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1 González Consultores Diego León, CPA, CISA

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3 La Gaceta Diciembre 2008 DECRETOS Nº H EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA EN EJERCICIO Y EL MINISTRO DE HACIENDA

4 Objeto Artículo 1º Objeto: Adoptar e implementar las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (de ahora en adelante NICSP), publicadas y emitidas en español, por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSASB por sus siglas en ingles) de ahora en adelante IPSASB, de la Federación Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en ingles), de ahora en adelante IFAC, en el ámbito de las Instituciones del Sector Público Costarricense, con salvedad de las denominadas Empresas Públicas y las instituciones bancarias, a las que por su naturaleza y por recomendación de las NICSP les son aplicables las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

5 NICSP a implementar Artículo 3º NICSP a implementar: Las normas que serán adoptadas e implementadas son las emitidas oficialmente por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSASB) de la IFAC en español, sin perjuicio de las nuevas normas y modificaciones a las existentes que emita la IFAC, las que serán adoptadas e implementadas por la Contabilidad Nacional como ente rector del Subsistema de Contabilidad

6 Vigencia para la adopción e implementación de las NICSP: Artículo 7º Vigencia para la adopción e implementación de las NICSP: A partir de la publicación del presente Decreto Ejecutivo las instituciones incluidas en su alcance, deberán iniciar el ajuste necesario en sus sistemas y registros contables, para la adopción e implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), publicadas en español por el IFAC. Este proceso iniciará con implementaciones parciales a partir del 02 de enero del 2010 y un paralelo del sistema actual donde se implementen las NICSP a partir del 02 de enero de 2011, con la finalidad de que a partir del 02 de enero del año 2012 sin excepción, y en forma general, se inicie con la definitiva aplicación

7 El mundo es cada vez más pequeño Consejo Europeo Adoptó las NICSP para el periodo 2009 INTERPOL Adoptó las NICSP desde el 2007 OTAN Adoptó las NICSP desde el 2006

8 El mundo es cada vez más pequeño OECD Adoptó las NICSP desde el 2000 (fue el primero en el mundo) ONU y sus programas y fundaciones (UNDP, UNICEF y UNHCR) Adoptó las NICSP desde el 2010 Otros países como Francia, Brasil (2012), Japón, Nueva Zelanda, Perú, España (2011), USA (principios muy parecidos a las NICSP), etc.

9 Quién es el responsable de la transición? (Guía) De acuerdo con la Guía de implementación: 1.2 La responsabilidad es en primer lugar de las y los jerarcas de las instituciones públicas, por lo que les corresponde tomar las decisiones para que la institución cumpla con lo dispuesto en dichos Decretos.

10 1.2 Responsabilidad y roles de las diferentes jerarquías de las instituciones (Guía) Las Direcciones o áreas administrativo-financieras tienen la responsabilidad de evaluar con una visión integral, lo que implica en la institución la implementación de la normativa contable internacional, asesorar a las respectivas jerarquías institucionales acerca de las decisiones que se deben tomar para lograr la exitosa implementación de dicha normativa y tomar las decisiones respecto al rol y tareas que tienen que desempeñar la estructura organizacional bajo su responsabilidad.

11 Reto 1: Alta Dirección Existe Gobierno Corporativo en la organización? La alta administración sabe quien es el responsable de liderar el proceso. Existe gobierno de TI en las organizaciones?

12 Introducción Las NICSP se están desarrollando bajo la base de devengado. Base contable de acumulación (o devengo) es el método contable por el cual las transacciones y otros hechos son reconocidos cuando ocurren (y no cuando se efectúa su cobro o su pago en efectivo o su equivalente).

13 Administrar la transición La transición a la contabilidad de devengado es un gran proyecto para la mayoría de los gobiernos. La transición generalmente es más fácil y rápida cuando se cuenta con las siguientes características: Un mandato claro del adecuado nivel de autoridad para iniciar el proceso,

14 Administrar la transición Un compromiso político de las entidades de gobierno, Un compromiso de las entidades centrales y los jefes claves involucrados; Recursos adecuados (humanos y financieros); individuos con habilidades de administración de proyectos, conocimiento de políticas contables y sistemas, personal clave que entienda las diferentes interrelaciones y personal con experiencia en contabilidad en devengado.

