MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO FONDO MIVIVIENDA S.A.

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1 Página 1 de 51 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO FONDO MIVIVIENDA S.A. LIMA, ENERO

2 Página 2 de 51 FONDO MIVIVIENDA S.A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO (Manual de Procedimientos del SPLAFT) ÍNDICE CAPÍTULO I... 6 GENERALIDADES Objetivo Alcance Base Legal Vigencia y derogatoria Glosario de términos Responsabilidades Procedimientos... 7 CAPÍTULO II... 7 PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE Objetivos específicos Unidades órganicas que tienen contacto directo con el cliente Gerencia Comercial Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales Gerencia de Administración Gerencia de Operaciones Obtención de información del cliente Solicitud de documentos Requerimiento de información mínima Indagación sobre la condición de sujeto obligado Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Determinación del perfil de riesgo de LA/FT Verificación de la información del cliente Responsabilidad y forma

3 Página 3 de Actividades de verificación de la información Omisiones, discrepancias o falsedad de la información...16 Flujograma Nº 01: Obtención y verificación de la información (procedimiento general) Actualización de la información Actividades de actualización de información Actualización de información de clientes personas naturales Actualización de información de clientes personas jurídicas...18 Flujograma Nº 02: Actualización de información (procedimiento general) Régimen General de Conocimiento del Cliente Debida diligencia reducida...20 Flujograma Nº 03: Debida diligencia reducida.- Obtención de información Debida diligencia general...22 Flujograma Nº 04: Debida diligencia general.- Obtención de información...22 Flujograma Nº 05: Debida diligencia general.- Verificación de la información...23 Flujograma Nº 06: Debida diligencia general.- Actualización de la información Debida diligencia ampliada...24 Flujograma Nº 07: Debida diligencia ampliada.- Obtención de información...25 Flujograma Nº 08: Debida diligencia ampliada.- Verificación de la información...26 Flujograma Nº 09: Debida diligencia ampliada.- Actualización de la información Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Procedimiento aplicable en caso de prohibiciones relativas a la aceptación o mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA Durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA...28 Flujograma Nº 10: Procedimiento aplicable en caso de clientes inmersos en prohibiciones relativas a la aceptación Durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA...28 Flujograma Nº 11: Procedimiento aplicable en caso de clientes comprendidos en las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA...30 CAPÍTULO III...31 PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO Objetivo específico Criterios para el conocimiento del mercado Informe del conocimiento del mercado...31 CAPÍTULO IV...32 PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES Objetivos específicos

4 Página 4 de Documentos requeridos al candidato durante el proceso selección, contratación o designación e incorporación...32 Flujograma Nº 12: Procedimiento para el conocimiento de los colaboradores Documentos archivados en el expediente de los colaboradores Declaración jurada de antecedentes, parentesco y vínculo laboral Reporte del Historial crediticio Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta Constancia de haber recibido capacitación en materia de prevención del LA/FT Medidas correctivas por incumplimiento de las obligaciones del SPLAFT Evaluación del alto nivel de integridad Aplicación especial...36 CAPÍTULO V...36 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT Objetivos específicos Unidades Orgánicas y operaciones Gerencia de Administración Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales Gerencia de Operaciones Umbrales del Registro de Operaciones del SPLAFT Declaración jurada de origen de fondos Conservación del Registro de Operaciones del SPLAFT Relación de Operaciones en Efectivo (ROPE)...41 CAPÍTULO VI...41 PROCEDIMIENTO DE EXCLUSIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES del SPLAFT Objetivos específicos Formalidades...42 Flujograma Nº 13: Procedimiento de exclusión del Registro de Operaciones Registro de clientes excluidos...43 CAPÍTULO VII

5 Página 5 de 51 PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Objetivos específicos Criterios para la identificación de operaciones inusuales Únidades orgánicas responsables Evaluación, registro de información y comunicación de operaciones inusuales...45 Flujograma Nº 14: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales de los clientes Comunicación de operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA...47 Flujograma Nº 15: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores...49 capitulo viii...50 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL SPLAFT Objetivos Específicos Automatización de la Información Módulo del Conocimiento del Cliente Módulo del Conocimiento del Colaborador Módulo del Registro de Operaciones Módulo de Operaciones Inusuales Conservación y disponibilidad de la información...51 DISPOSICIONES FINALES

6 Página 6 de 51 CAPÍTULO I GENERALIDADES 1. OBJETIVO El presente Manual busca implementar dentro de la institución los procedimientos específicos para el correcto funcionamiento del Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo (SPLAFT) del Fondo MIVIVIENDA, a efectos de precisar de manera detallada cada uno de los pasos para su aplicación, definir los puntos donde deben localizarse los controles del sistema, establecer las señales de alerta y las características de las operaciones inusuales propias de las actividades de la institución, así como asignar las funciones y responsabilidades de las distintas unidades orgánicas. 2. ALCANCE El Manual de Procedimientos del SPLAFT es de observancia obligatoria por todas las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA que participen en la ejecución de los procedimientos descritos en el Manual del SPLAFT. Los directores, el Gerente General y el Oficial de Cumplimiento son responsables de vigilar el cumplimiento de la presente norma. 3. BASE LEGAL a) Ley N 27693, Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú y sus modificatorias. b) Decreto Supremo N JUS, Reglamento de la Ley que crea la UIF-Perú. c) Resolución SBS N , Normas Complementarias para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y sus modificatorias. d) Manual del Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA. e) Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado del Fondo MIVIVIENDA. 4. VIGENCIA Y DEROGATORIA El Manual de Procedimientos del SPLAFT entrará en vigencia a partir del día siguiente a su publicación en la intranet de la institución. 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual son los que se hallan descritos en el Manual del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA. 6

