones y Procedimientos del Departamento de Contabilidad CONDICIÓN Del análisis realizado sobre la actividad objeto de estudio, sobre la cual investigamos documentos, revisión de la normativa, aplicación de entrevistas, y aplicación de un cuestionario sobre el cumplimiento de las funciones del Departamento de Contabilidad se evidencia que no existe ningún documento, informe o conciliación que refleje que se están realizando las siguientes funciones establecidas en el MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD : Función N 4 Coordinar con el Departamento de Registro y Control Patrimonial la remisión de la información sobre la adquisición de bienes muebles e inmuebles; así como su desecho y/o modificación. Función N 12 Controlar oportunamente el manejo contable de los fondos transferidos por el MOPT a Sujetos Privado; así como mantener al día la Bitácora con las acciones tomadas para el control de transferencias a Sujetos Privados. Función N 16 Conciliar los montos del valor de los bienes del Ministerio que reporta el Departamento de Registro y control patrimonial con los valores registrados en la Contabilidad. Función N 21 Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y el ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como evaluarse, al menos una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere. (El subrayado no es del original) P á g i n a 14 77

16 CRITERIO De acuerdo con el Marco Normativo, consultado para este estudio, EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, del Ministerio de Obras Públicas y Transportes elaborado en Diciembre 2013, indica en las páginas de la N 6 a la N 8, las funciones del Departamento de Contabilidad, y sus normas son de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios, con el fin alcanzar el objetivo propuesto el cual es Garantizar un adecuado y oportuno registro contable de las transacciones realizados en la Institución. La Ley General de Control Interno Ley N 8292, del 31 de julio de 2012, establece en su artículo N 7, lo siguiente: Artículo 7º Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley. Las Normas de Control interno para el sector Público (N CO-DFOE) en el acápite 1.2 Objetivos del Sistema de Control Interno establece lo siguiente: El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales. c. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. El SCI debe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima, y que sus operaciones contribuyan con el logro de sus objetivos institucionales. P á g i n a 15 77

17 De acuerdo con lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO-DFOE), Capítulo I, Normas General, inciso 1.1: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para contar con un SCI conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales La Ley General de Control Interno establece en el artículo 19 lo siguiente: Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implantarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable. Se determina que dicho Departamento no tiene documentados sus propios riesgos, ni por áreas, sectores, actividades o tareas, por lo cual se genera un incumplimiento de lo establecido en la Ley General de Control Interno No.8292, que indica en el artículo 14 lo siguiente: Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazo. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar La Resolución R-CO con las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D CO-DFOE de la Contraloría General de la República indica: P á g i n a 16 77

18 Ambiente de apoyo. En cada institución deberá existir una estructura organizacional que apoye la operación del SEVRI, así como promoverse una cultura favorable al efecto. Para lo anterior, se deberá promover al menos: a) Conciencia en los funcionarios de la importancia de la valoración del riesgo para el cumplimiento de los objetivos institucionales. b) Uniformidad en el concepto de riesgo en los funcionarios de la institución. c) Actitud proactiva que permita establecer y tomar acciones anticipando las consecuencias que eventualmente puedan afectar el cumplimiento de los objetivos. d) Responsabilidades definidas claramente en relación con el SEVRI para los funcionarios de los diferentes niveles de la estructura organizacional. e) Mecanismos de coordinación y comunicación entre los funcionarios y las unidades internas para la debida operación del SEVRI. (El destacado no corresponde al original) CAUSA Ante la ausencia de evidencia, se consulta mediante correo electrónico con fecha 27 de agosto 2015 a la Jefatura del Departamento de Contabilidad esta situación, al respecto indican lo siguiente: Para la función N 4 el Departamento de Registro y Control Patrimonial no envía la información por centros de costos por lo cual no se puede conciliar según indica la Licda. María Isabel Bolaños León, Jefe del Departamento de Contabilidad por medio de correo electrónico del 27/08/2015, situación que impide efectuar la función. Para la función N 12 la Licda. María Isabel Bolaños León, Jefe del Departamento de Contabilidad por medio de correo electrónico del 27/08/2015, indica lo siguiente: Con respecto a los Fondos Transferidos a los Sujetos Privados tenemos tiempo que eso no de da ya que los Diputados ya no tienen asignado las partidas específicas que era lo referente al Sujeto Privado. Lo mantenemos dentro del Manual por aquello que en cualquier momento se presente alguna Transferencia a los sujetos privados. Para la función N 16 el Departamento de Registro y Control Patrimonial no envía la información por centros de costos por lo cual no se puede conciliar según indica la Licda. Maria Isabel Bolaños León, Jefe del Departamento de Contabilidad por medio de correo electrónico del 27/08/2015, situación que impide efectuar la función. P á g i n a 17 77