15 Administrar la transición Recursos adecuados (continúa): adicionalmente se requiere personal adicional, adquisición de habilidades de especialistas y la instalación de sistemas de información financieros Una administración de proyectos y una estructura de coordinación (marco conceptual, plan de implementación y asignación de responsabilidades, entre otros);

16 Administrar la transición Capacidad tecnológica adecuada y los sistemas de información. Se debe realizar una evaluación de todos los sistemas actuales relacionados con la información financiera; y El uso de legislación provee una autoridad formal y una señal de compromiso de los cambios.

17 Reto 2: Sistemas de información financieros y contables Se cuentan con los sistemas de información adecuados para el devengado? Pueden soportar el nuevo manual de cuentas y cuentas de presupuesto? Se necesitan modificar los sistemas de información o adquirir nuevos?

18 Efectivo uso de los recursos La mayoría de las entidades que planean la transacción tiene limitados recursos. Es esencial que los usen eficaz y efectivamente. La buena administración del proyecto debe incluir la identificación de metas, responsabilidades, tiempo y dependencias.

19 Catálogo de cuentas Un catálogo de cuentas es un sistema de codificación sistemático para la clasificación y registro de las transacciones y eventos del sistema contable. Por ejemplo, la clasificación que permita clasificar los activos en corrientes y no corrientes, entre otras cosas.

20 Catálogo de cuentas Cuando varias entidades individuales deben proporcionar información a una entidad central para la preparación de EF consolidados, es usual tener un catálogo central de cuentas: Que cumpla con las necesidades de los entes individuales y el central (que consolida) Que provea una estructura uniforme para las transacciones, y Que sea flexible para realizar adaptaciones.

21 Catalogo de cuentas La Contabilidad Nacional de CR ya emitió un manual de cuentas a ser usado. Sin embargo, todavía quedan muchas cosas por aclarar: Cuentas intergubernamentales para la consolidación Instrumentos financieros Algunas políticas de ingresos sin contraprestación

22 Plan de implementación genérico Iniciación del proyecto Alcance detallado y plan Fase de implementación Informes

23 Inicio del proyecto Documentar el proyecto y obtener aprobación Establecer el comité del proyecto Preparar los detalles del proyecto Establecer un equipo de proyecto Patrocinador, administrador, equipo del proyecto, identificar y obtener recursos

24 Alcance detallado y plan Requerimientos de los procesos existentes documentados, procedimientos y legislación Identificación de los cambios propuestos y las áreas de cambio Planificación de sistemas Identificar la propiedad de los sistemas propuestos, los requerimientos, los controles, las interfaces. Desarrollo de un catálogo de cuentas

25 Alcance detallado y plan Informes: desarrollo de los requerimientos de informe Auditoría: relación con los auditores externos para evaluar los impactos al proceso de auditoría y la participación de los auditores internos

26 Alcance detallado y plan Desarrollo de un plan de comunicación Preparación de las estrategias de entrenamiento Desarrollo de la estrategia de cambio

27 Reto 3 Administración de proyectos Se cuenta con un proyecto para la implementación de las NICSP? Se cuenta con un responsable de este proyecto? El proyecto está documentado?

28 Evaluación de habilidades y entrenamiento Identificación del grupo meta Identificación de las necesidades de capacitación Estrategias de capacitación Entrega de capacitación Evaluación Entrenamiento cruzado Entrenamiento continuo Lecciones aprendidas

29 Identificación de grupos claves Políticos y legislativos Cuerpos de supervisión (Contraloría) Entidades centrales (por ejemplo, auditoría, personal) Analistas de presupuesto /finanzas de las entidades financieras Jefes de departamentos y entidades

30 Identificación de grupos claves Administración senior Administración operacional y de finanzas Personal en general Medios de comunicación

31 Identificación de las necesidades de capacitación Las evaluaciones de las necesidades sirve para identificar las discrepancias entre las capacidades actuales y las capacidades deseadas. Determinar las competencias necesarias

32 Identificación de las necesidades de capacitación Cuando la entidad migra de la contabilidad de caja a la contabilidad de devengado, se experimentan cambios en cómo la organización es administrada y cómo opera El entrenamiento va más allá de la habilidad contable: componente organizacional.