7 Página 7 de RESPONSABILIDADES Los gerentes y los jefes de las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA a cargo de los procedimientos descritos en el Manual del SPLAFT, son responsables de asegurar el adecuado cumplimiento de los procedimientos descritos en el presente Manual. Los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA son responsables de asegurar el cumplimiento de las disposiciones del presente Manual en tanto tengan control de los procedimientos descritos en él. 7. PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos desarrolla los siguientes procedimientos del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA: a) Procedimiento para el conocimiento del cliente. b) Procedimiento para el conocimiento del mercado. c) Procedimiento para el conocimiento del colaborador. d) Procedimiento para el registro de operaciones en el Registro de Operaciones del SPLAFT. e) Procedimiento para la exclusión de clientes del Registro de Operaciones del SPLAFT. f) Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales. g) Procedimiento para la conservación y seguridad de la información del SPLAFT CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE 1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.1 Establecer las unidades orgánicas que son responsables de la aplicación del procedimiento de conocimiento del cliente. 1.2 Precisar las actividades que deben seguirse a fin de recabar y verificar la información de los clientes del Fondo MIVIVIENDA. 2. UNIDADES ÓRGANICAS QUE TIENEN CONTACTO DIRECTO CON EL CLIENTE Tendrán a su cargo la ejecución de las actividades del conocimiento del cliente descritas en el Manual del SPLAFT y en el presente Manual, las unidades orgánicas 7

8 Página 8 de 51 que tienen contacto directo con el cliente, respecto de los clientes y en la oportunidad que se detalla a continuación: 2.1 Gerencia Comercial Clientes Instituciones Financieras (IFIS). Oportunidad: Al momento que el cliente formule su propuesta de aprobación de línea de crédito. 2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales Clientes Promotores que desarrollan proyectos bajo el marco del Programa Techo Propio, para la modalidad de Adquisición de Vivienda Nueva. Oportunidad: Al recibir copia de los expedientes y archivo digital del listado de códigos de unidades habitacionales, remitidos por el órgano competente del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento para su carga en el Sistema Techo Propio (STP) Clientes Entidades Técnicas que desarrollan proyectos bajo el marco del Programa Techo Propio, para la modalidad de Construcción en Sitio Propio y Mejoramiento de Vivienda, tanto en el ámbito urbano como rural. Oportunidad: Durante su inscripción en el Registro de Entidades Técnicas Clientes postores y adjudicatarios que participen en procesos de concursos públicos para la adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos, proyectos especiales o megaproyectos. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en el concurso público Clientes fideicomitentes y/o fideicomisarios de los fideicomisos diferentes al que administra COFIDE, en los que el Fondo MIVIVIENDA tenga la condición de Fiduciario. Oportunidad: Al momento de la suscripción del acto constitutivo del fideicomiso 2.3 Gerencia de Administración Clientes postores y adjudicatarios que participen en subastas y/o venta directa de bienes muebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en la subasta y/o venta directa Clientes proveedores de bienes y servicios. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en el proceso de selección respectivo. 8

9 Página 9 de Gerencia Legal Clientes postores y adjudicatarios que participen en subastas y/o ventas directas de bienes inmuebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros. Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en la subasta y/o venta directa. 2.5 Gerencia de Operaciones Clientes deudores de las carteras de crédito proveniente de CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación. Oportunidad: En el primer momento que se tome contacto con el cliente Clientes compradores de las carteras de crédito proveniente de CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación. Oportunidad: Al momento que el cliente manifieste por escrito su intención de compra. 3. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE Las unidades orgánicas que tienen contacto directo con el cliente son responsables de la obtención de información suficiente con la finalidad de determinar de manera fehaciente la identidad del cliente. Es requisito para la vinculación con el Fondo MIVIVIENDA la obtención de la información y los documentos que se detallan a continuación: 3.1 Solicitud de documentos En el caso de clientes personas naturales se solicitarán los siguientes documentos: a) Original y copia del documento oficial de identidad de cada una de las personas naturales que interviene en la operación. b) Los clientes peruanos se identificarán con el Documento Nacional de Identidad vigente, sean residentes o no residentes. c) Los clientes extranjeros se identificarán con el Carnet de Extranjería vigente en caso sean residentes. d) Los clientes extranjeros se identificarán con el Pasaporte vigente en caso sean no residentes. e) La determinación de la identidad del cliente se realiza a partir de los documentos oficiales de identidad antes mencionados. f) Vigencia de poder con una antigüedad no mayor de tres meses, de ser el caso. g) Ficha RUC, de ser el caso. 9

