0 Guía de instalación, punto de venta y administrador. RestMaster Lite

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1 0 Guía de instalación, punto de venta y administrador RestMaster Lite C/ Mallén 40, Local Sevilla Tlf: Fax:

2 Guía de usuario 2

3 INDICE INTRODUCCIÓN...6 Requisitos del sistema...6 GUÍA DE INSTALACIÓN Auto arranque Instalación de la base de datos El instalador Instalar fuentes de datos Instalar base de datos Protocolos de red- (TCP/IP) Reiniciar el sistema Cambiar clave de usuario principal Crear empresa de prueba Crear Empresa Borrar empresa Instalación del Cliente de la aplicación Instalación del programa de gestión Creación de puesto Fin de la instalación GUÍA DE PUNTO DE VENTA Inicio Selección de empresa Apertura de caja Pantalla principal de la aplicación Introducción de comandas Datos de cabecera Introducción de artículos Modificar la línea de cuenta Operaciones especiales con los artículos Facturación y cobro de comandas Facturar rápido Cobro rápido Facturar completo División normal División desglosada Cobro completo Otras operaciones Comisiones Útil Cierre de caja Consumo interno Entradas y Salidas de caja Buscar Factura...45 Guía de usuario 3

4 4.2.5 Modificar cobros Cajero Desbloqueo Pago de comisiones Lector de Código de Barras Agrupar Fondos...49 GUÍA DEL ADMINISTRADOR Inicio Iniciar el administrador Pantalla principal del administrador Opciones de panel Impresión Mantenimiento de ficheros maestros Datos de empresa Tipos de I.V.A Divisas Presentación en factura Familias/Artículos Familias Artículos Otros Grupos de familias Empleados Camareros Cajeros Clientes Comisionistas Apuntes de caja Tarjetas Aplicar formatos Editor de formatos Tramos horarios Monedas y billetes Actualizar tarifas Permisos Información de ventas Estado de Caja Facturas pendientes Histórico de facturas Traspasos Auxiliares Recuperar día Parámetros generales Datos Generales Opciones Cambio facturación Fondos...87 Guía de usuario 4

5 GUÌA DE INFORMES Introducción Fechas Banco de Datos Impresión Cierres Ventas Anulaciones e Invitaciones Facturación y Cobro Varios Estadísticas...97 GUÌA DE COPIA DE SEGURIDAD Uso Manual Uso automático Agradecimientos Notas Finales Guía de usuario 5

6 INTRODUCCIÓN Requisitos del sistema. Procesador: Pentium III o superior. Velocidad de la CPU 500 Mhz (Recomendado 1Ghz) Mouse. Disco duro: 2Gb. RAM: 192 Mb (Recomendado 512 Mb). Lector de CD-ROM o DVD-ROM. Resolución de pantalla: 256 Colores y 800 x 600 píxeles. Sistema Operativo: Windows 98 segunda edición, Windows 2000 o Windows XP Y Windows Server Nota Asegúrese de que su ordenador cumple con los requisitos mínimos, si no fuese así consulte con su tutor en el curso. Guía de usuario 6

7 GUÍA DE INSTALACIÓN Guía de usuario 7

8 1. Auto arranque Cuando se introduce el CD-ROM de RestMaster Lite en la unidad lectora, de forma automática (si está habilitado) aparecerá la ventana de instalación. Si no aparece la ventana de instalación haga clic en inicio, ejecutar. Introduzca la letra de la unidad seguida de :\autorun.exe y pulse intro. Ejemplo: D:\autorun.exe. Lo primero que podemos observar es la elección del tipo de instalación que deseamos, si seleccionamos la opción Un equipo, las ventanas de Base de Datos y Cliente estarán habilitadas, ya que ambas partes deberán ser instaladas; Si seleccionamos la opción Varios equipos y marcamos la casilla de Equipo Secundario, solo aparecerá habilitada la ventana de Cliente, toda instalación de varios equipos debe tener al menos un equipo que no sea secundario. El botón Base de datos lanzará el programa para instalar el motor de bases de datos, y gestionar las empresas, así como también podrá configurar la red y claves de usuario. El botón Cliente instalara la Suite del RestMaster Lite. El botón de Manual de Instalación sirve para obtener este mismo manual de uso en formato virtual. El botón Instalar Visualizador nos instalara en nuestro equipo el software necesario para visualizar este manual online, en caso de no disponer de el. Guía de usuario 8

9 2. Instalación de la base de datos. Una vez pulsado el botón de Base de datos el asistente le guiará a través del proceso de instalación. Haga clic en Siguiente para ir avanzando en la instalación del software. Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto C:\RMSuite\. En el caso que desee modificarla haga clic en Cambiar y pulse en Siguiente. A g5 Guía de usuario 9

10 Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realizará la instalación del software. El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en: Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Instalador. Guía de usuario 10

11 3. El instalador. En esta pantalla usted tendrá que ir pulsando sobre cada una de las opciones que aparecen según sus necesidades. A continuación les explicaremos la finalidad de cada opción. 3.1 Instalar fuentes de datos Este paso solo será recomendable si sistema operativo es inferior a Windows 2000(Windows 98 Segunda Edición) en cuyo caso se lanzara un asistente de actualización de Microsoft para el correcto funcionamiento de las bases de datos. En caso contrario esta opción está deshabilitada. 3.2 Instalar base de datos Al hacer clic en Instalar base de datos se lanza el asistente de Microsoft SQL Server de instalación automática. Una vez terminado de instalar, el asistente pedirá que se reinicie el equipo, siendo muy aconsejable. Este proceso es lento y puede tardar varios minutos. Guía de usuario 11

12 3.3 Protocolos de red- (TCP/IP) Para que Microsoft SQL Server funcione bien, debe habilitar la función TCP/IP. Para ello debe seleccionar TCP/IP en la lista de la izquierda y pulsar Habilitar >> y a continuación aceptar. Para que los cambios surtan efecto es necesario reiniciar el equipo. 3.4 Reiniciar el sistema Para asegurarse de que el motor de base de datos esta funcionando correctamente es necesario reiniciar su ordenador. Una vez hecho esto, deberá ejecutar el programa Instalador nuevamente, desde el CD o desde el menú de inicio de Windows. Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Instalador. Deberíamos estar ubicados de nuevo en la pantalla que se muestra en el punto 3. Guía de usuario 12

13 3.5 Cambiar clave de usuario principal Para cambiar la clave para el usuario principal, se ha de tener en cuenta que por defecto Microsoft SQL Server crea un usuario sa y como clave se le ha establecido usupas. Para cambiar esta clave introduzca en Password la antigua contraseña ( usupas por defecto) y en Nuevo Password la clave que desee asignarle al usuario principal y presione Cambiar Password Este paso solo será necesario si tiene una aplicación anterior que trabaja con Microsoft SQLserver y tiene una clave distinta configurada. 3.6 Crear empresa de prueba Para crear una empresa de prueba, la aplicación pedirá la carpeta en la que se almacenaran sus datos, es el Directorio de datos*, si se desea cambiar el que aparece por defecto puede escribirse manualmente o buscarse mediante el botón en forma de carpeta amarilla anexo. El apartado servidor deberá rellenarse con el acceso al servidor de base de datos (IP o nombre de equipo) por defecto (local). Guía de usuario 13

14 En tamaño B.D especificaremos el tamaño de memoria que queremos dedicar a la base de datos. En la empresa de prueba no puede modificarse y viene relleno por defecto a 10 M. Por último será necesario un nombre de usuario y una contraseña para el mismo. Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón Crear Empresa, tras validar la información, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón Salir nos lleva de vuelta al menú principal. Una vez concluido este proceso el instalador pedirá que se seleccione la impresora por defecto para la impresión de las facturas o ticket. Seleccione alguna de las impresoras que aparecen y pulse aceptar. *Si la ruta introducida no existe, el programa sugerirá su creación antes de proceder con la creación de las bases de datos. 3.7 Crear Empresa El proceso de creación de una empresa idéntico al explicado en el apartado 3.6 aunque en este caso, también hemos de escribir el nombre de la empresa y el tamaño de la base de datos, tendremos que asegurar que la memoria asignada es suficiente para todos nuestros datos Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón Crear Empresa, tras validar la confirmación, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón Salir nos lleva al menú principal. Si al ruta no existe, el programa sugerirá su creación antes de de proceder a la creación de la base de datos. Al introducir el nombre de la empresa procure no utilizar caracteres especiales tales como signos de admiración, de interrogación, de puntuación o espacios en blanco. 3.8 Borrar empresa Para Borrar una empresa es necesario indicar el servidor (IP o nombre del equipo) en el que se encuentra la base de datos, el nombre de usuario y la contraseña asociada. Pulsando el botón Lista de Empresas la aplicación comprobará si existen empresas en ese servidor con ese nombre de usuario. Una vez realizada la comprobación, podrá ver esas empresas y seleccionar la que desea borrar, pulsando el botón Borrar Empresa. De nuevo el botón Salir vuelve al menú principal Guía de usuario 14

15 4. Instalación del Cliente de la aplicación. Si usted no ha tenido que reiniciar el ordenador durante el proceso anterior usted estará nuevamente frente a la ventana del instalador, en la misma pantalla que en el apartado 1. en caso contrario deberá volver a hacer doble clic sobre el icono de su CD para reiniciar el instalador. Dado que el proceso de instalación del motor de base de datos ha finalizado hemos de continuar con la instalación de la aplicación cliente. El botón Cliente lanzará el programa para instalar la aplicación cliente, que en nuestro caso es la aplicación de Terminal punto de venta. 4.1 Instalación del programa de gestión. De nuevo, un asistente le guiará a través del proceso de instalación, en este caso del programa cliente RestMaster Lite. Pulse Siguiente para iniciar el proceso de instalación. Guía de usuario 15

16 Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto C:\RMSuite\. En el caso que desee modificarla haga clic en Cambiar y pulse en Siguiente. Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realiza la instalación del software El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en: Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Crear Puesto. Guía de usuario 16

17 4.2 Creación de puesto La creación del puesto implica el enlace de nuestra aplicación con la base de datos creada anteriormente. Tendremos que seleccionar el servidor en el que hemos instalado la base de datos, si es nuestra propia máquina pondremos (LOCAL) tal y como aparece en la imagen. El usuario por defecto es sa y la contraseña usupas. Tras introducir estos datos pulsaremos el botón Conectar y se realizará una prueba de enlace con el servidor de Base de Datos. Si ha aparecido algún error revisaremos lo datos introducidos y volveremos a probar con el botón Conectar Si no ha aparecido ningún error de conexión aparecerá un mensaje de Empresas cargadas y al desplegar la lista de Empresas se mostraran las empresas creadas en nuestra base de datos, seleccionaremos aquella a la que queremos conectar nuestro programa y pulsaremos el botón Crear Puesto. Si se ha realizado la operación correctamente aparecerá un mensaje indicando Alias creado correctamente. Repetiremos la acción de Crear Puesto con todas las empresas que deseemos utilizar desde nuestra aplicación. * Cada vez que creemos una nueva empresa hemos de volver a realizar la acción de crear puesto para que la nueva empresa sea accesible desde nuestra aplicación. Guía de usuario 17

18 5. Fin de la instalación. Una vez realizado el paso anterior nuestro programa de ventas estará instalado y en el menú de inicio de Windows aparecerá de la siguiente manera: La imagen presentada representa un sistema operativo Windows XP y puede diferir parcialmente de otros sistemas operativos. Guía de usuario 18

19 GUÍA DE PUNTO DE VENTA Guía de usuario 19

20 1. Inicio. Para iniciar nuestro punto de venta con el RestMaster, debemos buscar el icono del programa y hacer doble clic sobre él. Por defecto podemos encontrar este icono en: Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> RestMaster Lite. Si es la primera vez que ejecutamos nuestra aplicación RestMaster Lite, aparecerá la pantalla de validación de autorización, que completaremos con la clave que nos ha sido asignada 1.1 Selección de empresa Para poder comenzar a trabajar con la aplicación de punto de venta es necesario haber creado una o varias empresas (Ver guía de instalación). Es posible tener más de una empresa creada, de esta forma puede tener una empresa de pruebas y otra real que nos permita ir ejercitándonos en la aplicación sin modificar los datos reales de facturación. Para iniciar el trabajo con una determinada empresa debemos hacer clic sobre la empresa deseada y esta se iluminará en azul. Una vez iluminada la empresa pulsaremos el botón aceptar.