19 Para la función N 21 en el apartado específico de que se debe evaluar al menos una vez al año el Sistema de Control Interno indica la Licda. María Isabel Bolaños León, Jefe del Departamento de Contabilidad por medio de correo electrónico del 28/08/2015 lo siguiente: La Auto evaluación de Control Interno se hace a nivel de Dirección Financiera y esta vez se realizó al Depto. De Formulación y Evaluación de Presupuesto. EFECTO El incumplimiento de estas funciones por parte del Departamento de Contabilidad, evidencia la no consecución de los objetivos y metas planteados por este Departamento, así como no asegurar una razonabilidad y saldos correctos en cada una de las cuentas de los Estados Financieros, como lo es el caso de la adquisición de bienes muebles e inmuebles, esto refleja que el saldo que se mantiene en los estados financieros no está actualizado, lo cual no permite una acertada toma de decisiones. Al no realizarse una conciliación de los bienes entre el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Registro y Control Patrimonial, se incrementa el riesgo, de no registro, registro erróneo y hasta eventual pérdida de algún bien. La Resolución R-Co Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico De Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) D CO-DFOE de la Contraloría General de la República indica: Régimen sancionatorio. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos que debiliten con sus acciones el SEVRI u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según esta normativa técnica, estarán sujetos al régimen sancionatorio establecido en el artículo 39 de la Ley General de Control Interno. P á g i n a 18 77

20 HALLAZGO No Debilidades en la Elaboración de las Conciliaciones Bancarias de la División Administrativa, Dirección Financiera, Departamento de Contabilidad CONDICIÓN De conformidad con los resultados del estudio efectuado por esta Auditoría General, se realizó una solicitud de las conciliaciones que ha realizado el Departamento de Contabilidad, a las cuentas corrientes que mantiene el Ministerio de Obras Públicas y Transportes reflejados en los Estados Financieros, las conciliaciones al mes de abril corresponden a las siguientes cuentas: CUADRO N 2 DETALLE DE LAS CUENTAS CORRIENTES DEL MOPT CON EL BCR AL MES DE ABRIL 2015 BANCO N DE CUENTA NOMBRE SALDO BCR FONDO GENERAL CAJA CHICA BCR ROTURA DE VÍAS ,39 FUENTE: Elaboración propia con base a información suministrada por Departamento de Contabilidad. Con respecto a la conciliación de la cuenta del BCR N Rotura de Vías, se identificó la partida Cheques no pagados por el Banco (Anexo1), por un monto de ,00 (Ciento diecinueve millones ciento cuarenta y cinco mil colones 00/100), suma que corresponde a 44 cheques pendientes de cobro, sin embargo, cabe destacar que 12 de los cheques tienen más de cuatro años de emitidos y a la fecha no se ha realizado ninguna gestión por parte del Departamento de Contabilidad para realizar las ajustes respectivos. En el cuadro siguiente se detallan los cheques mencionados. P á g i n a 19 77

21 CUADRO N 3 DETALLE DE LAS CHEQUES CON MAS DE CUATRO AÑOS DE EMITIDOS AL MES DE ABRIL 2015 FECHA N CHEQUE MONTO 11/05/ ,00 11/05/ ,00 11/05/ ,00 11/05/ ,00 11/05/ ,00 11/05/ ,00 11/05/ ,00 11/05/ ,00 06/09/ ,00 16/11/ ,00 11/08/ ,00 30/08/ ,00 TOTAL ,00 FUENTE: Elaboración propia con base a información suministrada por Departamento de Contabilidad. En relación con la conciliación de la cuenta de Rotura de vías se identificó la partida Depósitos no registrados en libros (Anexo2), por un monto de (Veinte millones novecientos treinta mil colones 00/100), suma que corresponde a 9 depósitos que se han realizado a la cuenta bancaria los cuales aún no se han registrado en los libros. En el cuadro siguiente se detallan los montos de los depósitos indicados. CUADRO N 4 DETALLE DEPOSITOS NO REGISTRADOS EN LIBROS AL MES DE ABRIL 2015 FECHA N DEPOSITO MONTO 20/07/ ,00 08/12/ ,00 18/09/ ,00 09/07/ ,00 17/07/ ,00 23/01/ ,00 26/03/ ,00 29/04/ ,00 30/04/ ,00 TOTAL ,00 FUENTE: Elaboración propia con base a información suministrada por Departamento de Contabilidad. P á g i n a 20 77