10 Página 10 de 51 h) Otros documentos de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente. i) Declaración jurada sobre el origen de los fondos en caso que el importe de la operación a celebrar sea igual o mayor al monto de los umbrales para el Registro de Operaciones del SPLAFT vigentes. En el caso de clientes personas jurídicas se solicitarán los siguientes documentos: a) Copia literal de inscripción en los Registros Públicos. b) Ficha RUC c) Vigencia de poder con una antigüedad no mayor de tres meses de los representantes legales. d) Estados Financieros, cuando sea requisito de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente. e) Original y copia del documento oficial de identidad de cada uno de los representantes legales o apoderados de la persona jurídica que interviene en la operación. f) Copia del documento oficial de identidad de los directores, gerentes, y accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación de la persona jurídica. g) Otros documentos de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente. h) Declaración jurada sobre el origen de los fondos en caso que el importe de la operación a celebrar sea igual o mayor al monto de los umbrales para el Registro de Operaciones del SPLAFT vigentes. El colaborador de la unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente a quien se le haya encargado la recepción y revisión de los documentos deberá: a) Verificar que el cliente haya entregado todos los documentos requeridos. b) Verificar que los documentos entregados por el cliente contengan la información mínima descrita en el numeral 3.2 siguiente. En caso contrario solicitará documentos adicionales que contengan la información faltante, la misma que deberá ser entregada en un plazo no mayor de cinco (05) días hábiles c) Cuando corresponda, verificará que los documentos entregados por el cliente sean originales. d) Estampará su sello y rúbrica en cada uno de los documentos originales y copias y los archivará en el expediente del cliente. 10

11 Página 11 de Requerimiento de información mínima En el caso de clientes personas naturales se solicitará y registrará a través del Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural, la información mínima siguiente: a) Nombres y apellidos completos. b) Tipo y número de documento de identidad. c) Lugar y fecha de nacimiento. d) Nacionalidad y residencia. e) Domicilio, número de teléfono y correo electrónico, de ser el caso. f) Ocupación, oficio y/o profesión. g) Nombre del centro de labores, cargo que ocupa y tiempo de servicios, de ser el caso. h) Cargo o función pública desempeñada en los últimos dos (2) años, así como el nombre de la institución, de ser el caso. i) Condición de sujeto obligado del SPLAFT. j) Relación con el nombre del cónyuge o concubino, de los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y afinidad, de las personas jurídicas donde tenga el 5% o más de participación en el capital social, aporte o participación, en el caso de clientes PEP. k) Finalidad de la relación a establecerse con el Fondo MIVIVIENDA. En el caso de clientes personas jurídicas se solicitará y registrará a través del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, la información mínima siguiente: a) Denominación o razón social. b) Registro Único de Contribuyentes (RUC). c) Objeto social y actividad económica principal (comercial, industrial, construcción, transporte, etc.) de acuerdo al CIIU registrado ante SUNAT. d) Ubicación y teléfonos de la oficina o local principal, donde desarrollan las actividades propias al giro de su negocio, la de sus sucursales, agencias u otros de naturaleza similar, de ser el caso. e) Identificación de los administradores (directores y gerente general) considerando la información requerida para las personas naturales, en lo que resulte aplicable. f) Identificación de los accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación de la persona jurídica, considerando la información requerida para las personas naturales, en lo que resulte aplicable, identificando aquellos que sean PEP. 11

12 Página 12 de 51 g) Identificación de representantes, considerando la información requerida en el caso de personas naturales; así como el otorgamiento de los poderes correspondientes. h) Personas jurídicas vinculadas al cliente, y/o a su grupo económico, en caso corresponda. i) Información financiera mínima cuando sea requisito de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente. j) Finalidad de la relación a establecerse con el FMV SA. k) Condición de sujeto obligado del SPLAFT. La información por cada una de las personas descritas en los literales e), f) y g) se registrará a través del Formulario N 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes. Las empresas vinculadas al cliente persona jurídica deberán llenar también el Formulario N 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica. Quedan exceptuadas de esta obligación las empresas descritas en los artículos 16 y 17 de la Ley General. Adicionalmente, en el caso de clientes con un perfil de riesgo de LA/FT alto o sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se solicitará información respecto de sus ingresos promedio mensuales y las características de las operaciones que realizarán con dichos fondos, considerando información sobre el tipo de operaciones, montos, monedas, lugares de realización, periodicidad y otra información que se considere relevante, todo lo que se anotará en una hoja adicional al Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o al Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según sea el caso. La hoja adicional se registrará en el SEPLAFT. La información registrada en los Formularios mencionados será descargada al SEPLAFT y estará a disposición de la Superintendencia. El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro. 3.3 Indagación sobre la condición de sujeto obligado Tienen la condición de sujeto obligado y en todos los casos se les requerirá la firma de la Declaración Jurada contenida en el Formulario Nº 007-SPLAFMV- Sujeto obligado persona natural o el Formulario Nº 008-SPLAFMV-Sujeto obligado persona jurídica, los clientes siguientes: a) Las Instituciones Financieras (IFIS), es decir las empresas del Sistema Financiero comprendidas en los artículos 16 y 17 de la Ley General y las 12