21 1.2 Apertura de caja Para realizar la apertura de un nuevo día de venta son necesarios algunos datos que se recogen en la pantalla de Apertura de caja Cajero. Hemos de introducir el número de identificación del cajero/a que realiza la apertura y se hará responsable de la caja. Este número debe de corresponder con el dado de alta en el programa administrador en la sección Cajeros/as. Si no recordásemos el número de identificación podemos seleccionarlo pulsando en la tecla Cajeros. Este campo ha de rellenarse obligatoriamente para continuar. Fecha. A continuación introducimos la fecha bien escribiéndola directamente en la zona de entrada de fecha o activando el calendario en la tecla Calendario. El programa avisara mediante una ventana si la fecha indicada no coincide con la actual. También podrá lanzar un aviso en el caso de que la fecha introducida sea una fecha con una caja ya cerrada con la opción cierre del día. Este campo ha de rellenarse obligatoriamente para continuar. Apertura. Representa la cantidad de dinero con la que abrimos la caja del día, si no lo rellenamos tomara por defecto la cantidad de 0. Si tenemos activado el Desglose de Monedas en el administrador, podremos introducir la cantidad de cada tipo de monedas con que hacemos la apertura, introducir Guía de usuario 21

22 en la columna cantidad la cantidad de billetes que ahí en caja, la columna importe deberá auto rellenarse con estos datos. Una vez introducidos los datos necesario estamos listos para comenzar una nueva caja con la fecha de facturación que hemos seleccionado en la pantalla de entrada anterior. A continuación pulsamos sobre Aceptar para validar los datos introducidos y entrar en el programa. Es posible que al abrir el punto de venta se nos muestre la pantalla de Apertura de Caja. La aparición de esta ventana indica que está abierta la caja apareciendo la fecha de apertura y el cajero que la realizó. Toda la facturación que realicemos llevará la fecha de caja, aunque no coincida con la fecha del día en curso. Si pulsamos Aceptar para continuar trabajando el punto de venta se abrirá con la fecha y caja que se nos muestra en la pantalla. Al pulsar Cancelar la aplicación se cerrará y no nos permitirá continuar. Si quisiéramos abrir con otra fecha de trabajo u otro cajero debemos entrar en la caja que se nos muestra, realizar el cierre de caja, salir del programa y volver a entrar. Se nos mostrará la ventana de Apertura de caja explicada anteriormente. Nota Importante: Si queremos instalar en nuestro sistema la aplicación RestMaster Pro, sobre nuestra aplicación Lite, debemos asegurarnos que la caja esta cerrada. Guía de usuario 22

23 RestMaster 1.3 Pantalla principal de la aplicación La pantalla principal de la aplicación será nuestro entorno de trabajo habitual. Ahora vamos a enumerar las zonas de trabajo de esta pantalla: Zona de Familias y Artículos. En esta zona podremos seleccionar los artículos de distintas familias, que vamos a añadir a la cuenta que estemos tratando. Teclado numérico en pantalla. Funciona exactamente igual que el teclado numérico de un ordenador. Introduciremos el valor numérico deseado y pulsaremos la tecla Aceptar para dar por concluida la acción. Guía de usuario 23

24 Cabecera de cuenta. En esta zona se nos muestran los datos de cabecera de la cuenta; Fecha de comanda, Hora de cuenta, Camarero asignado, número de comensales, tarifa asignada a la comanda e importe total. Líneas de cuenta. Se mostraran las líneas introducidas en la cuenta seleccionada. Los datos mostrados son; Descripción, precio, cantidad y total de línea. Acciones de cuenta. En esta zona se muestran los botones de acción sobre las cuentas como anular, facturar, cobrar, etc. Así como la posibilidad de elegir entre las tres existentes Acciones generales. Son aquellas que no inciden directamente sobre una comanda; selección de salones, artículos de apertura, utilidades, salir de la aplicación, etc. Guía de usuario 24

25 2. Introducción de comandas. La introducción de comandas es el proceso más repetido en el uso de la aplicación punto de venta. Los conocimientos necesarios y los pasos a realizar para una correcta utilización de la aplicación vienen definidos a continuación. 2.1 Datos de cabecera Selección de Cuenta. Para realizar esta acción hemos de pulsar sobre la cuenta a la que queremos asociar una nueva línea de artículos. Para ello solo tenemos que seleccionar uno de los botones existentes en el panel de acciones de cuenta, Nota 1, Nota 2 o Nota 3 La aplicación siempre tendrá seleccionada una de estas cuentas, por defecto la Nota 1. Introducción de número del camarero. Una vez seleccionada una cuenta la zona de introducción del identificador del camarero cambia a color azul indicándonos que se espera la introducción de este valor. Si conocemos el identificador del camarero lo introducimos pulsando en el teclado numérico de la pantalla principal de la aplicación y la tecla aceptar. Si no sabemos el identificador del camarero podemos pulsar sobre la zona de introducción del camarero y aparecerá un menú con los camareros dados de alta Guía de usuario 25

26 en la aplicación y seleccionaremos uno pulsando sobre él. Los camareros se habrán dado de alta en la aplicación Administrador. Se puede modificar el camarero asignado a la mesa antes de terminar el proceso de facturación y cobro. Introducción del número de comensales. Una vez introducido el camarero la zona de introducción del número de comensales cambia a color azul indicándonos que se espera la introducción de este valor y para ello introduciremos la cantidad pulsando en el teclado en pantalla o en el teclado del ordenador y al finalizar pulsaremos la tecla aceptar en pantalla o la tecla intro del teclado del ordenador. Si no introducimos ningún valor de comensales y pulsamos directamente la tecla aceptar se introducirá por defecto el valor 0. Introducción de tarifa. Veremos que una vez introducido el número de comensales la zona de introducción del tipo de tarifa cambia a color azul indicándonos que se espera la introducción de este valor, para ello pulsaremos en el teclado numérico en pantalla o en el teclado del ordenador Para finalizar pulsamos la tecla aceptar en pantalla o bien intro en el teclado externo. Si no introducimos nada y pulsamos la tecla Aceptar o Intro se toma por defecto la tarifa que hemos asignado a este salón en la configuración del salón en el administrador. Si pulsamos sobre la zona de introducción de tarifa de desplegarán cuatro botones para que seleccionamos la tarifa deseada. Podemos cambiar esta tarifa incluso después de haber añadido algunos artículos a la cuenta. Podemos dejar fijos algunos de los datos de cabecera con la finalidad de que el sistema no nos lo pida a la hora de abrir cuenta. Para fijar cualquier dato de los anteriores hemos de pulsar sobre la palabra que acompaña al dato; Camarero, Comensales o tarifa. Al abrir una nueva cuenta no se nos pedirán los datos que han sido fijados. Guía de usuario 26

27 2.2 Introducción de artículos La introducción de artículos se puede realizar de manera manual (por código de artículos) o mediante la pantalla de artículos (panel de familias y artículos): Introducción manual. Si conocemos el código numérico que hemos asignado al artículo cuando lo hemos dado de alta en el administrador, podemos introducirlo en la comanda mediante la pulsación directa de dicho código en el teclado numérico en pantalla (o en el teclado externo) seguido de la tecla Aceptar. A continuación el sistema queda a la espera de que tecleemos la cantidad seguida de la tecla Aceptar. Si el producto se vendiera en gramos la cantidad a introducir sería los gramos del mismo. Introducción mediante la pantalla de artículos. La otra parte de la pantalla muestra, el panel de Familias/Artículos. Si seleccionamos la familia deseada en la parte superior de la pantalla, aparecerán los artículos incluidos en esta familia en la parte inferior. Iremos pulsando sobre cada artículo para añadirlos en las líneas de cuenta, se introduce por defecto la cantidad uno. Para introducir una cantidad de artículo superior a uno, hemos de indicar primero la cantidad en el teclado numérico y luego pulsamos sobre el artículo, o bien pulsamos varias veces sobre el mismo. Guía de usuario 27

28 2.3 Modificar la línea de cuenta Para modificar algún dato de una línea de comanda introducida en la mesa, hemos de seleccionar la línea de cuenta que queremos modificar moviéndonos por la lista de líneas de cuenta con los botones de desplazarse hacia arriba y desplazarse hacia abajo. Una vez resaltada la línea en azul pulsaremos el botón Bajar y la línea de comanda se situará en la zona inferior lista para ser editada, como podemos ver ha quedado resaltada la cantidad que tenía introducida esta línea. Podemos modificar la cantidad introduciendo con el teclado la nueva cantidad deseada y pulsando Aceptar. Igualmente podemos modificar el precio del artículo bajando la línea y pulsando sobre el precio antiguo, introduciendo el nuevo precio por el teclado y pulsando Aceptar. Tanto la cantidad como el precio han podido ser modificados porque en la aplicación de administrador en la sección Parámetros Generales hemos marcado la opción Modificar líneas, si esta opción no estuviera seleccionada no podríamos modificar las líneas de comandas introducidas. Invitar una línea de cuenta. Seleccionamos la línea que deseamos invitar y pulsamos el botón invitar. Realizada esta acción veremos que el total de la línea aparece a cero, manteniéndose el precio, la cantidad y apareciendo la marca I a la izquierda de la línea. La información que aparecerá en el ticket será la misma que vemos en pantalla y en los informes podremos saber que artículos hemos invitado y por cuanto valor. Eliminar una línea de cuenta. Seleccionamos la línea que deseamos eliminar de la cuenta y pulsamos el botón Bajar. Una vez que la línea está en la zona de edición y estamos seguros que es la que queremos eliminar pulsaremos el botón Eliminar. El sistema nos mostrará un mensaje indicándonos si estamos seguros de esta acción, podemos aceptar o cancelar. Anular la comanda completa. El botón Anular situado en el panel de acciones de cuenta, elimina todas las líneas de la cuenta activa, dejando libre nota que pasará a estar libre. No se puede anular una comanda ya facturada. Guía de usuario 28

29 2.4 Operaciones especiales con los artículos En la parte inferior del panel de Familias/artículos nos aparecen dos botones con funciones interesantes: Combinar y Artículo Especial. Estos botones nos permiten realizar funciones especiales que vamos a detallar a continuación: Combinación de artículos. La tecla Combinar se utiliza para combinar varios artículos en los que solo se cobra el primero que introducimos. Por ejemplo un menú que está compuesto por diversos platos a elegir. Pulsamos el artículo Menú que ya tiene asignado un precio y pulsamos sobre Combinar ahora seleccionaremos los artículos que deseemos. Estos aparecerán en la comanda pero con precio cero. Los artículos combinados, aunque aparezcan a precio cero, seguirán contando para almacén como un artículo más vendido. Introducción de artículos fuera de carta (Artículo especial). Si deseamos introducir en una comanda un artículo que no tenemos creado en nuestro maestro de artículos, podemos hacerlo pulsando sobre el botón Artículo Esp. Se nos abrirá la venta de introducción de datos y hemos de rellenar los datos necesarios para el artículo especial, para ello pulsaremos sobre los botones que aparecen en la ventana; descripción, orden, precio, etc. Descripción. Será el texto que aparezca en el ticket. Orden de presentación. Se refiere al lugar que debe ocupar este artículo en la factura o ticket. Al pulsar sobre el botón aparecerán los órdenes de presentación que estén creados en el sistema, para seleccionar uno. Precio. Es el precio que se le asignará al artículo. Si el artículo se vende por gramos introduciremos el precio del kilo. Este precio se comportará como esté configurada la tarifa con IVA o sin IVA. Cantidad. Representa la cantidad de producto que queremos en la comanda. Si el producto se vendiese en gramos en cantidad deberemos indicar los gramos del producto y marcar la casilla Gramos. Antes de crear un articulo especial hay que asegurarse de tener configurados sus parámetros asociados en la aplicación administrador. Guía de usuario 29

30 3. Facturación y cobro de comandas. 3.1 Facturar rápido Una vez introducidas todas las líneas de la cuenta el siguiente paso suele ser facturarla para llevar el ticket/factura al cliente. La operación de facturar una comanda se puede realizar mediante el botón Facturar Rápido o el botón Facturar en el panel de acciones de comandas. La facturación rápida nos realiza un ticket con las opciones por defecto y sin preguntarnos nada. Para realizar esta acción hemos de seguir los siguientes pasos; Seleccionamos la cuenta a facturar. Para ello pulsamos sobre la Nota que deseemos. Pulsamos el botón Facturar Rápido. Al realizar esta acción se imprimirá el ticket y en el botón de la Nota el título se pondrá en rojo. Se puede configurar para que el sistema no imprima por la impresora ticket/factura al facturar rápido en el Administrador. Si una vez facturada la mesa se modificara la cuenta añadiendo nuevas líneas, modificando las existentes o de cualquier otra forma, el sistema no nos permitirá cobrar al cliente hasta que volvamos a facturar la comanda sacando el ticket/factura con los datos correctos, el título del botón de la nota pasará a estar en azul. 3.2 Cobro rápido El cobro rápido, al igual que el facturar rápido, pretende agilizar la acción así que por defecto al pulsar el botón de Cobro Rápido el sistema abrirá el cajón y liberará la mesa poniéndola en verde. Podemos activar en la aplicación Administrador en la sección Parámetros Generales - >Cobros->Activar Ventana una ventana de ayuda que muestra el siguiente aspecto: Si el cliente nos da el importe exacto solo hemos de pulsa Aceptar para realizar el cobro ya que por defecto el sistema lo ha introducido. Una vez pulsado Aceptar el sistema abrirá el cajón y pulsaremos el botón Cerrar Cobro para dar por finalizado el cobro. Si el cliente nos entrega una cantidad diferente al importe lo marcaremos mediante el teclado numérico y pulsaremos Aceptar. El sistema nos indicará el cambio que debemos entregar al cliente. Una vez pulsado Aceptar el sistema abrirá el cajón y pulsaremos el botón Cerrar Cobro para dar por finalizado el cobro. Guía de usuario 30

31 3.3 Facturar completo Una vez introducidas todas las líneas de la comanda el siguiente paso suele ser facturarla para llevar el ticket/factura al cliente. Si la operación de facturar una comanda se realiza mediante el botón Facturar el sistema nos permite personalizar la factura/ticket con datos del cliente, concepto para la comanda, descuentos, división de facturas, etc. Los pasos a seguir para facturar una comanda son los siguientes: Seleccionamos la cuenta facturar. Para ello pulsamos sobre la mesa que deseamos. Pulsamos el botón Facturar. Se desplegará la venta de Factura completa que estudiaremos en las siguientes páginas. Si una vez facturada la mesa se modificara la comanda añadiendo nuevas líneas, modificando las existentes o de cualquier otra forma, el color del título del botón pasara a estar en AZUL lo que nos indica que el ticket/factura que hemos entregado al cliente ya no es válido. El sistema no nos permitirá cobrar al cliente hasta que volvamos a facturar la cuenta sacando el ticket/factura con los datos correctos. La función Facturar nos permite realizar un ticket/factura con opciones tales como cambiar las líneas de la comanda por un concepto, asignar un descuento, añadir los datos de un cliente, dividir una factura, etc. Estos cambios se pueden realizar a la hora de generar una factura nueva o sobre una factura existente antes de ser cobrada. Al pulsar sobre el botón Facturar se desplegará la siguiente ventana que a continuación detallamos: Guía de usuario 31