22 Ante esta situación el Departamento de Contabilidad ha emitido oficios en forma mensual una vez realizada la conciliación, se enviaron los oficios DC del 11 de febrero de 2015, el oficio DC con fecha del 21 de mayo 2015, y el DVA-OF-C del 25 de agosto 2015, al Departamento de Tesorería, con la recomendación de registrar en los libros los depósitos pendientes de anotación, situación que se arrastra desde el año 2009 como se visualiza en el cuadro N 4. CRITERIO En relación con los cheques pendientes de cobro los cuales se encuentran pendientes en la conciliación bancaria y que mantienen una antigüedad de más de 4 años, el Código de Comercio indica en su artículo N 984 lo siguiente: Salvo lo expresamente dispuesto en otros capítulos de este código, todo derecho y su correspondiente acción prescriben en cuatro años con las siguientes salvedades que prescribirán en un año: a)las acciones de nulidad de los acuerdos tomados por las asambleas de accionistas o consejos de administración de sociedades comerciales; las de reclamaciones por vicios de las cosas vendidas con garantía de buen funcionamiento; y las de responsabilidad de los administradores, gerentes, directores y demás miembros de la administración de sociedades; b) Las acciones para cobrar intereses, alquileres, arrendamientos o rentas; c) Las acciones de los empresarios, para cobrar el valor de las obras que ejecutaren por destajo; d) Las acciones para cobrar el uso de cualquier otro derecho sobre bienes muebles; y e) Las acciones derivadas de ventas al por mayor y al detalle a otros comerciantes o al consumidor directamente. El Departamento de Contabilidad realiza la conciliación basándose en la actividad Código: DF A denominada Elaboración de Conciliaciones Bancarias, que se encuentra en el MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, sin embargo, en el SIOR existe para el Departamento de Tesorería el procedimiento Código: DF P, Elaboración de Conciliaciones Bancarias. Existen dos procesos para realizar la misma actividad, los cuales son diferentes. En relación con los depósitos que no han registrado en los libros, MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, en la actividad Código DF A Elaboración de Conciliaciones Bancarias en su párrafo 3 indica se identifica que los depósitos P á g i n a 21 77

23 realizados en el Estado de Cuenta del banco estén registrados en Libros, además, pueden existir depósitos de meses anteriores que quedaron pendientes de registrarse en Libros, por lo tanto se hace la observación correspondiente al Departamento de Tesorería para que se registren según corresponda. La conciliación no busca en ningún momento legalizar los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes registros y correcciones. Los PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES AL SECTOR PÚBLICO COSTARRICENSE indican en el Artículo 4 lo siguiente: 4. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada. Con este principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas La Ley General de Control Interno, Ley N 8292 del 31 de julio de 2002, establece en su artículo 7 lo siguiente: Artículo 7.- Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno. Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley. También el artículo 10 de esta Ley establece que: Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. CAUSA La actividad Código: DF A Elaboración de Conciliaciones Bancarias, no indica, la forma de proceder con partidas vencidas, como P á g i n a 22 77