13 Página 13 de 51 Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del público. b) Los Promotores c) Las Entidades Técnicas. En los demás casos, las unidades orgánicas consultarán directamente al cliente si tiene la condición de sujeto obligado del SPLAFT tomando en cuenta la descripción contenida en el artículo 3 de la Ley N En caso de respuesta negativa, y sin perjuicio de la información que pueda brindar el cliente, se deberá acudir a fuentes públicas o privadas de información que permitan establecer la actividad que desarrolla el cliente. Entre otras podrá consultarse el Registro de Personas Jurídicas de SUNARP, el portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores de la SMV. La información registrada en los Formularios mencionados será descargada al SEPLAFT y estará a disposición de la Superintendencia. El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación del mencionado registro. 3.4 Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado Están sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado, independientemente de la cuantía de la operación que realice o de su perfil de riesgo de LA/FT, los clientes siguientes: a) Clientes nacionales o extranjeros, no residentes; b) Fideicomisos; c) Sociedades no domiciliadas; d) Personas Expuestas Políticamente (PEP) o que administren recursos públicos. e) Personas Jurídicas en las que un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación y que, según el buen criterio de la empresa, poseen un alto riesgo de LA/FT; f) Los socios, accionistas o asociados y administradores de personas jurídicas donde un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación; g) Clientes respecto de los cuales se tenga conocimiento que están siendo investigados por lavado de activos, delitos precedentes y/o financiamiento del terrorismo por las autoridades competentes; h) Clientes vinculados con personas naturales o jurídicas sujetas a investigación o procesos judiciales relacionados con el lavado de activos, delitos precedentes y/o el financiamiento del terrorismo; 13

14 Página 14 de 51 i) Personas jurídicas cuyos accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación, de ser el caso, sean personas naturales o jurídicas extranjeras. La condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se establecerá a partir del análisis de la información y los documentos presentados por el cliente, en cuyo caso se aplicarán los plazos y condiciones establecidos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado. 3.5 Determinación del perfil de riesgo de LA/FT La información necesaria para determinar el perfil de riesgo de LA/FT será obtenida del Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según corresponda. Durante el proceso de vinculación el tipo de operación y el monto involucrado para la definición del perfil de riesgo de LA/FT serán aquellos que el cliente pretenda realizar. Tratándose de clientes que hayan mantenido vinculación con el Fondo MIVIVIENDA S.A. anteriormente, se tomará en cuenta, de corresponder, el tipo de operación y el monto involucrado que aparezca en el Registro de Operaciones del SPLAFT. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente tomará en cuenta el resultado de la determinación del perfil de riesgo de LA/FT del cliente y cuantía de la operación que pretende realizar a fin de establecer el nivel de debida diligencia que sea de aplicación del cliente. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, dentro de los cinco (05) días hábiles de efectuada la determinación del perfil de riesgo de LA/FT comunicará al Oficial de Cumplimiento, a través del correo electrónico institucional, la información relativa a los clientes que se encuentren altamente expuestos al riesgo de LA/FT. 4. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CLIENTE La unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente es responsable de corroborar la veracidad de la identidad y de la información proporcionada por el cliente durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA, salvo que se trate de clientes que realicen operaciones sometidas a procesos de selección, concursos públicos o subastas, en cuyo caso la verificación se realizará a través de las actividades descritas en los numerales , y del presente numeral, 14

15 Página 15 de 51 reservándose las actividades señaladas en los numerales y para aquellos clientes que hayan resultado favorecidos con el otorgamiento de la buena pro. 4.1 Responsabilidad y forma La unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente deberá comisionar a un colaborador de su área a fin de que efectúe la verificación de la información declarada y proporcionada por el cliente. 4.2 Actividades de verificación de la información La verificación de la información se ejecutará a través de las actividades siguientes: Corroboración a partir de registros públicos o privados La corroboración a partir de registros públicos o privados tiene por finalidad comparar la información proporcionada por el cliente con información de manejo público. Para tal efecto se podrá recurrir al Registro de Personas Jurídicas de SUNARP, al portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores de la SMV, centrales de riesgo, entre otras en tanto se encuentren al alcance de la unidad orgánica. La corroboración de la información proporcionada por el cliente está a cargo de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente y es condición para el inicio del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA Solicitud de documentos públicos o privados adicionales La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente solicitará al cliente documentos públicos o privados adicionales que considere pertinente en caso que de los documentos entregados inicialmente por el cliente no se logre certeza respecto de la identidad del cliente, de la información proporcionada o del propósito de la relación comercial a iniciar con el Fondo MIVIVIENDA, o de la corroboración a partir de registros públicos o privados no se logre dicha certeza Visita al domicilio u oficina de los clientes domiciliados en el Perú La visita al domicilio o a la oficina de los clientes domiciliados en el Perú tendrá por finalidad corroborar la existencia física del inmueble, su ubicación y el destino que se le está dando al mismo. En el caso de visitas al domicilio u oficinas de los clientes domiciliados en el Perú se levantará un acta en la que se dejará 15