32 Datos de cabecera de factura. La serie, número, fecha y hora de la factura que se esta tratando Especial. Permite emitir una factura sin IVA. Debemos configurar en la aplicación Administrador los parámetros de las facturas especiales para poder utilizar esta opción. Concepto. Podemos sustituir las líneas de comanda por un concepto ej. dos comidas. Al pulsar sobre este botón se desplegará un teclado virtual para introducir el texto. Las líneas originales no desaparecen, solo son sustituidas a la hora de imprimir el ticket/factura. Dto%. Permite asignar un descuento a la factura. Es un valor numérico y para introducirlo de ha de pulsar sobre el botón y se desplegará un teclado numérico. Resultado de la factura. Representa como va a quedar la factura con los cambios realizados. Dividir. Podemos dividir una factura en X facturas de igual importe o por conceptos. Este proceso al ser más complicado se explicara en el siguiente apartado Cobrar. Nos da acceso a la ventana de cobro de facturas/ticket. Esta deshabilitado hasta que no pulsamos el botón facturar. Cambiar formato. Aparecerá una pantalla que nos permitirá imprimir el ticket/factura por una impresora diferente a la por defecto y con cualquiera de los formatos existentes en nuestro sistema. Pulsaremos sobre formato para que nos aparezcan los distintos formatos definidos en el Administrador, y pulsaremos sobre el botón impresora para imprimir el ticket por otra impresora distinta a la configurada por defecto también en el Administrador. Anular. Anula la factura creando una factura de abono con cantidades negativas. Aparecerá en nuestra pantalla un teclado virtual para especificar el motivo de tal anulación. Facturar. Genera la factura según los datos introducidos en esta ventana. Necesario antes de acceder a la sección de Cobrar Salir. Pulsarlo para anular la facturación, mientras estemos dentro del proceso de facturación el resto del programa esta inaccesible. Datos del cliente. Podemos asignar los datos de un cliente a la factura. El cliente puede ya existir o ser creado desde esta misma ventana. Guía de usuario 32

33 Podemos añadir un cliente de tres maneras distintas, la primera es mediante la introducción de su código numérico en el apartado Cliente y pulsando el botón Validar cliente, para que la aplicación rellene todos sus datos automáticamente. La segunda es buscando al cliente directamente en nuestra base de datos pulsando el botón Buscar Cliente, aparecerá una pantalla como la siguiente: Aquí podremos seleccionar previamente alguno de los clientes de nuestra base de datos o bien indicarle algún patrón para que la aplicación lo busque pulsando el botón Buscar. Después pulsaremos Seleccionar cliente. La tercera opción es dando de alta un cliente, mediante el botón Alta clientes. Aparecerá una pantalla muy parecida al anterior: Pulsando en Nuevo cliente abriremos un nuevo cliente en la base de datos y le rellenaremos sus datos. Después pulsar Grabar datos. Desde esta pantalla también se puede modificar los datos de clientes ya existentes. Guía de usuario 33

34 Dividir una factura implica realizar varias facturas a partir de una original, manteniendo la suma de todas las divisiones el mismo importe que la original. Para poder realizar una división de factura hemos de haber facturado la comanda bien mediante facturación rápida o facturación normal. Podemos dividir las facturas de dos modos: División Normal; dividiremos la factura original en varias de un mismo importe, de forma que el importe acumulado de todas ellas coincida con el importe original. División Desglosada; dividiremos la factura original en varias seleccionando para las nuevas facturas las líneas de la comanda original que deseamos. Nota importante: No podemos dividir una factura una vez cobrada. Una vez dividida la factura este proceso es irrevocable no podemos volver a facturarla de otra manera División normal Dividiremos la factura original en varias indicando el importe, de forma que el importe acumulado de todas las divisiones coincida con el importe original. Los pasos a seguir para dividir una factura por importe son los siguientes: Guía de usuario 34

35 Una vez en la ventana de división de facturas seleccionamos el tipo de división que deseamos, en este caso normal. Podemos generar un número determinado de divisiones. Al pulsar el botón Dividir Importe se nos pedirá el número de divisiones que deseamos generar y el sistema dividirá el importe original. Una vez introducido el número de divisiones se nos pedirá un concepto para sustituir las líneas de las comandas. Aunque al imprimir las facturas no aparezcan las líneas originales éstas no han desaparecido y se contabilizarán para informes, gestión de almacén, etc. En la división normal no es obligatorio el mismo importe para todas las facturas, podemos seleccionar el importe deseado para cada una de las divisiones. En lugar de lo anterior pulsaremos Nueva División e indicaremos sus características en la ventana que nos aparece de Datos de factura, incluido el importe de cada división. Repetiremos la creación de nuevas divisiones tantas veces como deseemos hasta llegar al importe total de la factura original. El sistema avisara de los distintos desajustes que se puedan producir entre la factura total y la suma de las divisiones. Los desajustes negativos pueden arreglarse luego en el cobro de la factura añadiéndola como propina. Si quisiéramos modificar los datos de alguna de las divisiones tendríamos que seleccionarla y pulsar el botón Modificar división apareciendo la ventana de Datos de factura. Borrar División elimina una división creada previamente. Una vez realizadas las divisiones realizaremos las facturas con el botón Generar facturas, el sistema facturará las divisiones y las imprimirá. Guía de usuario 35

36 3.3.2 División desglosada Dividiremos la factura original en varias seleccionando para cada una de las nuevas facturas las líneas de la comanda original que deseamos. Una vez en la ventana de división de facturas seleccionamos el tipo de división que deseamos, en este caso Desglosada. Pulsaremos el botón Nueva división y se nos presentará en pantalla la ventana de Datos de factura que vimos en la sección anterior. Introduciremos los datos deseados para esta división; concepto, datos del cliente, dto, comensales, etc. Una vez introducidos los datos pulsaremos Aceptar y nos aparecerá en pantalla la nueva división creada. Para añadir líneas a esta división nos aseguraremos que tenemos seleccionada la división correcta, seleccionaremos la línea a pasar y utilizando la columna de botones del centro de la ventana indicaremos si queremos pasar toda la línea, parte de la línea, es decir solo cierto numero de productos de un mismo tipo, o todas las líneas que quedan pendientes. Repetiremos la creación de nuevas divisiones tantas veces como deseemos hasta que no queden líneas disponibles de la factura original. Podemos modificar los datos de una división con el botón Modificar división, así mismo podemos eliminar una división con el botón Borrar División. Una vez realizadas las divisiones realizaremos las facturas con el botón Generar facturas, el sistema facturará las divisiones y las imprimirá. Guía de usuario 36

37 3.4 Cobro completo La función Cobrar nos permite generar el cobro un ticket/factura con opciones tales como cobro por tarjetas, a crédito, invitación de facturas completas o combinación de todas. Arriba aparecerán la serie, el número de factura y si la factura hubiera sido dividida aparecería su numero de división en la esquina superior izquierda. Seguiremos los siguientes pasos: Seleccionamos el tipo de pago a realizar. El tipo de pago crédito queda pendiente y tendrá que resolverse mediante el Administrador. Según el tipo de forma de pago seleccionado debemos ir rellenando los datos que se nos pidan. Estos datos disponen de unos botones que al pulsarlos expanden teclados virtuales que nos permiten introducir los datos. Importe. Es la cantidad entregada. Referencia. Una anotación opcional para el cobro. Tarjeta o cheque. Se desplegara un menú donde podremos seleccionar el tipo de tarjeta de crédito u cheque. Los tipos aceptados, pueden ser configurados en el Administrador. Fecha. La fecha de caducidad de la tarjeta. Invitar factura. Todas las cantidades entregadas serán anuladas y aparecerá un teclado virtual para explicar el motivo de la invitación. Incluir propina. Si la entrega es mayor que la factura y el cliente no recibe la vuelta, debemos marcar esta casilla para que no se produzcan desajustes en la caja. Fidelizar cliente. Este botón está relacionado con el módulo de fidelización incluido aparte del RestMaster suite, para los sistemas de clientes con tarjetas del establecimiento y acumulación de puntos y ofertas. Pulsamos el botón de Añadir entrega y los datos de esta entrega pasaran al listado de entregas. Si la entrega que hemos anotado no llega a la totalidad del importe de la factura no se nos permitirá cerrar el cobro y tendemos que añadir más entregas hasta el total del importe. Vamos añadiendo entregas hasta sumar el total del importe de la factura y se nos activará el botón Cerrar Cobro. Guía de usuario 37

38 Si durante el proceso queremos cancelar el cobro podemos pulsar el botón destinado a ello. No quedara almacenado nada de lo anteriormente realizado y deberemos volver a comenzar el proceso. Una vez terminado un cobro o cobro rápido la mesa pasa a color verde indicando que vuelve a estar disponible. Guía de usuario 38

39 4. Otras operaciones. 4.1 Comisiones Esta opción está pensada para aquellos establecimientos que tienen colaboradores externos (comisionistas) que cobran una cantidad por atraer clientes a nuestro local. Estas comisiones pueden ser por nº de comensales o incluso por artículos consumidos, etc. Las comisiones se han de configurar desde el Administrador en la ficha comisionista. Si queremos asignar un comisionista a una cuenta existente, hemos de seleccionar la mesa donde está la comanda. No podemos asignar comisiones a una mesa no abierta, es decir sin camarero, comensales y tarifa asignados. Pulsamos Comisión y aparecerá la pantalla de Desglose de comisiones donde asignaremos el comisionista. Las condiciones económicas del comisionista las hemos definido anteriormente en el Administrador. Siempre que asignamos una comisión a una mesa ya facturada se volverá azul y habrá que volver a facturarla. Guía de usuario 39

40 4.2 Útil Si pulsamos sobre el botón Útil aparecerá un menú desplegable con múltiples opciones Cierre de caja El botón de Cierre de caja nos da paso al proceso de cierre. Es importante saber que para poder realizar el cierre es necesario que no existan cuentas abiertas y si tenemos varios RestMaster Lite en red solo tenga el programa abierto aquel en el que se realice el cierre. El proceso de cierre implica que introduzcamos unos datos sobre los cobros realizados durante el periodo de venta, estos datos son: Total Tarjetas. Al pulsar el botón se desplegará un teclado numérico que nos permitirá introducir la cantidad que hemos cobrado en tarjetas. Total Efectivo. Representa la cantidad de dinero en efectivo que, en el momento del cierre, tenemos en caja. Guía de usuario 40

41 Desglose de monedas. Si en el Administrador en la sección Parámetros generales->datos generales->caja tenemos activada la opción Desglose de monedas, en lugar de introducir el total de dinero en caja mediante el botón Total efectivo lo introduciremos desglosando cada tipo de moneda en esta ventana. Informes. Este botón nos permite acceder, antes de cerrar la caja, a diversos informes relacionados con el cierre. Estos informes los estudiaremos en páginas siguientes. Cerrar caja. Esta opción da paso al proceso de cierre propiamente dicho. Antes de pulsar esta opción ha de estar seguro de que los datos anteriormente puestos son los correctos ya que el proceso de cierre no se puede invertir. Cancelar. Nos permite anular el proceso de cierre antes de haber pulsado el botón Cerrar caja. Con la opción de Informes en la ventana de cierre de caja podemos obtener, en cualquier momento del día sin necesidad de realizar el cierre de caja completo, una serie de informes útiles para la información del estado de las ventas. Dichos informes están configurados para su impresión mediante impresora de ticket y nos mostrarán información sobre las ventas por salones, las ventas por tramos horarios, ventas por familias, las anulaciones y el arqueo. Los distintos informes que se nos muestran nos estructuran la información de la siguiente manera: Arqueo: Nos mostrará las cantidades que han introducido como cambio inicial y final, las ventas realizadas tanto en efectivo como en tarjeta/cheque o a crédito. Y como resultado final se nos mostrará el descuadre que halla existido en caja. Ventas por Tramos Horarios: Se detalla en este informe la descripción del tramo, el margen de horas que comprenden el horario, el número de ventas realizadas y totales facturados en cada tramo. Anulaciones: Este informe nos mostrará las facturas anuladas describiéndonos las cantidades y los precios de los artículos anulados. En este informe podremos seleccionar si queremos que nos contabilice o no las cantidades de I.V.A. Ventas por Familias: Se nos describen las cantidades que se han vendido por cada familia de productos. En este informe podremos seleccionar si queremos que nos contabilice o no las cantidades de I.V.A. Guía de usuario 41

42 Para poder imprimir un informe deberemos pulsar el botón respectivo y se iluminará el marcador que se encuentra a su izquierda, teniendo la posibilidad de seleccionar varios, también ahí que asegurarse de que el formato de impresión esta bien configurado en el Administrador, después pulsaremos el botón Imprimir Informes. Al pulsar el botón de Cierre de caja se inicia el proceso de cierre. El proceso de cierre puede ser parcial o total. Vamos a explicar en que consisten estos tipos de cierre; El botón Apertura de Caja realiza un Cierre parcial. Es un proceso por el cual conseguimos un resumen de caja que incluye todos los datos de facturación, entradas y salidas de caja, anulaciones, etc. Tras este proceso el sistema pedirá los datos de apertura de caja pero nos permitirá seguir trabajando en la misma fecha de facturación. Este tipo de cierre es normal en los cambios de turnos. El botón Cierre del día realiza un Cierre total. Este proceso nos reporta la misma información que el cierre anterior. Tras este proceso el sistema cerrará la aplicación punto de venta obligando, en la apertura del programa, a introducir los datos de apertura de caja pero no permitirá seguir trabajando en la misma fecha de facturación. Este tipo de cierre es normal al finalizar el día y obliga a abrir la caja con un nuevo día de facturación. El botón Salir del programa permite cancelar momentáneamente el proceso de cierre. Al pulsar este botón la aplicación se cerrará pero al abrirse nuevamente la aplicación nos presentará esta ventana hasta que finalicemos el proceso de cierre. Guía de usuario 42