33 Estrategias de entrenamiento Opciones para enfrentar la brecha entre las capacidades existentes y deseadas incluyen: Contratar contadores calificados fuera del sector público; Uso de consultores; El desarrollo de cursos de contabilidad del sector público;

34 Estrategias de entrenamiento Dar cursos al personal mediante: Seminarios y talleres Cursos formales ofrecidos por universidades Cursos desarrollados y ofrecidos por el gobierno Seminarios internos

35 Entrega de capacitación Decisiones a tomar: Temas y contenido de la capacitación, Proveedor interno o externo Métodos de instrucción (tradicional, e-learning o talleres) La oportunidad del entrenamiento

36 Evaluación Una revisión post del entrenamiento para evaluar la efectividad del entrenamiento y determinar la necesidad de más capacitación Indicador: qué es necesario hacer para evitar una opinión calificada del auditor externo o de la Contraloría

37 Recomendaciones de IFAC en este estudio pág.44

38 Entrenamiento cruzado Desarrollar estrategias de entrenamiento para varios grupos del personal y se debe considerar el entrenamiento cruzado (cuentas por pagar y compras). Capacitar al personal en dos o más áreas.

39 Entrenamiento continuo Aunque el entrenamiento inicial es requerido para apoyar la introducción de la contabilidad de devengado, es necesario proveer entrenamiento continuo.

40 Lecciones aprendidas Un estudio hecho por el Treasury Board of Canada indica: Es casi imposible sobreestimar la cantidad de horas de entrenamiento requerido, Es necesario anticipar la rotación del personal durante la implementación, El entrenamiento es mejor usando datos reales porque es más significativo para el personal, Es necesario integrar el entrenamiento en varias áreas diferentes de trabajo.

41 4. Reto Plan de capacitación Existe un programa de entrenamiento y capacitación de las NICSP para el personal financiero y otro personal involucrado? Este programa está actualizado y se ha involucrado al área de sistemas de información y a los auditores de TI?

42 Políticas contables La NICSP 1 Presentación de los Estados Financieros define las políticas contables y contiene guías sobre las mismas. La NICSP 3 Políticas contables, cambios en estimaciones y errores trata sobre los cambios en las políticas.

43 El desarrollo de políticas contables El desarrollo y aprobación de políticas contables incluyen actividades del proceso como especificaciones técnicas. Se asume en este estudio, que la definición de políticas se realiza para todas las organizaciones públicas.

44 5. Reto Reconocimiento, valuación y revelación Las NICSP implican que algunos elementos anteriormente reconocidos en el marco contable anterior, serán reconocidos. Existen nuevos criterios a ser usados para la valuación: un bono puede ser valuado diferente dependiendo de su clasificación.

45 Clasificación de presupuesto Un buen plan de cuentas debe incorporar la clasificación del presupuesto. Si un gobierno decide seguir con su presupuesto basado en caja, se necesitará tener una contabilidad de caja y otra contabilidad de devengado.

46 Presupuesto versus NICSP en CR Hay dos propuestas en discusión: a. Presupuesto usa las mismas cuentas que el manual de cuentas. b. Presupuesto se vincula al manual de cuentas. Por el momento, Hacienda no ha decidido. Quién es el encargado de definir esto?

47 6. Reto Presupuesto Por el momento, el presupuesto en CR es basado en caja y la contabilidad para el 2012 será en devengo. Los sistemas de información deben permitir la comparabilidad de las dos bases.

48 Cómo ISACA puede ayudar? ISACA es una organización a nivel mundial que agrupa a auditores de sistemas de información, encargados de la seguridad y del gobierno de TI. Se cuenta con excelentes documentos para sus asociados. En Costa Rica, existe un capítulo ISACA Costa Rica que ha sido muy exitoso en la difusión de las mejores prácticas de gestión y control de TI.