16 Página 16 de 51 constancia de la visita realizada, la misma que deberá ser suscrita por el verificador y por la persona entrevistada en la visita Entrevistas personales La entrevista tiene por finalidad comprobar la existencia física del cliente o de su representante. Durante este acto se deberá confirmar de manera directa la información registrada por el cliente en el Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según corresponda Llamadas telefónicas Las llamadas telefónicas tienen como propósito determinar si el cliente puede ser ubicado en el número telefónico declarado en el Formulario Nº 001-SPLAFMV- Cliente persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según corresponda. La visita al domicilio u oficina, las entrevistas personales y las llamadas telefónicas deben realizarse con ocasión del inicio del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA cuando se trate de clientes cuyas operaciones no estén sometidas a procesos de selección, concursos públicos o subastas; además deben realizarse cuando se trate de clientes que realizan operaciones por importes iguales o superiores a los umbrales para el Registro de Operaciones del SPLAFT. El medio, el lugar, la fecha y la hora en la que se llevaron a cabo las actividades de verificación deben constar en el SEPLAFT a través del Formulario Nº 003-SPLAFMV- Verificación persona natural o del Formulario N 004-SPLAFMV-Verificación persona jurídica, los que serán suscritos por el gerente de la unidad orgánica responsable. 4.3 Omisiones, discrepancias o falsedad de la información Cuando de la ejecución de las actividades de verificación la unidad orgánica que tiene contacto directo con el cliente detecte omisiones, discrepancias o le sea imposible comprobar la información proporcionada, solicitará al cliente las aclaraciones correspondiente, las que deberán ser proporcionadas en un plazo de cinco (05) días hábiles de recibida la comunicación física o electrónica. En caso que de la aclaración proporcionada por el cliente, y de acuerdo al buen criterio de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, no se logre certeza respecto de la veracidad de la identidad o de la información proporcionada por el cliente, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente deberá evaluar si corresponde calificar la operación como inusual. 16

17 Página 17 de 51 El Fondo MIVIVIENDA no aceptará clientes cuya identidad o información no sea plenamente verificada. Cuando de la ejecución de las actividades de verificación se detecte que la información o los documentos proporcionados por el cliente son falsos, la unidad orgánica que tiene contacto directo con el cliente en un plazo de cinco (05) días hábiles de efectuado el hallazgo, comunicará a la Gerencia Legal la información falsa detectada a fin de que adopte las acciones legales correspondientes. Flujograma Nº 01: Obtención y verificación de la información (procedimiento general) CLIENTE UNIDAD ORGÁNICA Inicio 1. Solicitud del producto o servicio, presentación de documentos 2. Obtención de información No Conforme Si 3. Verificación de la información Conforme No Si Fin 5 días hábiles 4. Solicitud de aclaraciones y documentos adicionales 5. Presentación de aclaraciones y documentos adicionales Conforme Si No 6. No se admite la relación 5. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN 17

18 Página 18 de 51 Durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente debe mantener actualizada la información proporcionada por el cliente a fin de asegurar que las operaciones que realiza son compatibles con su perfil de actividad y verificar la veracidad de la información proporcionada durante el proceso de vinculación. Los plazos de actualización de la información son los descritos en el numeral del presente Capítulo para el caso de clientes sometidos a la debida diligencia general y en el numeral del presente Capítulo para el caso de clientes sometidos a la debida diligencia ampliada. 5.1 Actividades de actualización de información a) Solicitud de actualización de información del cliente a través de correspondencia física o electrónica; en caso de registrarse variaciones, la unidad orgánica deberá solicitar los documentos públicos o privados que sustenten los cambios y corroborar la información a partir de registros públicos o privados tales como el Registro de Personas Jurídicas de SUNARP, el portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores de la SMV, centrales de riesgo, entre otras, en tanto se encuentren al alcance de la unidad orgánica. b) Visita al domicilio u oficina de los clientes domiciliados en el Perú, entrevistas personales y llamadas telefónicas. c) Actualización del perfil de riesgo de LA/FT del cliente. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente prestará atención a los eventos que puedan representar señales de alerta que surjan de cada operación durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. 5.2 Actualización de información de clientes personas naturales En el caso de clientes personas naturales la actualización de la información tiene por finalidad principalmente obtener evidencia respecto de: a) Modificación del nombre. b) Modificación del domicilio o de los datos de contacto. c) Modificación del estado civil. d) Modificación de la ocupación, en particular si la modificación convierte al cliente en una PEP o un funcionario público que administra recursos públicos. e) Variación en el nivel de ingresos, en particular cuando es ascendente. f) Otras modificaciones que a criterio de la unidad orgánica puedan ser relevantes para la prevención del LA/FT. 5.3 Actualización de información de clientes personas jurídicas 18