43 4.2.2 Consumo interno La utilidad Consumo interno permite controlar el consumo de artículos que no salen por venta, bien por que ha habido una rotura, por caducidad, por consumo de los empleados, etc. Para dar de alta un consumo interno seguiremos los siguientes pasos. Seleccionaremos el empleado al que asignaremos el consumo pulsando el botón Empleados aparecerá una lista de los empleados registrados en el Administrador Seleccionaremos en el panel de familias-artículos el artículo que se ha consumido, también podemos escribir el código del articulo directamente. Al seleccionar el artículo se rellenarán automáticamente el precio con el valor de venta y la cantidad a uno. Pulsando varias veces sobre el sumaremos uno a la cantidad de ese artículo. Si deseamos cambiar el precio, la cantidad o indicar una observación podemos pulsar sobre los botones de cada opción y variar el dato en la ventana flotante que aparecerá. Esto solo será posible si el Administrador tiene habilitada las opciones de cambio de precio en Parámetros Generales. Pulsaremos el botón de Nuevo apunte, si queremos reiniciar el apunte borrando todos los datos del panel, para borrar un apunte ya guardado, seleccionarlo pulsando sobre el y pulsando Eliminar apunte. Una vez completados los datos pulsamos Grabar para almacenar el apunte. podemos imprimir un recibo del apunte seleccionando el apunte deseado y pulsando el botón Imprimir. Guía de usuario 43

44 4.2.3 Entradas y Salidas de caja La utilidad Entradas y salidas de caja permite controlar la entrada y salida de dinero en caja que no se producen por venta. Para dar de alta una entrada y salida de caja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionaremos el tipo de movimiento, entrada o salida. Indicamos una clave de entre las ya definidas en el Administrador. Si queremos crear una nueva clave podemos pulsar la opción Nueva clave. Representa un tipo de gasto. Indicamos un concepto de entre los ya definidos en el Administrador. Si queremos crear un nuevo concepto podemos pulsar la opción Nueva concepto. Representa en lo que se gasta exactamente el importe. Indicamos el Importe. Pulsaremos en Bolsa de camarero si lo que queremos es reflejar la salida de dinero que el camarero lleva consigo. Una vez completados todos los datos grabamos el apunte. Pulsando Nuevo apunte reiniciamos todos los datos ya seleccionados. Podemos imprimir un recibo del apunte seleccionando el apunte deseado y pulsando el botón Imprimir. Guía de usuario 44

45 4.2.4 Buscar Factura La utilidad Buscar facturas permite buscar cualquier factura o ticket del diario, e imprimirla tantas veces como deseemos, cambiar el formato de impresión, reabrir facturas, etc. Nos aparecerá la siguiente pantalla de búsqueda que presenta las siguientes zonas: Zona de cabecera de facturas. Muestra las cabeceras de las facturas que se han realizado en el día. Utilizaremos las flechas del panel derecho para el desplazamiento por la zona. Zona de líneas de facturas. Muestra las líneas de la factura seleccionada en la zona de cabeceras de facturas. Utilizaremos las flechas del panel derecho para el desplazamiento por la zona. Zona de totales de facturas. Muestra los totales y forma de pago de la factura seleccionada. Utilizaremos las flechas del panel derecho para el desplazamiento por la zona. Para reimprimir una factura la seleccionaremos en la zona de cabecera de facturas y pulsaremos el botón Imprimir. Aparecerá la siguiente pantalla Podemos cambiar el formato y la impresora por defecto, pero para ello hemos de pulsar procesar antes de imprimir. Si pulsamos imprimir imprimirá con los valores predeterminados Guía de usuario 45

46 Para localizar una factura pulsando el botón Buscar. Nos aparecerá la ventana de datos de factura, rellenamos los datos por los que queramos buscar la factura y después pulsaremos Procesar, podemos rellenar solo algunos campos para buscar. Si seleccionamos Consulta de Facturas podremos hacer la consulta de facturas por rangos. Rellenamos cada el principio del rango de búsqueda en el formulario de la izquierda y el fin del rango en el formulario de la derecha. Después pulsar procesar. Después de que procesemos la búsqueda aparecerá señalizada en azul la primera factura que cumpla las condiciones de búsqueda en la zona de cabecera de facturas. Pulsaremos Siguiente para ir a la siguiente factura que cumpla las condiciones, si ninguna factura las cumple aparecerá señalada la primera factura Podemos reabrir una factura, para ello seleccionaremos la factura y pulsaremos Abrir factura. Aparecerá una pantalla donde se nos pedirá el empleado y su clave personal, definida en el Administrador, por motivos de seguridad. Después pulsamos Aceptar Modificar cobros La utilidad Modificar cobros permite buscar cualquier factura o ticket del diario, y modificar los datos del cobro, siempre que se tengan permisos para ello, nos aparecerá la siguiente pantalla de búsqueda que presenta las siguientes zonas: Guía de usuario 46

47 Zona de cabecera de facturas. Muestra las cabeceras de las facturas que se han realizado en el día. Utilizaremos las flechas del panel derecho para el desplazamiento por la zona. Zona de líneas de facturas. Muestra las líneas de la factura seleccionada en la zona de cabeceras de facturas. Utilizaremos las flechas del panel derecho para el desplazamiento por la zona. Zona de totales de facturas. Muestra los totales y forma de pago de la factura seleccionada. Utilizaremos las flechas del panel derecho para el desplazamiento por la zona. Primero hemos de seleccionar la factura o ticket y a continuación pulsar Mod. Cobros. Tendremos ahora la pantalla de cobro de factura donde introducimos la cantidad cobrada y la forma en que la hemos cobrado (efectivo, tarjeta, etc.) a continuación Añadir Entrega y Cerrar Cobro. Véase punto Cajero Esta opción nos permite abrir el cajón portamonedas. Funciona con la misma opción de configuración que se utiliza para abrir el cajón cuando se produce un cobro, estas opciones se seleccionan en el Administrador--> Parámetros generales. Guía de usuario 47

48 4.2.7 Desbloqueo Nos permite desbloquear una nota en el caso de que el sistema nos muestre el siguiente mensaje Esta Nota está bloqueada por otro usuario. Este mensaje es debido a la aplicación ha sido cerrada de manera indebida (Corte de luz, finalizando tarea, etc.), quedando la nota bloqueada hasta que sea revisada. Para desbloquear la nota seguimos los siguientes pasos: Pulsaremos el botón Desbloquear facturación por si ha quedado bloqueada al apagarse de forma indebida la aplicación Seleccionamos la nota que queremos desbloquear y pulsamos Desbloquear Nota. Pulsamos Desbloquear Artículos por si el problema se encontrara en los artículos del panel Pago de comisiones La función Pago de Comisiones nos permite calcular rápidamente y sin salir de la pantalla de venta la cantidad que un comisionista ha de percibir por las operaciones realizadas en el día de hoy. Al seleccionar dicha opción se nos presentará la pantalla Cálculo de comisiones donde deberemos introducir los datos siguientes: Selección del comisionista. Para ello pulsaremos sobre el botón Comisionista y lo seleccionaremos del panel. Hora Inicial. Indicaremos la hora de inicio de trabajo del comisionista. Hora Final. Indicaremos la hora de finalización de trabajo del comisionista. Al pulsar el botón Calcular comisiones se nos mostrará el total calculado. Guía de usuario 48

49 4.2.9 Lector de Código de Barras Esta opción nos permite activar el uso del lector de código de barras a la hora de introducir artículos en el RestMaster Lite, se habilita la X situada al lado del panel numérico. Es una opción con dos estados; Activado y desactivado que se muestra cuando el botón esta marcado Agrupar Nos permite indicar al sistema si queremos que en el panel de líneas de cuenta se agrupen todos los artículos que añadamos del mismo tipo. Es una opción con dos estados; Activado y desactivado que se muestra cuando el botón esta marcado Fondos Nos permite seleccionar el color de fondo que prevalecerá en nuestra aplicación, la ventana que aparece al seleccionar esta opción es la que se muestra aquí: Podemos seleccionar el fondo que deseemos pulsando sobre él. Los botones Ver Fondos Anteriores y Ver Fondos Posteriores sirven para poder ver todos los tipos de fondo disponibles. Una vez seleccionado comprobamos en la simulación que se nos muestra a la derecha el resultado. Es una pantalla de muestra que no tiene ninguna utilidad real. Si el resultado es el deseado grabamos la nueva configuración pulsando el botón Aplicar Fondo. Guía de usuario 49

50 GUÍA DEL ADMINISTRADOR Guía de usuario 50

51 1. Inicio. La aplicación Administrador de RestMaster Lite nos proporciona las herramientas necesarias para el mantenimiento y consulta de los ficheros maestros que necesitamos para el correcto funcionamiento del resto de aplicaciones que forman nuestra suite. Es necesario la configuración e introducción de datos en el Administrador para el correcto funcionamiento de las aplicaciones de RestMaster Lite. 1.1 Iniciar el administrador Al hacer doble clic sobre el icono del Administrador se no abre la pantalla de selección de empresa. En esta pantalla nos aparece una lista con las empresas que están dadas de alta en nuestra aplicación de las cuales seleccionaremos una para su uso. Validación del usuario y clave de acceso. Para acceder al administrador hemos de introducir nuestro número de usuario y la clave de acceso. Por defecto el usuario es 1 y la clave de acceso en blanco. Guía de usuario 51

52 1.2 Pantalla principal del administrador En la pantalla principal del administrador tenemos accesos a todos los ficheros maestros necesarios para configurar el programa. Esta pantalla se divide en diversas zonas según su funcionalidad; Maestros. Información de ventas. Traspasos. Auxiliares. Para salir de la aplicación pulsaremos el botón salir en la esquina inferior derecha. 1.3 Opciones de panel En muchos de los formularios que utilizaremos a continuación podemos hacer uso acceder a la pantalla de opciones de panel, que activara la ventana siguiente, donde podremos configurar las diferentes opciones de imagen que aparecerán cuando vallamos escoger entre algunas opciones en nuestra aplicación. Esta pantalla la encontraremos en casi todos los maestros y siempre tiene el mismo cometido. Las operaciones que podemos realizar en el panel son las siguientes: Guía de usuario 52

53 Divide el panel en el número de columnas y filas que deseemos Seleccionamos la posición del texto dentro del panel Seleccionamos el formato de la letra Seleccionamos el color de fondo La parte de arriba de la pantalla muestra el resultado, que aparecerá en nuestra aplicación donde corresponda. Podemos pulsar el botón ajustar si se nos produce un descuadre de las opciones en pantalla, por último pulsaremos Actualizar Panel que graba nuestros cambios. 1.4 Impresión La mayoría de los formularios que aquí se describen disponen del botón imprimir, este, lo que hará será abrirnos un informe por pantalla sobre el formulario que se esta utilizando directamente, o bien mostrar una pantalla con una serie de opciones para la ordenación de ese informe según nuestras preferencias. 2. Mantenimiento de ficheros maestros. 2.1 Datos de empresa En la ventana datos Generales hemos de rellenar los datos de empresa, estos datos serán los que aparecerán en el encabezamiento de facturas y tickets así que es muy importante su correcta formalización. Guía de usuario 53

54 En el apartado Parámetros de la empresa se ha de indicar si los precios de artículos introducidos para cada una de las cuatro tarifas en la ventana del maestro de artículos, tienen o no el IVA incluido. Si se quiere que los precios que aparezcan en su ticket o factura sean con IVA incluido ha de marcarlo en la tarifa correspondiente. Se pueden tener hasta cuatro tarifas con o sin IVA incluido. Una vez introducidos estos datos se activará el botón Grabar que nos indica que hemos realizado cambios en nuestra configuración y deben de ser almacenados. El botón Limpiar sirve para eliminar la información del formulario, y el botón Salir para volver a la pantalla principal. 2.2 Tipos de I.V.A Podemos tener tantos tipos de I.V.A. como queramos. Todos deben tener asignados un nombre y el % correspondiente. La descripción nos servirá para identificar los distintos tipos de I.V.A. de forma que si el porcentaje cambiara en un futuro únicamente cambiaríamos la casilla % I.V.A. Crear un nuevo tipo de IVA. Para crear un nuevo tipo pulsaremos el botón Nuevo, Introduciremos los datos de Tipo de IVA, % IVA. Para finalizar pulse el botón Grabar para que los datos queden almacenados. Modificar un tipo de IVA existente. Para modificar un tipo de IVA existente lo seleccionaremos en la pantalla haciendo clic sobre él, modificaremos los datos de Tipo de IVA, % IVA. Para finalizar pulse el botón Grabar para que los datos queden almacenados. Guía de usuario 54

55 2.3 Divisas Nuestra Suite le permite trabajar con diferentes divisas (monedas de diferentes países) de forma que sus facturas o tickets se podrán totalizar indicando el valor en la moneda principal y el valor en otra moneda auxiliar. Podemos incluir tantas divisas como deseemos, pero debemos establecer una de ella como moneda principal (obligatorio) e indicar en las restantes la relación de cambio con la moneda principal. Nota importante: solo una moneda puede ser marcada como principal. Dar de alta una nueva divisa. Antes de introducir ningún dato hemos de pulsar Nuevo. Nombre de la divisa. El cursor se situará en la opción Moneda donde introduciremos el nombre de la nueva divisa que queremos crear. Número de decimales. Tras haber introducido el nombre de la nueva moneda el cursor se situará en la opción decimales esperando que se introduzca el número de decimales con los cuales funciona la nueva divisa. (Ej. Pesetas 0 decimales ; Euros 2 Decimales) Símbolo. Cada divisa se representa por un símbolo o por un conjunto de letras que la identifican. Este símbolo aparecerá en las facturas y tickets que cuyo total se quiera que salga totalizado en esta divisa. (Ej. Peseta=Pts; Euro= ) Moneda principal. Al marcar esta casilla se seleccionará esta moneda como divisa principal. Es importante entender que si se marca la divisa como divisa principal el resto de divisas tendrán que tener su valor de cambio con respecto a ésta. Si marcamos una moneda teniendo previamente otra marcada, la aplicación cambiara la moneda principal desmarcando la moneda anterior. Guía de usuario 55