49 Implementando y continuamente mejorando el Gobierno de TI

50

51 Implementación de la normativa: qué hacer? Es conveniente utilizar los documentos de ISACA para realizar la transición más fácil (Gobierno de TI, COBIT, prácticas de control, administración de riesgo y guías de aseguramiento). Se presenta un mapeo la normativa a los procesos COBIT y al gobierno de TI que puede ayudar a la implementación de las NICSP

52 Mapeo de la normativa a COBIT 4.1 Normativa de Contraloría Gobierno de TI y COBIT Marco estratégico de TI PO1 Definir un Plan Estratégico de TI 1.2 Gestión de calidad PO8 Administrar la Calidad 1.3 Gestión de riesgos PO9 Evaluar y Administrar los Riesgos de TI 1.4 Gestión de la seguridad de la información DS5 Garantizar la seguridad de los sistemas, DS12 Administrar el ambiente físico, DS4 Garantizar la continuidad del servicio (entre otros) 1.5 Gestión de proyectos PO10 Administrar Proyectos 1.6 Decisiones sobre asuntos estratégicos de TI 1.7 Cumplimiento de obligaciones relacionadas con la gestión de TI Gobierno de TI ME3 Garantizar el Cumplimiento Regulatorio

53 Mapeo de la normativa a COBIT 4.1 Normativa de Contraloría Gobierno de TI y COBIT Planificación de las tecnologías de información 2.2 Modelo de arquitectura de información PO1 Definir un Plan Estratégico de TI y Gobierno de TI PO2 Definir la Arquitectura de la Información 2.3 Infraestructura tecnológica PO3 Determinar la Dirección Tecnológica 2.4 Independencia y recurso humano de la Función de TI 2.5 Administración de recursos financieros PO7 Administrar Recursos Humanos de TI y PO6 Comunicar las Aspiraciones y la Dirección de la Gerencia PO5 Administrar la Inversión en TI

54 Mapeo de la normativa a COBIT 4.1 Normativa de Contraloría Gobierno de TI y COBIT Consideraciones generales de la implementación de TI Gobierno de TI y otros controles de COBIT Implementación de software AI1 Identificar soluciones automatizadas y AI2 Adquirir y mantener software aplicativo 3.3 Implementación de infraestructura tecnológica 3.4 Contratación de terceros para la implementación y mantenimiento de software e infraestructura AI3 Adquirir y mantener infraestructura tecnológica AI5 Adquirir recursos de TI

55 Mapeo de la normativa a COBIT 4.1 Normativa de Contraloría Gobierno de TI y COBIT Definición y administración de acuerdos de servicio 4.2 Administración y operación de la plataforma tecnológica DS1 Definir y administrar los niveles de servicio DS13 Administrar las operaciones y DS3 Administrar el desempeño y la capacidad 4.3 Administración de datos DS11 Administrar los datos 4.4 Atención de requerimientos de los usuarios de TI DS8 Administrar la mesa de servicio y los incidentes y DS7 Educar y entrenar a los usuarios, 4.5 Manejo de incidentes DS8 Administrar la mesa de servicio y los incidentes 4.6 Administración de servicios prestados por terceros DS2 Administrar los servicios de terceros

56 Mapeo de la normativa a COBIT 4.1 Normativa de Contraloría Gobierno de TI y COBIT Seguimiento de los procesos de TI ME1 Monitorear y Evaluar el Desempeño de TI 5.2 Seguimiento y evaluación del control interno en TI 5.3 Participación de la Auditoría Interna ME1, ME2 y ME3 ME2 Monitorear y Evaluar el Control Interno

57 Conclusiones La adopción de las NICSP es un proceso (y a veces muy largo) que requiere recursos humanos y financieros. Los auditores de sistemas de información y los encargados de gobierno de TI deben participar Se debe contar con un plan y administración de proyectos. Recursos externos (consultores y asesores) son necesarios.

58 Conclusiones Sistemas de información contables y financieros deben ser cambiados o modificados. Todavía existen dudas acerca de los clasificadores presupuestarios y las cuentas intergubernamentales

59 Consultas adicionales Freddy A. González Alpízar Teléfono (506) Correo electrónico:

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