19 Página 19 de 51 En el caso de personas jurídicas la actualización de la información tiene por finalidad principalmente obtener evidencia respecto de: a) Modificación de la denominación o razón social. b) Modificación del domicilio o los datos de contacto. c) Modificación del objeto social. d) Cambio sustantivo en la composición accionaria, que implique que el control pueda haber sido sustancialmente transferido. e) Cambio en los principales representantes o apoderados. f) Cambio en los niveles de facturación o de utilidades, en particular cuando es ascendente. g) Otros cambios que a criterio de la unidad orgánica puedan ser relevantes para la prevención del LA/FT, los mismos que serán comunicados con anterioridad y por escrito por el Oficial de Cumplimiento. Flujograma Nº 02: Actualización de información (procedimiento general) UNIDAD ORGÁNICA CLIENTE Inicio 1.Solicitud de actualización de información Variación Si 2. Solicitud de documentos públicos o privados Visita al domicilio u oficina del cliente domiciliado en el Perú. Conforme 4. Corrobora la información a partir de registros públicos o privados 3. Presenta documentos públicos o privados Actualización del perfil de riesgo de LA/FT del cliente. Si No Fin Conclusión del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA 19

20 Página 20 de RÉGIMEN GENERAL DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE 6.1 Debida diligencia reducida En el caso de clientes persona natural sometidos a la debida diligencia reducida la información mínima requerida será documentada con la copia del documento oficial de identidad del cliente y de su representante legal de ser el caso, debiendo registrarse en el Formulario N 001-SPLAFMV- Cliente persona natural únicamente la siguiente información: a) Nombre completo del cliente y su representante, de ser el caso. b) Tipo y número de documento oficial de identidad. c) Lugar y fecha de nacimiento d) Fecha de inicio de la actividad, ocupación, profesión u oficio. e) Nacionalidad. f) Domicilio. g) Poderes, de ser el caso. h) Número de teléfono y dirección de correo electrónico, de ser el caso. En el caso de clientes persona jurídica sometida a la debida diligencia reducida la información mínima requerida será documentada con la Ficha RUC y la copia del documento oficial de identidad de su representante legal, debiendo registrarse en el Formulario N 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica únicamente la siguiente información: a) Denominación o razón social. b) Registro Único de Contribuyentes (RUC), de ser el caso. c) Objeto social. d) Actividad económica. e) Lugar y fecha de constitución f) Domicilio de la oficina o local principal, y de ser el caso, los teléfonos. g) Identificación de los representantes legales o apoderados que interviene en la operación. h) Identificación de los directores y gerentes del cliente. Adicionalmente se aplicarán las actividades descritas en los numerales 3.3, 3.4 y 3.5. No será necesaria la aplicación de las actividades descritas en los numerales 4 y 5 del presente Capítulo referidos a la verificación y actualización de la información. La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, deberá realizar, por lo menos una vez al año, una revisión formal de la relación de clientes sometidos a la debida diligencia reducida a fin de determinar si continúan satisfaciendo los requisitos, debiendo dejar evidencia y comentarios de ello en una hoja resumen que se anexará al expediente personal del cliente. 20

21 Página 21 de 51 Flujograma Nº 03: Debida diligencia reducida.- Obtención de información UNIDAD ORGÁNICA INICIO No 1. Solicitud de documentos Indagación sobre condición de SO Determinación del perfil de riesgo del LA/FT Conforme SO Si Si 2. Sello y rúbrica Registro de la información Formulario Nº 001- SPLAFMV-Cliente persona natural Formulario Nº 002- SPLAFMV-Cliente persona jurídica Formulario Nº 007- SPLAFMV-Sujeto Obligado persona natural Formulario Nº 008- SPLAFMV-Sujeto Obligado persona jurídica Indagación sobre condición de PEP Indagación sobre condición de cliente sometido al RECR PEP RECR Si Régimen Especial de Conocimiento Reforzado 3. Archivo FIN 21

22 Página 22 de Debida diligencia general Obtención y verificación de la información En el caso de los clientes sometidos a la debida diligencia general se aplicarán los criterios establecidos para la obtención y verificación de la información descritos en los numerales 3 y 4 del presente capítulo. Flujograma Nº 04: Debida diligencia general.- Obtención de información UNIDAD ORGÁNICA 1. INICIO 1. Solicitud de documentos Requerimiento de información mínima Determinación del importe de la operación al umbral para el RO Indagación sobre condición de SO No Si Formulario Nº Sello y rúbrica SPLAFMV-Persona jurídica Conforme SO Si Registro de la información Formulario Nº 001- SPLAFMV-Persona natural Formulario Nº 005- SPLAFMV-Origen de los fondos persona natural Formulario Nº 006- SPLAFMV-Origen de los fondos persona jurídica Formulario Nº 007- SPLAFMV-Sujeto Obligado persona natural Formulario Nº 008- SPLAFMV-Sujeto Obligado persona jurídica Determinación del perfil de riesgo del LA/FT 3. Archivo Indagación sobre condición de PEP Indagación sobre condición de cliente sometido al RECR PEP RECR Si Régimen Especial de Conocimiento Reforzado FIN 22