56 Relación con la moneda principal. Hemos de indicar la relación de cambio entre la divisa y la moneda principal. A la derecha de la pantalla aparece el cambio. Este formulario utiliza la opción de Panel, véase apartado Presentación en factura El orden de presentación en factura indicará el orden de aparición de los productos en nuestra factura o ticket final. Crearemos una serie de órdenes de presentación que asignaremos posteriormente a cada artículo en la ficha de Familias y artículos. Los datos a completar para la creación de un nuevo orden de presentación son los siguientes: Crear un nuevo orden de presentación de factura. Para crear un nuevo orden de presentación de factura pulsaremos el botón Nuevo, automáticamente se seleccionara Orden, que representa el orden en que aparecerán en nuestra factura, añadimos una Descripción y podemos marcar la casilla Excluir en factura para que estos artículos no aparezcan en la factura ticket. Nunca debemos dar un orden nuevo que coincida con uno ya existente, el formulario se bloqueara y nos dejara hacer nada salvo cambiar este error. Modificar un orden de facturas existentes. Para modificar un orden de factura existente lo seleccionaremos en la pantalla haciendo clic sobre él, modificaremos los datos de Orden, Descripción y Excluir. Para finalizar pulse el botón Grabar para que los datos queden almacenados. Podemos pulsar el botón Borrar para eliminar el orden seleccionado actualmente. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y 1.4. Guía de usuario 56

57 2.5 Familias/Artículos La estructura de familias y artículos que generemos marcará el funcionamiento futuro de nuestra aplicación y su velocidad de manejo. Si tenemos una carta de productos bien definida a la que estamos acostumbrados es posible que queramos que nuestra estructura de familias y artículos se asemeje lo más posible. Es conveniente que no se excedan el número de familias y el número de artículos que forman cada familia para que navegar por el panel de familias y artículos sea ágil Familias Para crear nuevas familias o modificar las existentes hemos de hacer clic sobre la columna de Familias que cambiará a color amarillo lo cual indica que los cambios que se realicen incidirán sobre las familias. Una vez seleccionada la columna de familias pulsamos sobre el botón Nuevo, si queremos añadir una nueva familia: Guía de usuario 57

58 Familia. Es el texto que aparecerá en nuestra ventana de familias y artículos en el punto de venta así como en las facturas, informes etc. Distribución. Podemos indicar el lugar que queremos que esta familia ocupe en la pantalla de Familias y Artículos en caso de encontrar distribuciones con el mismo número, la aplicación ordenara por orden alfabético. Fondo. Indicamos un color de fondo y de letra para cada familia, rellenando los desplegables que aparecen en Fondo y PP. Impresora de comanda. La impresora que aquí seleccionemos será por la que aparecerá por defecto en los artículos de esta familia cuando se añada uno nuevo a la familia. Las impresoras que aquí se seleccionan son las de cocina, bebidas, repostería, etc. Traspaso de Familia. Esta función le permitirá traspasar los artículos de una familia a otra. Aparecerá una pantalla que nos permitirá seleccionar y buscar una determinada familia, pulsamos seleccionar y los artículos de la familia que tenias marcada en un principio pasan a la familia nueva que hemos seleccionado Artículos Para crear un nuevo artículo hemos de seleccionar primero la familia en la que queremos incluirlo. Para ello hemos de hacer clic sobre la familia deseada en la columna de Familias. Una vez seleccionada la familia haremos clic sobre la columna de Artículos que cambiará a color amarillo lo cual indica que los cambios que se realicen incidirán sobre los artículos. Una vez seleccionada la columna de artículos pulsamos sobre el botón Nuevo si queremos añadir un nuevo artículo: Artículo (Código del artículo). Debe ser un código numérico único. Los códigos de artículos no se pueden repetir, para ver códigos disponibles en nuestra base de datos disponemos de la utilidad Artículo Libre. Presentación. Indica el orden de presentación del artículo en las facturas o tickets. Podemos seleccionarlo en el icono que nos desplegará los ordenes de presentación que tenemos creados en nuestra aplicación, véase punto 2.4. Descripción. Este será un texto representativo del artículo. Se utilizará para mostrarlo en pantalla, informes, facturas, etc. Panel. Este será el texto que aparezca en el panel de Artículos de la aplicación cliente. Corta (Descripción corta). Esta descripción se utilizará para aquellos lugares donde la descripción anterior no quepa. Guía de usuario 58

59 Tarifas. Tenemos hasta cuatro tarifas distintas que podremos seleccionar a la hora de la venta del artículo. Cada tarifa puede llevar o no el IVA incluido en el precio. Según la configuración vista en el apartado 2.1. Estas tarifas son las que aparecerán en la aplicación cliente al seleccionar una mesa. I.V.A. Hemos de seleccionar el tipo de IVA que soporta el artículo. Los tipos de IVA se habrán dado de alta con anterioridad en la ficha Tipos de IVA, véase el apartado 2.2, podemos pulsar el icono que esta a la derecha para seleccionar entre los tipos predeterminados. Gramos. Si el precio indicado no es por unidad sino por peso (por gramo) hemos de marcar esta opción. El precio reflejado, es el precio por kilos. Distribución. Es un valor numérico que indicará orden que debe ocupar el artículo, dentro de su familia, en el panel de Artículos en el punto de venta. En caso de tener el mismo número, aparecerán en orden alfabético. Fondo. Podemos seleccionar un color de fondo para el artículo en el panel. P.P. Podemos seleccionar un color de letra para el artículo en el panel. Impresora de Comandas. Seleccionamos la impresora a donde se enviará el articulo cuando se impriman la comandas (cocina, bodega, etc.). Dar de Baja. Cuando deseemos que un artículo deje de estar activo en nuestro sistema (por ejemplo un artículo que no vamos a vender más) pero no lo podemos borrar porque ha tenido movimientos lo podemos dar de baja. Este artículo se podrá volver a activar pulsando nuevamente sobre el botón Dar de baja. Guía de usuario 59

60 2.5.3 Otros Artículo libre. Al pulsar este botón se nos mostrará una pantalla que nos preguntara a partir de que número de artículo queremos empezar a buscar, a continuación nos indicará el valor numérico libre más cercano para el código de artículo. Esto es muy útil cuando no llevamos un orden para los códigos de artículos. Generador de tarifas. Esta función nos ayudará a inicializar las tarifas de manera automática cuando introducimos por primera vez nuestros productos, o bien cuando queramos modificar todas las tarifas de una familia o de todos los artículos. Selección. Seleccionamos a que productos van a ser aplicados los cambios introducidos, pulsando sobra la pestaña Todos o sobre la pestaña Por Familia. Tarifas. En Tarifa Origen introducimos la tarifa que va a ser seleccionada, como base para los cambios, estos cambios se aplicarán sobre la tarifa que marquemos en Tarifa Destino. Calcular el total. Con las opciones de Aumento o Descuento, decidimos si vamos a aumentar o a disminuir el precio de la tarifa destino con respecto a la tarifa origen. Con los botones de Porcentaje e Importe, decidimos si este cambio se produce con una cantidad fija o con un porcentaje, en Valor introducimos la cantidad del importe o porcentaje, y Número de decimales nos permiten especificar como que queremos que acabe el resultado final. Guía de usuario 60

61 Imagen. Podemos relacionar un artículo con una imagen para que dicha imagen aparezca en el panel de artículos dentro de la aplicación punto de venta. Para relacionar una imagen con un Artículo pulsamos el botón Imagen, que aparece en la esquina del panel, a continuación aparecerá una pantalla en la que pulsamos Cargar, se nos abrirá una ventana con el explorador de forma que podamos localizar el fichero con la imagen que deseamos. Las imágenes a cargar no deben de ser de tamaño grande ya que esto haría que la presentación en pantalla del panel de artículo fuera muy lenta. Lo aconsejado es que las imágenes sean de 56 x 74 píxeles de tamaño. La opción Limpiar elimina la relación del artículo con la imagen de forma que este artículo a partir de este momento no tendría imagen. Una vez terminada la introducción y modificación de datos en la ficha de artículos hemos de pulsar el botón Grabar, si no se graban los datos todos los cambios se perderán al salir de la ficha. Para que la pantalla de selección de imagen deje de aparecer en el panel, volvemos a pulsar en Imagen. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y 1.4. Guía de usuario 61

62 2.6 Grupos de familias Los Grupos de familia son asociaciones de familias que se realizan con la finalidad de poder extraer información de ventas de artículos asociados por grupos de familias. Ejemplo: Bebidas, carnes, lácteos, etc. Esta ficha está formada por dos columnas, la izquierda nos muestran los grupos de familias y la derecha las familias que componen el grupo seleccionado en la columna izquierda. Crear un nuevo grupo de familias. Hemos de pulsar el botón Nuevo, Introducimos el nombre que deseamos para el nuevo grupo de familias, una vez introducido el nombre del nuevo grupo hemos de grabar los cambios antes de continuar. Para introducir las familias que deseamos que pertenezcan a este grupo pulsamos sobre el icono que se encuentra en la columna Familia. Se desplegará una ventana con todas las familias de nuestra aplicación, con la opción de buscar alguna determinada, seleccionaremos la que queramos y pulsamos el botón Seleccionar. También podemos escribir el nombre de la familia directamente, la aplicación nos dirá si ese nombre no coincide con alguna familia existente. Para añadir una familia adicional al grupo, pulsamos la tecla Abajo en nuestro teclado. Podemos incluir en n grupo de familias, para que aparezcan reflejado en los informes los artículos especiales que no aparecen en nuestro panel de artículos. Borrar un grupo. Para borrar un grupo de familias hemos de seleccionar en la columna izquierda el grupo a borrar. Una vez seleccionado (su color pasará a azul) pulsamos el botón Borrar. Si lo que queremos es eliminar una familia de concreta de un grupo, la seleccionamos de la misma forma y pulsamos Borrar Línea. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y 1.4. Guía de usuario 62

63 2.7 Empleados En esta ficha introduciremos los datos personales de los empleados, y las claves de acceso al administrador y al almacén (cuando tengamos gestión de almacén en nuestro sistema). Para crear un nuevo empleado seguiremos los siguientes pasos. En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón Nuevo Empleado. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único, si introducimos un valor que ya existe, la aplicación lo indicara y se quedara bloqueada hasta que se cambie. Los datos personales del empleado son valores alfanuméricos de Nombre, Dirección, Población y Teléfono. Clave: Es un valor alfanumérico (números y letras sin espacios en blanco ni signos especiales). Esta clave funcionará a modo de contraseña para poder acceder a los distintos módulos del programa como: administrador, informes, almacén, etc. Rango: Es únicamente un texto descriptivo del Rango del empleado y sus funciones. Nivel: Es un valor numérico que limitará al empleado el acceso a los maestros del administrador y al almacén. Los diferentes niveles de acceso están definidos en la ficha Permisos. Hemos de pulsar el botón Grabar para que los cambios se almacenen. Para eliminar un empleado lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y 1.4, así como de la función de Imagen, ver apartado Guía de usuario 63

64 2.8 Camareros En esta ficha daremos de alta los camareros. El número que asignemos a cada camarero le identificará al trabajar en la aplicación Punto de Venta y quedarán almacenadas sus operaciones para poder extraer informes y estadísticas. Para crear nuevos empleados seguiremos los siguientes pasos: En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón Nuevo. Camarero. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único, si introducimos un valor que ya existe, la aplicación lo indicara y se quedara bloqueada hasta que se cambie. Nombre. Es un valor alfanumérico. Este texto se utilizará en el panel, en los informes y en aquellos lugares donde deba aparecer el camarero. Hemos de pulsar el botón Grabar para que los cambios se almacenen. Para eliminar un empleado lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y 1.4, así como de la función de Imagen, ver apartado 2.6.3, con la diferencia de que acepta un tamaño de 90X100 píxeles. Guía de usuario 64

65 2.9 Cajeros La ficha de cajeros nos permitirá introducir los datos de los cajeros clientes que quedarán almacenados en nuestro sistema para poder realizar las aperturas de caja. Para Crear un nuevo cajero seguiremos los siguientes pasos: En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón Nuevo. Cajero. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único, si introducimos un valor que ya existe, la aplicación lo indicara y se quedara bloqueada hasta que se cambie. Nombre. Indicaremos el nombre del cajero para que se refleje en informes y estadísticas. Clave: Es la contraseña que deberá introducir el cajero junto con su número de cajero al realizar la operación de abrir o cerrar caja. Esta contraseña es sensible a mayúsculas y minúsculas. Hemos de pulsar el botón Grabar para que los cambios se almacenen. Para eliminar un empleado lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y 1.4 Guía de usuario 65

66 2.10 Clientes. La ficha de clientes nos permitirá introducir los datos de clientes que quedarán almacenados en nuestro sistema para realizar diversas operaciones con ellos, facturación, estadísticas, listados, etc. Para registrar un nuevo cliente seguiremos los siguientes pasos: En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón Nuevo. Cliente. Introduciremos un número con el cual el empleado se identificará allí donde sea necesario en la aplicación. Este valor ha de ser único, si introducimos un valor que ya existe, la aplicación lo indicara y se quedara bloqueada hasta que se cambie. Grupo. Seleccionaremos el grupo al cual queremos que pertenezca el cliente. Podemos seleccionar entre los grupos ya existentes pulsando en el icono de la derecha, o si queremos crear uno nuevo solo tenemos que escribir su nombre, a partir de ese momento no aparecerá disponible para elegirlo para otros clientes, estos datos nos permitirán sacar listados y estadísticas no solo por clientes sino por grupos completos. Los datos personales del cliente son valores alfanuméricos de Nombre, Dirección, Población y Teléfono. Estos datos son los que se mostrarán en las facturas de este cliente así como en los informes. Podemos marcar la casilla Aplicar Descuento, y a continuación marcar el porcentaje que queremos que se le descuente a este cliente. Guía de usuario 66