24 es el caso de los cheques. La ausencia de procedimientos claros y actualizados puede implicar consecuencias para la administración, tales como desconocimiento por parte del personal sobre las actividades a realizar. En el caso concreto de los depósitos no registrados en libros, el Departamento de Tesorería ha hecho caso omiso a los diferentes oficios que emite el Departamento de Contabilidad en su función de asesor, según lo indica la función N 20 del MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, que indica Brindar asesoría y supervisión técnica, sobre las dependencias del MOPT, en las que la naturaleza y especialidad de sus funciones lo demanden, en coordinación con la Dirección Financiera, por medio de Directrices, disposiciones y circulares, así como, evaluar su puesta en práctica. EFECTO Estas inconsistencias van en detrimento del objetivo del Departamento de Contabilidad, ya que no se garantiza un adecuado y oportuno registro contable de las transacciones realizadas por la Institución, con lo cual la información contable es incorrecta para la toma de decisiones por parte del Jerarca institucional, sin dejar de lado la dificultad que se genera para identificar los movimientos los cuales en algunos casos tienen hasta 6 años de antigüedad, por lo cual se requiere de más tiempo y recursos para realizar la labor. HALLAZGO No Incumplimiento en la confección del plan anual de arqueos y realizar el arqueo programado por parte del Departamento de Contabilidad, para remitirlo a la Dirección Financiera CONDICIÓN De acuerdo con el estudio que se está realizando se solicitó al Departamento de Contabilidad el plan de arqueos para el periodo 2014 y 2015, según la actividad Código DF que se encuentra oficializada en el MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, el cual no se presentó para ninguno de los dos periodos solicitados a la Dirección Financiera, ante esta situación la Licda. María Isabel Bolaños León, proporciona correo electrónico con fecha 27/08/2008, el cual indica que no se envía el plan a la Dirección Financiera porque ella P á g i n a 23 77

25 considera que dicha medida o actividad debe ser sorpresiva; además que están pendientes de realizar los arqueos programados. CRITERIO El MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, indica en su actividad Código DF en el primer párrafo lo siguiente: La Jefatura del Departamento de Contabilidad confecciona un Informe del plan anual de arqueos; el cual es remitido a la Dirección Financiera para el conocimiento de la Unidad de Fiscalización del Ministerio de Hacienda. De conformidad con lo programado, la jefatura de Contabilidad indica a uno o a dos funcionarios de esta dependencia realizar los arqueos a la caja chica central, con la periodicidad que se requiera El Manual de Normas de Control Interno para el Sector Público indica: 4.2 Requisitos de las Actividades de Control. Las actividades de control deben reunir los siguientes requisitos: a. Integración a la gestión. Las actividades de control diseñadas deben ser parte inherente de la gestión institucional, ( ). b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los riesgos que se pretende administrar, ( ). c. Contribución al logro de los objetivos con un costo razonable. ( ) d. Viabilidad. Las actividades de control deben adaptarse a la capacidad de la institución de implantarlas, teniendo presente, fundamentalmente, la disponibilidad de recursos, la capacidad del personal para ejecutarlas correcta y oportunamente, y su ajuste al bloque de legalidad. e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos o en documentos de naturaleza similar. f. Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. ( ) CAUSA A raíz de las inconsistencias localizadas en la revisión y análisis de la información solicitada, respecto de los arqueos en donde no se entrega el plan anual a la Dirección Financiera, la Jefatura considera que dicha medida o actividad debe ser de carácter sorpresivo razón por la cual no realiza esa labor. P á g i n a 24 77

26 Con respecto a la ausencia del arqueo programado para el 30/07/2015, ya se giraron las instrucciones para realizarlo, mediante el correo 27/08/2015, sin embargo, dicho correo no indica el día exacto para realizarlo. EFECTO Las deficiencias identificadas como la no confección del plan anual, pueden generar riesgos operativos, se genera el riesgo por el incumplimiento con los procedimientos organizacionales, afectando el logro de los objetivos institucionales. También se presenta el riesgo de operación, debido a que los procesos se consideran ineficientes e ineficaces por no realizar lo establecido en el procedimiento. HALLAZGO No Incumplimiento en la correcta elaboración de Estados Financieros del MOPT CONDICIÓN El Departamento de Contabilidad como parte de sus funciones es la unidad administrativa responsable de la elaboración de los Estados Financieros del MOPT, cumpliendo con registros contables precisos y oportunos como lo establece el MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD En relación con el párrafo anterior, se solicitaron los Estados Financieros terminados del periodo 2013, los correspondientes al 2014 y los meses de enero, febrero, marzo y abril 2015; sobre el particular se determinó en todos los casos que solo se confeccionan los Estados de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación. (Ver Anexo N 1). El Departamento de Contabilidad realiza cada vez que confecciona los Estados Financieros un cierre de ingresos y gastos, lo que está en contra de los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público. Además los Estados Financieros solicitados (Ver Anexo N 1) se encuentran firmados solamente por la Licda. María Isabel Bolaños León en su condición de Jefe de Contabilidad, sin embargo, carece de la firma de elaborado por, revisado por y aprobado por. P á g i n a 25 77