23 Página 23 de 51 Flujograma Nº 05: Debida diligencia general.- Verificación de la información UNIDAD ORGÁNICA INICIO 1. Visita al domicilio u oficina del cliente Acta de verificación Entrevista personal Llamadas telefónicas Corroboración a partir de registros públicos o privados. Conforme No Si 2. Registro y archivo de la información Formulario Nº 003- SPLAFMV-Verificación persona natural Formulario Nº 004- SPLAFMV-Verificación persona jurídica Solicitud de documentos públicos o privados 3. No se admite la relación con el Fondo MIVIVIENDA FIN Actualización de la información Si la vinculación tiene una duración mayor a dos (02) años: a) Se solicitará la actualización de la información y la presentación de documentos que corroboren las variaciones en la información inicialmente proporcionada, al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. b) De considerarlo conveniente y de acuerdo a su buen criterio, la unidad orgánica realizará una visita al domicilio u oficina del cliente en tanto domicilie en el Perú, realizará entrevistas personales y llamadas telefónicas al menos una (01) vez durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA. Se dejará constancia de las actividades realizadas en el Formulario N 003- SPLAFMV-Verificación persona natural o el Formulario N 004-SPLAFMV- Verificación persona jurídica. 23

24 Página 24 de 51 c) Se actualizará el perfil de riesgo de LA/FT del cliente al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. Flujograma Nº 06: Debida diligencia general.- Actualización de la información UNIDAD ORGÁNICA 1. Solicitud de actualización de información y documentos INICIO Al menos una vez durante la vigencia de la relación con el cliente 2. Visita al domicilio u oficina del cliente domiciliado en el Perú Acta de verificación 4. Registro y archivo de la información y los documentos 3. Actualización del perfil de riesgo de LA/FT FIN 6.3 Debida diligencia ampliada Obtención y verificación de la información En el caso de los clientes sometidos a la debida diligencia ampliada, además de los criterios establecidos para la obtención y verificación de la información descritos en los numerales 3 y 4 del presente capítulo, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente ejecutará las siguientes actividades: a) Solicitud de la declaración jurada contenida en el Formulario Nº 005- SPLAFMV-Origen de los fondos persona natural o Formulario N 006- SPLAFMV- Origen de los fondos persona jurídica, y de ser posible obtendrá la justificación de la información declarada, salvo para el caso de clientes que tengan de la condición de proveedores. b) Solicitud de la relación de los principales proveedores y clientes del cliente. 24

25 Página 25 de 51 c) Solicitud de los estados financieros o declaración jurada del impuesto a la renta del último ejercicio económico. Flujograma Nº 07: Debida diligencia ampliada.- Obtención de información UNIDAD ORGÁNICA 1. INICIO Formulario Nº 001- SPLAFMV-Persona natural No Formulario Nº 002- SPLAFMV-Persona jurídica 1. Solicitud de documentos Requerimiento de información mínima Indagación sobre condición de SO Determinación del perfil de riesgo del LA/FT Conforme SO Si Si 2. Sello y rúbrica Registro de la información Formulario Nº 001-A- SPLAFMV-Anexo representantes Formulario Nº 005- SPLAFMV-Origen de fondos persona natural Formulario Nº 006- SPLAFMV-Origen de fondos persona jurídica Formulario Nº 007- SPLAFMV-Sujeto Obligado persona natural Formulario Nº 008- SPLAFMV-Sujeto Obligado persona jurídica Indagación sobre condición de PEP Indagación sobre condición de cliente sometido al RECR PEP RECR Si Régimen Especial de Conocimiento Reforzado 3. Archivo FIN 25

26 Página 26 de 51 Flujograma Nº 08: Debida diligencia ampliada.- Verificación de la información UNIDAD ORGÁNICA INICIO 1. Visita al domicilio u oficina del cliente Acta de verificación Entrevista personal Llamadas telefónicas Corroboración a partir de registros públicos o privados. Conforme No Si 2. Registro y archivo de la información Formulario Nº 003- SPLAFMV-Verificación persona natural Formulario Nº 004- SPLAFMV-Verificación persona jurídica Solicitud de documentos públicos o privados 3. No se admite la relación con el Fondo MIVIVIENDA FIN Actualización de la información Si la vinculación tiene una duración mayor a un (01) año, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente ejecutará las siguientes actividades: a) Solicitud de actualización de la información y la presentación de documentos que corroboren las variaciones en la información inicialmente proporcionada, al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. b) Visita al domicilio u oficina del cliente en tanto domicilie en el Perú, entrevistas personales y llamadas telefónicas al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. Se dejará constancia de las actividades realizadas en el Formulario N 003-SPLAFMV-Verificación persona natural o el Formulario N 004-SPLAFMV-Verificación persona jurídica. 26

27 Página 27 de 51 c) Actualización del perfil de riesgo de LA/FT del cliente al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA o cada vez que realice una operación que involucren importes iguales o superiores a los umbrales requeridos para el Registro de Operaciones. Flujograma Nº 09: Debida diligencia ampliada.- Actualización de la información UNIDAD ORGÁNICA 1. Solicitud de actualización de información y documentos INICIO Al menos una vez durante la vigencia de la relación con el cliente 2. Visita al domicilio u oficina del cliente domiciliado en el Perú Acta de verificación 4. Registro y archivo de la información y los documentos 3. Actualización del perfil de riesgo de LA/FT FIN 7. RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO Respecto de los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se aplicarán las actividades para la obtención, verificación y actualización de la información del cliente descritas en los numerales 3, 4 y 5 del Capítulo III del Manual del SPLAFT y en los numerales 3, 4 y 5 del presente Capítulo en lo que resulten aplicables. Las actividades específicas, plazos y nivel de responsabilidad, así como el procedimiento de aceptación y mantenimiento del vínculo con los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se hallan descritos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado. 27