67 Hemos de pulsar el botón Grabar para que los cambios se almacenen. Para eliminar un empleado lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y Comisionistas En nuestro negocio puede que tengamos empresas a las que pagamos comisiones por atraer clientes. En nuestro sistema tenemos que dar de alta a los comisionistas y el tipo de comisiones que vamos a asignarles. La ficha de comisionistas consta de dos columnas, la de la izquierda nos muestra la lista de comisionistas que están dados de alta y la de la derecha las familias de productos sobre las cuales tenemos asignadas comisiones y el tipo de las mismas. Para crear un nuevo comisionista debemos seguir los siguientes pasos: Para crear un nuevo comisionista hemos de pulsar el botón Nuevo. Introducimos el Código del comisionista. Este será un valor numérico único para cada comisionista, si introducimos un valor que ya existe, la aplicación lo indicara y se quedara bloqueada hasta que se cambie. Introducimos el Nombre y la Empresa que deseamos para el comisionista. Este es un texto libre. Guía de usuario 67

68 Una vez introducido el nombre del nuevo grupo hemos de pulsar Grabar los cambios antes de continuar. Para borrar un comisionista debemos seleccionarlo y pulsar el botón Borrar. Para introducir las comisiones específicas de cada comisionista debemos seguir los siguientes pasos: Para introducir las familias por las cuales el comisionista va a percibir comisiones seleccionamos en la columna derecha al comisionista. En la columna izquierda introducimos las familias escribiendo sobre la última línea libre, o pulsando el icono de la derecha que nos proporcionara un formulario de búsqueda de Familias de artículos. Seleccionaremos el tipo de comisión de para esta familia; Por porcentaje o un fijo por cada venta. Introducimos el valor de la comisión. Si el tipo de comisión es por porcentaje este valor es un tanto por ciento (%), en el caso de que sea un valor fijo introduciremos este valor. Los datos de las comisiones se grabarán cada vez que cambiemos de registro pulsando abajo en el teclado direccional del teclado, para eliminar una comisión se selecciona y se pulsa Borrar Línea. Podemos asignar unas comisiones generales sobre todas las familias pulsando el botón Todas Las Familias. Aparecerá una ventana donde especificaremos si queremos comisión o descuento y la cantidad. Estos cambios solo se aplicarán solo sobre las familias que no estén asignadas. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y 1.4 Guía de usuario 68

69 2.12 Apuntes de caja Las claves y conceptos aparecen cuando vamos a realizar una entrada o salida de caja. De esta forma no tendremos que teclearlos en el momento de realizar la operación, solo debemos seleccionarlo. Hacemos clic en Nuevo, indicamos la Clave y pulsamos Enter, a continuación tecleamos los conceptos (después de cada uno pulsamos Enter, una vez introducidos todos seleccionamos Grabar. Podemos borrar claves pulsando Borrar o tan solo conceptos pulsando Borrar Línea. Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartados 1.3 y Tarjetas La ficha de Tarjetas almacena los datos de las tarjetas admitidas en la aplicación. Esta información se utilizará a la hora de cobrar en la aplicación punto de venta. Cada tarjeta puede venir acompañada por una imagen representativa para facilitar su selección. En primer lugar hemos de pulsar sobre el botón Nuevo. Tarjeta. Introduciremos un texto alfanumérico (letras y números sin caracteres espaciales). Este texto ha de ser único para cada tarjeta y se utilizará para las facturas, ticket, informes y estadísticas. Imagen. Podemos asociar una imagen con esta tarjeta para que aparezca en el panel en el punto de venta. Para cargar una imagen hemos de pulsar el botón Cargar, aparecerá un explorador que nos permitirá buscar imágenes en nuestro disco o dispositivos de almacenamiento. Hemos de pulsar el botón Grabar para que los cambios se almacenen, para borrar una tarjeta existente no hay mas que seleccionarla y pulsar Borrar Este formulario utiliza las opciones de Panel e Imprimir. Véase apartado 1.3 Guía de usuario 69

70 2.14 Aplicar formatos La función Aplicar formatos es fundamental para el correcto funcionamiento de la aplicación. Esta función asigna a ciertas funciones esenciales un formato (diseño de un documento para imprimir) y una impresora. Si tras la creación de una nueva empresa intentamos abrir el punto de venta antes de aplicar formatos el sistema nos devolverá un mensaje de error. Para aplicar un formato hay que seguir los siguientes pasos: Para cada función hemos de seleccionar un formato y una impresora. Para asignar un formato a una función pulsamos en la columna Formato de la función que queremos asignar. Se activará un botón a la derecha de la línea y al pulsarlo se nos abrirá una ficha con los formatos que existen para esta función. Seleccionaremos el que deseemos y pulsaremos seleccionar. Para asignar una Impresora a una función pulsamos en la columna impresora de la función que queremos asignar. Se activará un botón a la derecha de la línea y al pulsarlo se nos abrirá una lista desplegable con las impresoras existentes en nuestro ordenador y seleccionaremos el que deseemos. Cada impresora de nuestro sistema puede admitir trabajar en modo texto o en modo gráfico. Una impresora trabajando en modo texto es más rápida al imprimir pero no admite gráficos. Si nuestra impresora no admite trabajar en modo gráfico hemos de marcarla como texto o viceversa. Hemos de pulsar el botón Grabar para que queden almacenados los cambios. Guía de usuario 70

71 Podemos asignar formatos por defecto, el sistema nos preguntará si nuestra impresora de ticket es térmica o matricial para poder ajustar el ancho del ticket Editor de formatos En el apartado anterior, asignábamos unos formatos por defecto a cada una de las funciones, para diseñar a nuestro gusto estos formatos por defecto o crear nuevos completamente distintos, utilizaremos la ficha maestra, Editar Formato. Primero seleccionamos para que función estamos editando un formato, mediante las opciones que ofrece la ventana de la aplicación, Factura, Comanda, Consumo, E/S Caja, o Arqueo. Una vez seleccionada una de ellas, aparecerán todos sus formatos ya establecidos en pantalla. Pulsamos sobre Nuevo, si queremos iniciar la edición de un nuevo formato. Podemos seleccionar un formato ya existente y pulsar el botón Duplicar, si lo que queremos es obtener una copia de un formato ya existente, se nos abrirá una ventana que nos preguntara el nombre del nuevo formato. Para modificar un formato preestablecido, lo seleccionamos y pulsamos el botón Editar. Guía de usuario 71

72 Entraremos ahora en la pantalla de edición de formatos. En la pestaña general: Formato. Nombre del formato que estamos modificando, no pude ser modificado en esta pantalla. Serie de Factura. Es aquí donde indicamos el nombre de la serie de facturación. Marca de Factura. Introducimos aquí el carácter con el que queremos rellenar los atributos que queden en blanco al rellenar el documento editado, para que no se puedan rellenar a posteriori. Caracteres especiales de impresión. Podemos seleccionar la aparición de caracteres especiales, al principio o al final del documento que estemos editando, según indicaremos en Inicial o Final. Cuando pulsamos sobre el icono de la derecha, aparecerá una ventana que nos ofrecerá diferentes opciones, Salto de Línea, Salto de página, Corte de Papel e Imagen, cuando seleccionamos una y pulsamos Aceptar, aparece un código numérico en el apartado seleccionado, podemos añadir más de una opción, y los códigos numéricos se irán apilando. Salto de Línea nos permite introducir una línea en blanco, salto de pagina nos permitirá introducir una pagina en blanco, corte de papel lo activaremos si queremos que la impresora de tickets corte el papel e imagen introducirá una imagen en el lugar indicado, esta imagen es predefinida en la impresora. Guía de usuario 72

73 Segmentos de Formato Opcionales. Aparecen solo cuando editamos facturas, La opción múltiples líneas de IVA, la activaremos cuando tengamos en la factura artículos con distinto IVA, para una mejor aclaración de la factura. Líneas de pago la activaremos si queremos ver reflejados las distintas entregas y sus formas de pago en la factura. Al seleccionarlos habilitaremos cuatro pestañas más de edición de formatos en la parte superior de la pantalla. Impresión de prueba. Podremos hacer una impresión de prueba de nuestro formato, indicamos el Numero de Líneas de Cuerpo que queramos imprimir de contenido antes de pulsar Imprimir. En la última sección de esta pantalla dispondremos de una tabla, donde podremos modificar el tamaño de cada sección del documento editado. En Caracteres Especiales, tanto de inicio como de final, podemos insertar los mismos códigos utilizados en caracteres especiales de impresión, en Número de Líneas indicamos el número de líneas que tendrá la sección indicada, si queremos escribir algo en ella debemos asegurarnos de que sea mayor que 0, en Repetición podemos indicar un número de veces que queremos que aparezca repetido esa sección del formato. Por último, podremos marcar la casilla Eliminar Líneas vacías, si queremos que las líneas en blanco se eliminen automáticamente. En las otras pestañas, aparecerá el nombre de las secciones de nuestro documento editado, todas tiene un aspecto común: Guía de usuario 73

74 En esta pantalla podemos hacer click, para seleccionar cualquier elemento ya escrito en la zona de la cuadricula, podemos arrastrarlos con el ratón y seleccionar varios a la vez pulsando ctrl., la zona que estamos editando es la que está sobre la línea roja que aparece, que esta definida por el número de líneas que hemos dedicado a esta sección en la pestaña general. Crear Campo. Este botón nos permite crear un apartado en el documento donde se muestre el contenido de alguna de nuestras tablas de la base de datos. Al pulsar sobre él, debemos hacer click sobra la cuadrícula en el lugar donde queremos que aparezca el campo, a continuación aparecerá un pantalla de opciones. En Fila y Columna podemos indicar el lugar exacto donde queramos que aparezcan en la cuadricula. En Tabla indicamos la tabla de la base de datos, de la que queramos plasmar la información. En Campo indicamos el campo exacto de la tabla que estamos usando. En Alineación decidimos como va a aparecer el campo en pantalla. En longitud, decidimos la longitud del campo en pantalla. Mascara sirve para introducir mascaras de texto, idénticas a las permitidas en Microsoft Excel. En Especial Inicio y Especial Fin, nos ofrecen la posibilidad de dar formatos especiales al texto, en cada una de estas partes. Las opciones que nos ofrecen son normal, comprimida, negrita, doble alto, doble ancho o subrayado. Condición 1, 2 y 3 nos permite introducir una serie de condiciones, el campo desaparecerá del formato editado si alguna de estas condiciones se cumple. Podemos comparar un campo de una tabla de la base de datos, que indicaremos en la parte de la izquierda, bien con un Valor o bien con un Campo, esto lo indicaremos seleccionando una de las dos opciones, seleccionaremos también la comparación a realizar en el menú desplegable Condición, podemos escoger entre igualdad, mayor que, menor que, etc. La parte de la derecha de la ventana se habilitara si queremos comparar con otro campo, para indicar la Tabla y el Campo correspondiente. Guía de usuario 74

75 Crear Texto. Con esta función podemos crear en nuestro formato editado un texto simple, que aparecerá de manera fija en nuestro documento. Al pulsar sobre él, debemos hacer click sobra la cuadrícula en el lugar donde queremos que aparezca el campo, a continuación aparecerá un pantalla de opciones. Estas opciones son idénticas a las explicadas en el apartado anterior de Crear Campo. El campo Texto es donde escribiremos el campo que aparecerá en el documento editado. Seleccionar Todo. Selecciona todos los elementos de la cuadrícula. Invertir Selección. Selecciona los elementos de la cuadricula que no teníamos seleccionados en ese momento. Deseleccionar. Deja de tener seleccionado ningún elemento. Borrar Elemento Seleccionado. Elimina el elemento seleccionado actualmente. Traer al Frente. Función para elementos superpuestos, el elemento seleccionado pasa a estar al frente de los elementos con los que coincida. Traer al Fondo. Función para elementos superpuestos, el elemento seleccionado pasa a estar al fondo de los elementos con los que coincida. Propiedades. Si tenemos un elemento seleccionado y pulsamos este botón, aparecerá el recuadro de opciones visto en los apartados de crear campo o crear texto, según el tipo de elemento seleccionado. Para finalizar, pulsamos Grabar para salvar todos los cambios realizados. Guía de usuario 75

76 2.16 Tramos horarios La aplicación permite la existencia de Tramos Horarios que se utilizarán para poder pedir informes y estadísticas de ventas según dichos tramos horarios. Por ejemplo; si creamos un tramo horario llamado Desayuno que comience a las 08:00 y termine a las 12:00 podremos sacar estadísticas de ventas tan solo para este tramo separadamente del resto de la jornada. Para crear un nuevo tramo horario hemos de pulsar el botón Nuevo. En Tramo introducimos el nombre que deseamos para el nuevo tramo horario. Éste será un texto libre que se utilizará en los informes y estadísticas. La Hora Inicio será un valor horario en el formato hh:mm, donde h son horas y m minutos. Para borrar un tramo horario hemos de seleccionarlo en la columna Tramo. Una vez seleccionado (su color pasará a azul) pulsamos el botón Borrar. La Hora Final será un valor horario en el formato hh:mm, donde h son horas y m minutos. Tenemos que pulsar Grabar para que los cambios queden almacenados, para eliminar un tramo horario lo seleccionamos u pulsamos Borrar. Guía de usuario 76