27 Ante la incertidumbre si el MOPT es un ente contable o no, producto de una respuesta por parte de la Dirección de Contabilidad Nacional DNC de fecha 17/01/2011 la cual indica: Los ministerios no son entes contables, sino que forman parte de un ente contable denominado Poder Ejecutivo, por lo que no les corresponde emitir estados financieros., y lo que indica el Decreto Ejecutivo N H publicado en La Gaceta abril (Principios de Contabilidad) en cuanto a la definición de entes contables que indica: Ente Contable Público: Constituirá un ente contable público los Órganos y Entes que administran o custodian fondos públicos. Este principio será aplicable a los siguientes Órganos y Entes Contables Públicos: a) La Administración Central constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias. b) Los poderes Legislativo y Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus dependencias y órganos auxiliares. c) La Administración Descentralizada y las empresas públicas del Estado. d) Las universidades estatales, las municipalidades y la Caja Costarricense de Seguro Social, e) Los entes públicos no estatales. f) Sociedades con participación minoritaria del sector público. g) Los entes privados en cuanto custodien o administren fondos públicos. Se solicitó con oficio DAG , de fecha 08 de octubre de 2015 criterio a la Contabilidad Nacional con el fin de aclarar dicho tema y así determinar lo que corresponde en relación con el Departamento de Contabilidad en la Institución. CRITERIO Respecto de los Estados Financieros, la Contabilidad Nacional emitió el Decreto Ejecutivo N H publicado en La Gaceta abril el cual establece los PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES AL SECTOR PÚBLICO COSTARRICENSE que indica: Artículo 5 Los Principios Generales de Operación son aquellos que regulan la operatividad de los procesos de identificación, clasificación y valoración de los hechos Económico-Financieros contenidos en los Estados Contables de acuerdo al criterio de revelación de la información de los Entes Contables Públicos y que son aplicables a: 1. Balance de Situación clasificado en corriente y no corriente. P á g i n a 26 77

28 2. Estado de Resultados (Ganancias y pérdidas), según clasificación por naturaleza. 3. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. 4. Estado de Flujo de Efectivo. De acuerdo con la Directriz Nº CN emitida por la Contabilidad Nacional del 02 de mayo del dos mil catorce, indica: Artículo 4º Estados Financieros. Los estados financieros y sus anexos que deben ser elaborados son los que a continuación se detallan: a) Estado de Situación Financiera o Balance General (ESF), b) Estado de Rendimiento Financiero (ERF), (Según corresponda a su actividad). c) Estado de Cambios en el Patrimonio (ECP), d) Estado de Flujos de Efectivo (EFE), e) Notas a los EEFF (Notas). De conformidad con los cierres de las cuentas de ingresos y gastos los PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES AL SECTOR PÚBLICO COSTARRICENSE que indica en su artículo N 4 acápite N 3 lo siguiente: 3. El Período Contable: Corresponde al tiempo máximo en el que periódicamente el ente contable público, debe medir y analizar los resultados presupuestarios y patrimoniales de su gestión. El período contable se inicia el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año, al final del cual se hará el proceso de cierre anual, debiendo tener siempre la misma duración para ser comparables. Se podrán solicitar informes contables públicos periódicos del sistema contable, de acuerdo con las necesidades o requerimientos del órgano rector, sin que esto signifique la ejecución de un cierre (El subrayado no es del original) De acuerdo con la Directriz Nº CN emitida por la Contabilidad Nacional del 02 de mayo del dos mil catorce, indica: Artículo 6º Firma de los Estados Financieros. Los EEFF deben presentarse mediante constancia emitida por la Administración Activa de la Entidad u Órgano que los emite. Los mismos deberán ser firmados por el Contador a cargo, el cual debe estar debidamente acreditado para ello, requiriéndose adicionalmente la firma y aprobación del Director Ejecutivo jerarca de la entidad correspondiente, siendo ambos los responsables de dichos estados P á g i n a 27 77