28 Página 28 de PROCEDIMIENTO APLICABLE EN CASO DE PROHIBICIONES RELATIVAS A LA ACEPTACIÓN O MANTENIMIENTO DEL VÍNCULO CON EL FONDO MIVIVIENDA 8.1 Durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA En caso que durante el proceso de vinculación de la revisión de la información y documento proporcionados por el cliente o de la corroboración a partir de registros públicos o privados se revele que un cliente se halla inmerso en las prohibiciones relativas a la aceptación del cliente descritas en el Manual del SPLAFT, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente le comunicará directamente que no será posible establecer el vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. Flujograma Nº 10: Procedimiento aplicable en caso de clientes inmersos en prohibiciones relativas a la aceptación UNIDAD ORGÁNICA INICIO 1. Se revela que el cliente se halla inmerso en las prohibiciones relativas a la aceptación 2. No se admite la relación con el Fondo MIVIVIENDA 3. Comunicación al cliente FIN 8.2 Durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA En caso que durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA se revele que un cliente se halla inmerso en las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo descritas en el Manual del SPLAFT, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, dentro de los diez (10) días hábiles de identificada 28

29 Página 29 de 51 la causal, elevará a la Gerencia Legal, con copia a la Gerencia General y la Oficialía de Cumplimiento, un informe que contendrá: a) La descripción de la causal que prohíbe el mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA en la que se halla inmerso el cliente. b) La evaluación, verificación y actualización de la información del cliente de acuerdo al procedimiento para el conocimiento del cliente. c) Copia de los documentos que obran en el expediente del cliente. Dentro de los cinco (05) días hábiles de recibido el informe de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, la Gerencia Legal elevará a la Gerencia General, con copia a la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente y a la Oficialía de Cumplimiento, un informe que contendrá la determinación y cuantificación del riesgo legal derivado de la conclusión del vínculo con el cliente. La Gerencia Legal comunicará la decisión al cliente mediante carta notarial y coordinará con la unidad orgánica la firma posterior de los documentos que sean pertinentes a fin de aminorar el riesgo legal derivado de la conclusión del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. El inicio del procedimiento de conclusión de la relación no tiene efecto suspensivo respecto de los procedimientos internos para el otorgamiento de los productos y/o servicios ofrecidos por el Fondo MIVIVIENDA. 29

30 Página 30 de 51 Flujograma Nº 11: Procedimiento aplicable en caso de clientes comprendidos en las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA UNIDAD ORGÁNICA GERENCIA LEGAL CLIENTE INICIO 1. Se revela que el cliente se halla inmerso en las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA 5 días hábiles 5. Determinación y cuantificación del riesgo legal Informe 10 días hábiles 2. Comunicación a la Gerencial Legal Informe Copia de documentos 3. Comunicación a la Gerencial General 4. Comunicación a la Oficialía de Cumplimiento 6. Comunicación al cliente de la conclusión del vínculo con el FMV Carta notarial 7. Firma de documentos que acrediten la conclusión del vínculo FIN 30

31 Página 31 de 51 CAPÍTULO III PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO 1. OBJETIVO ESPECÍFICO 1.1 Describir las actividades para la determinación de los rangos de operaciones usuales y los criterios de comparación propios del conocimiento del mercado. 2. CRITERIOS PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO Para efecto del Conocimiento del Mercado, las unidades orgánicas que mantienen contacto directo con el cliente deberán desarrollar y aplicar los siguientes criterios: a) Identificar las características del mercado en los que operan los productos o servicios del Fondo MIVIVIENDA a su cargo. b) Establecer categorías de clientes por cada uno de los servicios o productos del Fondo MIVIVIENDA a su cargo. c) Determinar las zonas geográficas donde se colocan o destinan los productos o servicios del Fondo MIVIENDA a su cargo. d) Determinar los rangos de operaciones usuales en cada una de las categorías de clientes establecidas. El desarrollo y análisis de los criterios antes mencionados deberá permitir a las unidades orgánicas antes mencionadas estimar los rangos dentro de los cuales se ubicarían las operaciones usuales que realicen los clientes, según las características de su mercado (parámetros de normalidad vigentes en el mercado). 3. INFORME DEL CONOCIMIENTO DEL MERCADO El gerente de cada unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente es el responsable de dirigir la elaboración del Informe del Conocimiento del Mercado conforme a los criterios y el plazo establecido en el Manual del SPLAFT. Es además responsable de verificar que el Informe sea de conocimiento y manejo de cada uno de los colaboradores a su cargo, en particular de aquellos que mantienen contacto directo con el cliente, a efecto de que cumplan con aplicar la debida diligencia del conocimiento del cliente. 31

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