77 2.17 Monedas y billetes El sistema nos permite controlar las monedas y billetes que manejamos. Este desglose es necesario para en la apertura de caja indicar el número exacto de monedas y billetes que dejamos en caja, igualmente es necesario si queremos realizar un arqueo pormenorizado de monedas y billetes al cierre de caja. Para crear un desglose de monedas seguiremos los siguientes pasos: Nuevo. Pulsamos este botón para crear una nueva moneda o billete. Moneda/Billete. Es un texto libre que se utilizará para representar este elemento en pantalla y en los informes. Por defecto se ordenan alfabéticamente, para darle un orden en pantalla que nosotros queramos, iniciar el nombre de la moneda o billete con un número, como se muestra en la captura de pantalla. Valor. Es un valor numérico que indica las unidades de la moneda principal que representa este elemento. Tenemos que pulsar Grabar para que los cambios queden almacenados. Si queremos eliminar una moneda o billete, seleccionamos la moneda o billete que queremos borrar pulsamos el botón Borrar para eliminar el elemento seleccionado. Guía de usuario 77

78 2.18 Actualizar tarifas Este maestro nos permite crear una tarifa nueva a partir de otra existente, y que se actualice en la fecha indicada. Para realizar una actualización de tarifas seguiremos los pasos siguientes: Introducimos la fecha en la que se hará efectiva la nueva tarifa. A continuación, pulsaremos sobre Actualizar. Modificaremos los importes deseados. Y por último, pulsaremos sobre Generador de Tarifas para generar la nueva tarifa. Aparecerá entonces la pantalla siguiente; Este Generador dispone de las mismas funciones que el explicado en el apartado Además dispone de una pestaña llamada Especial, en el que podemos seleccionar una de las divisas secundarias y hacer un cambio de divisas. Este formulario utiliza la opción de Imprimir. Véase apartado 1.4. Guía de usuario 78

79 2.19 Permisos En este maestro podemos crear Niveles de Acceso para que los empleados sólo accedan a la información que les corresponda al introducir su clave. En la pantalla encontraremos la lista de acciones posibles a realizar en cada uno de los módulos y su nivel de acceso. De forma que cada empleado tendrá definido un nivel, según el cual, podrá ejecutar, o no, dicha acción. Un número de nivel superior, da acceso a todos los permisos de los niveles inferiores, más a los propios. Este formulario utiliza la opción de Imprimir. Véase apartado 1.4. Guía de usuario 79

80 3. Información de ventas. 3.1 Estado de Caja En esta ficha podremos obtener información del estado de sobre la caja del día que seleccionemos o bien del total de días cerrados. Aquí se nos detallará el total que facturemos en las distintas formas (efectivo, tarjeta/cheque y crédito), así como las entradas y salidas de caja, el saldo total de esta y las cantidades que se encuentren pendientes de cobro. Podemos seleccionar todos los cierres parciales, desplegando el menú de Cierre Nº, la pantalla nos muestra el efectivo que había cuando se abrió la caja, el efectivo ingresado, las salidas de dinero de caja indicadas y el cambio final, que es la cantidad que ha introducido el cajero como total de ventas hechas en efectivo. En efectivo en caja veremos el resultado total del efectivo. 3.2 Facturas pendientes Esta ficha nos permite obtener un listado de las Facturas cobradas a crédito en el punto de venta. Guía de usuario 80

81 Podremos localizar las Facturas por: Datos del cliente. Estado del Cargo, pendiente o cobrado. Filtrando entre Fechas. Para poder revisar facturas pendientes de cobro, debemos tener facturas en nuestra base de datos Histórico, con lo que ahí que tener al menos un cierre del día hecho. Finalmente, podremos cobrarlas o dejarlas pendiente o imprimirlas, véase apartado Histórico de facturas La utilidad Histórico de facturas permite buscar cualquier factura o ticket del histórico e imprimirla tantas veces como deseemos, cambiar el formato de impresión, etc. Al seleccionar la opción Histórico de facturas nos aparece la siguiente que nos pregunta en que intervalo de fechas queremos consultar las facturas, y sobre que banco de datos, si sobre el actual o sobre alguno anterior ya guardado, véase apartado 4. Después de esto, aparecerá la pantalla de búsqueda que nos presenta las facturas. Guía de usuario 81

82 Zona de cabecera de facturas. Muestra las cabeceras de las facturas que se han realizado en el día. Zona de líneas de facturas. Muestra las líneas de la factura seleccionada en la zona de cabeceras de facturas. Zona de totales de facturas. Muestra los totales y forma de pago de la factura seleccionada. Cambiar fechas. Nos permite volver a la pantalla de selección de fechas y Bancos de datos, vista al principio de este apartado. Para reimprimir una factura la seleccionaremos en la zona de cabecera de facturas y pulsaremos el botón Imprimir. Para localizar una factura pulsamos el botón Buscar, nos aparecerá la ventana de datos de factura, rellenamos los datos, esto nos permitirá buscar en todas las facturas, dentro de la selección establecida, que cumplan los criterios especificados en la ventana de Rangos de Búsqueda y después pulsaremos Procesar. Para ello, se situará en la primera factura que cumpla las condiciones y, aparecerá a la derecha, debajo del botón Buscar, otro con el texto Siguiente para acceder al resto de facturas. Si seleccionamos Consulta de Facturas Permitirá, mediante los criterios especificados en la ventana de Rangos de Consulta, establecer otra selección de facturas más concreta, dentro del rango que especifiquemos en esta ventana, que se mostrará en la ventana principal del Histórico de Facturas. Guía de usuario 82

83 4. Traspasos. Un Banco de Datos es un almacenamiento de información, con posibilidad de consulta posterior y, con la intención de realizar una división lógica de la información y limpiar de datos el sistema para obtener un mayor rendimiento del mismo. Generalmente se corresponden con los cierres anuales contables. Para pasar o recuperar la información de un Banco de Datos tenemos este maestro, en el cual: La información pasará del Histórico (Histórico identifica a la base de datos en curso que actualmente maneja RestMaster) al Banco de Datos o viceversa. Para realizar un traspaso de datos desde o hasta el banco de datos deberemos seguir los siguientes pasos: Tendremos que introducir la selección de Fechas que deseamos. Pulsar sobre la operación a realizar traspasar (Histórico Base de Datos) o recuperar (Banco de Datos Histórico). Guía de usuario 83

84 5. Auxiliares. 5.1 Recuperar día Desde esta ficha podremos recuperar el último día cerrado. Esta opción nos permite revertir el cierre de día último realizado antes de producirse una facturación. Esta operación se suele realizar cuando por error se ha cerrado el día (cierre total de ventas del día) y lo que se deseaba era realizar un cierre de caja (cierre parcial, cierre por turnos, etc.). Una vez realizado un cierre de día el sistema obliga a abrir una nueva caja con una fecha diferente a la anterior dándose cuenta el cajero del error cometido. Introduciendo en esta pantalla la fecha del día a recuperar el sistema convierte el cierre de día realizado en esa fecha en un cierre de caja permitiendo volver a trabajar en la misma fecha. Nota importante: No se podrá realizar Recuperar día si se ha abierto caja en una fecha posterior y se ha realizado alguna factura. 5.2 Parámetros generales En esta ficha definimos los siguientes Parámetros generales de la caja. Los valores que configuremos estarán activos para el terminal en que se configuren y no para ningún otro Datos Generales En la pestaña de Datos generales nos encontramos las siguientes opciones: Guía de usuario 84

85 Permisos. De facturación y cobro, nos indican cuales son las operaciones permitidas en esta terminal. Cobros. Activar ventana nos permite que se active la ventana de ayuda de cobro en nuestra aplicación. Al marcar la opción Imprimir se imprimirá automáticamente un ticket con el pago. Artículos especiales. Indicaremos en este apartado, el Tipo de IVA que aplicaremos a estos artículos y la impresora a la que se enviaran en la comanda. Display. Activamos la opción Mostrar Display, si queremos tener una pantalla auxiliar de display en nuestro equipo, Podemos indicar el texto que queremos que aparezca en él, escribiéndolo sobre el campo Texto. Los caracteres de inicio, nos servirán para habilitar las diferentes opciones que podremos encontrar en nuestro manual del display. Por último indicamos si lo vamos a tener instalado Por Puerto Com, indicando el número de este o Por Impresora, indicando a cual de ellas queremos que este relacionado, alguna de las dos opciones tiene que ser marcada para que el display funcione correctamente. La opción Probar Display nos permite comprobar si la configuración es correcta. Caja. Podemos ponerle nombre a la caja, de forma que sea una caja independiente a la de otros equipos, esta función es muy útil si lo que queremos es poder cerrar algunas cajas en unos equipos y mantener otras abiertas. Se deben añadir los cajeros a los que les esta permitido el acceso a esta caja. Introducimos su código de cajero, o bien lo buscamos y pulsamos abajo en el teclado direccional para guardar el registro. Para borrar un cajero no tenemos más que seleccionarlo y pulsar Quitar cajero. También podemos activar aquí el Desglose de Monedas de la caja, explicado en la sección 1.2 de la guía del punto de venta. Apertura de cajón. Podemos activar en esta opción la apertura del cajón monedero, pulsando Activar apertura. Debemos seleccionar una de las dos opciones disponibles para que el cajón funcione, O bien Utilizar Puerto Com, indicando su número, o bien usar Utilizar Impresora, indicando cual de ellas se utilizara y con que Secuencia. La función Probar apertura de cajón nos permite comprobar si la configuración es correcta. Moneda. Nos permite activar la Moneda Secundaria, que podremos escoger entre las divisas establecidas en el punto 2.3, esta moneda aparecerá en la pantalla de cobros. Especial. Nos permite definir el nombre de la serie de facturación especial. Guía de usuario 85

86 Comandas. Definimos aquí el número de copias que se realizan al enviar una comanda. Cambio de numeración. En este apartado podemos seleccionar el nombre con el que queremos que aparezcan en pantalla las tres Notas disponibles Opciones En la pestaña de Opciones nos encontramos las siguientes opciones: Facturación. Esta sección nos ofrece las distintas opciones para llevar un control sobre nuestra caja. Marcando Facturar y cobrar, conseguiremos que en la aplicación cliente aparezca un botón que unifica el facturado y cobro rápido. Marcando Imprimir al Facturar, Imprimir al Facturar Rápido, Imprimir los Abonos de Factura, automatizara las impresiones en cada uno de estos casos. Marcando Mensaje en cobro rápido, aparecerá un mensaje en la aplicación cliente al realizar un cobro rápido que verificara que se ha realizado con éxito. Marcando Mostrar Multimoneda en Cobros, aparecerá la moneda secundaria a la hora de realizar un cobro en el cliente. Marcando Cambiar Precio Venta, permitiremos cambiar el precio de los artículos en la aplicación cliente, una vez añadido a una comanda. Marcando Registrar anulaciones una vez facturadas, dejaremos constancia para los informes, de las anulaciones producidas en cada factura. Marcando Modificar Líneas, permitiremos la modificación de las líneas de comanda en la aplicación cliente. Marcando Visualizar cambios de tarifa, habilitaremos un aviso cuando intentemos cambiar una tarifa en una comanda. Marcando Mostrar Arqueo, podemos visualizar el informe de arqueo de ventas en este equipo. Guía de usuario 86

87 Permisos RestMaster Pocket. Habilitamos aquí las opciones que queramos que quieran realizarse en los Pocket asociados a nuestra aplicación. Descripción Corta Familia y Descripción Corta Artículo, habilita los nombres cortos que describimos en el fichero maestro de Artículos/Familias véase apartado Facturación y Cobro sirven para dar los permisos al pocket para realizar esas dos acciones sobre las comandas. 5.3 Cambio facturación. En esta ficha se nos muestran todos los tipos de documentos que están creados en nuestro sistema, así como la serie y numeración que tienen asociados. Desde esta pantalla podemos cambiar el número del próximo documento que deseemos, tan solo hemos de situarnos en el campo último número de dicho formato y variarlo. Tras esta operación hemos de Grabar para que se almacenen los cambios. Nota importante: Hemos de asegurarnos que el número que indicamos en la aplicación no existe. Si no se cumple esta premisa el sistema generará un error al realizar el cierre de caja indicando que hay números de documentos duplicados. Si quisiéramos cambiar la Serie que va asociada a un formato deberíamos hacerlo desde la ficha Editar formato estando este dato en las opciones generales del formato. El carácter ÿ aparecerá si no esta relleno en parámetros generales la Serie Especial. 5.4 Fondos Nos permite seleccionar el color de fondo que prevalecerá en nuestra aplicación, la ventana que aparece al seleccionar esta opción es la que se muestra aquí: Guía de usuario 87

88 Podemos seleccionar el fondo que deseemos pulsando sobre él. Los botones Ver Fondos Anteriores y Ver Fondos Posteriores sirven para poder ver todos los tipos de fondo disponibles. Una vez seleccionado comprobamos en la simulación que se nos muestra a la derecha el resultado. Es una pantalla de muestra que no tiene ninguna utilidad real. Si el resultado es el deseado grabamos la nueva configuración pulsando el botón Aplicar Fondo. Guía de usuario 88

89 GUÌA DE INFORMES Guía de usuario 89

90 1. Introducción. Un establecimiento hostelero puede presentar muy variadas formas de explotación, que habrán de tenerse en cuenta para poder definir los presupuestos más viables, de acuerdo a las características del cliente, los periodos de apertura, enfoque y diversificación de la oferta, etc. Cómo sabremos cuál es la elección correcta?, pues, no existe ninguna regla para tomar esta decisión, toda situación en la vida de una empresa es susceptible de cambio, habrá que encontrar enfoques diferentes a los que se hayan estado utilizando anteriormente. Entonces, qué debemos hacer?, análisis, gestión y control. Y, qué utilizaremos para este análisis y control de la gestión?, los informes y las estadísticas que nos ofrece nuestro negocio diariamente. Es decir, el sistema nos da la información necesaria, solamente hay que estudiarla, analizarla, sacar conclusiones y tomar las oportunas decisiones. Un sistema de Gestión de Hostelería como RestMaster nos va a permitir almacenar y/o registrar toda la información referente a todas las acciones y tareas que se realicen en nuestro negocio. Mediante los Informes nos va a ofrecer la posibilidad de estudiar esta información y utilizarla para tomar decisiones que nos permitan mejorar nuestra rentabilidad, competitividad, calidad de servicio, etc. Para ello, nos presenta informes de diferentes áreas, con distintos tipos y formatos y para distintos periodos. Para acceder al módulo de Informes de RestMaster basta con ir a: Inicio ->Programas ->RestMaster Suite ->Informes Tras seleccionar la empresa e introducir usuario y clave de acceso, aparecerá la ventana del centro de control que vemos a continuación. Guía de usuario 90

91 1.1 Fechas La aplicación nos permite introducirle un tramo horario, que será el que se tomará por defecto en todos los informes que saquemos posteriormente, aunque podemos modificarlas en cada informe particular. Todos los datos de los informes se reflejarán con respecto a estas fechas, permitiéndonos así un conocimiento mas ajustado y concreto. Para seleccionar las fechas pulsamos sobre el botón de la derecha con el icono del calendario. 1.2 Banco de Datos Podremos obtener no solo información de nuestro actual banco de datos, sino de todos los que tengamos cerrados con anterioridad en la aplicación de Administrador ver apartado 5.2 de la guía del administrador de RestMaster. También podemos consultar las ventas del día aunque la caja no este cerrada aún. 1.3 Impresión Cada vez que seleccionemos un informe, tendremos la posibilidad de imprimir, al pulsar este botón tendremos en pantalla una previsualización del informe solicitado. Una vez ahí podremos imprimirlo realmente pulsando el botón Imprimir, preparar las propiedades de la impresión pulsando Preparar Impresora, y una opción para Exportar nuestro informe a distintos tipos de formato para otras aplicaciones como Word o Excel. Guía de usuario 91

92 2. Cierres. Mediante los Listados de Cierre tendremos toda la información detallada de los distintos cierres del día. Los conceptos que podremos encontrar son los siguientes: Desglose de IVA Datos de Facturación (Total) Datos de los distintos tipos de Cobro (Efectivo, Tarjeta, Crédito, Invitaciones y Propinas) Entradas y salidas de caja Cuadre de caja. Disponemos de tres informes distintos. Cierre. Nos permite obtener la información del total de ventas, facturas y cobros realizados en todos los cierres de caja que se produzcan en la fecha establecida, nos ofrece la opción de incluir las facturas especiales, definidas en el Administrador ver apartado de la guía del administrador de RestMaster. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Cierre por Tramos. Nos permite obtener la información del total de ventas, facturas y cobros realizados en todos los cierres de caja parciales que se produzcan en la fecha establecida. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Tramos Horarios. Nos permitirá visualizar las ventas realizadas según los tramos horarios definidos en el Administrador ver apartado 2.16 de la guía del administrador, podemos seleccionar Agrupado, para que se vean reflejados todos los tramos horarios o Desglosado, que nos permitirá escoger uno en concreto. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Guía de usuario 92

93 3. Ventas. Los informes de ventas podemos desglosarlos por Camareros, Clientes, Familias de productos etc., pero, para sacar provecho realmente a la información podríamos pensar en sacar informes del tipo que aparece a la derecha sobre los Artículos más Vendidos que nos aporten la información que realmente nos interesa. En el caso de RestMaster este informe viene ya predefinido por defecto en el apartado Varios. Venta por Camareros. Ofrece las ventas facturadas desglosadas por el camarero que las ha realizado, nos ofrece la opción de incluir las facturas especiales, definidas en el Administrador ver apartado de la guía del administrador de RestMaster. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Venta por Clientes. Aparecerá la siguiente ventana de opciones: Indicamos el tramo de clientes que queremos reflejar en el informe rellenando los apartados Desde Cliente y Hasta Cliente, bien indicando los números identificativos manualmente o bien seleccionándolos con el icono de su derecha. Podemos indicar si queremos ver las facturas Pendientes, las Cobradas o Ambas, marcando sus respectivas opciones. Seleccionando Todas las series, mostraremos las facturas de todas las series, por el contrario si lo que queremos es un informe de una serie en particular, la marcaremos en Selección. Podemos por último indicar que solo se muestran facturas superiores a una cantidad de dinero que nosotros podemos fijar. Guía de usuario 93

94 Venta por Grupo de Familias. Este informe nos muestra las ventas agrupadas por los grupos de familias que se definieron en el Administrador, véase apartado 2.5 de la guía del administrador. Para manipular fechas ver apartado Anulaciones e Invitaciones. Para llevar un mayor control de caja, la aplicación nos permite visualizar informes de los productos o cuentas anulados, así como de las invitaciones producidas. Facturas Anuladas. Informe sobre las facturas anuladas en las fechas indicadas, así como su motivo. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Líneas de Facturas Anuladas. Informe sobra las líneas incluidas en facturas que han sido anuladas durante las fechas indicadas, así como del camarero que realizó la anulación. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Invitaciones. Muestra un informe sobre los productos que se han incluido en una invitación. Podemos mostrar en el informe el total de invitaciones en Agrupado, o bien pedir un Desglose del informe para poder observar todos los productos. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Guía de usuario 94

95 5. Facturación y Cobro. Informes básicos sobre la facturación y el cobro de nuestro negocio. Facturación. Muestra la información sobre las facturas, podemos mostrar la información en modo Agrupado para mostrar la información general sobre todas las facturas o en modo Desglosado, para mostrar cada factura individualmente. Podemos también escoger que el informe muestre todas las series de facturación o solo una que determinemos en Selección. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Cobro. Muestra la información sobre los cobros, podemos mostrar la información en modo Agrupado para mostrar la información general sobre todos los cobros o en modo Desglosado, para mostrar cada cobro individualmente. Podemos escoger los tipos de cobro que queremos ver reflejados en el informe, Efectivo, Tarjeta, Crédito o Propina. Para manipular fechas ver apartado Varios. En este apartado, encontraremos una serie de informes de máxima utilidad para conseguir información útil para nuestro negocio. Consumo personal. Nos muestra por pantalla los datos sobre el consumo interno que se haya producido en nuestro negocio, podemos indicar también la opción de que nos muestre el consumo interno que ha sido anulado. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Entradas y salidas de caja. Nos muestra por pantalla los datos sobre las entradas y salidas de caja que se haya producido en nuestro negocio, podemos indicar también la opción de que nos muestre las que hayan sido anuladas. Disponemos de la opción Agrupado y Desglosado para agrupar según conceptos de entradas y salidas, o para mostrarlas todas de manera individual. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Guía de usuario 95

96 Artículo más vendido. Uno de los informes más útiles para poder obtener conclusiones sobre las ventas de nuestro negocio. Aparecerá la siguiente ventana: Podemos mostrar los artículos agrupados por Grupos de Familias, definidas en el Administrador, véase apartado 2.7 de la guía del administrador, o bien por Familias, definidas en el Administrador, véase apartado 2.6 de la guía del administrador. Podemos mostrar en este informe todos los artículos, o bien marcar las opciones de los 10 mas vendidos, tendremos las opciones de los 10 mas vendidos por familia o los 10 mas vendidos por grupo de familia, dependiendo de las opciones que eligiéramos anteriormente. El informe puede ser desglosado por camareros, para ver la venta de los artículos de cada camarero de manera individual, y por último tiene la posibilidad de ver un desglose por gramos de los artículos que se venden por gramos. El botón estadística nos permite hacer una visualización de los artículos buscando por su número de código. Para manipular fechas ver apartado 1.1. Guía de usuario 96

97 9. Estadísticas. Este apartado nos permite una visualización gráfica completa de las estadísticas de la facturación de nuestro negocio, siendo una de las herramientas más potentes para desarrollar futuras estrategias para nuestra gestión. En la parte superior de la pantalla podemos observar los datos sobre las distintas series de facturación, podemos hacer click sobre ellas para seleccionar cada una de manera individual o seleccionar General para tener estadísticas sobre todas. En Valores Media seleccionamos si queremos todas las facturas o una serie solo, la que tengamos seleccionada en ese momento. Podemos hacer que ciertos días de la semana sean procesados y otros no, para ello no tenemos mas que marcarlos en el apartado Semana y pulsar Procesar. El botón Gráficos nos permite seleccionar el tipo de gráfico que queremos visualizar en pantalla. El botón Marcadores nos permite seleccionar el tipo de marcador que queremos visualizar en nuestra gráfica. El botón Cambio de Año nos permite seleccionar el año donde obtener el gráfico que queremos visualizar en pantalla. Podemos marcar las opciones Semestral, Trimestral y Mensual para modificar la gráfica, de forma que nos cubra solo esos periodos, pulsamos las flechas de la parte inferior de estos botones para cambiar de tramo respectivo, y podemos marcar el botón Tarta, para visualizar el gráfico en forma de tarta. Periodo nos permite introducirle unas fechas concretas sobre las que queremos el gráfico Guía de usuario 97

98 GUÌA DE COPIA DE SEGURIDAD Guía de usuario 98

99 1. Uso Manual. La suite ResMaster posee una utilidad para la realización de copias de seguridad de los datos. La realización de copias de seguridad se debe realizar preferentemente tras el cierre de día y con la frecuencia mínima posible. Las copias de seguridad se pueden realizar a dispositivos tales como: Discos duros, unidades de cinta, lápiz usb, etc. Se aconseja que exista una copia de seguridad externa al lugar donde se encuentran los datos. La aplicación de copias de seguridad está situada en: Inicio->Programas->RestMaster Suite->Copia de Seguridad La aplicación está formada solo por una ventana de uso sencillo que explicaremos a continuación. Los pasos para realizar una copia de seguridad son los siguientes: Debemos seleccionar la empresa de la cual realizaremos la copia de seguridad, Para ello desplegamos la lista de empresas creadas en nuestro sistema pulsando en el icono que aparece en el campo Empresa y seleccionamos una. Una vez seccionada la empresa se nos mostrarán las bases de datos que forman los datos de una empresa. En el apartado Base de Datos. Debemos asegurarnos que están seleccionadas las bases de datos que queremos realizar la copia de seguridad. Lo normal es que queramos todas las bases de datos que forman la empresa para lo cual deberán estar marcadas todas. Guía de usuario 99

100 Seleccionamos el destino donde se dejarán los ficheros de copia de seguridad, podemos cambiar el destino por defecto desplegando la ventana de exploración al pulsar sobre el icono de la derecha, del campo Directorio de los BCK. Podemos indicar al sistema que cree una copia en formato comprimido de los ficheros de copia de seguridad y seleccionar un destino para estos ficheros diferente de donde se realiza la copia de seguridad al pulsar sobre el icono de la derecha, del campo Directorio de los ZIP. Podemos indicar al sistema que utiliza el sistema de Control Semanal lo que nos generará una carpeta por cada día de la semana. Una vez seleccionado todos los datos anteriores pulsaremos el botón Realizar Copia de seguridad. Aparecerá un mensaje de confirmación de la realización de la copia de seguridad el cual deberemos aceptar para continuar con la copia. Una vez finalizado el proceso aparecerá un mensaje indicando que la copia de seguridad se ha realizado correctamente. Los pasos para restaurar una copia de seguridad son los siguientes: Debemos seleccionar la empresa de la cual restauraremos la copia de seguridad, Para ello desplegamos la lista de empresas creadas en nuestro sistema pulsando en el icono que aparece en el campo Empresa y seleccionamos una. Una vez seccionada la empresa se nos mostrarán las tres bases de datos que forman los datos de una empresa. En el apartado Base de Datos. Debemos asegurarnos que están seleccionadas las bases de datos que queremos restaurar. Lo normal es que queramos restaurar todas las bases de datos que forman la empresa para lo cual deberán estar marcadas todas. Si hemos realizado el proceso de traspaso a Banco de Datos, véase apartado 5.2 de la guía del administrador, estos aparecerán en esta pantalla dándonos la posibilidad de realizar también su copia de seguridad. Seleccionamos el origen desde donde se cogerán los ficheros de copia de seguridad a restaurar, podemos cambiar el origen por defecto desplegando la ventana de exploración al pulsar sobre el icono de la derecha, del campo Directorio de los BCK. Podemos indicar al sistema que los ficheros están en formato comprimido y seleccionar el origen para estos ficheros al pulsar sobre el icono de la derecha, del campo Directorio de los ZIP. Guía de usuario 100

101 Una vez seleccionado todos los datos anteriores pulsaremos el botón Restaurar Copia de seguridad. Aparecerá un mensaje de confirmación de la restauración de la copia de seguridad el cual deberemos aceptar para continuar. Si he tenemos marcada la opción Usar Control Semanal el programa buscará las carpetas de los días y le dejará elegir. Una vez finalizado el proceso aparecerá un mensaje indicando que la restauración se ha realizado correctamente. Nota importante. Al restaurar una copia de seguridad todos los datos que están en la base de datos serán borrados y reemplazados por los de la copia de seguridad. 2. Uso automático. Podemos programar nuestro sistema para ejecutar esta tarea de manera automática, lo que nos proporcionara mayor seguridad para mantener nuestros datos a salvo, ya que evita los posibles olvidos de este mantenimiento. Para ello iremos a: Menú Inicio -> Panel de Control -> Tareas Programadas. Pulsamos sobre agregar tarea programada. Llegaremos hasta esta ventana, pulsaremos Siguiente. En la siguiente ventana seleccionaremos el programa Copia de Seguridad de la lista que os ofrece el sistema, y pulsamos Siguiente Guía de usuario 101

102 Elegiremos la frecuencia con la que queremos que se ejecute la aplicación: Diariamente, semanalmente, etc. Pulsamos Siguiente. Escogeremos la hora a la que queremos que se ejecute la copia de seguridad, así con la posibilidad de que se realice todos o solo ciertos días y la fecha en la que se iniciara a realizar la tarea. Pulsamos Siguiente. En la siguiente pantalla marcaremos la opción de abrir las propiedades avanzadas de esta tarea cuando se haga click en Finalizar. En el apartado ejecutar, añadimos (no sobrescribimos) las opciones parametrizables que queramos. Pulsamos Aceptar. Guía de usuario 102

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